Отдел закупок функции и задачи: Отдел закупок. Кратко чем занимается. KPI

Функции и задачи отдела закупок



  • Вниманию заявителей, осуществляющих подачу регистрационных досье на лекарственные препараты по Правилам ЕАЭС! С 01.12.2022 г. документы регистрационного досье в виде эОТД принимаются в соответствии с обновленными техническими схемами структур документов в электронном виде, утвержденными Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 19 апреля 2022 г. № 67.



  • Вниманию заявителей, планирующих подачу регистрационных досье на лекарственные препараты по Правилам ЕАЭС!
    Рекомендации по предоставлению эОТД в XML-формате



  • ПОДПИСКА НА 2023 г. на ежемесячный информационно-аналитический и научно-практический журнал «Новости экспертизы и регистрации»
    скачать счет-фактуру



  • Заявление для получения заключения (разрешительного документа)



  • План работы комиссии по противодействию коррупции в УП «ЦЭИЗ» на 2022 г.



  • Вниманию заявителей! Информационное взаимодействие заявителей и УП «ЦЭИЗ» при процедуре экспертизы медицинских изделий возможно посредством личного кабинета на сайте предприятия после предварительной регистрации.


  • УВАЖАЕМЫЕ КЛИЕНТЫ! Информируем об изменении банков корреспондентов дополнительных расчетных счетов в ЗАО «БТА-Банк», г. Минска в евро и долларах с 16.05.2022 г.

    Подробнее…


  • УВАЖАЕМЫЕ КЛИЕНТЫ! Информируем об изменении банков корреспондентов расчетных счетов в ОАО «АСБ Беларусбанк» с 30.06.2022

    Подробнее…



  • Схема действий заявителя при подаче регистрационного досье по национальной процедуре
    (для корректного просмотра файл необходимо сохранить на диск)
    Лекарственные средства
    Медицинские изделия



  • Вниманию заявителей и держателей регистрационных удостоверений!
    УП «ЦЭИЗ» информирует об актуализации Перечня, определяющего периодичность и сроки представления ПООБ зарегистрированных в Республике Беларусь лекарственных препаратов (версия № 5 от 07. 12.2022).
    Подробнее…


  • Внимание! С 15 ноября 2021 года вступил в силу Закон Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных».




  • Вниманию заявителей и держателей регистрационных удостоверений!
    УП «ЦЭИЗ» информирует о введении в действие
    с 1 января 2022 г. Перечня, определяющего периодичность и сроки представления ПООБ зарегистрированных в Республике Беларусь лекарственных препаратов, и об осуществлении процедуры по экспертизе ПООБ.
    Подробнее…


  • Справочная информация



  • Вниманию заявителей медицинских изделий!




  • Информация об общих рынках лекарственных средств и медицинских изделий ЕАЭС


  • Обеспечение предприятия необходимыми товарами (работами, услугами), в соответствии с порядком закупок, утвержденным приказом директора по предприятию, а также в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

  • Осуществление процедур закупок товаров (работ, услуг) на основании согласованных заявок за счет собственных средств предприятия.

  • Осуществление контроля за подготовкой и надлежащим исполнением заключённых по результатам процедур закупок договоров, в том числе и за договорами, заключенными без проведения процедур закупок.

  • Анализ рынка закупаемых товаров (работ, услуг) на предмет наличия отечественных аналогов, а также в целях обеспечения экономической эффективности сделок.

Задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок — Тренинги с длительным эффектом Сергея Дубовика

Подготовил карту, в которой собрал задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок. Дополнив карту своими требованиями, вы получите прозрачную систему развития и оценки работы менеджеров по закупкам, категорийных менеджеров, директоров по закупкам.

Также данный набор компетенций может стать направлениями развитий для сотрудников и руководителей пересекающихся в своей деятельности с закупками: логистов, бренд-менеджеров, продакт-менеджеров, руководителей подразделений, связанных с приобретением ТМЦ.

 

Выделить ключевые компетенции будет полезно каждому директору по закупкам или HR-директору, которые ставят цель провести анализ профессиональных компетенций сотрудников отдела закупок методом 360 градусов, либо иным способом.

