Закупки непрямые: Что такое прямые и непрямые закупки?

Содержание

Закупочный глоссарий для профессиональных закупщиков

Чтобы эффективно управлять закупками, нужно вначале договориться об используемых терминах и определениях. Многие иностранные термины “обрусели” и прочно вошли в профессиональный сленг закупщиков, однако часто понимаются и используются неправильно. Именно поэтому представляю вашему вниманию данный «Закупочный глоссарий».

Спенд — от англ. Spend — расход; Используется для обозначения суммы затрат предприятия на закупку товаров и услуг у сторонних контрагентов. Также выделяют “spend under management” или “управляемые затраты” и “maverick spend” или “неуправляемые затраты”

TCO /ти-си-о/ — аббревиатура от Total Cost of Ownership — совокупная стоимость владения. Используется для обозначения (приведенной временной?) стоимости затрат на использование того или иного материального объекта на горизонте его жизненного цикла (полезного использования). Обычно используется в закупках для сравнения альтернативных вариантов решения бизнес-кейсов при совершении капитальных затрат. Пример: ТСО автомобиля на горизонте 5 лет включает в себя стоимость первоначального приобретения, ежегодное ТО, замена и хранение резины, страховка, бензин, оплата за парковку, амортизация и др. связанные с владением расходы. Можно сравнить с использованием корпоративного такси или иными форматами аутсорсинговых услуг по перевозке сотрудников.

Тейл — от англ. Tail — хвост. Обычно используется как сокращенное определение “хвостовой части затрат” или “хвостовых затрат” или “tail spend”. Определение базируется на концепции “длинного хвоста”, впервые предложенной для использования в бизнесе в 2004 г. Крисом Андерсеном. По сути, “длинный хвост” — это статистическое понятие, обозначающее определенную форму кривой распределения величины. “Длинным хвостом” обладают явления, у которых редкие события составляют значительный общий объем, сопоставимый с объемом частых событий. В закупках к “хвостовым” относят тактические расходы, разовые и малоценные закупки. Таких закупок обычно набирается 80% по количеству, что составляет всего 20% по стоимости — они идеально следуют закону распределения Парето.

Непрямые / прямые затраты — в закупках принято делить затраты, которые напрямую входят в себестоимость готовой продукции или оказываемой услуги (прямые) и те, которые являются, по сути, накладными и входят в себестоимость косвенно (непрямые). К прямым и непрямым затратам нужно применять совершенно разные стратегии управления.

ROI /ар-оу-ай/ — аббревиатура от Return on Investment — возврат на инвестиции. Часто используется в бизнесе, в том числе в закупках, для обозначения прибыльности того или иного проекта. Прибыльность рассчитывается по-разному, однако наиболее распространенным считается метод приведенной стоимости (DCC).

RFx (RFI, RFQ, RFP) /ар-эф-икс/ — аббревиатура от Request for X, где X может быть I = information (RFI) или запрос информации, Q = quotation (RFQ) или запрос котировок, P = proposals (RPF) или запрос предложений. В целом, RFQ является подмножеством RFP, т.к. RFP может содержать не только ценовую информацию. RFI подчеркнуто не является закупкой, а является маркетинговой процедурой анализа рынка, по итогам которой не происходит распределение заказа. RFX используют как общее обозначение “тендера” или “закупки” или “сорсингового проекта” в части сбора и анализа предложений от поставщиков.

RPA /ар-пи-эй/ — аббревиатура от Robotic Process Automation — роботизированная автоматизация процессов. Используется для обозначения алгоритмизированных операций. В закупках получило популярность в связи с распространением в 2019-2020 гг. программных решений, позволяющих без навыков программирования создавать такие алгоритмы, заменяющие многие рутинные операции. Не имеет ничего общего с искусственным интеллектом и автономными системами.

Категорийный менеджер — лучшей практикой в управлении закупками является применение так называемых “категорийных стратегий”, то есть выработка набора мер и политик, применимых к той или иной классификационной категории закупаемых товаров или услуг в рамках организаций. Ответственным за реализацию категорийной стратегии, при ее наличии, или просто ответственный за все происходящее с закупками по той или иной категории назначается ответственный сотрудник (из закупочного подразделения), называемый категорийным менеджером.

Спотовая закупка — от англ. Spot — точечный. Относится к разовым, нерегулярным закупкам.

S2P, S2C, P2P и тд. — модные аббревиатуры, используемые консультантами по внедрению закупочных ИТ-систем. Термины также активно внедряются аналитическим агентством в области ИТ — Gartner. По сути, обозначают границы автоматизации процесса тем или иным решением. Разберем подробно, чтобы больше никогда не путаться.

Сорсинг — от англ. Sourcing — букв. “выбор источника”. Используется для обозначения процесса выбора поставщика. Различают “стратегический сорсинг”, который заключается в сложном процессе определения стратегии, выстраивании долгосрочных отношений, заключении сложных контрактов с поставщиками ключевых категорий, либо поставщиками крупных объемов. В этом случае “сорсинг” не равно “тендер” и не равно “закупка”, только этап. И “тактический сорсинг”, когда процедура достаточно простая и “сорсинг” = “закупка” = “тендер” = “заказ”. В государственных закупках все “закупочные процедуры” = тактический сорсинг, по сути.

Скоринг — от англ. Scoring — подсчет очков.
Используется в закупках:
1) для обозначения процесса применения балльной стратегии оценки предложений поставщиков на тендере.
2) для обозначения процесса балльной оценки квалификации поставщика.

