Как писать протокол собрания: Образец протокола собрания, совещания в 2022 году

Содержание

что это такое, виды, структура и особенности оформления

Протоколы могут составлять и госорганы, например фиксировать в них административные правонарушения. Но в этой статье разберем только то значение слова «протокол», которое используют в бизнесе.

Для чего нужен протокол

Протоколы составляют, чтобы зафиксировать, как проходило обсуждение важных для бизнеса вопросов, какие решения приняли, в какие сроки их нужно выполнить и кто за это отвечает.

Например, на годовом общем собрании участники компании решают, как распределить прибыль за прошлый год. Чтобы после собрания не возникло разногласий, секретарь записывает в протоколе ход обсуждения и окончательное решение, к которому пришли.

Виды протоколов

Протоколы бывают краткими и полными.

В кратком протоколе укажут только вопросы заседания и принятые решения, в полном — еще и ход обсуждения и мнение каждого участника.

Продолжим пример про распределение прибыли в компании. Если секретарь запишет в протоколе только принятое решение, это будет краткий протокол. Если он зафиксирует еще и выступление каждого учредителя, протокол будет полным.

Как составить протокол

Протокол составляют на основании диктофонной, рукописной или видеозаписи, которую ведет секретарь.

Единая государственная система делопроизводства

В законе нет правил составления протокола, но в государственном стандарте есть рекомендации, какие реквизиты нужно указывать:

Рекомендации по составлению протокола — ч. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016

  • полное название компании;
  • имена и должности участников обсуждения;
  • название документа, например «протокол совещания»;
  • дату обсуждения;
  • номер протокола;
  • город, в котором был составлен протокол;
  • подписи председателя и секретаря.

Кроме обязательных реквизитов есть рекомендации по оформлению самого протокола. Документ должен состоять из двух частей: вводной и основной.

Образец краткого протокола

В вводной части указывают фамилии участников и повестку — список вопросов, которые рассматривают на заседании.

Обязательно указывают, кто председатель и секретарь заседания. Если на собрании больше 15 человек, во вводной части указывают количество участников и подкалывают к протоколу полный список с фамилиями.

В основной части фиксируют ход обсуждения. В полном протоколе подробно записывают все, что происходило, в кратком — только вопросы заседания и принятые по ним решения.

Loading…

Образец краткого протокола

Как составить выписку из протокола

Выписка из протокола — это документ, в котором пишут результат обсуждения конкретного вопроса.

В протоколе собрания указаны три вопроса и решения по ним. Руководство хочет рассказать сотрудникам только об одном решении — что в этом году часть прибыли направили на премию. Остальные вопросы собрания конфиденциальны. Весь протокол показывать сотрудникам нельзя.

Чтобы официально уведомить персонал о принятом решении по премии, можно сделать выписку из протокола.

В выписке указывают те же реквизиты, что и в самом протоколе. Разница только в названии документа и в том, кто его подписывает.

Образец выписки из протокола

Loading…

Образец выписки из протокола

Что нужно запомнить

  1. Протокол — это документ, в котором записывают, какие вопросы обсуждали и какие решения приняли на собраниях, конференциях и совещаниях.
  2. Протоколы бывают краткими и полными.
  3. В законе нет требований к оформлению протокола, но есть рекомендации в государственном стандарте.
  4. Чтобы зафиксировать результат по одному вопросу из повестки, можно оформить выписку из протокола.

Пишем протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др. ), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

  1. вводной;

  2. основной.

В вводной части указываются:

  • ФИО председателя (председательствующего),

  • ФИО секретаря,

  • ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Образец.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Москва

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В. В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

  1. Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

  1. Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л. Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова

Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

✍ Как написать протокол встречи [+5 бесплатных шаблонов]

Протокол встречи — это официальное изложение того, что произошло во время встречи.

Они служат планом, письменным отчетом для тех, кто не может присутствовать, и могут использоваться для дальнейшего использования. Протокол фиксирует, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протоколов собраний протоколы являются важнейшим средством коммуникации для вашей организации.

Протоколы совещаний — это четкий и лаконичный способ ведения заметок, помогающий отслеживать важную информацию.

