Что такое контрактная система: Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе \ КонсультантПлюс

Содержание

Как работает контрактная система в госзакупках: этапы и последовательность

Kislorod продолжает разбираться в тонкостях закона №44-ФЗ о государственных закупках и помогает НКО понять, что к чему. В этом материале мы выясним, как работает контрактная система в госзакупках и какие у нее есть этапы.

Для начала давайте освежим память о том, что вообще такое контрактная система в сфере госзакупок (обо всех терминах закона №44-ФЗ мы писали в этом материале). Итак, контрактная система – это совокупность всех участников государственных закупок и их действий по составлению и размещению заявок, определению исполнителей, подписанию контракта и выполнению обязательств всеми сторонами.

Контрактная система регулируется:

Законом №44-ФЗ о госзакупках;
Положениями Конституции, а также гражданского (касаемо договоров и их исполнения) и бюджетного (касаемо оплаты и других денежных отношений) кодексов РФ;

Кроме того, правовые акты о государственных закупках вправе принимать Президент, Правительство, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов и органы местного самоуправления.

Как вы понимаете, контрактная система – это довольно сложный алгоритм, и прежде чем работать с ним, надо для начала разобраться в его этапах.

Этап 1. Планирование и прогнозирование

Первый этап начинается с того момента, когда заказчик (а это, как мы помним, любое учреждение, получающее финансирование из бюджетных средств) определяет свою потребность (государственные/муниципальные нужды): выбирает объект (товар/работу/услугу), который он хочет приобрести; фиксирует его цену (то количество средств, которое он готов на это потратить) и составляет план-график закупок (чаще всего на ближайший год). Этот этап касается только заказчика, но если вы, как поставщик, будете знать о его планах и прогнозах, то сможете «подстроиться» и быть готовым к заявкам – список планов заказчиков на ближайшее время можно найти в открытом доступе – в отдельной вкладке на главном госзакупочном сайте.

Заказчики могут прогнозировать закупки для своих нужд двумя способами: план и план-график. Первый формируется на 3 года сразу (1 текущий и два плановых периода), а второй – на 1 год (календарный). Однако по новым поправкам к закону, вступающим в силу с 1 октября 2019 года, двухэтапная система планирования отменяется, и с 2020 года заказчикам надо будет размещать только план-график, прописанный на 3 года. План обязан быть утвержденным в течение 10 дней после определения сметы. А теперь главное правило – заказчик не может разместить закупку, если ее нет в утвержденном плане-графике. То есть все необходимые товары и услуги заранее тщательно продумываются и прописываются, что, несомненно, очень на руку исполнителям, точнее – их планам.

Этап 2. Определение поставщика товаров/работ/услуг

Уже касается не только заказчиков, но и напрямую поставщиков. Начинается с момента, когда заказчик объявляет закупку и публикует извещение (информацию о закупке) на сайте (Единая информационная система – о ней более подробно в отдельном материале), и заканчивается моментом выбора участника. Кстати, иногда бывает такая ситуация, что торги подходят к концу, но никто не отправил заявку на участие, и тогда процесс заканчивается, а данные торги признаются несостоявшимися.

Этап 3. Сопровождение заключенного контракта (мониторинг, аудит, контроль)

Итак, допустим, вы (как поставщик товаров или услуг) выиграли конкурс и заключили с заказчиком контракт. Но мало просто выиграть, самое «интересное» будет только сейчас, на третьем этапе. Начинается он с момента выполнения вами обязательств и заканчивается подписанием актов приема, оплатой со стороны заказчика и возвратом средств за обеспечение контракта (гарантия выполнения обязательств со стороны поставщика – более подробно об этой мере вы можете почитать в нашем отдельном материале). Конечно же, настоятельно рекомендуем вам при исполнении условий договора руководствоваться принципами контрактной системы, чтобы все прошло гладко, заказчик был доволен вами, а вы – своевременной оплатой за хорошо проделанную работу.

