Структура отдела закупок: Организация работы отдела закупок

Организация работы отдела закупок

перейти к содержанию

Организация работы отдела закупокДжефф2021-09-28T10:50:47-04:00

Организация работы отдела закупок

PurchTips, выпуск № 456

Управление закупочной деятельностью требует действенных и действенных:

• Меню
• Организация
• Наша команда
• Control

После первоначальной оценки необходимо прояснить положение отдела закупок в корпоративной среде. Необходимо разработать, сформулировать и распространить четкое направление для отдела закупок. На данном этапе у направления не обязательно должны быть конкретные цели, а скорее общий обзор того, что ожидается достичь.

Общее направление может быть основано на одном из следующих пунктов или, возможно, на чем-то совершенно другом, специфичном для вашего организационного направления:

• Закупки должны помогать организации улучшить качество

• Закупки должны снизить затраты до поддерживать целевые показатели прибыли

• Закупка должна обеспечить непрерывность поставок чтобы справиться с ростом. Это также обязательно во время серьезного нарушения цепочки поставок в результате таких событий, как глобальная пандемия COVID-19.

• Закупка должна реализовывать стратегии снижения рисков, чтобы уменьшить влияние сбоев в цепочке поставок

• Роль закупок заключается в обеспечить оптимизированный процесс от закупки до оплаты для своих внутренних клиентов

• Отдел закупок должен работать с поставщиками, чтобы привносить инновационные идеи в организацию

Имея направление, руководители отдела закупок могут лучше определить, поможет ли текущая организационная структура или ограничит их способность эффективно следовать этому направлению. Может быть, будет осознано, что требуются изменения.

Есть пять общих организационных структур для отделов закупок:

Централизованное — В полностью централизованной среде закупок единственные люди, которые размещают заказы на закупку, — это сотрудники отдела закупок. Любой, кому нужен продукт или услуга для своего отдела, должен подать заявку в отдел закупок, где покупатель создаст заказ на поставку. Те организации, которые выбирают полностью централизованную структуру, делают это по двум причинам: контроль и полное использование расходов. Благодаря полностью централизованному отделу закупок вы можете гарантировать, что все расходы направляются надлежащим поставщикам, тем самым максимально увеличивая объемы закупок с этими поставщиками, а также максимизируя свою скидку. Несмотря на эти преимущества, полностью централизованные закупки сегодня не популярны. Мысль о том, чтобы заплатить профессионалу за размещение заказов на 25 долларов на простые товары, такие как канцелярские товары, заставляет руководителей содрогаться в то время, когда давление на рабочую силу очень велико. Кроме того, связанные с этим задержки недопустимы, особенно потому, что многие покупки по низкой цене просто «штампуются». Беспокойство некоторых в отношении полностью централизованных покупок заключается в том, что решения принимаются за пределами области, обладающей знаниями о приобретенном продукте или услуге.

Децентрализованный — В полностью децентрализованной среде нет центрального отдела закупок. Каждая область отвечает за свои закупки. Хотя это может быть благоприятным с точки зрения времени цикла, связанного с размещением заказа, а также сохранения принятия решений в пределах области, обладающей опытом в отношении приобретенного продукта или услуги, это очень неблагоприятно с точки зрения контроля и сдерживания затрат. При полностью децентрализованной закупке вероятность мошенничества очень высока. И без объединения расходов в масштабе всего предприятия организация не сможет воспользоваться своим объемом и максимизировать свои скидки.

Ведущая дивизионная закупка — В некоторых организациях есть несколько подразделений, часто в нескольких местах. Некоторые из этих подразделений покупают то же самое, что и другие подразделения, в то время как другие покупают вещи, которые покупает только их подразделение. Чтобы принимать решения в этой области, обладая опытом в отношении приобретенного продукта или услуги, а также лучше справляясь с использованием объема организации для получения скидок, некоторые организации применяют подход к закупкам ведущих подразделений. При закупке ведущим подразделением подразделение, закупающее наибольший объем продукта или услуги, несет ответственность за закупку этого продукта или услуги не только для своего собственного подразделения, но и для всех других подразделений. «Ведущее подразделение» заключает контракт с поставщиком, и все другие подразделения смогут покупать по этому контракту.

Под руководством центра — Преобладающая структура в современном мире закупок — это центрированная модель. В этой модели отдел закупок размещает очень мало заказов. Вместо этого роль отдела закупок заключается в заключении контрактов с поставщиками и разработке эффективных контролируемых процессов, позволяющих конечным пользователям напрямую размещать свои собственные заказы. Такая структура гарантирует, что труд отдела закупок будет тратиться на стратегические действия, а не на тактические действия, такие как размещение заказов.

