Тендерный отдел и современный подход к работе с Findtenders. Тендерный отдел функции

задачи, структура + обязанности руководителя тендерного отдела, тендерного специалиста — Тендеровики.ру

Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.

Содержание статьи:

Тендерный отдел: задачи

Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это: • обеспечение участия компании в тендерах • участие в создании и поддержание имиджа компании • привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов

Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.

Типовая организационная структура тендерного отдела

Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками. • Руководитель тендерного отдела • Заместитель руководителя / главный специалист • Менеджер / Тендерный специалист • Помощник менеджера / секретарь

Схема подчиненности выглядит следующим образом:

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.

Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.

Руководитель тендерного отдела: 2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках. 2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений. 2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений. 2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации; 2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера. 2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела. 2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел; 2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела. 2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией; 2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации. 2.11. Контролирует отправку документов на тендеры; 2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании. 2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги. 2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов. 2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел. 2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией. 2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка. 2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

Тендерный специалист: 2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках 2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера. 2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:  оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;  запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;  запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;  по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;  по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)  сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.  организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер 2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации. 2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками; 2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции. 2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях. 2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы. 2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции 2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию: • информация об объявленных тендерах, • требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации, • информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Тендерный отдел и его технология работы

Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

Процесс завершается при следующих условиях: • получение информации о результатах торгов • доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные этапы процесса

Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.

Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
Проверка документации на соответствие требованиям.
Корректировка документации, в случае необходимости.
Проверка внесения корректив до отправки документации.
Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
Контроль отправки документации организаторам торгов.
Контроль результатов участия в торгах.
Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации. Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Примечание: В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.

Источники информации, используемые при оказании услуги

исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Тендерная работа и документирование результатов

Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.

Система оплаты и мотивации

Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие: 1) оплата за результат 2) фиксированная оплата

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

Возможные вариации системы «Оплата за результат»: 1. Оклад + процент от выигранных тендеров 2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы 3. Процент от выигранных тендеров 4. Оплата за каждую допущенную заявку. Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию. Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате: 1. Фиксированный оклад 2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

Тендерное сопровождение плюсы и минусы

Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это: — слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку. Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.

Модуль № 2 "Эффективный тендерный отдел" онлайн-курс для индивидуальных предпринимателей, организаций, а также участников торгов, которые хотят создать эффективный отдел по тендерным продажам или повысить эффективность существующего тендерного отдела.

Чем занимается тендерный отдел?

Возросшие требования в сфере проведения конкурсных торгов диктуют крупным организациям необходимость введения в их структуру отделов, которые полностью осуществляют весь алгоритм участия в тендерах.

Сотрудникам же аналогичного отдела государственных структур вменяется в обязанность вся организационная деятельность по проведению тендеров в полном соответствии федеральным законам. С 2014 года эта деятельность регулируется 44-ФЗ при наличии лицензионных документов.

Деятельность тендерного отдела

Функции работников тендерного отдела направлены на выполнение разнообразных операций.

Тендерный отдел занимается:

Систематический мониторинг сайтов, интернет - порталов, торговых площадок в СМИ. Анализ размещенных там объявлений о проводимых тендерах, соответствующих специализации компании.
Обоснование целесообразности участия в объявленных тендерах.
Подача заявки в обозначенные сроки. Разработка полного пакета документов в качестве приложения в соответствии с конкурсной документацией заказчика.
Представление интересов компании в процедурах проведения тендера в случае принятия заявки. Контроль над окончательными результатами проводимых аукционов.

Специалисты отдела не просто механически выполняют весь алгоритм, определенный законодательством, по участию в торгах, а активно взаимодействуют со всеми структурами. В их перечень входят страховые, кредитные организации, поручители, обеспечивающие тендерные кредиты и совместно с компанией выполняющие обязательства, возникающие при выполнении имеющихся контрактов.

Они подписывают договоры с заказчиком, готовят необходимую документацию о ходе выполнения контрактов, делают анализ результативности проведенных тендеров.