Из этого руководства вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для эффективного составления протоколов официальных и неформальных встреч. У нас есть ряд шаблонов, лучших практик и ответов на распространенные вопросы.

Посмотрите это руководство в виде видеоролика ниже или прокрутите его, чтобы продолжить чтение:

О чем идет речь (содержание):

  1. Примеры — примеры протоколов собраний
  2. Советы — советы о том, как писать протоколы собраний
  3. Шаблоны — бесплатные шаблоны для Word, Google Docs и Fellow
  4. Часто задаваемые вопросы — Часто задаваемые вопросы о ведении заметок

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые делаются во время собрания для записи того, что происходит на собрании. В этих заметках обычно освещаются ключевые вопросы, обсуждаемые на собрании. В протоколе собрания должны быть указаны время, дата и место встречи. Эти заметки также должны документировать, кто присутствовал на собрании. Если имеются какие-либо презентации или доклады, они должны быть отражены в протоколе собрания.

Протокол собрания может быть ценным ресурсом для членов команды, пропустивших собрание. Ведение четкого и подробного протокола собрания может помочь любому, кто не присутствовал на нем, быть в курсе любых решений или выводов собрания.

Для чего составляется протокол собрания?

Основной целью протокола собрания является создание официальной записи того, что произошло на собрании, что обсуждалось и какие решения были приняты. Протоколы обычно не фиксируют все, что было сказано на собрании, но обычно охватывают ключевые темы, затронутые на собрании. В некоторых более формальных деловых условиях может потребоваться протокол собрания для представления акционерам или регулирующим органам.

Почему важны протоколы совещаний?

  • Они предлагают структуру: После того, как вы определились с методом составления протоколов собраний, они могут предложить структурированную информацию о том, что произошло на прошлых собраниях и что необходимо обсудить в будущем.
  • Они помогают вам быть организованными: Ведение подробного протокола собрания позволяет четко записывать любые решения, принятые на собрании, и любые действия, требующие участия членов вашей команды.
  • Они способствуют прозрачности: Если у вас есть подробные отчеты о ваших встречах, вы можете поделиться тем, что произошло, с другими в вашей организации, чтобы продвигать культуру прозрачности в вашей организации.

Что должно быть включено в протокол собрания?

Вот некоторая необходимая информация, содержащаяся в большинстве протоколов собраний.

  1. Название группы, которая проводит собрание, или само собрание
  2. Дата и время, а также место или комната для собрания, если необходимо
  3. Кто присутствует и кто ведет протокол
  4. Повестка собрания
  5. Какие решения были приняты и кем
  6. Предложения и подсчет голосов (если применимо)

Если вы не используете инструмент управления собранием, например Товарищ, который автоматически отслеживает названия собраний, участников, даты и время, тогда место для всей этой информации должно быть в вашем шаблоне протоколов собраний.

1
Примеры протоколов собраний

Чтобы проиллюстрировать, что такое протоколы собраний, ниже приведены два примера документов, созданных на основе шаблонов протоколов собраний.

Эти документы представляют собой заметки о встречах, в которых записана только основная информация. Как вы увидите ниже, подготовка эффективных протоколов совещаний не должна быть сложной задачей. Это больше касается записи *правильной* информации, чем всей информации.

Если ваше собрание проводится в соответствии с Правилами порядка Роберта, обязательно используйте шаблон протокола собрания, соответствующий этим правилам.

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть 5 бесплатных шаблонов протоколов совещаний , которые вы можете загрузить в виде профессионально выглядящих документов Word, скопировать в формате Google Docs или просто скопировать и вставить из него. Эти шаблоны также доступны в бесплатной библиотеке шаблонов в вашей облачной учетной записи Fellow.

‍

📝 Образец протокола официального заседания

ACME Corp.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

5 сентября 2021 г. по адресу офисы Компании.

Посещаемость
— Участники голосования: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
— Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
— Голосования. предыдущий протокол встречи от 5 августа был составлен Ларри Эмерсоном и поддержан Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание открытым в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров имелся, и собрание, созванное должным образом, было готово приступить к работе.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на собрании. Далее Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Было задано несколько вопросов, после чего последовала обширная дискуссия.

