Оформление трудовых книжек, их заполнение. Хранение трудовых книжек. Правила оформления трудовых книжек
Какие основные правила заполнения и оформления трудовой книжки?
Трудовая книжка (заполнение) —вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки, в том числе главные правила ведения трудовых книжек, их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.
Трудовая книжка: как получить
Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка: как получить
Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.ДзенВид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найти образец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.
Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.
Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)
Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).
Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:
- о трудящемся;
- самой работе;
- внутренних и внешних переводах;
- об увольнении;
- наградах и заслугах работника.
Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.
Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.
Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного приказом или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.
Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.
Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.
В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).
При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.
Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки
Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).
Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.
В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.
Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.
Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.
При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.
Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.
nsovetnik.ru
Образец оформления трудовой книжки впервые 2018
Зачем нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:
-
она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
-
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
-
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
С какого возраста можно устроиться на работу?
Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.
Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее - в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.
В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.
Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.
Как получить бланк книжки?
Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.
Где закреплены правила оформления трудовой?
О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:
- ст. 66 ТК РФ;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.03г. № 225 “О трудовых книжках”;
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 №69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.
Какие документы нужны для оформления бланка?
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
- паспорт или свидетельство о рождении;
- диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
Как оформить трудовую книжку впервые образец
Как должен оформляться бланк?
Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.
Какая информация указывается на титульном листе?
На титульном листе указывается следующая информация:
- Ф.И.О;
- дата рождения;
- образование;
- специальность;
- дата заполнения.
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
В каком порядке вносятся записи о работе в документ?
Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.
clubtk.ru
образец. Оформление трудовой книжки при приеме на работу :: SYL.ru
Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.
В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.
Структура и содержание трудовой книжки
Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.
Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.
Как хранятся трудовые книжки и бланки для них
Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:
- Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
- Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
- Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.
Оформление и выдача документа
В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.
Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).
Порядок учета трудовых книжек
Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши – это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.
Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.
Зачем оформлять трудовую книжку
Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:
- Прием на конкретную должность.
- Перевод в другой отдел.
- Повышение или понижение.
- Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
- Награды и поощрения.
- Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
- Увольнение.
Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.
Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.
Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.
Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.
Оформление трудовой книжки: правила и сроки
Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:
- Удостоверение личности (паспорт).
- Свидетельство об образовании или диплом.
- Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
- Военный билет (для военнообязанных граждан).
- Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).
Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.
Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.
В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.
Копии трудовых книжек
Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.
Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.
Основания для записей
Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке. 
Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.
Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.
Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:
- Принят на работу.
- Переведен на другую должность.
- Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
- Награжден, поощрен.
- Уволен.
То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.
Грамматические нюансы
Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.
То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.
Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.
Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе
Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки). 
Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:
- Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
- Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.
Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.
Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:
- Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
- Указывают дату, когда выполняется исправление.
- Пишут фразу «запись № считать недействительной».
- Вносят правильную информацию.
- Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.
Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников
Оформление трудовой книжки директора – обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.
Выдача трудовой книжки после увольнения работника
Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.
Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.
Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.
В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.
Если работодатель – индивидуальный предприниматель
С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.
Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.
Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.
www.syl.ru
Правила и особенности оформления трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.
Оформление первой трудовой книжки
Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.
Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:
- в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
- специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
- дату заполнения книжки}
- подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.
Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.
Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).
Как оформляется трудовая книжка
Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.
Далее нужно:
- указать номер записи по порядку}
- проставить дату записи}
- сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
- после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
- указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.
Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.
Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.
Исправления и изменения в трудовой книжке
При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.
Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.
Подшивка вкладыша
Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.
Оформление дубликата
Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.
В дубликате указываются:
- сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
- сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.
Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.
На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.
Оформление сведений о работе по совместительству
Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.
Оформление перевода на другое постоянное место работы
Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.
На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.
Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.
Выдача трудовых книжек
Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.
С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.
Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.
Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.
Правильное применение печатей
Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.
Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.
Особенности оформления трудовых книжек у ИП
В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.
При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.
При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.
Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.
Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).
Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».
hr-portal.ru
Оформление трудовых книжек, их заполнение. Хранение трудовых книжек
У каждого работающего человека в России имеется трудовая книжка. По Трудовому кодексу это документ, который подтверждает стаж работника, куда заносятся данные о занимаемых должностях, о периодах работы, об основаниях, на которых гражданин увольнялся.