 

Карта компетенций поможет:

  • Описать необходимый перечень знаний и умений, которым должны обладать сотрудники отдела закупок. Такой перечень можно использовать, в частности, при составлении вакансии на позицию менеджера по закупкам или категорийного менеджера;
  • Составить программы аттестации для специалистов и руководителей. Какие знания и навыки с какой регулярностью требуется оценивать;
  • Составить программу развития сотрудников и руководителей, чтобы они соответствовали необходимому и достаточному уровню профессионализма;
  • Выбирать провайдера обучения или консалтинга, который поможет закрыть необходимые задачи;
  • Контролировать прогресс развития сотрудников и руководителя отдела закупок.

 

Чтобы открыть карту в большом разрешении, нажмите на неё.

 

Один из способов применения сводного перечня компетенций специалистов и руководителей отдела закупок — планирование программ обучения, тренингов и семинаров, которые должны встроиться в систему внутреннего обучения, наставничества и в общий комплекс развития hard и soft skills персонала.

 

На карте ниже приведен пример программы по сокращению затрат в закупках предприятия. Отдельные задачи, которые решаются в ходе такой программы связаны с повышением компетенций сотрудников и руководителей отдела закупок.

Нажмите на карту для увеличения.

Программы обучения для сотрудников и руководителей по закупкам можно посмотреть здесь.

Программы консалтинговых проектов можно увидеть здесь.

 

______________________________

Задачи и компетенции специалистов и руководителей отделов закупок

  Прибыль

Снижение затрат в закупках в соответствии с плановым значением

Достижение целевой экономии от функции закупок

Обеспечение заданной динамики роста прибыли направления (дистрибуция и ритейл)

Поддержание требуемого уровня (или заданного плеча) кредиторской задолженности

Обеспечение роста ROI закупок своего направления

 

  Запасы и поставки

Обеспечение требуемых норм запасов, оборачиваемости запасов

Поддержание доли неликвидов и дефицита (OOS) не выше установленного порога

Умение рассчитать необходимые размеры заказов и страховых запасов

Владение аналитическим аппаратом

Обеспечение итоговой стоимости сезонных товаров и новинок на остатке не выше нормы

Консолидация закупок от смежных отделов, департаментов, подразделений

Умение договариваться с поставщиками о поддержании ими резервов запасов на своих складах

 

  Продукция, услуги

Умение четко формулировать требования к закупаемой продукции / услугам, гарантирующие заданное качество

Сокращение доли незакрытых рекламаций поставщиками до заданного уровня

Снижение до требуемого значения доли позиций, у которых MOQ более Х месяцев использования

Поддержание количества рекламаций от внутреннего заказчика не более, чем Х в мес.

Соответствие суммы (доли) списаний из-за брака от поставщика и просроченного товара нормам

Исполнение показателей стратегии поэлементного внедрения TQM (всеобщего управления качеством)

Обеспечение подписанными у поставщиков спецификациями 100% позиций

 

  Логистика

Снижение затрат на 1 кг (1 куб. м) доставляемой продукции

Сокращение затрат пополнения и хранения запасов

Соблюдение необходимых требований к поставщикам, перевозчикам и документообороту

Выбор оптимального способа доставки из перечня Incoterms

 

  Поставщики

Улучшение условий работы с поставщиками по требуемым факторам БКЗ (большой карты закупщика)

Управление поставщиками для обеспечения ими заданного уровня сервиса и соответствия договору (стандартам компании)

Привлечение новых поставщиков

Улучшение условий поставки у существующих поставщиков или нахождение новых с лучшими условиями

Сокращение доли безальтернативных поставщиков, либо доли позиций, не имеющих альтернативного поставщика

Проведение аудита поставщиков, контроль исполнения корректирующих действий

Анализ поставщиков, реализация по итогам анализа корректирующих и предупреждающих действий

Владение алгоритмами, правилами выбора поставщиков

Умение рассчитывать стоимость замены поставщика

Рост суммы баллов поставщиков категории А и В в интегральной оценке / Обеспечение установленных долей зеленых, желтых и красных поставщиков

