Должностная инструкция ип как работодателя: Должностная инструкция заместителя индивидуального предпринимателя, скачать бланк бесплатно, образец заполнения 2022, пустые формы в Word, PDF. Редакция 1 от 16.02.2022

Как прописать должностную инструкцию: как составить и оформить

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Дмитрий Сергеев

составлял должностные инструкции

Профиль автора

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Ну и что? 16.02.17

Появился электронный справочник профессий

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

ст. 8 ТК РФ

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов, военнослужащих и сотрудников полиции.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

/zags/

Как я устраивалась на госслужбу в загс

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

/pishi-po-sobstvennomu/

«Начальница сказала, что я грустная»: 11 неуважительных причин уволить сотрудника

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

/guide/okhrana-truda/

Ответственность за нарушения требований охраны труда

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

Чаще всего виза работодателя проставляется в правом верхнем углу, хотя это требование не является обязательным

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Ну и что? 24.10.18

Как устроиться на работу, чтобы потом ее не потерять. Советует Роструд

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

ст. 15 ТК РФ

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

• все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
• если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
• суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Изумительная история 05.04.17

Договоры с ИП могут признать трудовыми и доначислить налоги

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Изумительная история 10.11.17

Электрик заключил трудовой договор, но остался без прав и гарантий

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Изумительная история 25.04.18

Договор на оказание услуг могут признать трудовым

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Ну и что? 19.06.17

Если не провести медосмотр для офисных работников, можно попасть на штраф

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

• кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
• требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
• чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Что делать? 25.03.19

Нужно ли соблюдать дресс-код на работе?

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

/prava/rabota/

Ваши права на работе

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

/guide/zapiska/

Как писать объяснительную на работе

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

ст. 57, 74 ТК РФ

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

ст. 72, 72.1 ТК РФ

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

/work-contract/

Как устроен трудовой договор

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит	Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы…	Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки…	Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение…	Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…	По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности…	Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…	Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Канцелярит

Обеспечить высокий уровень работы…

Перевод на человеческий

Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор

Канцелярит

Регулярно проводить проверки…

Перевод на человеческий

Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника

Канцелярит

Наметить увеличение…

Перевод на человеческий

Производить не менее 300 письменных столов в месяц

Канцелярит

Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…

Перевод на человеческий

По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц

Канцелярит

Проводить линию на увеличение производительности…

Перевод на человеческий

Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность

Канцелярит

Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…

Перевод на человеческий

Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

ст. 60.2 ТК РФ

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.

/guide/sovmeshaj/

Как оформить сотрудника по совместительству

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.

/e-doc/

Что нужно знать про обмен электронными документами

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

Зачем нужна должностная инструкция

Введение должностных инструкций не является обязанностью коммерческих организаций. Однако их составление может облегчить жизнь работодателей. Инструкция позволит работодателю обоснованно отказать в приеме на работу новому сотруднику, временно перевести его на другую работу или грамотно разграничить трудовые функции между работниками. Если этот документ будет правильно составлен, шансы на то, что работник оспорит решение руководителя, основанное на должностной инструкции, в суде, практически равны нулю.

Необходимость должностной инструкции для работодателя

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях ­с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

• осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции ­обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21. 02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).

Разрабатываем должностную инструкцию

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т. ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот ­должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).

Пример 1

Вносим изменения

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки ­дополнительного соглашения.

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31. 10.2007 г. № 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием должности

Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. № 1028-с).

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации.

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).

Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами ­работника (ст. 64 ТК РФ).

В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего ­сотрудника были прописаны в должностной инструкции.

Написание эффективного описания работы | Отдел кадров

На этой странице:

Приступая к работе

Должностная инструкция должна точно отражать обязанности и ответственность данной должности. Если он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает должностные обязанности, она закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимальной производительности труда, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с ежегодным циклом оценки эффективности.

Должностная инструкция содержит достаточно информации для описания основных обязанностей и основных функций в том виде, в каком они существуют на сегодняшний день. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации положения, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными в отношении действующего лица» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего лица (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень). Документ не должен включать каждую деталь того, как и какая работа выполняется, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен одобрить это.
 

Компоненты описания работы

Описание работы содержит следующие компоненты: должность, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность

Должность представляет собой краткое описание (1-4 слова) работы, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей с аналогичными ролями в Государственном университете Райта (университет ).

Примеры включают архивариуса, помощника директора по обслуживанию инвалидов, помощника регистратора, директора службы здравоохранения для студентов, специалиста по планированию помещений, бухгалтера по грантам, аналитика бюджета, разработчика учебных пособий, менеджера настольных служб и менеджера службы хранения.

Цель работы

Цель работы представляет собой общий обзор роли, уровня и сферы ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание, «взгляд с высоты птичьего полета» на роль. Краткое изложение вопроса «почему существует эта работа?»