Порядок оформления трудовых книжек
Оформление трудовых книжек ведется работодателем. Поступая на работу, каждый работник обязан предоставить трудовую книжку. Обязанность работодателя - по истечении 5 дней с начала работы сделать первую запись о том, когда и на какую должность принят человек. Если работа является не основной, а по совместительству, то по желанию совместителя также может быть произведена запись. Оформление трудовых книжек при первом поступлении на работу производится в присутствии сотрудника. Работник ставит подпись на первой странице, заверяя подлинность записей. Кроме этого, его данные заверяются печатью организации и подписями ответственных лиц. В случае утери трудовой книжки поступающий на работу должен подать заявление о выдаче ему нового документа. Чтобы не потерять стаж предыдущей работы, ему придется вспомнить все места работы до этого момента и попытаться восстановить все записи. После оформления записи о приеме на работу работодатель принимает на себя ответственность за хранение трудовых книжек. Часто для различных организаций нужно предоставлять копию этого документа, например, при получении заграничного паспорта. В таких случаях работнику обязаны предоставить в течение 3 дней копию этого документа, заверенную печатью организации и подписью ответственного лица.
Порядок внесения записей
Оформление трудовых книжек должно производиться строго в соответствии с требованиями Трудового кодекса. В записи формулировок обязательно указание статей ТК, их частей и пунктов. Основанием для записей в трудовую книжку являются документы – приказы, распоряжения руководителя. Записи о переводе на другую работу и о поощрениях должны быть внесены не позже 6 дней после издания официального документа (приказа или распоряжения). Запись об увольнении всегда делается в день увольнения с работы. С каждой вносимой записью работника обязаны ознакомить 
под подпись. Подпись ставится в личной карточке, заведенной на каждого работника. Заполнение трудовых книжек возлагается на специальную службу в организации. Обычно это отдел кадров в крупных организациях, но в небольших фирмах оформление трудовых книжек осуществляет бухгалтерия. Если трудовой договор прекращается по тем или иным причинам, работнику обязаны вернуть трудовую книжку в последний день работы. Если нет такой возможности, работодатель должен отправить по почте уведомление работнику о том, что он должен забрать трудовую книжку. Если такого уведомления не будет, то работодатель может понести наказание за задержку выдачи трудовой книжки в виде штрафа или будет обязан выплатить работнику неполученный заработок за дни задержки (статья 234 ТК РФ).
fb.ru
Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу
Основным документом, который содержит всю информация о взаимоотношениях с работодателем и подтверждает наличие трудового стажа, является трудовая книжка. Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу и увольнении регламентируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с изменениями (далее – ТК РФ)
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «}О трудовых книжках»} (далее – Правила)
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «}Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»} (далее – Инструкция).
Рассмотрим основные нормы, закрепленные в указанных документах касающиеся вопросов введение, учета и хранения документа, содержащего записи о трудоустройстве.
Нормы ТК РФ, которые регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек
Среди документов, которые должен предъявить кандидат при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение), на основании письменного заявления ему оформляется новая.
Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.
В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит увольнение.
В соответствии со статьями 80 и 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на конкретную норму.
Оформление трудовой книжки работнику впервые
Оформление трудовой книжки лицам, для которых данное место работы является первым, начинается с титульного листа. Категорически не рекомендуется вносить какие либо сведения без наличия подтверждающих документов. При этом необходимо помнить следующее:
1. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся в точном соответствии с документом, удостоверяющем личность. Как правило, в качестве такого документа предъявляется паспорт.
2. Сведения об образовании, специальности, профессии вносятся только после предоставления диплома, свидетельства, удостоверения, сертификата и др.
Общие обязательные правила внесения записей
- Заполнение книжки производится ручкой черного, фиолетового или синего цвета.
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
- Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском. В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае, если работодатель располагается на территории данной республики.
- Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа.
- Сведения вносятся в соответствии с текстом приказов.
- Запись об увольнении должна быть оформлена в день увольнения.
- Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.
Последовательность внесения сведений работе
- Первоначально в третью графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам - уставу, учредительному договору или положению.
На практике, для облегчения работы кадровой службы, допускается изготовление специального штампа, содержащего полное и сокращенное наименование организации. В случае достаточно большой текучести кадров, оттиск такого штампа может быть внесен вместо рукописной записи. Такой способ заполнения сокращает количество используемых строк, в случае если наименование организации включает в себя большое количество символов.