HYBRID — Чем крупнее организация, тем сложнее заставить работать единую универсальную структуру. Таким образом, в этих организациях очень часто встречаются гибридные структуры. Некоторые позиции, такие как сырье, могут быть полностью централизованы, и только отдел закупок размещает заказы. Другие предметы, такие как канцелярские товары, могут соответствовать структуре, управляемой центром, в то время как специализированные категории, такие как телекоммуникационное оборудование, могут быть полностью децентрализованы в одном отделе компании, который занимается такими категориями.

Эта гибридная модель подводит нас к обсуждению того, какие элементы должны обрабатываться в отделе закупок, а какие — децентрализовать или оставить децентрализованными. Опять же, тенденция к преобладанию структуры во главе с центром. И что интересно в структуре, управляемой центром, так это то, что к ней можно успешно подойти из противоположных структур: централизованной и децентрализованной. Немного проще перейти от централизованного к централизованному управлению, потому что контракты, управляемые закупками, уже заключены, и все, что нужно сделать, — это делегировать размещение заказа. Сложнее перейти от децентрализованного к централизованному управлению, потому что конечные пользователи, вероятно, будут сопротивляться проверке — и, возможно, изменению — выбранных ими поставщиков отделом закупок. Но, по крайней мере, они будут знакомы с процессом администрирования заказа. И второй сценарий — это то, куда идут закупки. Закупки наконец зарекомендовали себя для высшего руководства как двигатель увеличения прибыли, поэтому теперь перед ними стоит задача по сокращению затрат в новых сферах деятельности организации. Однако это не означает, что отдел отдела закупок немедленно берет на себя ответственность за все категории расходов. Существует типичный процесс, в котором отделы закупок применяют тактику стратегического поиска поставщиков. У каждой закупочной организации должен быть долгосрочный план своей работы.

Библиотека NLPA: Ищу авторитетных шаблоны закупок, инструменты, вебинары, и больше? Перестаньте пытаться создавать ресурсы с нуля и начните пользоваться тем, что вам нужно, прямо у вас под рукой в Библиотека NLPA.

Хотите более успешную карьеру в сфере закупок?

Вы устали от того, что ваша карьера в сфере закупок не приносит достаточно возможностей, уважения и денег? Ничего не изменится, если вы не примете меры, чтобы стать профессионалом в области закупок мирового класса. Продвигайтесь вверх по программам CPO Suite NLPA, расширенной версии наших сертификатов SPSM, привнесите самые современные методы закупок в вашу организацию и реализуйте свой карьерный потенциал.

Скачать наш Каталог курсов NLPA для получения исчерпывающего списка программ сертификации CPO и их соответствующих модулей для каждого уровня.