Матрица Кралича — часто используется в сфере закупок для иллюстрации популярного среди консультантов подхода к сегментации затрат. Разделяет затраты на 4 категории по отношению к риску. Читайте подробнее тут

Конкурентный лист — структурированное представление полученных предложений от поставщиков в ходе “сорсингового ивента” или RFX или тендера. В конкурентном листе обычно располагают поставщиков по горизонтали, а параметры сравнения по вертикали.

Комплаенс — от англ. Compliance — соответствие. В целом, этим словом обозначают процесс выработки определенных политик и проверки внешних явлений на соответствие им. В закупках “комплаенс” обычно означает две вещи, в зависимости от контекста:

1) проверка контрагентов (поставщиков) на соответствие политикам организации. Например: соответствие квалификационным требованиям, соответствием требованиям по этичности и экологичности производства, соответствие антикоррупционной политике и пр.

2) проверка сотрудников закупочного подразделения на соответствие политикам организации.

Пул — от англ. Pool — пруд, бассейн. Используется в закупках для обозначения группы поставщиков, объединенных по какому-либо критерию. Часто объединяют поставщиков по категориям или по группе требований к квалификации. Например “пул стратегических поставщиков Московского офиса” или “Пул крупнейших поставщиков” или “Пул поставщиков питьевой воды для офисов компании”.

Аутсорсинг закупок — передача реализации части закупочного процесса третьему лицу на основании контракта. Аутсорсинг от англ. Outsourcing — букв. “снабжение извне” — применяется для вынесения целого ряда поддерживающих функций за периметр предприятия. В закупках чаще всего отдают на аутсорсинг проведение “тейловых закупок” (см. выше) под ключ, организацию тендеров, маркетинг поставщиков проведение аккредитации или предквалификации поставщиков. Не существует единого подхода или определения процесса аутсорсинга закупок, каждый сегодня понимает его границы по-своему.

Закупочный проект — несколько закупочных процедур, объединенных в одну “корзину” в целях мониторинга реализации какой-либо более крупной задачи, требующей их совместного выполнения. Например, проект “Открытие нового офиса” предполагает внутри себя “Закупка услуг клининга”, “Закупка услуг аутсорсинга reception” и тд.

Закупка, процедура, сорсинговый ивент или тендер — это все разные названия процедуры выбора организации (или ИП/ФЛ) для заключения с ней контракта. “Закупка” и “процедура” — больше используются в среде государственных закупок. Проект, тендер и сорсинг-ивент используются в среде профессионалов закупок в коммерческом секторе.

Контрагент, поставщик или партнер — это все разные названия организации (или ИП/ФЛ), с которой заключен контракт на поставку или оказание услуг. Выбор между терминами “контрагент” (самое нейтральное), “поставщик” (самое употребимое) и “партнер” (самое продвинутое) зависит от зрелости закупочной функции. В случае, если закупки в организации находятся на начальной стадии, нет разницы между контрагентами в бухгалтерском и закупочном понимании. В случае, так скажем, стандартной зрелости закупочной функции, применяется термин “поставщик” (даже если оказывает услуги), это относит вопрос к более глубоким процессам управления цепочками поставок и тд. На перспективных этапах зрелости организация предпочитает называть “партнерами” всех внешних контрагентов, вне зависимости от характера отношений.

Вендор — от англ. Vendor — букв. продавец. Термин используется в ИТ-закупках (но не только) для обозначения производителя аппаратного обеспечения или правообладателя программного продукта. В широком смысле, вендор — это производитель или правообладатель. В отличие от дилера, дистрибутора, агента, интегратора и тд.

CAPEX /капекс/ и OPEX /опекс/ — от англ. Capital expenditure — капитальные затраты и Operational expenditure — операционные затраты соответственно.

Физы — от англ. Fees — платежи. Жаргонное обозначение платы за использование или оказанные услуги. Обычно используется у юристов и ряда других профессиональных консультантов.

“Закупки по ФЗ” — используется представителями частного сектора для обозначения государственных закупок в широком смысле слова, подразумевая и 44-ФЗ (о госзакупках) и 223-ФЗ (о закупках госкомпаний).

Диджитализация, цифровизация или цифровая трансформация — модный термин, которым стали заменять привычное понятие автоматизации. Автоматизация стала больше восприниматься как роботизация или даже внедрение ИИ, в то время как цифровизация — это процесс перевода аналоговых процессов и документов в цифровой формат см. статью

Инициатор, (внутренний) клиент, (внутренний) заказчик или “бизнес” — так закупщики называют подразделения, предъявляющие потребность на те или иные товары или услуги, которые принято решение закупать на рынке. Само собой, эти термины возникают в обиходе только с момента, когда закупочная функция выделяется в самостоятельное подразделение и происходит (частичная) централизация управления закупками.

Кэп — от англ. Cap — сокр. от capitalization. Буквальный перевод тут не имеет смысла. Используется в финансах для обозначения верхней планки какой-либо финансовой величины. В закупки переехало в сложных юридических и ИТ-контрактах, где оплата за единицу ограничена сверху “кэпом”, то есть определенной максимальной суммой (рамочного) контракта.

Тайм шиты — от английского Time sheet — листок учета времени. Термин еще с времен, когда на заводах пробивали карточки. В закупках используется для учета временных затрат специалистов по контрактам с оплатой за единицу работы (человеко-час). Обычно используется в закупке юридических услуг, ИТ, аутсорсинга и проч. профессиональных сервисов.

