Ип надо ли кассовый аппарат для: Может ли ИП работать без онлайн-кассы (ККМ) в 2021-2022 году

Нужен ли кассовый аппарат для ИП при УСН

Кассовые аппараты весьма прочно утвердились в нашей обыденной жизни. Они встречаются практически во всех организациях, предоставляющих услуги или продающих товары. Но одно дело, когда вы видите их в магазинах и знаете, что туда складываются деньги, и совсем другое, когда вы открываете ИП и выбираете УСН в качестве основной системы налогообложения. Вам необходимо разобраться в истинном предназначении этой машины, ее функциях и возможностях, правилах ее эксплуатации и технического обслуживания. Сегодня мы разберем все эти вопросы.

Мы не будем глубоко углубляться в историю происхождения кассовых аппаратов, а сразу перейдем к делу.

Что такое ККМ и каковы его функции

Контрольно-кассовый аппарат – это инструмент, позволяющий государству вести контроль налично-денежного оборота, полноты и своевременности оприходования предприятиями наличной выручки. Такое определение дает Википедия. Другими словами, кассовые аппараты придуманы для того, чтобы предприниматели не скрывали свои доходы от государства и платили налоги в установленном размере.

На самом деле кассовые аппараты очень упрощают работу индивидуальному предпринимателю, связанную с приемом денежных средств и учетом товарооборота.

Рассмотрим, какие же функции и операции выполняют ККМ.

• ввод информации о товаре;
• обработка информации о параметрах товара и определение его стоимости;
• ввод информации о сумме денег, полученных от покупателя;
• определение размера сдачи;
• печать чека для покупателя;
• фиксирование контрольной информации о расчетных операциях.

Применение ККМ в настоящее время регулируется законом РФ №5215-1 от 18.06.1993 г. «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».

Статьей 2 указанного закона регламентируются обязанности ИП в сфере применения ККМ. Их нужно знать всем.

1. ИП обязан использовать кассовые аппараты исключительно в исправном техническом состоянии;
2. При покупке клиенту в обязательном порядке должен быть выдан чек. Чек погашается либо проставлением штампа, либо надрывом в установленном месте;
3. ИП обязан обеспечить беспрепятственный доступ в любое время к своему кассовому аппарату налоговым инспекторам для проверки и мастерам технического обслуживания;
4. На каждом товаре должен присутствовать ценник, или в доступном месте должен быть вывешен прейскурант цен. Цены в них должны строго соответствовать документам, которые подтверждают их.

Плюсы использования  ККМ

• Кассовый аппарат наглядно демонстрирует правильность расчетов с покупателями;
• Обеспечивает правильность и точность учета денежных операций;
• Сокращает время на произведение расчетов;
• Сокращает ошибки при произведении расчетов;
• Позволяет автоматически определять покупательский спрос на определенные товары;
• Предотвращает хищение денежных средств;
• Повышает производительность работы предприятия.

Минусы использования  ККМ

• дополнительные денежные расходы на приобретение и ежегодное обслуживание ККМ;
• необходимо регистрировать в налоговом органе и соблюдать много правил по работе с ККМ;
• санкции и штрафы за ошибки в работе с ККМ;
• необходимо периодически обновлять кассовый аппарат.

Классификация ККМ

Для ИП наиболее актуальны две классификации: по областям применения и конструкции.

По областям применения ККМ делятся на 4 вида:

• ККМ для сферы торговли;
• ККМ для сферы услуг;
• ККМ для сферы торговли нефтепродуктами;
• ККМ для работы в гостиницах и ресторанах.

По конструкции выделяют следующие виды кассовых машин:

• Автономная ККМ.

  Это машина, на которой дополнительные расширенные функции можно выполнять только при подключении подходящего для нее внешнего устройства ввода и вывода информации. Сюда можно отнести и портативные ККМ, которые можно использовать без подключения к источнику электроэнергии.

• Пассивная системная ККМ.

  Такой кассовый аппарат может работать в компьютерно-кассовой сисетме, но у нее нет доступа к управлению этой системой. Пассивная ККМ может работать и как автономная.

• Активная системная ККМ.

  Такая машина может работать в компьютерно-кассово системе и имеет доступ к управлению ею. Сюда относится ККМ с фискальной памятью, которая дает возможность ввода и вывода, хранения, обработки и отображения информации, как на компьютере.

• Фискальный регистратор.

  Работает только в составе компьютерно-кассовой системы. Доступ к информации осуществляется через канал связи.

Помните, кассовый аппарат в обязательном порядке регистрируется в налоговом органе по месту нахождения ИП

Особенности техники ККМ

На сегодняшний день основным видом использующихся в деятельности ИП кассовых машин является аппарат с ЭКЛЗ (электронной-контрольной лентой защищенной) и фискальной памятью. В своем названии они содержат литеру К (например, АМС-100К). Их применение регламентировано законом с 2004 года.

Мнение эксперта

Юрист Консультант

Бесплатно помогу и отвечу на ваши вопросы

Задать вопрос

Данная статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к нашему консультанту совершенно БЕСПЛАТНО!

