Как вести учет при осно ооо: пошаговая инструкция по ведению бухгалтерского учета компании

Помощь в ведение бухгалтерского учета компаний на ОСНО

Главная|Услуги для ООО|Бухучет ООО|Ведение бухгалтерского учета ООО|Ведение бух.учета ООО (общая система налогообложения)

Особенности организационной формы диктуют порядок ведение бухучета в ООО:

• отчетность сдается по упрощенной системе;
• в случае ведения бухучета ООО на УСН в налоговые органы подается только годовая отчетность;
• необходима разработка учетной политики, особенно если осуществляется ведение бухучета в ООО, применяющей упрощенную систему, для закрепления способа определения налоговой базы: «доходы» или «доходы-расходы».

Консалтинговая компания «Консенсус» организует ведение бухгалтерского учета в ООО. Специфика оказания подобного рода услуг ООО формируется исходя из следующих аспектов:

1) системы налогообложения – каждая система имеет свои особенности, которые влияют на состав документации, объем работы;

2) стадии ведения бизнеса – «с нуля», на стадии развития, либо организованный и успешный бизнес;

3) сферы деятельности – в торговой компании одна специфика, в строительной – другая. Сфера во многом определяет качественный состав документооборота организации.

В Консалтинговой компанию «Консенсус» обращаются, как при создании организации, так в рамках уже действующего бизнеса. Ведение бухучета в ООО на всех стадиях и этапах, при любой системе налогообложения и сфере деятельности осуществляется сотрудниками компании «Консенсус» грамотно и профессионально.

Звоните: +7 (495) 649-81-05 

Ведение бухгалтерского учета в ООО с нуля.

Особенности ведения бухгалтерского учета в ООО с нуля обусловливаются тем, что сотрудниками компании «Консенсус» осуществляется специальная подготовка всех необходимых документов. В частности, формируется учетная политика, разрабатываются регламенты документации, оказывается помощь в выборе налогового режима.

Такой способ организации ведения бухгалтерского учета в ООО предпочтителен, поскольку изначально все действия осуществляются грамотно и в соответствии с требованиями законодательства. В случае обращения уже действующей компании, перед ведением бухучета ООО следует организовать экспресс-аудит или полноценную проверку – в зависимости от объема товарооборота в компании.

Провести аудит необходимо в целях выявления ошибок, допущенных бухгалтерской службой, и их своевременного исправления. Этот момент в организации работы важен, поскольку неисправленные ошибки или неверно заполненные документы, могут повлечь неблагоприятные последствия, которые будут нарастать, как снежный ком. Однако эта процедура необязательная, проводится по желанию организации в случае выявления такой необходимости.

Зачем обращаться ООО на УСН за ведением бухгалтерского учета?

Ведение бухучета ООО УСН менее трудозатратно, чем при ОСНО. Однако это не означает, что не требуются услуги квалифицированного бухгалтера. Не стоит забывать, что государством предусмотрены санкции за нарушения в организации бухучета, в частности, форм и сроков отчетности. К тому же не следует забывать, что в отношении любого налогоплательщика сможет быть проведена проверка, со всеми вытекающими последствиями.

Бухгалтерские услуги, предоставляемые ООО в Консалтинговой компании «Консенсус» отличаются для клиента своей выгодой:

• за организацией будет закреплен свой бухгалтер;
• полная конфиденциальность полученной финансовой информации;
• дополнительное консультирование по налоговому планированию;
• использование новейших информационных систем учета;
• индивидуальный подход к каждому клиенту.

Бухгалтерия для упрощенной системы налогообложения

Блог

Закон
Бизнес
Продукт

время чтения 2 мин.

Упрощенная система налогообложения относится к специальным налоговым режимам. Ее придумали для малых предприятий, чтобы снизить налоговое бремя. Кроме того, УСН облегчает учет финансово-хозяйственной деятельности. Но все ли в этом спецрежиме так просто, как кажется? Разбираемся, как вести бухгалтерию на упрощенке и в какой программе.

Особенности упрощенного бухучета

Способы ведения бухгалтерии предприятия отражаются в учетной политике компании. Бухучет на упрощенке не исключение и тоже требует закрепления в документах. Однако принципы бухгалтерского учета при УСН не такие строгие, как, например, на ОСНО. Правда, нужно сразу правильно выбрать объект для начисления налогов. Кроме того, при любом варианте следует внимательно и аккуратно собирать «первичку». Она может потребоваться при переходе на другой налоговый режим.

Упрощенная система налогообложения подходит небольшим фирмам и ИП. Она самая удобная, потому что ограничена одной декларацией в год. Индивидуальным предпринимателям повезло больше. По закону они вообще не обязаны вести бухгалтерию на УСН. Но в налоговых целях учет необходим, потому что содержит данные для обязательной отчетности.

Бухгалтерия на упрощенке

Как организовать бухгалтерию на УСН, компании и коммерсанты решают сами.

