Порядок формирования плана закупок: ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ПЛАНА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ (РАБОТ, УСЛУГ) \ КонсультантПлюс

Годовой план закупок

К началу нового закупочного периода осталось еще 3 месяца, но для многих заказчиков подготовка к закупочной компании уже началась. Следовательно, напомним, как составить план закупок с целью избежания коллапсов в начале года. В статье рассмотрим порядок составления годового плана закупок, с учетом изменений в организации закупочной деятельности заказчиков, которые состоятся с 01.01.2022 года.

 

  • Кто отвечает за составление годового плана закупок
  • Порядок составления годового плана закупок
  • Определение потребности предприятия
  • Определение предметов закупок
  • Определение ожидаемой стоимости
  • Определение процедуры закупок
  • Утверждение годового плана
  • Публикация годового плана закупок

 

Напомним, что годовой план закупок по-новому Закону закупщики уже составляли на 2021 теперешний. Однако некоторые изменения вступят в силу только с 01.01.2022 года. Давайте разберемся, как правильно составить годовой план закупок.

 Когда собирать информацию для планирования

Кто отвечает за составление годового плана закупок

Напомним, что с 01.01.2022 года организацией закупочной деятельности Заказчиков по всем видам закупок в соответствии с требованиями Закона Украины «О публичных закупках» (далее — Закон) будут заниматься исключительно уполномоченные лица, назначаемые заказчиком одним из способов, указанных в ст. 11 Закона. Именно уполномоченное лицо в соответствии с требованиями п. 1 ч. 10 ст. 11 Закона планирует закупки и формирует годовой план закупок в электронной системе закупок.

Таким образом, заказчикам, организацией и проведением процедур закупок которых в настоящее время занимаются тендерные комитеты, уже сейчас нужно задуматься о передаче таких функций уполномоченным лицам. Особенно это касается тех заказчиков, объем годовых закупок которых требует назначения не одного, а нескольких уполномоченных лиц. Это связано в первую очередь с тем, что ответственность за организацию и проведение публичных закупок персонализировано. Поэтому своевременное обнародование плана, внесение изменений в него, избрание предмета и вида закупки — личная ответственность каждого уполномоченного лица. При этом отдельные категории закупок, например, закупку электрической энергии, закупку природного газа и других товаров и услуг, обеспечивающих непрерывную работу предприятия, следует начинать уже в конце года.

Поэтому, считаем, что целесообразно назначать или возлагать функции уполномоченного лица / лиц, осуществляющих организацию закупочной деятельности заказчика, на работника / работников заказчика уже на этапе планирования закупок на 2022.

 

Годовой план закупок: порядок составления

Определение потребности предприятия

Согласно ч. 1 ст. 4 Закона планирование закупок осуществляется на основании имеющейся потребности в закупке товаров, работ и услуг. Формирование годового плана закупок, в свою очередь, осуществляется на основании годовой потребности заказчика. От запланированного объема необходимых товаров, работ и услуг в дальнейшем зависит правильное избрание необходимого вида закупки (допороговая закупка, упрощенная закупка или процедура закупки), что позволит проводить закупки эффективно, своевременно и без нарушений требований Закона, в частности ч. 10 ст. 3 Закона, которым определено, что заказчик не имеет права делить предмет закупки на части с целью избежания проведения процедуры открытых торгов / упрощенных закупок или применения этого Закона.

 

Выбор организации процесса определения годовой потребности заказчики осуществляют по своему усмотрению. Формирование годовой потребности можно отнести к начальному этапу планирования, но Законом не установлено, что это относится непосредственно к функциям уполномоченного лица. С целью обеспечения качественного и непрерывного закупочного процесса на предприятии, организация проведения закупок должна быть упорядочена путем утверждения соответствующего порядка, регламентирующего взаимодействие подразделений с уполномоченным лицом во время как непосредственного проведения закупок так и при планировании закупок. Так, подразделения смогут определять реальную потребность, а уполномоченное лицо анализировать и обобщать информацию для дальнейшего формирования годового плана закупок.