Скачать

• Имя и фамилия*

  Имя

  Фамилия

• Эл. адрес*
• Страна*

  АфганистанАлбанияАлжирАмериканское СамоаАндорраАнголаАнгильяАнтарктидаАнтигуа и БарбудаАргентинаАрменияАрубаАвстралияАвстрияАзербайджанБагамские островаБахрейнБангладешБарбадосБеларусьБельгияБелизBeninБермудские островаБутанБоливияБонайре, Синт-Эстатиус и СабаБосния и ГерцеговинаБотсванаОстров БувеБразилияБританская территория Индийского океанаБруней-ДаруссаламБолгарияБуркина-ФасоБурундиКамбоджаКамерунКанадаКабо-ВердеКаймановы островаЦентрально-Африканская РеспубликаЧадЧилиКитайОстров РождестваКокосовые островаКолумбияКоморские островаКонго, Демократическая РеспубликаКонго, РеспубликаОстрова КукаКоста-РикаХорватияКубаКюрасаоКипрЧешская РеспубликаБерег Слоновой КостиДанияДжибутиДоминикаДоминиканская РеспубликаЭквадорЕгипетСальвадорЭкваториальная ГвинеяЭритреяЭстонияЭсватини (Свазиленд)ЭфиопияФолклендские островаФарерские островаФиджиФинляндияФранцияФранцузская ГвианаФранцузская ПолинезияЮжные Французские ТерриторииГабонГамбияГрузияГерманияГанаГибралтарГреции-ГренландияГренадаГваделупаГуамГватемалашерстяная фуфайкаГвинеяГвинея-БисауГайанаГаитиКоморские островаСвятой ПрестолГондурас香港（中國）ВенгрияИсландияИндияИндонезияИранИракИрландияОстров МэнИзраильИталияЯмайкаЯпонияДжерсиДжорданРеспублика КазахстанКенияКирибатиКувейтКыргызстанЛаосская Народно-Демократическая РеспубликаЛатвииЛесотоЛиберияЛивияЛихтенштейнЛитваЛюксембургМакаоМакедонияМадагаскарМалавиМалайзияМальдивыМалиМальтаМаршалловы островаМартиникаМавританияМаврикийМайоттаМексикаМикронезияМолдоваМонакоМонголияЧерногорияМонсерратМароккоМозамбикМьянмаНамибияНауруНепалНидерландыНовая КаледонияНовая ЗеландияНикарагуаНигерНигерияNiueОстров НорфолкСеверные Марианские островаНорвегияОманПакистанПалауПалестина, ГосударствоПанамаПапуа-Новая ГвинеяПарагвайПеруФилиппиныПиткэрнПольшаПортугалияПуэрто-РикоКатарРумынияРусскийРуандавоссоединениеСен-БартельмиСвятой ЕленыСент-Китс и НевисСент-ЛюсияСен-МартенСен-Пьер и МикелонСент-Винсент и ГренадиныСамоаСан-МариноСан-Томе и ПринсипиСаудовская АравияСенегал СербияСейшельские островаСьерра-ЛеонеСингапурСинт-МаартенСловакияСловенияСоломоновы островаСомалиЮжно-Африканская Республика Южная ГеоргияЮжная КореяЮжный СуданИспанияШри-ЛанкаСуданСуринамШпицберген и Ян-МайенШвецияШвейцарияСирияТайваньТаджикистанТанзанияТаиландТимор-ЛештиТогоТокелауТонгаТринидад и ТобагоТунисТурцияТуркменистанОстрова Теркс и КайкосТувалуСША Внешние малые островаУгандаУкраинуОбъединенные Арабские ЭмиратыСоединенное КоролевствоСШАУругвайУзбекистанВануатуВенесуэлаВьетнамВиргинские острова, БританскиеВиргинские острова, СШАУоллис и ФутунаЗападная СахараЙеменЗамбияЗимбабвеАландские острова

• Должность*
• компании
• ЗАЩИТНЫЙ
• Эл. адрес

  Это поле для целей проверки и должны быть оставлены без изменений.

Будущее направление закупок и цепочки поставок

Закупки и цепочка поставок — это области, которые сильно изменились за эти годы. Это гораздо более многогранные дисциплины, чем они были всего несколько лет назад.
Если вы специалист по закупкам или цепочке поставок и не адаптировались к новым способам выполнения своей работы, мир проходит мимо вас. Но недостаточно пытаться добраться до того места, где сегодня находятся цепочки закупок и поставок. Вы должны подготовиться к выполнению этих важных бизнес-функций в будущем.

Скачать

Хотите получать больше статей о закупках по электронной почте?

Члены NLPA ежемесячно получают такие же отличные статьи по электронной почте. Став участником, вы также получите доступ к:

• Стартовый комплект для обучения и сертификации в области закупок
• Последний отчет о зарплатах в сфере управления закупками и поставками
• Журнал Leading-Edge Supply Management ™
• Онлайн-вебинары
• Доступ сообщества покупателей
• Доступ к блогам NLPA
• Доступ к библиотеке (повторы веб-семинаров, шаблоны закупок и многое другое)
• Доступ ко всем 20 экспресс-курсам стоимостью 380. 00 долларов США.
• И еще!

Более 196,482 XNUMX специалистов по закупкам присоединились к Ассоциации закупок нового уровня! Так чего же ты ждешь?

Зарегистрируйтесь сегодня и получите доступ ко всем преимуществам членства NLPA Premium.

записаться

Ссылка для загрузки страницы

Наверх

АмГПГУ — Структура университета — Общеуниверситетские структуры — Управление развития и содержания имущественного комплекса

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторые возможности сайта будут недоступны.
Как включить JavaScript ?

Об отделе

Отдел закупок и снабжения создан 1 января 2007 г. приказом ректора № 541-о/д от 29.12.2006 г. в связи с новыми формами организации материально-технического снабжения товарами, работами, услугами бюджетных организаций, на основании Федерального Закона № 94 от 21.07.2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». В настоящее время работа отдела основывается на положениях Федерального Закона № 44 от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

В ноябре 2013 года на основании статьи 38 Федерального Закона № 44 от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в университете создана Контрактная служба без образования отдельного структурного подразделения.