Выставление штрафов поставщикам и их получение

Взаимодействие с OEM производителями, ведение ODM контрактов (СТМ, ЧТМ)

Расчет экономического эффекта от передачи закупок на аутсорсинг, от «производить вместо покупать»

Сегментация поставщиков и выбор по каждому сегменту типов сотрудничества

Согласование акций и промо мероприятий, получение по итогам их проведения целевых показателей

Получение эксклюзивных условий по продукту или территории

Получение требуемой маркетинговой поддержки

 

  Переговоры

Навыки эффективной подготовки к переговорам

Результативное ведение переговоров с поставщиками для получения скидок и целевых значений стоимости

Умение договариваться о решении проблем с поставками, качеством и документооборотом

Навыки работы с возражениями и манипуляциями поставщиков

Умение «продать» выгоду работы со своей компанией поставщику, для которого сумма закупок не интересна

Применение «трех золотых правил» закупщика

Ведение переговоров для соответствия условий закупок «портрету идеального поставщика»

 

  Задачи

Поддержание эффективного взаимодействия со смежными подразделениями и внутр. заказчиками

Требуемый уровень выполненных плановых заявок (исполнение бюджета)

Требуемый уровень выполненных подтвержденных оперативных заявок

Требуемое количество проведенных ценовых мониторингов

Знание и понимание технологического процесса предприятия

Знание правил документооборота, необходимых сертификатов

Стабильное выполнение регулярных задач, соблюдение ДИ

 

  Инструменты

Целеполагание

Умение ставить SMART цели и получать ОС исполнителя

Умение контролировать исполнение целей и задач

 

    Ценообразование

Навыки назначения и расчета цен

Умение рассчитывать себестоимость

Умение рассчитывать эффективность скидок

Поддержание актуальных цен в прайсах и ERP компании

 

    Управление рисками

Знание рисков отрасли и поставщиков

Владение инструментами предвосхищения и снижения вероятности рисков

 

    Категорийный менеджмент

Знание принципов организации КМ

Умение определять категории, формировать стратегии по ним

Умение формировать и исполнять цели и показатели категории

Владение оперативными инструментами работы КМ

 

    Финансовые

Расчет / получение от поставщиков калькуляции стоимости закупаемого продукта / услуги

Умение монетизировать преимущества одного предложения перед другим

Расчет TCO (совокупная стоимость владения)

Расчет TVO совокупной оценки возможностей, TEI совокупного экономического эффекта, ROI возврата на инвестиции

Умение рассчитывать период окупаемости

Умение рассчитать выгодность отсрочки платежа

 

    Планирование

Знание алгоритма планирования и его применение

Владение формулами расчетов

Умение добывать информацию, необходимую для прогнозов будущих периодов

 

   Расчеты

Знание математического аппарата

Знание основ статистики

Знание функций Excel

 

    IT

Умение выгружать и формировать отчеты

Умение пользоваться учетной / SRM / информационной системой компании

Перевод документооборота на EDI (электронный обмен данными)

Умение проводить закупки через электронную площадку

 

  Личные качества

Умение планировать и организовывать свой рабочий день, фокусировка на главных задачах, умение расставлять приоритеты в работе

Настойчивость, твердость в достижении целей

Готовность нести ответственность за принятые решения

Коммуникация на равных с поставщиками от специалистов до генеральных директоров

Чувство собственного достоинства

Высокая дисциплина внешняя и внутренняя

Нацеленность на достижение результата, способность найти решение в сложной ситуации

Внимательность, организованность

Умение аргументировать и отстаивать свою позицию

Умение ясно и убедительно излагать мысли письменно и устно

Обучаемость, нацеленность на профессиональный и карьерный рост

Стрессоустойчивость, способность работать с большими потоками информации

Аналитический склад ума

Исследовательский навык, любопытство, желание пробовать новое

 

Сергей Дубовик

У вас планирование НОРМальное? Неисполнение планов продаж и закупок начинается с очень важных букв Н, О, Р, М.