Отчет о продажах и развитии бизнеса
‍Марк Брэнсон затем представил обновленную информацию об общем ходе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил ход переговоров по развитию бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил всестороннюю обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные финансовые операционные показатели компании.

Ходатайство №1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представила Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложения должным образом внесены, поддержаны и единогласно приняты, опционы были утверждены, как представлено в Приложении A.

Объявления
‍Нет

Перерыв
‍Поскольку перед собранием не осталось никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

‍

📝 Образец протокола неформального/простого собрания

Минуты: совещание по проверке проекта

Наша цель

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс по ключевым показателям эффективности и сопоставлять этот прогресс с заявленными целями отдела.

Сроки/вехи

Стратегия должна быть готова к развертыванию к 4 Q421.

Обновление проекта Круглый стол

  • ROB
  • SPOKE с Andature Convinger Spoke Spoke и Andething Spoke Spoke с и установленными Convinger Spoke Spoke и Andething Spoke и Anture Commowners Convicelers.
  • Получены отзывы от команды CS по текущим стратегиям измерения.
  • Кристина
  • Набросал три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри компании для обратной связи.
  • Проработка аудита текущих источников данных CS.
  • Мишель
  • Только что вернулась после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия и риски

  • Препятствие: Кристине нужны отзывы о информационных панелях, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
  • Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут задержать нашу способность установить базовый уровень производительности.

Дальнейшие действия

  • @Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
  • @Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
  • @Christina проверьте состояние текущих источников данных CS до 8 июня.

‍

2
Как вести протокол встречи — основы

✅ Ведите протоколы в режиме реального времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде схемы. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в вашей памяти — в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (на данный момент).

Пишите протокол, как если бы вы были журналистом. Ваша работа, как ведущего протокол, заключается в документировании того, что происходит на собрании.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет обо всем сказанном.

✅ Заполните протоколы собраний так, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы можете себе представить, при составлении протоколов нужно балансировать. Вы должны делать протоколы краткими, но также предоставлять достаточный контекст для дальнейшего использования.

Помните, что часто принято просматривать заметки о встрече в начале следующей встречи. Например, собрание правления обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве ведущего заметок на собрании, является призывом к суждению.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных замечаний при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные заметки, пожалуйста, сделайте это. Но протокол встречи должен быть фактической записью того, что обсуждалось.

Некоторую информацию скучно отслеживать: имена встреч, дату и время, действия и принятые решения. Но позже эти заметки о встрече могут содержать важную информацию, чтобы держать всех в курсе того, что произошло во время этой встречи.

✅ Обратите внимание, кто не может присутствовать.

В протоколе собрания важно записывать, кто присутствовал на собрании, а также кто не присутствовал, чтобы не было путаницы в отношении того, кто мог обсуждать вопрос или голосовать по нему.

✅ Используйте шаблон протокола собрания в правильном формате.

Если вы пишете официальные протоколы собраний, придерживайтесь определенного формата. Профсоюзам, школам, городским и окружным властям и другим организациям может потребоваться следовать Правилам порядка Роберта.

Но с протоколом неформальной встречи у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.

НЕЛЬЗЯ: Что не включать

Один из сложных аспектов составления протоколов совещаний — это сдержанность: нужно выбирать не только то, что нужно включить в протокол, но и то, что нужно пропустить.

🚫 Не пытайтесь записать все дословно. минут — это не транскрипция; они резюме. (Если вам нужна дословная транскрипция, см. лучшее программное обеспечение для расшифровки встреч.)

🚫 Не включайте личные мысли или наблюдения. Если во время собрания у вас возникнут мысли и идеи, запишите их отдельно от официального протокола.

🚫 Не повторяйте информацию, которая уже есть. Особенно, если в повестке дня четко указана тема для обсуждения (например, «Обсуждение бюджета на 2021 год»), вам не нужно делать лишнюю запись в протоколе, например «Бюджет на 2021 год обсуждался».

