Организация электронного документооборота с контрагентами. Как работать в эдо


ЭДО. Электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ЭДО). ЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Автор: Кинзябулатов Рамиль

Источник

www.pvsm.ru

Организация электронного документооборота с контрагентами. Synerdocs

Понятие «электронный документооборот» уже давно на слуху. Несмотря на то что говорят об организации электронного документооборота много, еще не все понимают суть процессов, происходящих в рамках ЭДО. В этой статье мы попытаемся простым языком донести всю важную информацию об автоматизированном процессе по работе с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичной документацией? Как сдавать отчетность в электронном виде? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы найдутся в серии наших статей.

Взгляд со стороны: как организовать электронный документооборот

Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Несмотря на то что традиции бумажного документооборота насчитывают многие десятки лет, настало время перейти на организацию электронного документооборота.

Давайте посмотрим, как выглядит ситуация со стороны. Во многих организациях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных систем. Конечно, деятельность предприятия не ограничена одними лишь внутренними процессами. Существует и внешнее взаимодействие – с различными подрядчиками и поставщиками, иначе – контрагентами.

Рассмотрим пример. Когда завершается та или иная хозяйственная операция, бухгалтер приступает к оформлению соответствующих документов. В их числе – акты выполненных работ. Бухгалтер вносит акты в учетную систему предприятия и в распечатанном виде высылает их контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. После того как акт поступает подрядчику, он его сканирует и вносит в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и включает его в архив. Удобна ли такая схема?

Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются только внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Тем временем именно за счет упрощения внешних процессов можно сократить затраты – временные и финансовые. Так, на доставку бумажной документации тратятся дни и даже недели, тогда как передача электронных аналогов выполняется в кратчайшие сроки – всего лишь за несколько минут.

О видах обмена

Допустим, вас привлекает организация электронного документооборота, и вы готовы присоединиться к электронному обмену документами со своим контрагентом. Можно выбрать любой из двух видов обмена.

  • Вас интересует прямой обмен? В таком случае сначала следует заключить соглашение с оператором и определить порядок выполнения процедуры. Когда обе стороны пользуются усиленной квалифицированной ЭП, соглашение не требуется. В других случаях без него не обойтись. Прямой обмен позволяет свести на нет оплату за передачу документов – их можно переслать бесплатно по e-mail. Но, к сожалению, не всю документацию можно отсылать таким образом.
  • Вы хотите отправлять и получать счета-фактуры (СФ) через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ)? Требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом сервиса. Благодаря широкому кругу своих возможностей – технологических, кадровых и правовых, оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен счетов-фактур и других документов в электронном виде.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно, как осуществляется процедура обмена. Для организации электронного документооборота вам нужно выполнить три простых действия:

  • Первым делом вы подключаетесь к своему оператору.
  • Покупаете сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • При помощи оператора вы подключаете к сервису своих контрагентов (если в этом есть необходимость).

Выполнением прочих организационных моментов занимаются операторы ЭДО СФ. Главная задача для них – обеспечить пользователям комфортные условия работы.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Прим. ред.

Как происходит подключение?

Прежде всего, вам необходимо связаться с оператором и обсудить два момента: сколько будет стоить подключение и в какие сроки оно будет выполнено. Только после этого с оператором подписывается соглашение.

Регламентом называется документ, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко подобными центрами являются и операторы ЭДО СФ. Они предоставляют сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи (ЭП). Она представляет собой набор символов, записанный в определенном порядке. ЭП присоединяется к электронному документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ, который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному документу с реальной подписью.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного документа с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически сильными только те электронные документы, которые заверены квалифицированной подписью.

В сервисах обмена документами для создания и проверки ЭП используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Наладить организацию электронного документооборота можно только с теми контрагентами, кто подключен к сервису обмена. Конечно, подключены бывают далеко не все. Однако начать обмен электронными документами никогда не поздно. Иногда для принятия положительного решения в пользу ЭДО контрагентам требуется дополнительная мотивация. Со своей стороны, оператор ЭДО СФ готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена. Все вопросы по подключению контрагентов помогает решать непосредственно оператор ЭДО СФ, так как его заинтересованность в квалифицированной поддержке абонентов и подключении новых вполне очевидна.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете быть подключены к разным операторам. На сегодняшний день многие ведущие компании внедряют и поддерживают технологию роуминга. Но учитывая тот факт, что пока технология пребывает в состоянии разработки, организовать взаимодействие с контрагентами возможно по-другому.

Один из вариантов – начать работу сразу с несколькими операторами ЭДО. Участникам обмена это не запрещено. Такой способ работы вы можете выбрать для себя, а можете предложить его своему партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять оператора? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагает им наладить обмен друг с другом.

