Под требованиями к закупаемым заказчиком товарам работам услугам понимаются: Состоялся круглый стол по вопросам нормирования закупок

Город Воронеж — Нормирование закупок

Информация
Планирование закупо…
Нормирование закупо…

© 2012-2023

Прокурор разъясняет — Прокуратура Московской области

• 4 декабря 2015, 00:00

Об утверждении Общих правил определения требований к закупаемым заказчиками отдельным видам товаров, работ, услуг

Текст

Поделиться

С 1 января 2016 года вступают в силу Общие правила определения требований к закупаемым заказчиками отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе предельных цен товаров, работ, услуг), утвержденные постановлением Правительства РФ от 02. 09.2015 № 926.

В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под нормированием в сфере закупок понимается установление требований к закупаемым заказчиком товарам, работам, услугам и (или) нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных органов (включая соответственно территориальные органы и подведомственные казенные учреждения).

Для целей настоящей статьи под такими требованиями понимаются требования к количеству, потребительским свойствам (в том числе характеристикам качества) и иным характеристикам товаров, работ, услуг, позволяющие обеспечить государственные и муниципальные нужды, но не приводящие к закупкам товаров, работ, услуг, которые имеют избыточные потребительские свойства или являются предметами роскоши.

В этой связи на основании Общих правил Правительство РФ, высшие исполнительные органы государственной власти субъектов РФ и местные администрации устанавливают правила определения требований к закупаемым для обеспечения их нужд отдельным видам товаров, работ, услуг, которые применяются государственными органами, органами управления государственными внебюджетными фондами, муниципальными органами, их территориальными органами и подведомственными им казенными и бюджетными учреждениями.

Правила предусматривают обязательный перечень отдельных видов товаров, работ, услуг, их потребительские свойства и другие характеристики (в том числе предельные цены) товаров, работ, услуг.

С учетом обязательного перечня формируется ведомственный перечень, который утверждается государственными органами, органами управления государственными внебюджетными фондами и муниципальными органами.

Ведомственный перечень должен позволять обеспечить государственные и муниципальные нужды, но не приводить к закупкам товаров, работ, услуг, которые имеют избыточные потребительские свойства или являются предметами роскоши в соответствии с российским законодательством.

Об утверждении Общих правил определения требований к закупаемым заказчиками отдельным видам товаров, работ, услуг

С 1 января 2016 года вступают в силу Общие правила определения требований к закупаемым заказчиками отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе предельных цен товаров, работ, услуг), утвержденные постановлением Правительства РФ от 02. 09.2015 № 926.

В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под нормированием в сфере закупок понимается установление требований к закупаемым заказчиком товарам, работам, услугам и (или) нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных органов (включая соответственно территориальные органы и подведомственные казенные учреждения).

Для целей настоящей статьи под такими требованиями понимаются требования к количеству, потребительским свойствам (в том числе характеристикам качества) и иным характеристикам товаров, работ, услуг, позволяющие обеспечить государственные и муниципальные нужды, но не приводящие к закупкам товаров, работ, услуг, которые имеют избыточные потребительские свойства или являются предметами роскоши.

В этой связи на основании Общих правил Правительство РФ, высшие исполнительные органы государственной власти субъектов РФ и местные администрации устанавливают правила определения требований к закупаемым для обеспечения их нужд отдельным видам товаров, работ, услуг, которые применяются государственными органами, органами управления государственными внебюджетными фондами, муниципальными органами, их территориальными органами и подведомственными им казенными и бюджетными учреждениями.

Правила предусматривают обязательный перечень отдельных видов товаров, работ, услуг, их потребительские свойства и другие характеристики (в том числе предельные цены) товаров, работ, услуг.

С учетом обязательного перечня формируется ведомственный перечень, который утверждается государственными органами, органами управления государственными внебюджетными фондами и муниципальными органами.

Ведомственный перечень должен позволять обеспечить государственные и муниципальные нужды, но не приводить к закупкам товаров, работ, услуг, которые имеют избыточные потребительские свойства или являются предметами роскоши в соответствии с российским законодательством.

Что такое закупки? Типы, процессы и технологии

Закупки были жизненно важной частью ведения бизнеса практически с тех пор, как существует торговля. Хотя времена, когда писцы отслеживали покупки по папирусным свиткам, давно прошли, процесс тщательного отбора и покупки товаров и услуг, необходимых для повседневных деловых операций, остается как никогда важным. Позволяя компании надежно получать необходимые ей материалы с наименьшими затратами, закупки могут напрямую влиять на итоговую прибыль.