🚫 Не пишите свои заметки от руки. Поскольку протокол представляет собой запись того, что произошло на собрании, с тех пор он должен использоваться в цифровом формате. В конечном счете, эти заметки о встрече должны быть сохранены и предоставлены другим пользователям.

Расширенные советы: хитрости для быстрого создания заметок

Во время разговора может произойти многое, и ведущему записи может быть трудно уследить за ним. Воспользуйтесь этими советами экспертов, которые помогут вам сэкономить время при письме и не отставать от беседы.

💡 Используйте инициалы вместо полных имен людей. Если есть один совет по ведению заметок, который сэкономит вам массу времени, так это сокращать имена участников встречи. Используйте это рядом с назначенными задачами, например.

💡 Используйте аббревиатуры там, где это возможно, не жертвуя ясностью. Как и в случае с именами, аббревиатуры могут быть очень полезными. Например, у нас есть серия материалов, которые мы называем «За командой». Всякий раз, когда мы обсуждаем это, вместо того, чтобы выписывать все слова, мы просто пишем БТТ.

💡 Используйте фрагменты предложений, пока они имеют смысл. Нет необходимости в идеальной грамматике. Вместо полных предложений делайте заметки в протоколе, например: «Решение двигаться вперед» или «Пересмотрите стратегию через 6 недель».

{{blog-insert-1=»/blog-inserts»}}

‍

3
‍ Бесплатные шаблоны протоколов собраний

2

1

2 Для визуалов мы создали образцы обоих типов протоколов совещаний. Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам, прокрутите немного дальше.

Используйте их, чтобы ориентироваться при написании. Но помните: на ваших встречах может потребоваться разная информация. Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть записать протокол встречи так, чтобы это было полезно для вас и вашей команды.

В левом нижнем углу любого шаблона нажмите кнопку «Использовать этот шаблон», чтобы выбрать один из трех форматов:

  1. Шаблон документа Word
  2. Документ Google (сохранить копию)
  3. Использовать шаблон протокола собрания в Fellow ( Бесплатная учетная запись)

Образец официального протокола собрания

Как уже упоминалось, официальные протоколы собраний обычно составляются на основе Правил порядка Роберта. Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил, которые часто применяются для заседаний совета директоров и комитетов.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка.

Тем не менее, поправьте. Если ваша организация раньше использовала протоколы собраний, попросите кого-нибудь просмотреть копию того, что было сделано в прошлом. Просмотрите протокол предыдущей встречи и внесите улучшения по своему усмотрению.

{{formal-meeting-minutes=»/blog-inserts-3″}}

Шаблон протокола неформальной встречи 

Следующий шаблон очень прост. Он устанавливает цель, повестку дня собрания и записывает следующие шаги для любого типа собрания. И это удваивается как шаблон сводки собрания.

Не стесняйтесь делать его по-своему, добавляя элементы формального шаблона или собственные идеи.

{{informal-meeting-minutes=»/blog-inserts-3″}}

Простой шаблон протокола собрания

А вот шаблон, основанный на образце протокола неофициального собрания в начале этой статьи:

{{ simple-meeting-minutes=»/blog-inserts-6″}}

Шаблон протокола собрания персонала

Вам предстоит общее собрание сотрудников? Вот бесплатный шаблон, который вы можете скачать или скопировать.

{{all-hands-meeting=»/blog-inserts»}}

Шаблон протокола собрания команды

Этот пример повестки дня основан на шаблоне, который мы используем в Hugo для многих собраний нашей команды.

{{team-meeting=»/blog-inserts-6″}}

‍

4
Часто задаваемые вопросы о протоколах совещаний

Как вы пишете пункты действий?

При добавлении задач и действий в заметки о собрании необходимо выполнить пять шагов.

⚡ Начните действие с глагола. Распространенной ошибкой, позволяющей сэкономить время, является слишком краткое замечание о задаче, при этом забывая включить часть «действие» в элемент действия.

  • 😒 Плохо: данные за 2021 год
  • 😀 Хорошо: извлеките данные за 2021 год, чтобы поделиться ими с командой

⚡ Назначьте каждое действие ответственному . Участник собрания должен взять на себя ответственность за каждую задачу, в противном случае эта задача может быть не выполнена.

