Как организовать работу бухгалтерии: Как организовать работу бухгалтеру: 8 профессиональных советов

Содержание

Как правильно построить работу бухгалтерии? новость от 20.02.2019

От атмосферы и организации работы в отделе бухгалтерии зависит экономическая эффективность любой компании. Этот вопрос особенно актуален сегодня, когда бухгалтеры сдают годовую отчётность. Мы спросили у экспертов с опытом руководства большими бухгалтерскими коллективами, что тормозит работу бухгалтерии и как найти своего главбуха.

Лариса Магафурова, аттестованный профессиональный главный бухгалтер:

В работе бухгалтерии два вида тормоза: внешний и внутренний. Оба легко устранимы. Среди внутренних факторов можно выделить слабую организацию работы бухгалтерии, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, недостаток профессиональных знаний, усугублённый поверхностным представлением о работе СПС и бухгалтерской программы, отсутствие мотивации. К внешним факторам относятся недопонимание функциональных обязанностей отдельных структур компании и технические проблемы.

Внутренние проблемы решаются волевым усилием руководителя бухгалтерии.  Первое, что должен сделать руководитель, осознав, что неполадки существуют, – усилить организацию работы. Необходимо прописать организационные процессы, выстроить их в единую систему, сформировать чек-листы. Все эти данные перенести в СРМ-систему. Стоит провести тренинг по внедрению организационной системы для сотрудников. И работать по этой системе.

Другая проблема, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, решается либо заменой главбуха,  либо прохождением тренинга по личной эффективности и управлению. Часто бухгалтер, превратившийся с ростом компании в главного бухгалтера, может таковым и не стать. Наличие подчинённых не делает человека руководителем. Требовательность и контроль – основа эффективного управления. Если требовательность – это навык, который можно быстро наработать (при желании), то контроль – техническая функция. Контролировать легко через СРМ-систему. Важно помнить, что главбух – это в первую очередь управленец. И это важная компетенция, которую необходимо развивать.

Недостаток профессиональных знаний у подчинённых – тоже серьёзный тормоз в работе. Времени на поиск необходимой информации и исправление ошибок уходит столько, что у главбуха появляется желание сделать всё быстрее самому. Что в свою очередь отсылает нас к предыдущему пункту. Проблема решается либо заменой подчинённых, либо внедрением адаптации новых сотрудников. 

Отсутствие мотивации, вопреки расхожему мнению, не сводится исключительно к деньгам. Исследования показали, что истинная причина текучки кадров заключается в неудовлетворённости условиями труда. Чтобы не столкнуться с таким, надо внимательнее составлять портрет соискателя, проводить собеседования с использованием технологий выявления истинной мотивации, а также после трудоустройства поддерживать эту мотивацию. У бухгалтеров будет большой стимул расти, если главбух постоянно достигает высот. Люди хотят работать с лидерами.  

Внешние факторы не всегда зависят от главбуха, но могут быть прогнозируемыми. Нарушенные коммуникации с подразделениями, в частности отделом продаж и отделом снабжения чреваты отсутствием первичных документов. Это ставит компанию под серьёзный удар. Решение проблемы: договариваться с коллегами, выстраивать документооборот всеми возможными способами. И ждать, когда вся страна перейдёт на высокотехнологичный электронный документооборот или отмену первички. 

Главбух – это в первую очередь управленец.

Технические проблемы связаны и с качеством интернета, и с техническими специалистами, обслуживающими бухгалтерию, и с программным обеспечением. Решается также волевым усилием руководителя бухгалтерской службы либо заменой плохо работающих элементов, либо апгрейдом. 

Прекрасно работающая техника, серьёзная СПС, коллектив, который вызывает желание расти и развиваться каждый день, возможность повышения квалификации – это самые комфортные условия для работы и профессионального роста бухгалтера.

