Непрямые закупки это: Что такое прямые и непрямые закупки?

определения и различия • BUOM

Закупки относятся к материалам, которые предприятия получают для выполнения своих повседневных функций. Два типа материалов, которые предприятия приобретают для поддержки своей деятельности, — это непрямые и прямые закупки. Изучение этих двух категорий расходных материалов и того, когда их использовать, может помочь вам разработать план закупки материалов для вашего бизнеса. В этой статье мы даем определение косвенным закупкам и прямым закупкам и объясняем основные различия между ними, чтобы вы могли применить их к своему бизнесу.

Что такое косвенные закупки?

Непрямые закупки — это деловые материалы и услуги, которые поддерживают повседневную деятельность компании. Хотя эти элементы не вносят прямого вклада в итоговую прибыль бизнеса, они необходимы для административного функционирования бизнеса. Косвенные закупки включают в себя административные материалы и внутренние услуги по развитию. Примеры статей косвенных закупок включают:

• Аппаратное обеспечение, такое как компьютеры, лабораторное оборудование и телефоны.

• Коммунальные услуги, такие как газ, вода и электричество для вашего офисного здания

• Общие канцелярские товары

• Обучение профессиональному развитию

• Внешние консультанты

• Технологические программы, такие как программное обеспечение безопасности

Что такое прямые закупки?

Прямые закупки относятся к материалам, которые компания закупает для производства своей продукции и услуг. Это сырье необходимо для основного функционирования бизнеса. Поскольку эти материалы составляют продукты, которые продает бизнес, их часто покупают повторно и оптом. Предприятия обычно стараются поддерживать тесные рабочие отношения со своими поставщиками, чтобы гарантировать, что они получают лучшие цены на материалы, а также получают материалы, соответствующие высоким стандартам качества. Некоторые примеры прямых закупок включают:

• Производитель одежды закупает ткань, текстиль и швейные материалы

• Строительная компания, заказывающая цемент и сталь в качестве основных строительных материалов.

• Пекарня закупает муку и сахар и устанавливает промышленные печи для выпечки

Косвенные и прямые закупки

Вот некоторые ключевые различия между непрямыми и прямыми закупками, а также подход к ним:

Управление взаимоотношениями с ключевыми поставщиками

Одно из основных различий между непрямыми и прямыми закупками заключается в том, насколько важны ваши отношения с поставщиками материалов для каждого из них. При непрямых закупках вы покупаете второстепенные товары, которые могут поступать от разных поставщиков и из разных отраслей. Например, вы не всегда можете покупать канцелярские товары у одного и того же поставщика канцелярских товаров. Вы, скорее всего, будете покупать эти материалы по мере необходимости и делать покупки у поставщика, который предлагает лучший вариант цены в зависимости от ваших потребностей. Поскольку менее необходимо развивать долгосрочные, устойчивые отношения с поставщиками, которые обеспечивают ваши непрямые закупки, вы можете сделать акцент на своих отношениях с поставщиками прямых закупок.

Развитие и поддержание отношений с поставщиками, осуществляющими прямые закупки, является важным аспектом управления вашей цепочкой поставок. Наличие устойчивых отношений с вашими ключевыми поставщиками приносит пользу как вам, так и вашим поставщикам, поскольку вы гарантируете надежное получение материалов, необходимых для поддержания вашего бизнеса, а также поддерживаете бизнес ваших поставщиков. Инвестируя в отношения с поставщиками, вы можете обезопасить свою цепочку поставок с поставщиками, которые взаимно инвестируют в успех вашей компании.

Основное управление запасами

Еще одно ключевое различие между непрямыми и прямыми закупками заключается в том, как вы управляете своими запасами для каждой из них. Вам может не понадобиться полностью разработанный план управления запасами для ваших непрямых закупочных материалов. Поскольку эти материалы способствуют повседневной работе вашего бизнеса, а не его основному производству, часто нет необходимости разрабатывать тщательную стратегию управления запасами для оценки использования вами этих материалов. Например, вместо разработки официальной системы отслеживания запасов канцелярских товаров вы можете возложить на руководителей отделов ответственность за отслеживание и заказ расходных материалов, необходимых для их отдела.

