Обязана ли коммерческая компания создавать архив: Как создать электронный архив в организации?

Содержание

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.

Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.

Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.

Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;

в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;

в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;

не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;

в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Архивное законодательство — ОСГ Россия

Ниже представлены законы Российской Федерации и другие нормативные акты, регулирующие деятельность в сфере архивного хранения, персональных данных, защиты информации, документооборота и бухгалтерского учета, электронной подписи, а также других смежных сферах.

Утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105

Читать полностью

В целях реализации Федерального закона «О персональных данных» Правительство Российской Федерациипостановляет: 1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. 2. Федеральным органам исполнительной власти в месячный срок привести свои акты по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствие с настоящим…

Читать полностью

Зарегистрирован в Минюсте РФ 20 мая 2011 г. Регистрационный N 20831 В целях обеспечения хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, руководствуясь требованиями части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 52 (1 ч. ), ст. 5496; 2007, N…

Читать полностью

Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5…

Читать полностью

Чем регламентируются сроки хранения документов в организации В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится: Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу,…

Читать полностью

Федеральный закон от 08. 02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) «Об обществах с ограниченной ответственностью» Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации (в ред. Федерального закона от 19.07.2009 N 205-ФЗ) Общество обязано хранить следующие документы: договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об…

Читать полностью

Вступает в силу: 27 октября 2004 г. С изменениями и дополнениями от: 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г., 11 февраля 2013 г., 4 октября 2014 г., 28 ноября 2015 г., 2 марта 2016 г. Принят Государственной Думой 1…

Читать полностью

Вторник, 09 Сентября 2014 Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона 1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении…

Читать полностью

Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года Глава 1. Общие положения Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона 1. Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами…

Читать полностью

Принят Государственной Думой 9 июля 2004 года Одобрен Советом Федерации 15 июля 2004 года Статья 1. Цели и сфера действия настоящего Федерального закона 1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей…

Читать полностью

Вступил в силу: 8 апреля 2011 г. Принят Государственной Думой 25 марта 2011 года Одобрен Советом Федерации 30 марта 2011 года Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и…

Читать полностью

Принят Государственной Думой 22 ноября 2011 года Одобрен Советом Федерации 29 ноября 2011 года Глава 1. Общие положения Статья 1. Цели и предмет настоящего Федерального закона 1. Целями настоящего Федерального закона являются установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования…

Читать полностью

Частые вопросы

Перейти

Получите консультацию ОСГ уже сегодня

Полный спектр услуг по работе с документами. Задайте вопросы консультанту: 8 800 200 10 10

Что моей компании нужно архивировать?

В постоянно меняющемся ландшафте делового общения трудно понять, что ваша компания должна архивировать или какими данными стоит управлять. Простой ответ: архивируйте все! Но есть определенные причины, по которым ваша организация должна архивировать деловую переписку. Трудный ответ… это зависит.

Типы делового общения, которые вам нужно архивировать , зависят от типов общения, которые ваша компания разрешает использовать своим сотрудникам. Ваша компания, скорее всего, использует электронную почту для связи, но какой еще метод электронной связи также используется? Вы пользуетесь мгновенными сообщениями? Заходят ли сотрудники в социальные сети на работе? Используют ли люди свои смартфоны для общения с клиентами и коллегами? Как организация управляет тем, что и как сотрудники общаются?

В дополнение к тому, что вы должны архивировать, вам нужно знать, почему вы должны архивировать. Ваша компания должна заархивировать электронную деловую коммуникацию, основанную на правительственных и отраслевых нормативных требованиях. Вы государственное учреждение? В какой отрасли работает ваша компания?

Чтобы ответить на эти вопросы, давайте начнем с обсуждения того, что требуется по закону. В Соединенных Штатах существует ряд правил, определяющих типы данных, которые должна хранить компания. Эти правила различаются в зависимости от того, являетесь ли вы государственным учреждением штата или федеральным правительством, а также от отрасли, в которой работает ваш бизнес.

