Что относится к организационным документам: Организационные документы — что это такое: понятие, назначение и виды

Организационные документы — что это такое: понятие, назначение и виды

Организационные документы по своему определению – это отражённая на бумаге деятельность компании. Они нужны для того, чтобы отобразить весь рабочий процесс в удобном виде, и включают в себя целый перечень отдельных типов документации, а также требований к её составлению и оформлению.

Содержание

• 1 Понятие организационных документов, для чего это нужно
• 2 Виды организационных документов
  • 2.1 Устав
  • 2.2 Положение
  • 2.3 Инструкция
  • 2.4 Штатное расписание
  • 2.5 Структура и штатная численность
  • 2.6 Правила внутреннего трудового распорядка
• 3 Требования к оформлению организационной документации

Понятие организационных документов, для чего это нужно

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации.

Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы. Что же они из себя представляют?

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.

В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы.

Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели.

После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом случае документы полностью теряют силу).

Виды организационных документов

Все виды организационных документов, без исключения, должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни было системы. К документам в организации относятся:

• устав;
• положение;
• правила и инструкции;
• штатное расписание;
• структура и штатная численность;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Каждая из вышеперечисленных позиций отвечает за отдельных процесс работы или аспект деятельности. Для полного понимания темы следует остановиться подробнее на каждой из них.

Устав

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав. Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её формирования, функции компании, основные свойства и компетенции, задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.

Если какой-то документ и можно считать основополагающим для работы, то это, без сомнения, устав. Без устава невозможна работа ни одного государственного или частного учреждения.

Виды уставов классифицируются на следующие категории:

1. Типовые уставы.
2. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Данный документ включает в себя такие разделы, как:

• общие положения,
• основные функции организации,
• права и обязанности,
• руководство,
• взаимоотношения и связи,
• производственная и коммерческая деятельность компании,
• имущество и основные средства,
• контроль и ревизия,
• реорганизация или ликвидация,
• порядок формирования уставного капитала или выпуска акций,
• порядок распределения прибыли,
• порядок образования организации, рабочего процесса и прекращения деятельности,
• внутренняя организационная структура.

Большинство типов уставов имеют настолько высокую значимость, что правила оформления Уставов определены на законодательном уровне. Для успешного создания ИП или открытия какой-либо организации необходимо составить данный документ правильно, включая все условности отдельного вида деятельности и требования к составлению и оформлению.

Положение

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел представляет собой основную информацию об учреждении. Общие положения представляют собой совокупность норм деятельности учреждения, его структурных подразделений.

Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие положения разрабатываются для однородной организации, типовые для конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых ограничивают какой-либо орган или должность.

Кроме всего прочего в общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания, официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно быть создано для каждого отдела.

В акционерном обществе также имеется Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и организации собраний.

Помимо общих положений (самого значимого раздела), в положения включены также следующие пункты:

1. Цели и задачи деятельности компании.
2. Структура подразделений и отделов компании.
3. Функции.
4. Права и обязанности участников в области выполнения функций учреждения.
5. Ответственность участников за невыполнение или не надлежащее выполнение задач.
6. Контроль и основные положения о руководстве организацией.
7. Ревизия деятельности и проверки.
8. Порядок реорганизации или прекращения деятельности.

Кроме вышеописанных норм, положения также могут представлять собой свод организационных норм, правил и предписаний, которые направлены на регулирование работы компании.

Примером таких правил является Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по жалобам, заявлениям и предложениям граждан в различных учреждениях и прочие общие положения, установленные в РФ на уровне Федерального закона.

Инструкция

Инструкция является особым документом, который издаётся специально для того, чтобы урегулировать различные технологические, научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при ненадлежащем следовании правилам привести к негативным последствиям.

Предназначены эти инструкции для должностных лиц разных уровней. Они разъясняют позиции уставов, правил распорядка и приказов, и определяют порядок соблюдения всех остальных норм в организационной документации.

Существует также название Должностная инструкция. Это инструкция для конкретного лица, занимающего определённую должность и несущего некую долю ответственности за неисполнение служебных предписаний.

Инструкции также делятся на два вида: типовые и индивидуальные. К типовым инструкциям относятся такие документы как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Правила оформления таковы, что любой вид типовой инструкции приведён на общем бланке и утверждается только с разрешения какого-либо распорядительного акта или уполномоченного руководителя.

Стоит отметить также, что такие виды инструкций как должностная определяют права и обязанности, а также полномочия специалиста на рабочем месте. При помощи должностной инструкции появляется возможность урегулирования различных конфликтов на предприятии или в компании.

Инструкция содержит такие позиции, как:

1. Общие положения.
2. Функции и должностные обязанности участников компании.
3. Права участников.
4. Ответственность участников за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
5. Взаимоотношения внутри фирмы.
6. Оценка качества работы.

