Шаблон заявки на закупку: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Как составить заявку на закупку продуктов для кафе

Учет

Стандарты

статья

Подпишись на
наш канал в Телеграме, чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!

Из чего складывается себестоимость в ресторане? Непосредственный расход продуктов (т.н. реализованная себестоимость) — далеко не единственный показатель, который нужно учитывать при расчете фудкоста. Помимо него, деньги тратятся на проработки блюд, питание персонала, порчу по сроку годности (или другим причинам), погрешности инвентаризации и т.д.

В итоге реальная картина по фудкосту может выглядеть следующим образом:

Расход продуктов	30,3%
Отработка блюд	0,14%
Питание персонала	1,1%
Удаление блюд со списанием	0,07%
Порча по сроку годности	2,04%
Пролив пива	0,11%
Коррекция отрицательных остатков	-0,48%
Излишки инвентаризации	-1,7%
Недостача инвентаризации	2,6%
Вет. справки	0,01%
Итого фонд себестоимость:	33,92%

В этом примере приятные глазу собственника 30% расхода продуктов превратились почти в 34%! При этом 2% потенциальной прибыли просто отправились в мусорное ведро по причине порчи продуктов.

Основные причины порчи:

Нарушение норм хранения. Часто в заведении банально не хватает холодильников и других мест хранения, а это прямой путь к дополнительным издержкам;

Отсутствует маркировка продуктов: непонятно, в какой день продукт пришел, когда был приготовлен полуфабрикат. Решение о его использовании/утилизации принимается интуитивно;

Не используется принцип FIFO (first in — first out, «первый пришел — первый на выход»), для которого как раз и нужна маркировка;

Отсутствуют стандарты приготовления: в итоге блюдо, которое нравилось гостю вчера, сегодня ему не нравится и отправляется в мусорное ведро;

Продуктов заказывается больше, чем нужно для работы;

Заявка составляется по личному усмотрению и интуиции повара; в итоге чего-то заказывается слишком много, а о чем-то вообще забывают.

Если отчет о прибыли и убытках показывает положительный баланс, фудкост вроде бы в норме, но по факту денег нет или их значительно меньше, чем на бумаге, — искать их нужно прежде всего в товарном запасе. Это самое распространенное объяснение: обычно деньги лежат в товаре или в оплаченных наперед товарных обязательствах. В этом случае задача управляющего — понять, не слишком ли раздут товарный запас. Потому что прибыль в конце отчетного периода в идеале хотелось бы получать в чистых деньгах, а не в кроличьих тушках.

Что сделать, чтобы оптимизировать товарный запас и составлять корректные продуктовые заявки:

В идеале все объекты вашей сети (рестораны, центральный склад, фабрика-кухня, кондитерский цех и т.д.) должны быть в общем IT-пространстве, все номенклатуры должны совпадать. Не стоит плодить системы автоматизации в рамках одного предприятия.

Документооборот должен быть максимально оцифрован. Для этого есть множество инструментов — используйте электронные весы, сканеры, штрихкоды; а если хотите по-настоящему облегчить жизнь своему бухгалтеру, полюбите DocsInBox.

Необходим четкий регламент работы с заявками и ответы на вопросы: кто имеет право заказывать? что именно он может заказывать? кому он подает заявку? по какой форме? когда? сколько? Чем меньше людей будет заказывать, тем меньше путаницы в итоге будет.

Провести АВС-анализ товаров и полуфабрикатов: он покажет, сколько наименований должно быть на складах в конкретный день недели.

На основании ABC-анализа определить минимумы и максимумы: не меньше, чем Х — иначе стоп-лист, не больше, чем Y — иначе списание.

Если вы работаете с центральным складом — можно попробовать настроить автоматическую отгрузку на все точки на основании минимумов и максимумов.

Утвердите бланк заявки — со всеми товарными наименованиями, минимумами и максимумами. Повар не должен составлять ее из головы, с чистого листа! Особенно учитывая, что обычно это делается после тяжелой смены.
Здесь вы сможете скачать образец бланка заявки, который можно использовать как в бумажном, так и электронном виде.
А тут — прочитать об «умном» планировании закупок и о том, как эта методика помогает одним махов решить сразу семь ресторанных проблем: от перезатаривания складов до ошибок в технологических картах.