Направления сокращения затрат в закупках. Карта и план действий

Майнд-карты для вашего бизнеса
и повседневной деятельности.
Программы обучения
Сергея Дубовика

Отдел закупок | Роли, обязанности и ответственность

Каждая организация стремится обеспечить финансовую стабильность путем оптимизации своих операций с ресурсами. Чтобы получить эти ресурсы, организациям требуется конкретный план для удовлетворения их стратегических и операционных потребностей.

Отдел закупок или отдел снабжения в компании является организационной единицей, которая выполняет эти обязанности. Итак, давайте рассмотрим процесс закупок и то, как работает отдел закупок.

6 ключевых показателей эффективности, которые должна измерять каждая команда AP

«Если вы не можете это измерить, вы не можете это улучшить» – Питер Друкер.
Узнайте основные показатели, которые помогут вашей команде по работе с кредиторской задолженностью. Получите бесплатную электронную книгу уже сегодня.

Мы обещаем, что не будем спамить вас

Что такое покупка?

Закупки — это процесс покупки или приобретения товаров и услуг для повышения эффективности управления цепочками поставок. Товары, материалы и оборудование, приобретаемые в ходе этого процесса, играют ключевую роль в повышении качества продукции/услуг, производимых организацией. В конечном итоге процесс закупок влияет на качество продукции и помогает оптимизировать затраты в цепочке создания стоимости.

Что такое отдел закупок?

Отдел закупок компании отвечает за закупку товаров, сырья и услуг, необходимых для эффективной работы организации.

В настоящее время каждая организация имеет свои специфические потребности в поиске и закупке оборудования, сырья и услуг. Эти потребности определяют процесс закупок и то, как функционирует его отдел закупок.

Основываясь на этих потребностях, организация устанавливает обязанности отдела закупок и оптимизирует свои планы закупок, чтобы избежать препятствий между спросом и предложением. Давайте разберемся с ролью отдела закупок в этом процессе.

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексную автоматизацию точек доступа.

автоматический сбор документов в рабочем процессе AP

Роль отдела закупок

Чтобы понять, как работает отдел закупок, важно изучить роль, которую он играет в общем бизнес-процессе и цикле P2P. Отделы закупок играют две роли в организации:

  • Стратегические закупки : В этой роли отдел закупок планирует деятельность по закупкам высокого уровня на основе бизнес-целей организации. Обязанности отдела стратегических закупок помогают в стратегическом поиске товаров (электронный поиск) по экономичным ценам и оптимального качества. Такие решения, как собственное производство или закупки у внешних поставщиков, принимаются на этапе стратегических закупок.
  • Операционные закупки : Эта роль также определяется как «тактические закупки», когда все обязанности отдела закупок сосредоточены на хозяйственных операциях и управлении. Повторные заказы, пополнение запасов и оплата счетов поддерживаются, чтобы производственная линия работала с оптимальной производительностью. Операционные закупки в первую очередь удовлетворяют долгосрочные потребности компании.

На основе этих ролей организация может определять различные функции отдела закупок и способы их выполнения.

Ключевые функции отдела закупок

Все функции отдела закупок согласованы с бизнес-целями организации. Вот некоторые из основных функций отдела закупок:

  • Определение бизнес-требований к товарам, материалам и услугам
  • Поиск надежных поставщиков, отвечающих этим требованиям
  • Согласование цен, качества сборки и условий поставки
  • Формирование количества заказов и отправка запросов предложений по контрактам на поставку
  • Координация операций по доставке и хранению
  • Контроль качества и тестирование продукции
  • Управление бюджетами на основе рентабельности инвестиций и платежей

Давайте подробно рассмотрим три основные функции отдела закупок.

Приобретение товаров по наилучшей возможной цене

Отделы закупок должны постоянно оценивать материалы по качеству и, что более важно, по цене! Чтобы максимизировать прибыльность, организациям необходимо эффективно закупать товары. Например, покупка небольших партий у крупного поставщика экономически нецелесообразна. Группа закупок должна добиваться оптовых скидок на эти заказы и вести переговоры с альтернативными поставщиками для получения более выгодных цен.