Управление запасами обычно более важно для прямых закупок. Ваши прямые закупки учитывают сырье, которое вы должны производить для своих продуктов и услуг, чтобы предоставлять своим клиентам, поэтому отслеживание ваших запасов прямых закупок необходимо для обеспечения того, чтобы у вас всегда были материалы, необходимые для производства. Многие предприятия разрабатывают стратегические планы управления запасами прямых закупок. Эти планы включают в себя отслеживание использования материалов, установление бюджетов, приобретение места для хранения запасов и наличие системы заказа дополнительных материалов. Хорошее управление запасами необходимо для выполнения производственных требований, необходимых вашему бизнесу для своей деятельности.

Управление расходами

Косвенные и прямые закупки также могут различаться в зависимости от ваших стратегий расходов и составления бюджета. Часто предприятия поддерживают более определенный бюджет для своих прямых закупок. Как правило, легче отслеживать расходы на сырье, потому что предприятия неоднократно совершают одни и те же закупки своего сырья. Поскольку предприятия постоянно покупают сырье у одних и тех же поставщиков, они знают, сколько в бюджете на эти материалы. Кроме того, предприятиям необходимо отслеживать свои производственные расходы, чтобы получать прибыль от продаж. Когда компании знают, сколько они тратят на свои прямые закупки, они могут планировать реалистичные цели по прибыли.

Предприятия могут уделять меньше внимания отслеживанию своего бюджета для непрямых закупок. Часто бывает сложнее отслеживать расходы на предметы повседневного обихода, чем на товары, приобретаемые оптом или по постоянному графику. Кроме того, многие непрямые закупки носят спонтанный характер. Отдельные сотрудники, руководители отделов и другие лица в бизнесе могут совершать покупки от имени компании. Эти покупки часто происходят по мере необходимости и обычно незначительны или недороги. Вместо того, чтобы определять строгий бюджет и тщательно его контролировать, предприятия часто создают общий бюджет для непрямых закупок и неофициально отслеживают свои расходы на эти материалы.

Организационная структура

Ваш бизнес, скорее всего, будет иметь специальный отдел как часть своей организационной структуры для мониторинга ваших прямых закупок, а не косвенных закупок. Прямые закупки необходимы для успеха бизнеса, поэтому в некоторых случаях может потребоваться наличие отдела, который занимается всеми задачами и вопросами, связанными с прямыми закупками. Этот отдел может отслеживать требования к инвентаризации и составлению бюджета ваших прямых закупок. Он также может работать для обеспечения и поддержания отношений с ключевыми поставщиками и общения с ними о потребностях в поставках.

Большинству предприятий не требуется централизованный отдел для удовлетворения их потребностей в непрямых закупках. Часто менеджеры отдельных отделов контролируют потребности своего отдела и рабочей группы в непрямых закупках. Этот менее формальный подход позволяет руководителям отделов и отдельным сотрудникам оценивать собственные потребности в материалах для выполнения своих повседневных задач. Они могут запрашивать поставки по мере необходимости, при этом бизнес не создает формальных структур, которые могут отнимать время, затрачиваемое на выполнение более важных обязанностей.

Эффективные прямые закупки — в интересах государства и бизнеса

Анализ исторически сложившихся принципов и привычек ведения закупочной деятельности приводит нас к выводу, что они не подразумевают применение эффективных бизнес-инструментов. В частности, многие государственные предприятия и госучреждения пользуются едиными правилами, не учитывая различие целей своей деятельности.

В статье основное внимание автора будет акцентированно на управлении прямыми закупками — одной из ключевых задач многих госпредприятий.