Действие должностной (как и любой другой) инструкции прекращается в момент её пересмотра. Пересмотренная и исправленная инструкция будет уже абсолютно другим документом.

Штатное расписание

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

Штатное расписание имеет исключительную важность, в основном благодаря тому, что таким образом можно узнать всё о любом сотруднике и найти то, что нужно в кратчайшие сроки. Иногда расписание помогает при неприятных ситуациях, возникающих в процессе работы, например, при судебных разбирательствах между начальником и работником.

Данный документ включает в себя следующие функции:

1. Упорядочивание рабочего графика.
2. Оформление на вакантные должности.
3. Начисление заработной платы.
4. Возможность карьерного роста сотрудников.
5. Составление правил внутреннего распорядка.

Официально, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации штатное расписание не является обязательным документом в организации в отличие от того же Устава. Но на практике его применяют почти всегда, потому что такой документ существенно облегчает работу на предприятии.

Структура и штатная численность

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая категория. Структура и штатная численность отличается от штатного расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в компании, а для каждого отдела определяется количество работников в штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается уставом и положениями в учреждении.

В таблице представлены следующие графы:

• название отдела,
• код отдела (структурного подразделения),
• численность штата.

В любой фирме или в любом учреждении должно быть штатное расписание, так как данный правовой акт чётко определяет структуру. Создание, оформление и утверждение, а также изменение акта производится с разрешения руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Ну и наконец, не менее важный нормативный документ, который также утверждается исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании, независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный предприниматель.

Согласно Трудовому Кодексу в правилах внутреннего распорядка должны быть нормы, определяющие порядок найма и увольнения сотрудников, распорядок дня, режим работы и отдыха, права и обязанности работников. Также должны быть предусмотрены меры дисциплинарного взыскания по отношению к нарушителям и меры поощрения по отношению к хорошим работникам.

Как Устав и прочие нормативно-правовые положения ПВТР обязательно должны быть в организации. Несоблюдение этого правила преследуется по закону.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Существует такое понятие, как унифицированная система документации, согласно которой все документы должны быть составлены по единому образцу. На каждый организационный документ из описанных выше есть свой формуляр-образец.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Так как большинство из этих документов по своей сути являются нормативно-правовыми актами, то правильное их оформление является единственно верным условием. В противном случае, за нарушение руководителя могут привлечь к ответственности на законных основаниях.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Организационно-правовые документы — Электронный кабинет

Что такое организационные документы для корпорации?

Организационные документы предприятия обычно включают учредительные или регистрационные документы, а также операционные документы, контролирующие деятельность предприятия. Чтение 3 мин. Обновлено 12 октября 2020 г.:

Организационные документы корпорации включают следующее:

• Учредительный договор
• Корпоративный устав
• Акционерное соглашение

Обзор организационных документов корпорации

Организационные документы предприятия обычно включают формальные или регистрационные документы и операционные документы, которые контролируют деятельность предприятия. Типы используемых вами организационных документов зависят от типа вашей организации и юрисдикции, в которой вы находитесь.

В совокупности учредительные или организационные документы подаются в соответствующее государственное учреждение. Внутренние документы регулируют управление, операции и права акционеров. Корпорации используют свидетельство о регистрации, также известное как учредительный договор, и устав.

Независимо от того, регистрируете ли вы общую, благотворительную, закрытую или некоммерческую корпорацию, вы должны подать свидетельство о регистрации (или аналогичный документ) и устав. Вы можете или не можете подать акционерное соглашение. Учредительный документ является основным уставом корпорации. Цель устава состоит в том, чтобы наметить рабочие процедуры.

Устав распространяется как минимум на следующее:

• Название корпорации, адрес и основное местонахождение
• Условия обслуживания
• Личность директоров и должностных лиц
• Процедуры выборов
• Акции, которые корпорация имеет право выпускать
• Процедуры собраний акционеров и директоров
• Ведение документации
• Действия директора, исполнительного директора и акционера
• Процедуры внесения поправок

В акционерном соглашении владельцы — или акционеры — излагают положения, касающиеся их доли участия в корпорации. Соглашения заключаются на основе консенсуса и обычно служат определенной цели или урегулированию вопросов. Как правило, акционерные соглашения не публикуются публично.

Цель вашей корпорации будет определять содержание вашего акционерного соглашения, но общие положения включают следующее:

• Кто может быть акционером
• Кому разрешено входить в совет директоров
• Права и обязанности акционеров
• Процедуры в случае ухода или смерти акционеров
• Управление компанией и операции
• Правила для акционеров
• Оценка запасов для внутренних целей
• Порядок выкупа акций

Положения Устава

Ниже приведены положения Устава.