Что такое закупки?

Закупки включают ряд действий, связанных с получением товаров или услуг. Какова цель закупок? Как правило, группы по закупкам работают над получением поставок по конкурентоспособным ценам, которые обеспечивают наибольшую ценность. Однако не все компании определяют закупки одинаково. Многие компании считают, что закупки охватывают все этапы, от сбора бизнес-требований и поиска поставщиков до отслеживания получения товаров и обновления условий оплаты, в то время как другие определяют закупки как более узкий спектр действий, таких как выдача заказов на покупку и осуществление платежей.

Ключевые выводы

• Закупки — жизненно важная функция бизнеса. При эффективном управлении и правильном выполнении это может помочь повысить прибыльность вашего бизнеса.
• Он включает в себя ряд действий, связанных с получением товаров и услуг, включая поиск поставщиков, согласование условий, совершение покупок, отслеживание получения товаров и ведение записей.
• Важно постоянно отслеживать и оценивать процесс закупок, чтобы устранить любые слабые места или недостатки.

Технология

• может снизить стоимость закупок и административные расходы за счет автоматизации и отслеживания процессов закупок.

Объяснение закупок

Традиционно некоторые предприятия использовали термин закупки как синоним закупок. Но теперь закупки часто рассматриваются как один из этапов более крупного и стратегического процесса закупок. Итак, что же такое закупки?

Закупки включают любую деятельность, связанную с получением товаров и услуг, необходимых компании для поддержания своей повседневной деятельности, включая поиск поставщиков, согласование условий, закупку товаров, получение и проверку товаров по мере необходимости и ведение учета всех этапов процесса.

Почему закупки важны в бизнесе?

Закупки — важный шаг в понимании цепочек поставок, поскольку они помогают компании найти надежных поставщиков, которые могут предоставить товары и услуги по конкурентоспособным ценам, соответствующие потребностям компании. Это тот случай, когда компания ищет сырье для производства, поставщика маркетинговых услуг или новые канцелярские товары.

Например, если компании нужен новый поставщик для предоставления постоянной услуги в течение неопределенного периода времени, например решения для защиты электронной почты, процесс закупки помогает компании выбрать поставщика, который лучше всего отвечает всем требованиям бизнеса в кратчайшие сроки. разумная цена. Это позволяет бизнесу избежать траты времени, денег и ценных ресурсов на работу с неподходящим поставщиком.

Минимизация затрат — один из важных аспектов улучшения процессов закупок. Но также жизненно важно определить поставщиков, которые обеспечивают качество товаров и услуг, в которых нуждается компания, и имеют возможность надежно поставлять и имеют послужной список.

Типы закупок

Закупки можно разделить на несколько категорий. Их можно классифицировать как прямые или косвенные закупки, в зависимости от того, как компания будет использовать приобретаемые товары. Его также можно классифицировать как закупку товаров или услуг в зависимости от предметов, которые закупаются.

• Прямые закупки относятся к получению всего, что требуется для производства конечного продукта. Для производственной компании это сырье и комплектующие. Для розничного продавца это включает любые товары, приобретенные у оптового продавца для перепродажи покупателям.
• Непрямые закупки обычно включают в себя закупку предметов, необходимых для повседневной деятельности, но не вносящих прямого вклада в итоговую прибыль компании. Это может включать что угодно, от канцелярских товаров и мебели до рекламных кампаний, консультационных услуг и обслуживания оборудования.
• Закупка товаров в основном относится к закупке физических предметов, но может также включать такие предметы, как подписки на программное обеспечение. Эффективная закупка товаров обычно зависит от надлежащей практики управления цепочками поставок. Она может включать как прямые, так и косвенные закупки.
• Закупка услуг фокусируется на закупке услуг для людей. В зависимости от компании это может включать в себя найм индивидуальных подрядчиков, заемного труда, юридических фирм или служб безопасности на местах. Она может включать как прямые, так и косвенные закупки.

Виды закупок

Как работает система закупок

Процесс закупок обычно состоит из нескольких этапов. Бизнес определяет конкретные товары и/или услуги, в которых он нуждается, находит поставщиков, которые помогут компании достичь своих бизнес-целей, согласовывает условия и стоимость, а затем покупает и получает соответствующие товары.