Если у вас создалось впечатление, что найти себе эффективного главбуха – проблема, то да, вы правы, это проблема.  Как не ошибиться с выбором? Самое основное – это опыт работы в вашей сфере. Если такого опыта нет, будьте готовы, что бухгалтер будет долго осваиваться в новой для него специфике. Расспросите на собеседовании, с какими трудностями главбух сталкивался и как их решал. Не задавайте вопросов, на которые можно получить социально ожидаемые ответы. Также обратите внимание на опыт формирования команды подчинённых. Если его нет, то будьте готовы вкладывать деньги и силы в формирование управленца из понравившегося вам бухгалтера. В противном случае риск разрастания штата и авралы в отчётные периоды вам гарантированы.

Иван Ишуткин, операционный директор Global Delivery:

В значительной степени работу бухгалтера усовершенствовало развитие современных технологий. Появление ряда подручных средств, например, программного обеспечения для электронного документооборота 1С, значительно снизило нагрузку на работников бухгалтерии, позволив передать однотипные функции машине, оставив за работником менее рутинные и более ответственные задачи. Поэтому работу бухгалтера может затормозить банально плохая техническая оснащённость – перебои в работе сети, компьютерных программ и компьютера в целом, принтера, сканера и т. п.

Чтобы сделать работу бухгалтера комфортной, руководитель должен учитывать важный критерий – подходящие условия труда в виде нормированного рабочего графика и окружающей обстановки. Руководителю не будет лишним проработать систему мотивации и, при необходимости, пойти на личные договорённости. Например, сдвинуть рабочие часы, если бухгалтер добирается до работы издалека и вынужден тратить на это много времени. Некоторые фирмы (в основном малые и средние компании, так как крупные организации редко приветствуют отклонения от традиционного рабочего процесса) в попытках найти компромисс для ценных сотрудников трансформируют рабочую культуру.

Как контролировать работу бухгалтерии? Многие руководители, чтобы понимать все нюансы, специально идут изучать бухучёт, экономический анализ, аудит. Когда они запускают собственное дело, самостоятельно выстраивают бухгалтерский, налоговый и управленческий учёт. Но не все могут себе позволить такой подход. В этом случае можно ограничиться комплексом процедур по контролю отчётности перед налоговой, контролю денежных потоков. Например, чтобы их нельзя было перевести без подписи руководства.

Как найти своего главбуха? Профессиональный бухгалтер сделает всё, чтобы ваш бизнес не пострадал, поэтому найти его – дело в буквальном смысле «на миллион». Хороший главбух – практически зам. В небольших фирмах он может заменять финансового директора и аналитика; в крупных компаниях эти функции разделены. Поэтому, в зависимости от масштабов организации, нужно понимать, кто именно требуется – универсал или специалист узкого профиля.

Хороший главбух – практически зам.

Проанализируйте уровень заработной платы бухгалтера на рынке труда – ваша вакансия должна быть конкурентоспособной. Также учитывайте рабочие расходы – курсы повышения квалификации, наличие специальных компьютерных программ и т. п.

В поиске нужного человека могут помочь друзья и знакомые. Размещая объявления в интернете, подробно заполняйте описание вакансии: перечень требуемых компетенций поможет отсеять неподходящих сотрудников. Не забудьте дать информацию о себе, чтобы соискатель имел точное представление о том, куда он идёт работать, и мог рассчитать свои возможности.

Подходящий главбух найдётся быстрее, если его поиском HR будет заниматься не в одиночку, а совместно с руководителем. Как минимум, желательно, чтобы последний принимал участие в финальном собеседовании.

Напоследок совет: присмотритесь к своему нынешнему главбуху. Когда хороший бухгалтер предостерегает руководство от тех или иных действий, аргументируя доводом «так нельзя!», он предложит вариант, как можно – без криминала, с наименьшими затратами, а скорее всего, несколько вариантов.