Закупка сырья для поддержания деятельности

Закупая товары по наилучшей цене, отдел закупок также должен осуществлять закупки, необходимые для поддержания повседневных операций. От сырья, такого как железо и пластик, до оборудования, производственных инструментов и даже канцелярских принадлежностей — все это необходимо закупать, чтобы обеспечить бесперебойную работу бизнеса.

Соответствие отраслевым протоколам

В дополнение к поддержке операций все товары и услуги, закупаемые отделом закупок, также должны соответствовать отраслевым стандартам и политикам компании. Поставщики должны убедиться, что сырье хорошего качества, прежде чем поставлять большие заказы. Отдел закупок также должен установить специальную политику закупок, которая проверяет соблюдение качества на каждом уровне закупок.

Но прежде чем устанавливать какую-либо политику или процедуру закупок, организация должна создать сильную команду профессионалов, специализирующихся на управлении цепочками поставок.

Настройте рабочие процессы бесконтактных точек доступа и оптимизируйте процесс учета кредиторской задолженности за считанные секунды. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

бесконтактная обработка счетов и маршрутизация утверждений

Персонал отдела закупок

Персонал отдела закупок состоит из различных специалистов, которые определяют потребности в поставках, управляют заявками, контролируют бюджеты и закупают товары по конкурентоспособным ценам. Штат отдела закупок включает:

  • Менеджер по закупкам : Руководя отделом, менеджер контролирует все закупки и тесно сотрудничает с руководителями предприятий, чтобы полностью понять их бизнес-потребности. Исходя из этого, менеджеры по закупкам распределяют обязанности отдела закупок между закупщиками.
  • Специалисты по закупкам : Под руководством менеджера по закупкам команда профессионалов занимается закупками. Они изучают и оценивают потребности на основе размера заказа и бизнес-приоритетов, установленных менеджером. Их работа помогает менеджеру по закупкам работать с агентами по снабжению и принимать наилучшие решения о закупках для организации.
  • Агенты : Как и ипотечные брокеры, эти агенты выполняют обязанности отдела закупок на уровне земли. Переговоры о ценах, поиск альтернативных поставщиков и получение оптовых скидок — вот некоторые из ключевых действий, которыми занимаются эти агенты.

Как работают политика и процедуры закупок

Вышеуказанные сотрудники выполняют функции отдела закупок, следуя плану закупок или политике закупок. Организация может установить свою политику закупок и установить четкую процедуру совершения закупок, связанных с бизнесом.

Вот краткий обзор стандартной процедуры закупок для организации:

Лимиты расходов

Основной политикой организации в области закупок является покупка товаров по лучшим ценам. Отдел закупок должен строго определять и соблюдать лимиты расходов для каждой позиции в заказе. Таким образом, отдел закупок не перерасходует и не сокращает расходы без необходимости.

Авторизованные поставщики

После определения пределов расходов процедура закупки также должна включать всех доступных авторизованных поставщиков. Этот список следует поддерживать и регулярно обновлять, чтобы обеспечить доступ к лучшим поставщикам на рынке. В политике должны быть перечислены все внешние стороны, участвующие в процессе закупок, от крупных поставщиков до мелких поставщиков.

Список расходных материалов

В дополнение к списку поставщиков политика закупок должна также включать списки закупаемых товаров. Канцелярские товары и другие предметы первой необходимости должны быть перечислены вместе. Точно так же промышленные товары и другие предметы, необходимые для оптовых заказов, должны быть перечислены отдельно. Эти списки должны быть соответствующим образом разбиты на категории, чтобы можно было делать точные заказы для каждой единицы покупки.

Расстановка приоритетов

При составлении этих списков отдел закупок должен следовать политике расстановки приоритетов, установленной менеджерами по закупкам и ключевыми заинтересованными сторонами. Эта политика выделяет покупки, которые идут первыми в бюджете. Исходя из этого, список расходных материалов можно настроить перед размещением заказов на покупку — узнайте больше о разнице между заявкой на покупку и заказом на покупку.

Политика переговоров по контракту

После того, как заказы на поставку готовы, организация должна следовать строгим правилам в переговорах о ценах. В соответствии с этой политикой отдел закупок не должен сосредотачиваться на снижении цен в ущерб качеству. Вместо этого качество товаров должно быть оптимизировано путем сравнения цен между поставщиками.