Все последующие записи должны производиться только от руки.
- Под указанием названия организации, в первую графу вносится порядковый номер записи. Для определения порядкового номера следует обратиться к номеру последней зафиксированной записи по предыдущему месту работы, как правило, это запись об увольнении.
Например, если последний порядковый номер был 27 (запись об увольнении), при приеме на работу должен быть присвоен очередной порядковый номер —} 28.
- После определения порядкового номера, во вторую графу вносится дата приема на работу сотрудника.
Внесение даты приема на работу является важным моментом, поскольку в дальнейшем подсчет трудового стажа ведется согласно датам, отраженным во второй графе. Неправильное внесение указанной даты, может повлечь за собой необоснованное сокращение и увеличение страхового стажа. Указанный алгоритм суммирования стажа, закреплен в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 № 555).
- В графе третьей должна быть отображена информация о принятии или назначении на должность с указанием, наименования структурного подразделения организации, должности, специальности или профессии.
Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку кадровой службой по основному месту работы, после предоставления документа, который подтверждает факт работы по совместительству (п. 20 Правил).
Следует обратить внимание, что при внесении информации категорически запрещены какие либо сокращения и наименование должности или работы должно строго соответствовать штатному расписанию.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Отображение названия должности
В случае, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот или установление ограничений по определенным должностям, их наименования должны строго соответствовать тем, которые предусмотрены нормативно правовыми актами. Если запись в трудовой книжке о приеме на работу, а именно название должности отличается от предусмотренного наименования в Законе, у работника могут возникнуть сложности при назначении пенсии.
Например, в случае подсчета периода работы, связанного с вредным производством, сотрудники пенсионного фонда могут отказать в назначении льготной пенсии только лишь на основании того, что среди должностей, по которым предоставляется право на льготное начисления, данная должность отсутствует.
На сегодняшний день действуют:
- Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением от 21.08.1998 № 37
- Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих, отдельные выпуски которого утверждались ранее, а общие положения были приняты постановлением от 31.01.1985 № 31/3-30.
Отображение порядка приема на работу
Указанные документы помогут также определить, какие наименование относится к категории должностей, а какие к профессиям. Очень часто работники кадровых служб вносят ошибочные записи о принятии на должность лиц рабочих профессий, например: «Принят на должность водителя». Между тем как правильной будет запись: «Принят водителем».
Другой распространенной ошибкой является неправильное указание порядка оформления на работу, а именно употребление слов: «назначен» или «принят». Здесь следует помнить следующее:
- Назначение имеет место только в строго определенных случаях, когда это прямо предусмотрено регламентирующими документами (законом, уставом, положением). Во всех остальных случаях следует употреблять глагол – «принят».
Внесение лишних сведений
Еще одной распространенной ошибкой является неправильное толкование требования о точном соответствии записей про прием на работу приказу нанимателя. Часто сотрудники кадровой службы воспроизводят текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием ненужных деталей, например:
- сведений о срочном характере договора: «Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность экономиста на срок с 12.01.2012 по 31.05.2012»}
- условия о наличии испытательного срока: «Принят на должность менеджера с испытательным сроком два месяца».
Несмотря на то, что все эти подробности действительно должны быть отражены в приказе приеме на работу, их отображение в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит требованиям Инструкции и означает несоблюдение правил внесения записей в трудовую книжку.
Порядок заполнения трудовых книжек гласит о том, что запись о приеме на работу в трудовой книжке должна включать в себя только указание, места работы и кем принят человек. Особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя не должны быть отражены.
Внесение исправлений и изменений
В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.
При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).
Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).
В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.
Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.
hr-portal.ru
Новые правила оформления трудовых книжек уже действуют
Среди многочисленных функций отдела кадров одна из основных - работа с трудовыми книжками сотрудников. Но нормативные акты о трудовых книжках, которыми кадровики руководствовались последние 30 лет, порядком устарели и перестали соответствовать духу времени. И вот 16 апреля 2003 года Правительство РФ издало постановление № 225 "О трудовых книжках". Что же изменилось с его принятием в порядке ведения трудовых книжек? Об этом нам рассказывает заместитель руководителя правового департамента, начальник отдела правового регулирования труда Галина Васильевна РОИК.
- Галина Васильевна, расскажите, пожалуйста, вначале вкратце, какие вопросы регулирует постановление правительства о трудовых книжках.