В небольшой компании может быть только один человек, занимающийся закупками всех товаров и услуг. В более крупных компаниях может быть группа людей, специализирующихся на работе с различными поставщиками или поддержке определенных внутренних бизнес-групп. Для некоторых элементов команде может потребоваться получить информацию от нескольких различных бизнес-групп, чтобы определить общие требования компании.

Важно помнить, что закупки не состоят из серии разрозненных действий — это непрерывный процесс. Например, предприятия обычно стремятся установить отношения с ключевыми поставщиками, чтобы помочь им получить наилучшее обслуживание и минимально возможные затраты, что в конечном итоге приводит к увеличению прибыли. Компаниям также может потребоваться проводить регулярные проверки обеспечения качества и анализ эффективности, чтобы убедиться, что поставщики постоянно соответствуют ожиданиям.

9 Этапы процесса закупок

Процессы закупок сильно различаются в зависимости от структуры и потребностей каждой компании, но обычно включают следующие девять основных шагов:

1. Определите, какие товары и услуги нужны компании. Во-первых, бизнес должен определить свои требования к конкретному элементу или услуге. Это может быть новый товар, который компания ранее не покупала, пополнение существующих товаров или продление подписки. Этот шаг обычно включает в себя углубление в мельчайшие детали того, что нужно бизнесу, например, точные технические характеристики, материалы, номера деталей или характеристики обслуживания. На этом этапе рекомендуется проконсультироваться со всеми бизнес-подразделениями, затронутыми решением о покупке, чтобы убедиться, что закупаемые товары точно отражают потребности каждого отдела.

2. Отправьте запрос на покупку. Когда сотруднику или бизнес-группе необходимо приобрести значительное количество новых товаров или услуг, они делают официальный запрос на покупку (также известный как заявка на покупку). Запрос на покупку уведомляет компанию о наличии потребности, обычно через менеджеров отделов, сотрудников по закупкам или финансовую группу, а также такие спецификации, как цена, необходимые сроки, количество и другие важные вещи, которые должна иметь в виду команда по закупкам. Затем отдел, контролирующий покупку, может одобрить или отклонить запрос на покупку. В случае одобрения группа по закупкам может приступить к выбору поставщика и совершению покупки.

3. Оценка и выбор поставщиков. Имея четкий список требований и утвержденный запрос на покупку, пришло время найти лучшего поставщика и отправить запрос на предложение (RFQ) — это то, что отдел закупок отправляет потенциальным поставщикам, чтобы получить предложение — это важно быть как можно более подробным, чтобы вы могли сравнивать яблоки с яблоками. Оценка поставщика должна быть сосредоточена не только на стоимости, но и на репутации, скорости, качестве и надежности. Многие компании также учитывают этику и социальную ответственность, поскольку закупки часто переплетаются с фирменным стилем. Например, ритейлер, который гордится своей устойчивостью, выиграет от партнерства с экологически ответственными поставщиками.

4. Договориться о цене и условиях. Перед принятием решения рекомендуется получить как минимум три предложения от поставщиков. Внимательно изучите каждую цитату и по возможности договоритесь. Если вам нужно отказаться от сделки, убедитесь, что у вас есть конкретные альтернативные варианты. После того, как вы согласовали окончательные условия, обязательно получите их в письменном виде.

5. Создайте заказ на покупку. Заполните заказ на покупку (ЗП) и отправьте его поставщику. Заказ на поставку должен быть достаточно подробным, чтобы точно определить необходимые услуги или товары и позволить поставщику выполнить заказ.

6. Принять и осмотреть доставленный товар. Внимательно осмотрите поставки на наличие ошибок или повреждений. Убедитесь, что все доставлено, как указано в заказе на поставку, и что качество соответствует ожиданиям или превосходит их.

7. Проведите трехстороннее сопоставление. Расчеты с поставщиками должны выполнять трехстороннее сопоставление путем сравнения заказа на поставку, квитанции о заказе или упаковочного листа и счета-фактуры. Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что полученные товары или услуги соответствуют заказу на покупку, и предотвратить оплату несанкционированных или неточных счетов. Выделите любые расхождения между тремя документами и устраните проблемы до организации оплаты.

8. Утвердите счет и организуйте оплату. Если трехстороннее совпадение точное, подтвердите и оплатите счет. Предприятиям следует стремиться к согласованному процессу оплаты счетов через кредиторскую задолженность, который проверяет соответствие платежей сумме счета и сроку платежа. Стандартизированный процесс может помочь обеспечить своевременную оплату счетов, что может предотвратить просроченные платежи и построить хорошие отношения с поставщиками.