Управление поставщиками

Во время этих переговоров необходимо надлежащим образом управлять продавцами и поставщиками. Политика закупок должна подчеркивать важность эффективного управления поставщиками. Обеспечение точного размещения заказов, выдача подробных заказов на покупку и отправка предварительных уведомлений о срочных покупках — вот некоторые политики, которым должна следовать организация. Это поможет в создании и поддержании надежного, прибыльного и долгосрочного делового партнерства с поставщиками, предотвращая при этом мошенничество поставщиков.

Юридическая ответственность

На протяжении всей этой процедуры политика закупок также должна соответствовать законам штата и федеральным законам о закупках. В соответствии с этими строгими правилами сотрудники должны работать слаженно с государственными учреждениями. Эти политики также помогают предотвратить конфликты между организацией и ее поставщиками.

Обязанности и ответственность отдела закупок

После разработки эффективной политики закупок организация может реализовать различные обязанности и обязанности отдела закупок. Эти обязанности далее подразделяются на конкурентные обязанности и неконкурентные обязанности.

В обязанности отдела закупок входит:

  1. Соблюдение законов штата, местных и федеральных законов о закупках
  2. Работа с государственными учреждениями для получения субсидий и других льгот
  3. Приобретение товаров по конкурентоспособным ценам
  4. Поддержание долгосрочных срочные эксклюзивные партнерские отношения с ведущими поставщиками
  5. Размещение лучших предложений и получение заказов перед конкурентами
  6. Отправка выгодных предложений по заблаговременному привлечению поставщиков

Обязанности отдела закупок в неконкурентном аспекте включают:

  1. Тщательный анализ товаров и продуктов на основе качества, цен и условий поставки
  2. Оценка поставщиков на основе их деловой истории и возможностей поставок
  3. Оценка качества товаров на каждом уровне процесса закупок
  4. Обеспечение прозрачности процессов доставки и заказа
  5. Составление заключительных финансовых отчетов для расчета рентабельности инвестиций
  6. Изучение новых возможностей на отраслевых конференциях

Все обязанности и ответственность отдела закупок должны выполняться эффективно, чтобы обеспечить успех бизнес-организации.

Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.

автоматическая синхронизация данных точек доступа с ERP-системами

5 главных преимуществ отделов закупок

Когда вышеуказанные обязанности отдела закупок успешно выполняются, организация начинает получать свои преимущества. Организация может испытать несколько преимуществ эффективных закупок на протяжении всей своей коммерческой деятельности и производства.

#1 Оптимизация затрат

Самым большим преимуществом хорошо управляемого отдела закупок является то, что организация может получить немедленную экономию за счет рентабельных закупок. Он может тратить с умом и экономить деньги, чтобы реинвестировать в другие бизнес-операции. Отдел закупок может приобретать товары у разных поставщиков, чтобы воспользоваться преимуществами гарантий, скидок и уступок.

#2 Контроль рисков и безопасность поставок

Помимо экономической выгоды, некоторые риски управления цепочками поставок решаются с помощью функций отдела закупок. Компания может управлять рисками с поставщиками путем диверсификации цепочки поставок. Кроме того, менеджеры по закупкам могут предпринять соответствующие шаги для защиты цепочек поставок и избежать более высоких рисков, таких как неправильный выбор поставщиков, рыночные ловушки, потенциальное мошенничество, потеря качества и неправильная доставка.

#3 Надежное управление взаимоотношениями с поставщиками

При снижении этих рисков отношения между покупателем и поставщиком укрепляются. Отдел эксклюзивных закупок тесно сотрудничает с поставщиками и агентами. С долгосрочными контрактами на закупку отдел закупок также может помочь поставщикам получить прибыль от поставок товаров в организацию. Это помогает поставщикам оставаться лояльными и надежными в организации.

#4 Повышение качества бизнеса

Сотрудничая с лучшими поставщиками, отделы закупок могут косвенно улучшить качество производства в бизнесе. Они могут помочь другим отделам достичь своих целей и работать с высокой производительностью. Они также могут отслеживать качество и вносить значительный вклад в своевременную доставку конечной продукции.