Небольшая фирма может работать на договорной основе с аутсорсинговыми компаниями, работники которых будут представлять ее интересы на торгах. Такую схему работы принято называть тендерным сопровождением.

Структура тендерного отдела

Отдел, занимающийся всем циклом тендерных операций, является структурным подразделением крупной организации.

Для координации планомерной деятельности приказом вышестоящего начальника назначается руководитель отдела и сотрудники соответственно штатному расписанию.

Отдел обеспечивается сообразно нормативам нужными помещениями, мебелью, компьютерной и оргтехникой, канцелярскими принадлежностями.

Каждый сотрудник отдела выполняет свой функционал, отраженный в должностной инструкции. В установленные сроки ведет документацию и предоставляет ее для контроля руководителю подразделения, который по графику передает необходимый перечень отчетных документов начальнику организации.

Деятельность тендерного отдела предприятия – заказчика

Функциональные обязанности тендерной службы предприятия, которое формирует тендеры и выбирает поставщиков, также имеют свои специфические особенности. Его сотрудники выполняются соответствующие виды деятельности.

Размещение заказов (закрытый или открытый аукцион, без объявления торгов).
Подготовка конкурсной документации, запросы ценовых котировок на услуги и товары, интересующие компанию.
Размещение объявлений на различных площадках, публикация итоговых протоколов проведенных конкурсов.
Координация взаимоотношений с участниками аукционов. Уведомление их о результатах, в том числе отправление победителю бланка гражданско-правового соглашения, на основании которого будет оказана услуга.
Ведение всей нормативной документации, составление отчетов.
Оказание консалтинговой поддержки руководителям подразделений в области гражданско-правовых договоров.
Сохранение документации сообразно срокам, определенным номенклатурой.

Сотрудники тендерного отдела

Сотрудники тендерных отделов имеют разветвленные контакты, в перечень которых входит:

вышестоящее начальство (получение директивных документов и предоставление отчетности),
внутренние подразделения (получение от них технического задания и информирование взамен о конкурсах и ценовых котировках),
бухгалтерский (получение данных о финансовых передвижках по контрактам и взамен передача оформленной и подписанной документации по тендеру) и юридический отделы (получение договоров).

Деятельность тендерного отдела, организованная в соответствии с нормативными документами с четким распределением функционала внутри подразделения, сообразно должностным инструкциям, дает качественный результат, работающий на усиление авторитета и успешности предприятия.

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

good-tender.ru

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Автор: Сидаев Дмитрий 9 января 2018

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

Принимаем решение

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

планирование;
организация;
координация;
мотивация;
контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она может исходить как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые можно записать в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

Составление комплекта документов и получение ЭП.
Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
Настройка рабочего места для участия в торгах.
Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
Изучение и анализ документации, технического задания.
Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
Подготовка и подача заявок.
Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
Получение займов и банковских гарантий.
Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
Участие в закупках (личное или дистанционное).
Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Скачать

goscontract.info

Тендерный отдел - специалист по поиску тендеров

Тендерный отдел — это внутреннее подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Они бывают, как у заказчиков, так и у участников закупок.

Многие организации, которые постоянно участвуют в закупках создают такое подразделение, как тендерный отдел. Сотрудники этого департамента осуществляют всю работу, связанную с участием в торгах: от поиска аукциона до заключения контракта с заказчиком. В случае, если речь идет о специалисте со стороны заказчика, то в его обязанности входят несколько другие функции.

Обязанности тендерного отдела

Рассмотрим сначала обязанности менеджера тендерного отдела со стороны компании-заказчика. Прежде всего стоит отметить, что само структурное подразделение может включать различное количество сотрудников — от одного и более, начиная от руководителя и заканчивая помощником менеджера. Стандартный состав включает в себя руководителя, заместителя руководителя и менеджера.

Совет: если компания только задумалась о создании такого подразделения, то лучше начать с минимального количества специалистов по поиску тендеров и расширять отдел по необходимости.

