Отчетные документы это документы: Отчетные документы

Отчетные документы | База знаний Selectel

Виды отчетных документов

Клиентам компании Selectel — юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям — доступно несколько видов отчетных документов.

Акт выполненных работ

Акт выполненных работ — первичный бухгалтерский документ, формат которого не регламентируется законодателем. Данный документ подтверждает сумму оказанных услуг в определенном отчетном месяце.

Счет-фактура

Счет-фактура – бухгалтерский документ, удостоверяющий факт оказания услуг и их стоимость. Формат счета-фактуры регламентируется Налоговым Кодексом РФ. Счет-фактура необходим для подтверждения суммы НДС по факту покупки и входящего НДС в том числе. На основании данных счета-фактуры формируются «Книги покупок и продаж» для учета НДС в налоговом органе.

Формирование отчетных документов

Отчетные документы формируются в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за отчетными. Сразу после формирования в панели управления появляются акт выполненных работ и счет-фактура. В панели управления отображаются копии с факсимиле, поэтому юридической силы не имеют, но могут использоваться для подготовки первичной бухгалтерской документации.

Преимущества наличия копий закрывающих документов в панели управления в том, что их данные возможно использовать до получения оригиналов, отправленных по почте РФ. Копии закрывающих с подписью и печатью из панели управления можно использовать для финансовой отчетности, а позже, получив оригиналы закрывающих, оформленных на бумажном носителе, приложить их к имеющейся отчетности.

Получение оригиналов отчетных документов

Получение документов доступно одним из трех способов: ЭДО, почта или совсем не получать отчетные документы, если вам не нужны оригиналы и достаточно копий в панели управления.
Изменить способ получения документов можно в настройках вашего аккаунта.

Электронный документооборот

Документы сформированы → мы их отправляем → вы принимаете УПД и подписываете его.

Что такое ЭДО и как подключить.

Почта России

Документы сформированы → акт и счет-фактура оформлены на бумажном носителе → отправлены на указанный почтовый адрес.

Ниже перечислены документы, которые могут использоваться для упрощения ведения бухгалтерского документооборота.

Виды документов

Акт сверки

Акт сверки — документ, в котором отображаются сведения о поступивших платежах и суммах оказанных услуг. Акт сверки возможно использовать для получения данных о состоянии финансовых взаиморасчетов, наличия/отсутствия задолженности или переплаты.

Акт сверки предоставляется раз в квартал всем клиентам, которые подключены к ЭДО. Если вам нужен акт сверки за другой период, напишите нам. При запросе акта сверки можно выбрать период, за который требуется документ, а также можно указать, что акт сверки требуется направить на контактную электронную почту аккаунта.

Отчет о расходах

Отчет о расходах — документ, который отражает историю списаний средств с баланса и содержит данные о наименовании услуги, дате списания средств за нее, оплата с какого из балансов произведена и полной стоимости.

Отчет о расходах может быть полезен для ведения статистики о платежах и иной отчетности.

Обратите внимание, в отчете о расходах отражаются суммы, равные полной стоимости услуги, а в закрывающих — суммы оказанных услуг.

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.

  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.

  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 

  • Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.

  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 

  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

  • УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

👥

Бесплатная консультация

Поможем новому бизнесу разобраться в отчётах, налогах и кассах


Хочу задать вопрос

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 

  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.

  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.

  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.

  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.

  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Создать договор в Эльбе

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Создать счёт в Эльбе

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Создать накладную в Эльбе

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью. 

Создать акт в Эльбе

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Создать счёт-фактуру в Эльбе

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).  

Создать УПД в Эльбе

Статья актуальна на 

Определение отчетного документа | Law Insider

  • означает документ, указанный в Приложении I или Приложении III, или в соответствующем Приложении к отдельной директиве или регламенту, который предписывает информацию, которую должен предоставить заявитель, при этом допускается предоставление информационного документа в форма электронного файла;

  • означает публикации Министерства, сопровождающие Стандарты на почву, грунтовые воды и отложения, включая Руководство по отбору проб и аналитическим методам для использования на загрязненных участках в Онтарио от 19 мая.96 с поправками.