Каждый кассовый аппарат имеет три вида отчета:

• Х-отчет без гашения чека. Он предназначен для контроля работы кассира. Показывает количество операций и их суммы, которые были проведены в течение смены. Этот отчет при необходимости можно снимать любое количество раз. Существует несколько типов Х-отчета: полный, по отделам, по кассирам, по товарам и т.д.
• Z-отчет – отчет с погашением чека. Это тип отчета имеет специальную ленту, на которой отображаются все чеки, которые были пробиты в течение рабочей смены, в формате время/номер чека/сумма покупки. Данный отчет обычно закрывает смену, поэтому он снимается один раз в конце рабочего дня. Его показания записываются в журнал кассира-операциониста.
• Отчет по ЭКЛЗ может сниматься несколько раз в день, он отображает любой чек в ленте. Отчет снимается с самого блока ЭКЛЗ и может показать все действия с кассовым аппаратом за рассматриваемый период.

Блок ЭКЛЗ – это запоминающее устройство, которое не подлежит корректировке. Он хранит в себе информацию обо всех действиях на ККМ. Рекомендуется менять его каждые 13 месяцев, независимо от того, работали на этом аппарате или нет.

Фискальная память  – один из узлов в ККМ, который хранит в себе данные регистрации: ИНН ИП, регистрационный номер ККМ, пароль налогового инспектора, данные о всех снятых Z-отчетах в формате «дата снятия/№ отчета/ итоговая сумма», номер последнего снятого фискального отчета.

ВАЖНО: работать на кассовом аппарате без фискальной памяти запрещено законом!

Объем фискальной памяти ограничен определенным количеством Z-отчетов. Срок эксплуатации 5 – 7 лет в зависимости от модели ККМ.

Контрольная лента ККМ может быть бумажной или защищенной электронной и должна храниться вместе с Z-отчетом за соответствующий период в течение 5 лет.

ВАЖНО: Время или дату на ККМ перевести назад нельзя, если уже был пробит хотя бы один чек в смене. В случае неправильного отображения даты, необходимо заменить фискальную память или, соответственно, блок ЭКЛЗ. За разницу во времени в чеке от 5 минут накладывается штраф.

Техническое обслуживание ККМ

Техническое обслуживание будет осуществлять организация, с которой был заключен договор.

Существует два вида техобслуживания:

• Межремонтное обслуживание производится кассирами и включает в себя ежедневный осмотр, чистку, смену картриджа утром и вечером, а также в обеденный перерыв. Пыль с аппарата необходимо удалять сухой кистью.
• Текущий и капитальный ремонт производятся по определенному графику вне зависимости от состояния ККМ. Кассир должен передать ККМ механику для осмотра в присутствии старшего кассира или представителя администрации. При этом обязательно снимают показания суммирующих контрольных счетчиков. После осмотра машина должна быть опломбирована и принята представителем администрации или старшим кассиром. Осмотры проводят не реже одного раза в месяц. Сведения обо всех видах технического обслуживания с перечислением выполненных работ вносят в соответствующий журнал.

Таким образом, контрольно-кассовый аппарат – достаточно серьезная техника, требующая соблюдения определенных правил регистрации и эксплуатации. Вместе с этим, она сильно упрощает работу организации по ведению учета денежных операций и предотвращает хищение средств. Напомним, что ИП, осуществляющие свою деятельность по упрощенной системе налогообложения, могут отказаться от применения кассового аппарата и использовать для контроля денежных операций бланки строгой отчетности.

Надо ли пробивать чек при взаимозачетах? Кто сейчас освобождается от применения ККТ? Как правильно выбить и отменить чек коррекции?

Надо ли пробивать чек при взаимозачетах? Кто сейчас освобождается от применения ККТ? Как правильно выбить и отменить чек коррекции? Как оформить возврат прихода? Отвечаем на вопросы, касающиеся порядка применения ККТ.

Как правильно оформлять поступление оплаты наличными при сдаче квартиры в аренду , если у ИП это как вид деятельности?

Все зависит от того, является ли сдаваемая ИП квартира его собственностью или не является. Если ИП сдает в аренду не принадлежащую ему на праве собственности квартиру, он по общему правилу должен пробивать кассовый чек при приеме наличной оплаты от арендатора. Если же речь идет о собственной квартире ИП, то чек можно не пробивать.

Сдача ИП в аренду и наем жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, может производиться без применения ККТ (абз. 16 п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»). В этом случае ИП должен выдать арендатору при приеме от него наличных денег документ, содержащий в том числе сведения о сумме полученных денег и периоде, за который была получена арендная плата.

Как правильно отменить ошибочно пробитый чек коррекции?

Для начала нужно аннулировать ошибочный чек коррекции путем формирования нового чека коррекции, отображающего обратную операцию. То есть новый чек должен содержать противоположный признак расчета и те же ошибочные данные, что и в первоначальном чеке коррекции. Далее нужно сформировать повторный кассовый чек коррекции с правильными данными.

Можно ли использовать именно облачную кассу, когда ООО продает физлицу квартиру и оплата происходит по безналу?

Нет, нельзя. Исчерпывающий перечень случаев, когда может быть использована так называемая «облачная касса» (ККТ, расположенная вне места совершения расчетов), установлен в п. 5.6 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Например, облачную кассу разрешается использовать при осуществлении расчетов за реализуемый товар при разносной торговле и при дистанционном способе продажи товаров, а также при осуществлении расчетов вне торгового объекта (на территории клиента). Использование облачной кассы при продаже квартир физлицам законом не допускается.

Если касса была приобретена для разовой сделки, а потом она долгое время не используется, какие действия с ней нужно производить, чтобы она не была заблокирована?

Если ККТ при оформлении сделки сформировала кассовый чек и передала в ОФД (оператор фискальных данных) все необходимые данные о произведенном расчете, то никаких действий с ККТ производить не нужно. В этом случае кассу вообще можно временно отключить до совершения новой операции, требующей применения ККТ.