Time & Material — букв. перевод с англ. — затраты времени и материалов. Принцип оплаты работ подрядчика на основе компенсации работы специалистов по временным ставкам и накладных затрат, прямо относящихся к проекту. Обычно используется в закупке юридических услуг, ИТ, аутсорсинга и проч. профессиональных сервисов в случае, когда невозможно определить четкие границы работы. Можно рассматривать как разовый или более короткий аутстаффинг (см определение).

Аутстаффинг (сравнить с Аутсорсинг) — тип контракта, в рамках которого поставщик нанимает определенных специалистов себе в штат и продает заказчику их часы по договору оказания услуг. Обычно заказчик имеет полный контроль над каждым специалистом, часто привлекает их к работе на своей территории, максимально вовлекается в управление. Контракт носит в большей степени характер экономической и юридической схемы обеспечения гибкости относительно трудового законодательства и масштабирования.

MICE — аббревиатура от англ. Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions — букв. Встречи, мотивационные мероприятия, конференции, выставки. Используется для обозначения закупочной категории, куда попадают все ивенты (мероприятия) и часто также тревел (но не всегда) поддержка сотрудников.

EMEA — аббревиатура от англ. Europe, the Middle East and Africa. Популярный региональный сегмент у международных компаний, к которому относится и РФ.

Бандл — от англ. Bundle — связка, пачка. Обычно используется для обозначения связанных продуктов или услуг. Например: “Антивирус идет в бандле с компьютером”.

Бест эффорт — от англ. Best effort — в переносном смысле “приложить все усилия”. Используется в финансах для описания контрактов (по английскому праву), когда сторона гарантирует свое максимально деятельное участие в решении вопроса, не обозначая (не зная) конкретных параметров или рамок заранее. В английском праве best effort — это достаточно хорошо применяемое и доказываемое в суде понятие (enforceable). В России же используется больше для красного словца, т.к. не несет под собой юридического смысла.

Гайды — от англ. Guides — набор правил и ограничений.

По дефолту — от англ. By Default — по умолчанию, на уровне заводских настроек.

Базис поставки, инкотермс — условия сделки, описывающие распределение между продавцом и покупателем обязанностей по продвижению товара, оформлению документов и оплаты транспортных расходов, определение момента перехода от продавца к покупателю права собственности на товар, риска случайного повреждения или утраты товара, а также даты поставки. Для удобства ввели на международном уровне справочник базисов поставки, назвав их по первым буквам английских слов, определяющих обязанности продавца по поставке товара. См. статью “Актуальные инкотермс — какие бывают базисы поставки”.

Инвойс — от англ. Invoice. В международной коммерческой практике Инвойс — это документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. В закупках аналогом может считаться подробно составленный (не по стандартной форме 1С) счет на оплату, либо аналог западного инвойса на русском языке, или даже договор-счет. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля и потому не может считаться аналогом инвойса.

Текущий «Закупочный глоссарий» будет постоянно пополняться. Также рекомендуем оснакомиться со статьей про «Должную осмотрительность»

Андрей Черногоров

Основатель Bidzaar.

com, председатель правления
“Ассоциации директоров по закупкам” (СРО-клуб)

«Ушедший» из России Samsung массово набирает сотрудников, в том числе для поддержки «непрямых» закупок

Техника

|

Поделиться

    Приостановившая
    поставки в Россию смартфонов и телевизоров Samsung ищет специалиста «непрямых»
    закупок для московского представительства компании. Как рассказал CNews
    источник, близкий к авторизованной рознице Samsung в России, магазины
    фактически торгуют «серым» товаром, предназначенным для стран ЕАЭС.

    Samsung набирает
    персонал

    Как выяснил CNews,
    Samsung, несмотря на
    приостановку деятельности в России, продолжает набирать персонал в нашей стране.
    Помимо поиска менеджеров и руководителей, компания ищет сотрудника для «непрямых»
    закупок техники Samsung.

    Так, Samsung Electronics Rus Company с конца июня 2022 г. опубликовала 19 вакансий на ресурсе HeadHunter. Среди них — руководитель отдела бытовой электроники, региональный менеджер, менеджер по
    работе с ключевыми клиентами и пр. Почти все вакансии территориально
    относятся к Москве, за исключением двух (Владивосток и Новосибирск).

    Помимо Samsung Electronics Rus,
    специалистов ищет и Samsung Research Russia (Исследовательский центр Samsung в России). Центром с 21
    июня 2022 г. было опубликовано 22 вакансии: научные специалисты, программисты
    и разработчики, а также руководитель проекта. Все вакансии относятся к Москве.

    Специалист «непрямых»
    закупок

    CNews
    обратил внимание на вакансию специалиста группы контроля закупок для московского
    офиса Samsung. Она
    опубликована Samsung Electronics Rus
    12 июля 2022 г. на HeadHunter.
    Согласно описанию вакансии, в обязанности будущего специалиста будет входить поддержка
    процесса выбора поставщиков по «непрямым» закупкам.

    «Типы закупок, подпадающих под контроль: любые закупки,
    кроме закупок продуктов марки Самсунг на заводах Самсунг (любые непрямые
    закупки) в рамках вверенной категории», — говорится в описании вакансии.

    Samsung в России ищет специалиста по «непрямым» закупкам техники

    Как рассказал CNews источник, близкий к авторизованной рознице Samsung в России, магазины
    фактически торгуют серым товаром, предназначенным для стран ЕАЭС (Евразийского
    экономического союза: в него помимо России входят Армения, Белоруссия,
    Казахстан и Киргизия).