Автор не является сторонником универсальных подходов и предлагает вектор, по которому компании могут двигаться с учетом своих индивидуальных особенностей.

Аудитория, которой опыт автора может быть наиболее интересен, — юридические лица, деятельность которых регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Данный закон не ограничивает организации в выборе инструментов управления закупками. Это становится возможным при условии написания предприятиями собственного Положения о закупках.

Эффективность закупок

С экономической точки зрения эффективность — результативность процесса, операции, проекта, определяемая как отношение эффекта, результата к затратам, обусловившим его получение. Автор предлагает измерять результативность в рамках определенного интервала времени.

Предприятием как объектом прав признается имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности.

Учреждением признается унитарная некоммерческая организация, созданная собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера. Исходя из данных определений очевидно — цели закупок госучреждений и госпредприятий не могут совпадать. Одни производят закупки товаров работ и услуг для получения прибыли, а вторые — тратят выделенные средства на удовлетворение государственных нужд. Соответственно, и эффективность закупок в первом и втором случаях будет оцениваться по разным критериям.

Поэтому автор предлагает под эффективностью закупок понимать меру достижения результата в рамках имеющихся ресурсов и выделить отдельные критерии оценки эффективности закупок госпредприятий и закупок госучреждений.

Закупки госучреждений и госпредприятий

Основными критериями эффективности закупок госучреждений являются цена закупки и стоимость последующего владения. Основная задача — купить товары, работы или услуги требуемого качества с минимальным расходованием бюджетных средств.

Данные критерии могут быть актуальны при приобретения госпредприятиями основных средств, непрямых закупок, а также в инвестпрограммах.

На прямые закупки госпредприятий, включающие приобретение материалов или сырья, которые принимают непосредственное участие в производстве основной продукции предприятия, распространяются другие важные критерии. В том числе:

• 1) Скорость оборота средств.
• 2) Объем оборотного капитала.
• 3) Доходность.

Учитывая три данных критерия и задачу максимизировать прибыль, можно сделать вывод, что входящая цена прямых закупок для предприятий не первична. Тем не менее, цена может влиять на доходность при условии высококонкурентного рынка, но в число основных критериев эффективности прямых закупок, как правило, не входит.

Наиболее важным критерием является скорость оборота средств. При этом оптимизация цикла оборота капитала (закупка, время производства и время реализации) эффективнее оптимизации уровня доходности.

С целью увеличения скорости оборота капитала автор предлагает предприятиям оптимизировать процедуру прямых закупок, выстраивая взаимовыгодные отношения со стратегическими поставщиками.

Читать статью целиком

Прямые и непрямые закупки — чем они отличаются?

Закупки правят миром – никто никогда не говорил. Но в глубине это действительно так. Каждый продукт или услуга стали возможными благодаря закупкам.

Закупки — это просто технический способ сказать, какие товары и услуги компания покупает для производства своего конечного продукта (подробнее о различиях между закупками и закупками можно прочитать здесь). Например, пекарня – это предприятие. Мука и сахар, которые покупает компания, идут на производство кексов. Говоря технически, мы говорим, что пекарня закупала муку и сахар.

Несомненно, закупки — это не только основной бизнес-процесс, но и основа управления цепочкой поставок. Чтобы вас не поняли неправильно, закупки не так просты. То, что описано выше, это только суть.

В следующих разделах мы углубимся в мельчайшие детали. Закупки могут быть прямыми или косвенными. Мы подробно обсудим оба и выявим ключевые различия между ними.

Прямые закупки

Предположим, человек владеет пекарней, которая продает кексы. Какие продукты или услуги им необходимо приобрести для производства кексов? Два из них мы определили ранее – мука и сахар. Это предметы, которые, если владелец не закупит, их пекарня очень скоро обанкротится.

Прямые закупки — это когда предприятие закупает материалы, без которых бизнес не может работать. Эти материалы необходимы для основной деятельности бизнеса.