Обычно, при планировании закупок, заказчики ориентируются на объем закупок, осуществленных в текущем году с учетом расходов, утвержденных сметой или финансовым планом на следующий год.

Во избежание лишнего расходования государственных средств, при планировании закупок также следует учитывать остатки на складах, изменения в структуре или организации деятельности, если такая планируется в году, на который составляем план закупок.

 

  • Как планировать закупки из-за особенностей формирования бюджета
  • Секреты планирования закупок у крупного заказчика

 

Определение предметов закупок

Для определения предмета закупки следует руководствоваться требованиями Закона и Порядка определения предмета закупки, утвержденных приказом Минэкономики от 15.04.2020 № 708 (далее — Порядок 708). Так, согласно п. 3 раздела I Порядка, предмет закупки товаров и услуг определяется заказчиком согласно пунктам 21 и 34 ч. 1 ст. 1 Закона и по показателю четвертой цифры Единого закупочного словаря. При этом, при планировании закупок товаров, например оборудования, требующего установления или монтажа (или других сопутствующих услуг), заказчикам следует быть внимательными, ведь если закупка такого товара производится одной закупкой вместе с услугами на установление в соответствии с требованиями п. 34 ч .1 ст. 1 Закона, стоимость таких услуг не должна превышать стоимость самих товаров.

Определение предмета закупки работ согласно п. 4 раздела I Порядка осуществляется заказчиком в соответствии с п. 27 ч. 1 ст. 1 Закона по объектам строительства. Таким образом заказчик при планировании должен учесть, что, например, капитальный ремонт общежития по адресу ул. Победы 1 и капитальный ремонт общежития по адресу ул. Победы 21 — различные предметы закупки.

По определению предмета закупки и размещение информации в электронной системе закупок также обнародованы разъяснения Минэкономики от 03.09.2020 № 3304-04 / 53972-06.

Заказчик должен внимательно отнестись к определению предмета закупки, поскольку за нарушение порядка его определения в соответствии с ч. 1 ст. 164-14 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность.

 

Определение ожидаемой стоимости

При расчете ожидаемой стоимости заказчику стоит руководствоваться Примерной методикой определения ожидаемой стоимости предмета закупки, утвержденной приказом Минэкономики от 18.02.2020 № 275 (далее — Методика).

При этом, одним из этапов определения ожидаемой стоимости является формирование описания предмета закупки с указанием технических характеристик и анализ соответствующего рынка. Учитывая важность правильного определения ожидаемой стоимости, что позволит избежать как завышения стоимости, которое может привести к излишнему расходованию государственных средств, так и ее занижения, которое приведет к отсутствию предложений для участия в закупках, в Методике Минэкономики предложено привлекать не только специалистов заказчика, а также — экспертов на договорной основе. Руководствуясь ч. 4 ст. 4 Закона и рекомендациями, приведенными в Методике, заказчик может проводить рыночные консультации в т. ч. путем организации открытых встреч с потенциальными участниками.

Способ определения цены для каждого предмета закупок зависит прежде всего от характеристик самого предмета закупки, его распространенности на рынке, порядка формирования цен на него. При получении ценовых предложений, на предложенную поставщиком / исполнителем стоимость также могут влиять условия поставки и оплаты, установленные заказчиком.

В любом случае заказчик должен отнестись к определению ожидаемой стоимости с ответственностью, с целью предотвращения проявлений злоупотреблений и для обеспечения эффективного проведения закупок.

 

ТОП-3 консультации для вас:

  • Как организовать планирование закупок в головной организации и филиалах
  • Какие КЭКР применять для закупки
  • Как ликвидировать тендерный комитет заказчика

 

Определение процедуры закупок

Вид закупки определяется на основании информации об объемах потребностей заказчика по каждому предмету закупки с учетом ожидаемой стоимости. Отмечаем, что основными видами закупок, обеспечивающих соблюдение принципов закупок – являются конкурентные процедуры закупки и упрощенные закупки.