Итак, работая с государственными или коммерческими закупками как заказчик, в обязанности специалиста тендерного отдела будут входить следующие моменты:

публикация в Единой Информационной Системе плана закупок и плана-графика закупок на будущий период, согласно требованиям закона;
размещение заказа на электронных площадках, торгов в закрытой или открытой формах, а также без объявления конкурса. Предоставлять обоснование проведения закупки в выбранной форме, если этого требует законодательство;
подготовка тендерной документации, передача ее на ЭТП и предоставление расшифровки по требованию подрядчика;
осуществление отношений со всеми участниками процедуры — публикация протокола рассмотрения заявок, протокола проведения или других документов при каких-либо дополнительных действиях;
подготовка и хранение всей документации, необходимой для организации закупочной деятельности.

Это общий список обязанностей сотрудника, в каждой организации он может немного варьироваться, а функционал могут забирать на себя разные сотрудники, если объем проводимых торгов достаточно велик.

На инфографике ниже представлена одна из возможных структур тендерного отдела организации.

Специалист по поиску тендеров

Если речь идет об организации, которая является подрядчиком, то обязанности сотрудника по подбору тендеров отличаются от вышеперечисленных. Опишем основные из них:

поиск закупок по профилю компании на различных площадках и в единой информационной системе;
получение КЭП и прохождение аккредитации на электронных торговых площадках;
подготовка заявки и запрос разъяснений закупочной документации при необходимости;
подача заявки и участие в торгах от имени компании;
анализ выбранных тендеров на наличие коррупционной составляющей и принятие решения на участие в той или иной закупке;
отчетность по итогам процедуры.

Также, деятельность подразделения зависит от конкретной фирмы, которая создает тендерный отдел.

Система поиска государственных и коммерческих закупок

Получайте новые предложения закупок со 100 торговых площадок ежедневно

Бесплатный доступ

Услуги по поиску торгов

Отличным вариантом является заказать услуги по поиску у сторонней организации, которая занимается деятельностью в данном направлении.

У таких компаний есть ряд существенных плюсов:

большой опыт работы по подбору торгов позволяет наиболее качественно сделать подборку по нужным параметрам;
помощь в этом направлении выгодна тем, что вы получаете рассылку с подходящими закупками постоянно и с небольшими промежутками времени между ними. При самостоятельном поиске вы потратите намного больше времени для подбора подходящих торгов;
специалист по поиску тендеров сразу проводит анализ на коррупционную составляющую закупки и сообщает вам о спорных вариантах, чтобы вы принимали решение, обладая большим количеством информации;
чаще всего эти компании также могут оказать помощь непосредственно в участии в аукционе.

Помощь профессионалов по подбору торгов

Компания РусТендер предлагает широкий спектр услуг, как по поиску, так и по сопровождению закупок. Подбор тендеров мы осуществляем в двух вариантах:

помощь специалиста;
программой подбора закупок.

В первом случае поиск будет осуществлять наш сотрудник по указанным вами параметрам и в ручную сортировать и анализировать каждую закупку прежде, чем предоставить подборку вам.

Во втором варианте мы предоставляем вам бесплатный доступ к разработанной нами программе по подбору тендеров и вы самостоятельно выставляете параметры, по которым желаете получить интересующие вас торги. Более подробно о такой программе и ее возможностях вы можете прочитать в нашей статье о данном сервисе.

Кончено, выбор всегда остается за вами — создать собственный тендерный отдел или обратиться к сторонним специалистам для получения помощи в поиске и сопровождении торгов. Поэтому, взвесив все аргументы, каждый руководитель компании выбирает наиболее удобный вариант для свей организации.