Так, например, завод по производству стали не может функционировать без закупки железа и углерода. Он также не может функционировать без строительства доменной печи. Любые ресурсы, которые завод покупает для осуществления производственного процесса, называются прямыми закупками.

Теперь, когда мы разобрались с этим, давайте немного поговорим о том, как все это работает. Часто предприятие закупает необходимые материалы в больших количествах. Это помогает им получить хорошую скидку на единовременной основе.

Итак, владелец пекарни может закупить, скажем, месячный запас муки и сахара. Поставщик может предложить скидку, потому что пекарня закупает большое количество материалов.

Прежде чем завершить сделку, они, вероятно, будут принимать предложения от разных поставщиков в надежде получить большую скидку от какого-то другого поставщика? Скидки всегда хороши для бизнеса, не так ли?

Как правило, мы рекомендуем специалистам по закупкам получать заявки как минимум от трех разных поставщиков и выбирать того, который предлагает лучшую цену.

Косвенные закупки

Конечно, компания должна иметь необходимые материалы для производства своей продукции, но как насчет мелочей, которые делают это возможным? Вы когда-нибудь задумывались, откуда берется кофе, который мы пьем на работе?

Это был риторический вопрос. Конечно же, из супермаркета. На самом деле мы хотели спросить, какое место это занимает в производственном процессе? Такие товары подпадают под категорию непрямых закупок.

Эти продукты и услуги не имеют прямого отношения к производственному процессу компании, а скорее облегчают его. Таким образом, непрямые закупки включают в себя канцелярские товары, украшения, учебные пособия… ну, вы знаете, мелочи, которые поддерживают ваш повседневный бизнес.

Вернемся к этой пекарне. Нужны ли ей только мука и сахар, чтобы продавать кексы? Ну… нет, ведь ему еще нужны коммунальные услуги, кухонная техника, рекламные материалы, компьютеры, мебель! Существует много того, что выходит за рамки прямых закупок, которые делают возможным производственный процесс. Все эти косвенные расходы на самом деле являются косвенными покупками. Эти предметы поддерживают повседневное производство и не связаны напрямую с прибылью компании.

Различия между прямыми и непрямыми закупками

Специалист по финансам и закупкам должен понимать разницу между косвенными и прямыми закупками. Для первых это помогает с анализом затрат, а для вторых это то, чем они зарабатывают на жизнь!

Во-первых, прямые закупки — это когда компания закупает основные материалы (прямые расходы), без которых она не может ни производить конечный продукт, ни получать доход. Между тем, косвенные закупки — это когда компания покупает несущественные материалы (косвенные расходы), которые поддерживают производственный процесс.

Во-вторых, прямые закупки основаны на отношениях между заказчиком и поставщиком. По сути, компания покупает то, что предлагает своим клиентам. Другими словами, качество покупаемой муки определяет качество производимых кексов.

Напротив, непрямая закупка не имеет ничего общего с отношениями покупатель-поставщик. Например, кофе, который выпивает персонал пекарни на работе, не будет определять качество конечного продукта — кекса.

В-третьих, запланированы прямые закупки. Например, если пекарня продает в среднем 1000 кексов в месяц, она закупит муки и сахара ровно на 1 месяц, исходя из прогнозов продаж.

Между тем, он не может заранее точно спланировать, сколько кофе и других канцелярских принадлежностей ему потребуется на месяц. Таким образом, пекарня будет закупать такие изделия по мере необходимости. Следовательно, непрямые закупки — это спонтанные траты.

Подведение итогов

Прямые закупки : Когда компания покупает прямых материалов, необходимых для ее производственного процесса и доходов. Это также называется прямыми покупками.

Непрямые закупки: когда компания закупает непрямые материалы, которые не связаны напрямую с производственным процессом, а только облегчают его. Это так называемые непрямые покупки.