    «Официально Samsung не одобряет продажи серого товара в авторизованной рознице, но делает вид, что
    не понимает, откуда берется товар, — утверждает источник. — Их официальная
    позиция: в магазинах можно продавать только белый товар».

    По словам источника CNews, сейчас сформировалось два вида «серого»
    товара. Один из них полностью контрабандный (это товар, который предназначен для
    продажи в любых других странах), второй — «условно серый», т. к. это товар предназначен для стран ЕАЭС, у которых есть
    сертификация Ростеста. «Второй тип «серого» товара считается
    относительно честным,— говорит он. — Сейчас в магазинах фирменной розницы Samsung по сути
    торгуют именно им, хотя он предназначен для ЕАЭС».

    «Samsung ничего не грузит, но закрывает глаза на то, какой
    товар попадает в Россию, считая, что авторизованные ритейлеры продают остатки»,
    — продолжает он. По мнению источника, вендор поддерживает связь со своей розницей, возможно, «в
    надежде каким-то образом сохранить присутствие на российском рынке».

    CNews
    ожидает от российского и южнокорейского представительств Samsung комментариев по данному вопросу.

    Российский разработчик ВКС выпустил более 10 обновлений за лето

    Импортозамещение ВКС

    Остается неясным, активизировал ли Samsung поиск сотрудников с конца июня 2022 г. или же
    не прекращал набор персонала в принципе. На ресурсе HeadHunter нет возможности посмотреть
    вакансии, перемещенные в архив (неактивные на данный момент). Представители ресурса отказались предоставить CNews данные о вакансиях Samsung за предыдущие месяцы.

    Другие вакансии,
    связанные с СНГ

    Помимо специалиста «непрямых» закупок, российское
    представительство Samsung ищет менеджера по мониторингу продукта. В его обязанность входит «тесное сотрудничество с дочерними компаниями Samsung в СНГ и
    штаб-квартирой Samsung», говорится на ресурсе HeadHunter.

    Также Samsung Electronics Rus
    ищет специалиста по контролю, в обязанности которого должен входить контроль и
    анализ эффективности логистики в регионе СНГ. Оба специалиста разыскиваются для московского офиса
    вендора.

    Остается неясным, активизировал ли поиск сотрудников Samsung с конца июня или же
    не прекращал набор персонала в принципе. На ресурсе HeadHunter нет возможности посмотреть
    вакансии, перемещенные в архив (не активные на данный момент). В том числе,
    представители ресурса отказались предоставить данные по вакансиям Samsung за предыдущие месяцы.

    Приостановка
    деятельности     Samsung в России

    Samsung присоединилась к числу компаний, покинувших российский рынок, в начале марта 2022 г. По данным Bloomberg, компания
    приостановила поставки в Россию телевизоров, бытовой техники, ПК, чипов и
    смартфонов. Представитель Samsung заявил тогда ТАСС, что поставки товаров Samsung в Россию
    приостановлены лишь временно, но не уточнил, как долго это продлится. Он также добавил,
    что сервисное обслуживание и приложения Samsung продолжат работать, как и ее
    фирменные магазины.

    До конца 2022 г. Webinar Meetings ждет еще 5 обновлений

    Импортозамещение ВКС

    В марте Samsung
    также приостановила сборку телевизоров на своем заводе в Калужской области. Но в начале июня компания
    частично возобновила его работу. По информации «Коммерсанта», завод будет работать не более трех
    дней в неделю, что ударит по объемам выпущенной продукции. Однако, как сообщили
    изданию представители Министерства внутренней политики и массовых коммуникаций
    региона, выпущенная на нем техника будет направлена в страны ближнего
    зарубежья.

    Дополнение к материалу

    После выхода материала CNews Samsung Electronics Rus изменила описание вакансии специалиста группы контроля закупок.

    Версия вакансии от 18 июля 2022 года

    Специалист все также будет заниматься поддержкой процесса выбора поставщиков по непрямым закупкам. «Типы закупок, подпадающих под контроль: любые непрямые закупки в сфере маркетинга, HR и т.д. офиса компании Samsung Electronics Rus Company», говорится в новой версии вакансии.

    Версия той же вакансии от 19 июля 2022 года

    • Лучший российский софт для видеосвязи: ищем замену Teams и Zoom

    Кристина Холупова

    Прямые и непрямые закупки: в чем разница?

    В последние годы закупки стали ключевой бизнес-функцией во многих организациях. Без закупок многие организации не смогли бы работать. Но что такое закупки? Закупки включают в себя обеспечение того, чтобы все товары и услуги, необходимые для деловых целей, приобретались должным образом. Это может быть что угодно, от сырья до канцелярских товаров и рекламы.

    Со временем в сфере закупок возникли две пересекающиеся дисциплины: непрямые и прямые закупки.

    В этом блоге мы объясняем разницу между прямыми и непрямыми закупками. Но сначала давайте проясним роли, которые прямые закупки и косвенные закупки играют в организации.

    Что такое прямые закупки?

    Прямые закупки включают в себя приобретение сырья, деталей или компонентов, которые используются для создания продукта. Это материалы, которые часто попадают в конечный продукт для клиентов. Эти закупки, как правило, осуществляются в больших количествах, приобретаются у пула поставщиков с наилучшей возможной стоимостью, качеством и надежностью. Эти закупки совершаются часто и необходимы для ключевых деловых операций, например, когда пекарь приобретает муку для производства хлеба.