Кассу автоматически заблокируют только в том случае, если фискальный накопитель ККТ содержит информацию о непереданном в ОФД чеке и с момента формирования чека прошло более 30 календарных дней (п. 1 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Таким образом, после совершения разовой операции строго рекомендуется проверить закрытие смены и убедиться в том, что информация о сформированном чеке была отправлена в ОФД.

Как в чеке необходимо отражать скидки?

Предоставление покупателям скидок отображается в кассовых чеках как изменение цены товара. В этих случаях кассовый чек должен содержать цену за единицу товара с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом предоставленной скидки (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Причем дополнительно с обязательными реквизитами продавец в случае осуществления расчетов с использованием скидки в виде баллов может указать на кассовом чеке количество баллов и их стоимостный эквивалент (письмо ФНС от 26. 09.2017 № ЕД-3-20/6387@).

При смене формата ФД не обратили внимание на изменения, в итоге в чеках для ФНС не указали признак агента и поставщика. Нужно ли теперь формировать чеки коррекции за весь период? Какие конкретно надо выбрать параметры коррекции, и стоит ли написать в ФНС информационное письмо по факту корректировки?

Да, нужно. Если этого не сделать, ИФНС расценит все совершенные вами продажи как обычные, а не как агентские. В этом случае вам будет доначислен налог, поскольку в вашу налогооблагаемую базу будет включен весь полученный от реализации доход, а не только сумма агентского вознаграждения. Но если вы сформируете чеки коррекции за весь период, в котором оформлялись неправильные чеки, то доначисления налогов не будет.

При коррекции сначала можно сформировать чек коррекции на возврат прихода, а потом – второй чек коррекции с приходом, но уже с указанием данных агента и поставщика. При этом если успеть представить чеки коррекции до того, как о нарушении узнают налоговики, удастся избежать и штрафа за нарушение порядка применения ККТ (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Нужно ли применять ККТ, когда на счет организации поступают деньги от пристава по исполнительному листу, где ответчиком является физлицо?

Нет, не нужно. ККТ применяется организациями и ИП при осуществлении расчетов. В свою очередь под расчетами понимаются прием и выплата денежных средств, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша. Под расчетами понимаются также прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Поступление денег от ФССП расчетом не является и не требует применения онлайн-кассы.

Получаем аванс по договору, пробиваем чек. При отгрузке понятно, какой товар отгружаем покупателю, надо ли чек на аванс делать предоплатой через чек коррекции?

Нет, не надо. Если в момент предоплаты продавец точно знает наименование товара и его стоимость, то формируются два кассовых чека. Первоначальный чек формируется по факту получения от покупателя предоплаты, а второй – по факту передачи товара.

Изменился порядок проведения проверок ККТ: новые сроки и методы

Нужно ли писать в ФНС информационное письмо по факту корректировки чеков?

Если версия формата фискальных документов ККТ позволяет исправлять ошибки в первоначальном чеке путем оформления чека коррекции (ФФД 1.1), то письменно сообщать в ИФНС о допущенной ошибке не нужно. В целях освобождения от ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ достаточно представить чек коррекции (Федеральный закон от 20.07.2020 № 240-ФЗ). Если же версия формата не позволяет этого сделать (ФФД 1.05) и исправление ошибки производится путем формирования обычного чека на обратную информацию, то письменно сообщать в ИФНС о допущенной ошибке все же придется, поскольку чека коррекции в таких ситуациях не формируется (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Услуги платного туалета, обустройство которого не предполагает выдачу бумажных чеков. При оплате на табло высвечивается QR-код для дальнейшего перехода по ссылке и получения электронного чека. Можно ли так работать, и не будет ли это считаться нарушением?

Да, можно. Законодательство прямо предусматривает возможность подобной работы для организаций и ИП (п. 3.1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). В таком случае обязанность по предоставлению кассового чека (бланка строгой отчетности) обеспечивается путем отражения QR-кода, который позволяет клиенту осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек, на дисплее компьютерного устройства. Получение кассового чека здесь осуществляется клиентом самостоятельно путем считывания указанного QR-кода с использованием мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства.

Как правильно оформить возврат прихода, если в чеке неправильно пробита сумма операции?

Все будет зависеть от версии формата фискальных документов. При ФФД 1.05 для исправления нужно сначала сформировать кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода», позволяющий идентифицировать расчет, в отношении которого применяется корректировка. Такой чек должен содержать те же ошибочные данные, что и первоначальный кассовый чек (с признаком «приход»). Затем нужно сформировать еще один кассовый чек с признаком «приход», содержащий уже правильные фискальные данные.

Если применяется ФФД 1.1, то сначала нужно сформировать кассовый чек коррекции с признаком расчета «2», позволяющий идентифицировать расчет, в отношении которого применяется корректировка, и содержащий те же ошибочные данные, что и первоначальный кассовый чек. Затем формируется новый кассовый чек с признаком расчета «1», содержащий правильные данные (письмо ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).

Надо ли пробивать кассовый чек при взаимозачетах между юридическими лицами?

Нет, не надо. Организации должны применять ККТ только при осуществлении расчетов между ними наличными денежными средствами или с предъявлением электронного средства платежа (п. 9 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). В то же время осуществление расчета иным встречным предоставлением не предполагает совершение оплаты указанными способами. Поэтому применение ККТ при расчетах путем взаимозачета между организациями не требуется (письмо ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@).