⚡ Не указывайте больше информации, чем необходимо . Ответственное лицо должно следить за деталями. Эти детали не должны загромождать ваши заметки о встрече.

⚡ Обратите внимание на срок, если он есть. Даже если нет четкой даты, часто произвольная дата, например одна неделя, полезна для создания срочности выполнения задачи.

⚡ Обсудите действия на следующей встрече. Если за это время не было предоставлено обновлений статуса действий, быстро просмотрите протокол предыдущего собрания, чтобы убедиться, что действия выполнены.

Кто составляет протокол собрания?

Ведущим протокола могут быть разные люди:

  1. Участник собрания
  2. Посетитель, который не будет участвовать, но знаком с информацией , ведущим заметок часто является секретарь, исполнительный помощник или администратор.

    На менее официальных собраниях человек, ведущий протокол, может быть просто добровольцем. Этого человека, который составляет протокол собрания, иногда называют «писцом».

    Каков правильный порядок повестки дня?

    Если вы следуете Правилам порядка Роберта, расставьте приоритеты в повестке дня в следующем порядке:

    1. Протокол предыдущей встречи
    2. Отчеты
    3. Срочные ситуации
    4. Незавершенные дела

      5. Новые дела

    5. 2
    6. 2

    Если вы не следуете строгим парламентским процедурам на своих собраниях, многие из этих советов все равно будут вам полезны. Начните с переноса любых тем с предыдущей встречи, а также крупных дискуссий или срочных дел. Оставьте более мелкие пункты повестки дня на конец.

    Как составить идеальный план встречи?

    Идеальная повестка дня кратка, но информативна. Он содержит всю необходимую информацию, но при этом не настолько длинный и громоздкий, что никто не хочет его читать.

    Чтобы составить эффективную повестку дня собрания, выполните следующие действия:

    1. Подготовьте повестку дня перед собранием; не менее чем за 24 часа.
    2. Четко определите цель собрания, чтобы все знали, зачем они здесь.
    3. Приоритизация пунктов повестки дня в зависимости от их важности.
    4. Перечислите темы для обсуждения в виде вопросов, на которые необходимо ответить.
    5. Отведите разумное количество времени на каждую тему.
    6. Включите необходимую справочную информацию для принятия решений.
    7. Поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли внести свой вклад и подготовиться.

    Дополнительные советы по составлению эффективных повесток дня собраний см. здесь.

    Какой формат лучше всего подходит для протокола собрания?

    Должны ли вы использовать Word Doc, Google Doc, Excel, PDF, электронную почту или что-то еще для шаблонов протоколов совещаний?

    При рассмотрении вопроса о том, какой тип файла или документа использовать для совещания, самым важным фактором является то, как вы будете сохранять протоколы и делиться ими.

    Стандартные файлы, такие как документы Word, электронные таблицы Excel и PDF-файлы, имеют то же ограничение, что и шаблоны протоколов собраний — для их использования или совместного использования требуется дополнительный шаг. Для открытия любого из этих типов файлов требуется специальная программа, доступ к которой может быть не у всех.

    Кроме того, обычные файлы, такие как Word Docs и PDF-файлы, необходимо тщательно сохранять в облаке, обращая внимание на то, чтобы не было спорных версий одного и того же файла.

    Часто протоколы совещаний также рассылаются по электронной почте, но электронная почта не должна быть единственным местом, где хранятся протоколы совещаний. Минуты также должны храниться где-то централизованно, чтобы их можно было найти позже, если потребуется.

    Лучшим решением часто является облачный тип документа, такой как Google Doc. Еще лучше документ в бесплатной системе управления собраниями, такой как Fellow, где заметки легко передаются (или хранятся в частном порядке) и автоматически организуются.

    В каком времени следует писать протокол собрания?

    Прошедшее время.

    Протокол собрания представляет собой рассказ о том, что произошло на собрании. Они должны читаться как описание прошлого, а не как диктор, объявляющий спортивный матч, когда он разыгрывается.