9. Ведение учета. Важно вести учет всего процесса закупок, от запросов на покупку до переговоров о цене, счетов-фактур, квитанций и всего, что между ними. Эти записи могут быть полезны по нескольким причинам. Они помогают компании повторно заказывать товары по правильной цене в будущем, а также помогают в процессах аудита и расчета налогов. Четкие и точные записи также могут помочь разрешить любые потенциальные споры.

Этапы закупок

Девять основных этапов процесса закупок также можно разделить на три отдельных этапа: этап поиска, этап закупки и этап получения.

• Стадия поиска: Охватывает начальные шаги, на которых бизнес определяет свои потребности, создает запрос на покупку и оценивает поставщиков. Даже после того, как первоначальные этапы поиска завершены, рекомендуется наладить прочные отношения с поставщиками. Они могут предоставить поставщикам возможность учиться у партнеров, улучшать продукты и процессы и укреплять доверие.
• Этап закупки: Этот этап включает в себя согласование условий, создание заказов, получение и проверку товаров и услуг.
• Этап оплаты: Расчеты с поставщиками проводят трехстороннее сопоставление для обеспечения точности заказа и счета. Затем счет может быть утвержден, и оплата будет организована. Записи обо всех счетах, заказах и платежах должны храниться и тщательно поддерживаться.

Жизненный цикл закупок

Организации обычно рассматривают этапы процесса закупок как жизненный цикл. Эта перспектива служит напоминанием о том, что все задачи и этапы процесса закупок перекрываются и зависят друг от друга, и что процесс является непрерывным. Тщательно продуманный жизненный цикл закупок также признает интеграцию между процессом и бизнесом в целом, включая необходимость согласования с существующими правилами и процедурами компании, охватывающими такие области, как составление бюджета. Этот процесс не всегда линейный, и иногда необходимо вносить коррективы для учета динамичной цифровой цепочки поставок с меняющимися поставщиками, доступностью и затратами.

Три компонента закупок

Три ключевых компонента работают вместе, чтобы процесс закупок состоялся: люди, процесс и документация.

• Люди: Обычно люди несут ответственность за инициирование или авторизацию каждого этапа процесса закупок. Помимо специалистов по закупкам, в число вовлеченных лиц входят другие заинтересованные стороны, такие как кредиторская задолженность и бизнес-группы, запрашивающие товары и услуги. Количество вовлеченных людей часто зависит от стоимости товаров и услуг; большее количество заинтересованных сторон может быть вовлечено в определение и утверждение дорогостоящих покупок.
• Процесс: Эффективный процесс закупок может помочь компании добиться успеха, снижая затраты и обеспечивая доставку материалов, когда они нужны бизнесу. Хорошо продуманный и методичный процесс помогает повысить точность и своевременность, поскольку каждый участвующий в нем человек точно знает, что ему нужно сделать и сколько времени у него есть для выполнения задач. Напротив, неорганизованный процесс закупок приводит к неэффективности и потенциально дорогостоящим ошибкам. Например, переплаты могут повлиять на итоговый результат, а просрочки платежей негативно повлияют на отношения с поставщиками.
• Оформление документов: Важно вести записи по каждому этапу процесса закупок и обеспечивать их легкий доступ. Эти записи действуют как хранилище организационных знаний об условиях оплаты и работе поставщиков, помогая бизнесу поддерживать эффективный процесс закупок, даже если сотрудники по закупкам со временем меняются. В случае аудита или спора бизнес должен иметь возможность легко отслеживать бумажный или электронный след на каждом этапе процесса закупок.

Закупки, закупки и цепочка поставок: в чем разница?

Термины «снабжение», «закупка», «снабжение» и «цепочка поставок» часто используются взаимозаменяемо. Однако между ними есть важные различия.