Как организовать работу бухгалтера компании | Альянс Свободных Предпринимателей

Владельцы бизнеса и директора всегда ищут пути сокращения затрат, в том числе и на персонал. Наиболее полезными и «неприкасаемыми» они считают тех, кто приносит деньги: менеджеров по продажам или работе с клиентами. Эффективность этих категорий сотрудников легко оценить, потому что результат их работы всегда имеет какое-то конкретное выражение: объем проданного товара или услуг, например. Оценить эффективность работы бухгалтера и ее сложность — непростая задача, особенно для человека, далекого от этой сферы. Давайте рассмотрим нюансы поподробнее.

«Программа же сама все делает»

Для многих директоров процесс ведения бухгалтерского учета кажется чем-то исключительно простым: вбил данные в 1С — нажал кнопку —  получил отчетность. На самом деле подавляющее большинство компаний малого бизнеса оснащены лишь базовыми версиями программных продуктов. Немногие готовы раскошелиться на зарплатные, складские модули, поэтому большой объем расчетов и операций все же приходится выполнять бухгалтеру. Кроме того, нужно постоянно отслеживать обновления и устанавливать их, что тоже требует времени и навыков. В ситуациях, когда руководство решается на разработку индивидуальных решений, «заточенных» под нужды конкретного бизнеса, на плечи бухгалтера ложится длительный процесс взаимодействия с разработчиками, а также тестирования и выявления ошибок. Для этого нужно быть не обезьянкой, нажимающей на кнопки, а специалистом, который понимает бизнес-процессы и то, как строится учет. Проверка правильности составления документов, соответствия их требованиям законодательства — это рутинный, но обязательный процесс, предшествующий отражению операций в 1С.

Хороший бухгалтер — главный соратник в ведении бизнеса

Нормативная база в сфере бизнеса меняется очень динамично. Она затрагивает налогообложение, бухгалтерский учет и прочие сферы. Количество ежемесячных, квартальных и годовых форм отчетности (бухгалтерских, налоговых, по внебюджетным фондам, статистических и прочих) велико и продолжает расти. Если в не очень далеком прошлом субъекты малого предпринимательства имели возможность не предоставлять бухгалтерский баланс, то сейчас это обязаны делать все компании. За несвоевременное предоставление или предоставление недостоверных данных налагается ответственность: штраф или приостановка операций по счету, например. За неверно рассчитанными и уплаченными налогами последуют пени на неуплаченную сумму. Все это значит, что от качества работы бухгалтера зависит не только спокойствие руководителя, но и финансовые результаты бизнеса. Чтобы эффективно работать в такой среде, нужно постоянно учиться и быть в курсе изменений в законодательстве.

Кому доверить ведение бухгалтерии маленькой фирмы

«

Наше дело — продавать, а не с бумажками возиться»

По умолчанию все факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете и подтверждены соответствующими первичными документами. Это простое, казалось бы, правило часто разводит сотрудников по разные стороны баррикад: бухгалтер требует «закрывающие», а менеджеры отмахиваются, дескать, «наше дело — деньги зарабатывать». В лучшем случае документы предоставляются спустя месяцы или в разгар подготовки отчетности, и тогда «счастливый» бухгалтер сидит допоздна, разгребая завалы. В этой схватке руководство нередко встает на сторону продажников. В итоге ответственный бухгалтер тратит часы на сверки и общение с контрагентами, стараясь добыть драгоценные акты и накладные. Помимо этого, в маленьких компаниях бухгалтеру любят поручать другие задания, не относящиеся к его прямой деятельности: регистрировать корреспонденцию, вызывать курьеров, готовить копии трудовых книжек для сотрудников.

Если к вашей компании нет претензий со стороны контролирующих органов, если операции по расчетным счетам ни разу не приостанавливали, то у вас хороший бухгалтер. Уделяя больше времени налоговому планированию или налоговой оптимизации, он принесет еще более значительную пользу бизнесу. Для этого нужно создать соответствующую среду.

