Может ли руководитель вести бухгалтерский учет на предприятии лично: Полная информация для работы бухгалтера

Кто ведет бухгалтерский учет в организации?

Российское законодательство требует, чтобы все организации в обязательном порядке вели бухгалтерский учет. Было время, когда руководители любых фирм имели возможность самостоятельно вести учет и составлять финансовую отчетность, выполняя тем самым функции главного бухгалтера. Но сейчас действуют несколько иные правила. Кто ведет бухгалтерский учет в организации? В каких случаях руководитель имеет право взять на себя ведение бухучета? Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто обязан вести бухучет в компаниях?

Основным нормативным актом, которым должен руководствоваться директор организации во всех вопросах, связанных с бухучетом, является закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ст. 7 закона № 402-ФЗ прописано, что руководство обязано организовать ведение бухучета и хранение документации. В соответствии с законом, вести бухгалтерский учет в организации могут:

• главный бухгалтер;
• иной сотрудник компании;
• специализированная фирма;
• непосредственно руководитель (с учетом существующих ограничений).

Данный закон определяет перечень субъектов, которые:

• полностью освобождаются от ведения бухучета;
• имеют право применять упрощенную схему ведения учета;
• обязаны вести бухучет.

В законе приведены требования к лицам, претендующим на должность главного бухгалтера или на право вести бухучет. Квалификационные требования к компетентным специалистам установлены профстандартом «Бухгалтер» (приказ Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н).

Кто несет ответственность за организацию бухучета?

В п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ указано, что отвечает за бухгалтерский учет фирмы ее руководитель. За уклонение от ведения учета, искажение финансовой информации и несвоевременную сдачу отчетности руководитель и ответственное за бухучет должностное лицо могут привлекаться к административной или уголовной ответственности.

Может ли руководитель лично вести бухучет?

Бухгалтерский учет в организации может вести ее руководитель, без привлечения других лиц. Но это допустимо не во всех субъектах предпринимательской деятельности, а только в тех, которые:

• имеют право применять упрощенные варианты учета;
• классифицируются как субъекты малого или среднего предпринимательства.

Во всех остальных организациях бухучет могут вести только лица, имеющие требуемый законодательством уровень квалификации и компетентности. Основание – ст. 7 закона 402-ФЗ. Категории субъектов малого и среднего предпринимательства указаны в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ».

Кто отвечает за бухучет, если процесс передан в специализированную компанию?

В соответствии с действующим законодательством, обслуживающие организации не могут уплачивать штрафы за компании, заказывающие у них ведение бухгалтерского учета. Но заказчик может себе обеспечить возмещение убытков, предусмотрев соответствующий пункт в договоре на бухгалтерское обслуживание. В договоре должна быть прописана ответственность исполнителя за выполнение ряда операций, и тогда в случае возникновения проблем с налоговой службой у предпринимателя будет основание предъявить претензии обслуживающей компании.

При полном бухгалтерском аутсорсинге исполнитель будет нести ответственность за:

• наличие ошибок в отчетности;
• несоблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской документации в контролирующие ведомства;
• недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни.

Независимо от того, кто ведет бухгалтерский учет в организации, согласно положениям Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положению по ведению бухгалтерского учета в РФ № 34н от 29.07.1998 и Налоговому кодексу РФ (гл. 15), ее руководству придется нести ответственность за:

• незаконность хозяйственной деятельности;
• невыполнение обязательств перед государственным бюджетом по уплате налогов;
• утрату бухгалтерской документации.

Может ли директор ООО, не являющегося субъектом малого и среднего предпринимательства совмещать обязанности главного бухгалтера?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Директор ООО, не являющегося субъектом малого и среднего предпринимательства, не вправе совмещать обязанности главного бухгалтера.

Обоснование вывода:

Трудовое законодательство РФ не содержит запретов на совмещение должностей руководителя и главного бухгалтера экономического субъекта (ст. 60.2 ТК РФ). Кроме того, такое совмещение само по себе не свидетельствует о недобросовестности экономического субъекта (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.07.2006 N А56-34599/2005).

Однако экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), если иное не установлено Законом N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 6 Закона N 402-ФЗ).