    Если прямые закупки перестают функционировать или возникают проблемы, компании больше не могут производить свою продукцию и получать доход.

    Прямые закупки часто связаны с производственными операциями, при которых сырье превращается в физические продукты.

    Что такое косвенные закупки?

    Косвенные закупки включают в себя покупку товаров и услуг, предметов снабжения и материалов, которые необходимы для поддержания повседневного бизнеса. Один из способов классификации непрямых закупок заключается в том, что они не увеличивают прибыль бизнеса. Косвенные закупки могут включать такие покупки, как ремонт оборудования, покупка канцелярских товаров, техническое обслуживание, поездки или другие услуги.

    Без функции непрямых закупок предприятия не смогли бы работать эффективно. Как правило, непрямые закупки составляют от 15 до 27% от общего дохода компании.

    Стратегии непрямых закупок

    Управление непрямыми закупками может быть сложной задачей. Это требует тщательного планирования и контроля. Вот несколько стратегий, которые помогут вам управлять непрямыми закупками.

    1. Отслеживание расходов

    Зачастую косвенные расходы на закупки не отслеживаются так же, как прямые закупки. Частным лицам или отделам часто предоставляется бюджет для работы, и они могут покупать то, что хотят, когда им это нужно. Тем не менее, рекомендуется следить за расходами сотрудников, чтобы финансовые и бухгалтерские отделы точно знали, на что команды тратят деньги.

    2. Будьте стратегическими при выборе поставщиков

    Оценивайте своих поставщиков и всю цепочку поставок и ищите возможности для экономии. Выстраивайте отношения и сотрудничайте со своими поставщиками, чтобы при необходимости изменить базу поставок, чтобы каждый мог воспользоваться преимуществами экономии.

    3. Используйте технологии, чтобы быть в курсе

    Существует множество технологий и инструментов, которые организации могут использовать, чтобы получить представление о своих процессах закупок и операциях. Эти технологии включают программное обеспечение для анализа данных, технологии автоматизации и инструменты исследования рынка.

    4. Выстраивайте отношения внутри компании

    Часто многие отделы в той или иной степени участвуют в непрямых закупках, будь то закупка канцелярских товаров, составление рекламных бюджетов или сверка счетов. Важно, чтобы все были на одной странице, когда речь идет о расходах компании и непрямых закупках, чтобы вы могли лучше прогнозировать будущие потребности и изменения.

    Категории непрямых закупок

    Знаете ли вы, что на категории непрямых закупок может приходиться около 40% общих расходов компании? Также сложнее провести прямую связь между косвенными расходами и прибыльностью компании.

    Вот некоторые из наиболее распространенных категорий непрямых закупок:

    • Человеческие ресурсы (т.е. обучение, прием на работу, профессиональное развитие и т. д.)
    • Маркетинг
    • Коммунальные услуги (т.е. вода, электричество, газ и арендная плата)
    • Товары для офиса (т. е. офисная мебель, канцелярские принадлежности, чистящие средства и т. д.)
    • Путешествие
    • Приобретение ИТ/технологий (т.е. компьютерного оборудования и программного обеспечения)

    Прямые и непрямые закупки: в чем разница между ними?

    Прямые закупки — это расходы на услуги, товары и материалы, которые приносят прибыль, производительность и конкурентные преимущества. Принимая во внимание, что косвенные закупки — это расходы на техническое обслуживание, товары и услуги, необходимые для повседневных операций, которые не вносят прямого вклада в прибыль компании.

    Хотя обе эти функции в конечном итоге следуют циклу «от закупки до оплаты» (см. ниже), между прямыми и непрямыми закупками существует несколько ключевых различий, которые влияют на то, как они управляются внутри компании.

    Управление отношениями с поставщиками

    Для повышения качества и повышения эффективности с течением времени группы прямых закупок стремятся развивать долгосрочные отношения сотрудничества со своими поставщиками. Следовательно, больше времени тратится на развитие и управление отношениями с поставщиками.

    Группы непрямых закупок в основном сосредоточены на управлении расходами компании, поэтому они, как правило, имеют более тесные деловые отношения с поставщиками, чем их коллеги по непосредственным закупкам. Таким образом, их внимание больше сосредоточено на управлении и сокращении расходов.

    Важно отметить, что управление поставщиками по-прежнему может приносить пользу компаниям с косвенными требованиями к закупкам. Отели и компании с несколькими офисами часто могут договориться о более выгодных предложениях и скидках, если они централизуют отношения со своими поставщиками, тем самым сокращая свои общие расходы.

    Точно так же компании-разработчики программного обеспечения, практически не нуждающиеся в прямых закупках (например, закупка сырья, транспортные расходы и т. д.), также могут сократить свои накладные расходы за счет стратегического управления поставщиками поставщиков, поддерживающих непрямые закупки.

    Управление запасами

    Чтобы избежать задержек, эффективное управление запасами имеет решающее значение для прямых закупок. Если у поставщика заканчиваются запасы, это может вызвать проблемы во всей цепочке поставок (и иметь разрушительные последствия для итоговой прибыли компании).

    Как правило, управление запасами менее приоритетно для групп непрямых закупок. Однако это всегда будет зависеть от характера и потребностей компании.

    Организационная структура

    Поскольку прямые закупки оказывают решающее влияние на доход компании, управление прямыми расходами обычно осуществляет специальная централизованная группа по закупкам.

    Компании обычно не используют тот же подход к косвенным расходам, которые, как правило, представляют собой децентрализованную функцию, случайным образом делегированную различным заинтересованным сторонам из нескольких отделов.