И еще один важный совет: прежде чем подавать заявку на какую-либо закупку, тщательно оцените все свои возможности, потому что если вы не справитесь с поставленной задачей, то понесете большие риски (не получите возврат средств на обеспечение контракта и попадете в список недобросовестных поставщиков). Дайте себе точный ответ: сможете ли вы вообще выполнить все эти условия. Если нет, то рекомендуем вам еще немного «подрасти» и набраться опыта, если да – желаем вам удачи!

Понятие и содержание контрактной системы государственных и муниципальных закупок в РФ

Проводя анализ понятию и содержательной стороне российской контрактной системе, отмечу ее относительно недавнее возникновение и становление в Российской правовой системе, в отличие от многих зарубежных государств. Поэтому о российской контрактной системе в сфере государственных закупом можно вести речь, как о достаточно «молодом» институте, поскольку контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг находится на пути своего развития и становления, а имеющийся мировой опыт организации закупок для государственных нужд представляет собой особый интерес для России.

Верно, отмечается в юридической литературе, что «за рубежом государство, как субъект рыночных отношений, через систему государственных закупок активно участвует в производственно-торговых, инвестиционных, инновационных и социально-экономических процессах. Государственные закупки превратились здесь в важный инструмент реализации долгосрочных и крупномасштабных внутрихозяйственных программ в различных областях. Государство является важнейшим заказчиком продукции для государственных нужд на внутреннем рынке» [1, c. 78].

В таких странах, как Соединенные штаты Америки (США), а также в Великобритании, уже многие годы функционируют национальные контрактные системы, включающие в себя отработанные механизмы управления государственным заказом по трем основным этапам: планирование, размещение, исполнение. В странах Европейского союза детально регламентированы процедуры размещения государственного заказа, которые носят обязательный характер не только для стран, являющихся членами Европейского Союза, но и государств, только претендующих на право вступления в ЕС.

Через государственные контракты многие государства решают свои социально-экономические проблемы, привлекают организации для обеспечения научных исследований, разрабатывают и внедряют новые технологии. Государственный контракт обеспечивается за счет бюджета. Поэтому важнейший элемент системы представляет собой оптимизацию расходов государственного бюджета на основе принципов гласности, открытости, экономичности. В международной практике такая система имеет название — прокъюремент.

Прокьюремент

(от англ. procurement — приобретение, поставка), включает в себя разветвленную систему разнообразных методов взаимодействия сторон обязательств, разнообразных приемов используемых при заключении контрактов, а также инструментов и возможностей имеющихся у сторон контрактных отношений. В рамках прокъюремента покупатель ищет такого поставщика, который предлагает минимальную цену на товары, работы, услуги, самые оптимальные другие существенные условия — качество продукции, сроки поставки, формы и сроки платежей и проч. Совокупность практических методов и приемов, позволяющих максимально обеспечить интересы покупателя при проведении закупочной компании, проводится в рамках прокъюремента.

Исследуя Российское законодательство, отмечаем, что Государственная контрактная система представляет собой совокупность норм и правил, для обеспечения формирования единого технологического цикла, который объединяет основные этапы обеспечения федеральных государственных нужд, в частности к таковым относим планирование закупок, прогнозирование поставок товаров, работ и услуг для федеральных государственных нужд, планирование закупок государственным заказчиком для обеспечения федеральных государственных нужд, размещаются заказы на поставку товаров, работ, услуг, юридическое сопровождение, в том числе и по итогам, а также контроль и мониторинг государственных контрактов [2, c. 50].

Заботой государства является обеспечение государственных потребностей и нужд. В результате должны быть удовлетворены потребности в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления государственных функций и полномочий. По статистике, общий объем рынка госзаказа в наши дни составляет от 25 до 35 % ВВП, а в отдельных областях экономики и выше, что является существенной частью затрат федерального бюджета. Для осуществления госзакупок, государство вступает в договорные контрактные отношения. Посредством системы контрактов государство устанавливает и реализует экономические и договорные связи с действующими хозяйственными субъектами. При реализации таких отношений, хозяйствующие субъекты находятся в конкурентном поле. При этом предметом конкуренции выступают государственные средства.