Вы укажете свое корпоративное название, которое обычно должно иметь какой-либо тип корпоративного идентификатора, например:

• Корпорация
• Компания
• Инкорпорейтед
• Сокращения вышеуказанного

Включите деловую цель, которая объясняет, что ваша компания делает или предоставляет. Вы будете использовать одно из двух предложений о деловых целях:

• Общие сведения: в некоторых штатах допускается пункт общего назначения, означающий, что корпорация занимается «всеми законными видами деятельности».
• Конкретно: в других штатах требуется более подробное объяснение типов продуктов и/или услуг, предоставляемых корпорацией.

Почти все штаты требуют, чтобы ваша корпорация имела зарегистрированного агента, также известного как официальный агент, агент по обслуживанию или процессу или агент-резидент. Это лицо или компания, которые принимают юридические и налоговые документы от имени корпорации. Все агенты должны иметь физический почтовый адрес в штате и быть доступны в рабочее время.

Учредители — это люди, ответственные за регистрацию учредительных документов корпорации. Укажите их имена и адреса. Учредители также должны подписать Устав.

В зависимости от штата вы назовете первых директоров вашей корпорации и перечислите их адреса. Директора — это лица, которые наблюдают за деловыми делами корпорации и несут ответственность за основные корпоративные решения. Акционеры избирают директоров, а директора назначают корпоративных должностных лиц.

Должностные лица включают казначея, секретаря, вице-президента и президента корпорации. Они несут ответственность за повседневную деловую активность. В некоторых штатах информация об офицерах не требуется, в других — требуется. То же самое касается предоставления юридического адреса корпорации. Не все штаты требуют, чтобы вы перечисляли эту информацию в своих статьях, но некоторые требуют.

Укажите количество разрешенных к выпуску акций вашей корпорации. Независимо от размера корпорации, у всех есть акции, потому что это то, что представляет собой право собственности на компанию. Если корпорация планирует разрешить как привилегированные, так и обыкновенные акции, эта информация должна быть включена в Устав вместе с информацией, касающейся прав голоса.

Как правило, привилегированные акции дают акционерам право преимущественного распределения активов или выплаты дивидендов в случае прекращения деятельности корпорации. Многие владельцы малого бизнеса разрешают только обыкновенные акции.

Существуют различные организационные документы, необходимые для создания корпорации. Поскольку запуск этого типа бизнеса сложен, вы можете проконсультироваться со специалистами в области права и налогообложения, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все правила и представляете все необходимые документы.

Если вам нужна помощь с организационными документами для корпорации, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке Upcounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb или от их имени.

Организационные документы (бизнес) — Обзор

Документы, необходимые для создания юридического лица

Автор Джейсон Гордон

Обновлено 14 апреля 2022 г.

• Маркетинг, реклама, продажи и PR

  Основы маркетинга

  Продажи

  Реклама

  Связи с общественностью

  SEO, социальные сети, прямой маркетинг

• Бухгалтерский учет, налогообложение и отчетность

  Управленческий и финансовый учет и отчетность

  Налогообложение бизнеса

• Профессионализм и карьерный рост

• Право, сделки и управление рисками

  Правительство, правовая система, административное право и конституционное право

  Юридические споры — гражданское и уголовное право

  Агентское право

  HR, занятость, труд и дискриминация

  Субъекты бизнеса, корпоративное управление и собственность

  Деловые операции, антимонопольное право и право ценных бумаг

  Недвижимость, личная и интеллектуальная собственность

  Коммерческое право: договор, платежи, обеспечительные интересы и банкротство

  Защита потребителя

  Страхование и управление рисками

  Иммиграционное право

  Закон об охране окружающей среды

  Наследство, поместья и трасты

• Управление бизнесом и операции

  Управление операциями, проектами и цепочками поставок

  Стратегия, предпринимательство и инновации

  Деловая этика и социальная ответственность

  Глобальный бизнес, международное право и отношения

  Деловые коммуникации и переговоры

  Менеджмент, лидерство и организационное поведение

• Экономика, финансы и аналитика

  Экономический анализ и денежно-кредитная политика

  Исследования, количественный анализ и принятие решений

  Инвестиции, трейдинг и финансовые рынки

  Банковское дело, кредитование и кредитная индустрия

  Деловые финансы, личные финансы и принципы оценки

• Курсы

+ Еще

Содержание

Какие документы необходимы для создания юридического лица?Что такое операционные документы?Что такое права собственности и контроля?Какие документы необходимы для создания индивидуального предприятия?Что такое соглашение о партнерстве?Что такое ООО? Соглашение?Что такое корпоративный устав?Что такое соглашения акционеров?Дополнительная информация

Организационные документы бизнеса обычно включают документы, используемые для создания или организации бизнеса (регистрационные документы), и операционные документы, используемые для контроля деятельности в рамках бизнеса (операционные документы).

Организационные документы известны как: 

• декларация о партнерстве для партнерства;
• устав ООО; и 
• устав корпорации.