Примеры прямых закупок

• Пекарня закупает муку и сахар для производства кексов, используя прямые поставки
• Строительная компания закупает бетон, цемент и субподрядчиков для строительства здания
• Сталелитейный завод закупает сырье (железо) и оборудование (доменная печь) для производства стали

Прямые закупки зависят от клиента-поставщика отношение – материалы, которые закупает компания, напрямую влияют на ее конечный продукт.

Примеры:

• Если пекарня закупает качественную муку и сахар, она будет производить качественные кексы. Это называется поиском материалов, когда команда по закупкам находит правильный баланс между качеством сырья и ценой, которую оно может заплатить
• Если строительная компания купит цемент низкого качества, она построит слабую конструкцию и фундамент здания
• Если сталелитейный завод не закупит хром, углерод и другие сплавы в нужном количестве, он не сможет производить нержавеющую сталь

Предприятие будет закупать основные материалы в соответствии со своим бюджетом и будет планировать его на основе прогнозов планирования спроса .

‍

Примеры:

• Пекарня прогнозирует ожидаемые продажи в этом месяце на основе прошлых записей. В зависимости от количества продаж он будет закупать основные материалы, такие как мука и сахар. Это может быть раз в две недели или ежемесячно
• Строительная компания закажет бетон и цемент для проекта в соответствии со сроками проекта и бюджетом закупок
• Сталелитейный завод закажет необходимые материалы, такие как железо, хром, углерод, на основе ожидаемых прогнозов проекта

Примеры непрямых закупок

Когда компания покупает непрямые материалы, которые не имеют прямого отношения к производственному процессу, а только облегчают его . Это так называемые непрямые покупки.

‍

Примеры:

• Пекарня покупает питьевую воду для своих сотрудников
• Строительная компания оплачивает арендную плату и коммунальные платежи
• Сталелитейный завод оплачивает топливо для транспортировки сырья

Непрямые закупки отношения между заказчиком и поставщиком — закупаемые компанией материалы не влияют на конечный продукт.

Примеры:

• Пекарня, сотрудники которой ежедневно пьют кофе любой марки, не имеет никакого отношения к качеству капкейков, которые пекарня производит.
• Качество услуг строительной компании не зависит от того, принтер какой марки она использует
• Качество стали, которую производит металлургический комбинат, не зависит от того, использует ли комбинат для перевозки прицепы Toyota или Mercedes

Предприятие закупает товары первой необходимости как канцелярские товары только на основе потребности (стихийные расходы).

Примеры:

• Пекарня не может хранить месячный запас кофе, поскольку этот товар не имеет прямого отношения к производственному процессу. Он будет заказывать кофе, когда он закончится
• У строительной компании нет конкретного плана, когда и сколько канцтоваров нужно закупить. Он будет покупать товары только тогда, когда в них есть потребность
• У сталелитейного завода не будет бюджета на аренду и коммунальные услуги. Он должен будет погасить свои обязательства, когда они наступят. Разумеется, ответственность за обеспечение того, чтобы расходы не превышали доходы, лежит на руководстве. Что такое P2P, спросите вы? Проще говоря, это процесс закупок во всей его полноте. Отправка запросов, получение предложений, завершение заказов, получение материалов и оплата счетов.

  Однако все не так просто, как кажется. Во-первых, операционные группы определяют свои требования, генерируют запросы на покупку и получают их утверждение.

  После того, как запрос на покупку будет одобрен, должны быть сгенерированы заказы на покупку (ЗП) и переданы поставщикам либо в электронном виде, либо вручную (например, по электронной почте или факсу). (Подробнее о том, что такое заказ на покупку, читайте здесь).

  Когда материалы/услуги доставлены, рекомендуется записывать, что товары были получены (вы не хотите, чтобы ваш бухгалтер оплачивал счет за то, что не было доставлено!). Если эта информация будет правильно записана, будет очень просто провести трехстороннее сопоставление, когда вы получите счет.