В основе контрактной системы государства находятся контрактные отношения между заказчиком и исполнителем государственного заказа, при этом, сделка представляет собой добровольное соглашение Сторон по закупке. Однако, существуют разные точки зрения на степень добровольного участия в сделке. Есть мнения, что часть сделок осуществляются все же по некоторым давлением разных факторов, что не позволяет называть сделку совершенно добровольной. А.Шаститко убежден в том, что в любом контракте всегда присутствует элемент «взаимного давления (поскольку речь идет о противоречащих интересах), момент давления обусловлен конфликтом экономических интересов в мире ограниченных ресурсов» [3, c. 119].

Как отмечалось, государственный контракт, муниципальный контракт представляет собой гражданско-правовой договор, заключенный от имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации (государственный контракт), муниципального образования (муниципальный контракт) государственным или муниципальным заказчиком для обеспечения соответственно государственных нужд, муниципальных нужд (

п. 8 ч. 1 ст. 3

ФЗ-44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» — (далее Закон № 44-ФЗ) [4]. Как и в классическом контракте, в государственной и муниципальной контрактной системе имеются две стороны в лице государства и исполнителя госзаказа, которые преследуют свои интересы, но также есть и третья сторона в лице госзаказчика, у которой тоже свои интересы, которые в некоторых случаях могут не совпасть.

Основу правового регулирования рассматриваемых отношений договорных отношений регламентируются нормами Гражданского Кодекса РФ [5]. Так, вторая часть ГК РФ в рамках договора купли-продажи выделяет самостоятельный его вид — поставку товаров для государственных нужд (статьи 525–534 ГК РФ). ГК РФ системно регулируются вопросы формы и содержания такого договора, особенности его заключения и исполнения, ответственность сторон. Также к отношениям, вытекающим из данного договора применимы положения договора поставки (статьи 506–523 ГК РФ), если иное не установлено § 4 гл.30 ГК РФ о договоре поставки. Отметим, что ГК РФ регулирует порядок поставки не только для государственных нужд, то есть Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (статья 525 ГК РФ), но и муниципальных нужд. Такие отношения регламентируются или государственным или муниципальным контрактами.

Федеральный Закон № 44-ФЗ внес принципиальные изменения в систему закупок. До 2013 года приоритетом было максимальное снижение цены контракта. С 2017 года в полную силу вступил закон и теперь заказчику необходимо обосновать саму закупку. Более того, результативность закупки, направленной на обеспечение государственных и муниципальных нужд также будет оценена. Таким образом, наблюдается смещение акцентов от суммы бюджетных средств, направленных на размещение закупки, к результату, полученному от ее размещения.

Также претерпели изменения правила осуществления государственных закупок. Изменения касаются организации и проведения закупок государственным и муниципальным заказчиком и участником государственных закупок. В Российской Федерации теперь действует контрактная система, которая регулируется с этапа планирования и до этапа оценки эффективности закупки, а сказать более точно до контроля в сфере закупок (Глава 5 Закона № 44-ФЗ). Однако, некоторые положения Закона № 44-ФЗ [4] сохранились в новой системе в своей предшествующей форме. Например, изменения почти не коснулись способов проведения государственных закупок. Открытый аукцион теперь проводится только в форме электронного аукциона. Изменения коснулись правил определения начальной цены государственного контракта, а также правил оценки заявок на участие в государственных закупках, правил изменения и расторжения государственного контракта, правил надзора за деятельностью государственных и муниципальных заказчиков. Законом установлены особенности исполнения уже заключенных контрактов, например, особенности заключения энергосервисных контрактов, инженерных изысканий, по предоставлению кредита и др.