Зачастую организация в один день получает от физлица оплату за товар, а затем в этот же день товар отгружает покупателю. Можно ли вместо двух кассовых чеков (на «предоплату» и «зачет предоплаты») оформить один кассовый чек на полный расчет?

Нет, нельзя. Законодательство обязывает компании применять ККТ и оформлять кассовые чеки при каждом осуществлении расчета. При этом к расчетам в целях применения ККТ относится в том числе и получение от покупателей предоплаты и аванса (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если вместо двух кассовых чеков формировать только один чек на полный расчет, то в момент получения предоплаты от покупателя будет нарушаться требование закона. Налоговики расценят такие действия в качестве неприменения ККТ.

Можно ли не выдавать покупателям бумажные чеки, а вместо них предоставлять только электронные чеки?

Можно, но только если покупатель согласен на получение электронного чека вместо бумажного. Законодательство предусматривает возможность замены бумажного чека на электронный, если до момента расчета покупатель (клиент) предоставит свой абонентский номер телефона либо адрес электронной почты (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Таким образом, если до момента оплаты клиент оставляет свой номер или почту, на который ему поступит электронный чек, то невыдача бумажного чека нарушением считаться не будет.

Будет ли считаться нарушением, если ставка НДС в чеке указана верно, а сумма НДС не прописана?

Да, будет. Действующие требования прямо обязывают продавцов указывать в формируемых чеках сумму расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если в чеке содержится только ставка НДС, но не указана итоговая сумма налога, то это будет считаться нарушением.

В течение всего дня не работала ККТ по причине сбоя, продавали товары без выдачи чеков. Можем ли мы сделать только один чек коррекции?

Да, можете. Пользователи, в работе ККТ которых произошел сбой, вправе осуществлять расчеты без применения кассы. Но после восстановления работоспособности ККТ они должны скорректировать осуществленные расчеты. Для этого они могут сформировать один кассовый чек коррекции с общей суммой неучтенной по ККТ выручки. Нужно сформировать такой чек после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены (письмо ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

Розничный покупатель возвращает товар без возврата денежных средств в счет будущих покупок. В момент возврата товара в наличии нет товара для замены, его нужно дополнительно заказывать у поставщиков. Каким образом оформить кассовый чек?

В такой ситуации, если покупатель согласен подождать поставки товара, следует пробить два чека. Первый чек пробивается с признаком «возврат прихода» на стоимость возвращаемого товара и указанием нулевого значения в реквизите «сумма по чеку наличными/безналичными» и стоимости товара по реквизиту «сумма по чеку встречным предоставлением». В момент, когда товар вам поступит и вы передадите его покупателю, формируется чек с признаком «приход», в котором указывается стоимость товара, отправленного покупателю. Если покупатель планирует отказаться от покупки, нужно пробить чек с «возвратом прихода», где в реквизите «сумма по чеку наличными/безналичными» указать сумму возвращаемых денег.

Рассматривается ли властями вопрос разрешения использования облачных фискальных регистраторов в розничной торговле? На текущий момент, насколько мне известно, только при оплате на сайте и при оплате курьеру их можно использовать.

В настоящее время соответствующие поправки в действующее законодательство не рассматриваются. Власти не планируют разрешать «облачные кассы» в сфере розничной торговли. Такие кассы разрешается использовать только в следующих случаях (п. 5.6 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):

• при осуществлении расчетов (за исключением расчетов в безналичном порядке в интернете) за реализуемый товар при разносной торговле и при дистанционном способе продажи товаров;




• при осуществлении расчетов по месту выполнения работы или оказания услуги, которые выполняются вне торгового объекта;




• при осуществлении расчетов водителем или кондуктором в салоне транспортного средства при реализации проездных документов;




• при осуществлении расчетов (за исключением расчетов наличными деньгами, а также расчетов с предъявлением электронного средства платежа) при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги.

Как правильно выбивать чек, если оказанная услуга (прием врача) окончательно оплачивается пациентом через несколько дней?

В таком случае следует пробивать два чека. Первый чек пробивается при получении исполнителем от покупателя аванса или предоплаты за приобретаемую услугу медицинского характера. Второй, итоговый чек пробивается после оказания услуги и получения от клиента всей суммы по договору.

Всем ли ИП необходимо иметь кассовый аппарат?

Нет, не всем. ИП, впрочем как и организации, вправе не применять ККТ при продаже ценных бумаг, обеспечении питанием обучающихся и работников образовательных организаций, при торговле на розничных рынках, ярмарках и в выставочных комплексах. Также от ККТ освобождается осуществляемая вне стационарной торговой сети разносная торговля, торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой, торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой.

От ККТ освобождаются такие услуги, как ремонт и окраска обуви, изготовление и ремонт ключей, присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами, реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов. Полный перечень ИП, освобожденных от применения ККТ, представлен в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Темы:

ККТ

, чек коррекции

, кассовый чек

, чек

, применение ККТ

, онлайн касса

, онлайн-ккт

, онлайн-касса

Вам нужен кассовый аппарат или кассовая система для вашего малого бизнеса?