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено данной частью. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с Законом N 402-ФЗ вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в ч. 5 ст. 6 Закона N 402-ФЗ, могут принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Согласно п. 1 ч. 4 ст. 6 Закона N 402-ФЗ упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, вправе применять субъекты малого и среднего предпринимательства, если иное не установлено ст. 6 Закона N 402-ФЗ.

Следовательно, если организация не является субъектом малого и среднего предпринимательства, то на основании ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ руководитель такой организации не может принять ведение бухгалтерского учета на себя. Руководитель такой организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этой организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

К сведению:

Несмотря на то, что в ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ внесены изменения, п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение N 34н), не претерпел изменения.

Согласно п. 7 Положения N 34н руководитель организации может в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Случаи, предусмотренные в подпунктах «б», «в» и «г» настоящего пункта, рекомендуется применять в организациях, относящихся по законодательству РФ к субъектам малого предпринимательства.

То есть из указанной нормы Положения N 34н следует, что руководитель организации (относящейся к субъектам малого предпринимательства) может вести бухгалтерский учет лично при небольшом объеме учетной работы. В то же время нормы ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ являются императивными над нормами Положения N 34н.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Каменщиков Александр

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Какие финансовые записи должны хранить компании и как долго?

Компании создают стопки документов, и правильное управление ими имеет решающее значение. Может быть сложно найти баланс между организационными требованиями, интересами сотрудников и правовыми ограничениями. Надлежащее хранение записей особенно важно для определенных финансовых документов, несоблюдение которых приводит к высоким штрафам и возможным судебным искам.

Для большинства организаций финансовые отчеты составляют большую часть файлов и документов. Эти записи должны храниться в безопасности, но также должны быть доступны, чтобы лица, принимающие решения, могли быстро получить необходимые им данные. Короче говоря, надлежащее управление записями имеет важное значение.

«Финансовые отчеты» — это широкая категория, содержащая множество типов документов, каждый из которых имеет соответствующие правила. Вот некоторые из основных категорий, которые ваш британский бизнес должен учитывать при принятии решения о том, как долго вам нужно хранить различные типы документов:

Бухгалтерские записи

Счета-фактуры, квитанции, платежная ведомость сотрудников, покупки, расходы, записи по НДС, налоговые декларации и любые подтверждающие документы являются бухгалтерскими записями. Они должны храниться не менее трех лет. Публичные компании должны хранить эти документы не менее шести лет, хотя мы предлагаем, чтобы даже частные компании приняли этот расширенный срок хранения.

Независимо от того, хранятся ли эти записи на бумаге или в цифровом виде, они подпадают под действие Закона о компаниях 2006 г. и Закона об НДС 1994 г. и должны храниться в зарегистрированном офисе или в другом месте, утвержденном директорами предприятия. Соответствующие альтернативные места хранения включают бухгалтерскую фирму, вспомогательный офис или центр управления документацией. Эти документы должны быть доступны для должностных лиц компании — и всех, кому они предоставили разрешение — для быстрого изучения.

Налоговый учет

Все документы, связанные с налогами и деньгами, которые компания получила или потратила, регулируются Законом об управлении налогами. Они должны храниться не менее пяти лет с последней даты подачи декларации.

К таким документам относятся оплаченные счета, квитанции по кредитным картам, квитанции об операциях с наличными, банковские выписки, чеки и многое другое. Как и в случае с бухгалтерскими записями, мы рекомендуем хранить их в зарегистрированном офисе или другом утвержденном месте.

Страховые записи

В соответствии с Законом о защите данных 1998 года записи о страховании сотрудников должны храниться в течение трех лет после истечения срока действия полиса. Если вы занимаетесь страховым бизнесом, существуют отдельные правила, которые применяются к полисам для представителей общественности.

Закон об ограничениях 1980 года также требует, чтобы деловые соглашения, такие как контракты и прежние клиентские политики, хранились в течение шести лет. В противном случае компания может быть оштрафована.

Заработная плата и кадровый учет

Многие типы записей попадают в категорию «записи заработной платы и персонала», и они могут частично совпадать с некоторыми из ранее упомянутых типов. Предприятия должны ссылаться на правила, изложенные в Законе о правах на работу 1996 года, в дополнение к другим законам, упомянутым ранее, чтобы определить, как долго они должны хранить эти записи.

