Бухгалтерия первичные документы: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия

Содержание

Статья 9. Первичные учетные документы \ КонсультантПлюс

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

— Налоговый орган доначислил налог на прибыль на том основании, что акт приемки работ (услуг) не детализирован

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Внесение первичной документации в 1С:Бухгалтерию

Первичные документы в бухгалтерском учете представляют собой обширный список, порядок составления и содержание которых регулируется государственными органами РФ. У каждого подразделения, будь то кадровый, торговый отдел, администрация или производственный цех, существуют свои унифицированные формы ведения первичной документации.

Сегодня, подавляющее большинство первичных документов учитывается в специализированных бухгалтерских программах. Многие организации стараются отходить от бумажных вариантов документов и полностью переходят на электронный документооборот.

В статье мы разберем как и где вводить первичную документацию, а также как этот процесс упростить с помощью передачи на аутсорсинг.

Перед специалистами компании, работа которых связана с оформлением первички, встает серьезная задача регулярно совершенствовать свои знания в ведении учета в программе 1С. Так как от правильного заполнения информационной базы будет зависеть корректное отражение финансового результата в организации, а также не возникнут проблемы с бухгалтерской отчетностью и определением объема налогов.

Учет первичных торговых операций

Рассмотрим пошаговый пример ведения учета первичных документов в торговом отделе небольшой компании в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Роль первички – своевременно и точно отражать происходящие хозяйственные события в организации. Руководителям и собственникам бизнеса следует понимать, что не существует обязательного перечня первичных документов. Каждая организация сама определяет нужный список документов, в зависимости от деятельности, и фиксирует его в учетной политике.

Приобретение товаров

Компания приобретает товары для дальнейшей перепродажи, а материалы – для обеспечения своих нужд. При покупке у поставщиков, как правило, возникают еще и дополнительные расходы. Это могут быть: транспортные расходы, тара и упаковка, затраты на командировку с целью заключения договора о покупке. Все денежные перемещения с целью приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должны быть учтены в базе.

Внесение первичных документов в базу 1С:Бухгалтерия происходит следующим образом. Для отражения поступления открываем на панели разделов вкладку «Покупки» и нажимаем «Поступление (акты, накладные, УПД)». Для создания нового поступления необходимо нажать «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия». Документ создается на основании предъявленного оригинала накладной и счета-фактуры от поставщика.

В накладной указывается номер и дата, выбирается нужный склад (оптовый или розничный), заполняются данные поставщика. В табличной части будут отражены поступившие товары. Если данные наименования уже имеются в справочнике номенклатуры, то внесение товаров можно выполнить через кнопку «Подбор». Если позиции новые и ранее их не вносили в базу, то в этом случае они создаются через кнопку «Добавить».

Во вкладках табличной части «Услуги», «Возвратная тара», «Агентские услуги» вносятся данные о дополнительных расходах, если они имеются.

После заполнения накладной в поле «Счет-фактура» нужно ввести номер, дату предъявленного документа и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Готовый документ необходимо сохранить и провести.

При создании новых документов в программе, специалисту важно усвоить привычку каждый раз сверять поступившее количество товара и итоговые суммы с оригиналами документов, чтобы не упустить расхождений, а потом и возникновения разногласий при оплате счетов. Оригиналы в упорядоченном виде подшиваются в папки и хранятся в архиве организации.

Оплата поставщику

Чтобы оплатить контрагенту за ранее приобретенные товары и услуги, необходимо выделить созданную накладную поступления, по которой мы хотим произвести оплату и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Документ заполняется и устанавливается назначение платежа «Оплата за товар по Счету фактуре № … от … ». Нажать «Провести и закрыть».

Данное платежное поручение направляется в банк, после чего банк предоставляет оригинал выписки о снятии денежных средств с вашего расчетного счета. На основании этой выписки нужно создать еще один документ в базе 1С отражающий факт списания денежных средств. Создается он на основании платежного поручения. Необходимо выделить этот документ и нажать «Создать на основании» — «Списание с расчетного счета». Документ заполняется автоматически.

После заполнения документа, нажать «Провести и закрыть». Бумажные оригиналы подшиваются.