    • Неверно: Правление утверждает бюджет на 2021 год.
    • Правильно: Правление утвердило бюджет на 2021 год.

    Как сокращаются протоколы собраний?

    MoM означает протокол собрания.

    MM означает протокол собрания.

    Примечание. Использование этих сокращений может сбивать с толку людей, которые с ними не знакомы.

    Как произносится протокол собрания?

    Несмотря на то, что слово «минуты» происходит от понятия чего-то маленького или my-newt , протоколы заседаний произносятся так же, как и слово, обозначающее минуту времени.

    Чтобы сказать: «Пожалуйста, найдите протокол для этой встречи», вы должны произнести это слово так же, как если бы сказали: «В часе шестьдесят минут».

    Нужно ли утверждать или подписывать протокол собрания?

    Некоторые официальные протоколы собраний должны быть заверены каким-либо образом, чтобы быть официальным протоколом собрания. Часто председателю необходимо просмотреть и утвердить протокол, прежде чем его можно будет разослать. Или во многих организациях протокол просматривается и утверждается группой в начале следующего собрания.

    Однако, за исключением этих ситуаций, утверждение вашего протокола или нет, зависит от руководителей организации и от того, как они хотят управлять своим процессом.

    Неформальные и официальные протоколы 

    В чем разница?

    Официальные протоколы

    Некоторые организации, такие как некоммерческие организации, государственные компании, местные органы власти и школы, по закону обязаны составлять официальные протоколы собраний.

    Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти обязаны публиковать протоколы собраний. Аналогичным образом, публичные компании обязаны составлять протоколы заседаний совета директоров и собраний акционеров.

    Или, если вы подали заявку на кредит PPP во время пандемии COVID-19, одним из необходимых документов является официальный протокол заседания совета директоров, санкционирующий кредит.

    Поскольку такие протоколы собраний необходимы для соответствия требованиям или по юридическим причинам, они должны иметь четкий и профессиональный формат.

    Неформальные протоколы

    Часто протоколы собраний являются гибкими и несколько неформальными. Они по-прежнему должны быть четкими, профессиональными и последовательными. Но вы не будете привлечены к ответственности, если не предоставите всю правильную информацию.

    Думайте о протоколе неформальной встречи как об итогах встречи. Шаблоны и формы, которые вы используете, в конечном итоге зависят от вас. Тот факт, что они менее формальны, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

    Дополнительные бесплатные шаблоны протоколов (Word, Google docs) 🙌

    Помните, что протоколы ваших совещаний предназначены для того, чтобы помочь вашей организации стать более совместной, прозрачной и эффективной. Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете, будет работать отлично.

    Единственный дополнительный документ, связанный с совещанием, о котором вам нужно позаботиться сейчас, — это повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 80 шаблонов протоколов собраний, из которых вы можете выбирать. Получите их в Word Doc или Google Doc (или добавьте их в свою бесплатную учетную запись Fellow)👇

    Так что берите нужные вам шаблоны и будьте готовы сделать ваши встречи еще более значимыми. ☝️ Если вам когда-нибудь нужен инструмент для извлечения наиболее полезной и актуальной информации из встречи, протоколы могут стать вашим новым лучшим другом.

    {{start-having-better-meetings=»/blog-inserts»}}

    Как составить протокол собрания в 2022 году + шаблон

    Что такое протокол собрания?

    Встречи — это популярные инструменты, используемые для продвижения дел в организациях. Однако они также печально известны своей неэффективностью.

    ‍Согласно отчету Fellow за 2021 год, 51% людей по-прежнему записывают записи совещаний индивидуально, а не используют совместный документ.

    Протокол собрания является официальным протоколом собрания для его участников. Они также являются источником информации для товарищей по команде, которые не смогли присутствовать.

    Несмотря на свое название, протокол собрания не обязательно должен быть записью каждой минуты, это инструмент для включения в документ только самой актуальной информации.

    Почему важны протоколы совещаний?

    Протоколы совещаний — невероятно удобный инструмент, который может предложить вашей команде множество преимуществ. Как только вы интегрируете их в свой обычный рабочий процесс, вы никогда не вернетесь к ним.

