Какие реквизиты должны содержать первичные учетные документы: Полная информация для работы бухгалтера

Требования законодательства к первичным учетным документам | Бухгалтерские услуги и обслуживание

С 01.01.2014 вступил в силу новый Закон о бухгалтерском учете и отчетности, в соответствии с которым изменились отдельные требования к первичным учетным документам.

Каждый  факт хозяйственной деятельности организации должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 10 Закона.

Первичный учетный документ подлежит оформлению в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если данное требование выполнить не представляется возможным, документ оформляется сразу же после окончания сделки, события, операции (п. 3 ст. 10 Закона).

По старым правилам первичные учетные документы принимались к учету при условии, что они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если в альбомах необходимые формы отсутствовали, документы должны были содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.

Теперь обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя организации (п. 4 ст. 10 Закона). Таким образом, с 01.01.2014  формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, а вот документы, установленные уполномоченными органами (Минфином и Нацбанком) в соответствии с другими нормативными правовыми актами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения.

Разработкой своих форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц.

Перечисленные обязательные реквизиты по составу и содержанию тождественны обязательным реквизитам первичного учетного документа (включая документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), которые были предусмотрены старым Законом.

Обратите внимание! Законодательством РБ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов. Организация включает их по необходимости (например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым этим документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетных данных).

В соответствии с п. 7 ст. 10 Закона первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно Закону Республики Беларусь «Об электроном документе и электронной цифровой подписи» электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.

Составлять ли документы на бумажном носителе, или в виде электронного документа, или и в той, и в другой форме, организации решают самостоятельно. С учетом того, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета осуществляет руководитель организации  (п.3 ст. 18 Закона), соответствующее решение должен принять руководитель организации.

Может ли организация разработать самостоятельно форму первичных документов

И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Компания хочет разработать свой документ на списание основного средства вместо регламентированной Формы ОС-4 (бух. учет). Возможно ли это? Каким документом закрепить и какие основные реквизиты должны быть в новой форме?

Ответ

Закон N 402-ФЗ определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не устанавливает конкретные виды документов, которые должны применяться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни.

Поэтому организация имеет право в своей учетной политике утвердить первичные документы, разработанные самостоятельно, которые будут применяться в предпринимательской деятельности.

Обязательными реквизитами документов являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.

Обоснование

Организации (индивидуальные предприниматели, лица, занимающие частной практикой) должны оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Первичные учетные документы должны составляться непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни. А если это невозможно — сразу после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Первичный документ — любой документ, который является основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Примеры: накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет, ПКО и РКО.

Первичные учетные документы составляются по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта (п. 7 ст. 3, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом данные документы должны соответствовать требованиям ст. 9 указанного Закона.

Отметим, что Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ не обязывает вас применять формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключение — установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов формы документов, используемые в качестве первичных. Они являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 25.01. 2018 N 03-03-06/1/4009). Например, к таким документам относятся кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ):

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В учетной политике организация указывает, какие формы первичных документов она будет использовать — унифицированные или собственные. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы. Формы первички, которые организация разработает сама, надо приложить к учетной политике (Информация Минфина).

Таким образом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом  законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов. Возможность включения в разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы дополнительных реквизитов подтвердил и Минфин России в Письмах от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).

Поэтому организация может использовать собственные разработанные первичные документы, которые должны быть утверждены учетной политикой и иметь обязательные реквизиты.

#Бухгалтер

#Бухгалтерский и налоговый учет

В избранное
Поделиться PDF


4550
Написать редактору

6 самых важных бухгалтерских документов для вашего бизнеса

Бухгалтерские документы — это игра чисел. Навыки бухгалтера напрямую связаны с успехом бизнеса. Малейшая ошибка в расчетах может привести к большим потерям. В ведении бизнеса бухгалтерский учет является той частью, где компания доказывает свою искренность и законность. Бухгалтерский учет требует серьезной самоотверженности и честности.

Для бесперебойной работы бухгалтерии необходима бумажная работа. Любому бизнесу нужны документы. Хотя это нервный и беспокойный процесс, но оформление документов необходимо посредством надлежащей документации.

В этой статье будут обсуждаться общие бухгалтерские документы необходимые для бизнеса.

Заявка на покупку с бухгалтерскими документами

Этот документ используется отделом, который хочет уведомить о предметах, которые они хотят, чтобы отдел закупок купил для них. Подробная информация в этом документе включает требуемые предметы, их количество, их описание и дату запроса. Заявка на покупку после утверждения приводит к заказу на покупку.

Заказ на поставку

Заказ на поставку отправляется поставщику для запроса закупки товаров. Этот документ может быть разработан в требуемом формате компанией. Основная информация включает в себя заказанный товар, количество, адрес доставки и общую сумму к оплате.