Оптовые продажи товаров

Отразим бухгалтерский учет первичных документов по оптовой торговле. Инструкция будет включать в себя оформление следующих операций:

Сначала выписываем счет покупателю, который согласился приобрести нашу продукцию оптом;
Отражаем факт реализации товара и перехода права собственности покупателю;
Регистрируем оплату, то есть зачисление денежных средств на расчетный счет компании.

Счет на оплату

Оформление счета в программе 1С выполняется через раздел «Продажи» в закладке «Счета покупателям». Нажмем на кнопку «Создать» и откроется форма документа.

Необходимо указать дату и заполнить верхнюю часть. В табличной части, с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем нужные товары из справочника, устанавливаем количество, проверяем оптовые цены. Не забываем проводить документацию в программе с помощью кнопки «Провести и закрыть». При необходимости распечатываем оригинал с помощью кнопки «Печать».

Реализация товара (отгрузка)

Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».

Документ необходимо заполнить: указать дату, поставщика, склад, с которого производится отгрузка. Нажать в том же документе «Выписать счет-фактуру». Затем, провести и сохранить.

Оплата от покупателя за товары

Следующий документ учета первички – оплата от покупателя. Оформление подобных документов производится либо на основании ранее созданных счетов на оплату, либо на основании документов реализации.

Вид операции указывается в зависимости от способа оплаты. Если покупатель оплачивает безналичным способом, то на основании документа реализации создаем «Поступление на расчетный счет».

Если оплата происходит наличными, то создаем «Поступление наличных».

Все поля документа заполняются. Указывается дата поступления денежных средств, входящий номер и дата платежного поручения. В назначении платежа указывается: «Оплата за товары от покупателя». Затем документ сохраняют и проводят.

Возвраты от покупателя

В бухгалтерском учете случаются ситуации, когда покупатель требует вернуть деньги за товар ненадлежащего качества или продукт не подошел по своим характеристикам.

В этом случае, бухгалтерия, в соответствии с законодательством, обязана принять свои товары обратно и вернуть оплаченные покупателем деньги. Все эти операции оформляются с помощью соответствующих документов.

Возврат товаров

Возврат выполняется на основании оригиналов документов, предъявленных покупателем.

Для ввода возврата в информационную базу, необходимо зайти в раздел «Продажи» и нажать на вкладку «Возвраты о покупателей». Для создания нового документа нажимаем «Возврат» и в выпадающем окне выбираем нужную ссылку. Если покупатель уже оплатил за товары, то необходимо выбрать операцию «Товары», если товары были отгружены заранее, до выписки счета покупателю, то выбираем «Товары отгруженные».

Заполняем документ, указав дату, наименование покупателя, оптовый склад и договор поставки. Также указывается документ реализации, по которому была произведена отгрузка. Нажав на кнопку «Заполнить», табличная часть заполняется автоматически. Необходимо вручную откорректировать только возвращаемый товар, указав нужное количество и сумму. Нажимаем «Провести», «Закрыть».

Оригиналы документов, предъявленные покупателем, сохраняем в подшивке.

Возврат денег покупателю

Данный учетный документ создается на основании созданного Возврата. Нужно найти и выделить этот документ и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Заполнив все необходимые реквизиты в поля формы, необходимо будет нажать на ссылку «Ввести документ списания с расчетного счета». Как правило, его основанием является оригинал выписки из банка, подтверждающий, что деньги были перечислены на счет покупателя. Отражаем эту операцию.

В конце все документы необходимо провести и закрыть.

Складские операции

Рассмотрим учет первички на складах компании. Работа со складами требует знания специфики данного направления, а также типичных хозяйственных операций происходящих здесь. Товары на складах могут перемещаться с одного склада на другой. Важным событием на складе является процедура инвентаризации, позволяющая определить фактическое количество товаров и обеспечить его контроль, сохранность.

Перемещение товаров

Для выполнения перемещения товаров в программе 1С Бухгалтерия, необходимо перейти в раздел «Склад» и нажать на ссылку «Перемещение товаров».

Заполняем отправителя: например, указываем «Оптовый склад». Затем заполняем получателя: «Розничный склад». С помощью кнопки «Подбор» необходимо указать названия товаров и их количество. Затем нажать на кнопку «Провести и закрыть».