Положения федерального правительства об архивировании

Закон о свободе информации (FOIA) — 5 U.S.C. § 552 с поправками, внесенными публичным законом № 104-231, 110 Stat. 3048
Федеральные правила гражданского судопроизводства (FRCP) – Правило 34, Правило 26(b) и Правило 35
Федеральный закон об управлении информационной безопасностью (FISMA)
Координация федеральной информационной политики – 44 USC Глава 35 ()
НАРА, октябрь 2010 г. Бюллетень
Подробный обзор федеральных требований к архивированию

Положения об архивировании государственных и местных органов власти

Закон штата Калифорния о государственных записях (раздел 6250–6270 Кодекса правительства штата Калифорния)
Флорида 119.01 и Раздел XIX Глава 286
Луизиана Название 44 Глава 1 Часть 1 (Закон о солнечном свете Луизианы)
Massachusetts В бюллетене SPR № 1-99 указано, что вся электронная почта, созданная или полученная сотрудником государственного учреждения, является общедоступной записью
Государственные архивы Миссури 610. 010, 610.023, 610.024, 610.026
Закон штата Огайо о публичных записях – Пересмотренный кодекс штата Огайо 149.43)
Законы штата Орегон о государственных записях
Закон штата Вашингтон о государственных записях
Закон штата Висконсин о государственных записях
Многие другие… зависит от штата

Вот пример некоторых основных правил архивирования с разбивкой по отраслям:

Положение о архивировании финансовых организаций

FINRA 10-06 – Финансовые компании должны хранить записи о переписке в социальных сетях.
FINRA 11-32 – определяет твиты и текстовые сообщения как письменные материалы, которые необходимо сохранить.
FINRA 11-39 – Фирмы обязаны сохранять, извлекать и контролировать деловые сообщения независимо от того, осуществляются ли они с рабочего или личного устройства.
Правило SEC 17a-3 и 17a-4 — дилер или брокер должен хранить документы и записи в течение трех-шести лет, первые два года из которых они должны храниться в доступном месте.
NASD 3010/3110 – Фирмы-члены должны внедрить программу хранения всей корреспонденции с участием зарегистрированных представителей.
Закон Сарбейнса-Оксли — Публичные компании должны хранить все деловые записи, включая электронные записи и сообщения, не менее пяти лет.

Правила архивирования медицинских учреждений

HIPAA – регулирует управление поставщиками медицинских услуг защищенной медицинской информацией (PHI), которая включает медицинские записи и истории платежей. Организации должны вести учет всех сообщений, чтобы доказать, что они не содержат PHI, и что любые сообщения, содержащие PHI, были отправлены по надлежащим и зашифрованным каналам.
HITECH – Дополняет HIPAA и возлагает на организации здравоохранения более высокий уровень ответственности за утечку информации о пациентах. В соответствии с HITECH, если нарушение ставит под угрозу конфиденциальность и безопасность информации пациента и создает значительный риск финансового, репутационного или другого ущерба, требуется уведомление пациента. Кроме того, при определенных обстоятельствах необходимо уведомить министра здравоохранения и социальных служб и средства массовой информации.

Положение об архивировании для школ

Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA). Этот закон дает учащимся и родителям право проверять и просматривать образовательную документацию учащегося, может применяться к данным обмена сообщениями в виде электронной почты. и обмен сообщениями.
Закон о свободе информации (FOIA) – 5 U.S.C. § 552 с поправками, внесенными публичным законом № 104-231, 110 Stat. 3048 – Государственные учреждения, такие как государственные школы, колледжи и университеты, должны предоставлять копии всех записей, независимо от формы или формата. В отличие от других нормативных актов, в законе не указывается, как долго организации должны сохранять свою электронную почту.;почтовые сообщения. Но ИТ-отдел агентства должен выполнить информационный запрос в течение 10 дней с момента его получения.
Во многих штатах есть «Солнечные законы» или Законы о свободе информации в дополнение к федеральным законам — см. выше

Правила архивирования корпоративной деловой активности

Закон Сарбейнса-Оксли (SOX) – Публичные компании должны архивировать все деловые записи, включая электронные записи и сообщения, не менее пяти лет.
Федеральные гражданско-процессуальные правила (FRCP) – все сообщения, созданные сотрудниками, включая контент в социальных сетях, которые связаны с работой, независимо от того, были ли они созданы в личной учетной записи или нет, могут быть обнаружены. Это включает в себя всю электронную почту, социальные сети, обмен мгновенными сообщениями, поиск в Интернете и данные о связи с мобильными устройствами.