Счет-фактура

Счет-фактура представляет собой запись денежных операций по купле-продаже. Когда компания покупает или продает товары за наличные, выставляется счет-фактура. Включает ставку, количество и общую сумму товара. Генерируется более одной копии счета, и основная копия, которую получает покупатель, становится счетом.

Квитанция

Квитанция является подтверждением платежа, произведенного в связи с каким-либо бизнесом. Его готовы предъявить в качестве доказательства платежа, полученного теми, кто получает наличные. Также делаются дубликаты квитанции.

Основной экземпляр готовится для передачи тем, кто производит платеж, а другой экземпляр сохраняется для записи плательщиком. Подробная информация, которую он включает, — это сумма полученных наличных, дата, имя стороны, которая получила, и тип платежа.

Проверка

Чек – банковский документ, подтверждающий выплату денежных средств от компании. Он записывает ссылку на транзакцию сделанного платежа и прикрепляет необходимый документ, такой как счет-фактура. Банк выдает буклет чека владельцу счета. Он содержит информацию о банке, его отделении, коде, типе счета.

Чек должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом компании. Получатель ставит свою подпись на чеке, подтверждая получение платежа.

Дебетовая записка

Дебетовая записка показывает, что компания подняла дебетовую записку против стороны. Это примечание направляется этой стороне в отношении сделки, отличной от кредита продажи. Компания может сделать дебетовое авизо против поставщика на сумму, подлежащую взысканию с него.

Дебетовая записка оформляется также в случае переплаты. Он содержит сведения о сумме, дате транзакции и реквизитах стороны, чей счет списывается. Также указывается причина списания.

Документация | Финансовая отчетность

Определение:

В контексте внутреннего контроля бумажная или электронная коммуникация, которая поддерживает завершение жизненного цикла транзакции, соответствует критериям документации. Все, что предоставляет доказательства транзакции, кто выполнил каждое действие, относящееся к транзакции, и полномочия на выполнение таких действий, все рассматривается в рамках документации для этих целей.

Назначение:

Документы обеспечивают финансовую отчетность по каждому событию или деятельности и, таким образом, обеспечивают точность и полноту транзакций. Сюда входят расходы, доходы, запасы, персонал и другие виды операций. Надлежащая документация предоставляет доказательства того, что произошло, а также предоставляет информацию для исследования расхождений.

Подтверждающая документация может быть в бумажном или электронном виде. В последние годы все чаще официальная сопроводительная документация переходит с бумажных форм на электронные. Имейте в виду, что в некоторых случаях электронная обработка и утверждение являются исходными документами для транзакций.

Основные концепции и передовой опыт:

Основная концепция	Передовая практика
Формат первичных документов: Хорошо оформленные документы помогают обеспечить надлежащий учет транзакций. Всегда, когда это возможно, следует рассматривать последовательное использование стандартных форм или шаблонов.	Развитие онлайн-приложений обеспечивает быстрый и эффективный способ доступа к вспомогательной документации в стандартном формате. В других областях, где это возможно, использование шаблонов обеспечивает те же преимущества. Рассмотрите возможность создания шаблонов для таких действий, как: Утверждения по электронной почте Ведомственная сопроводительная документация Отчет о времени Журналы возмещения расходов (например, журналы учета пробега, мелкой денежной наличности и др.)
Право собственности Университета на документы: Документы, используемые для подтверждения деловых операций Университета, являются собственностью Университета, а не личной собственностью сотрудников.	По возможности не позволяйте сотрудникам забирать документы, принадлежащие Университету, домой. Если деловые потребности требуют, чтобы университетские записи были забраны домой, сообщите сотрудникам об их ответственности за сохранность документов, особенно тех, которые содержат личную информацию. Это особенно важно сообщить сотрудникам, у которых есть соглашения о дистанционной работе.
Документирование изменений: Изменения, вносимые после утверждения документов, должны быть четкими и краткими.	Используйте приложения или сноски, чтобы задокументировать причины исправлений/корректировок любых записей. Сделайте время/дату и утверждение таких исправлений/корректировок четкими и очевидными.
Избегайте дублирования обработки: Установите метод, позволяющий избежать дублирования обработки, особенно в отношении транзакций, которые приводят к выплатам физическим лицам, таким как заработная плата, мелкие наличные деньги и возмещение командировочных расходов.	Встроить чек на дублирующие платежи в обработку и утверждение платежной ведомости, мелкой денежной наличности и возмещения командировочных расходов. Создайте среду, в которой своевременно обрабатываются начисления заработной платы, возмещение мелких денежных сумм и возмещение командировочных расходов. Длительные задержки в обработке создают возможности для дублирования платежей, которые остаются незамеченными.