    1. Они делают собрания более эффективными

    Протоколы собраний помогают избежать бесконечных дискуссий и повторений, потому что они делают работу более эффективной.

    Кроме того, вы не будете напевать и бормотать, потому что у вас будет список того, что нужно обсудить и воплотить в жизнь прямо перед вами.

    В этом также помогает структура протоколов совещаний, так как пункты повестки часто помещаются в таблицы, в которых назначаются контактные лица, планы действий и тому подобное.

    2. Они обрисовывают структуру собрания

    Как правило, лидер собрания никогда не должен идти на собрание без четкого плана с изложением того, что необходимо обсудить.

    Если вы регулярно составляете протоколы собраний, у вас выработается привычка заранее определять пункты повестки дня.

    Это добавит структуру вашим встречам и обеспечит тщательное, но эффективное обсуждение всего.

    3. Держите всех в курсе

    Вы можете просто отправить участникам собрания копию соответствующего протокола собрания, и они сразу же смогут войти в курс дела.

    Это преимущество особенно удобно, если вы используете такое программное обеспечение, как Slite, где все сохраняется и легко передается из одной центральной рабочей области.

    4. Не забывайте о важных темах

    Протоколы совещаний гарантируют, что на ваших совещаниях ничего не будет забыто.

    Вы сможете просматривать пункты повестки дня, уже отмеченные в черновике, и даже просматривать протоколы прошлых встреч.

    Протоколы совещаний также являются удобными документами, которые можно просмотреть перед окончанием совещания, чтобы убедиться, что все сделано.

    6. Повышайте подотчетность

    Наконец, протоколы собраний добавляют определенную степень ответственности как к тому, что обсуждается на собраниях, так и к самим собраниям.

    Когда тема обсуждается на собрании, лицо, ведущее протокол собрания, обычно записывает группу, контактное лицо или лидера, связанного с этим элементом собрания.

    Это дает этому конкретному лицу (лицам) ответственность за эту тему и позволяет избежать путаницы, связанной с тем, кто «отвечает» за ту или иную задачу.

    7. Улучшает отношения с клиентами

    Протоколы встреч могут быть отличным инструментом отчетности для клиентов. Если когда-нибудь возникнут какие-либо сомнения относительно того, обсуждался ли вопрос на собрании (и проводилось ли собрание вообще), протокол собрания — удобный документ, к которому можно обратиться, чтобы внести ясность и избежать разочарования.

    Что включить в протокол встречи?

    Содержание протокола вашей встречи будет зависеть от потребностей вашей компании и типа собрания, которое вы обычно проводите. Однако в большинство протоколов собраний обычно включаются следующие элементы:

    1. Основные сведения о собрании, такие как имя, место, дата и время ‍

    Важно включить основные сведения о собрании в начало документа с протоколом собрания. . Это гарантирует, что все будет организовано и вашу встречу можно будет идентифицировать с первого взгляда.

    2. Список участников встречи

    Далее вам нужно включить список всех, кто присутствовал на вашей встрече.

    Это идентифицирует всех, кто работает или участвует в данном проекте или теме, а также отмечает, какие сотрудники о чем проинформированы.

    3. Цель встречи

    У каждой встречи должна быть одна главная цель. Вы можете обсуждать различные темы, но в повестке дня должна быть одна главная цель.

    Очень важно записать это, потому что это поможет определить направление встречи и прояснить ее направленность.

    4. Пункты повестки дня

    Хороший протокол собрания должен включать все пункты повестки дня, рассмотренные на собрании.

    Если возможно, было бы неплохо поговорить с руководителем собрания и записать эти пункты повестки дня до начала собрания, чтобы сделать записи максимально эффективными.

    5. Дата и место следующей встречи

    В конце встречи ваша команда должна определить, сколько времени пройдет, прежде чем всем нужно будет встретиться снова. Обязательно запишите дату и время в протокол собрания.

    6. Документы для включения в отчет о собрании

    У вас могут быть дополнительные документы о собрании, которые вы захотите прикрепить к своему отчету и обращаться к ним в будущем. Это могут быть отчеты, презентации, документация и так далее. Нет предела возможностям.