Для того чтобы повысить эффективность работы бухгалтера, есть несколько рекомендаций:

1. Обеспечить рабочее место сотрудника актуальным бухгалтерским программным обеспечением. При необходимости произвести интеграцию с другими используемыми программами;

2. Предоставить доступ к информационно-правовым системам, что сэкономит время на поиски актуальной и достоверной информации в интернете;

3. Обеспечить возможность предоставления отчетности и документов онлайн. Такие системы позволяют также запрашивать и получать сверки по налогам и сборам, обязательным платежам, получать разного рода справки. Время, потраченное на походы на почту или в инстанции, можно уделить более полезным для бизнеса вещам;

4. Создать и утвердить график документооборота, обязательный к исполнению всеми сотрудникам компании.  Взаимосвязь премиальных выплат и соблюдения сроков представления документов, как правило, дисциплинирует лучше всяких слов;

5. По возможности использовать электронный документооборот при работе с контрагентами;

6. Предоставить возможность для обучения и совершенствования навыков;

7. Назначить ответственным за выполнение технической работы (подготовка копий, формирование архива, отправка  и обработка корреспонденции) менее квалифицированного сотрудника.

Использование рекомендаций сделает рабочий процесс более планомерным, позволит избежать авралов и переработок. В итоге бухгалтер сможет сконцентрироваться не на рутинных, а на более важных и полезных для бизнеса вопросах.

Начинаете свой интернет-проект? Приглашаем на онлайн-встречу «Как собрать подписчиков и превратить их в деньги». Расскажем как создать актив в интернете который будет приносить вам стабильный доход уже через 100 дней. Регистрация здесь (клик).

5 Советы по организации бухгалтерского учета для владельцев бизнеса

Надежная, организованная система бухгалтерского учета закладывает основу для успеха в бизнесе. Поддерживая актуальность и доступность своих финансовых отчетов, вы не только сэкономите время и избежите ненужных расходов, но и повысите производительность в долгосрочной перспективе. Вот 5 советов по ведению бухгалтерского учета, которые помогут вам оставаться организованным во время ведения бизнеса.

1. Эффективное управление данными

Согласованность и своевременность имеют решающее значение для эффективного управления данными. Когда вы с самого начала выработаете хорошие бухгалтерские привычки и организованную структуру, вам будет легче:

  • Подготовка документации на конец года,
  • Оптимизация налоговых отчислений,
  • Изучить и понять свое финансовое положение, и
  • Улучшить чистую прибыль вашей компании ваш план счетов. Правильная маркировка и классификация ваших записей ускорит ведение бухгалтерского учета и обеспечит конструктивность ваших финансовых отчетов. Начните с самого минимума, а затем изменяйте и расширяйте свои учетные записи по мере развития вашего бизнеса.

    Ваши первичные документы

    Запись и сверка транзакций, связанных с различными деловыми операциями, являются ключом к поддержанию финансовой состоятельности ваших бухгалтерских книг. Лучшее время для документирования событий, связанных с расходами и доходами, — это когда они происходят. Поэтому убедитесь, что в вашей компании налажены надежные ежедневные бухгалтерские процессы для сбора, создания и архивирования исходных документов, таких как квитанции, счета-фактуры, табели учета рабочего времени и другие налоговые документы.

    Ваша бухгалтерская программа

    Одна из самых важных функций любой бухгалтерской системы — облегчить поиск того, что вам нужно, когда вам это нужно. Оцифровка вашей кредиторской и дебиторской задолженности с помощью программного обеспечения для онлайн-бухгалтерии, такого как Xero или QuickBooks Online, повышает доступность данных и может помочь избавиться от необходимости хранить бумажные файлы и управлять ими.