Текст составлен по материалам вебинара Татьяны Савельевой, руководителя консалтингового направления в «Лемма». Посмотреть видео полностью можно по этой ссылке.

Читайте также:

Управление товарными запасами

Инструкция: «Как принимать товар»

Отсутствие поставок товара по фиксированной цене: причины и решение

22 апр. 2021

Лемма Плейс

Организатор онлайн- и офлайн-мероприятий

Документооборот заявок на закупку — Supply Chain Management | Dynamics 365

Статья

06/24/2022

Чтение занимает 7 мин

Важно!

Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.

Бизнес-процесс переносит заявки на покупку во время проверки, начиная со статуса «Черновик», заканчивая финальным статусом «Утверждено». После отправки заявки на покупку на рассмотрение запускается бизнес-процесс. После того, как заявка на покупку утверждена, для строк заявки на покупку может создаваться заказ на покупку, который отправляется поставщику для выполнения заказа.

Перед отправкой заявки на покупку на рассмотрение необходимо настроить workflow-процесс. Workflow-процесс может включать один или несколько шагов проверки в любом порядке. Бизнес-процесс также настроить таким образом, чтобы он пропускал задачи проверки и автоматически утверждал заявку на покупку. Вы можете настроить workflow-процесс для маршрутизации заявки на покупку как единый документ или вы можете направить индивидуальные строки заявки на покупку соответствующим проверяющим. Можно также создать сценарий, при котором заявка на покупку целиком направляется некоторым проверяющим, а некоторые строки заявок на покупку направляются другим проверяющим.

Если строки заявки на покупку анализируются индивидуально, процесс анализа должен быть выполнен для всех строк заявки на покупку до того, как workflow-процесс сможет перейти к следующему этапу и до того, как процесс проверки заявки на покупку в целом может быть завершен. После окончания процесса проверки заявки на покупку и всех ее строк общий статус заявки на покупку изменяется на Утверждено.

Бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы он соответствовал бизнес-процессу для заявок на покупку в вашей организации. При настройке бизнес-процесса заявок на покупку необходимо учесть следующие вопросы.

Какие расходы необходимо рассмотреть?
Какие расходы могут быть автоматически утверждены?
Кто должен проверять и утверждать запросы расхода? Какая роль назначена для этих пользователей?
Какому процессу необходимо следовать, если рецензент недоступен?

Следующие примеры иллюстрируют два способа настройки бизнес-процесса для заявок на покупку.

В следующем примере показано, как заявка на покупку может проходить процесс проверки, если она направляется в виде единого документа. Строки заявки на покупку не направляются по отдельности. В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.

Затребовал — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.

Примечание. Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Используйте страницу Разрешение для заявки на покупку, чтобы настроить эти разрешения.

Агент по закупкам — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.

В этом примере бизнес-процесс для заявки на покупку состоит из следующих шагов.

Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение.
Специалист по закупке получает уведомление. Уведомление требует, чтобы агент по закупке проверил информацию в заявке на покупку. Если требуемая информация отсутствует, специалист по закупке может добавить информацию или вернуть заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После внесения всей обязательной информации заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки.
Менеджер инициатора запроса рассматривает заявку на покупку. Заявка на покупку может быть направлена менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для заявок на покупку. Менеджер инициатора запроса может утвердить или отклонить заявку на покупку, или вернуть ее составителю для внесения изменений.

Пример 2. Направление отдельных строк заявки на покупку на рассмотрение

В следующем примере показано, как отдельные строки заявки на покупку могут проходить бизнес-процесс. Как правило, процесс для каждой строки не отличается от процесса, выполняемого для заявки на покупку, анализируемой в виде целого документа. Однако каждая строка должна завершать workflow-процесс индивидуально до того, как workflow-процесс для заявки на покупку в целом может быть завершен.

В этом примере работник вводит запрос для плакатов и футболок для маркетинговой кампании. Стоимость плакатов разбита между отделом маркетинга и отделом продаж. Если стоимость плакатов или футболок превышает лимит подписывания для менеджеров подразделения, заявка на покупку должна быть также рассмотрена менеджером группы.

В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.

Затребовал — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.