Вы когда-нибудь заходили в одно из тех предприятий, которые заставляют вас чувствовать себя так, как будто вы отступили во времени? Все кажется немного устаревшим, и когда вы подходите к прилавку, вы замечаете, что они все еще используют то, что кажется древним регистром или кассовой системой для малого бизнеса, чтобы обзвонить покупки. «Только наличные», — говорит продавец. «Мы не принимаем кредитные карты». Если вы специально не искали такой опыт — скажем, в антикварном магазине — скорее всего, это было более чем неприятно. Возможно, вы даже хотели, чтобы магазин шел в ногу со временем.
Теперь представьте, если бы клиент сказал это о вашем бизнесе.
При выборе кассовой системы для малого бизнеса необходимо учитывать неприятную реальность: обычные кассовые аппараты и кассовые аппараты в значительной степени отходят на второй план. Хотя есть определенные сценарии, в которых кассовая система все еще может быть полезна, важно подумать о более комплексном решении, таком как более современная POS-система. Если вы все еще задаетесь вопросом, нужна ли вашему малому бизнесу кассовая система, ответ, вероятно, нет. Так куда же обратиться новому владельцу малого бизнеса?

Ограничения систем обработки почвы для малого бизнеса

Малые предприятия слишком часто соблазняются обещаниями простоты и более низкой начальной стоимости систем обработки почвы. В конце концов, это одна единственная стоимость, чтобы начать. Или так кажется. Важно не увлекаться использованием устаревших технологий. Решение для кассы не предлагает эффективных средств отслеживания продаж и затрат, что оставит вас без необходимых возможностей отчетности. Это значительно усложняет понимание эффективности вашего бизнеса.
Как минимум, вы теряете более легкий доступ и более глубокие исторические данные, которые можно было бы использовать для отслеживания тенденций и мониторинга показателей запасов и производства. Кроме того, вы начнете отставать с точки зрения функциональности безопасности, поскольку информация ваших клиентов будет храниться на месте в вашем бизнесе либо в легко скомпрометированном бумажном формате, либо в локальном хранилище компьютера. Ни то, ни другое не сулит ничего хорошего для долгосрочного обслуживания клиентов.
Мы столкнулись с этой проблемой у нового владельца веломагазина. Они стремились стать практическим магазином и хотели уделять приоритетное внимание времени, проведенному с покупателем. Первоначально магазин начинался с кассы, выдвижного ящика и простого считывателя кредитных карт. К сожалению, эта система быстро вытеснила магазин из зоны комфорта, ориентированной на клиента, поскольку владелец тратил гораздо больше времени на балансировку книг и управление запасами, чем ожидалось. Магазин обратился к нам почти в отчаянии, пытаясь получить контроль над бизнесом, который изо всех сил пытался оставаться актуальным. Если бы они поменялись на современные. простая в использовании POS-система, сможет ли владелец потушить финансовый пожар?

Воспользуйтесь преимуществами инновационных POS-решений

POS-системы прошли долгий путь от кассового аппарата до системных дней. И хотя вам по-прежнему понадобится денежный ящик для клиентов, расплачивающихся наличными, остальную часть кассового оборудования можно легко заменить более рациональным решением. Многие современные POS-системы полностью настраиваются и могут легко отслеживать ваши продажи, затраты и управление запасами. Системы отчетности в режиме реального времени и отслеживания активов позволяют вам видеть, что происходит в любой момент в вашем бизнесе.
Более того, возможность использовать POS-приложение для планшета позволяет вам и вашим сотрудникам свободно перемещаться по магазину. Это дает вам возможность искать товар для покупателя, не отходя от него, и вы получаете преимущество, позволяя покупателю платить прямо в проходе без необходимости стоять в очереди к кассе. Это представляет собой радикальное обновление с быстрой окупаемостью для любого малого бизнеса, который зависит от кассовых терминалов.
Для владельца веломагазина мы установили POS-систему на базе планшета, чтобы заменить традиционную кассовую систему. Благодаря этой системе владелец почти сразу начал использовать функции отслеживания продаж и управления запасами. Владелец смог повысить производительность, которую он потерял, используя кассовую систему, и мог вести бизнес с более высоким уровнем взаимодействия с клиентами, как и планировалось. В магазине значительно увеличилось количество новых и постоянных клиентов, и он стал популярным магазином велосипедов в своем районе.
Когда владельцы бизнеса совершают переход от устаревших к установкам, выгоды появляются почти мгновенно. От повышенной информационной безопасности до упрощенной отчетности и отслеживания запасов современные POS-системы почти всегда превосходят традиционные кассы.
Если вас беспокоит стоимость, вы не одиноки. Многие предприниматели выбирают традиционное оборудование, поскольку оно кажется единоразовым, независимо от того, насколько высока эта первоначальная стоимость. Однако, когда вы начинаете учитывать обслуживание, обновления, замену неисправного оборудования и поддержку, затраты начинают стремительно расти. Вот где облачные POS-системы имеют преимущество. За более низкую ежемесячную плату вы получаете доступ к набору полезных бизнес-функций, а также к круглосуточной поддержке без дополнительной оплаты. Кажется, это лучшая сделка, верно? Это если выбрать правильного провайдера.

Привлечение помощи для улучшения вашего решения POS

Решение обновить или установить новую систему POS — это решение, которое повлияет на ваш бизнес на долгие годы. Хотя это не легкое решение, оно должно быть принято. Мир кассовых систем для малого бизнеса огромен и полон неэффективности и неожиданных потерь времени.
Когда вы ищете эффективное POS-решение для своего бизнеса, важно выбрать инновационное и гибкое решение, отвечающее всем потребностям вашего бизнеса. Это должно согласовываться с вашими общими целями и давать вам драгоценное время для выполнения задач по межличностным навыкам, таких как привлечение клиентов или помощь вашему персоналу в улучшении. Ваш бизнес зависит от этого выбора, поэтому важно привлечь надежного партнера, который поможет вам принять это решение.
 