    2. Используйте отдельные банковские счета

    Мы часто видим, как владельцы бизнеса используют как свои личные, так и служебные кредитные карты для покрытия деловых расходов. Когда вы смешиваете финансы, вы рискуете создать проблемы с налогами и ответственностью как для вас, так и для вашего бизнеса. Открытие и использование отдельных банковских счетов для личных и корпоративных средств не только поможет вам избежать головной боли, связанной с расшифровкой расходов и доходов в конце года, но также даст вам следующие преимущества:

    • Улучшение финансового прогнозирования, бизнес-планирования и составления бюджета,
    • Точные налоговые вычеты на общие расходы, такие как сотовые телефоны и транспортные средства, и
    • Лучшее положение с точки зрения соответствия требованиям для получения кредита поставщика, бизнес-кредитов и финансирования инвесторов

    Разделение ваш личный и корпоративный банковский счет также означает, что вы с меньшей вероятностью привлечете нежелательное внимание в виде налоговых проверок.

    3. Воспользуйтесь преимуществами цифровых инструментов бухгалтерского учета

    Когда дело доходит до организации бухгалтерского учета в вашем бизнесе, вы не найдете лучшего набора помощников, чем современные цифровые приложения, автоматизация и программное обеспечение.

    Сторонние приложения

    Отказ от ручного учета в пользу онлайн-бухгалтерии может дать вашему бизнесу доступ к множеству интегрированных, экономящих время приложений, таких как Receipt Bank, Plooto и TSheets. Подобные цифровые инструменты не только упрощают бухгалтерскую работу, но и уменьшают потребность в ручном вводе данных, что может означать меньшее количество ошибок транскрипции.

    Программы управления бизнесом

    Нет лучшего способа организовать свое предприятие, чем специализированное отраслевое программное обеспечение для управления. Независимо от того, управляете ли вы пивоварней, строительной компанией или аптекой по продаже каннабиса, у вас есть специальная платформа управления, которая поможет вам более эффективно управлять своими запасами, отслеживать производство и контролировать свои продажи.

    Автоматические напоминания и электронные платежи

    Иногда простое обеспечение лучшего контроля над своими денежными средствами может иметь решающее значение для развития вашего бизнеса. Если вы еще этого не сделали, подумайте:

    • Подписка на текстовые или электронные оповещения, которые сообщат вам, когда кредитная карта и счета за коммунальные услуги будут готовы к оплате,
    • Настройка автоматических платежей для покрытия текущих расходов,
    • Оптимизация вашей дебиторской задолженности за счет приема платежей клиентов через PayPal или e-transfer

    Использование цифровых помощников не только поможет сохранить положительный денежный поток, но и уменьшит комиссию, связанную с просроченными или пропущенными платежами.

    4. Наймите профессиональную службу расчета заработной платы

    Владельцы бизнеса могут управлять расчетом заработной платы своих сотрудников с помощью онлайн-программы для расчета заработной платы. Но вы не можете заменить надлежащее знание расчета заработной платы программным обеспечением для расчета заработной платы.

    Самостоятельное начисление заработной платы означает тщательное ознакомление с правилами, касающимися всего: от:

    • вычета, отчетности и перечисления подоходного налога, EI и CPP до
    • , касающегося отпускных, T4 и ROE

    В зависимости в вашей бизнес-модели вам, возможно, даже придется ориентироваться в различных требованиях к оплате для работников, работающих полный и неполный рабочий день, комиссионных и контрактных работников.

    Многие владельцы бизнеса считают менее напряженным и трудоемким работу с платежной службой, такой как Payworks, или полностью передают платежи своим сотрудникам на аутсорсинг. Наем профессиональной команды бэк-офиса часто является лучшим способом обеспечить точное и своевременное выполнение процесса расчета заработной платы при соблюдении правил расчета заработной платы.

    5. Будьте в курсе своего бизнеса

    Самым большим преимуществом организованной системы бухгалтерского учета может быть тот факт, что это единственный способ оставаться в финансовой информации о вашем бизнесе. Чем больше вы знаете, тем более взвешенными будут ваши решения. Прилагая усилия для регулярного мониторинга ваших бухгалтерских операций и отчетов, вы сможете проложить успешный путь вперед.