• Можно вести полноценный учет, как на общей системе налогообложения. Тогда при потере права на спецрежим на руках будет полная отчетность. Кроме того, руководству не помешают детальные сведения о фирме.

• Можно применять полный бухучет, но с некоторыми упрощениями. Допустимы сокращенный план счетов и упрощенное заполнение регистров. Разрешается задним числом исправлять ошибки в документации прошлых лет. В отличие от полноценной бухгалтерии, информация будет более обобщенной.

• Допустимо применять на упрощенке сокращенный бухучет. Такой вид учета подразумевает использование книги сделок с двойной записью. Он подойдет ООО, имеющим дело с немногочисленными однотипными операциями.

• Простейший бухгалтерский учет предназначен для индивидуальных предпринимателей. Операции тут также заносят в книгу учета, но уже без двойной записи. УСН рекомендуется использовать всем ИП без исключения.

Совсем неважно, какую форму бухгалтерии вы выберите. Важно, что 1С Бухгалтерия для упрощенки поддерживает любой формат отчетности. Вы можете настроить интерфейс программы так, как вам удобно. А можете сразу перейти в облачную 1С. Там привычные программы выглядят точно так же, но работают онлайн. Это значит, что вы не будете привязаны к одному рабочему месту. Не забудьте только указать один из двух объектов для начисления налогов.

Если фирма учитывает на УСН только доходы, налоговая ставка составляет 6%. Учет доходов за вычетом расходов предполагает ставку 15%. Обязательно ведите Книгу учета доходов и расходов, чтобы избежать доначислений. ФНС не позволяет уменьшать налогооблагаемую базу без правильно оформленной документации. Кстати, в облачной 1С Фреш уже загружена вся эта отчетность. Вам останется только ее сформировать. Кроме того, онлайн бухгалтерия на упрощенке дает много дополнительных преимуществ.

• Отправка обязательной электронной отчетности.
• Автозаполнение реквизитов.
• Моментальная проверка контрагентов.
• Интеграция с CRM Мегаплан и интернет-магазином.
• Одновременная работа нескольких пользователей.

Первые 30 дней работайте в 1С Фреш без оплаты. Необходимо только зарегистрироваться и перенести первичную документацию для УСН. Попробуйте!

Рассказать друзьям

Возможно, вам будет также интересно

Бухгалтерия для малого бизнеса

читать

время чтения 2 мин.

Бухгалтерия для общепита

читать

время чтения 2 мин.

Онлайн-бухгалтерия для ООО

читать

время чтения 3 мин.

Local Government Records Program — Ohio History Connection

Прежде всего, есть ли у вас утвержденный график хранения? Если нет, то вашим первым шагом будет инвентаризация ваших записей и определение того, какие записи создает ваш офис, департамент или правительство.

Эти шаги обеспечивают простой и эффективный способ управления государственными записями.

1. Организуйте свою комиссию по документации
2. Назначить ответственного за делопроизводство в каждом отделе
3. Проведение полной инвентаризации записей
4. Определить срок хранения для записей, созданных каждым отделом
5. Подготовка графиков хранения и списков утилизации (формы RC-1, RC-2 и RC-3)
6. Подача расписаний или заявлений в Комиссию по документации
7. Подача расписаний или заявлений в Государственный архив
8. Подготовить свидетельство о ликвидации документации
9. Утилизация записей в соответствии с утвержденными графиками или приложениями
10. Комиссия по архивам должна вести центральный файл

Раздел 149.011 Пересмотренного кодекса штата Огайо определяет запись как а) любой документ, хранящийся на фиксированном носителе (бумаге, компьютере, пленке, аудио/видео и т. д.), который б) создан, получен или отправлен под юрисдикцией публичного офис, и c) служит для документирования организации, функций, политик, решений, процедур, операций и других видов деятельности офиса. См. «Дерево принятия решений» «Является ли это записью» или обратитесь к своему юристу, если у вас есть вопросы о том, является ли документ записью. Если сомневаетесь, не выбрасывайте.

Документы местного самоуправления могут быть уничтожены или переданы только в соответствии с разделами 149.31, 149.351, 149.38 (округи), 149.39 (муниципальные корпорации), 149.41 (школьные округа), 149.42 (поселки), 149.411 (публичные библиотеки) и 149.412 ( специальные налоговые округа) Пересмотренного кодекса штата Огайо. Такие действия включают в себя подготовку либо графика хранения и уничтожения документации (RC-2), либо заявления на единовременное уничтожение документации (RC-1).

Формы RC-1 используются для единовременного удаления устаревших записей, которые больше не создаются и не ведутся. Например, во время Гражданской войны ваше правительство могло назначать награды солдатам. Поскольку ваше правительство больше не создает эти записи, нет необходимости включать их в график хранения (форма RC-2). Однако, если вы хотите избавиться от этих записей, это все равно необходимо задокументировать, и форма RC-1 является подходящей формой для использования.