    Примеры прямых и непрямых закупок

    Вот несколько реальных примеров прямых и непрямых закупок.

    Прямые закупки:

    • Сырье
    • Машины и технологическое оборудование и детали
    • Ингредиенты для пищевых продуктов
    • Субподрядный труд

    Непрямые закупки:

    • Техническое обслуживание и ремонт производственного или офисного оборудования
    • Коммунальные услуги (газ, электричество, вода)
    • Офисная мебель, канцелярские товары и другие канцелярские товары
    • Затраты на управление персоналом и его развитие (обучение, затраты на человеческие ресурсы)
    • Консультанты и профессиональные услуги (спикеры, советники, коучи, консультанты)
    • Компьютерное оборудование и программное обеспечение
    • Управление рабочим местом и объектами (туалетная бумага, чистящие средства)
    • Маркетинговые расходы

    Это не исчерпывающий список. Как всегда, бизнес-модель компании, а также услуги и продукты, которые она продает, будут определять ее участие в прямых и непрямых закупках.

    Прямые и косвенные закупки,

    и управление расходами

    Прямые и косвенные закупки являются частью общей стратегии управления расходами организации. Оба этих типа закупок по-разному влияют на финансовые показатели организации. Прямые закупки оказывают прямое влияние на итоговую прибыль организации, в то время как непрямые закупки — нет. Поэтому важно отслеживать все расходы компании, будь то прямые или косвенные закупки.

    Программное обеспечение для управления расходами, такое как Procurify, может оцифровать ваш процесс от закупки до оплаты, сэкономив драгоценное время и деньги и облегчив вашей организации и сотрудникам получение товаров и услуг, необходимых для работы.

      Примечание редактора 
Исходная дата публикации: 25 сентября 2013 г.
Оригинальный автор: Кеннет Лои

С тех пор мы обновили и переиздали этот пост в блоге с новым содержанием.

    Что вы думаете?

    Руководство по непрямым закупкам

    Каждый бизнес, связанный с поиском поставщиков и осуществлением закупок, использует процесс непрямых закупок различными способами. В зависимости от размера организации и сложности закупок процесс непрямых закупок может иметь серьезные последствия для управления расходами компании и общего дохода. Поскольку за последние несколько лет возросло использование профессиональных услуг и цифровых программных инструментов, основное внимание уделяется практике оптимизации непрямых методов закупок.

    Как обрабатываются непрямые закупки? В чем разница между прямыми и непрямыми закупками? И что вы можете сделать, чтобы обеспечить максимальную прибыль для вашего бизнеса, не жертвуя качеством товаров и услуг, которые вы будете покупать?

    Что такое косвенные закупки?

    Процесс непрямой закупки оптимизирует закупку любых предметов, используемых для поддержания повседневных операций; как правило, товары и услуги, не связанные напрямую с производством продукции предприятия.

    Эти статьи могут включать:

    • Канцелярские товары, аппаратное обеспечение и оборудование
    • Командировочные расходы
    • Маркетинговые услуги (например, реклама, писатели, агентства)
    • Человеческие ресурсы (например, набор, адаптация и обучение)
    • Профессиональные услуги (например, советники и консультанты)
    • Аутсорсинговые услуги (например, ИТ и бухгалтерский учет)
    • Лицензии на программное обеспечение (например, подписка на SaaS)
    • Капитальные затраты
    • Аренда помещений
    • Косвенные коммунальные услуги, техническое обслуживание и ремонт
    • Расходы занимают лишь часть общей функции закупок (многие специалисты называют от 15% до 30% общего дохода, поступающего из косвенных источников). Тем не менее, его значение в последние годы значительно возросло.

      Косвенные затраты растут, так как многие организации начали продавать виртуальные товары и услуги вместо произведенной продукции. Эта тенденция побудила управленческие группы уделять больше внимания оптимизации непрямых закупок.

      Узнайте, как решить проблемы с точкой доступа, оптимизировав процесс закупок
      с учетом сегодняшних реалий бизнеса.

      Различие между прямыми и косвенными закупками

      Различие между прямыми и косвенными закупками является важным, поскольку, хотя и те, и другие направлены на более эффективное расходование средств, они все же выполняют разные функции.

      Команды прямых закупок в основном занимаются закупкой сырья, необходимого для производства товаров, продаваемых фирмой. В конечном итоге вы покупаете товары, которые позже продаете конечному потребителю после некоторой обработки. Эти прямые материалы сильно различаются в зависимости от того, что производит компания. Примеры прямых закупок включают:

      • Ресторан, заказывающий овощи, мясо и напитки
      • Производитель ноутбуков, закупающий материнские платы, жесткие диски, экраны и клавиатуры.
      • Модный бренд может закупать хлопок, шелк и ткани.