  • являются для любого Лица учредительскими документами такого Лица, заверенными Государственным секретарем (или эквивалентным органом) юрисдикции организации такого Лица на дату не ранее, чем за тридцать (30) дней до вступления в силу Дата, и, (a) если такое Лицо является корпорацией, ее устав в действующей форме, (b) если такое Лицо является компанией с ограниченной ответственностью, его договор компании с ограниченной ответственностью (или аналогичный договор), и (c) если такое Лицо является партнерством, его соглашением о партнерстве (или аналогичным соглашением), каждое из вышеперечисленных со всеми текущими поправками или изменениями к ним.

  • означает соглашение о покупке, соглашение об оценке, бета-версию, соглашение о предварительном выпуске или аналогичное соглашение между Компанией и Cisco или Компанией и торговым посредником Cisco, или действующие условия любого заказа на покупку, принятого Cisco в связи с этим, содержащие условия приобретения лицензии на Программное обеспечение, предоставленные настоящим Соглашением.

  • означает любой устав, статьи, подзаконные акты, свидетельство, заявление, закон или аналогичный документ, принятый, поданный или зарегистрированный в связи с созданием, формированием или организацией юридического лица, а также любой договор между всеми акционерами, партнерами или членами организация.

  • означает любое лицо, которое утверждает, что учащийся нарушил настоящий Кодекс.

  • означает документ (если таковой имеется), который предоставляется вместе с Бланком заказа и становится его частью и который иногда вместе с Описанием Услуги (если применимо) определяет Услуги, которые должны быть предоставлены.

  • означает документы, перечисленные в Приложении А к настоящему Сертификату, который является частью этого

  • означает вместе Контракты, Гарантии возмещения, Соглашения о надзоре и Соглашения об управлении, а «Основополагающий документ» означает любой из них .

  • означает в совокупности настоящее Соглашение и каждое другое соглашение или документ, упомянутый в настоящем Соглашении или подлежащий исполнению в связи с любой из Сделок.

  • Как определено в Разделе 4.02(a) настоящего Соглашения.

  • означает настоящий документ, включая все приложения к нему, для целей определения процесса подачи заявки и выбора победившей заявки в соответствии с положениями МДС и включает все дополнения, модификации, поправки, изменения или разъяснения к ним, выданные в соответствии с условиями настоящего Соглашения.

  • означает документ, составленный или выпущенный Организацией Объединенных Наций или под ее руководством.

  • означает ключевой информационный документ, целью которого является предоставление четкой и сопоставимой информации о продукте в виде отдельного стандартизированного документа.

  • означает проспект или другой документ (выпущенный Управляющей компанией с письменного согласия Доверительного управляющего и одобренный Комиссией), который содержит политику инвестиций и распределения, структуру (структуры) паев и всю другую информацию в отношении Паев Доверие, как того требуют Правила и положения, и распространяется для приглашения общественности к предложениям инвестировать в Схему.

  • означает форму отчета, изложенную в Приложении к Рамочному Приложению 8 (Управленческая информация), в которой указывается информация, которую Поставщик должен предоставить Органу;

  • означает все Материалы, которые Получатель гранта должен предоставить Содружеству для целей отчетности, как указано в Сведениях о гранте, и включает любые Существующие материалы, которые включены или поставляются с Материалами отчетности. Подписи‌ Подписано как соглашение: Содружество‌ Подписано от имени Австралийского Содружества в лице Министерства промышленности, науки, энергетики и ресурсов. Имя <наименование> Должность <должность> Дата <дата оформления> Грантополучатель‌ Полное фирменное наименование Грантополучателя <наименование грантополучателя> <АБН грантополучателя> ФИО доверенного лица <имя доверенного лица> Дата <дата принятия> График 2 Требования к отчетности Приложение 1‌‌ <имя возможности предоставления гранта> — требования к отчету о ходе выполнения В отчетах о ходе выполнения вам потребуется предоставить следующую информацию. Содружество оставляет за собой право изменять или корректировать требования. Вы должны заполнить и отправить отчет на портале. Вы можете вводить необходимую информацию поэтапно и отправлять по мере ее заполнения. Ход проекта

  • означает тендерную документацию.