Правовые нормы, регулирующие государственный и муниципальный заказ и контракт содержатся и в Бюджетном Кодексе РФ [6]. Например, они определяют необходимым конкурсный подход к размещению заказов для государственных и муниципальных нужд (ст.72 БК РФ).

В научной сфере отмечаются следующие трактовки контрактной системы. Так, Матевосян С. С. дает крайне лаконичное определение контрактной системе как совокупности участников контрактной системы и осуществляемые ими действия [7]. Якушина Е. В. Указывает на то, что контрактная система — это совокупность мер экономического, правового и организационного характера, которые должны обеспечить муниципальные и государственные нужды в товарах, работах, услугах благодаря осуществлению взаимосвязанных этапов [8, c. 20]. Шмелева М. В. рассматривает контрактную систему как систему правоотношений, которые состоят из совокупности взаимообусловленных и неразрывно связанных между собой элементов. При этом, эти отношения включают определенные этапы, такие как планирование закупок, разработка документации о закупках и проекта государственного контракта, проведение закупки, заключение государственного контракта, исполнение контракта, сдача отчетности по контрактной деятельности [9, c. 101].

Также Шмелева М. В. выделят две концептуальные формы контрактных отношений, реализуемые в Российской Федерации:

– Обязательственные (или договорные) правоотношения. При этом, заключение государственного контракта представляет собой юридический факт, который создает договорные правоотношения между участником закупок и заказчиком.

– Организационно-правовые отношения, складывающиеся при проведении закупок (размещении заказов), что отвечает сущности контрактных правоотношений. При этом сущность контрактной системы описывается как особые взаимоотношения между физическими и юридическими лицами, имеющими правовой статус участника или заказчика и возникающие по поводу организации, проведения и участия в процедурах по закупкам [10, c. 368].

Таким образом, делаем следующие выводы. Контрактная система представляет собой объединение участников контрактной системы в сфере закупок по поводу действий, направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд. Контрактная система предполагает объединение различных субъектов сфере закупок для достижения единых целей. Контрактная система влияет на экономику за счет антикоррупционной направленности, на национальный бизнес и выполнения государственных обязательств.

В Российской Федерации процесс по организации закупок для государственных и муниципальных нужд представляет собой сложный процесс, требующий четкого алгоритма действий от субъектов данных правоотношений на всех стадиях закупочного процесса. Внедрение указанного процесса в России осуществлено на данном этапе формирования системы государственных, муниципальных закупок осуществлено полностью, но при этом существует ряд препятствий, от скорейшего устранения которых зависит совершенствование механизма регулирования государственных закупок.

Литература:

Цахаев Г. Р. Опыт США в сфере государственных закупок // Научный журнал «Апробация». 2013. № 5. С. 78–80.
Государственная контрактная система: состояние, проблемы, перспективы. Под ред. Смотрицкая И. И. М.: Институт экономики РАН, 2015. С. 50.
Шаститко А. Е. Неоинституциональная экономическая теория. М. Инфра-М. 2017. С.119
Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 16.04.2022) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.05.2022) // Опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации

http://pravo.gov.ru

— 16.04.2022
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 01.07.2021, с изм. от 08.07.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) // Опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации

http://pravo. gov.ru

— 08.07.2021
«Бюджетный кодекс Российской Федерации» от 31.07.1998 N 145-ФЗ (ред. от 16.04.2022) // Опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации

http://pravo.gov.ru

— 16.04.2022.
Матевосян С.С Проблемы реализации способа закупок «запрос котировок» // Молодой ученый. 2017. № 36. С. 60–62. [Электронный ресурс] URL: https://moluch.ru/archive/170/45588/ (дата обращения: 04.01.2018).
Якушина Е. В. Федеральная контрактная система и государственные закупки в сфере образования. // Креативная экономика. 2011. № 8. С. 19–27.
Шмелева М. В. Гражданско-правовое регулирование контрактных отношений при государственных и муниципальных закупках в Российской Федерации // // Вестник СамКГУ. 2018. № 4. С. 101.
Митьковская И. В. Понятие и сущность контрактной системы в сфере закупок. //
А
ктуальные вопросы развития экономики. Материалы международной научно-практической конференции. Омск, 2016. С. 368.