Подача этих документов для создания юридического лица обсуждается в разделе «Обзор создания юридического лица» и в библиотеке юридических ресурсов Startup.

Эта лекция посвящена определению операционных документов, которые контролируют внутренние операции предприятия.

Вернуться к:  Предпринимательство

Что такое эксплуатационные документы?

Рабочие документы содержат положения, касающиеся доли собственности каждого владельца, роли каждого владельца в бизнес-операциях и полномочиях каждого владельца принимать решения и связывать бизнес. Всякий раз, когда у бизнеса более одного владельца и нет соглашения о праве собственности, тогда действует закон штата. В большинстве ситуаций правила по умолчанию требуют равного владения, равного контроля и равного распределения прибыли/убытков между владельцами. Хотя это может быть намерением владельцев, все же рекомендуется иметь тщательное соглашение о праве собственности для решения целого ряда проблем, которые могут возникнуть в течение жизненного цикла бизнеса.

Что такое права собственности и управления?

Право собственности и контроль над бизнесом обычно начинается с соглашения между владельцами-учредителями и менеджерами. Соглашения о владении обычно определяют:

• Контроль над организацией (или полномочия действовать от имени организации при ведении бизнеса),
• Процент владения предприятием,
• Право на получение прибыли и ответственность за убытки.

Каждый тип коммерческой организации имеет различную операционную, управленческую структуру и структуру собственности. Соглашение о владении бизнесом, которое вы заключаете, зависит от организации, которую вы выбрали для управления своим бизнесом или предприятием. После выбора хозяйствующего субъекта каждое из вышеперечисленных соображений возникает при составлении договоров собственности.

Какие документы необходимы для создания ИП?

Индивидуальное предприятие — это компания, имеющая только одного владельца. Поэтому, как правило, не существует вопроса о контроле или владении бизнес-операциями. Для создания индивидуального предприятия не требуется никаких документов. Оно не регистрируется в штате, в отличие от компаний с ограниченной ответственностью (ООО) или корпораций. Таким образом, нет никаких юридических требований подавать какой-либо официальный документ на месте. Все, что вы делаете для создания индивидуального право собственности — это просто начало бизнеса. Соглашение о праве собственности не требуется, поэтому бизнес-план часто служит руководством для планирования операций.

Что такое партнерское соглашение?

В СО должен быть изложен контроль каждого партнера по бизнесу, доля собственности партнера, а также обязанности и ответственность партнеров. Ниже приведены важные аспекты, которые следует учитывать в рамках PA.

• Управление Излагает правила, регулирующие бизнес
• Отношения Устанавливает понимание деловых отношений, существующих между партнерами.
• Обязанности и ответственность — В отношении положения, которое каждый партнер займет в бизнес-операциях
• Прибыль — Права на получение или распределение выгод или прибыли.
• Разрешение споров Он служит основой для решения проблем, возникающих при ведении бизнеса.
• Выход из партнерства Определяет процедуры и права в случае выхода партнера из бизнеса.

Без PA применяются правила штата по умолчанию для операций Партнерства. Имея это в виду, всегда лучше иметь спланированное индивидуальное партнерское соглашение, отвечающее потребностям индивидуального партнерства.

Что такое операционное соглашение с ООО?

Законодательство отдельных штатов определяет, требуется ли от ООО выписывать операционное соглашение. (См. Свод законов вашего штата). Назначение и элементы ОД следующие:

• Собственность Указывает процент владения и распределение прибыли и убытков между участниками.
• Полномочия Обязанности, обязательства, право голоса и т. д.
• Управленческие структуры и управление (т. е. под управлением участника или под управлением менеджера. Правила собраний и голосования.
• Принятие решений Процедуры принятия решений о бизнесе
• Выход из бизнеса Что произойдет, если один из владельцев решит выйти из бизнеса.
• Споры Избегайте или устраняйте недопонимание между участниками.
• Правила по умолчанию Законы штата действуют по умолчанию без наличия ОД.

Что такое корпоративный устав?

Корпорация должна подать учредительные документы (образование) и Устав (операции). Он может, но не обязан подавать акционерное соглашение (собственность). Цель корпоративных уставов состоит в том, чтобы изложить операционные процедуры корпорации. Как минимум, устав корпорации будет охватывать:

• Название, адрес и основное место деятельности
• Директора и корпоративные должностные лица
• Процедура выборов или назначения
• Условия обслуживания
• Акции (количество акций и классы), которые корпорация имеет право выпускать.
• Процедуры управления:
• Собрания директоров и акционеров
• Акционер, директор, исполнительные действия
• Корпоративный учет
• Внесение изменений в учредительные документы и подзаконные акты.

Что такое соглашения акционеров?

SA представляет собой соглашение между акционерами (владельцами) компании относительно их доли владения. Они заключаются по обоюдному согласию и обычно формируются для достижения определенной цели или решения проблемы.