Как видите, в этих правилах четко указано, что да, ваша деловая переписка должна быть заархивирована и легкодоступна, и не только электронная почта, но и все другие данные электронной связи, такие как данные мобильной связи, сообщения в социальных сетях и мгновенные сообщения.

Дополнительные причины для архивирования

Итак, поскольку мы рассмотрели то, что требуется, интересно то, что эти требования соответствуют тому, что хорошо для архивирования. Другими словами, вы должны архивировать данные электронной почты, социальных сетей, мгновенных сообщений и мобильной связи, даже если вы работаете в отрасли, на которую не распространяются ранее упомянутые правила. Но если правила вашей отрасли не применяются ко всем электронным коммуникациям, есть ли в этом польза? Абсолютно. Давайте рассмотрим некоторые из этих причин.

Вам необходимо сохранить свою корпоративную идентичность — Данные электронной связи — это место, где можно найти вашу корпоративную идентичность. То, как и о чем общаются ваши сотрудники, покажет вам, что происходит в компании, и поможет вам увидеть, откуда ваша компания пришла и куда она движется. Архивирование этой информации поможет вам сохранить вашу корпоративную идентичность.
Архивы — это источники клиентской и оперативной информации, содержащие данные за годы — Эти данные включают, среди прочего, собранные сообщения клиентов, контракты, соглашения, жалобы и корреспонденцию. Подумайте об информации, которую вы могли бы собрать из архива. А теперь представьте, если бы этот архив охватывал много лет (что обычно и происходит). Если бы у вас был инструмент, который мог бы извлекать бизнес-аналитику, что бы это значило для вашей компании? Чему вы могли бы научиться? Какие тенденции вы могли бы отметить? Что бы вы могли спрогнозировать? Например, имея представление обо всех этих данных, отдел кадров сможет быстро получить доступ и оценить тон общения в организации, положительный он или отрицательный? Что обсуждают команды и есть ли способ использовать эти обсуждения для улучшения существующих процессов компании? Метрики измеряют вовлеченность. Ваши сотрудники больше или меньше взаимодействуют друг с другом? Если в компании было сделано важное объявление, вызвало ли оно ажиотаж или было встречено безразлично?
Оплошность, оплошность, оплошность! – Архив — отличный способ следить за тем, что передается. Даже если вы никогда не участвуете в судебных разбирательствах или расследованиях регулирующих органов, разве не важно иметь надзор за тем, что говорят ваши сотрудники? Архив может помочь вам увидеть, что и как говорится. Это может помочь вам легко обуздать вредные привычки, например, проводить слишком много времени в социальных сетях или отправлять неуместные мгновенные сообщения.
Архивирование поощряет совместную работу и может сэкономить время и деньги – Архивирование может помочь вам стимулировать совместную работу, показывая, какой тип связи повышает производительность. Это может помочь вам увидеть, какие инструменты на самом деле будут использовать ваши сотрудники, потому что вы можете видеть, какие сообщения отправляются и когда. Итак, если никто не использует ваш новый блестящий инструмент для обмена мгновенными сообщениями, возможно, вы можете избавиться от него. Или проведите тренинг о том, как члены команды могут извлечь выгоду из его использования. В любом случае вы экономите время и деньги. Кроме того, подумайте о том времени, которое ваш ИТ-отдел тратит на запросы пользователей о поиске и восстановлении утерянной электронной почты. С хорошим архивом ваши конечные пользователи могут сделать это сами. Это освобождает ваш ИТ-персонал для работы над более важными и критически важными задачами.
Есть и другие причины – Держу пари, вы могли бы привести еще по крайней мере три или четыре причины, по которым архивирование полезно для вашей компании. Если у вас есть действительно хороший, пожалуйста, напишите его в комментариях. Может быть, это спасет чей-то бекон!

Чтобы закончить на этом, давайте еще раз ответим на вопрос: что мне нужно для архивирования? Вам нужно архивировать электронную почту (очевидно), социальные сети, мгновенные сообщения и данные мобильной связи. И угадайте, что? Вы можете сделать все это в одном центральном архиве с Retain Unified Archiving. Это решение позволяет вашей организации быстро получать доступ к архивным данным связи, искать и проверять их, а также легко размещать судебные запреты, распечатывать, пересылать, сохранять, редактировать и экспортировать данные ваших сообщений. Хранение снижает затраты, снижает риски и управляет сложностью в локальной среде или в облаке.