Формы RC-2 представляют собой графики хранения и сообщают нам, как долго будет храниться каждая серия записей. Формы RC-1 и RC-2 сначала подписываются Регистрационной комиссией, затем передаются в Государственный архив – после рассмотрения и подписания в Государственном архиве они отправляются в офис государственного аудитора для проверки и подписи.

Форма RC-3 представляет собой свидетельство об утилизации записей, указанных в форме RC-2. Эти формы не требуют подписи Регистрационной комиссии. Свидетельство об уничтожении записей служит официальной записью о распоряжении записями. Соответствие Разделу 149.31 ORC требуется для предотвращения неправильной утилизации.

См. Инструкции-RC-1. В поле органа местного самоуправления используйте название муниципалитета, округа, поселка, школы, библиотеки или специального налогового округа (например, городок Перри) и отдел или подразделение в поле подразделения (например, Департамент полиции), если применимо. Включите дату начала и окончания для записей, а также описание. Расшифруйте аббревиатуры или объясните термины, которые могут быть не всем известны.

Номера расписаний могут быть выражены годом и схемой нумерации позиций для каждой запланированной серии записей, например, 16-1 и 16-2. Другой вариант — включить уникальный сокращенный идентификатор для каждого офиса, например, англ. [Инженер] 1, инж. 2 и т. д. Схема нумерации на ваш выбор.

Убедитесь, что форма подписана ответственным должностным лицом в Части A и председателем комиссии по документации в Разделе B, и что вы включили контактную информацию.

Дополнительную информацию см. в примере.

См. Инструкции-RC-2. В поле органа местного самоуправления используйте название муниципалитета, округа, городка, школы, библиотеки или специального налогового округа (например, Perry Township) и отдел или единицу в поле единицы, если применимо (например, Департамент полиции). Не включайте даты в серию записей, если только вы не намерены ограничить серию записей только этими датами. Включите типы носителей. Расшифруйте аббревиатуры или объясните термины, которые могут быть не всем известны. Грамотно сформулированные описания помогают Государственному архиву более точно определить, для каких серий документов потребуется форма РК-3.

Номера расписаний могут быть выражены годом и схемой нумерации позиций для каждой планируемой серии записей, например, 16-1 и 16-2. Другой вариант — включить уникальный сокращенный идентификатор для каждого офиса, например, англ. [Инженер] 1, инж. 2 и т. д. Схема нумерации — ваш выбор, и она будет использоваться позже в вашем Свидетельстве об утилизации документации (RC-3).

Убедитесь, что форма подписана ответственным должностным лицом в Части A и председателем комиссии по документации в Разделе B, и что вы включили контактную информацию.

Дополнительную информацию см. в примере.

См. Инструкции-RC-3. В поле органа местного самоуправления используйте название муниципалитета, округа, городка, школы, библиотеки или специального налогового округа (например, Perry Township) и отдел или единицу в поле единицы, если применимо (например, Департамент полиции). Убедитесь, что форма подписана ответственным должностным лицом и что вы указали контактную информацию.

Столбцы «Разрешение на удаление» относятся к RC-2, который используется для размещения записей. В колонке «Дата утверждения RC-2» укажите дату, когда комиссия по документации подписала RC-2, о котором вы говорите (например, 24.05.2010), а не дату утверждения RC-3. Также включите названия серий записей и номера расписаний из вашего RC-2. Включайте серию записей в свой RC-3 только в том случае, если вы планируете уничтожить или передать записи под ним. Если это полезно, вы также должны включить любое дополнительное описание, чтобы помочь в процессе проверки. Не будьте расплывчаты в своем диапазоне дат (например, разные, все) и укажите как начальную, так и конечную даты. Предлагаемые даты уничтожения должны быть не позднее пятнадцати рабочих дней с даты подачи.

Дополнительную информацию см. в примере.

Содержит правила хранения и уничтожения записей и обеспечивает соблюдение надлежащих процедур планирования и уничтожения записей. Пересматривает и пересматривает графики хранения и запросы на утилизацию, представленные местным органам власти. Местные комиссии по учету уполномочены и регулируются разделами пересмотренного Кодекса штата Огайо: 149.38 (округа), 149.39 (муниципальные корпорации), 149.41 (школьные округа), 149.42 (поселки), 149..411 (публичные библиотеки) и 149.412 (особые налоговые округа). Дополнительную информацию о членах и частоте собраний см. в Разделе 121.22 ORC Закона штата Огайо об общественных собраниях. Должен вестись подробный протокол комиссии. Несоблюдение Раздела 121.22 ORC может привести к отзыву утверждений и аннулированию действий Комиссии по архивам.

Отдельное подразделение правительства, не подпадающее под другие формы правления. Это государственная должность, как она определена в разделе 149.011 Пересмотренного Кодекса и не указана конкретно в разделе 149..38 (округи), 149.39 (муниципальные корпорации), 149.41 (школьные округа), 149.42 (поселки) или 149.411 (публичные библиотеки) Пересмотренного кодекса. Этот термин можно найти в описании ORC 149.412 и в этом определении Генерального прокурора штата Огайо от 2013 года.