Инвентаризация

Выполним инвентаризацию на складе. В панели разделов нажимаем «Склад» и переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать».

Указываем дату проведения, склад, ответственные лица. Документ заполняется автоматически с помощью кнопки «Заполнить». В табличной части будет отражено количество остатков по всем складам. Готовый документ можно распечатать в виде Инвентаризационной описи.

После того как будет завершена работа по проведению инвентаризации, возможно выявление недостачи или излишек на складах.

Списание недостачи

Для того, чтобы списать выявленную недостачу, необходимо зайти в доумент инвентаризации и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров, материалов».

Указать дату. Затем нажать «Провести и закрыть».

Оприходование излишков

Учетный документ по оприходованию излишков также создается на основании инвентаризации. Аналогично списанию, создается новый документ с видом операции «Оприходование товаров». Заполняются все поля, с указанием даты, заполняется табличная часть. Документ необходимо провести и закрыть.

Учет основных средств

Основные средства (ОС) являются материально-вещественным имуществом компании, которые выступают в качестве средств труда при выполнении различных работ, услуг, а также в производстве продукции (инструмент, оборудование, машины, электроника, здания и сооружения).

Как правило, к основным средствам относится имущество, срок использования которого превышает один год. Особенностью объектов ОС является то, что они со временем подвержены изнашиванию, что в результате приводит к уменьшению их стоимости. В бухгалтерском учете принято амортизировать ОС, то есть ежемесячно вычитать из их себестоимости определенную сумму.

Приобретение объектов ОС

Чтобы отразить в программе покупку ОС, необходимо в разделе «Покупки» зайти в закладку «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Откроется форма, которую необходимо заполнить соответствующими учеными данными. Указать наименование поступившего объекта ОС, его количество и стоимость.

Данный учетный документ вводится на основе предъявленной накладной.

Ввод в эксплуатацию ОС

После того, как основное средство было оприходовано, необходимо ввести его в эксплуатацию, иными словами, принять к учету. Для этого, в программе необходимо выбрать «ОС и НМА» и нажать на вкладку «Принятие к учету ОС».

В документе необходимо указать дату создания документа. Указываем местонахождение, где будет использоваться основное средство. Например, если приобрели компьютеры, то можно выбрать «Администрация», «Бухгалтерия». Если станки, то — «Производственные цех» и т.д. Во вкладке «Событие», необходимо указать «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».

Для того, чтобы для основного средства корректно начислялась амортизация ему необходимо определить амортизационную группу. Для этого в закладке «Основные средства» необходимо зайти в «Группа учета ОС» и в зависимости от наименования присвоить тот или иной номер амортизационной группы.

В закладке «Бухгалтерский учет» необходимо задать способ поступления ОС в компанию, например, был приобретен за плату или получен безвозмездно. Затем нажать на «Порядок учета» и выбрать «Начисление амортизации». Также указывается способ начисления амортизации. Чаще всего в организациях используется «Линейный способ».

После заполнения документа, его необходимо провести и закрыть.

Продажа (передача) ОС

Если было принято решение продать основное средство, то в программе необходимо выполнить следующие учетные действия. Зайти в раздел «ОС и НМА» и нажать на кнопку «Передача ОС». В открывшемся документе заполнить дату и реквизиты. В табличной части указывается наименование ОС, его количество и стоимость.

Ниже в этом же документе по ссылке необходимо создать счет-фактуру. В конце документ необходимо провести и закрыть.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Учет первичной документации имеет свои особенности на каждом предприятии. Для малых организаций и индивидуальных предпринимателей список документов обычно небольшой и состоит только из основных форм. Для крупных компаний требуется более детализированный и обширный учет всех хозяйственных операций в каждом отделе, поэтому список первички у них достаточно внушительный. Для некоторых учет не вызывает вопросов, у других – это большая рутинная работа, отнимающая время, силы и нервы.