Основные термины (генерируются автоматически): контрактная система, государственный контракт, Российская Федерация, ГК РФ, нужда, закупка, отношение, государственный заказ, муниципальный контракт, сфера закупок.

Что такое управление контрактами и каковы преимущества?

Что такое управление контрактами и каковы преимущества? | Медиус

Домашний (Северная Америка и весь мир)
Глоссарий
Что такое управление контрактами?

Управление контрактами — это процесс управления соглашениями, от их создания до исполнения выбранной стороной и возможного расторжения контракта. Основные виды деятельности включают анализ производительности в сравнении с условиями контракта для максимизации операционных и финансовых показателей, а также для выявления и снижения финансовых и репутационных рисков в результате несоблюдения условий контракта.

Каковы преимущества программного обеспечения для управления контрактами?

Программное обеспечение для управления контрактами оцифровывает и сохраняет все контракты в центральном репозитории, предоставляя возможность заинтересованным сторонам, таким как юридический отдел и отдел соответствия, искать и просматривать контракты, устраняя необходимость вручную находить и просеивать стопки бумаги вручную. Программное обеспечение для управления контрактами также управляет доступом к контрактам, так что только уполномоченные лица в организации могут просматривать любой конкретный контракт, повышая безопасность.

Программное обеспечение также уведомляет ключевых контактных лиц о приближении даты истечения срока действия контракта, позволяя предприятиям решать, следует ли пересмотреть или отменить свое соглашение, и избегая их привязки к контрактам, автоматически переносимым из года в год на все более невыгодных условиях.

Наконец, программное обеспечение для управления контрактами можно использовать для отслеживания текущих расходов поставщика путем его интеграции с другими программными системами для управления финансами или закупками.

Как работает управление контрактами

Управление предоставлением услуг: Это гарантирует, что продукты будут доставлены в том виде, в котором они были заказаны.
Управление отношениями: Включает в себя укрепление контакта между продавцом и покупателем для улучшения связи на протяжении всего процесса управления контрактами.
Управление контрактом: Текущее администрирование, которое обеспечивает выполнение повседневных закупок в соответствии с тем, что указано в соглашении
Стремление к улучшению: Поправки и изменения проводятся в рамках закупочной среды с целью повышения эффективности и увеличения прибыли.
Текущая оценка: Закупочная деятельность постоянно оценивается для обеспечения соблюдения контрактов и соблюдения всех процессов закупок.
Управление изменениями: В рамках долгосрочных отношений в сфере закупок необходимо отмечать и эффективно обрабатывать изменения в деятельности, требованиях или продуктах.

Управление продлением или расторжением: Когда контракт должен быть продлен, принятие упреждающих мер для понимания того, следует ли продлевать контракты как есть, пересматривать или расторгать их, исходя из будущих потребностей бизнеса, коммерческой привлекательности и предыдущих результатов. поставщиком.

Передовой опыт управления контрактами

Стандартизация создания контрактов с использованием набора условий и юридических формулировок, которые применяются к большому набору контрактов.
Установите ключевые показатели эффективности управления контрактами и сделайте свои цели прозрачными для всего бизнеса.
Отслеживание времени утверждения контракта. Это дает организации преимущество в более раннем получении товаров и услуг по контракту, обеспечивает более быстрый переход к позитивным отношениям. Кроме того, более быстрое реагирование означает, что бизнесу легче использовать более поздние возможности.
Установите автоматические напоминания, чтобы предупредить важные стороны о необходимости просмотреть документ; это устраняет риск пропуска определенных адресов в групповых электронных письмах.
Сделайте финансовые показатели отдельной частью регулярных обзоров управления контрактами.
Проводить регулярные проверки соответствия. Пренебрежение этой ответственностью не защищает компанию от рисков, связанных с правовыми, отраслевыми и внешними нормами.