Каждый отдел должен назначить одного человека ответственным за учет. Сотрудник по учету будет нести ответственность за все аспекты хранения и размещения документации в этом отделе и будет поддерживать связь с комиссией по документации. Архитектор должен обладать здравым смыслом, готовностью учиться и способностью принимать решения. Назначьте человека, который возьмет на себя ответственность за работу и знаком со всеми обязанностями и деятельностью отдела, а также с документами, которые он создает и ведет.

Инвентаризация всех архивов всех офисов и агентств, в идеале, является первым шагом в создании программы звукозаписи. Проведите инвентаризацию всех записей отдела, если это возможно, как физических, так и электронных. Цель инвентаризации состоит в том, чтобы найти, идентифицировать и описать серии записей, которые ведутся каждым офисом. Серия записей определяется как последовательность записей, систематически классифицированных и хранимых, или как группа записей, созданных для определенного вида деятельности или функции. Некоторыми примерами серии записей являются ваучеры, квитанции, протоколы или файлы корреспонденции. Для каждой серии записей инвентаризация должна включать учреждение происхождения, местонахождение(я), информационное содержание, включая даты, количество/размер, частоту использования и цель.

Начните инвентаризацию записей в офисных помещениях, где записи знакомы сотрудникам. После инвентаризации офисных записей эти записи в складских помещениях должно быть легче идентифицировать. Отмечайте расположение не только по комнатам, но и по единицам хранения (картотеке, полке или ящику). Простой эскиз каждой комнаты с указанием расположения единиц хранения документов облегчает эту задачу. Заполненная инвентаризация предоставляет готовое руководство по местонахождению тех записей, которые необходимо уничтожить, и тех, которые следует сохранить, а также определяет, как записи создаются и используются.

Голосовая почта и рукописные сообщения голосовой почты, как правило, считаются временными или временными записями, что означает, что они предназначены только для краткосрочного использования. Временные записи — это записи, которые создаются или получаются в ходе выполнения рутинных операций, когда мы готовим другие записи, которые заменят их, а также в качестве справочных материалов. Они не устанавливают политику или официальное руководство. Голосовые сообщения, заметки, замененные черновики и копии должны быть включены в ваш график хранения в качестве временных записей со сроком хранения «до тех пор, пока не перестанут иметь административное значение».

При установке сроков хранения вы должны учитывать четыре «значения» записей:

• Административные – как долго вашему офису нужны эти записи для выполнения вашей работы? Проконсультируйтесь с создателем записей.
• Фискальный – нужна ли запись для аудита? Проконсультируйтесь со своим налоговым инспектором или Государственным аудитором.
• Юридическая информация – документально ли оформлены какие-либо права или обязанности? Проконсультируйтесь с вашим юрисконсультом.
• Исторические – содержат ли записи важную информацию о людях и местах? Государственный архив проверяет ваши формы распоряжения по этой ценности в качестве рецензента в историческом обществе.

Сроки хранения определяются и выражаются одним из трех способов:

• С точки зрения времени (например, «сохранять три года» или «сохранять постоянно»).
• С точки зрения события или действия (например, «сохранять до тех пор, пока Государственный аудитор не опубликует аудиторский отчет» или «сохранить до закрытия дела»).
• С точки зрения обоих (например, «хранить шесть месяцев после публикации аудиторского отчета государственного аудитора» или «хранить три года после закрытия дела»).
• Срок хранения может быть подразделен: «Сохранять в должности пять лет, затем сохранять на складе еще пять лет, затем уничтожать».

Предлагаемые сроки хранения записей можно найти в разделе «Ключевые документы» на этой странице. Прежде чем использовать эти сроки хранения, они должны быть сначала представлены в форме RC-2 в Комиссию по документации, Государственный архив и Государственному аудитору для подписи. Вы также можете увидеть, что делают правительства, подобные вашему, запросив копии их графиков удержания или обратившись за помощью в список рассылки местных органов власти штата Огайо. Вы также можете проверить графики хранения моделей из других штатов через их веб-сайты.

Если вы храните как бумажные, так и электронные записи в течение одинакового времени, они могут быть перечислены вместе с указанием обоих типов носителей. Если вы ведете разные промежутки времени, они должны быть перечислены в отдельных строках. Примеры ниже.

В нем указано, что вы планируете хранить как бумажную, так и отсканированную версии в течение 3 лет.

Здесь указано, что после сканирования бумаги вы утилизируете ее и сохраняете отсканированную версию в течение 3 лет.

В руководствах LGRP указаны только рекомендуемые сроки хранения. Ваша местная комиссия по архивам может утвердить другие сроки хранения.