Переведите свой бухгалтерский и кадровый учет на аутсорсинг и мы решим вашу проблему. Помимо экономии на содержании целого отдела, вы откроете для себя много выгодных преимуществ. Мы окажем поддержку вашему бизнесу в следующих направлениях:

Внесем всю первичную документацию в базу.
Поможем вести бухучет в компании. Сформируем необходимую отчетность. У вас возникли затруднения в оформлении документации? — Наш профессиональный бухгалтер подробно расскажет, как это сделать.
Ваши налоги больше не будут доставлять головную боль. Занимайтесь бизнесом, не отвлекаясь на посторонние дела. Рассчитаем НДС, налог на прибыль, сформируем и сдадим декларации.
Проверим кадровый учет, поможем ежемесячно рассчитывать зарплату и другие платежи сотрудникам. Предоставим отчетность в контролирующие органы.

Кроме этого, выполним обслуживание в сфере автоматизации учета. Внедрим и настроим информационные программы, проведем курс обучения сотрудников. Проконсультируем по сложным вопросам ведения учета.

Бухгалтерский аутсорсинг помогает оптимизировать затраты организации. А ведение учета профессионалами исключает грубейших ошибок, связанных с ними штрафов и разбирательств.

Заказать бухгалтерский аутсорсинг можно здесь или по телефону +7 (499) 956-21-70

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, [email protected]

Определение первичных документов — AccountingTools

10 июня 2022 г.

10 июня 2022 г. /

Стивен Брэгг

Что такое первичные документы?

Первичные документы являются физической основой, на которой регистрируются бизнес-операции. Исходные документы обычно сохраняются для использования в качестве доказательства, когда аудиторы позже просматривают финансовую отчетность компании, и им необходимо проверить, действительно ли транзакции имели место. Обычно они содержат описание бизнес-операции, дату транзакции, конкретную сумму денег и разрешительную подпись. На многих первичных документах также ставится печать, указывающая на утверждение или на которую можно записать текущую дату или счета, которые будут использоваться для записи основной транзакции.

Исходный документ не обязательно должен быть бумажным. Он также может быть электронным, например, электронный учет рабочего времени сотрудника, который вводится в систему учета рабочего времени компании через смартфон.

Примеры первичных документов

Ниже приведены примеры первичных документов и связанных с ними бизнес-операций, фигурирующих в финансовых отчетах.

Выписка с банковского счета

Выписка из банковского счета содержит ряд поправок к остатку наличности компании в бухгалтерском учете, на которые компания должна ссылаться, чтобы привести свои записи в соответствие с данными банка.

Кассовая лента

Кассовая лента может использоваться в качестве доказательства продажи за наличный расчет, что подтверждает запись сделки купли-продажи.

Квитанция по кредитной карте

Квитанция по кредитной карте может использоваться в качестве доказательства выплаты денежных средств наличными.

Изображения чеков для сейфов

Изображения чеков для сейфов поддерживают регистрацию денежных поступлений от клиентов.

Упаковочная накладная

Упаковочная накладная описывает товары, отправляемые покупателю, и, таким образом, поддерживает запись сделки купли-продажи.

Заказ на продажу

Заказ на продажу в сочетании с коносаментом и/или упаковочным листом может использоваться для выставления счета клиенту, который, в свою очередь, генерирует транзакцию продажи.

Счет поставщика

Счет поставщика — это первичный документ, подтверждающий выдачу наличных, чека или электронного платежа поставщику. Счет-фактура поставщика также поддерживает регистрацию расходов, товарно-материальных ценностей или основных средств.

Карта учета рабочего времени

Карта учета рабочего времени используется для выдачи чека о зарплате или электронного платежа сотруднику. Если клиентам выставляются счета за рабочее время, он также поддерживает создание счетов-фактур для клиентов.

Например, компания занимается консалтингом. он накапливает информацию об отработанных часах из табелей рабочего времени сотрудников, которые затем включаются в счета клиентов, что, в свою очередь, приводит к созданию транзакции продажи и расчетов с дебиторской задолженностью. Таким образом, в данной ситуации табель является исходным документом для сделки купли-продажи.

Средства контроля первичных документов

Существует ряд возможных средств контроля, которые можно использовать для снижения риска того, что первичные документы не будут должным образом зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Одним из наиболее распространенных элементов управления является предварительная нумерация документов, чтобы легче было отследить отсутствующие документы. Другой контроль заключается в сверке остатков на счетах с подтверждающими первичными документами, чтобы убедиться, что некоторые документы не были зарегистрированы, или некоторые операции, зарегистрированные в счетах, не имеют каких-либо подтверждающих первичных документов.