Агент по закупкам — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.
Менеджер подразделения — пользователь, который проверяет расходы и может утвердить документ.
Менеджер группы — пользователь, который выполняет проверку подписывания и может утвердить документ.

В этом примере бизнес-процесс для строк заявки на покупку состоит из следующих шагов.

Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение. Каждая строка передается проверяющему, заданному для нее в workflow-процессе.
Специалист по закупке получает уведомление. Агент по закупке получает уведомление, в котором ему представлен запрос на проверку информации в заявке на покупку и ее строках. Когда специалист по закупке открывает заявку на покупку, отображаются все строки, но визуальный индикатор показывает, какие строки были отправлены специалисту по закупке для просмотра. Если требуемая информация отсутствует, агент по закупке может добавить информацию или вернуть строку заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После внесения всей обязательной информации строку заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки. Строки заявки на покупку могут проходить процесс проверки независимо друг от друга.
Линейный менеджер инициатора запроса рассматривает и утверждает строки заявки на покупку. Утверждение может направляться менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма строки заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для строк заявок на покупку. Менеджер может утвердить или отклонить одну или обе строки заявки на покупку.
Менеджер подразделения маркетинга рассматривает строки заявки на покупку как для плакатов, так и для футболок. Менеджер отдела продаж рассматривает строку заявки на покупку только для плакатов, поскольку это стоимость, относящаяся к отделу продаж.
Менеджер группы рассматривает и утверждает строку заявки на покупку для футболок только в том случае, если требуется утверждение менеджера группы, например, если сумма строки заявки на покупку превышает лимит утверждения менеджера подразделения. Руководитель группы не должен утверждать строки заявки на покупку для плакатов.

Примечание

Системную валюту необходимо задать, если для рабочего процесса заголовка для заявки на закупку требуются утверждения, относящиеся к лимитам подписи.

Настройка workflow-процесса для заявок на покупку

Чтобы направить заявку на покупку на рассмотрение, необходимо настроить бизнес-процесс заявки на покупку. Определяемый бизнес-процесс управляет взаимодействием между пользователем, запросившим номенклатуры (инициатором запроса), проверяющим лицом и утверждающим лицом в бизнес-процессе. Маршрутизация заявки на покупку зависит от условий, которые указаны в конфигурации workflow-процесса. Например, эти условия определяют, когда должна выполняться маршрутизация заявки на покупку, пользователя или роль, которому она должна быть направлена, и действия, которые могут выполнить пользователь.

Примеры в этой статье показывают, как заявка на покупку может быть переправлена по workflow-процессу в виде единого документа или отдельных строк. Кроме того, бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы заявки на покупку соответствовали проверке внутреннего контроля заявок на покупку, которая используется в вашей организации.

Участники или проверяющие, которым назначена задача в workflow-процессе, могут быть членами определенной группы пользователей, которые имеют определенную роль безопасности, пользователей, которые связаны с инициатором в иерархии управления, или названные пользователи или пользователи, которые имеют определенные обязанности по расходованию.

Рецензенты расходов заявок на покупку

Конфигурации рецензентов расходов позволяют динамически направлять расходы для проверки на основе пользователя, которому назначена роль в проекте или финансовой аналитики, где происходит расход. Workflow-процесс использует указанную роль проекта или владельца финансовой аналитики, чтобы определить, кому направить расход.

Можно определить одну или несколько конфигураций рецензента расходов, а затем выбрать конфигурацию при создании workflow-процесса. Можно настроить значения рецензента расходов для каждого юридического лица вашей организации. После определения конфигурации рецензента расходов назначается конфигурация для задачи workflow-процесса.

Нет необходимости определять конфигурации рецензента расходов. Вместо этого, можно назначить конкретных пользователей или группы пользователей в качестве проверяющих при указании workflow-процесса. Однако если имеется сложная организация, рецензенты расходов могут повысить эффективность процесса утверждения. Кроме того, если настроены рецензенты расходов, то не требуется обновлять назначения рецензентов workflow-процесса каждый раз, когда рецензент изменяет роли должности.