Выбор процедуры закупки, с учетом информации о годовой потребности и ожидаемой стоимости осуществляет уполномоченное лицо заказчика. При возведении проекта годового плана избрание по какой именно процедуре будет проведена закупка – является почти завершающим этапом планирования.

На этом этапе уполномоченное лицо также должно проанализировать наличие оснований у заказчика для проведения переговорных процедур закупок и закупок без применения порядка проведения упрощенных закупок. В частности, с учетом изменений в Законе, напоминаем, что такое основание для проведения переговорных процедур закупок и закупок без применения порядка проведения упрощенных закупок, как отсутствие конкуренции по техническим причинам, должно быть подтверждено документально заказчиком. Если же у заказчика возникают сложности с соответствующим документальным подтверждением, лучше запланировать проведение  соответственно открытых торгов или упрощенной закупки, и в дальнейшем заключить договора по результатам переговорной процедуры закупки в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 40 Закона или прямой договор в соответствии с п. 1 ч. 7 ст. 3 Закона. Указанное немного затянет проведения закупки, однако позволит избежать недоразумений со стороны органов государственного финансового контроля.

 

Утверждение годового плана

Годовой план закупок утверждается решением уполномоченного лица и оформляется протоколом с указанием даты принятия решения, который подписывается уполномоченным лицом.

Напоминаем, что в годовой план не включаются закупки, для осуществления которых Закон не применяется в случаях, определенных в ч. 5 и ч. 6 ст. 3 Закона. Кроме того, к годовому плану не включаются расходы, которые осуществляются как возмещение (компенсация) расходов, в том числе таких как возмещение расходов по отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (авансовому отчету).

Также предусмотрено отражение в годовом плане изменения существенных условий договора о закупке, осуществляемой в порядке, определенном ч. 5 ст. 41 Закона, а также других обязательств по договорам о закупке, заключенным в предыдущие годы и срок действия которых не истек в установленном законодательством порядке, о чем говорилось в письме Минэкономики от 03.09.2020 № 3304-04 / 54160-06.

В годовом плане также отмечается ориентировочное начало проведения закупки.

Популярное среди коллег-закупщиков:

  • Как с 01.09.2021 оформлять документы по ГОСТ 4163: 2020

 

Публикация годового плана закупок

Согласно абз. 2 ч. 1 ст. 4 Закона годовой план закупок и изменения к нему безвозмездно публикуются заказчиком в электронной системе закупок в течение пяти рабочих дней со дня утверждения годового плана и изменений к нему. Информация, которая должна быть обнародована приведена в ч. 2 ст. 4 Закона. При этом внесение указанной информации о каждой запланированной закупке осуществляется заказчиком перед проведением соответствующей закупки. Учитывая, что планирование закупок осуществляется на основании имеющейся потребности, Закон не содержит требований относительно обнародования годового плана закупок заранее, с включением в него всех запланированных закупок.

Итак, теперь вы знаете азы планирования закупок, понимаете:

  • что учесть при составлении плана,
  • кто подписывает годовой план закупок,
  • когда его обнародовать.

Если хотите отшлифовать свои навыки составления годового плана закупок, присоединяйтесь к студентам курса «Как запланировать закупки в 2021 году, чтобы вовремя получить нужное».

Чтобы вы могли убедиться в качестве учебного и практического материала, мы открываем демодоступ к курсу на 24 часа.

⏰ 24 БЕСПЛАТНОГО ОБУЧЕНИЯ

Порядок планирования закупок с 2020 года определит Постановление Правительства РФ №1279 от 30 сентября 2019г.

Во исполнение частей 3 и 4 статьи 16 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 N 44-ФЗ (далее – Закон №44-ФЗ) Правительство РФ приняло постановление «Об установлении порядка формирования, утверждения планов-графиков закупок, внесения изменений в такие планы-графики, размещения планов-графиков закупок в единой информационной системе в сфере закупок, особенностей включения информации в такие планы-графики и требований к форме планов-графиков закупок и о признании утратившими силу отдельных решений Правительства Российской Федерации» от 30. 09.2019г. №1279 (далее – Постановление №1279), которое будет определять порядок планирования закупок в рамках Закона №44-ФЗ с 2020 года.