Взгляните на программное обеспечение для управления контрактами в действии

Готовы попробовать Медиус?

Закажите индивидуальную демонстрацию
Поговорите с нашей командой

12 E 49th St FL11,
Нью-Йорк,
Нью-Йорк 10017,
США

Основы управления контрактами

Управление контрактами — это когда кто-то берет на себя ответственность за управление контрактами для сотрудников, поставщиков или других сторон.
Менеджерам по контрактам необходимы юридические знания, чтобы точно руководить процессом управления контрактами.
Не все компании имеют назначенных менеджеров по контрактам, но крупные оборонные фирмы или компании, часто работающие с правительством, обычно используют менеджеров по контрактам.

Управление контрактами — это форма управления, которой не уделяют должного внимания. Менеджеры часто взаимодействуют с сотрудниками, и некоторые из этих обсуждений и ситуаций, естественно, связаны с компенсациями. Некоторые из этих бесед будут касаться управления контрактами. В других случаях предприятиям необходимо управлять договорными соглашениями с другими предприятиями. Об этом мало говорят, но управление контрактами — важная бизнес-тема. Если вы не знаете, как работает процесс управления контрактами, важно понять основы.

Что такое управление контрактами и почему это важно?

Управление контрактами — это процесс управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации операционных и финансовых показателей организации при одновременном снижении финансового риска. Организации сталкиваются с постоянно растущим давлением в плане снижения затрат и повышения эффективности работы компании. Управление контрактами оказывается очень трудоемким элементом бизнеса, что облегчает потребность в эффективной и автоматизированной системе управления контрактами.

Основы управления договорами

Когда две компании желают вести бизнес друг с другом, в договоре оговариваются виды деятельности обеих организаций и условия, посредством которых каждая из них будет выполнять свои части соглашения. Контракты очень сильно влияют на прибыльность бизнеса из-за акцента на доходах и расходах.

Если контракт сформулирован плохо, одна организация может потерять бессчетное количество тысяч долларов из-за простой формальности, для определения которой у нее не хватает ресурсов. Эффективное управление контрактами может в конечном итоге создать прочные деловые отношения и проложить путь к большей прибыльности в долгосрочной перспективе, но только при правильном управлении. Рекомендуется привлечь юридический отдел или юриста к обсуждению управления контрактами. Точная формулировка контрактов имеет решающее значение для управления контрактами.

Управление контрактами также применяется для управления различными контрактами с фрилансерами или сотрудниками. Они иногда требуют управления и изменений, которые помогают обеим сторонам.

Как правило, управление контрактами включает несколько ключевых этапов. Есть ранние этапы или этап перед награждением. Это вся работа, которая выполняется до заключения контракта с кем-либо, будь то бизнес или сотрудник. Средняя стадия — это когда процесс присуждается. Это включает в себя все документы, чтобы сделать соглашение окончательным. В-третьих, это этап после награждения. Именно здесь вступает в действие большая часть управления контрактами и обслуживания.

Эти три основных этапа представляют собой простой способ рассмотрения трехэтапного управления контрактами, но этот процесс более сложен и может быть рассмотрен в несколько этапов в зависимости от того, насколько детально вы его представляете. Мы обсудим более глубокий взгляд на процесс позже.