Должностные обязанности и ответственность

Этот раздел содержит описание обязанностей и ответственности, возложенных на работу; также называют основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, которая занимает большую часть рабочего времени. Некоторые пункты для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, которые говорят, почему, как, где или как часто выполняются задачи и обязанности.
• Сосредоточьтесь на результатах задач.
• Справочные области принятия решений, на которые можно повлиять или воздействовать.
• Определите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий сотрудник будет взаимодействовать с другими в университете и за его пределами.
• Перечислите должностные обязанности, отражающие требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на возможностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите степень полномочий должности по найму, наказанию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельной должностной обязанностью, либо отмеченной в других должностных обязанностях по мере необходимости. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Контролирует, нанимает, обучает, обеспечивает направление работы и помощь в решении проблем для студентов. Также наблюдает за повседневной деятельностью других сотрудников.
• Руководит персоналом, включая наем, планирование и распределение работы, анализ производительности и рекомендации по увеличению заработной платы, продвижению по службе, переводу, понижению в должности или увольнению.
• Управляет другими через подчиненных начальников.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и/или частотой их выполнения. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате и состоят примерно из 4–7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (добавляемый к 100%), что отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года. Обязанности, которые занимают менее 5 процентов рабочего времени, должны быть совмещены с другими обязанностями или исключены из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Требуемая квалификация

В этом разделе перечислены необходимые для работы уровни знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и способности). В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации, позволяющему человеку быть продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных должностей требуемая квалификация будет идентична той, что указана в спецификации работы.

Образование

Укажите образовательные квалификации, которыми должен обладать работник, чтобы удовлетворительно выполнять свои должностные обязанности и обязанности. Укажите образовательные квалификации с точки зрения областей обучения и/или типа степени или концентрации, которые дадут знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы

Определите минимальное количество требуемого опыта работы на условиях полной занятости с точки зрения количества лет и типа опыта работы, необходимого сотруднику для получения квалификации для работы. Должны ли стажировки, опыт работы в бакалавриате и ассистенты в аспирантуре быть принятыми уровнями опыта; это нужно будет указать особо.

Знания, навыки и способности

Указав необходимые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения должны быть полезными:

• Практические знания: достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
• Общие знания: достаточные знания в какой-либо области для выполнения большей части работы в обычных ситуациях. Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает в себя знание большинства существенных аспектов предмета.
• Глубокие знания: продвинутые знания по предмету. Работа требует достаточного понимания предметной области для решения необычных, а также общих рабочих проблем, чтобы иметь возможность консультировать по техническим вопросам и служить ресурсом по этому вопросу для других в организации.
• Всеобъемлющие знания: требует полного владения и понимания предмета. Этот термин следует использовать с осторожностью и только для необычайно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и/или способности, необходимые для успешного выполнения этой роли действующим лицом; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения включают в себя анализ, доступность бюджета, внутреннюю или внешнюю коммуникацию, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командную работу и т. д.   

Предпочтительные квалификации

Расширенный список требуемых квалификаций можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не обязательны для выполнения повседневных функций работы. Предпочтительные квалификации, если они включены, могут быть сосредоточены на любом или на всех из следующего: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий Университет не указывает предпочтительные квалификации.

Условия труда

Укажите условия труда и физические требования, которые непосредственно связаны с основными рабочими обязанностями и обязанностями в соответствии с Законом об американцах-инвалидах. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Примите во внимание следующее:

• Среда, например офис или улица.
• Возникшие воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или экстремальная жара/холод.
• Основные физические требования, такие как способность лазать, стоять, наклоняться или печатать.
• Физические усилия/поднятие тяжестей, например сидячий образ жизни – до 10 фунтов; легкие – до 20 фунтов; средний – до 50 фунтов; тяжелые — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работать по выходным, в ночное время или быть на связи в качестве обычной части работы.
• Командировочные потребности.
• Обозначения аварийного персонала.
   

Советы по составлению должностных инструкций

Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы обеспечить четкое понимание роли. Вот несколько советов, которые помогут вам в этом:

• Пишите лаконично и прямо.
• Всегда используйте более простое слово, а не сложное; максимально упростить структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, работает или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними незнакомы. Если необходимы сокращения и акронимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «ассистирует, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, обрабатывает или выполняет. Использование слова «по», а затем подробное описание выполняемых процессов, задач или операций обычно устраняет двусмысленность.
• Избегайте выражений, связанных с полом, таких как «Он управляет», «Она отвечает за».
• Сосредоточьтесь на основных видах деятельности; опустить тривиальные обязанности и случайные задачи.
• Избегайте ссылок на имена других сотрудников, вместо этого ссылайтесь на должность или отдел.
• Включать только назначенные обязанности сегодня. Не включайте потенциальные будущие обязанности и исключайте любые обязанности, которые больше не требуются.

Как написать описание работы (с примерами)

Как написать описание работы

Отличные описания вакансий подробные, но краткие. Они используют определенные термины и сохраняют профессиональный тон. Можно быть немного причудливым, но не переусердствуйте. Если вы не отнесетесь серьезно к описанию вакансии, лучшие кандидаты перейдут к другим возможностям.