Подведем итог

Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на новый этап взаимодействия с контрагентами – обмен электронными документами, бухгалтеру следует помнить три детали. Первая – электронная подпись, желательно усиленная квалифицированная, которая наделяет документ юридической силой. Вторая деталь – оперативная и целостная доставка электронного документа, которую гарантирует оператор. Третья – чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.

Автор: Екатерина Артемьева

www.synerdocs.ru

как это работает — Диадок

Электронный документооборот — обмен электронными документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО.

Как работает электронный документооборот через Диадок? Для пользователей работа в веб-версии Диадока схожа с работой с электронной почтой. В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие, обусловленные тем, что в данном случае речь идет о работе с юридически значимыми оригиналами: «Требующие обработки», «Обработанные», а также кнопки «Согласовать», «Подписать и отправить» и т.д.

Отличие Диадока от e-mail — полная прозрачность. Отправитель видит в ящике актуальный статус каждого исходящего документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Диадок автоматически формирует протокол передачи по каждому циклу документооборота, в котором фиксирует любой действие, произведенное сторонами с документом. Протокол передачи можно скачать или распечатать.

Поставщик формирует документы в редакторе Диадока или загружает их с ПК, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить». Как работает система электронного документооборота в этот момент? Диадок автоматически проверяет:

  • сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
  • формат документов;
  • соответствие данных в конкретном документе.

Если Диадок находит ошибки, пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. В этот момент Диадок, так же как и при отправке, автоматически проверяет его сертификат. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

www.diadoc.ru

Электронный документооборот: закон, плюсы, минусы, документы

Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.

Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели электронные государственные услуги, взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.

Также и среди различных организаций стал активно применяться электронный документооборот.

Законы об электронном документообороте

Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.

С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.

Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected] утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.

Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.

Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected]

Перед тем как начать подготовку отчета в Пенсионный фонд, необходимо обязательно произвести сверку фамилий, имен и отчеств работников компании и их индивидуальных страховых номеров.

В 2014 году, начиная с 1-го отчетного периода, пенсионный фонд осуществил переход на единую форму отчетной документации. О том как сдать отчет в ПФР без проблем читайте здесь.

Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/[email protected] определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.

Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.

Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена квалифицированная электронная подпись.

Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected]

Плюсы электронного документооборота

Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.

Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.

Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.

За счет использования электронных документов сокращаются расходы организации, связанные с оформлением и доставкой бумажных документов. Снижаются затраты организации на почтовые услуги, различный расходный материал, бумагу, обслуживание печатной офисной техники, на архивацию и хранение бумажных документов.

Исключается двойная работа при утрате документов во время доставки к контрагенту, печати нескольких экземпляров по различным запросам.

Минусы электронного документооборота

Технология документооборота. Обмен бумажными документами среди различных организаций и структур понятен, привычен и сформирован годами, электронный обмен документами с поставщиками существует короткий срок и может способствовать появлению некоторых вопросов и неясностей.

Техническая оснащенность организации. Перед введением электронного документооборота в организации необходимо подготовить программные продукты, технику, которые смогут работать с электронной документацией. Также обучить персонал для управления процессом документооборота и работы с программно-техническими средствами.

ЭЦП. Электронный документооборот ввел новую сферу – управление сертификатом электронной подписи. В связи с тем, что срок действия сертификата только один год, необходимо отслеживать эти даты и оформлять новый.

Кроме этого следует контролировать информацию о сертификатах контрагентов, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Хранение электронных бухгалтерских документов тоже новая сфера деятельности в организации, которая повлечет за собой расширение технического персонала для создания электронных архивов или резервного копирования документов.

Документы в электронном документообороте

Организация имеет право создавать в электронном виде почти все учетные документы.

Первичные документы, которые составлены в электронной форме и подписаны электронной подписью, считаются равными по юридической силе с бумажными документами, подписанными руководителем лично.

По запросам контролирующих органов организации обязаны предоставить бумажные ксерокопии электронных документов.

Федеральная налоговая служба утвердила определенные электронные форматы для счета-фактуры, акта выполненных работ и накладной ТОРГ-12. Они считаются рекомендательными и соответственно, могут не применяться организациями при документообороте.

Но, для того, чтобы избежать различных проблем с налоговой инспекцией при контроле и налогообложении, лучше использовать утвержденный формат.

Прочие учетные документы отправляются контрагентам электронной почтой. При согласовании сторон их можно подписать электронной подписью.

Организация электронного документооборота

Перед тем как начать обмен учетными документами в электронном виде с контрагентами, в организации следует определить, в каком порядке он будет производиться.

Необходимо назначить ответственных лиц, внести корректировки в учетную политику и определить правила, на основании которых будут создаваться, передаваться и храниться электронные документы.

Обязательным условием электронного документооборота должно быть заключение между организациями соглашения об обмене документами в электронной форме. Это соглашение необходимо заключить в письменном виде и установить любой срок действия.