    Подумайте о том, чтобы выделить в своем календаре конкретное время для:

    • Просматривать свои деловые операции в конце каждого дня,
    • Ежемесячно изучать свои финансовые отчеты (желательно с помощью бухгалтера для интерпретации содержащейся в них информации),
    • Оценивать ваши доходы и расходы по месяцам и по годам, а также
    • Оцените окупаемость ваших инвестиций от различных инициатив и категорий продаж

    Составление организованного плана для отслеживания и проверки ваших финансов ежедневно, ежемесячно и ежегодно поможет вам определить тенденции и сезонные колебания, а также выделить области, в которых ваш бизнес может предпринять шаги для улучшения своей краткосрочной и долгосрочной деятельности. Когда наступит налоговый сезон, вы можете с уверенностью передать свои бухгалтерские книги своему налоговому бухгалтеру, чтобы максимизировать свои налоговые поступления.

    Если у вас возникли проблемы с управлением процессами учета и бухгалтерского учета, мы можем помочь! В Enkel мы предоставляем бухгалтерские услуги владельцам бизнеса по всей Канаде с нашим головным офисом в Ванкувере, Британская Колумбия. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о наших услугах сегодня!

    Советы по организации для бухгалтеров и счетоводов — метод

    Как бухгалтер или счетовод, вы должны разобраться во всех финансовых операциях в компании. Даже малому бизнесу требуется бдительный контроль за всем, что входит и уходит. Малейшая ошибка может привести к часам тщательного изучения данных и поиска неуместных десятичных знаков. Кроме того, бухгалтеры и бухгалтеры обычно имеют более сложные обязанности, такие как управление заработной платой сотрудников и подготовка налоговых документов. Эти задачи требуют сосредоточенного внимания и систематического процесса, поскольку ошибка может привести к серьезным последствиям для владельца бизнеса.

    Независимо от того, управляете ли вы финансами своего бизнеса или клиента, ключом к вашему успеху является организованность. К сожалению, курсы бухгалтерского учета и бухгалтерского учета не уделяют столько внимания организационным навыкам, сколько принципам бухгалтерского учета и программному обеспечению. Итак, если у вас еще нет умения поддерживать порядок, как вы можете его приобрести?

    Можно утверждать, что не существует «идеальной» организационной стратегии, которая будет работать для всех на любой должности. Поскольку организация так тесно связана с личными привычками и производительностью, то, что удерживает одного человека на правильном пути, может сбить с толку другого. Тем не менее, есть несколько общих рекомендаций, которым каждый может следовать, чтобы поддерживать порядок в своих рабочих процессах. Даже если организация для вас не естественна, вот пять советов, которые помогут бухгалтерам и бухгалтерам оставаться организованными на работе.

    1. Управление взаимоотношениями с клиентами

    Скажите честно: вы когда-нибудь думали про себя: «Я мог бы сделать гораздо больше работы, если бы только эти клиенты не занимали все мое время?» Это забавно, потому что это правда. .. но вы также знаете, что без этих клиентов у вас не было бы бизнеса. И если ваш бизнес растет, вы знаете, что это означает привлечение большего количества клиентов, а значит, больше встреч и больше телефонных звонков.

    Знание того, как эффективно управлять отношениями с клиентами, является ключевой организационной тактикой для бухгалтеров и бухгалтеров. Использование программного обеспечения CRM — отличный способ добиться этого. CRM дает вам полное представление об истории каждого клиента, позволяя вам отвечать на их вопросы и обслуживать их более эффективно. Регистрация сведений о каждой встрече облегчает продолжение с того места, на котором вы остановились, а отслеживание индивидуальных предпочтений клиентов позволяет предоставлять персонализированные услуги. Ваши клиенты также могут воспользоваться порталами самообслуживания, связанными с CRM, для обновления информации, оплаты счетов и отправки запросов в службу поддержки. Это позволяет вам разработать более последовательный график для общения с клиентами, а не постоянно на связи.