©ООО МКК "РусТендер"

___________________________________________

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника - tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Статьи по теме:

План закупок

Программа для поиска закупок

ЕИС

Поделитесь ссылкой на эту статью

tender-rus.ru

Тендерный отдел и современный подход к работе с Findtenders — Тендеровики.ру

За последние несколько лет государственные и коммерческие закупки прошли большой путь от откровенных распилов бюджетов организаций до открытых и прозрачных процедур, таких как электронные торги. Как следствие, появились и сотрудники, которые специализируются на работе с тендерами. Чтобы максимально упростить их работу, автоматизировать рутинные процессы подбора подходящих закупок, несколько лет назад появились программы-агрегаторы для поиска и работы с торгами. В том числе и поисково-аналитическая система FindTenders. Но из-за перехода все большего числа компаний к ведению своей закупочной деятельности через размещение открытых конкурентных процедур одному сотруднику стало крайне проблематично закрывать весь фронт работ, связанных с тендерами. Компании-поставщики все чаще стали формировать у себя целое структурное подразделение – отдел прокьюремента.

Тендерный отдел: структура и распределение обязанностей .

Для начала стоит рассмотреть типовую структуру отдела прокьюремента (тендерного отдела). Среднестатистический отдел имеет в своем составе следующих специалистов:

Руководитель тендерного отдела (начальник тендерного отдела). Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения.
Менеджер по тендерам (Специалист по работе на электронных торговых площадках). Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде.
Ассистент, помощник менеджера по тендерам (секретарь). Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего документооборота тендерного отдела, организация доставки заявок на тендер в бумажном виде, отслеживание итогов по тендерам.

Кроме того, тендерный отдел в своем составе может иметь следующих специалистов (чаще всего обязанности таких сотрудников распределяются внутри тендерного отдела или привлекаются специалисты из смежных):

Специалист по поиску тендеров. Вручную или с помощью специализированного программного обеспечения отслеживает на нескольких сотнях торговых площадок и корпоративных сайтов подходящие закупки. Зачастую функции по поиску тендеров распределяются между сотрудниками тендерного отдела, но бывает что этими обязанностями занимается отдельный сотрудник.
Юрист. Готовит заявки на разъяснение положений закупочной документации, проверяет договора перед подписанием, а также, в случае необходимости, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу. Чаще всего юрист не входит в состав тендерного подразделения, а привлекается по мере необходимости из юридического отдела компании.
Специалист по банковским гарантиям (экономист). Связывается с банками и брокерами для получения обеспечения заявки или контракта на лучших условиях. Также зачастую данные функции лежат на экономисте или ином сотруднике в компании. Не всегда компании активно используют в качестве обеспечения заявок банковские гарантии. Все зависит от специфики деятельности компании.

В небольших компаниях один сотрудник может отвечать сразу за несколько направлений работы, а в крупных наоборот - одной и той же деятельностью занимается сразу несколько человек. В любом случае, организация чаще всего участвует сразу в нескольких тендерах, поэтому все специалисты загружены работой.

Схема работы тендерного отдела.

Теперь нужно разобраться, как устроен бизнес-процесс в отделе прокьюремента. Это проще сделать через блок-схему, описывающую типовой цикл работы с конкретным тендером.

Из рисунка видно, что в работе отдела над конкретным тендером достаточно много различных этапов и внутренних коммуникаций. Если же учесть параллельную работу над несколькими закупками, то вероятность возникновения проблем весьма велика.

Проблемы в работе тендерного отдела.

Тендерный отдел в своей деятельности может иметь ряд стандартных проблем:

Нехватка времени на работу над одним тендером под предлогом занятости другим.

“Испорченный телефон” при передаче информации от одного сотрудника к другому. Потеря части важной информации при переходе от одного этапа работы к следующему, особенно в случае нахождения сотрудников в разных местах.

Сложность контроля деятельности подчиненных руководителем. Тем более в режиме реального времени.

Проблемы с документами. Если тендеров много, а подготавливаемые документы похожи, то легко запутаться с принадлежностью того или иного файла к конкретной закупке.

Программы-агрегаторы тендеров помогают только на 1 этапе работы. Для решения задач на всех остальных этапах приходится использовать различное программное обеспечение общего назначения, например электронные таблицы.

Автоматизация работы отдела тендеров с помощью специальной тендерной CRM системы от FindTenders.