Также следует связаться с оператором и обсудить условия, по которым будет реализовываться электронный обмен документами.

Оформить соглашение с оператором электронного документооборота и в любом аккредитованном удостоверяющем центре получить сертификат электронной подписи. Электронная подпись представлена как определенные символы, которые впоследствии присоединяются к электронному документу.

Предприниматель обязан грамотно составлять свою годовую отчетность при УСН, а также делать это своевременно. В процессе составления отчетности тщательно учитываются движение всех материальных средств за отчетный период.

Четыре раза в год организации и индивидуальные предприниматели, в бизнесе которых задействован труд наемных работников, должны представлять расчет РСВ-1. Побробнее о сроках сдачи отчетов в ПФР читайте тут.

Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.

Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:

  • Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
  • Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.

Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.

Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.

Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.

Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку

Читайте так же:

  • Электронно-цифровая подпись для торгов В современной экономике с развитием IT-технологий и формированием возможностей электронного документооборота подписание файла графическим способом не представляется возможным. Подпись […]
  • Электронная подпись для госуслуг Электронный документооборот становится нормой общественных отношений. Дефицит времени, скорость информационного потока требуют введения стандартов, отвечающих этим требованиям […]

tvoi.biz

Как работать с электронным документом с использованием обработки «Текущие дела ЭДО»?

Удобная обработка «Текущие дела ЭДО» создана для упрощения работы с электронными документами в ПО «1С: Предприятие». Прочитайте статью, и вы узнаете, как оптимизировать время работы с электронными документами, используя обработку «Текущие дела ЭДО».

Примечание: в инструкции разбирается пример работы в конфигурации «Бухгалтерия предприятия (базовая)», редакция 3.0.

Чтобы открыть обработку «Текущие дела ЭДО», зайдите в меню «Покупки».

В открывшемся окне в разделе «Сервис» выберите пункт «Текущие дела ЭДО».

Рис. 1

Для запуска обработки в разделе «Продажи», зайдите в соответствующее меню и выберите пункт «Текущие дела ЭДО».

Рис. 2

Если Вы все сделали правильно, на экране появится окно «Текущие дела ЭДО».

Рис. 3

Структурные элементы окна «Текущие дела ЭДО»

«Древо» задач

В правом верхнем углу расположен раздел с «древом» задач.

Рис. 4

Разберем все задачи в разделе по порядку:

  1. «Создать» - отображение реализации (документа учетной системы) для формирования электронных документов. Реализации создаются только по контрагентам, с которыми заключены электронные соглашения (статус «Присоединен»).
  2. «Обработать» - работа с документами для их подписания, как со стороны покупателя, так и со стороны поставщика.
Данный пункт включает в себя следующие подзадачи:
  • «Утвердить» - документы на утверждение. Например, электронный документ формируется менеджером, затем его корректность утверждает его руководитель.
  • «Подписать» - документы на подписание. Например, электронный документ сформирован и утвержден сотрудником, у которого нет права подписи, в таком случае руководитель подписывает уже утвержденные документы.
  • «Исправить» - отклоненные документы. В случае если контрагент отклонит принятие данного документа, Вы будете уведомлены об этом в данном пункте.
  • «Аннулировать» - документы на аннулирование. Например, покупатель посылает Вам заявку на аннулирование конкретного документа, Вы соглашаетесь или отказываете в аннулировании (если ранее документы были подписаны с двух сторон).
  1. «Отправить» - документы на отправку. Данная задача актуальна в тех организациях, где отправку документов проводит другой сотрудник, а не подписавший документ.
  2. «Распаковать» - документы для распаковки. Во вкладке находятся документы с ошибками, которые мешают ПО «1С: Предприятие» автоматически распаковать электронный пакет. Например, в процессе работы у контрагента произошла смена юр. адреса и КПП. В. В данном случае отправленный документ попадет во вкладку «Распаковать», поскольку в информационной базе Вашего ПО «1С: Предприятие» КПП остался не измененным. Чтобы распаковать документ, прежде всего, исправьте КПП в карточке контрагента.
  3. «На контроле» - документы, отправленные контрагентам, с незавершенным документооборотом. Например, Вы отправили документы контрагенту, но он их не утвердил / не подписал. Данная задача помогает отслеживать контрагентов, которые не подписали документы.
  4. «Разобрать» - функционал полностью соответствует задаче «Распаковать». В ближайшем будущем, вкладка «Разобрать» будет удалена.
  5. «Приглашения» - задача для работы с электронными соглашениями. Пункт включает в себя следующие подзадачи:
  • «Требуется пригласить» - созданные, но не отправленные контрагентам соглашения.  Например, сотрудник, который не имеет полномочий на отправку приглашений, может создать приглашение. Затем сотрудник с полномочиями производит отправку приглашения данному контрагенту.
  • «Ждем согласия» - отправленные приглашения, но не принятые контрагентами.
  • «Требуется согласие» - входящие приглашения, но не принятые Вами. Например, контрагенты, с которыми Вы ранее не обменивались электронными документами, заинтересованы в настройке обмена электронного документооборота с Вашим предприятием. В таком случае они посылают приглашения в Вашу сторону, они будут автоматически попадать во вкладку «Требуется согласие». Вы можете принимать их или отклонять.