• Закупки и закупки: Если закупки связаны с закупками, у вас может возникнуть вопрос: в чем разница между закупками и закупками? Ответ заключается в том, что закупки, по сути, являются транзакционными и сосредоточены на управлении конкретными заказами для удовлетворения потребностей компании. Закупки — это гораздо более широкий и сложный набор процессов, включая установление и поддержание отношений с поставщиками. Другой способ понять разницу между закупками и закупками заключается в том, что закупки используют упреждающий подход, который начинается с анализа потребностей компании, в то время как закупки — это реактивный подход, который просто фокусируется на получении того, что компания уже решила, что ей нужно.
• Закупки и источники: Источники, как и закупки, являются лишь частью общего процесса закупок. Сорсинг является ранней стадией цикла закупок. Он включает в себя такие действия, как выявление и оценка потенциальных поставщиков товаров или услуг, согласование условий и выбор поставщиков, которые наилучшим образом отвечают потребностям компании.
• Закупки по сравнению с s цепочка поставок : Закупки охватывают один из аспектов управления цепочками поставок. Закупки включают поиск, получение и оплату товаров и услуг. Управление цепочками поставок также охватывает логистику, связанную с получением товаров, например, управление отгрузкой и складом, а также преобразование закупленных товаров в продукты и их распределение среди клиентов.

Закупки, закупки и цепочка поставок: в чем разница?

Принципы закупок

В организациях государственного сектора процесс закупок в целом похож на процесс в организациях частного сектора, но с некоторыми важными отличиями. Поскольку вовлеченные люди распоряжаются государственными средствами, они, как правило, должны следовать строгим принципам в процессе закупок. Эти принципы можно рассматривать как этический кодекс поведения, согласно которому государственные служащие несут ответственность за свои покупки. Некоторые из принципов могут также оказаться полезными для организаций частного сектора.

Принципы несколько различаются в зависимости от организации. Вот семь наиболее распространенных принципов закупок:

1. Соотношение цены и качества: Организация должна эффективно и экономично управлять средствами при закупке товаров и услуг. Это может включать проведение анализа затрат и результатов и оценку рисков. Стоит отметить, что низкая стоимость не обязательно означает большую ценность; Такие характеристики, как качество и долговечность, также влияют на определение того, представляет ли покупка соотношение цены и качества.
2. Справедливость: Закупки не должны предоставлять преференциальный режим отдельным лицам или поставщикам. Все предложения должны оцениваться объективно, исходя из того, насколько хорошо они отвечают потребностям организации.
3. Конкуренция: Организации должны запрашивать конкурентные предложения от нескольких поставщиков, если только нет особых причин не делать этого, например, единственный поставщик, когда товар или услуга доступны только у одного поставщика.
4. Эффективность: Процессы закупок должны осуществляться эффективно, чтобы максимизировать ценность и избежать задержек.
5. Прозрачность: Организации должны сделать соответствующую информацию о закупках доступной для всех, включая общественность и поставщиков. Информация должна сохраняться конфиденциальной только тогда, когда для этого есть юридические или другие веские причины.
6. Целостность: Те, кто занимается государственными закупками, всегда должны стремиться к тому, чтобы их воспринимали как заслуживающих доверия, надежных, честных и ответственных. Средства должны использоваться по назначению и в общественных интересах.
7. Подотчетность: Люди, участвующие в процессе закупок, несут ответственность за свои действия и решения. Они обязаны точно сообщать о закупочной деятельности, включая любые ошибки.

Закупки и финансы

Во многих компаниях отделы закупок и финансов работают как отдельные отделы. Исторически сложилось так, что иногда они расходились по одной важной причине: закупки тратят деньги, в то время как финансы фокусируются на прибыльности, что иногда означает поиск способов тратить меньше.

Однако стратегическое партнерство между двумя группами может принести пользу бизнесу в целом, отчасти потому, что каждая группа может предоставить уникальную информацию о бизнес-операциях. Например, хорошо организованная команда по закупкам может иметь глубокое понимание того, как тщательно подобранные товары и услуги могут помочь бизнес-группам максимизировать прибыль. Это помогает финансовой группе получить более полное представление о расходах компании и их влиянии на итоговый результат. Интегрированное программное обеспечение для управления цепочками поставок, которое может объединять информацию со всего бизнеса, включая финансы, является важным инструментом для преодоления традиционного разрыва и помогает командам работать вместе для достижения бизнес-целей. Программное обеспечение для управления цепочками поставок также может помочь вам отслеживать прогресс в достижении целей, предоставляя информацию, необходимую для ключевых показателей эффективности (KPI), в простом для понимания формате для вашей группы закупок.

Ключевые показатели эффективности закупок

Отслеживая ключевые показатели эффективности закупок, предприятия могут повысить эффективность своего процесса закупок, отслеживать прогресс в достижении бизнес-целей и определять области для улучшения. Вот некоторые обычно измеряемые ключевые показатели эффективности закупок:

Время цикла заказа на поставку: Отслеживайте среднее количество часов или дней, которое требуется для обработки заявок и отправки заказов на поставку поставщикам.