Как долго хранить первичные документы

Различные правила предписывают хранить некоторые первичные документы в течение нескольких лет. Также может быть разумным сохранить эти документы независимо от правил, хотя бы для предоставления доказательств в случае судебного разбирательства или для улучшения обслуживания клиентов. По этим причинам компания должна принять политику уничтожения документов, которая строго контролирует уничтожение или иную форму уничтожения исходных документов до истечения определенного количества лет.

Что такое первичные документы в бухгалтерском учете?

В бухгалтерском учете «первичный документ» относится к любому документу, подтверждающему операцию. Важно сохранять и систематизировать первичные документы, чтобы иметь возможность исследовать проблемы или вопросы, возникающие в связи с транзакциями. Вам также может потребоваться предоставить первичные документы в IRS, если они будут проверять вас или задавать вопросы, связанные с вашей налоговой декларацией.

Типы первичных документов

Тип исходного документа, который вы должны сохранить, зависит от типа транзакции, которую вам необходимо обосновать. Как есть разные первичные документы по личным финансам и бизнесу, так и по бухучету есть специфические первичные документы. Эти документы доказывают не только то, что сделка имела место, но и то, что бизнес предоставил товары или услуги. Их можно классифицировать как внутренние или внешние исходные документы.

Внутренние

Внутренние исходные документы создаются и используются в вашем бизнесе. Они часто используются для принятия решений по различным аспектам вашего бизнеса, таким как помощь в прогнозировании, установление цен и ведение точных финансовых отчетов.

Внешний

Этот тип исходного документа исходит от сторонней компании и позволяет вам доказать, что ваша компания завершила транзакцию с другой компанией. Они полезны при подготовке ваших налогов и обосновании транзакций, если они будут подвергнуты сомнению со стороны IRS.

Список исходных документов, которые необходимо сохранить

Список исходных документов, которые вы должны сохранить, во многом зависит от характера вашего бизнеса. У ландшафтного дизайнера-фрилансера может быть много счетов и квитанций, но меньше заказов на покупку, чем в продуктовом магазине. Чтобы организовать эти документы наилучшим образом, вы должны определить, какие из них применимы к вашему бизнесу.

Рабочий процесс продаж

Образец счета-фактуры

Рабочий процесс продаж включает исходные документы, такие как заказы на продажу, отборочные накладные, счета-фактуры, товарные квитанции и банковские депозитные квитанции. Все они являются важными документами, которые важны для создания бумажного следа транзакций вашей компании:

Заказ на продажу: Заказ на продажу чаще всего используется производителями, розничными торговцами, оптовиками или поставщиками. Заказ на продажу представляет собой документ, подготовленный продавцом и выданный покупателю, который подтверждает продажу товаров или услуг, связанных с данной сделкой. Он содержит подробную информацию о продаже, включая количество и цену любых товаров или услуг, которые обмениваются, дату доставки, адрес доставки и способ оплаты. Это внутренний документ, который создается поставщиком и позволяет компаниям отслеживать заказы, которые они выполняют. Запись заказов на продажу является важной частью процесса продаж, поскольку заказы на продажу сокращают количество запасов или материалов, доступных для будущих продаж.
Упаковочная накладная: Упаковочная накладная — это документ, содержащий полный список предметов, входящих в комплект. Он часто включает такую информацию, как номера складских единиц (SKU), вес, размеры и количество единиц, которые используются отделами доставки для определения того, какие запасы необходимо отправить для точного выполнения заказа. Если вы отправляете продукт покупателю, сохранение упаковочного листа позволяет вам доказать, что покупка состоялась и была выполнена.
Счет-фактура: Счет, который выставляется клиентам после покупки товаров или получения услуг предприятием, называется счетом-фактурой. Если это не требуется раньше, счет-фактура передается покупателю после отправки товара. Это помогает поддерживать денежный поток и упрощает процесс учета. Как показано в примере выше, типичный счет-фактура включает сведения о продавце и покупателе, дату, номер счета-фактуры, срок платежа и условия платежа, описание услуги или продукта и взимаемую сумму.
Товарные чеки: Товарный чек — это документ, который фиксирует продажу и может быть представлен в различных формах. В своей самой основной форме он признает, что продавцу заплатили за товары или услуги. Чек всегда выдается продавцом и передается покупателю. Предоставляется только после передачи товара или оказания услуги и полной оплаты клиентом.
Банковская квитанция: Когда вы вносите наличные или чеки в банк, вы получите подтверждающую квитанцию. В этой квитанции разбивается общая сумма вносимых средств и показывается сумма чеков и наличных денег. Обязательно сохраните эти квитанции о банковских депозитах для своих записей, чтобы подтвердить свой доход.