---

Ценность, которую мы можем предложить вашему бизнесу, заключается в том, что вы проводите всесторонний анализ своих бизнес-операций и глубоко понимаете свои цели. Вооружившись этой информацией, мы привлекаем вас к разработке и внедрению наилучшего решения для вас. Вместе с talech вы получаете незаменимого партнера, который будет работать с вами от начала до конца. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы подписаться на демо-версию и узнать больше о том, как talech может стать вашим опытным партнером в сфере POS.

Хотите узнать больше о том, что talech может предложить вашему бизнесу?

---

Получите бесплатную демо-версию

Почему большинству предприятий нужна POS

Наличие системы управления денежными средствами имеет решающее значение для любого малого бизнеса. Базовый электронный кассовый аппарат (ECR) может подойти для некоторых небольших или временных операций, но большинство предприятий выбирают многофункциональные системы торговых точек (POS), которые выполняют операции гораздо эффективнее.

Это особенно актуально сейчас, когда оборудование POS стало более доступным, чем когда-либо, а несколько крупнейших производителей ECR, Casio и Sharp, прекратили производство.

• POS-системы: Лучше всего подходит для большинства предприятий и всех, кому необходимо звонить в отдел продаж
• Кассовые аппараты: Подходит для временных или мелких продавцов

POS System vs Cash Register Quick Comparison

BES Малый бизнес

Typical Hardware	Square Stand POS Kit ($659)	SAM4S ER-925 ($649)
Ежемесячная плата за программное обеспечение	Yes, $0*–$100 for most systems	None
Card Payment Processing	Integrated	Usually separate
Payment Types Accepted	Наличные, ACH, подарочные карты, онлайн-платежи	Наличные
Отслеживание продаж	Подробная информация, с возможностью поиска	Очень базовая
Отчет	Advanced	Очень базовые
.	ограниченная поддержка по телефону**
Дополнительные функции	Может включать Управление запасами Управление сотрудниками Маркетинг и лояльность Онлайн -заказ Доставка и еще …	Нет
9005

*Поддержка может быть недоступна для кассовых аппаратов, которые больше не продаются.

POS-системы предлагают лучшее соотношение цены и качества для малого бизнеса

Кассовый аппарат и POS-система сильно отличаются друг от друга с точки зрения функций. POS-система лучше всего подходит для большинства предприятий, поскольку позволяет управлять всеми типами продаж, транзакций и бизнес-операций в рамках одной оптимизированной компьютерной системы. Кроме того, многие POS-системы имеют встроенные возможности обработки карточных платежей, чего не могут предложить кассовые аппараты.

Кассовый аппарат будет стоить вам от 150 до 900 долларов авансом и, как вы можете видеть из нашей сравнительной таблицы, предлагает очень простые функции продаж. Многие POS-системы могут работать на планшетах и ​​​​смартфонах, с опциями чтения карт около 50 долларов и надстройками для денежного ящика менее чем за 200 долларов.

Таким образом, по сопоставимой цене вы получаете множество дополнительных функций с POS , включая расширенные отчеты о продажах, управление запасами, управление персоналом и маркетинговые функции. В настоящее время многие клиенты полагаются на цифровые платежи, для обработки которых POS-системы лучше приспособлены. И компаний, производящих кассовые аппараты, просто меньше, что затрудняет поиск кассового аппарата для вашего бизнеса, особенно если вам нужен кассовый аппарат с гарантией или поддержкой клиентов.

Square — наша рекомендуемая POS-система для большинства малых предприятий. Он бесплатен для использования, работает на устройствах iOS и Android и предлагает множество аппаратных опций и специального программного обеспечения для розничной торговли, ресторанов и предприятий, работающих по расписанию. Посетите Square, чтобы создать бесплатную учетную запись и начать распродажи уже сегодня.

Кассовые аппараты подходят для небольших объемов продаж

POS-система лучше всего подходит практически для любого малого бизнеса. В нашем руководстве по лучшим кассовым аппаратам вы даже увидите несколько кассовых аппаратов.

Однако кассовый аппарат может помочь, если вам просто нужно звонить по продажам, получать чеки и получать платежи наличными, чеками и кредитными картами. Это может быть лучше для вас, если у вас небольшой объем продаж и вам удобнее работать с интерфейсом кассового аппарата, чем с программным обеспечением на сенсорном экране.

Примечание: Осуществление платежей кредитной картой на кассе потребует подключения отдельного торгового счета.

POS-система и кассовый аппарат Подробное сравнение цен

Начальные расходы (базовые): 0–650 долл. США Работа со смартфоном или планшетом (0 долл. США, если он у вас уже есть, 400 долл. США на покупку), картридер (0–50 долл. США) и дополнительные наличные ящик (~ 200 долларов).	Начальные затраты (базовые): 150–300 долл. США Кассовых аппаратов производится меньше, поэтому их труднее найти, и они стоят дороже, чем раньше.
Затраты на запуск (расширенный): 1000–1500 долларов Включает полный кассовый аппарат с сенсорным экраном, денежный ящик, устройство чтения карт и сканер штрих-кода.	Затраты на запуск (дополнительно): 500–900 долларов США Если вам нужен кассовый аппарат, который отслеживает более нескольких сотен продуктов или имеет более нескольких программируемых ключей, вам нужен кассовый аппарат более высокого класса. .
Текущие расходы: 0–100 долларов в месяц за подписку на программное обеспечение; чековая бумага, если не используются цифровые квитанции.	Текущие расходы : Бумага для чеков (менее 2 долларов США за рулон при покупке оптом).