Элементы успешного управления контрактами

Недостаточно, чтобы в организации были профессионалы, занимающиеся управлением контрактами. Сотрудники должны быть дополнены процессами и сопутствующим программным обеспечением для удовлетворения растущих потребностей в области соответствия и аналитики. Когда стратегия управления контрактами успешно реализована, организации могут ожидать:

Ожидаемые выгоды для бизнеса и финансовая отдача реализуются.
Поставщик готов сотрудничать и реагировать на потребности организации.
В организации не возникает споров или неожиданностей по контракту.
Предоставление услуг удовлетворительно для обеих сторон.

Деятельность, включающая надлежащее управление контрактами

Основа управления контрактами основывается на реализации успешных действий после присуждения контракта и на начальном этапе. На этапе, предшествующем заключению контракта, сотрудники должны сосредоточиться на причине заключения контракта и на том, может ли поставщик выполнить условия соглашения.

Необходимо дополнительное рассмотрение, чтобы понять, как будет работать контракт после присуждения. Чтобы избежать нежелательных сюрпризов, требуется тщательное исследование и ясность цели в фактическом контракте.

Управление контрактами требует определенного уровня гибкости от обеих вовлеченных сторон и готовности адаптировать условия контракта с учетом любых меняющихся обстоятельств. Проблемы неизбежны, а это означает, что организации должны быть готовы к неожиданностям и иметь возможность при необходимости корректировать условия контракта. [ История по теме: Условия кредитного договора, на которые следует обратить внимание ]

Каковы этапы процесса управления договором?

Хотя существует множество компонентов управления контрактами, мы можем обобщить процесс, разбив его на пять четких этапов: создание, совместная работа, подписание, отслеживание и продление.

Далее мы можем идентифицировать отдельные шаги внутри этапов. В целом, мы можем разбить процесс на девять шагов, каждый из которых вносит свой вклад в одну из пяти всеобъемлющих стадий. Это упрощает управление кризисом в конце квартала, который обычно случается, когда приходит время для нового раунда контрактов. Вот шаги каждого этапа:

Создание

1. Первоначальные запросы. Процесс управления контрактами начинается с определения контрактов и соответствующих документов для поддержки цели контракта.

2. Авторские договоры. Написание контракта от руки требует много времени, но благодаря использованию автоматизированных систем управления контрактами этот процесс можно значительно упростить.

Сотрудничество

3. Заключение договора. После составления контракта сотрудники должны иметь возможность сравнивать варианты контракта и отмечать любые несоответствия, чтобы сократить время переговоров.

Подписание

4. Утверждение договора. Получение одобрения руководства — это этап, на котором возникает большинство узких мест. Пользователи могут превентивно бороться с этим, создавая индивидуальные рабочие процессы утверждения, в том числе параллельные и последовательные утверждения, чтобы ускорить принятие решений.

5. Заключение договора. Выполнение контракта позволяет пользователям контролировать и сокращать процесс подписания за счет использования электронной подписи и поддержки факса.

Отслеживание

6. Управление обязательствами. Это требует серьезного управления проектом, чтобы гарантировать, что результаты достигаются ключевыми заинтересованными сторонами, а стоимость контракта не ухудшается на ранних этапах его роста.

7. Изменения и дополнения. Сбор всех документов, имеющих отношение к первоначальному составлению контракта, является сложной задачей. При обнаружении пропущенных элементов должны быть предусмотрены системы для внесения поправок в первоначальный контракт.

8. Аудит и отчетность. Управление контрактами не означает составление контракта, а затем бездумное помещение его в картотеку. Аудит контракта важен для определения соблюдения обеими организациями условий соглашения и любых возможных проблем, которые могут возникнуть.

Продление

9. Продление. Методы ручного управления контрактами часто могут приводить к упущенным возможностям продления и потере доходов от бизнеса. Автоматизация процесса позволяет организации выявлять возможности продления и создавать новые контракты.

Большая часть управления контрактами сводится к выполнению этих девяти шагов. Управление жизненным циклом контракта имеет решающее значение. Поскольку различные типы контрактов проходят различные этапы, менеджеры по контрактам должны отслеживать любые потенциальные изменения или нарушения контракта. Если сотрудник или компания недовольны своим контрактом, возможно, стоит внести изменения в контракт. Важно соблюдать контрактные обязательства, а также следить за тем, чтобы обе стороны контракта были довольны.