  • означает тендерную документацию, выпущенную MSEDCL, включая все приложения, пояснения и поправки к ней.

  • означает (i) в отношении каждого Лица, являющегося корпорацией, ее устав и подзаконные акты (или аналогичные документы), (ii) в отношении каждого Лица, являющегося компанией с ограниченной ответственностью, ее свидетельство о создании и ее операционное соглашение (или аналогичные документы), (iii) в отношении каждого Лица, которое является коммандитным товариществом, его свидетельство о создании и его соглашение в коммандитном товариществе (или аналогичные документы), соглашение о партнерстве (или аналогичный документ) и (v) в отношении любого Лица, являющегося юридическим лицом любого другого типа, такие документы, которые должны быть сопоставимы с вышеизложенным.

  • означает каждое из этого Примечания, Примечаний, Соглашения и любого другого документа, заключенного, исполненного или доставленного в соответствии или в связи с любым из таких документов или с целью внесения поправок в любой из таких документов.

  • означает каждый из следующих документов: Основной договор о доверительном управлении, Агентское соглашение, Соглашение о регистрации, Соглашение о маржинальном счете, Соглашение об обеспечении маржинального счета, Соглашение об управлении портфелем, Соглашение о операционных процедурах, Соглашение с агентством по определению, Брокер-дилер Соглашение о регистрации, Соглашение об услугах и каждое Соглашение с авторизованным участником, а также «Программные документы» означают все такие документы.

  • означает любой аккредитив или другой документ, представленный для целей получения по любому аккредитиву.

  • означает любое заявление о регистрации (включая Форму 10), поданное в SEC любой Стороной или любым членом ее Группы или от ее имени, а также включает любое информационное заявление (включая Информационное заявление), проспект эмиссии, меморандум о предложении, предложение циркуляра, периодического отчета или аналогичного раскрывающего документа, независимо от того, был ли он подан в SEC или любой другой государственный орган, в каждом случае, который описывает Разделение или Распределение или Группу SpinCo или в первую очередь относится к сделкам, предусмотренным настоящим документом.

  • В отношении любого Другого секьюритизационного траста, на который распространяются требования к отчетности Закона о биржах, доверительный управляющий, администратор сертификатов, основной обслуживающий агент, специальный сервисный агент или депозитор в соответствии с соответствующим Другим соглашением об объединении и обслуживании, который несет ответственность за подготовку и/или подачи Формы 8-K, Формы 10-D, Формы ABS-EE и Формы 10-K в отношении такого Другого секьюритизационного фонда, как указано в письменной форме сторонам настоящего Соглашения; а в отношении любого Другого секьюритизационного траста, на который не распространяются требования к отчетности Закона о биржах, доверительный управляющий, администратор сертификатов, мастер-сервисер, специальный сервисер или депонент по соответствующему Другому соглашению об объединении и обслуживании, который отвечает за подготовку и /или распространение периодических отчетов о дате распространения или аналогичных отчетов, как указано в письменной форме сторонам настоящего Соглашения.

  • означает все формы, заявления о доверенности, заявления о регистрации, отчеты, графики и другие документы, включая все сертификаты и заявления, требуемые Законом о биржах или Разделом 906 Закона Xxxxxxxx-Xxxxx в отношении любого отчета, который является Биржей. Актовый документ, поданный или подлежащий подаче Стороной или любой из ее Дочерних компаний в любой Регулирующий орган в соответствии с Законами о ценных бумагах.

    • Отчет и документ: в чем разница?

    Возможно, вы слышали, что многие люди и компании используют термины «отчет» и «документ» в одном ключе, как если бы они были идентичными и неразличимыми терминами.

    Хотя оба они полагаются на данные, они действительно так же различны, как день и ночь!

    С точки зрения их цели, ответственности, результатов, распределения и использования они очень различны. Без определенного различия между ними решение организации купить правильное программное обеспечение для отчетности или создания документов может быть омрачено и упущено возможность использовать все преимущества своих инвестиций.