  Если все это звучит утомительно, ControlHub — это универсальное интегрированное решение для закупок, которое мгновенно отслеживает каждый запрос, заказ на покупку и оплату. Это упрощает процесс закупок, поэтому вам больше не нужно управлять сложными электронными таблицами, бесконечными переписками по электронной почте и ненужными недоразумениями на рабочем месте, которые нужно разрешать. Это просто простые рабочие процессы покупки.

  Что такое косвенные закупки? Все, что вам нужно знать

  Без сомнения, бизнесу нужны надежные процессы и стратегические отношения с поставщиками товаров и услуг, чтобы выжить в конкурентной среде. К сожалению, хотя большинство компаний сосредоточено на прямых закупках, им не удается управлять непрямыми закупками или закупками для своих повседневных бизнес-операций. Это ошибка, поскольку непрямые закупки так же важны для экономической эффективности операций и, в конечном счете, для прибыльности.

  В этом посте мы расскажем все, что вам нужно знать о косвенных закупках, в том числе:

  • Разница между прямыми и косвенными закупками
  • Как непрямые закупки способствуют прибыльности бизнеса
  • 5 Основы стратегии непрямых закупок
  • КПЭ косвенных закупок
  • 3 Ошибки стратегии непрямых закупок, которых следует избегать

  Просмотрите наше меню, чтобы найти именно то, что вы ищете. Или просто читайте дальше, чтобы получить все советы и рекомендации по оптимизации этой часто недооцениваемой категории закупок.

  Разница между прямыми и косвенными закупками

  Прямые закупки относятся к приобретению сырья и услуг для производства товаров или услуг, которые предоставляет предприятие. Например, производитель ткани может напрямую заключить договор с поставщиком хлопка или шелка на приобретение сырья, необходимого для производства одежды. Как правило, прямые закупки оказывают постоянное прямое влияние на прибыльность бизнеса.

  Непрямые закупки — это процесс закупки товаров и услуг, которые имеют решающее значение для повседневной деятельности предприятия, но не связаны напрямую с производством товаров или предоставлением услуг.

  Косвенные закупки позволяют компании функционировать эффективно, управляются спросом со стороны сотрудников и косвенно влияют на прибыльность компании. Неспособность признать его в качестве основного фактора снижения затрат — это упущенная возможность добиться устойчивой экономии.

  Существует несколько категорий непрямых закупок, некоторые примеры включают:

  • Аренда
  • Товары для офиса
  • Услуги, связанные с ИТ
  • Услуги, связанные с маркетингом
  • Капитальные затраты
  • Услуги, связанные с персоналом, включая набор и обучение
  • Услуги по управлению поездками
  • Профессиональные или внешние услуги, такие как консультанты и советники
  • Помещения, техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация
  • Коммунальные услуги, такие как вода, газ и электричество

  Фактическое соотношение между двумя категориями закупок варьируется в зависимости от отрасли и бизнеса. Некоторые конкретные отрасли, такие как производство, сильно зависят от прямых закупок, в то время как поставщики услуг обычно полагаются на непрямые закупки. Тем не менее, все организации могут увеличить свою прибыль, внедрив эффективную стратегию непрямых закупок.

  Как непрямые закупки способствуют прибыльности бизнеса

  Непрямые закупки составляют до 80% закупок организации и 27% ее общего дохода. И его влияние растет: с 2011 года непрямые закупки ежегодно росли на 7% во всем мире.

  Несмотря на то, что стоимость закупок часто ниже, чем прямые закупочные операции, непрямые закупочные операции происходят часто на всех уровнях бизнеса с затратами, которые быстро увеличиваются, если процессы неэффективны. Это также категория закупок, в которой участвует много сотрудников и поставщиков, а это означает, что она требует большого внимания со стороны вашего отдела закупок.