- Постановление Правительства "О трудовых книжках" издано в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Этим постановлением утверждена форма трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ведения и хранения трудовой книжки, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Порядок обеспечения работодателей такими бланками (на платной основе) будет утверждаться Министерством финансов. А Министерству труда к 15 июля поручено подготовить и утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек.
- Значит теперь старые трудовые книжки будут обмениваться на новые?
Нет, в постановлении прямо сказано, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
- Когда вступают в силу Правила ведения трудовых книжек? Ведь в постановлении сказано, что новые трудовые книжки вводятся в действие только с 1 января 2004 года.
- Действительно, кадровиков волнует вопрос о том, можно ли применять Правила в настоящий момент. Многие считают, что пока нет трудовых книжек нового образца и инструкции по их заполнению, правила не могут использоваться. Но это ошибочное мнение. Правила уже действуют, их нужно применять сейчас, не дожидаясь выхода инструкции и появления трудовых книжек нового образца. Поскольку в самих Правилах не установлен срок вступления их в силу, действует общеустановленный порядок введения в действие нормативно-правовых актов правительства - по истечении семи дней со дня их первоначального официального опубликования в "Российской газете" или в "Собрании законодательства РФ". Напомним, что текст постановления правительства "О трудовых книжках" был опубликован в "Российской газете" 22 апреля 2003 года.
- В чем же особенности новых Правил?
- Нужно сказать, что эти Правила как бы сконцентрировали в себе два документа, которые действовали по вопросам ведения трудовых книжек. Это постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС "О трудовых книжках" от 06.09.73 № 656 и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162. В новые Правила, разумеется, были включены те положения, которые сохранили свою актуальность и жизнеспособность. Правила отражают концептуальные положения норм Трудового кодекса, касающихся трудовых книжек.
- А прежние постановление и инструкция еще действуют?
- Несмотря на то что постановление СМ СССР и ВЦСПС официально не признано не подлежащим применению, по данным вопросам нужно руководствоваться новым постановлением Правительства РФ. Что касается инструкции, то пока она действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
- Появились ли в Правилах какие-то принципиальные новшества?
- Прежде всего нужно отметить, что, как и раньше, трудовая книжка остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Я обращаю на это особое внимание. В связи с экономическими преобразованиями в стране, с изменением законодательства (в частности пенсионного) еще при обсуждении проекта Трудового кодекса возникал вопрос, а нужны ли вообще трудовые книжки, если появится персонифицированный учет и страховой стаж? В результате трудовая книжка все же осталась. Но при работе над Правилами было принято решение минимизировать изменения по порядку ее ведения.
Второй вопрос, который тоже вызывал много разногласий, был связан с возможностью ведения трудовых книжек работодателями - физическими лицами. Теперь, как в статье 66 Трудового кодекса, так и в Правилах, однозначно сказано, что работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Тем не менее в Правилах много новшеств. И одно из них касается уточнения порядка выдачи работнику копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из нее. Здесь появилось указание на то, что работник обязан обратиться с таким заявлением в письменном виде, а работодатель не позднее трех дней со дня подачи заявления предоставляет требуемые документы.
- Изменилось ли что-нибудь в форме трудовой книжки, правилах ее заполнения?
- Новое положение содержится в подпункте "б" пункта 9 Правил. Оно состоит в том, что в трудовую книжку при ее оформлении теперь вносятся сведения о квалификации работника. Положение об этом включено и в форму трудовой книжки.
Хотелось бы упомянуть и о таком важном новшестве, как запрет сокращений в трудовой книжке. Он появился, чтобы снять неточности, неясности в записях сведений о работе. Поскольку сокращения, которые допускали кадровики при заполнении трудовых книжек, часто требовали уточнений, а порой приводили к конфликтам с работником. В Правилах четко установлено, что все записи в трудовой книжке теперь производятся без каких-либо сокращений.
- Значит, в трудовой книжке нельзя писать "ТК" вместо словосочетания "Трудовой кодекс"?
- Применять можно только те аббревиатуры, которые утверждены в установленном порядке. Аббревиатура "ТК" официально не принята, поэтому в трудовой книжке надо писать полностью "Трудовой кодекс".
- Разрешилась ли в Правилах заботившая всех проблема, на какую статью делать ссылку при увольнении работника?