Мы уже сообщали о подготовке проекта указанного постановления в своих новостях и сильных отличий проекта от самого Постановления №1279 не обнаружили.

Формирование плана-графика закупок на 2020 год

Начиная с 2020 года Заказчикам при планировании закупок надо будет вести исключительно план-график закупок, который надо будет утверждать в Единой информационной системе в электронном виде.

Тот факт, что заказчикам не придется утверждать план-график на бумажной форме имеет определенные последствия. В частности, лицо, которое будет подписывать своим ЭЦП план-график в ЕИС должно обладать соответствующим полномочием. Это должен быть руководитель заказчика либо уполномоченный сотрудник, определенный приказом руководителя заказчика. Согласно пункта 21 Порядка планы-графики, размещаемые в ЕИС, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика.

Также следует учесть, что теперь у заказчиков есть только 10 рабочих дней на утверждение плана-графика, три рабочих дня на размещение исключили как из Закона №44-ФЗ, так и из Порядка планирования. Это связано с тем, что одновременно с утверждением заказчик направляет план-график на контроль.

Само размещение плана-графика в ЕИС осуществляется автоматически после осуществления контроля, в случае соответствия контролируемой информации требованиям части 5 статьи 99 Закона №44-ФЗ, а также форматно-логической проверки информации, содержащейся в плане-графике, на соответствие Порядку.

План-график по новым правилам больше похож на план закупок, как по содержанию, так и сроку действия. Так план-график будет формироваться заказчиками на срок, соответствующий сроку действия нормативно-правового акта о бюджете на очередной финансовый год и плановый период.

Из формы плана-графика убрали графы с начальной (максимальной) ценой контракта, оставив лишь «Объем финансового обеспечения, в том числе планируемые платежи», что наводит на мысль об отсутствии необходимости обоснования НМЦК на стадии планирования, но это требует уточнения.

Также заказчикам не придется приводить описание объекта закупки, поскольку форма плана-графика требует указания лишь кода продукции по Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008) (ОКПД2) его наименования и наименования самого объекта закупки. Данное изменение позволит заказчикам реже вносить изменения в план-график из-за изменения параметров закупаемой продукции.

Более того, теперь чтобы составить план-график по новой форме больше не требуется указывать:

  • размер аванса;
  • объем закупаемой продукции;
  • сроки проведения закупки;
  • планируемый срок (периодичности) поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • размер обеспечения заявки и контракта;
  • способ закупки;
  • информацию о предоставляемых преимуществах участникам закупок;
  • информацию о применении национального режима;
  • информацию о дополнительных требованиях к участникам закупок;
  • информацию о банковском (казначейском) сопровождении контрактов.

Все это явно понравится заказчикам, уставшим от постоянных изменений в планах-графиках. В результате форма плана-графика с 33 столбцов сократилась до 14.

Заказчикам больше не придется приводить обоснование изменений плана-графика, а вот перечень оснований для его изменений расширен в сравнении с действующим порядком за счет оснований: признания определения поставщика (подрядчика, исполнителя) несостоявшимся; расторжения контракта.

Что это и как создать? (Шаги включены)

Независимо от того, взбираетесь ли вы на Эверест или плывете к новым горизонтам, у вас всегда должна быть наготове четкая карта, прежде чем вы отправитесь в непредсказуемое, но успешное путешествие! Точно так же при создании нового проекта компаниям требуется такая же подготовка, чтобы наметить требования и компоненты проекта для достижения успешных результатов!

Таким образом, в процессе управления проектом руководитель и команда должны реализовать эффективный план управления различными элементами закупок на протяжении всего жизненного цикла проекта. Этот план называется план управления закупками!