Быстрые отборы

В левом нижнем углу окна «Текущие дела ЭДО» расположен раздел с быстрыми отборами, для фильтрации списков документов / приглашений. Разберем данный раздел подробнее.

Рис. 5

Фильтрация документов производится по критериям:

  1. «Организация» - отобрать документы по конкретной организации, выбранной из справочника.
  2. «Контрагент» - отобрать документы по конкретному контрагенту из справочника.
  3. «Дата с» - отобрать документы по дате. Например, отправленные документ начиная с: 01.01.2015
  4. «Дата по» - отобрать документы по дате. Например, отправленные документы до 21.10.2015 включительно.
  5. «Сумма с» - отобрать документы по сумме. Например, отправленные документы начиная с суммы: 20 000, 00р.
  6. «Сумма по» - отобрать документы по сумме. Например, отправленные документы по сумме до: 300 000, 00р.
  7. «Вид документа» - отобрать по типу документа. Например, ТОРГ-12, Акт, Накладная и т.д.
  8. «Направление» - отобрать по направлению. Например, входящий, исходящий.
  9. «Доп. информация» - отобрать по дополнительной информации. Например, Вы отправили электронный документ, указав какой-либо комментарий (сопроводительную записку), по тексту из этой записки Вы можете найти документ.
  10. «Ответственный» - отобрать по ответственному сотруднику. Например, отправленные документы по ответственному сотруднику, за который закреплена реализация в учетной системе.

Списки документов / приглашений / реализаций

Правая часть окна «Текущие дела ЭДО» содержит в себе списки электронных документов / приглашений / реализаций, с которыми Вы можете работать.

asp-edo.ru

Настраиваем систему электронного документооборота в пару кликов

Немного истории и теории

Ещё в 1960-е организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронным документооборотом пользовалось всего лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь единых стандартов электронного обмена документами не было. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронной подписи.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статья 2 Федерального закона «Об электронной подписи»

Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.

Криптографический алгоритм для создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет утвердили единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).

В 1990-х во многих европейских странах были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон приняли в 2011 году.

Электронный документооборот

Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.

И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляются более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами часто откровенно хромает.

Электронный документооборот (ЭДО) — это юридически значимый документооборот в электронном виде между юридическими и/или физическими лицами.

Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.

Электронный документооборот в разы упрощает и ускоряет этот процесс.

Плюсы ЭДО

  1. Не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
  2. Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а риск, что они потеряются по пути, равен нулю.
  3. Не нужно хранить тонны бумаг в офисе.
  4. Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть интернет.

Как настроить ЭДО

Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.

В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи далеко не все документы можно пересылать напрямую, например по email. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утверждённом Федеральной налоговой службой формате XML.

Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания «МегаФон» разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и другими документами между юридическими лицами. С его помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет оперативно заключить контракт с новым партнёром, выставить счёт поставщику или принять смету от подрядчика.

При этом все документы будут систематизированы и надёжно сохранены в личном кабинете компании.

Для использования ЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от «МегаФона» можно создавать новые документы (без подписи и отправки) и выгружать их на рабочий компьютер.

Там же можно запрашивать отчётные документы на связь: счета, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким способом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или дублирования на бумажных носителях.

Даже договор об оказании услуг мобильной связи с «МегаФоном» можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, у которых есть электронная подпись, не обязательно тратить время на посещение офиса компании. Всё можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.

Ещё один плюс электронного документооборота от «МегаФона» в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учёта, то сможете загружать документы на портал прямо из 1С.

Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», нужно:

  1. Зарегистрироваться на соответствующем портале.
  2. Подключить к системе действующую электронную подпись.
  3. Заполнить заявление на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.

Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Он предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неформализованных документов. Две недели — достаточный срок, чтобы ощутить все плюсы электронного документооборота. После этого вы сможете выбрать тарифный план, исходя из своих бизнес-целей.

Сервис «Электронный документооборот» экономит средства и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества услуги в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность обмена документами как внутри организации, так и при работе с партнёрами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо пройти мимо такого решения.

Начать пользоваться бесплатно

lifehacker.ru

Электронный документооборот: как выбрать систему?

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. И, конечно же, я решил восполнить этот пробел.

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. И, конечно же, я решил восполнить этот пробел.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

trinion.org


Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области