Что теперь делать?

Узнайте больше об архивировании электронной почты
Узнать больше об архивировании мобильной связи
Узнайте больше об архивировании текстовых сообщений
Узнайте больше об архивировании социальных сетей
Подробнее об архивировании мгновенных сообщений
Посмотрите видео выше, чтобы узнать больше о Retain!
Если у вас нет решения для архивирования для вашей компании,
загрузите БЕСПЛАТНУЮ 30-дневную пробную версию Retain!
Запросить цену на удержание

Фото: Работа допоздна от Алана Кливера под лицензией CC BY 2. 0

Просмотры сообщений: 2317

Подробное руководство по правилам архивирования электронной почты

В наши дни по электронной почте передается больше данных, чем когда-либо прежде, — намного больше, чем объем данных, передаваемых по обычной почте. Это потому, что бизнес в основном ведется в Интернете. Это быстрее, плавнее и позволяет легче отвечать стороне, с которой вы пытаетесь связаться. Общение по электронной почте также упрощает для вашего бизнеса сохранение всей соответствующей информации, связанной с прошлыми сделками и прошлыми транзакциями. Простое архивирование электронной почты означает, что она всегда под рукой и легкодоступна, если понадобится позже. Однако поддерживать такое архивирование электронной почты не просто удобно. Это также предусмотрено набором постоянно меняющихся правил архивирования электронной почты.

Хотите узнать, как правильно выбрать решение для архивирования электронной почты? Загрузите нашу электронную книгу

Что требует закон

В 2006 году был принят закон, обязывающий архивировать данные. В соответствии с этим набором правил архивирования электронной почты ваш бизнес должен вести электронные записи. Это означает, что вы не можете просто удалить электронные письма, когда они больше не актуальны; их необходимо хранить для долгосрочного доступа. Закон требует, чтобы вы знали, где хранятся эти данные, чтобы иметь возможность осуществлять поиск по ним и извлекать их по требованию. Архивирование электронной почты — это не просто удобство на тот случай, если вы обнаружите, что данные пригодились бы вам позже; это юридическая необходимость.

Закон также осторожно отмечает, что просто хранить данные недостаточно. Вы не можете использовать случайную систему, позволить своим электронным письмам накапливаться в ней и надеяться, что у вас никогда не будет причин искать ее. Вместо этого в законе отмечается, что вы должны знать, как работает система, уметь эффективно ее использовать и быстро создавать запрошенные электронные письма. «Не знаю, как до него добраться» или «Не подтягивается в поиске» — это уже не приемлемое оправдание.

Штрафы за несоблюдение федеральных законов об архивировании электронной почты

Если ваш бизнес не соблюдает федеральные законы об архивировании электронной почты, возможно, вы сможете прожить с этим довольно долго. В конце концов, пока ваш бизнес не вовлечен в судебный процесс, вы в безопасности, верно? К сожалению, вы никогда не знаете, когда возникнут юридические проблемы; и неизбежно они появляются, когда вы меньше всего к ним готовы. Штрафы за несоблюдение федеральных законов об архивировании электронной почты суровы. Если вы не можете предоставить соответствующие данные, вы можете в конечном итоге заплатить «большие штрафы». Мало того, вы в конечном итоге оплатите судебные издержки другой стороны, столкнетесь с возможностью неуважения к суду и даже получите автоматический обвинительный приговор в результате вашей неспособности предоставить запрошенную информацию эффективным и своевременным образом. .

Почему архивирование электронной почты является законом?

Федеральные законы об архивировании электронной почты предназначены для защиты как вашей компании, так и ваших клиентов. Часто общение по электронной почте имеет большое значение для судебного дела. Рассмотрим следующие примеры:

Здравоохранение: Если вы работаете в организации здравоохранения, вы знаете, что обязаны соблюдать правила HIPAA. Переписка по электронной почте может быть одним из наиболее очевидных источников информации о том, была ли нарушена конфиденциальность пациента. Сотрудник обсуждал привилегированную медицинскую информацию вне очереди? Были ли записи пациентов переданы небезопасным образом? Архивирование электронной почты означает, что у вас есть мгновенный доступ к любому сообщению, касающемуся историй болезни пациентов, и вы можете быстро предоставить любые доказательства, необходимые для вашего участия.