      Точные различия между прямыми и косвенными затратами:

      • Политика компании. Прямые закупки обычно осуществляются централизованной командой менеджеров и жестким бюджетом. Непрямые закупки часто децентрализованы и сосредоточены на более мелких частях бизнеса со своими уникальными потребностями и утверждающими лицами. Формальный подход к непрямым закупкам необходим для предотвращения неэффективных или мошеннических расходов.
      • Управление запасами. С помощью прогнозирования спроса и управления цепочками поставок планировать прямые закупки относительно просто. Вы заказываете ровно столько, сколько нужно, чтобы избежать дорогостоящих излишков и предотвратить нехватку. Напротив, непрямые продажи, естественно, осуществляются по запросу, и их может быть сложно спланировать заранее.
      • Отношения с поставщиками. Компания с устойчивой линейкой продуктов, скорее всего, будет использовать одних и тех же поставщиков для производства этих товаров. Таким образом, поставщики, у которых вы делаете прямые покупки, являются долгосрочными, что приводит к взаимному пониманию в отношении ожиданий, условий контракта и графиков поставок. Для сравнения, непрямые сделки краткосрочны, и вы выбираете поставщиков на основе ценовой эффективности и краткосрочной выгоды.
      • Фокус управления. Администраторы выделяют различные суммы бюджета на прямые и косвенные расходы. Такие отрасли, как производство, уделяют больше внимания и финансирования прямым закупкам, тогда как сервисные компании полагаются на косвенные.

      В прошлом прямые расходы привлекали почти все внимание администраторов, поскольку они напрямую влияли на конечный результат. Однако сегодня мы начинаем замечать, что больше внимания уделяется непрямым закупкам, и их сочетание — лучший подход для реальных бизнес-процессов.

      Прямые и непрямые закупки также начинают объединяться в последние годы с появлением экономики услуг. Многие предприятия сегодня продают программные продукты как услугу или работают в основном в Интернете, что делает множество «косвенных» покупок, приносящих скорее прямые результаты. В любом случае, знание этих двух типов поможет вам лучше понять, что включает в себя непрямая закупка и с чем она связана.

      Обязанности по финансам и непрямым закупкам

      Не во всех компаниях есть специальная группа по закупкам. Часто роль снабжения и совершения покупок возлагается на финансовую команду. Те, кто отвечает за непрямые закупки, должны делать больше, чем просто находить самую низкую цену. Функции непрямых закупок могут включать переработку внутренних операций для уменьшения количества необходимых закупок и выстраивание стратегических отношений с поставщиками для более выгодных условий контракта.

      Что вам обычно нужно, так это понимание вашей базы поставщиков, цепочки поставок и общих бизнес-целей. В сочетании с современными инструментами и решениями для электронных закупок вы сможете добиться высокой окупаемости инвестиций. Стремитесь к следующему мышлению во время вашего путешествия:

      • Контроль затрат. Стремление к самой низкой цене не всегда является лучшим вариантом. Проведите переговоры с поставщиками или даже рассмотрите возможность полной смены поставщиков. Вы также можете объединять покупки для получения оптовых скидок или корректировать характеристики заказываемых вами продуктов, чтобы снизить цены.
      • Готовность к автоматизации. Автоматизация процессов стала сферой современного бизнеса, но по статистике те же самые компании инвестируют в решения для электронных закупок не так часто, как следовало бы.
      • Корпоративная социальная ответственность, КСО. Это соображение требует, чтобы решения о непрямых закупках влекли за собой те же социальные обязательства, которые ожидаются от компании. Этим вы поддерживаете репутацию организации.

      В целом ожидается, что группа закупок будет создавать ценность для внутренних заинтересованных сторон, будь то внутренние клиенты, администраторы или поставщики.

      Какие навыки нужны этим специалистам по закупкам?

      При большом разнообразии ежедневных закупок процессы непрямых закупок могут стать сложными и обширными. Специалисты по закупкам должны понимать:

      • Управление взаимоотношениями с поставщиками. Это может включать выбор поставщиков, согласование условий и других связанных задач.
      • Категорийный менеджмент, стратегия, при которой категорийные менеджеры объединяют аналогичные продукты и услуги, необходимые всей компании, для максимальной эффективности цен.
      • Поддержка нескольких дочерних компаний. Мало того, что десятки бизнес-единиц вносят свой вклад в косвенные расходы, они также могут быть из разных стран.

      Для корпораций, работающих в нескольких регионах, деятельность по непрямым закупкам должна осуществляться на местном уровне, поскольку местные специалисты понимают культуру, законы и контакты, относящиеся к региону.

      Как процессы непрямых закупок экономят ваши деньги?

      Процессы непрямых закупок увеличивают доход на:

      • Сокращение необоснованных расходов. Официальный процесс поможет выявить необоснованные или неучтенные расходы и позволит вам внести соответствующие изменения.
      • Объединение покупок. Консолидация спроса на аналогичные покупки не только упрощает бухгалтерский учет, но и может открыть двери для оптовых скидок.
      • Чистка базы поставщиков. Не все продавцы дадут вам положительный опыт. Надежное управление взаимоотношениями с поставщиками может отсеять менее надежных поставщиков и обеспечить стабильное качество обслуживания клиентов.
      • Внедрение автоматизации. Программные решения в значительной степени заменяют многие ручные аспекты закупок, уменьшая количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Сбор данных является преимуществом здесь, так как найти возможности для экономии и принимать обоснованные решения легче, когда у вас есть правильная информация.

      Проблемы непрямых закупок

      Работа с закупками на основе услуг уже полностью отличается от процесса закупки производственных материалов, поэтому группам непрямых закупок необходим собственный подход. Некоторые возможные проблемы:

      • Чистая чешуя. От крупных контрактов с десятками поставщиков до сотен категорий расходов — в любой момент времени у вас может быть много забот.
      • Низкая видимость. Утверждающие лица не всегда участвуют в процессе с самого начала или постоянно находятся в курсе событий. Это может вызвать узкие места и привести к отсутствию информации.
      • Контроль расходов с самого начала. При наличии различных заказчиков и утверждающих лиц может быть трудно увидеть общую картину и понять, на что приходится тратить необходимые средства. Оптимизированные процессы помогают создать видимость и контроль.