План управления закупками устанавливает потребности в закупках для всех уровней проектного процесса, от составления документов до заключения контракта. По сути, это схема управления всеми закупочными операциями проекта, обеспечивающая достижение всех результатов с максимальной ценностью и экономической эффективностью.

Давайте без лишних слов углубимся в изучение того, что такое план управления закупками и почему он важен! Читайте дальше…

 

Что такое план управления закупками? (Определение)

Согласно Руководству PMBOK, управление закупками — это необходимый процесс для покупки или получения продуктов, услуг или результатов, необходимых от проектной группы посредством аутсорсинга. И когда этот процесс изложен в документе или бумаге для выполнения командами, он называется планом управления закупками .

План управления закупками содержит структуру закупок для вашего проекта. Он служит руководством для управления закупками, такими как товары, материалы и/или услуги, на протяжении всего срока реализации проекта и обновляется по мере изменения потребностей в закупках.

Этот план определяет товары, которые должны быть закуплены, контракты, используемые для поддержки проекта, процесс утверждения контракта и критерии принятия решения. Это служит хорошим началом для упорядочивания процессов закупок. При правильном использовании план управления закупками помогает снизить общие затраты на закупки и способствует более бесперебойной работе бизнеса.

Кроме того, план управления закупками определяет следующее:

  • Предметы закупки с обоснованием и сроками проекта
  • Типы контрактов, которые будут использоваться в проекте
  • Риски, связанные с управлением закупками
  • Определяет приблизительную стоимость
  • Устанавливает сроки и результаты контрактов
  • Определяет, как закупки и контракты согласовываются с содержанием проекта, бюджетом и графиком
  • Упоминания любые ограничения, относящиеся к закупкам проекта
  • Отслеживание показателей эффективности закупочной деятельности

 

Зачем нужен план управления закупками?

Управление закупками организации — это одно, а эффективное управление — другое! Хороший план закупок может сэкономить деньги и время, одновременно повышая организационное соответствие.

Таким образом, для эффективного управления потребностями компании в закупках важно иметь подробный план управления закупками, основанный на достоверной информации. Эти планы также:

  • Перечислите все потребности, которые, как ожидается, будут закуплены в течение временной шкалы.
  • Установите график закупок, в котором указаны сроки выполнения каждого шага в процессе закупок вплоть до присуждения контракта и выполнения требований.
  • Разрешить объединение схожих требований в рамках одного контракта или разделение спроса на несколько пакетов контрактов для экономии за счет масштаба.
  • Включить внешнюю помощь или аутсорсинг для выполнения всех перечисленных требований по закупкам.
  • Позволяет анализировать процесс закупок для сравнения фактических показателей с запланированными действиями.
  • Повышает предсказуемость и прозрачность процесса закупок.

 

7 шагов по созданию плана управления закупками

Планы управления закупками обычно создаются в пошаговом формате, который определяет различные части процесса закупок. Знание этих основных шагов помогает руководителям проектов лучше понять свои роли.

План управления закупками можно разбить на следующие этапы.

1. Определение ролей и обязанностей

Самым первым шагом в создании плана управления закупками является обеспечение того, чтобы все стороны, участвующие в процессе, понимали обязанности и объем своей работы.

Важные роли, определенные в плане управления закупками, включают руководителей проектов, корпоративных руководителей и менеджеров по контрактам. Кроме того, план управления закупками определяет границы каждой из этих ролей, чтобы свести к минимуму дублирование обязанностей.

 

2. Создание расписания

План управления закупками должен содержать сведения о расписании, чтобы гарантировать, что процессы закупок будут завершены в ожидаемые сроки.

В некоторых случаях план разбивает проекты на определенные задачи с датами начала и предполагаемыми датами окончания.

PS: Программное обеспечение для управления проектами может помочь в управлении расписаниями на уровне задач.

 

3. Выявление и снижение рисков

Риски присущи каждой части управления проектами, они скрыты в процессах закупок, пока не проявятся. Таким образом, план управления закупками помогает выяснить, какими могут быть эти риски, и перечислить их.