Как POS-системы, так и кассовые аппараты требуют приобретения оборудования для проведения продаж. Однако кассовый аппарат — это разовая покупка на сумму от 150 до 900 долларов США, в которую входит встроенное программное обеспечение. Система POS требует инвестиций в размере до 1500 долларов США для оборудования POS и предлагает программное обеспечение на основе подписки, которое обычно варьируется от бесплатного до 100 долларов США в месяц для начального плана.

«Система POS — это одна из лучших инвестиций, которые может сделать розничный продавец, потому что она не позволяет замести проблемы с производительностью магазина под ковер. POS-системы позволяют розничным торговцам создавать более прибыльные операции, управляя потоком запасов и скоростью движения товаров, начиная с первого дня. Мы не встречали розничного продавца, который мог бы дать нам ответы на вопросы о производительности и прибыльности лучше, чем система POS. Вы должны смотреть на POS-систему не как на расходы, а как на инвестиции, которые принесут магазину прибыль».

— Рич Кизер и Джорджан Бендер, консультанты по дизайну розничных магазинов компании Kizer & Bender

Стоимость кассового аппарата повышается при наличии определенных функций, таких как подключение по Bluetooth и возможности резервного копирования. Если вам нужно запрограммировать много горячих клавиш для скидок, комбинаций, отделов или других функций, ожидайте, что вы заплатите больше за модель более высокого класса.

Базовые POS-приложения могут работать на смартфоне или планшете, что хорошо подходит для мобильных или мелкосерийных продаж, а также для предприятий, которым нужно просто звонить по продажам. Некоторые POS-системы с более подробным управлением запасами, клиентами или бэк-офисом работают на компьютерах или оборудовании, специфичном для POS-системы. Таким образом, в зависимости от потребностей вашего бизнеса и выбранной вами программы, стоимость оборудования POS может варьироваться от 0 до 1500 долларов США за станцию.

Сравнение функций POS-системы и кассового аппарата

Обработка платежей	Обычно встраивается в POS-систему, что более удобно.	Обычно не включается, но подписаться на услуги продавца несложно.
Портативность и мобильность	Многие POS-системы упрощают переход на мобильное приложение и портативный кард-ридер для приема платежей в любом месте.	Переносной кассовый аппарат включает в себя кассовый ящик, что позволяет легко совершать покупки за наличные — для оплаты картой вам понадобится отдельный кард-ридер.
Отслеживание продаж и отчеты	Создавайте отчеты о продажах по периодам и получайте подробную информацию по категориям продуктов, типу оплаты, сотруднику и т. д. во всех современных POS-системах.	Получайте отчеты о продажах, а в некоторых случаях и отчеты по отделам. Вам придется отслеживать большую часть данных вручную.
Управление бизнесом	POS-система может делать намного больше, чем просто отслеживать продажи — большинство из них включает управление запасами и персоналом; некоторые предлагают программы лояльности и надстройки для расчета заработной платы.	Используйте кассовый аппарат для отслеживания продаж по сотрудникам. Некоторые кассовые аппараты могут позволить вам настроить квитанцию, чтобы добавить купон или скидку, чтобы стимулировать повторные покупки.

Обработка платежей

Большинство кассовых аппаратов отслеживают продажи наличными и чеками вместе с кредитными картами, если вы добавляете терминал для кредитных карт. Вы можете распечатывать чеки для клиентов, добавлять и отслеживать налоги с продаж, а также подсчитывать продажи за день. Цены можно вводить вручную или запрограммировать с помощью специальных ключей отдела. Однако кассовые аппараты не имеют возможности обработки кредитных карт. Вам нужно будет подать заявку на отдельный торговый счет, чтобы принимать платежи по картам.

Как и кассовые аппараты, POS-системы могут принимать наличные и чековые платежи. И в отличие от кассовых аппаратов, POS-системы обычно имеют встроенную обработку платежей по кредитным и дебетовым картам. Связывание всей обработки платежей в одной системе позволяет получать более точные отчеты о продажах и помогает предотвратить человеческий фактор при оформлении заказа.

POS-системы, такие как Square Register, имеют встроенные возможности обработки платежей, а также расширенные функции кассового аппарата, такие как дисплей, обращенный к покупателю.

---

Square Terminal — это компактный, портативный, универсальный POS-терминал для регистрации транзакций, обработки платежей, отслеживания продаж и печати квитанций.

---

Портативность и мобильные функции

Традиционно кассовые аппараты не предназначены для мобильности. Они сидят на прилавках, а покупатели приносят покупки на кассу. Есть несколько моделей, которые можно считать портативными, например, Sam4s ER-180u, который компактен и включает в себя денежный ящик и принтер чеков. Однако вы не можете интегрировать обработку платежей для приема кредитных карт, и нет мобильной связи.

Sam4s ER-180u — портативный 12-фунтовый кассовый аппарат со встроенным принтером чеков. Однако нет возможности подключения к мобильной сети или возможности подключения кард-ридера. (Источник: cashregisterguys.com)

Многие POS-системы предлагают мобильный POS-терминал. Square позволяет легко принимать платежи на ходу с помощью устройства для чтения карт и мобильного POS-приложения. Однако Square не единственный — Shopify, Clover и Toast предлагают мобильные варианты, которые могут лучше подходить для вашего бизнеса. Все решения хорошо подходят для мобильных предприятий или транзакций на месте, чтобы обеспечить движение очередей.