Основные задачи

На отдел закупок и снабжения возложены следующие задачи:

• Обеспечение нужными товарами, работами, услугами в требуемом количестве и заданного качества в требуемые сроки структурных подразделений и отделов учреждения материально-техническими ресурсами.
• Эффективное использование финансовых ресурсов, направляемых на закупки товаров, работ и услуг, снижения издержек, обеспечение комплектности поставок материалов и оборудования.
• Подготовка и заключение государственных контрактов, договоров на поставку материально-технических ресурсов.
• Организация рационального использования материально-технических ресурсов.
• Обеспечение должного уровня конкуренции при закупках, объективности, беспристрастности и прозрачности процедур закупок, справедливого и равного отношения ко всем поставщикам.

Функции

Отдел закупок и снабжения выполняет следующие функции:

• Определение потребности в материальных ресурсах структурных подразделений и отделов
• Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.
• Обеспечение учреждения всеми необходимыми для его деятельности материальными ресурсами соответствующего качества.
• Составление сводных таблиц по видам сырья, материалов.
• Подготовка и заключение в установленном порядке государственных контрактов и договоров с поставщиками.
• Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.
• Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
• Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.
• Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными государственными контрактами и договорами.
• Организация приемки материально-технических ресурсов на склады учреждения.
• Организация контроля качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады университета.
• Организация работы складского хозяйства.
• Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.
• Планирование и организация следующих мероприятий:
  • установление связей как с существующими, так и с перспективными поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества товаров;
  • введение практики предпочтительной закупки товаров у поставщиков, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты;
  • поиск по каждому виду товара двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию;

Организационная структура отдела закупок | Малый бизнес

Дана Спаркс

Организационная структура относится к иерархии полномочий по принятию решений в рамках отдела. Построенный как пирамида, сотрудник наверху несет наибольшую ответственность за принятие решений. В то время как каждая работа считается жизненно важной для отдела, каждый подчиняется человеку над ним. Каждое предприятие уточняет свою организационную структуру в зависимости от конкретных потребностей. Структура одного отдела закупок не обязательно будет похожа на другую, хотя в большинстве иерархий есть должности.

Директор

1. Директору отдела может быть присвоено любое количество должностей, включая «менеджер по закупкам», «директор по закупкам» или «ведущий закупщик». Этот человек в конечном итоге отвечает за отдел закупок, его повседневную деятельность и эффективность его работы.

Заместитель директора

1. Заместитель директора является вторым лицом. Хотя компании могут иметь разные названия для этой должности, заместитель директора, по сути, получает указания от директора, помогая управлять повседневной деятельностью отдела.

Старшие закупщики

1. В производственном бизнесе старший закупщик должен знать, какие материалы необходимы и в каком количестве они должны быть закуплены. Отдел закупок должен поддерживать баланс между количеством поступающего материала и тем, что будет использоваться в производственном процессе, чтобы корпоративные средства не увязли в материалах, лежащих неиспользованными на полках. В бизнесе, ориентированном на потребителя, старший покупатель должен уметь предсказывать, что потребители захотят купить. Ошибки в этом отношении могут стоить бизнесу денег и нанести ущерб его репутации. Старшие закупщики подчиняются заместителю директора.

Помощники по закупкам

1. Помощники по закупкам подчиняются старшим закупщикам, но сами несут ответственность за то, чтобы быть в курсе текущих запасов и тенденций. Помощники по закупкам также сосредотачиваются на оценке поставщиков — поиске наиболее надежного источника поставок с наибольшей экономией средств для компании.

Вспомогательный персонал

1. Отделы закупок часто тесно сотрудничают в рамках командного подхода, когда каждый член команды выполняет определенные задачи, но для принятия важных решений они собираются вместе как единое целое. Административные помощники и клерки являются частью этой команды. Они часто являются разносторонне одаренными сотрудниками, поскольку они способны выполнять любое количество задач одновременно, чтобы помочь отделу работать как единое целое. Для администраторов или клерков нет ничего необычного в том, чтобы перейти на позицию покупателя, как только они познакомятся с отделом.