После того, как будет собран исчерпывающий список рисков, эти планы помогут их снизить. Также хорошо назначить члена команды для снижения этих рисков, чтобы он мог их закрыть.

Подробнее:  Как составить план коммуникации по управлению проектом?

 

4. Определить затраты.

Определение стоимости является важным шагом в создании плана управления закупками, так как он напрямую влияет на бюджет проекта. В основном это включает в себя выдачу запроса на предложение (RFP) , в котором продавцов просят предлагать предложения для своих продуктов или услуг.

Эти RFP обычно включают критические даты графика и содержат подробную информацию о порядке работы поставщиков и предыдущем опыте.

 

5. Установите критерии принятия решений и рабочий процесс утверждения

В этом разделе плана управления закупками описывается рабочий процесс утверждения для различных контрактов. В нем указаны элементы, необходимые для окончательного утверждения, включая рассмотрение предложений и анализ затрат. Этот подробный рабочий процесс помогает обеспечить тщательную проверку каждого контракта перед этапом окончательного утверждения.

Он также представляет критерии, которым поставщики должны соответствовать в назначенных им контрактах. Эти критерии включают способность поставщика следовать заданному графику и качество продуктов и услуг, предоставляемых поставщиком.

 

6. Установите управление поставщиками

На этом шаге определяются стратегии и протоколы для управления всеми поставщиками. Таким образом, предприятия гарантируют, что поставщики предоставят приемлемые товары и услуги в ожидаемые сроки. Кроме того, в этом разделе также могут быть подробно описаны процессы обработки счетов, отчетов о состоянии и утверждения расписаний.

 

7. Процессы проверки и утверждения

В плане управления закупками также описываются существующие процессы утверждения и проверки изменений, которые должны быть внесены в закупочную документацию. Эти процессы обеспечивают утверждение только действительных поправок.

Подробнее:   План управления рисками: что, зачем и как составить?

 

Управляйте своими закупочными документами разумно с помощью Bit!

Наряду с планами, процесс управления закупками также включает множество других документов, таких как:

  • Запрос котировок/предложений
  • Документы обеспечения качества (QA)
  • Заказ на поставку
  • Счет

    • Платежные квитанции0002 Эти документы помогают компаниям сузить круг задач и определить, что лучше всего отвечает их потребностям при управлении различными закупками! Каждый документ служит важной цели и играет важную роль во всем процессе.

    Таким образом, для создания всех этих документов по управлению закупками вам нужен профессиональный инструмент, который поможет вам создавать, совместно использовать и сотрудничать с командами, а также эффективно выполнять работу. Вот тут-то и появляется Bit !

    Bit.ai — это облачный онлайн-инструмент для совместной работы с документами, который помогает любому создавать отличные планы управления закупками, запросы предложений, инструкции и другие документы по закупкам за считанные минуты. Это инструмент мечты, который поможет командам преобразовать документацию, сделав ее совместной и увлекательной.

    Bit — инструмент мечты, который поможет организациям трансформировать процесс планирования, сделав его интерактивным с помощью 100+ интеграций . Кроме того, он имеет несколько надежных функций, которые помогут вам создавать потрясающие документы планирования, такие как:

    Вот несколько основных причин использовать Bit для создания плана управления закупками или любых документов планирования:

    1. Bit позволяет сотрудникам создавать неограниченное количество документов и связывать их для создания вики, которые расширяют базу знаний. Просто выделите слова, и у вас есть возможность создать новый документ.
    2. Сотрудничайте с товарищами по команде в режиме реального времени и вместе создавайте план развития продукта.
    3. Получайте отзывы руководства в режиме реального времени с помощью @mentions и функций выделения, поскольку каждый документ имеет отдельный поток комментариев.
    4. Создавайте, делитесь и храните документы, связанные с продуктом, в одном месте, не возвращаясь к облачным службам хранения.
    5. В Bit есть множество замечательных шаблонов, которые помогут вам начать работу.
    6. Возможности управления контентом позволяют командам хранить свои PDF-файлы, видео, изображения, диаграммы и многое другое на одной платформе для быстрого доступа. Попрощайтесь с Google Диском и Dropbox!
    7. Битовые документы не похожи на то, что вы когда-либо видели. Создавайте интерактивные документы и встраивайте блоки Airtable, электронные таблицы Google, PDF-файлы, видеоуроки, опросы Typeform — практически все, на что есть ссылка внутри вашего документа.