- Вы задали вопрос, который с появлением нового Трудового кодекса был, пожалуй, самым актуальным. Да, этому посвящены пункты 15, 16, 17, 18, 19 Правил. Обычно кадровиков интересует, на какую статью ссылаться при увольнении по собственному желанию. И многие при этом делают ссылку на статью 80 Трудового кодекса, что неверно. Теперь в пункте 15 Правил четко прописано, что при расторжении трудового договора по инициативе работника ссылка делается на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
- А в порядке внесения изменений и исправлений в трудовую книжку появилось что-нибудь новое?
- Этому посвящен третий раздел Правил. И нужно сказать, что здесь появились вопросы, которые кадровики должны взять на вооружение в обязательном порядке. Например, пункт 27 Правил предусматривает, что при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится в той организации, где была сделана запись. Но теперь появилась возможность производить такие исправления и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Значение этого нововведения трудно переоценить.Представим, что работник, у которого обнаружена ошибка в трудовой книжке, работал во Владивостоке. Теперь не нужно будет ехать туда или пересылать туда его трудовую книжку для внесения исправлений. Достаточно запросить официальный документ у работодателя, допустившего ошибку.
- Предъявляются ли к форме такого документа какие-нибудь особые требования?
- Вполне возможно, что они будут в нашей инструкции. Ну а пока можно руководствоваться общеустановленными требованиями к документам такого рода. А именно: документ должен содержать номер, дату, печать, подпись, и если имеется приказ, то ссылки на соответствующий приказ - о приеме на работу, об увольнении.
- А кто исправляет неверные записи, если уже не существует той организации, которая их произвела?
- В пункте 28 Правил сохранилось прежнее положение: если организация, которая произвела неправильную запись в трудовой книжке, реорганизована, исправление этой записи производится ее правопреемником. А вот дальше - новшество. И заключается оно в том, что в случае ликвидации организации неправильная запись исправляется работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Правилами установлены случаи, при которых свидетельские показания могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Это записи, в отношении которых имеется судебное решение, и случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки при массовой утрате документов. Напомним, что по общему правилу свидетельские показания не могут быть основанием для исправления записей в трудовой книжке.
- Как теперь должен поступать работодатель, если требуется выдать дубликат трудовой книжки?
- В первую очередь разъяснился вопрос, каким образом работник должен обращаться к работодателю с просьбой выдачи дубликата - устно или письменно. Сейчас указано, что работник подает заявление. Это предполагает, конечно, письменную форму обращения. Поскольку работодатель не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления должен выдать ему дубликат трудовой книжки, вопрос о дате обращения, если оно было устным, играл весьма существенную роль.
Очень принципиальным, с моей точки зрения, является положение пункта 33 Правил. В нем говорится, что если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, то работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки. И в этот дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением недействительной. Будем надеяться, что и кадровики, и работники по достоинству оценят этот новый порядок, поскольку раньше была совершенно другая практика. Возможность внесения в дубликат записей на основании трудовой книжки не была предусмотрена законом. При выдаче дубликата производились записи о работе в той организации, которая его выдавала, а трудовая книжка с отметкой о том, что выдан дубликат, возвращалась ее владельцу.
- Вот мы и добрались до раздела о выдаче трудовой книжки при увольнении. Появилось ли в нем что-то новое?
- Здесь имеется очень важное новшество. Теперь при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Теперь нужна и подпись самого работника. Кроме случаев, когда работнику не удается вручить трудовую книжку в день увольнения или он отказывается от ее получения. Подпись эта означает, что работник согласен с произведенной записью и что она соответствует законодательству. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей закону формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Запись формулировки причины увольнения должна быть произведена в точном соответствии с федеральным законом.
Важным нововведением являются и некоторые правила, предусматривающие действия работодателя при задержке выдачи работнику трудовой книжки (п. 36 Правил), в частности, положение о том, что со дня направления сотруднику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой работодатель освобождается от ответственности за задержку ее выдачи.
- Что предполагается рассмотреть в Инструкции по заполнению трудовых книжек?
- Инструкция будет посвящена более подробному порядку заполнения трудовых книжек. В ней планируется привести конкретные примеры записей, к примеру, об увольнении работника
Елена ШиримоваИсточник: Журнал "Кадровое дело"
hr-portal.ru