Контракты и заверения: Связаны ли вы контрактом со стороной, подавшей иск против вас? Обсуждались ли условия сделки или контракта по электронной почте? Как насчет ваших заверений клиенту или заверений клиента вам? Возможность легко создать электронную запись этих обсуждений может быть разницей между судебным процессом, который был решен в вашу пользу, и судебным процессом, который был решен в их пользу.

Информация, скрытая в ваших электронных письмах: Какая информация о ваших клиентах содержится в ваших электронных письмах? А как быть с бывшими сотрудниками? Нынешние сотрудники? Архивирование электронной почты гарантирует, что у вас есть запись любого общения с вашим офисом в рабочее время, а также любого общения с людьми в нем. Электронная почта — это четкое письменное доказательство, которое нельзя отмести или проигнорировать. Понятно, откуда она возникла, кто за нее отвечал и что они должны были сказать. Наличие этих доказательств может иметь решающее значение для некоторых юридических расследований.

А как насчет законов штата об архивировании электронной почты?

В то время как федеральный закон очень четко указывает на необходимость архивирования электронной почты, отдельные штаты также могут налагать свои собственные законы на вашу компанию, исходя из того, что они считают потребностями населения. Проверьте законы своего штата, чтобы убедиться, что вы соблюдаете их правила. В общем, вы должны исходить из того, что вам нужно архивировать и иметь доступ к любой электронной почте, которая может понадобиться для будущего судебного дела. Например, многие отделы государственных доходов требуют, чтобы вы хранили данные не менее трех лет. Калифорнийский совет по налогу на франшизы требует как минимум четыре года. IRS, с другой стороны, требует минимум семь лет для своих записей — число, которое используется в качестве стандарта для многих компаний, которые имеют дело с финансовыми транзакциями и другой конфиденциальной информацией.

Есть ли преимущества для компании, практикующей архивирование электронной почты?

Помимо преимуществ, связанных с соблюдением закона, есть и другие преимущества архивирования электронной почты. Во-первых, автоматизировав процесс, вы поможете электронной почте не занимать ценное место на ваших серверах. Регулярно отправляйте электронные письма в архивы, и вы снова освободите это место. Это также снижает нагрузку на почтовый сервер, а значит, у вашего ИТ-отдела будет меньше проблем с его запуском. Архивирование электронной почты также помогает защититься от потери данных: информацию из архивов легко восстановить, а это значит, что вам не придется беспокоиться о том, что случилось с электронной почтой вашей компании, если система выйдет из строя. Правильное архивирование электронной почты также оптимизирует вашу систему резервного копирования данных: поскольку электронные письма уже правильно заархивированы, ваша система резервного копирования не должна ежедневно включать все старые данные.

Что должна включать политика архивирования электронной почты?

Вам не нужна расплывчатая, не имеющая обязательной силы политика в отношении архивирования электронной почты, особенно если вы работаете в отрасли, которая, вероятно, столкнется с необходимостью предоставления записей для судебного дела. Это означает, что вы должны четко изложить политику в интересах всех своих сотрудников. Строгая политика архивирования электронной почты будет включать:

Для чего существует эта политика. Это включает в себя федеральные и государственные правила, которые влияют на вашу конкретную политику, а также любые правила, относящиеся к вашей отрасли.
Как будет делиться хранилище. Как долго будет храниться электронная почта каждого типа? Как они будут разделены? Организация вашей системы архивирования упрощает определение того, где будет храниться соответствующая информация, и гарантирует, что будут удалены только электронные письма, хранение которых больше не требуется по закону.
Как будет осуществляться хранение. Какую систему вы будете использовать? Кто отвечает за реализацию вашего решения?

Ваша политика архивирования электронной почты может быть расширением вашей политики хранения документов, что упростит ее разработку для вашей компании в целом.

Ищете средство для архивирования электронной почты, которое гарантирует, что ваша компания будет юридически несогласна с правилами архивирования электронной почты? Свяжитесь с нами, чтобы узнать, что наша компания может сделать для вас.