    Наша команда на bit.ai создала несколько потрясающих бизнес-шаблонов, чтобы сделать ваши бизнес-процессы более эффективными. Обязательно ознакомьтесь с ними перед поездкой. y они могут понадобиться нашей команде!

    • Шаблон SWOT-анализа
    • Business Proposal Template
    • Business Plan Template
    • Competitor Research Template
    • Project Proposal Template
    • Company Fact Sheet
    • Executive Summary Template
    • Operational Plan Template
    • Pitch Deck Template

     

    Final Words!

    Как и в большинстве других областей, цифровая трансформация знакома с управлением закупками. Современные технологии, такие как программное обеспечение для управления закупками и расширенная аналитика , упрощают специалистам планирование и исполнение.

    Решения для управления проектами, такие как Bit, обеспечивают простой первый шаг к переходу на цифровое управление закупками. Посетите платформу, чтобы узнать больше, ура!

    Читать далее:

    • Как составить стратегический план улучшения процессов?

    • План действий в чрезвычайных ситуациях: что это такое и как его составить? (Шаги и формат)

    • Документ о рыночных требованиях (MRD): что, почему и как?

    • Заказы на покупку: что это такое и как их создавать?

    • План управления затратами: что, почему и как?

    • Как правильно составить план продукта?

    • Что такое план реализации и как его составить?

    • Как создать эффективный оперативный план для вашего бизнеса?

    • График управления проектом: что, почему и как!

    Каковы 4 основных процесса управления закупками проекта?

    Процесс планирования

    Управление проектом закупок обычно делится на четыре основных процесса: планирование, отбор, администрирование и закрытие закупок. Первая часть, планирование, включает в себя создание официального плана управления закупками. Принятые решения касаются того, какие товары будут закуплены внутри компании, а какие будут переданы на внешний подряд. Эта информация, в свою очередь, сильно повлияет на бюджет и финансовые масштабы проекта. Будут подготовлены образцы закупочной документации, а также разработана система критериев для отбора потенциальных поставщиков. Эта матрица выбора основана на объеме проекта, графике и требованиях. Также учитываются факторы риска и бюджетные ограничения.

    Процесс выбора

    Процесс выбора включает сравнение и противопоставление преимуществ и недостатков поставщиков, а также договорных предложений. Для выбора закупок используются стандартные инструменты и методы, такие как видеоконференции с участниками торгов, которые позволяют им понять требования проекта и задать вопросы. Контракты на закупки решаются и присуждаются в результате сотрудничества между различными менеджерами. Затем создаются календари ресурсов с подробной информацией о том, когда, где и как ресурсы будут использоваться и управляться. Соответствующий план управления проектом корректируется в соответствии с обновлениями календаря ресурсов. Предложения тщательно оцениваются, и если удовлетворительных предложений нет, команда управления проектом может использовать онлайн-рекламу для привлечения новых участников торгов.

    Процесс администрирования

    Третьим важным этапом является администрирование, которое относится к инструментам и процессам, используемым для управления отношениями с поставщиками. Этап администрирования приводит к постоянному созданию закупочной документации и электронных таблиц, которые могут влиять на изменения проекта. Для оценки и определения необходимости потенциальных изменений в контрактах будет использоваться централизованная система мониторинга и контроля изменений контрактов. Существуют формальные физические проверки, внутренние аудиты и обзоры операций по закупкам для создания сводных отчетов об эффективности, которые обеспечивают обратную связь в режиме реального времени.