Используйте свой смартфон для продаж и обработки платежей с помощью доступного устройства чтения карт Square и бесплатного POS-приложения.

Отслеживание продаж и отчетность

Кассовые аппараты могут предлагать основные ежедневные итоги продаж, а некоторые могут предоставлять отчеты по отделам, если вы настроите этот параметр. Тем не менее, обычные кассовые аппараты не дают очень надежных сумм продаж или налогов, а также у них нет возможности автоматически вычитать запасы по мере их продажи. Вам нужно будет отслеживать запасы и финансовые показатели бизнеса вручную, используя электронные таблицы или блокноты.

Система POS может создавать отчеты по десяткам точек данных. Например, Square POS может предложить вам отчеты о продажах за любой период с подробным описанием ваших продаж по категориям продуктов, типу оплаты, типу клиента и сотруднику. Square POS даже включает в себя панель отчетов, которую вы можете настроить для быстрого отображения ваших ключевых показателей. Вы также можете получить доступ к ключевым показателям, таким как валовые продажи, количество продаж и возвраты, из приложения Square.

Панель отчетов и аналитики Square POS можно настроить для отображения нужных данных.
(Источник: Square)

Совет для профессионалов: Приобретите термопринтер чеков, который работает с вашим кассовым аппаратом или POS-терминалом — доступны даже мобильные принтеры.

Средства управления бизнесом

Кассовый аппарат — это простое решение, предназначенное в основном для управления денежными средствами и отслеживания продаж. Он не включает функции для внутреннего управления, такие как управление запасами или закупками. Вы можете назначать коды входа сотрудников для отслеживания продаж по каждому сотруднику, но обычно функции отслеживания времени или расчета заработной платы отсутствуют.

Некоторые кассовые аппараты более высокого класса позволяют вам настроить чек, чтобы вы могли добавить благодарственное письмо внизу каждого чека. Это также дает вам возможность предложить купон или скидку. Однако вы не можете отслеживать клиентов или реализовывать программу лояльности через обычный кассовый аппарат.

Некоторые кассовые аппараты, например модели Casio высокого класса, позволяют настраивать чеки. Однако эта опция (и настраиваемые цифровые чеки) является стандартной для POS-систем. (Источник: Casio)

Программное обеспечение, на котором работает POS-система, намного надежнее и обычно включает в себя множество функций, которые помогут вам управлять серверной частью вашего розничного магазина или ресторана. Интегрированный инвентарь может помочь вам отслеживать запасы — при каждой продаже ваша POS-система обновляет инвентарь, поэтому вы всегда знаете, что у вас есть под рукой.

Многие POS-системы позволяют настраивать учетные записи сотрудников для отслеживания продаж и рабочего времени. Некоторые предлагают функции расчета заработной платы и сменного графика. Кроме того, некоторые POS-системы имеют функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), что значительно упрощает поддержание связи с покупателями и клиентами с помощью маркетинговых кампаний по электронной почте или программ лояльности.

Кассовый аппарат и POS-система Сравнение простоты использования

Как только вы научитесь пользоваться своей POS-системой, в ней станет легко ориентироваться, и вы сможете упростить повседневные операции.	Большинство кассовых аппаратов требуют ручного ввода цен и товаров, но настройка минимальна — программировать и учиться меньше.

Как кассовые аппараты, так и POS-системы относительно просты в использовании. Кассовые аппараты имеют ручные кнопки для ввода товаров или цен, тогда как POS-системы обычно работают на сенсорном экране. Оба имеют минимальное время обучения и созданы для использования в быстро меняющихся условиях розничной торговли.

Кассовые аппараты имеют кнопки для ввода цен и товаров. Функциональность кассового аппарата очень проста по сравнению с POS-системой, поэтому вам нужно изучить меньше вещей. Однако то, кому удобнее аналоговая система или цифровой сенсорный экран, часто зависит от личных предпочтений.

POS-системы могут иметь более крутую кривую обучения, чем традиционные кассовые аппараты, но это в основном потому, что они имеют гораздо больше возможностей, чем просто звонки продаж. Однако, если вам удобно ориентироваться в других программах и устройствах с сенсорным экраном, то научиться пользоваться POS-системой должно быть легко.

Кассовый аппарат и POS-система Сравнение поддержки клиентов

Большинство POS-систем предлагают материалы поддержки в программном обеспечении и доступ к агентам поддержки клиентов через чат, телефон или электронные билеты.	Casio и Sharp прекратили производство кассовых аппаратов, хотя вы все еще можете получить ограниченную поддержку по дефектам или устранению неполадок.

Сравнение обслуживания клиентов для кассовых аппаратов и POS-систем немного похоже на сравнение яблок и апельсинов. Один из них — аппаратное обеспечение, а другой — программа. Если сломался кассовый аппарат или вам нужно устранить неисправность, то лучше всего обратиться к производителю. В POS-системах ваша ежемесячная абонентская плата обычно включает быстрое обслуживание клиентов и назначенного представителя по работе с клиентами.

Кассовые аппараты можно приобрести непосредственно у производителя или в розничных магазинах, таких как Staples, Office Depot и Walmart. Покупка напрямую у производителя часто предлагает лучшее обслуживание клиентов и гарантию на продукт.

Если вы приобрели снятый с производства кассовый аппарат Sharp или Casio через такой сайт, как eBay или Amazon, вы не сможете получить поддержку по устранению неполадок.