Совет: Хорошее бухгалтерское программное обеспечение создаст для вас все эти исходные документы по мере продвижения в процессе продажи. См. наше руководство «Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета для малого бизнеса», чтобы найти программное обеспечение, подходящее для вашего бизнеса.

Рабочий процесс закупок/расходов

Образец заказа на покупку (ЗП)

Рабочий процесс закупок и расходов включает первичные документы, такие как заказы на покупку и счета поставщиков, которые необходимы для отслеживания расходов вашей компании:

Заказы на покупку: Если ваш бизнес регулярно закупает товары для продажи, вы будете обрабатывать заказы на покупку. В этих документах указаны даты и суммы вашей покупки, чтобы вы могли управлять своими расходами. Иногда поставщик выдает вам этот документ, или вы можете создать его самостоятельно. После утверждения заказа на покупку поставщик начнет процесс выполнения заказа и вернет счет.
Счета поставщиков: Счета поставщиков — это запросы на оплату продуктов или услуг. Они могут представлять собой счет за текущие услуги или могут быть основаны на заказах на покупку определенных товаров и услуг. Хранение копии каждого счета-фактуры поставщика гарантирует, что у вас есть запись о ваших расходах, а также вы можете отслеживать предстоящие сроки оплаты.

Общий бухгалтерский учет

Образец выписки по кредитной карте

Есть несколько исходных документов общего бухгалтерского учета, которые важно сохранить для ваших записей. К ним относятся выписки с вашего банковского счета и счета кредитной карты, копии ваших подтвержденных чеков, журнал мелкой кассы и квитанции:

Выписка с текущего счета: Выписка с банковского счета является важным документом, поскольку она помогает вам сравнивать записи банка. со своим. Ежемесячно сверяя выписку по счету, вы сможете выявить и устранить любые несоответствия и убедиться, что ваш учет точен.
Оплаченные чеки: Чеки всегда должны содержать имя получателя платежа, дату, уплаченную сумму и подпись уполномоченного лица. Сохранение копий ваших очищенных чеков гарантирует, что у вас есть доказательство того, что транзакция имела место, на случай, если когда-нибудь возникнут вопросы. Вы также можете ежемесячно сопоставлять эти чеки с выпиской по счету.
Выписка по кредитной карте: Выписка по кредитной карте — это сводка того, как вы использовали свою кредитную карту в течение расчетного периода. Сводка включает в себя ваши платежи, кредиты, покупки, денежные авансы, переводы остатка, сборы, начисленные проценты и просроченные суммы. Он также покажет ваш новый баланс, доступный кредит и последний день расчетного периода. Важно сверить выписку по кредитной карте, чтобы убедиться, что вы не пропустили никаких мошеннических списаний, и это может служить доказательством того, что конкретная покупка была совершена.
Журнал мелкой кассы: Журнал мелкой кассы предназначен для регистрации расходов на мелкие денежные расходы и является частью системы ручного учета. Существует два основных типа записей в журнале мелкой кассы: дебет для записи наличных и кредит для отражения снятия наличных из фонда мелкой наличности. Эти кредиты могут быть для таких транзакций, как оплата канцелярских товаров, еды или марок.
Квитанции: После оплаты покупателем счета продавец выдает квитанцию с подробным описанием заказа и условий оплаты. Этот первичный документ является доказательством того, что продавец выполнил заказ, а клиент оплатил остаток. Квитанции должны сопоставляться с чеками и выписками по кредитным картам, а также мелкой кассой.