  Так как косвенные закупки влияют на рентабельность? Если нет стратегии непрямых закупок, вам сложнее достичь целей управления расходами: неэффективные процессы будут стоить времени и денег. При отсутствии политики или бюджетного контроля почти наверняка возникнут несанкционированные расходы и перерасходы, и вы не будете иметь представления о 80% покупок и расходов вашей организации.

  В качестве альтернативы, при эффективном управлении, эта категория расходов может привести к значительной экономии и увеличению прибыли. Цифровые решения могут создать возможности для экономии от 15 до 20%.

  5 Основы стратегии непрямых закупок

  Непрямые закупки могут быть сложным процессом для управления. Обычно в нем участвуют многие заинтересованные стороны, категории, контракты для обсуждения и отношения, которые необходимо развивать. Однако при тщательном планировании и мониторинге вы можете наладить упреждающий процесс непрямых закупок, который экономит время и затраты, одновременно повышая производительность и опыт сотрудников.

  Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу:

  1. Инвестируйте в правильную технологию

  Многие организации обнаруживают, что они не обеспечивают желаемой косвенной экономии расходов, и на это есть причина. Они полагаются исключительно на ERP-систему для управления разнообразными непрямыми закупками.

  Хотя решения ERP являются отличным дополнительным ресурсом для интеграции с решением для непрямых закупок, использование только одного из них не обеспечивает гибкости или прозрачности, необходимых для управления:

  • Управление расходами на основе пользователей, поставщиков, отделов или центров затрат
  • Регистрация поставщиков и утверждения
  • Шаблоны покупок и аналитика расходов
  • Централизованные данные о закупках
  • Внутренние закупки и закупки по каталогу PunchOut поставщика

  В первую очередь вам следует внедрить решение для непрямых закупок, которое позволит управлять расходами вашей организации и оптимизировать их. Современные решения предлагают цифровой процесс «от закупки до оплаты» с автоматизированными рабочими процессами, уведомлениями, централизованными записями и средствами контроля на каждом этапе утверждения и жизненного цикла транзакции.

  Вы минимизируете трудоемкие ручные процессы, которые подвержены человеческим ошибкам. Тем временем вы получаете полную информацию о косвенных расходах вашей организации с помощью:

  • Подробных журналов аудита
  • Анализ бюджета в момент принятия решения
  • Расходы на аналитику
  • Анализ рисков 

  Благодаря прозрачному процессу непрямых закупок и доступным данным вы получаете информацию для партнерства с высокоэффективными и рентабельными поставщиками. Оттуда вы можете консолидировать заказы на покупку и покупать оптом, чтобы повысить финансовую отдачу для вашей организации.

  2. Оптимизируйте свои процессы

  Эффективность автоматизированных процессов, которую обеспечивают инструменты закупок, является ключом к успешному управлению непрямыми закупками.

  Повторяющиеся задачи по закупкам, требующие интенсивного администрирования, такие как регистрация поставщика, могут быть упрощены, а частые или ежемесячные закупки могут быть шаблонизированы, чтобы сэкономить время и свести к минимуму ошибки. Благодаря автоматизированным рабочим процессам вы можете добиться большей прозрачности операций по закупкам и максимально повысить эффективность и производительность труда.

  3. Отслеживайте свои расходы

  Непрямые закупки известны тем, что они не входят в компетенцию закупок. Слишком часто покупки происходят без отслеживания или утверждения по проекту, отделу или бюджету.

  Сколько денег тратится или, что еще хуже, тратится на ненужные вещи? У кого ваши сотрудники покупают товары и услуги? Для повышения прозрачности и контроля вам необходимо отслеживать непрямые закупки с тем же уровнем тщательности, что и при отслеживании расходов на прямые поставки, необходимые для производства.

  Решение для непрямых закупок может упростить и отслеживать расходы сотрудников с помощью автоматизированных средств:

  • Запросы на покупку
  • Запросы на расходы
  • Рабочие процессы утверждения

  Эти функции позволяют направить все расходы на контрактных поставщиков, повышая вашу покупательную способность и помогая договориться о более выгодных условиях для снижения затрат.