Личные записи включают подоходный налог, информацию о заработной плате, платежных ведомостях, взносах в систему национального страхования, сводки о годовом доходе, формы заявлений, информацию об отпусках, медицинские записи, счета расходов и сведения о сверхурочной работе, а также другие документы. Этот тип документации варьируется от компании к компании, но любые документы, которые относятся к конкретным сотрудникам, должны считаться кадровыми записями.

Закон о защите данных от 1998 г. гласит, что документы о заработной плате должны храниться в течение шести лет. Этот закон также требует, чтобы компании хранили любые конфиденциальные личные файлы в течение семи лет после того, как сотрудник покидает компанию.

Почему важно хорошее управление записями

Надлежащее хранение записей в соответствии с правовыми стандартами может быть сложной задачей даже для лучших администраторов. Тем не менее, это стоит затраченных усилий, поскольку может спасти компанию от штрафов до 500 000 фунтов стерлингов и даже предотвратить такие скандалы, как печально известная финансовая катастрофа Enron. Финансовые правила вряд ли будут ослаблены в ближайшее время, а штрафы только увеличиваются. Это означает, что понимание регуляторной среды имеет решающее значение для любой компании, от крупных корпораций до малого и среднего бизнеса.

Политика ответственного хранения документации должна также включать положения об архивировании и уничтожении документов по истечении установленного законом срока. Как только компания больше не обязана по закону хранить документы, они, тем не менее, могут хранить их в рамках внутренней политики. Всякий раз, когда компания решает отказаться от старых записей, служба управления записями может предложить варианты уничтожения, чтобы гарантировать полное уничтожение конфиденциальной информации.

Многие предприятия считают, что, учитывая время и усилия, необходимые для поддержания передового опыта, проще работать с компанией по управлению документацией. Таким образом, внутренние ресурсы высвобождаются для других проектов, таких как развитие бизнеса. Доверив управление записями профессионалам, вы обеспечите соблюдение нормативных требований, защиту конфиденциальных данных, а ваши сотрудники смогут сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего.

Деловые записи для отслеживания | Типы записей и зачем их отслеживать

Владелец бизнеса должен обращать внимание на множество вещей при управлении компанией. Заработная плата, найм, бухгалтерия… список можно продолжать и продолжать. И этот список включает в себя мониторинг всех ваших деловых записей. Итак, какие наиболее важные деловые записи нужно отслеживать?

IRS требует, чтобы вы хранили ряд записей в течение определенного периода времени (например, налоговые отчеты). Но за какими типами ведения документации вам следует следить, даже если вы не 9 лет?0047 требуется , чтобы сохранить их? There are six business records to monitor:

1. Accounting records
2. Bank statements
3. Business loans
4. Legal documents
5. Permits and licenses
6. Insurance documents

1. Accounting records

You document all of your бизнес-операции в ваших бухгалтерских записях. Необходимые бухгалтерские записи для бизнеса включают всю информацию о ваших доходах, собственном капитале и расходах. Из ваших финансовых учетных записей вы можете собрать данные в финансовые отчеты и рассчитать коэффициенты малого бизнеса.

Вы должны отслеживать свои бухгалтерские записи по адресу:

• Наблюдать за финансовым состоянием вашего бизнеса
• Измерять прибыльность вашей компании с течением времени
• Анализировать закономерности для принятия более эффективных финансовых решений
• Определять, достаточно ли у вас капитала для покрытия расходов
• Понимать если ваш текущий бюджет успешен

Контролируйте свои финансовые отчеты через регулярные промежутки времени (например, ежемесячно или ежеквартально). И убедитесь, что вы отслеживаете все расходы и источники доходов. Без всех данных бухгалтерского учета ваши записи будут неполными и содержат неточную информацию. Сохраняйте все квитанции и копии счетов-фактур для резервного копирования ваших записей.

Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили финансовые документы, отражающие ваши доходы и расходы. Используйте свои бухгалтерские записи для подачи налоговых деклараций по налогу на прибыль.

После подачи налоговой декларации сохраните свои налоговые записи. Почему? Потому что IRS требует, чтобы вы хранили эти записи в течение определенного периода времени. Если вы не подадите декларацию, вы должны хранить налоговый учет в течение неопределенного времени. Уточните у своего бухгалтера, в штате или в IRS, как долго вы должны хранить отдельные записи.