Заработная плата

Образец табеля рабочего времени сотрудника

Если в вашей компании есть сотрудники, вы должны хранить копии их табелей учета рабочего времени и отчетов о расходах в качестве резервной копии на случай, если когда-нибудь возникнут вопросы о точности транзакции. Часто предприятия выставляют счета своим клиентам за время или расходы, понесенные их сотрудниками. Эти документы служат доказательством и могут быть приложены к счетам, отправляемым клиенту:

Табель учета рабочего времени: Табель рабочего времени — это таблица данных, которую работодатель может использовать для отслеживания времени, отработанного конкретным сотрудником в течение определенного периода. Предприятия используют расписания для записи времени, потраченного на задачи, клиентов или проекты. Существуют различные способы ведения табелей учета рабочего времени, такие как бумага, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и онлайн-программное обеспечение для отслеживания времени.
Отчеты о расходах сотрудников: Если вы возмещаете расходы своих сотрудников, вы должны сохранять все соответствующие квитанции для своих записей. Кроме того, чтобы выплаты вашим сотрудникам не считались доходом, работник должен документально подтвердить дату и цель расходов, а работодатель должен возместить точную сумму.

Почему исходные документы важны

При надлежащей организации и ведении первичные документы обеспечат вам бумажный след для всех ваших транзакций и послужат записями в случае аудита или необходимости доказать соответствие бизнесу. Сохранение всех исходных документов позволяет точно гарантировать актуальность ваших книг. Все исходные документы должны храниться в физическом или электронном виде для дальнейшего использования.

Подготовка к аудиту

Если ваш бизнес проверяется, ваши первичные документы служат ценным доказательством доходов и расходов, о которых вы заявляете, поэтому важно сохранять квитанции и депозитные квитанции. Крайне важно, чтобы аудитор имел доступ к четким документам обо всех транзакциях, чтобы подтвердить точность остатков на банковских счетах и кредитных картах. Это повышает прозрачность и гарантирует, что аудит будет проходить более гладко.

Соответствие требованиям бизнеса

При рассмотрении всех элементов, необходимых для соблюдения требований бизнеса, успешное управление первичными документами находится в верхней части списка. Вы должны документировать свое соответствие внутренним требованиям вместе с записями компании. Они могут вам понадобиться, если вы решите продать свой бизнес или если против вашего бизнеса будут предприняты судебные иски.

Точность бухгалтерских данных

Исходные документы могут быть полезны для обеспечения точности ваших бухгалтерских данных. Они также обеспечивают более эффективную выверку банковских счетов. В идеале вы не будете вводить транзакции непосредственно из банковской выписки, а вместо этого вводите их из исходного документа. Наличие готовых исходных документов сделает процесс согласования более простым и точным. Это также поможет собрать чистые данные, которые можно преобразовать в бизнес-идею.

Как использовать исходные документы

При использовании исходных документов необходимо учитывать несколько моментов, в том числе способ их хранения, допустимые форматы и срок хранения документов.

Хранилище исходных документов

Важно записывать любую информацию, полученную из первичных документов, в журнале вашей компании, бухгалтерском программном обеспечении или финансовых книгах. После того, как документ был записан, он должен быть организован в файл, чтобы его можно было извлечь в любое время. В идеале вы также должны вести учет процедур внутреннего контроля, в котором указывается, кто в вашей компании может получать доступ и авторизовывать платежи, заказы и другие транзакции.

Формат исходного документа

В большинстве случаев фотокопии исходных документов разрешены законом, что означает, что исходные документы могут храниться в электронном виде, а оригиналы уничтожаться. IRS принимает ксерокопии квитанций с 1997 года, если они разборчивы и содержат всю информацию, присутствующую в оригинале. Многие предприятия и государственные учреждения также используют стандарт IRS для полных, разборчивых и точных копий оригинальных документов. Однако другие учреждения могут дополнять эти общие требования.

Срок хранения исходных документов

Как правило, исходные документы следует хранить до тех пор, пока они служат полезной цели или пока не будут выполнены все юридические и нормативные требования. Предприятия часто определяют, как долго они хранят файлы, в зависимости от продолжительности срока исковой давности за нарушение контракта или фидуциарных обязанностей, а также требований о профессиональной ответственности.