  4. Поощрение ответственного расходования средств

  Серьезной проблемой непрямых закупок является то, что неспециалисты, не занимающиеся закупками, выполняют значительную часть этих операций при закупке повседневных товаров и услуг для бизнеса и от его имени. Это приводит к низкому уровню соблюдения, что приводит к расточительным расходам, рискам мошенничества и более высоким затратам для бизнеса.

  Поэтому очень важно разъяснить всей компании необходимость соблюдения процедур закупок и внедрить необходимую основу для принятия решений о закупках.

  Возьмите под контроль свои непрямые расходы, используя свое решение для обеспечения утверждений и соответствия политике расходов, сохранения бюджетов и устранения мошеннических расходов. Развивайте культуру ответственных расходов, предоставляя удобное решение для непрямых закупок, которое обеспечивает подотчетность и упрощает запрос, утверждение и принятие обоснованных решений о покупке на любом устройстве и в любом месте.

  5. Просмотрите все контракты на непрямые расходы 

  Непрямые закупки часто фрагментированы, а контракты разбросаны по разным отделам и местам. Централизуйте свои контракты и проверяйте их на наличие оппортунистических условий, таких как вечнозеленые оговорки, которые позволяют постоянно продлевать контракты из года в год. Вы должны оценить контракты на обслуживание, чтобы убедиться, что закупаемые материалы или услуги по-прежнему актуальны для организации. При необходимости регулярно пересматривайте эти контракты.

  KPI непрямых закупок

  Отслеживайте свой прогресс и настраивайте эту стратегию, отслеживая ключевые KPI косвенных закупок. Программное обеспечение для цифровых закупок позволит вам получить полное представление о поведении расходов. Анализируя и создавая отчеты о расходах по категориям, вы получите информацию, необходимую для понимания того, как расходуется ваш бизнес, какие поставщики обеспечивают наибольшую ценность и где необходимо применять дополнительные меры бюджета и контроля затрат.

  Некоторые важные ключевые показатели эффективности непрямых закупок, за которыми следует следить, включают:

  • Время цикла и затраты
  • Экономия и снижение затрат, которые вы создаете
  • Сокращение затрат
  • Окупаемость инвестиций 
  • Показатели, связанные с поставщиком, такие как расходы поставщика, колебания цен и соблюдение условий контракта (напрямую связанные с сокращением необоснованных расходов)

  Вы сможете оценить, где платформа закупок вашей организации превосходна, а где нет. Обладая этой информацией, вы можете проложить лучший путь вперед, либо оптимизировав и внедрив вашу текущую платформу, либо оценив альтернативное программное обеспечение для цифровых закупок.

  3 Ошибки стратегии непрямых закупок, которых следует избегать

  Если вам не хватает опытных специалистов по закупкам с многолетним опытом ведения переговоров или современного решения по закупкам, которое помогло бы вам оптимизировать весь процесс, вы можете легко совершить ошибки при закупках. Ниже приведены некоторые распространенные ошибки, которых следует избегать:

  1. Раскрытие суммы бюджета

  Продавцы обычно обучены находить возможности для максимизации своей прибыли. По сути, они будут стремиться установить наличие средств для непрямых закупок с вашей компанией.

  По этой причине ни при каких обстоятельствах вы или ваша заинтересованная сторона не должны раскрывать имеющиеся средства. Это поставит под угрозу способность вашей команды получить как можно больше уступок в соответствии с вашим текущим бюджетом.

  2. Принятие быстрых решений по календарю закупок

  Продавцы также будут стремиться закрыть продажу как можно скорее и в текущем квартале календаря закупок. Предоставление информации о сроках покупки может поставить под угрозу способность вашей команды договориться о справедливой сделке.

  3. Объявление о включении в окончательный список

  Предположим, поставщики утверждают, что они являются единственной альтернативой для ваших косвенных расходов на закупки.