Время цикла заказа на поставку = Количество часов или дней, необходимых для обработки заявок и отправки заказов на поставку поставщикам / Количество заказов на поставку, отправленных поставщикам

Время выполнения заказа поставщиком: Среднее количество дней, которое требуется поставщикам для отправки товара после получения заказа на поставку.

Время выполнения заказа поставщиком = Количество дней, необходимое для доставки товаров после получения поставщиком заказа на покупку / общее количество заказов на покупку, отправленных поставщику

Количество поставщиков: Наличие большего количества поставщиков дает компании больше возможностей но и увеличивает административную работу. Многие группы закупок отслеживают количество поставщиков в своих сетях поставщиков и периодически удаляют малоиспользуемых поставщиков для повышения эффективности.

Коэффициент брака поставщика: Важный показатель качества поставщика, который обычно измеряется как количество дефектных деталей, деленное на общее количество поставленных деталей.

Доля дефектов поставщика = Количество дефектных деталей от поставщика / общее количество деталей от того же поставщика

Доступность поставщика: Этот показатель измеряет способность каждого поставщика реагировать на запросы в последнюю минуту или в экстренных случаях.

Доступность поставщика = Количество раз, когда поставщик выполнял бизнес-заказы / Количество заказов, отправленных поставщику

Точность выполнения: Измеряет процент заказов, которые поставщики выполняют точно и точно соответствуют заказу на поставку.

Точность выполнения = Количество точных заказов от поставщика / общее количество заказов от одного и того же поставщика

Общая окупаемость процесса закупок: Этот показатель измеряет ценность, которую бизнес-стратегия закупок приносит организации. Это отношение годовой экономии, полученной группой закупок, к общей годовой сумме, потраченной на закупки.

Видео: Что такое программное обеспечение для закупок?

Как технологии могут помочь в управлении закупками

Как и почти в любой другой области бизнеса, технологии могут повысить производительность групп закупок, при этом снижая производственные затраты на целых 30%. Вы также можете упростить такие шаги, как запрос предложений, создание заказов и оплата расходных материалов, используя решения ERP с программным обеспечением для закупок. Это также может позволить командам лучше анализировать экономию и отслеживать производительность поставщиков.

Панели мониторинга закупок отображают выбранные ключевые показатели эффективности и показатели закупок на одном экране, что позволяет компаниям легко отслеживать важные тенденции и выявлять проблемы. Вы можете отслеживать такие показатели, как производительность поставщика, общие расходы, незавершенные транзакции. Ведущие решения включают панели мониторинга, предварительно настроенные для различных ролей в компании, с возможностью настройки панелей мониторинга в соответствии с потребностями каждого пользователя.

Закупки могут играть ключевую роль в прибыльности бизнеса и общем успехе. Он включает в себя широкий спектр связанных действий, каждое из которых требует внимания к деталям, чтобы обеспечить максимальную отдачу для бизнеса. Программные решения для управления цепочками поставок могут помочь ускорить, упростить, проанализировать и снизить стоимость всего процесса закупок.

Что такое закупки?

Оглавление

Содержание

• Что такое закупки?

• Как это работает

• Конкурсные торги

• Виды закупок

• Закупки и закупки

• Учет закупок

• Часто задаваемые вопросы о закупках

• Суть

От

Джули Янг

Полная биография

Джули Янг — опытный финансовый писатель и редактор. Она специализируется на финансовом анализе в области планирования капитала и управления инвестициями.

Узнайте о нашем
редакционная политика

Обновлено 06 июля 2022 г.

Факт проверен

Катрина Муньелло

Факт проверен
Katrina Munichiello

Полная биография

Katrina Ávila Munichiello — опытный редактор, писатель, проверяющий факты и корректор с более чем четырнадцатилетним опытом работы с печатными и онлайн-изданиями.

Узнайте о нашем
редакционная политика

Инвестопедия / Кандра Хафф

Что такое закупки?

Закупки — это действия по получению или покупке товаров или услуг, как правило, для деловых целей. Закупки чаще всего связаны с бизнесом, потому что компаниям необходимо запрашивать услуги или покупать товары, как правило, в относительно больших масштабах. Он также может включать общий процесс закупок, что крайне важно для компаний, ведущих к принятию окончательного решения о покупке. Компании могут быть на обеих сторонах процесса закупок в качестве покупателей или продавцов, хотя здесь мы в основном ориентируемся на сторону запрашивающей компании.