Электронная почта сама по себе является носителем, а не серией записей, и ее следует хранить в соответствии с ее содержанием. Для получения дополнительной информации об управлении электронной почтой см. Руководство по управлению электронной почтой Комитета по электронным записям штата Огайо 9.0169 .

Закон штата Огайо о хранении документации, ORC 149. 351, запрещает несанкционированное удаление, уничтожение, искажение, передачу, повреждение или уничтожение любых записей или их частей, за исключением случаев, предусмотренных законом или правилами, принятыми в отношении записей. комиссии (т. е. в соответствии с утвержденными графиками хранения документации). Если записи нет в вашей форме RC-2, она считается постоянной до тех пор, пока она не будет должным образом учтена в форме RC-2 или RC-1.

График записей предназначен для постоянного использования и должен отражать порядок ведения и управления записями. Вы можете обновлять свои графики так часто, как это необходимо. Чтобы изменить или добавить пункт в расписание записей, вам нужно будет отправить еще одну форму RC-2. Он пройдет через тот же процесс подписи. Вы можете снова отправить весь RC-2 со всеми сериями записей или только элемент или элементы, которые добавляются или изменяются. Это то, что лучше всего работает для вас. Некоторым правительствам проще хранить элементы вместе, поэтому они будут отправлять все при каждом обновлении. Другие правительства просто представят серии записей, которые им необходимо добавить или обновить. У нас нет политики, диктующей в любом случае. В конце концов, если у вас есть много изменений за определенный период времени, может быть лучше отправить полный график хранения записей, чтобы у вас был всеобъемлющий RC-2.

Вы должны отправить заполненные формы RC в программу Ohio History Connection, State Archives, Local Government Records Program. Вы можете отправить формы по почте по адресу 800 E. 17th Ave. Columbus, OH 43211 или использовать эту форму отправки.

Нет, достаточно одной копии по электронной почте или по почте. Нет необходимости отправлять вторую копию в другом формате. Если вы отправите по электронной почте, мы сообщим вам, что форма была получена и проверена в процессе

RC-1 и RC-2 проходят 120-дневный процесс проверки и авторизации. Пересмотренный Кодекс штата Огайо дает Государственному архиву 60 дней на проверку, а представитель Государственного аудитора имеет 60 дней на утверждение формы. После того, как Государственный аудитор завершит проверку, формы отправляются обратно в Государственный архив, где мы сканируем формы и возвращаем копию в местный орган власти по электронной почте, если она предоставлена, или по почте.

Обычно нет, мы не возвращаем RC-3 после их проверки. Если вы не получили от нас ответа в течение 15 рабочих дней с момента получения формы, значит, нет записей, которые мы хотели бы отобрать на предмет непреходящей исторической ценности. Если вы хотите получить уведомление о том, что ваш RC-3 был получен и рассмотрен, вы можете включить электронное письмо в форму или отправить конверт с обратным адресом и маркой вместе с формой.

Мы стараемся держаться подальше от слова «утверждено», потому что наша главная задача — посмотреть, есть ли что-то, что мы хотим передать для исторических целей. По сути, вы просто сообщаете нам о том, что хотите уничтожить, чтобы мы могли вмешаться, если есть что-то, что, по нашему мнению, следует сохранить или передать. Мы также свяжемся с вами, если заметим проблему с формой или сроком хранения, но в конечном итоге ответственность за соблюдение сроков хранения лежит на органе местного самоуправления. В вашем возвращенном RC-3 должно быть указано, что он был просмотрен, и было ли что-то выбрано для передачи.

После принятия законопроекта № 153 Палаты представителей Генеральной Ассамблеей 129 ^th , если ваш RC-2 был подписан вашей местной комиссией по архивам после 29 сентября 2011 г., формы RC-3 потребуются только для серий документов, указанных штатом. Архивы-LGRP в вашей форме RC-2. Если в серии записей указано, что требуется RC-3, или если ваша RC-2 была подписана 29 сентября 2011 г. или ранее, потребуется RC-3.

Пожалуйста, свяжитесь с Государственным архивом-LGRP, если вы хотите избавиться от записи, которой более 50 лет, даже если RC-2 не требует RC-3. Хотя возраст записи — не единственный фактор, определяющий историческую ценность, в целом записи старше 50 лет с большей вероятностью будут иметь историческую ценность.

В связи с этим изменением мы просим местные органы власти включить краткое описание каждой серии записей в ваши формы RC-2, чтобы мы могли более точно определить, для каких серий записей потребуется форма RC-3. Мы предлагаем, чтобы ваша местная комиссия по архивам продолжала внутренне документировать уничтожение всех серий записей.

Когда мы просматриваем вашу форму RC-2, мы ищем записи с потенциальной исторической ценностью. Вот почему мы по-прежнему будем проверять постоянные записи. Мы хотим знать, что происходит с этими историческими записями, например, изменение формата (т. е. с бумажного на микрофильм или электронный) или перенос в историческое хранилище, которое по-прежнему должно документироваться с использованием RC-3.