Вы можете настроить рецензентов расхода на странице Рецензенты расходов заявок на покупку. Создайте конфигурацию рецензента расходов и введите значения для каждого юридического лица, перечисленного в вашей организации. Для заявок, которые назначены проекту, вы можете указать роль, которая отвечает за рассмотрение заявок: «Руководитель проекта», «Контролер проекта» или «Менеджер по продажам». Расходы будут направлены пользователю, назначенному на указанную роль. Можно также направить расходы владельцу финансовой аналитики, выбрав соответствующий флажок финансовой аналитики на вкладке Распределения организации.

Для использования одного из рецензентов расхода, которого вы настраиваете в workflow-процессе, вы должны задать для параметра Тип участника значение Участники расходов в свойствах Назначение для соответствующего элемента workflow-процесса.

Дополнительные ресурсы

Создание заявки на потребление

Определение workflow-процессов бизнес-процессов для заявок на покупку

Workflow-процессы модуля «Закупки и источники»

Обзор заявок на покупку

Примечание

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).

Шаблон заявки на покупку, Программное обеспечение формы заявки на покупку

Формы заявки на покупку легко с FormDocs!

Что такое заявка на покупку? Заявка на покупку — это одна из бизнес-форм вашей организации.
нельзя без! Форма заявки на покупку, Шаблон заявки на покупку, Заявка на покупку,
Заявки на закупку… независимо от того, как вы это называете, программное обеспечение для цифровых форм FormDocs
позволяет легко создавать и управлять вашими традиционными Заявками на покупку или любыми
Формат заявки, без вложений в выделенную и дорогую систему. Теперь ты и твой
пользователи могут заполнять, сохранять, распечатывать и отправлять по электронной почте любую форму заявки на покупку с помощью всего нескольких простых действий.
команд и никаких сложных тренировок!

Образец формы заявки. Нажмите, чтобы увеличить

Лучше всего то, что с FormDocs вам не нужно менять существующий процесс заявки на покупку.
Потому что FormDocs позволяет вам создать систему заявок на покупку, которая работает точно так же, как вы.
сегодня — но, что не менее важно, он также дает вам возможность добавлять новые мощные функции
которые сделают вашу жизнь еще проще!

Например, если вы регулярно делаете заявки на покупку одних и тех же товаров, вы можете связать
Формы FormDocs Purchase Requisition для внешнего списка ваших поставщиков и их продуктов, которые
хранятся и поддерживаются в другом месте, например в электронной таблице Excel, базе данных Access или SQL.
база данных. Затем, когда пришло время заполнить новую форму заявки на покупку, вы просто выбираете из
алфавитный раскрывающийся список ваших поставщиков и/или названных ими продуктов, который отображается на вашем
Форма заявки на покупку и все связанные данные, такие как контактная информация поставщика, часть
номера, описания, цены и т. д. будут автоматически добавлены в вашу заявку на покупку.
форму, так что вам не нужно вводить их. Даже суммы в долларах для нескольких количеств и
итоги столбца могут быть автоматически рассчитаны для вас.

Другие полезные функции:

FormDocs позволяет создать точную копию формы заявки на покупку, которую вы уже используете.
сегодня, или вы можете начать работу с нашим готовым образцом шаблона заявки на покупку
который автоматически настраивается с названием вашей компании, адресом, номером телефона и вашим
логотип компании.
FormDocs надежно хранит все ваши формы заявок на покупку в простом в использовании,
база данных с нулевым администрированием, поэтому вы можете быстро перечислить, отсортировать или найти одну или несколько покупок
Запросы за считанные секунды.
Уникальные и порядковые номера автоматически генерируются для создаваемых вами заявок на покупку.
Вы и другие пользователи можете подписывать и утверждать формы запросов на покупку с помощью цифровой подписи.
*.
Вы можете отправлять по электронной почте заполненные запросы на покупку в виде собственных файлов FormDocs в другие FormDocs.
членов рабочей группы, таких как супервайзеры или покупатели, или в виде PDF-документов, чтобы любой получатель
может открыть, прочитать и распечатать их.
Чтобы просмотреть пример заявки на покупку FormDocs, щелкните изображение выше, чтобы развернуть его.

Попробуйте сами!