Для решения проблем и автоматизации работы тендерного отдела компания FindTenders в 2016 году создала новое программное решение – тендерную CRM систему. Данное ПО позволяет переложить весь бизнес-процесс работы с закупками конкретной компании на “язык компьютера”. Принцип работы сервиса очень похож на классическую CRM систему для отдела продаж. Только вместо работы с клиентами, программа оперирует с закупками. Таким образом, тендерный отдел получает эффективный и гибкий инструмент, адаптированный под деятельность в области тендеров.

Для формального описания бизнес-процесса тендерная CRM система использует функционал меток, которые представляют собой статусы, в которых находит закупка в текущий момент.

Метки пользователь задает самостоятельно, исходя из алгоритма работы своего отдела. При работе можно посмотреть, например, список тендеров, находящихся в интересующем состоянии.

Для решения проблемы структурированности документации используется встроенное облачное хранилище.

Документы хранятся с привязкой к тендеру, поэтому ошибки, связанные с параллельной работой нескольких человек над одной закупкой, практически исключены. При этом пользователю доступна возможность хранить личные файлы, связанные с тендером, без доступа к ним остальных членов команды.

Для обсуждения работы над закупкой и сохранения указаний и идей в программу встроен специальный мессенджер.

Диалоги также имеют привязку к конкретному тендеру, что упрощает поиск нужного обсуждения на этапе анализа проведенной работы.

Для повышения эффективности работы отдела в программе присутствует аналитический модуль.

Руководитель или специалист по поиску тендеров всегда может получить исчерпывающий отчет по отраслям или компаниям, связанных с госзаказом. Отчеты могут содержать, как числовые данные,

так и графические.

Это дает возможность пользователю максимально четко представить себе картину исследуемой области. Использование аналитики в рамках тендерного отдела эффективно также по причине более четкой фильтрации тендеров, исходя из шанса на победу. В тех случаях, когда статистика однозначно говорит о маловероятности выигрыша интересного тендера, не загружаются бесполезной работой другие сотрудники отдела.

В современных реалиях информационного общества, когда объем передаваемых данных весьма значителен, и даже очень квалифицированный специалист не может в одиночку решить всю задачу целиком, использование программных средств, позволяющих максимально автоматизировать работу, как отдельного сотрудника, так и целого структурного подразделения, является ключом к успешному бизнесу в целом и тендерный отдел не исключение. Надо всегда помнить о том, что даже незначительная потеря информации или времени на каждом из этапов работы в конечном итоге может выливаться в провал всего проекта или снижению эффективности.

Обязанности специалиста тендерного отдела | law-uradres.ru

На должность специалиста по торгам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и прошедшее обучение по программе «Организация и проведение конкурсов (торгов) на закупку продукции для го- сударственных нужд» , без предъявления требований к стажу работы. На должность специалиста тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и опыт работы от 1 года. Специалист тендерного отдела Заработную плату по этой должности Вы можете посмотреть здесь » Должностная инструкция специалиста по тендерам (рус — порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда; Осуществляет мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

Чем занимается специалист по тендерам?

Внимание

Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией. 1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.7. Важно

На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

Инфо

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов. 1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.

Должностная инструкция специалиста тендерного отдела

Специалист по поиску тендеров Если речь идет об организации, которая является подрядчиком, то обязанности сотрудника по подбору тендеров отличаются от вышеперечисленных. Опишем основные из них:

поиск закупок по профилю компании на различных площадках и в единой информационной системе;
получение КЭП и прохождение аккредитации на электронных торговых площадках;
подготовка заявки и запрос разъяснений закупочной документации при необходимости;
подача заявки и участие в торгах от имени компании;
анализ выбранных тендеров на наличие коррупционной составляющей и принятие решения на участие в той или иной закупке;
отчетность по итогам процедуры.

Также, деятельность подразделения зависит от конкретной фирмы, которая создает тендерный отдел.

1. общие положения

При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб. 1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок. 1.21.