Абсолютно. Если вашими записями заинтересуется местное историческое общество, университет или другое учреждение, то учреждение обязано подписать с Государственным архивом договор о хранении, гарантирующий, что организация предоставит обществу беспрепятственный доступ к записям и сохранит их надлежащим образом. Правительство должно задокументировать передачу с помощью RC-1 или RC-3, отправленных в Государственный архив.

Хотя организация Ohio History Connection, которая управляет Государственным архивом штата Огайо, признает полезность хранения цифровых изображений для целей доступа и поиска, она не поддерживает постоянное ведение записей исключительно в электронных форматах изображений. Технологические изменения происходят быстро и постоянно. При отсутствии стандартов, обеспечивающих долгосрочную достоверность и живучесть цифровых изображений, почти невозможно предсказать, можно ли будет восстановить эти записи изображений в будущем. Даже хорошо реализованные планы миграции не могут гарантировать, что данные не будут потеряны. Имея это в виду, Государственный архив настоятельно рекомендует сохранять удобочитаемую резервную копию любых записей, которые считаются имеющими постоянную ценность и которые были преобразованы в цифровом виде для электронного хранения. Тем не менее, в конечном итоге это решение местного правительства и комиссии по учету, и его следует учитывать в графике хранения документации (RC-2). Для получения дополнительной информации у нас есть заявление о постоянном ведении цифровых записей. Консультативный комитет по электронным записям штата Огайо поддерживает рекомендации по отображению документов и общему управлению электронными записями. У них также есть инструмент для определения возможности сканирования.

The Ohio History Connection не рекомендует поставщиков или поставщиков услуг. Как правило, правительства, рассматривающие поставщиков, должны убедиться, что поставщики адаптируют свои услуги к вашим потребностям. Многие поставщики могут создавать микрофильмы из цифровых изображений и наоборот, предоставляя вам лучшее из обоих миров — доступ и долгосрочное сохранение. Убедитесь, что поставщик работал с правительствами, аналогичными вашему по размеру и функциям; спросите у поставщика имена и контактную информацию других правительств, с которыми он работал.

В двух словах: прохладно, сухо и постоянно. Хранение бумажных документов в прохладном (65–70 градусов) помещении с низкой (50–60%) влажностью — лучший способ замедлить порчу бумажных документов. Самое важное, что нужно поддерживать, — это постоянная температура и влажность. Даже если идеальная температура не является реалистичной для вашего помещения, постоянная окружающая среда будет иметь большое значение для увеличения срока службы ваших записей. Храните пластинки в промаркированных коробках на металлических полках в помещении без солнечного света, так чтобы самая нижняя полка находилась на расстоянии не менее нескольких дюймов от пола. Такое расположение облегчит поиск и доступ к записям. Если переплетенные тома не помещаются в коробки, их следует хранить в горизонтальном положении, не кладя слишком много друг на друга. Старайтесь не хранить записи на верхней полке, чтобы защитить их от утечек. Стеллажи также облегчат инвентаризацию и поиск записей или определение того, какие записи были уничтожены в случае стихийного бедствия. Затопление является наиболее распространенной причиной повреждения записей: ящики могут защитить записи от протекающего потолка, а удерживание их над полом может защитить их от стоячей воды, а полки легко накрыть пластиковой пленкой до тех пор, пока утечка не будет устранена. Отслеживание температуры и влажности, а также регулярные документированные проверки на наличие утечек и сквозняков — основные меры предосторожности, которые могут предотвратить превращение небольших проблем в большие.

Определенной формы уничтожения нет. Если записи являются конфиденциальными, предпочтительно их измельчение. Переработка может быть сделана с осторожностью. В вашем местном правительстве может быть установлен предпочтительный метод или график измельчения. Обычно мы не рекомендуем сжигать или выбрасывать записи в мусорный контейнер.

Северо-восточный центр сохранения документов (NEDCC) — некоммерческая организация, которая публикует отличные ресурсы для решения подобных проблем. Их брошюры по онлайн-сохранению содержат пошаговые инструкции по управлению записями в чрезвычайных ситуациях. У Американского института сохранения исторических и художественных произведений есть полевое руководство по реагированию на чрезвычайные ситуации, видеоролики и другие ресурсы, которые помогут вам в ваших усилиях.

Ваша безопасность и безопасность ваших сотрудников превыше всего. В случае стихийного бедствия ваша комиссия по архивам должна будет взвесить возможные проблемы со здоровьем и ресурсы, необходимые для восстановления документов, в сравнении с административной, юридической, финансовой и исторической ценностью документов. Если ваша комиссия по архивам решит, что архивы бесполезны, вы можете уничтожить их и задокументировать их уничтожение с помощью формы RC-1 или RC-3.