Чтобы своими глазами увидеть, каково это заполнять и работать с реальной Заявкой на покупку FormDocs
Образец формы, связанный с внешней базой данных поставщиков и деталей, выполните следующие действия:

Загрузите и установите полнофункциональную бесплатную пробную версию FormDocs

Открыть заполнитель FormDocs
щелкните «Создать» в меню «Файл» FormDocs Filler, а затем щелкните вкладку «Покупка».
Выберите шаблон формы FormDocs с именем «Заявка на покупку (дополнительно)» и нажмите «ОК».
Пустая форма заявки на покупку появится в окне FormDocs Filler
щелкните ссылку с инструкциями красного цвета, расположенную в верхней части заявки на покупку, чтобы узнать, как заполнять и использовать форму

* Подробнее о маршрутизации форм и цифровой подписи…

Типичный системный сценарий заявки на покупку следующий: вы заполняете форму запроса на покупку
который затем требует последовательного рассмотрения и утверждения несколькими лицами. Использование дополнительных форм FormDocs
функция маршрутизации, вы создаете «маршрутную квитанцию», которая автоматически отправляет заявку на покупку.
форма для вашего списка получателей в указанном вами порядке; при просмотре формы каждый получатель
возможность указать свое одобрение, подписав его цифровой подписью, а затем «направив» его на следующий
лицо или, они могут вернуть его отправителю для запрошенных исправлений или дополнений. Узнать больше о
Цифровая подпись и
Маршрутизация форм.

Читайте дальше: Узнайте, почему FormDocs так легко использовать

наверх

© Copyright 2003-2022 FormDocs LLC. Все права защищены.
Все названия продуктов и компаний являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками соответствующих владельцев.
Политика конфиденциальности
Обновлено в феврале 2022 г.

Шаблон формы заявки Top 10 Excel скачать бесплатно 2022

Процедуры и системы подачи заявок важны в организации для сведения к минимуму дефектов и ошибок. Документ, который члены организации могут использовать для инициирования процесса подачи заявки, называется формой заявки. Шаблон формы заявки Excel — это тип документа, который содержит образцы полей ввода и заполнители, которые можно использовать в качестве руководства для организаций и компаний при создании собственных форм заявок.

Шаблоны также можно настраивать, поэтому содержимое можно изменять и редактировать в соответствии с предпочтениями и потребностями организации. Самое главное, использование шаблона формы приложения может сэкономить время при создании формы приложения с нуля и выборе типа формата и макета. Ниже приведен список из 10 лучших бесплатных шаблонов форм заявок в Excel для почасовой и ежемесячной оплаты.

1. Черно-белая заявка на закупку

Этот черно-белый шаблон заявки на закупку является полностью редактируемым шаблоном. Он имеет зеленый заголовок с простым фоном для ввода данных. Этот шаблон очень полезен для вас.

2. Регистрационная форма для приобретения канцелярских товаров

Целью этого типа формы приобретения является документирование предметов, которые запрашивают представители организации и которые они хотели бы приобрести за счет капитала или средств организации. Информация, которая должна быть включена в форму процесса заявки, включает описание предмета закупки и типа актива.

3. Калькулятор платежных требований

Этот шаблон используется для расчета платежа. Это очень элегантный и простой в использовании шаблон для почасовой и ежемесячной оплаты.

4.Заявка на покупку материалов

Это еще одна простая заявка на покупку, но от конкретной организации, религиозной группы. Номер счета-фактуры, номер заказа, наименование МВЗ, номер МВЗ и наименование возмещения – это данные, которые необходимо указать в первой части формы.

5.Регистрация на приобретение канцелярских товаров

Этот шаблон доступен с синим заголовком и белым простым фоном. Этот шаблон полностью редактируемый и простой в использовании.

6.Общая форма описания потребности

Этот шаблон общей формы описания потребности является отличным вариантом для добавления деталей с описанием на почасовой и ежемесячной основе.

7. Расписание диеты и упражнений

Этот шаблон используется для составления расписания всех ваших диет и упражнений, которые помогут вам быть в хорошей форме. Используйте этот шаблон и наслаждайтесь.

8.Регистрация на приобретение канцелярских товаров

Эта форма заявки предназначена только для документирования запросов на компьютеры и периферийные устройства для членов организации на почасовой и ежемесячной основе.

9. Форма заявки на покупку предметов

Хотя большинство из вышеперечисленных заявок формирует документы о предметах и требованиях для использования во всей организации, эта форма заявки предназначена для комплекта униформы для одного сотрудника, а не для всей должности или персонала.