Ключевые выводы

• Закупки — это процесс покупки товаров или услуг, обычно связанный с коммерческими расходами.
• Деловые закупки требуют подготовки, запроса предложений и обработки платежей, которые обычно включают несколько подразделений компании.
• Затраты на закупки могут относиться к нескольким различным категориям в зависимости от потребности в закупках.
• Конкурсные торги обычно являются частью большинства крупномасштабных процессов закупок с участием нескольких участников торгов.
• Стратегический процесс закупок отличается от закупок, которые являются транзакционными.

Как работает служба закупок

Закупки и процессы снабжения могут потребовать значительной части ресурсов компании для управления. Бюджеты закупок обычно предоставляют менеджерам определенную стоимость, которую они могут потратить на закупку товаров или услуг, в которых они нуждаются. Процесс закупок часто является ключевой частью стратегии компании, поскольку возможность приобретения определенных материалов или услуг может определить, будет ли деятельность прибыльной.

Во многих случаях процессы закупок будут диктоваться стандартами компании, часто централизованными средствами контроля из отдела бухгалтерского учета кредиторской задолженности (AP). Процесс закупки включает в себя подготовку и обработку запроса, а также получение и утверждение платежа.

В комплексе это может включать планирование закупок, определение стандартов, спецификаций, поиск поставщиков, выбор, финансирование, согласование цен и контроль запасов. Таким образом, многим крупным компаниям может потребоваться поддержка нескольких различных подразделений компании для успешных закупок.

Процесс закупки состоит из нескольких этапов:

• Выбор необходимых товаров и услуг
• Заполните заявку на покупку и запросите котировки от различных поставщиков
• Определите цену и договор с продавцом, а также заполните заказ на поставку
• Получить посылку и произвести оплату

Конкурсные торги и закупки

Конкурентные торги являются частью большинства коммерческих сделок с участием нескольких участников торгов. Процесс конкурентных торгов на товары обычно более упрощен, чем на услуги. Закупки — это также термин, используемый для закупки товаров и услуг от имени правительства, которое имеет свои собственные процедуры торгов и требования.

Конкурентные торги для всех видов товаров обычно включают предложения, в которых подробно описывается цена за единицу, отгрузка и условия доставки. Конкурсные торги на закупку услуг могут быть более сложными, поскольку они могут включать различные аспекты, такие как участие отдельных лиц, технологические услуги, операционные процедуры, обслуживание клиентов, обучение, плата за услуги и многое другое.

В каждом случае поверенный предложений выбирает поставщика, с которым он хочет работать, исходя как из операционных аспектов бизнеса, так и издержек. Затем солиситор несет ответственность за учет расходов в зависимости от товаров или услуг. Государственные учреждения и крупные компании могут запрашивать предложения о закупках на ежегодной или плановой основе, чтобы гарантировать, что они продолжают поддерживать наилучшие отношения для своего бизнеса.

В целом закупки могут включать поддержку нескольких отделов компании.

Виды закупок

Существует несколько различных видов закупок, которые могут осуществлять предприятия. Это включает:

• Прямые закупки: Этот вид закупок включает любые товары и услуги, используемые в процессе производства. Это включает в себя сырье, оборудование и другие компоненты.
• Непрямые закупки: Товары и услуги, приобретаемые в рамках данного вида закупок, используются для удовлетворения операционных потребностей бизнеса. Как таковые, они не способствуют доходам компании. Это может включать офисное оборудование и расходные материалы, мебель и маркетинг.
• Закупка товаров: Любые физические продукты, которые предприятия приобретают в процессе закупок для удовлетворения потребностей бизнеса. Это может быть прямое или косвенное, например, сырье и канцелярские товары соответственно.
• Закупка услуг: Как и закупка товаров, закупка услуг бывает двух видов: прямая и непрямая. Оба полагаются на услуги, предоставляемые людьми. Прямые закупки услуг могут относиться к рабочей силе, которая непосредственно участвует в бизнесе. Косвенные закупки услуг могут включать в себя такие вещи, как обеспечение безопасности на месте для защиты помещений.

Закупки и закупки

Закупки и закупки — это процессы, связанные с обменом товарами и услугами, поэтому люди нередко путают их. Но между ними есть определенные различия.