К сожалению, многие правительства не думают о катастрофе с документами, пока она не произойдет. Гораздо проще и дешевле предотвратить катастрофу с записью, чем восстанавливаться после нее. Это может быть хорошей возможностью для вас и других членов вашего правительства подумать о планировании и предотвращении стихийных бедствий. Государственный архив собрал некоторые советы и ресурсы. Дополнительные ресурсы можно найти в Национальном управлении архивов и документации, Обществе американских архивистов и Северо-восточном центре сохранения документов.

Материалы, подготовленные проектом Совета государственных архивистов «Ближе к дому», — отличное начало. Национальная ассоциация администраторов государственных архивов и документации создала технические бюллетени местных органов власти, которые могут помочь вам в разработке тем для обсуждения. Свяжитесь с Государственным архивом-LGRP для получения дополнительной информации.

Что хранить, где и как долго — Публикации

Хранение важных семейных документов и записей поможет сэкономить время и часы поисков. Даже в повседневной жизни организованное ведение записей значительно упрощает оплату счетов, поиск квитанций и управление финансами семьи.

Хранение важных семейных документов и записей поможет сэкономить время и часы поисков. Даже в повседневной жизни организованное ведение записей значительно упрощает оплату счетов, поиск квитанций и управление финансами семьи.

Зачем вести записи?

Организованное ведение семейных записей экономит время, нервы, деньги и нервы. Ведение учета важно, потому что:

• Для расчета подоходного налога требуется информация о налоговых вычетах; записи обосновывают выводы.

• Смерть, пожар или кража могут потребовать записи для установления права собственности; записи помогают в урегулировании наследства и страховых или льготных требованиях.
• Записи документируют определенные транзакции; если кто-то допустит ошибку или официальные записи будут уничтожены, могут понадобиться ваши записи.
• Записи могут сократить время, необходимое для получения страховки, военных пособий, пособий для ветеранов или возмещения подоходного налога.
• Оценка записей предоставляет информацию для планирования будущих расходов. Записи предоставляют краткую информацию о вашем финансовом положении и могут помочь вам следить за тем, куда уходят деньги.

Какая система вам нужна?

Используйте систему, соответствующую образу жизни вашей семьи. Семейный финансовый центр может быть как сложным, как домашний офис, так и простым, как ящик на кухне или картотечный шкаф в гостиной.

Очень важно решить, кто будет нести основную ответственность за ведение документации в семье. Все участники, в том числе дети, достаточно взрослые, чтобы понимать, должны знать, как работает система ведения документации и как легко найти информацию. Некоторые задачи можно разделить или делегировать, но руководство должен взять на себя один человек, обладающий навыками и интересом.

Разработайте регулярный график ведения бухгалтерского учета и твердо придерживайтесь его. Распорядок сократит количество времени, которое вы тратите на ведение записей.

Хорошо организованная система учета устранит путаницу, когда вам понадобятся важные бумаги.

Начало работы с системой учета может занять много времени, но как только она будет настроена в соответствии с потребностями вашей семьи, обслуживание системы станет простым.

Как организовать систему записи?

Вы должны всегда носить с собой некоторые основные записи. Ваш бумажник, бумажник или портмоне — это небольшая система записи.

Держите при себе удостоверение личности, в том числе водительские права, имя человека, которого нужно уведомить в случае чрезвычайной ситуации, кредитные карты и членские карты организаций. Возможно, вы захотите иметь при себе только одну или две основные кредитные карты.

Вы также должны иметь при себе информацию о здоровье, страховании от несчастных случаев и автостраховании, а также информацию об аллергии, проблемах со здоровьем и группе крови.

Другие записи требуют другого подхода, но этот подход не должен быть сложным. Используйте публикацию NDSU Extension FE446, « Инвентаризация важных семейных документов », в качестве руководства о том, какой тип записей следует хранить, а также в качестве записи о том, где эти записи можно найти.

Самый простой способ следить за вашими семейными документами и деловыми записями — создать систему хранения документов. Место для хранения папок с файлами важнее красивого стола.

Металлический шкаф для документов, ящик для хранения под кроватью или картонная коробка или папка-гармошка подойдут не хуже ящика стола.

Соберите важные документы по всему дому. Разделите папки с файлами на три основные области:

• Текущие записи
• Неактивные записи
• Постоянные записи

Текущие файлы должны включать трудовые книжки, информацию о кредитных картах, страховые полисы, семейные медицинские записи, гарантии и документы об образовании, банковские выписки, домашний инвентарь, налоговые записи и аннулированные чеки. Эти заголовки могут быть использованы в качестве основы для вашей файловой системы.

Неактивные файлы используются для хранения элементов из текущих файлов, которым три года. Просматривайте текущие файлы один раз в год. Выбрасывайте ненужные предметы и переносите другие в неактивное хранилище. Хорошее время для переводов — первое число года, когда вы работаете над налоговыми декларациями. Заголовки файлов будут такими же, как и для текущих файлов.

Постоянные записи — это очень важные бумаги , которые следует хранить в надежном сейфе или огнеупорном (и водонепроницаемом) контейнере для хранения.