    В настоящее время большинство фирм используют решения для создания отчетов и создания документов, чтобы получить наибольшую отдачу. Другими словами, конечной целью является сокращение затрат и увеличение продаж. И документы, и отчеты играют ключевую роль в воздействии и приводят к действиям, которые повышают ценность компании.

    Для целей этого поста мы не собираемся углубляться в то, что происходит до или после этапов создания документа и отчетности, хотя мы понимаем, что оба эти аспекта важны и сложны.

    Цель

    Прежде чем говорить о различных ролях документов и отчетов, давайте начнем с некоторых основных определений этих двух ключевых аспектов.

    Отчетность:

    Включает в себя процесс классификации данных в виде информативных сводок, позволяющих наблюдать и анализировать работу различных подразделений и аспектов компании.

    Примеры: Финансовые отчеты, отчеты о производительности и т.д.

    Создание документа:

    В документе часть данных является динамической, а остальные статическими. Это может быть одностраничное письмо или 50-страничный контракт с компактной информацией. Он включает в себя процесс размещения соответствующих данных путем создания шаблонов с вложенными таблицами и состоит из оглавления с нумерацией страниц.

    Примеры: Счета-фактуры, контракты, расценки, выписки из портфеля и т. д.

    Отчеты:

    • Отчеты используются для принятия решений или анализа
    • Они со временем могут подвергаться небольшим изменениям в дизайне, при этом ни один из них не является явно значимым
    • Отчеты показывают единый набор данных и используются многими
    • Совместное использование отчетов обычно не требует сложного рабочего процесса

    Документы:

    • Документы используются для принятия решений
    • Они могут подвергаться длительному и интенсивному процессу разработки и оценки, поэтому окончательный результат останется без каких-либо изменений в течение длительного периода
    • Документы могут быть заполнены данными и переданы один раз для данных, соответствующих конкретному лицу
    • Для большинства документов требуется рабочий процесс, обеспечивающий порядок доставки и окончательного принятия

    Создание отчета

    составляют определенный период. Например, финансовые отчеты относятся к определенному периоду. Финансы бизнеса колеблются от YOY (от года к году) или MOM (от месяца к месяцу).

    Официальный/неофициальный: в зависимости от цели и того, кто будет его просматривать, отчет может быть неофициальным или формальным.

    Официальные отчеты обычно просматриваются и проверяются менеджерами, вышестоящей администрацией, клиентами, потенциальными клиентами или инвесторами. Как и все отчеты, они должны быть хорошо составлены и представлены без орфографических ошибок, простыми для понимания и точными до копейки.

    Неофициальные сообщения не менее значимы. Например, для сотрудников, которые должны составлять свои отчеты о расходах, чтобы получить компенсацию, они имеют самое большое значение. Если они не закончат отчет хорошо и вовремя, они могут не получить компенсацию за авиабилеты и обеды для клиентов, которые они потратили в своей последней командировке.

    Создание документа

    Документы могут быть просто черно-белыми текстами, такими как квитанции или счета с сокращенной информацией. Они также могут состоять из таблиц данных, изображений или графиков, связанных с демографическими данными клиентов.

    На основе шаблона/кода: В зависимости от выбранного вами программного обеспечения создание документа может выполняться либо на основе шаблона, либо на основе кода.

    На основе кода включает в себя написание набора инструкций и кодов, которые четко определяют весь макет окончательного документа.

    Препятствием этой процедуры является то, что каждый аспект динамического или статического содержимого в конечном выводе должен включать соответствующий код для встраивания содержимого в документ.

    Для внесения любых изменений в дизайн или форматирование документа требуется, чтобы кто-то, знакомый с кодами, нашел и изменил соответствующие инструкции.

    С другой стороны, решения на основе шаблонов, такие как Windward, позволяют пользователю программного обеспечения определять курс или макет, данные (и конечное содержимое) вместе с форматированием конечного документа путем создания шаблона необходимого документа с использованием визуальный редактор или дизайнерский интерфейс.