    2. Интеграция ваших программ

    Использование программного обеспечения CRM — отличное начало для управления отношениями с клиентами, но эти отношения не ограничиваются заранее запланированными встречами и телефонными звонками. Когда клиент присылает вам «быстрое электронное письмо» с вопросами, иногда проще сразу на них ответить. Но как вы должны эффективно отслеживать эти разговоры, если вы получаете поток сообщений каждый день?

    Не беспокойтесь! Чтобы ваше общение по электронной почте было организованным и доступным, ищите программное обеспечение CRM, которое интегрируется с распространенными поставщиками электронной почты, такими как Gmail и Outlook. Надстройки электронной почты CRM — это простые инструменты, которые избавляют вас от необходимости переключаться между вашими сообщениями и вашей CRM. Вместо этого вы можете сохранить детали разговора по электронной почте прямо в CRM из почтового ящика. Это не только экономит ваше время на двойном вводе данных, но и упрощает ведение организованных записей о ваших взаимодействиях с каждым клиентом.

    3. Оптимизируйте организацию рабочего места

    Вы знали, что это произойдет. Цифровая организация — это здорово, но физическая организация по-прежнему играет большую роль в продуктивности вашего рабочего места. Может быть, вы работаете в угловом офисе, или, может быть, вы ведете свою бухгалтерию или учетную практику со своего кухонного стола. В любом случае, есть несколько проверенных способов создания организованного рабочего пространства. Вот несколько идей для реализации:

    • Г-образный (или U-образный) стол обеспечивает доступ к более важным вещам и файлам.
    • Сведите к минимуму беспорядок. Редко используемые предметы должны храниться в ящиках или на полках позади или над вашим основным рабочим местом.
    • Используйте органайзеры для разделения мелких предметов, хранящихся в ящиках. Не будьте бухгалтером, который постоянно ищет ручку или калькулятор.
    • Используйте комбинацию вертикальных и горизонтальных органайзеров папок для файлов, чтобы увеличить доступное пространство для хранения.
    • Спасите свое зрение! Используйте комбинацию верхнего и рабочего освещения.
    • Двойной или даже тройной компьютерный монитор экономит время и сводит к минимуму путаницу, вызванную переключением между программами (такими как бухгалтерское ПО и CRM).

    4. Разработайте оптимизированный рабочий процесс

    Если вы опытный бухгалтер или бухгалтер, у вас, вероятно, уже есть общий рабочий процесс. Тем не менее, ваша продуктивность может легко снизиться, когда на ваш стол ляжет новая стопка документов. Это особенно актуально для профессионалов, которые в настоящее время полагаются в основном на цифровые системы. Если вы изо всех сил пытаетесь упорядочить бумажные документы, вот несколько советов:

    • Чеки на термобумаге следует сканировать и хранить в цифровом виде в соответствующих папках клиента, поскольку со временем они выцветают.
    • Стандартные бумажные квитанции можно либо отсканировать, либо сшить и подшить вместе с соответствующими документами.
    • Хотя вы, скорее всего, используете программное обеспечение для бухгалтерского учета и управления взаимоотношениями с клиентами, у вас все же должна быть бумажная папка для каждого клиента, чтобы хранить любые непредвиденные документы, которые они могут вам предоставить. Затем вы можете перенести информацию в свое программное обеспечение, когда у вас будет время.
    • Некоторым людям нравится держать на столе старомодный телефонный блокнот, чтобы делать заметки во время звонков клиентам. Если это относится к вам, не позволяйте этим заметкам потеряться! Выделяйте время один или два раза в день, чтобы регистрировать эти данные о звонках в CRM.

    5. Планируйте свой день заранее

    Нет ничего хуже, чем подходить к концу рабочего дня и задаваться вопросом, достигли ли вы вообще чего-нибудь. К сожалению, это может легко произойти, если вы не планируете свое расписание заранее.

    В конце каждого дня уделяйте несколько минут составлению списка дел, которыми вы хотите заняться на следующий день.