Ищете простое решение для создания и хранения бухгалтерских записей? Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot позволяет хранить и получать доступ к вашим финансовым данным в любом месте и в любое время. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней!

2. Банковские выписки

В ваших банковских выписках указаны все ваши счета в банке. Счета могут включать ваши чековые, сберегательные, инвестиционные и кредитные карты. И вы можете сверить свои банковские счета с бухгалтерскими записями, которые вы должны отслеживать.

Сравните свои банковские выписки с финансовыми записями и просмотрите их на наличие возможных ошибок. Если ваши банковские выписки не совпадают с вашими бухгалтерскими записями, в ваших бухгалтерских книгах может быть ошибка.

Банковские выписки также помогут вам отслеживать прогресс вашего бизнеса. И вы используете свои банковские выписки для подачи налогов.

3. Бизнес-кредит

У вас есть бизнес-кредит? Если это так, отслеживание вашего кредита имеет решающее значение. Вы хотите отслеживать такие вещи, как:

• Сумма первоначального кредита
• Дата утверждения кредита
• Дата выплаты
• Ожидаемая дата погашения
• Сроки погашения кредита
• Изменения процентной ставки (если применимо)

Храните все документы по кредиту в доступном для вас месте. Если вы решите погасить кредит раньше или вам нужна отсрочка, предоставьте документацию поставщику кредита.

Отслеживайте выплаты по бизнес-кредитам в своих книгах. Дебетовать ссудный счет, чтобы уменьшить обязательства в ваших бухгалтерских книгах, и кредитовать денежный счет для платежей.

Целью отслеживания вашего бизнес-кредита является обеспечение того, чтобы вы не пропускали платежи и управляли рисками. И вы можете увеличить свои шансы на получение кредита в будущем с помощью ответственных планов погашения кредита. Отсутствие пропущенных платежей и погашение всего кредита, как указано в кредитном соглашении, помогает повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса. И более высокий кредитный рейтинг говорит кредиторам, что вы ответственный заемщик с меньшим риском.

4. Юридические документы

Юридические документы вашего бизнеса зависят от его структуры. Например, зарегистрированные компании (например, корпорация C) должны сохранять свои учредительные документы. Другие юридические документы включают партнерские соглашения для товариществ или DBA (также известные как ведение бизнеса) для индивидуальных предпринимателей.

Вы должны иметь все юридические документы, подтверждающие, что вы владеете своим бизнесом. Храните эти документы в надежном месте на случай, если вам потребуется предоставить подтверждение права собственности.

Помните, что отслеживание юридических документов отличается от отслеживания финансовых отчетов. Вы должны знать, где вы храните свои документы, чтобы вы могли легко получить их, когда они вам понадобятся.

5. Разрешения и лицензии

Государственные и местные органы власти могут потребовать от вас получения различных разрешений или лицензий для ведения вашего бизнеса. И в зависимости от отрасли вашего бизнеса вам может потребоваться подать заявку и получить отраслевые разрешения или лицензии.

Например, предприятиям, которые продают продукты питания или напитки, может потребоваться получить разрешение на продажу этих товаров. И если вы решите продавать алкоголь на своем предприятии, вам необходимо подать заявление на получение лицензии на продажу спиртных напитков.

Отслеживайте свои разрешения и лицензии, поскольку вам может потребоваться их периодическое продление. И следите за любыми изменениями в законах о разрешениях или лицензиях, которые имеет ваш бизнес. Если закон меняет, где вы должны публиковать или как часто вам нужно продлевать разрешение или лицензию, немедленно подчинитесь, чтобы избежать штрафов или штрафов.

6. Страховые документы

Существуют различные виды страховых полисов, которые вам могут понадобиться при ведении бизнеса. Примеры видов страхования, которые вы можете приобрести, включают:

• Страхование деловой ответственности
• Страхование арендаторов
• Автострахование
• Страхование компенсаций работникам
• Страхование доходов от бизнеса
• Страхование профессиональной ответственности

9003

• Полисы киберстрахования
• чтобы воспользоваться страховкой, вам необходимо предоставить страховое свидетельство.