Ярлыки папок с файлами каждой семьи будут разными. Разделите каждую область на категории, которые имеют смысл для вас и отвечают меняющимся потребностям вашей семьи.

Хорошая система ведения документации позволит человеку, не знакомому с системой, находить важные документы, вести записи и готовить отчеты в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Что такое очень важные документы (VIP)?

К очень важным документам относятся:

• Документы или записи, подтверждающие право собственности (например, документы на недвижимость, право собственности на автомобиль, сертификаты на акции и облигации)
• Свидетельства о рождении, усыновлении, браке и смерти
• Юридические документы (например, документы о разводе и разделе имущества)
• Контракты
• Домашний инвентарь
• Завещания
• Предварительные распоряжения, такие как завещания о жизни или доверенности на медицинское обслуживание
• Все остальное, что было бы дорого или трудно заменить

Где хранить VIP-персон?

Депозитная ячейка в финансовом учреждении или домашний несгораемый сейф — лучшее место для ВИП вашей семьи. Бумаги, которые не могут быть заменены или замена которых была бы дорогостоящей или хлопотной, относятся к этому типу хранения. Как правило, реестры банковских счетов, аннулированные чеки, стенограммы, истории болезни, трудовые книжки, налоговые декларации и страховые полисы не нужно хранить в сейфе или пожаробезопасном домашнем хранилище.

Как долго нужно хранить налоговую отчетность?

Служба внутренних доходов (IRS) имеет трехлетний срок исковой давности в отношении проверки налоговой декларации. Храните все записи о доходах или расходах на вычеты в течение трех лет.

Однако, если вы используете вариант усреднения дохода, доступный для фермеров, вам может потребоваться подтвердить налогооблагаемый доход за четыре базовых года.

Если вы не указали более 25 процентов своего валового дохода, у правительства будет шесть лет, чтобы собрать налог или начать судебное разбирательство.

Подача мошеннической декларации или непредоставление декларации отменяет любой срок давности для аудита IRS. Если вы нанимаете специалиста по налогам, проверьте, сколько лет вы должны хранить свои записи.

Ведите записи, показывающие первоначальную стоимость или стоимость вашей собственности. Также ведите учет затрат на благоустройство дома, чтобы уменьшить налог на прирост капитала, если ваш дом, земля или недвижимость когда-либо будут проданы по цене, превышающей их первоначальную стоимость или стоимость.

Все аннулированные чеки не нужны для подтверждения налоговых вычетов. Сохраняйте только те чеки, которые подтверждают вычет подоходного налога, например, чеки на оплату медицинских/стоматологических расходов или благотворительные взносы.

Пометка «T» вместо «налог» в бланке чека при его выписке может помочь вам быстрее сортировать погашенные чеки. В тех случаях, когда единственной записью является дубликат чека, вам может понадобиться ежемесячная выписка по текущему счету, чтобы убедиться, что чек прошел.

Сохраняйте копии поданных налоговых деклараций. При необходимости копию предыдущей налоговой декларации можно получить в IRS на сайте irs. gov.

Налогоплательщики имеют два простых и удобных способа получить копии информации о своей федеральной налоговой декларации – выписки из налоговой декларации и выписки из налогового счета – по телефону или по почте.

Выписка из налоговой декларации показывает большинство статей налоговой декларации (формы 1040, 1040A или 1040EZ) в том виде, в каком она была подана изначально, включая все сопутствующие формы и приложения.

Он не отражает каких-либо изменений, внесенных вами, вашим представителем или Налоговым управлением США после подачи декларации. Во многих случаях стенограмма возврата будет соответствовать требованиям кредитных учреждений, таких как те, которые предлагают ипотечные кредиты и студенческие ссуды.

Выписка из налоговой отчетности показывает все последующие корректировки, сделанные вами или IRS после подачи налоговой декларации. Эта стенограмма показывает основные данные, включая семейное положение, тип поданной декларации, скорректированный валовой доход и налогооблагаемый доход.

Запросите выписки, позвонив в IRS или отправив заказ по почте, используя форму 4506-T «Запрос выписки из налоговой формы». Укажите тип выписки, которую вы запрашиваете. IRS не взимает плату за стенограммы, которые доступны за текущий и три предыдущих календарных года. Дайте две недели на доставку.

Если вам нужна ксерокопия ранее обработанной налоговой декларации и приложений, заполните форму 4506 «Запрос копии налоговой формы» и отправьте ее по почте на указанный адрес IRS

в форме для вашего региона. IRS взимает плату в размере 50 долларов США за каждый запрошенный налоговый период. Копии обычно доступны за текущий и прошлые шесть лет. Разрешить 75 дней, чтобы получить ваши копии.

Что хранить, где и как долго?

Записи хранятся в четырех местах: в домашней картотеке, в сейфе или пожаробезопасном домашнем хранилище, в кошельках и бумажниках членов семьи и в каждом автомобиле, принадлежащем (см. Руководство по семейным записям) .