Например, закупки — это скорее стратегический процесс, который включает в себя приобретение товаров и услуг. Он уделяет больше внимания ценности продуктов и использует ряд шагов (как указано выше) для завершения приобретения. Предприятия обычно используют упреждающий подход при отправке заказов на закупки. Это позволяет им выявлять будущие недостатки и восполнять их до того, как они потребуются.

Покупка, с другой стороны, является транзакционным процессом. Таким образом, он включает в себя покупку товаров и услуг. Когда организация покупает товары и услуги, она придает большее значение цене, чем стоимости. Покупка обычно является реактивным процессом, который удовлетворяет более насущную потребность.

В таблице ниже показано сравнение этих двух процессов.

Учет закупок

Затраты на закупки, как правило, интегрируются в финансовый учет бизнеса, поскольку закупки включают приобретение товаров и/или услуг для получения прибыли бизнесом. Таким образом, некоторые компании могут нанять главного сотрудника по закупкам (сокращенно CPO), который возглавит эти усилия. Директор по закупкам:

• Надзор за стандартами закупок
• Работа с кредиторской задолженностью для обеспечения интеграции стандартов закупок и эффективных платежей
• Входит в состав групп закупок, принимающих решения о закупках при наличии нескольких конкурентных предложений

Обработку закупок можно разделить и проанализировать с нескольких точек зрения. Компании и отрасли имеют разные способы управления закупками прямых и косвенных затрат. Компании, производящие товары, по сравнению с компаниями, предоставляющими услуги, также будут иметь разные способы управления затратами.

Прямые и косвенные затраты на закупку

Прямые расходы относятся ко всему, что связано со стоимостью проданных и производственных товаров, включая все предметы, которые являются частью готовой продукции. Для производственных компаний это может варьироваться от сырья до компонентов и деталей. Для торговых компаний это будет включать стоимость, по которой товары приобретаются у оптовика для продажи.

Для сервисных компаний прямыми затратами будут в первую очередь почасовые затраты на оплату труда сотрудников, выполняющих услуги. Закупка предметов, относящихся к себестоимости проданных товаров, напрямую влияет на валовую прибыль компании.

Напротив, непрямые закупки включают закупки, не связанные с производством. Это покупки, которые компания использует для облегчения своей деятельности. Косвенные закупки могут включать широкий спектр закупок, включая канцелярские товары, маркетинговые материалы, рекламные кампании, консультационные услуги и многое другое. Компании обычно имеют разные бюджеты и процессы для управления прямыми затратами по сравнению с косвенными затратами.

Учет закупок товаров и услуг

Закупки являются частью процесса расходов для всех типов компаний, но компании, производящие товары и услуги, учитывают доходы и расходы по-разному. Таким образом, учет закупленных товаров также будет отличаться от учета закупленных услуг.

Компании, ориентированные на товары, должны будут заниматься закупкой этих товаров в качестве запасов. Эти компании придают большое значение управлению цепочками поставок. Компании, предоставляющие услуги, предоставляют услуги в качестве основного источника дохода, поэтому они не обязательно так сильно полагаются на цепочку поставок для инвентаря, хотя им может потребоваться закупать товары для технологических услуг.

В целом себестоимость продаж для многих сервисных компаний основана на почасовой оплате труда сотрудников, предоставляющих услуги, поэтому закупки как прямые расходы не являются основным фактором. Однако компании, оказывающие услуги, как правило, несут более высокие относительные косвенные затраты, потому что они обычно имеют дело со своими собственными закупками как с косвенными расходами через маркетинг.

Что понимается под закупками?

Закупки — это процесс, связанный с получением или поиском чего-либо необходимого. Предприятия закупают расходные материалы и сырье, а правительства могут закупать подрядчиков или поставщиков услуг.

Закупка — это то же самое, что закупка?

Несмотря на то, что они похожи, закупки обычно связаны с поиском поставщиков и поиском материалов, тогда как закупки включают затраты и операции, связанные с покупкой этих товаров или материалов.

Какие существуют виды закупок?

Закупка может осуществляться несколькими способами. Организации могут подать заявку на открытый тендер, чтобы обеспечить проведение конкурентных торгов между потенциальными поставщиками. Они также могут ограничивать количество участников торгов или устанавливать критерии для тех, кто может участвовать в торгах. В качестве альтернативы аукциону организация может запросить запрос предложений (REP), в ходе которого кандидаты будут конкурировать друг с другом по цене, а также по компетенциям. Иногда закупки осуществляются по контракту с одним источником или небольшой группой эксклюзивных поставщиков.