#5 Использование инноваций и технологий

Заменяя традиционное сырье инновационными заменителями, отдел закупок дает бизнесу конкурентное преимущество. Отдел закупок также может внедрить автоматизацию бухгалтерского учета, контент-сервисы, ERP, системы управления запасами, программное обеспечение для управления рабочими процессами, системы управления документами и аутсорсинговые технологические решения для решения проблем цепочки поставок и автоматизации ручных задач.

Заключение

В ближайшие годы отделы закупок будут развиваться с масштабом и скоростью революционных преобразований. Новые материалы заменят традиционные материалы, а управление большим количеством поставщиков создаст больше проблем. В таких сценариях ключом к успеху для организации является набор лучших сотрудников отдела закупок. Сегодня каждая организация должна найти прекрасную возможность, переоценив свою деятельность по закупкам и сократив затраты в своей цепочке создания стоимости.

Роли отдела закупок | Малый бизнес

Отдел закупок отвечает за процесс закупок. Это означает, что он обеспечивает поставку товаров, производственных материалов и оборудования, чтобы обеспечить бесперебойный процесс производства и продаж. Для этого товары должны быть закуплены в нужное время, в нужном количестве и в нужном количестве. Если процесс закупок падает, существует риск того, что бизнес не сможет производить продукцию или поддерживать полки в достаточном объеме для удовлетворения спроса клиентов.

Что такое покупка?

Все предприятия нуждаются в определенных товарах, материалах и оборудовании для производства продукции, предложения товаров для продажи клиентам или оказания услуг, которые они продают. Кто-то должен следить за тем, чтобы эти товары закупались в компании в нужном объеме и в нужное время, чтобы соответствовать требованиям компании. Эта роль ложится на отдел закупок или закупок.

Роль сама по себе широка и охватывает такие области, как анализ рынка, переговоры с поставщиками и производителями, транспортировка, варианты хранения, технологии закупок и время заказа, чтобы гарантировать, что товары приобретаются как можно экономичнее и быстрее. Конкретные функции включают в себя:

  •  Выявление потребностей в товарах, материалах и услугах.
  • Поиск надежных поставщиков.
  • Переговоры о цене.
  • Сравнение условий поставки.
  • Установление объемов заказа.
  • Составление заявок на участие в торгах и заключение контрактов на поставку.
  • Согласование доставки со складом в зависимости от складских мощностей.
  • Тестирование продукции и контроль качества.
  • Управление бюджетами и платежами.

Operational Role of the Purchase Department»> Стратегическое vs. Операционная роль отдела закупок

Поскольку роль отдела закупок очень разнообразна, мы склонны разделять ее на две подфункции: стратегические закупки и оперативные закупки .

Стратегические закупки отвечают за планирование всех высокоуровневых задач и решений, связанных с закупками. В этой роли отдел закупок будет определять общее направление закупок на основе потребностей и целей компании, оценивать поставщиков и развивать долгосрочные отношения по всей цепочке поставок. Цель состоит в том, чтобы закупать товары как можно более экономично, обеспечивая при этом минимально возможный риск для бизнеса. Это может включать решения о том, производятся ли продукты или компоненты внутри компании или приобретаются у внешних поставщиков.

Операционные закупки, также известные как тактические закупки, решают административные аспекты закупок. Это краткосрочная транзакционная роль, которая фокусируется на повторных заказах, получении инвентаря и оплате счетов, а также обработке возвратов и жалоб. Надев операционную шляпу, отдел закупок будет больше заботиться о поддержании работы производственной линии, чем о понимании возможностей поставщиков или поддержке долгосрочных потребностей компании.

Теперь, когда вы знаете, что такое отдел закупок, давайте рассмотрим некоторые из его ключевых ролей и функций.

Анализ потребностей и поставщиков

Отправной точкой для стратегических закупок является оценка того, как бизнес работает в настоящее время, как используются ресурсы и каковы затраты на закупки для каждого отдела, команды или должностной функции. Затем отдел закупок рассмотрит траекторию роста компании и разработает план, который поможет бизнесу работать лучше и/или сократить расходы.