Вести установленную отчетность. 2. ПРАВА Специалист по тендерам имеет право: 2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию. 4.

Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

Ответственность Специалист по тендерам несет ответственность за:

Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Украины.
.
.

СОГЛАСОВАНО: Руководительструктурного подразделения: (подпись) (ФИО) » » г. Начальникюридического отдела: (подпись) (ФИО) » » г. С инструкцией ознакомлен: (подпись) (ФИО) » » г.

Тендерный отдел

Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
.
.
II.
Должностные обязанности

Осуществляет мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам готовит информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования.

Специалист по тендерной работе должностная инструкция

Предоставлять обоснование проведения закупки в выбранной форме, если этого требует законодательство;

подготовка тендерной документации, передача ее на ЭТП и предоставление расшифровки по требованию подрядчика;
осуществление отношений со всеми участниками процедуры — публикация протокола рассмотрения заявок, протокола проведения или других документов при каких-либо дополнительных действиях;
подготовка и хранение всей документации, необходимой для организации закупочной деятельности.
Это общий список обязанностей сотрудника, в каждой организации он может немного варьироваться, а функционал могут забирать на себя разные сотрудники, если объем проводимых торгов достаточно велик. На инфографике ниже представлена одна из возможных структур тендерного отдела организации.

Обязанности специалиста тендерного отдела

Все сотрудники тендерной службы обязаны вести документацию, согласно установленным внутри предприятия требованиям, и своевременно предоставлять ее руководителю подразделения. Проверка документации также осуществляется руководителем предприятия, согласно установленному графику.

В случае назначения на должность руководителя подразделения нового сотрудника, директор предприятия обязан обучить его новому функционалу. Новый руководитель должен знать, как организовать работу тендерного отдела – тогда эффективность работы всего предприятия вырастет в разы. к содержанию Цели и задачи подразделения Перед службой, занимающейся закупками и контролирующей участие компании в тендерах, ставится определенный план, который должен быть выполнен.

Должностные обязанности специалиста тендерного отдела

Поиск и выигрыш государственных и коммерческих конкурсов, тендеров, электронных аукционов. Специалист по тендерной работе выполняет следующие должностные обязанности: 4.1.

Осуществляет регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов. 4.2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливает соответствующие информацию и материалы для руководства. 4.3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования. При необходимости запрашивает разъяснения и учитывает изменения в конкурсной документации. 4.4. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству. 4.5. Оформляет конкурсные заявки. 4.6. Ведет переговоры и переписку с организаторами конкурсов. 4.7. Заключает договоры, контракты. 4.8.

Помощь профессионалов по подбору торгов Компания РусТендер предлагает широкий спектр услуг, как по поиску, так и по сопровождению закупок. Подбор тендеров мы осуществляем в двух вариантах:

помощь специалиста;
программой подбора закупок.

При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации. 1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов. 1.12.

Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок. 1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).

1.14. Оформлять конкурсные заявки. 1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов. 1.16. Одновременно вести несколько проектов. 1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах. 1.18. Заключать договоры, контракты. 1.19.

law-uradres.ru

Должностная инструкция специалиста по тендерам

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.

1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.

1.4. Специалист по тендерам должен знать:

§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;

§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;

§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;

§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;

§ Правила ответов на запросы котировок, предложений

§ Методы работы со средствами массовой информации;

§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;

§ Основы ценообразования и ценовой политики;

§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;

§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;

§ Правила внутреннего трудового распорядка;

§ Правила и нормы охраны труда;

§ Этику делового общения.

1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.

1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.

1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.

1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.

1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).

1.14. Оформлять конкурсные заявки.

1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

1.16. Одновременно вести несколько проектов.

1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

1.18. Заключать договоры, контракты.

1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

1.21. Вести установленную отчетность.

2. ПРАВА

Специалист по тендерам имеет право:

2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен

и обязуюсь выполнять: ______________________________________

«____» ____________ 2009 г.

hr-portal.ru