      При правильной подготовке любая компания может реализовать преимущества непрямых закупок, заключить более выгодные контракты с поставщиками и улучшить условия закупок. Давайте рассмотрим стратегии и лучшие практики для этого.

      Стратегии и передовой опыт в области закупок

      Работа над этим ключевым бизнес-процессом — это больше, чем просто достижение экономии; он также направлен на предотвращение перерасхода средств, повышение прозрачности и контроля, улучшение управления объектами и более эффективное управление поставщиками.

      Каковы основные различия между успешным методом непрямых закупок и неэффективным?

      Стремитесь к высокой прозрачности расходов

      Причина того, что многие процессы закупок неэффективны, заключается в том, что они фрагментированы и обычно выполняются без всестороннего одобрения со стороны организации. Повышая прозрачность финансовой деятельности, вы открываете двери для оптимизации закупок.

      Очистить все эти данные

      Несоответствие — важная проблема для непрямых расходов. Все эти расходы по требованию поступают во многих форматах и ​​из разных отделов. Чтобы разобраться во всем этом, методы управления данными помогают убрать беспорядок, сделать анализ данных более последовательным и проложить путь к прозрачности.

      Практика стратегического поиска

      Начните с изучения ваших контрактов, чтобы найти способы сэкономить. Затем сотрудничайте с поставщиками, чтобы сделать эту экономию реальностью. Совместите свои усилия с общими целями вашей компании и создайте собственные стандарты, с которыми можно будет сравнить свою эффективность.

      Переработайте свою базу поставщиков

      Связываясь со стратегиями снабжения, большая часть вашей работы связана с заключением новых контрактов, содействием позитивному общению с поставщиками и мониторингом работы поставщиков. Деньги следует тратить этично и разумно.

      Обучение персонала непрямым закупкам

      Поскольку в конечном итоге эти закупки совершают сотрудники, отдел закупок должен сосредоточиться на обучении всех сотрудников компании новым политикам. Какие шаги вы предпринимаете для повышения эффективности закупок и как отдельные сотрудники могут помочь?

      Программные решения, предназначенные для косвенного управления расходами, часто содержат рекомендации и другие ресурсы для сотрудников, которые могут обучаться внедрению этих новых политик. Этот процесс известен как «управление изменениями».

      Сделайте ваши новые политики четкими и понятными. Чем сложнее его соблюдать, тем медленнее будут результаты.

      Работа с финансовым отделом

      Закупки и финансы имеют взаимосвязанные обязанности. Эффективность расходов можно проанализировать с помощью собранных финансовых данных, чтобы получить контекст для будущих стратегических методов закупок. Жизнь для AP также упрощается, когда закупки и финансы синхронизированы и находятся на одной странице.

      Проконсультируйтесь с организацией групповых закупок (GPO)

      Обычно используемые в сфере здравоохранения, групповые политики объединяют спрос со стороны нескольких компаний и используют этот общий объем закупок для получения оптовых скидок от дистрибьюторов. Они также могут снизить риск поставщика и сэкономить ваше время и усилия при поиске потенциальных поставщиков для работы.

      Воспользуйтесь преимуществами цифровых инструментов

      Программное обеспечение и автоматизация уже позволили компаниям стать более продуктивными, и то же самое можно сказать об облачных решениях для электронных закупок. Автоматизация поможет вам реализовать вашу новую стратегию, уменьшив количество человеческих ошибок, создав столь необходимую видимость и предоставив вам более точную аналитику данных о расходах.

      Доступные информационные панели для анализа данных могут продемонстрировать высшим руководителям вашу экономию средств и выгодные партнерские отношения, а также предоставить вам более прямой контроль над своими расходами. Такая информационная панель также упрощает внесение своего вклада как внутри, так и вне отдела закупок.

      Подводные камни и типичные ошибки, которых следует избегать

      Косвенная оптимизация закупок невозможна, если у вас нет опытных членов команды и модернизированного программного подхода. Но даже имея прочную основу, избегайте этих распространенных ошибок во время переговоров с поставщиками.

      • Не спешите принимать решение. Продавцы, которые знают, что у вас не так много других жизнеспособных вариантов, естественно, поднимут ставки. Прежде чем раскрывать свое решение, сделайте все необходимые вам уступки из вашего предпочтительного выбора.
      • Скройте свой бюджет. Поставщики знают, как максимизировать свою часть сделки, поэтому не раскрывайте им свой общий бюджет и, следовательно, снижайте свою способность договариваться о более выгодных условиях.
      • Время на вашей стороне. Продавец также может использовать временные рамки в своих интересах. Например, вам может потребоваться закрыть продажу до конца текущего квартала. Не раскрывайте эту информацию во время встречи, чтобы избежать давления.

      Сокращайте расходы, заключайте более выгодные сделки с поставщиками и получайте максимальное конкурентное преимущество, которое вы можете получить от непрямых закупок уже сегодня. Начало работы с решением для электронных закупок для внутреннего использования — это огромный первый шаг.

      Часто задаваемые вопросы

      Что такое прямые и косвенные закупки?

      Прямые закупки относятся к процессу поиска и закупки физических товаров и сырья для производства для внутренних операций предприятия. Косвенные закупки в большей степени связаны с услугами для поддержки повседневного бизнеса, такими как подписка SaaS, офисное оборудование и расходные материалы, расходы на сотрудников и т.