    ‍

    Эффективность и советы для отличного проведения совещаний:

    • Введите прямо на ноутбуке , чтобы потом не пришлось вводить все заново.
    • Если что-то непонятно, звоните по номеру и сразу же просите разъяснений, чтобы вам не пришлось ковыряться после встречи. Не оставляйте места для двусмысленности.
    • Захватывайте только важные точки. Кратко запишите основные решения и действия, чтобы не пропустить ни одного. У вас всегда будет время вернуться к своим заметкам, когда вы подведете итоги встречи, если вы захотите добавить некоторые подробности.
    • 8 советов по проведению эффективных командных совещаний: Если вам нужны дополнительные советы по проведению отличных совещаний, мы написали специальное руководство, которое поможет вам.

    ‍

    Используйте Draft by Slite , чтобы начать делать заметки прямо в новой вкладке браузера (Firefox или Chrome

    ‍

    Как подготовиться к встрече?

    Хорошая встреча начинается задолго до вас начните писать протокол

    Чтобы обеспечить максимальную эффективность, вы всегда должны уточнять, что ожидается от вас как от ведущего, особенно если это новая для вас роль

    Также важно уточнить у организатора собрания, что повестка собрания установлена ​​заранее. Это не только важный шаг для проведения эффективного собрания команды, но и отличный способ повысить его эффективность:

    • Используйте пункты повестки дня, чтобы подготовить план для протокола собрания и заполнить список участники собрания
    • При необходимости включите ссылки на элементы предыдущих собраний, о которых должны знать участники
    • И последнее, но не менее важное: если вы используете программное обеспечение для создания заметок (например, Slite), вы можете настроить шаблоны протоколов для разных собраний и предварительно прикрепить соответствующие документы (презентации собраний, отчеты для обсуждения… )

    Таким образом, когда вы действительно попадете на собрание, вы будете готовы к работе и не пропустите ничего важного.

    ‍

    Связанный контент
    ‍Узнайте, как проводить эффективные совещания с помощью Slite

    ‍

    Пример шаблона протокола собрания

    Вам нужно структурировать протокол собрания в соответствии с типом собрания, которое вы проводите. Ниже приведен пример протокола неформальной встречи. Вы также можете найти полностью настраиваемые шаблоны заметок о встречах.

    Завершение записи протокола встречи

    Вы должны подвести итоги своих заметок сразу после завершения встречи, пока все еще свежо в вашей памяти:

    • Заполните записи встречи и при необходимости проясните моменты
    • Перепроверьте, чтобы решения и действия были точно записаны. В настоящее время вы можете использовать автоматизированные средства проверки грамматики, такие как Grammarly, чтобы помочь вам в этом. Это особенно важно для более официальных встреч, таких как заседания совета директоров или комитетов.

    Предоставление общего доступа к протоколу встречи

    Ты сделал это! Этот последний шаг имеет решающее значение: обязательно поделитесь протоколом встречи со всеми участниками встречи и соответствующими заинтересованными сторонами.
    Кроме того, вы можете хранить протоколы совещаний в инструменте для совместной работы, таком как Slite, чтобы каждый имел к нему легкий доступ.

    ‍

    Узнайте больше о том, как Slite может помочь вам проводить отличные встречи с вашей командой, или

    попробуйте его бесплатно и начните создавать свои первые заметки.

    ‍

    Проведение продуктивных командных совещаний с помощью Slite

    Продуктивные и эффективные командные собрания — это не только хорошие протоколы собраний: вам необходимо обеспечить, чтобы нужные люди имели доступ к нужным знаниям до, во время и после ваших собраний и могли легко совместно работать над ними.

    Slite поможет вам сделать собрания вашей команды лучше:

    • Экономьте время на подготовке к собранию команды. Подготовьте собственные шаблоны для совещаний и начните делать красивые заметки за считанные секунды
    • Сотрудничайте в режиме реального времени. Каждый член вашей команды или внешние участники могут редактировать или комментировать один и тот же документ синхронно и асинхронно.