Много раз в процессе управления контрактами становится важным управление жизненным циклом. Эффективность поставщика и управление рисками являются важными факторами при управлении контрактами. Например, если поставщик не выполняет свои договорные обязательства, вам может потребоваться переработать договор или применить некоторые дисциплинарные меры.

Что такое программное обеспечение для управления контрактами?

Хотя по традиции управление контрактами осуществляется вручную через хранилище папок и картотек, эта практика полна неэффективности, которая может только снизить общую эффективность организации.

Программное обеспечение для управления контрактами представляет собой электронный подход к решению этих проблем. Пакеты программного обеспечения для управления контрактами могут организовать всю документацию по контракту. Программное обеспечение может размещать подписание и продление в электронном календаре, которым легко управлять, и оно может помочь вам отслеживать и распределять ресурсы, связанные с процессом управления контрактом.

Интеграция с автоматизированной службой управления контрактами может высвободить бесчисленное количество человеко-часов и автоматизировать бесчисленное количество процессов, связанных с управлением контрактами, тем самым создавая дополнительную ценность для компании.

«Программное обеспечение для управления контрактами хранит ключевую информацию о контрактах, связанных с поставщиками, коммерческой аренде и лицензионных соглашениях», — сказал Роберт Пауэлл, генеральный директор и основатель блога Rob Powell Biz. «Общая цель программного обеспечения для управления контрактами — упростить административные задачи путем создания централизованной и единообразной записи для процессов каждого контракта».

Использование программного обеспечения для управления контрактами может упростить мониторинг сложных контрактов, не полагаясь исключительно на бумажную работу.

«Самым важным аспектом программного обеспечения для управления контрактами является то, что оно позволяет сотрудникам, находящимся в разных местах, получать доступ к контрактам в одном месте, — сказал Пауэлл.

Кто использует программное обеспечение для управления контрактами?

Это программное обеспечение в первую очередь будет использоваться в отделах, которые непосредственно занимаются созданием, отслеживанием и подписанием контрактов. Это часто перекладывается на отдел кадров, который занимается бухгалтерским учетом. Программное обеспечение также может привлекать менеджеров, которым необходимо выполнять жизненно важные процессы. Поскольку он может интегрироваться с календарями и коммуникационным программным обеспечением, HR может использовать тяжелые компоненты пакета программного обеспечения, в то время как остальные помогают управлять менеджерами и персоналом, которые необходимы для конкретных аспектов подписания или переговоров.

Как стать менеджером по контрактам

Не все университеты предлагают степень в области управления контрактами, но некоторые школы предлагают. Получение такого образования — один из вариантов, но есть и другие бизнес-степени, которые помогут вам добиться успеха в отрасли. Оттуда вы хотите добавить опыт управления контрактами в той или иной форме.

«Имея степень бакалавра и несколько лет опыта работы в этой области, вы можете подать заявку и пройти сертификацию через NCMA (Национальную ассоциацию управления контрактами)», — сказал Джаред Вейц, генеральный директор и основатель United Capital Source. «Наряду с образованием и полномочиями менеджер по контрактам должен иметь прочные навыки общения и письма, а также острый взгляд на организацию и соблюдение сроков».

Юридическая степень также может быть полезной для этой карьеры. Юридические знания имеют решающее значение в управлении контрактами. Управление контрактами и ведение переговоров опираются на юридические знания и опыт.

Если вы хотите стать менеджером по контрактам на полную ставку, рекомендуется связаться с другими менеджерами по контрактам, чтобы узнать, как они вошли в свою текущую роль. Не существует единого способа стать менеджером по контрактам, но бизнес-опыт важен, когда вы становитесь менеджером по контрактам.