В то же время отдел закупок проанализирует рынок поставщика, чтобы определить, использует ли компания подходящего поставщика по правильной цене для удовлетворения потребностей своего бизнеса. Команда может сравнить нескольких поставщиков, в том числе из других стран, чтобы подготовить краткий список возможных поставщиков.

Присуждение контрактов с поставщиками

Каждый бизнес имеет свои собственные требования, но, как правило, команда будет смотреть на стоимость, качество, репутацию, надежность, производственные мощности и графики поставок каждого поставщика, прежде чем заключать контракт с поставщиком. Технологические возможности могут быть рассмотрены в некоторых отраслях. Неспособность поставщика выполнить какое-либо из этих требований может привести к значительным убыткам для компании, поэтому важно принимать правильные решения. В крупных компаниях отдел также может принимать решения о том, производить ли продукты собственными силами.

Поиск нужных товаров по нужной цене может быть сложным и трудоемким процессом, и отдел закупок может использовать процесс конкурентных торгов (тендеров) для выбора поставщика. Обычно это включает в себя выпуск «Запроса предложений», в котором заинтересованным поставщикам предлагается представить коммерческое предложение или предложение и объяснить, как они соответствуют критериям отбора.

Команда также может запросить финансовые отчеты, рекомендации и кредитные отчеты, чтобы они могли оценить состояние компании, участвующей в торгах. Могут последовать переговоры о цене, поскольку отдел закупок пытается достичь наилучшей возможной цены за единицу товара. Это может включать в себя обсуждение скидок в зависимости от объема, многоуровневых или дифференцированных цен в зависимости от потребностей компании.

Выбор поставщиков и взаимоотношения с ними

Для крупных компаний нередко приходится иметь в своих списках несколько поставщиков, и основная роль отдела закупок заключается в управлении и поддержании этих взаимоотношений. Тесное сотрудничество с ключевыми поставщиками означает, что вы можете делиться знаниями об изменениях на рынке, новых продуктах и ​​технологиях или других факторах, которые могут помочь вам оставаться впереди конкурентов.

Розничный бизнес, например, должен обмениваться отзывами клиентов о существующих продуктах и ​​использовать эти знания для разработки новых и улучшенных продуктовых предложений.

Заказ и управление запасами

На операционном уровне очень важно иметь нужное количество сырья на складе или нужное количество продукции на полке точно в то время, когда покупатель входит в дверь. Исчерпание продуктов означает, что вы теряете продажи, и ваши клиенты могут обратиться к конкурентам, чтобы получить продукты, в которых они нуждаются. Затоваривание означает, что вам потенциально придется платить больше за хранение, и вы рискуете, что продукт устареет, прежде чем у вас будет возможность использовать или продать его.

Как правило, в отделе закупок есть системы, которые инициируют заказ на склад при достижении определенного количества запасов. Для тех, кто использует системы управления товарами, минимальный запас и количество заказа, как правило, предопределены и автоматически задаются программным обеспечением.

Это означает, что хорошо укомплектованный склад гарантирован, и отдел закупок может сосредоточиться на проверке правильности товаров и счетов-фактур и согласовании сроков поставки с командой склада.

Соответствие требованиям и контроль качества

Контроль качества является неотъемлемой частью процесса закупок. Отдел закупок должен постоянно проверять качество, производительность и надежность поставщиков, чтобы гарантировать, что они не впадут в самоуспокоенность. Для поставщиков из других стран это может включать контроль за соблюдением прав работников, компенсацией и условиями труда. Важно четко понимать, где лежит ответственность.

Часто говорят, что «то, что измеряется, делается». Одной из основных функций отдела закупок является анализ и измерение данных о производительности, чтобы гарантировать, что поставщики достигают желаемых результатов в соответствии со стратегией закупок компании. Например, отдел может измерять:

  • Процент продукции, доставленной вовремя.
  • Количество используемых поставщиков и количество продукции, которую они поставляют.
  • Доступность поставщика.
  • Время выполнения заказа.