Важные части должностной инструкции

• Должность
• Биография/Миссия компании
• Краткое описание ролей
• Должностные обязанности
• Ролевые требования (обязательные навыки)
• Время/Местоположение0041
• Дальнейшие действия (как подать заявку)

Вот краткое описание основных разделов, которые должно включать каждое описание вакансии.

Должность

Название должности должно быть четким и лаконичным. Люди будут искать термины, которые они знают, поэтому не отклоняйтесь от стандартного отраслевого языка общих названий должностей. Не забудьте указать конкретные термины, например, программы, необходимые для роли. Заголовок Lead Front End AngularJS Engineer гораздо более информативен, чем 9.0005 Разработчик и привлечет более квалифицированных кандидатов.

Миссия компании

У большинства компаний есть пространное заявление о миссии с основными ценностями и культурным кодом. Сократите это примерно до двух-четырех предложений. Для кандидатов, ищущих несколько компаний и открытые вакансии, миссии начинают звучать одинаково, и они могут прочитать полный профиль компании на веб-сайте, если решат занять эту должность.

Краткое описание ролей

Напишите краткое изложение из трех-пяти предложений о том, что кандидат будет делать в своей роли, с кем он будет работать и какие общие качества ваша команда ищет в человеке.

Должностная функция

Укажите от 5 до 10 пунктов о том, что кандидат может ожидать от этой роли. Вот несколько советов:

• Пишите полными предложениями.
• Будьте внимательны. Кандидаты будут лучше подготовлены к собеседованию и роли, если будут знать, чего от них ждут.
• Не переусердствуйте. Вам не нужно включать все возможные вещи, с которыми человек может столкнуться в течение рабочего дня.

Обязательные навыки

Перечислите пять-семь пунктов, которые абсолютно необходимы кандидату для достижения успеха в должности, на которую он претендует.

• При необходимости укажите количество, например, многолетний опыт.
• Обязательно уточните, что требуется для заявки, например, портфолио, образец письма, видеозапись, резюме, резюме, сопроводительное письмо и т. д.
• Другая важная информация включает образование, опыт, сертификаты и знание конкретных платформ.

Навыки, которые приятно иметь

Если есть какие-либо другие качества, которыми приятно обладать, укажите их здесь. Не думайте, что вы должны включать этот раздел, но он может помочь кандидатам узнать, что нужно включить в заявку или на собеседование, чтобы выделиться.

Компенсация

Шестьдесят один процент соискателей считают информацию о компенсации наиболее важной частью описания работы. Многие компании до сих пор отказываются указывать эту информацию в должностных инструкциях, но пришло время преодолеть дискомфорт.

Время

Лучше заранее сообщить, в какие сроки вам нужны сотрудники для работы. Гибкий рабочий график более распространен для сотрудников, работающих полный рабочий день, часовые пояса могут играть роль, а некоторые отрасли и рынки работают по разным графикам.

Местонахождение

При принятии решения о приеме на работу кандидаты будут учитывать время на дорогу до работы или необходимость переезда, поэтому помогите им определить, подходят ли они, прежде чем они приступят к процессу подачи заявления. Встроить карту Google на свой веб-сайт действительно очень просто, и это можно сделать с помощью этого руководства.

Условия труда

Люди хотят знать, чего ожидать от будущей рабочей среды. Есть ли какие-то физические требования для этой роли? Каков ожидаемый дресс-код?

Призыв к действию

Убедитесь, что совершенно очевидно, куда кандидат должен подавать заявление. Не усложняйте и не разочаровывайте подачу заявки, потому что это просто сократит число ваших кандидатов по неправильным причинам.

Отказ от ответственности

Большинство компаний включают заявление работодателя о равных возможностях и о том, что от работника может потребоваться выполнение дополнительных должностных функций помимо описанных. Проведите свое исследование, потому что отказ от ответственности может помочь компаниям предотвратить беспорядочные судебные процессы.

Элементы для улучшения должностных инструкций

Некоторые компании включают дополнительные сведения в свои должностные инструкции, чтобы выделить их среди других работодателей. Безусловно, существует баланс между написанием подробного описания работы и чрезмерным излишеством, и это зависит от вашей команды. Вот несколько дополнительных разделов, которые следует включить в описание вакансии. Хотя эти элементы необязательны, они могут превратить хороший JD в отличный.

Преимущества

Нефинансовые преимущества часто являются решающим фактором для потенциальных кандидатов. Включите следующие данные:

• Медицинское страхование и планы оздоровления
• Пенсионные предложения и опционы на акции
• Опционы на уход за детьми и отпуск по уходу за ребенком
• Отпускные и оплачиваемые отпуска

Помните, что льготы не совпадают

7

вещь как преимущества. Льготы — это приятные дополнения, которые компания предлагает своим сотрудникам, чтобы улучшить баланс между работой и личной жизнью и помочь им жить более счастливой и продуктивной жизнью.