Список литературы

• Бюро статистики труда: менеджеры по закупкам, покупатели и агенты по закупкам
• Penn State University: Организация услуг закупок. является профессиональным писателем с 1990 года. В качестве штатного репортера она написала сотни газетных и журнальных статей, а также является автором двух опубликованных романов. Спаркс имеет степень бакалавра искусств в области бизнеса.

  Организационная структура отдела снабжения | OpsDog

  Закупки

  Функция закупок закупает продукты (сырье, комплектующие, крупногабаритное оборудование, программное обеспечение и т. д.) у поставщиков для удовлетворения внутреннего (внутри компании) и внешнего (клиентов) спроса. После выявления потребности Группа по закупкам отвечает за выявление и проверку потенциальных поставщиков, выбор поставщика, согласование условий оплаты и организацию любых логистических проблем (отгрузка, доставка, установка, обучение и т. д.). Сотрудникам по закупкам также поручено контролировать работу поставщиков компании, поскольку это связано с условиями контракта, который регулирует отношения с поставщиком.

  Общие должности в области закупок: Исполнительный вице-президент/старший вице-президент по операциям с цепочками поставок, главный специалист по закупкам, директор по стратегическому снабжению

  Управление логистикой

  Функция управления логистикой работает с поставщиками для обеспечения эффективной и своевременной доставки закупленных товаров. Они управляют каналами сбыта и способами доставки, чтобы снизить «скрытые» расходы, связанные с закупкой, в том числе с транспортировкой и хранением купленных товаров. Часто компании используют специализированные сторонние логистические фирмы (брокеры) для управления потоком материалов и снижения затрат. Как только товары прибывают на объекты компании, сотрудники отдела логистики проверяют заказ, чтобы убедиться в его полноте (сверка с заказом на поставку) и качестве, а затем отправляют счет в отдел кредиторской задолженности компании для оплаты.

  Общее управление логистикой Должности: Специалист по логистике, координатор по логистике, аналитик по логистике

  Стратегический сорсинг

  Функция стратегического сорсинга разрабатывает общую политику и стандарты закупок компании, постоянно стремясь улучшить эффективность функций закупок. Они анализируют рыночные условия для разработки критериев сертификации поставщиков/продавцов, отслеживают спрос на определенные товары или материалы для составления прогнозов и реализации структур снабжения. Они постоянно измеряют результаты и пересматривают стратегии закупок, чтобы создать конкурентное преимущество, снизить затраты на закупки и улучшить общую эффективность цепочки поставок.

  Общие названия должностей отдела стратегического сорсинга: Аналитик по стратегическому сорсингу, аналитик/специалист по стратегическому сорсингу, специалист по стратегическому сорсингу отраслевые регулирующие органы и/или руководство компании. Продавцы или поставщики оцениваются по нескольким критериям, включая методы управления качеством, эффективность доставки (своевременная ли доставка, полная ли, в хорошем ли состоянии? Было ли получено предварительное уведомление об отгрузке [ASN]?), производительность и безопасность объекта, а также расстояние на объекты компании/приемные пункты. Эффективный отбор поставщиков может улучшить доступность материалов, общее качество продукции и производительность производства.

  Общепринятые должности отдела контроля и аудита Vndor: Специалист по закупкам, Специалист по контролю за соблюдением требований по закупкам, Специалист по контролю за соблюдением требований и рисками

  Управление контрактами с поставщиками чтобы максимизировать производительность (финансовую и операционную) и минимизировать риск. Они работают над тем, чтобы контракты с поставщиками имели четко определенные критерии эффективности, которые можно отслеживать на протяжении всего срока действия контракта, чтобы определить, выполняет ли поставщик свою часть сделки.

  Критерии эффективности поставщиков могут включать своевременные поставки, качество материалов, стабильные уровни цен и время ответа на запрос предложения.

  Общее управление контрактами с поставщиками Должности: Администратор контрактов с поставщиками, Координатор по связям с поставщиками

  Идентификация поставщиков и управление ими

  Группа идентификации и управления поставщиками идентифицирует и регистрирует поставщиков, сравнивая цены и качество с закупаемыми товарами, а также как определенные критерии, установленные компанией (критерии сертификации поставщика). После того, как поставщик нанят, Группа идентификации и управления поставщиками поддерживает с ним рабочие отношения, постоянно контролируя их работу. Как правило, управление поставщиком включает в себя обеспечение того, чтобы цены оставались конкурентоспособными и чтобы поставщик соблюдал соглашения об уровне обслуживания (SLA) и другие стандарты качества, установленные в ходе первоначальных переговоров по контракту и в процессе адаптации.