ГлавнаяРазноеПримеры документов

Как правильно составить опись предоставляемых документов. Примеры документов


Образцы основных документов делопроизводства

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно выделить основные виды и подвиды имеющихся документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные виды документов в делопроизводстве:

1. Входящие, т.е. пришедшие извне:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы
  • уведомления
  • распоряжения вышестоящих организаций
  • рекламная информация и др.

2. Исходящие, т.е. направленные из организации:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы и ответы на запросы
  • счета, акты
  • доверенности
  • справки, копии по запросу
  • отчеты и др.

3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

  • приказы, распоряжения
  • регламенты
  • договоры
  • конфиденциальные и имеющий гриф «ДСП» - для служебного пользования
  • служебные записки, заявления
  • журналы учета и т.д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

Образец запроса

скачать

Образец благодарственного письма

скачать

Образец информационного письма

скачать

Образец приказа на выделение материальной помощи

скачать

Образец приказа по основной деятельности

скачать

Образец справки

скачать

Образец уведомления

скачать

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве - ГОСТ 2018 года, его номер Р 7.0.97-2016. Он вступает в силу с 1 июля 2018 года, и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности исполнять все требования должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03». Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие бумаги. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер в соответствии с записью в журнале и датой указывается на входящем документе.

Исходящие деловые бумаги регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки.

clubtk.ru

Образцы документов | Делопроизводство

Тема "Образцы документов"

Как и куда обращаться, чтобы направить жалобу есть информация в предыдущей статье. Это фактически продолжение темы и просто приведен образец такого письма. В примере на данной странице рассмотрено обращение в отношении интервала движения транспорта (когда не соблюдается график движения). Ваше обращение может касаться абсолютно любых интересующих вас вопросов. В жалобе на работу транспорта приведены факты, [...]

В процессе исполнения запроса в архивах организаций наиболее часто используют для подготовки ответа – архивную справку. На сайте есть ее примеры и подробно рассмотрены нюансы ее составления. Одним словом – изучаем. Но также есть возможность подготовки информации на запрос в виде архивной выписки. Данная форма также применяется довольно часто. Как оформить архивную выписку Для оформления [...]

В данной статье рассмотрены различные реальные ситуации на работе, когда вас могут попросить написать объяснительную записку. Как это сделать правильно читайте по ссылке: о правилах составления, приведена ее форма. Здесь и сейчас будет множество примеров объяснительной записки. Но сразу хочу предупредить, что поскольку это все-таки делопроизводственный сайт, а у вас может быть такая ситуация, что [...]

Об основных правилах написания автобиографии сказано в отдельной публикации. Кто еще не видел, не поленитесь прочитать. Материал преподнесен лаконично, чтобы не утомить вас напрасно. Тем не менее все представлено в достаточном объеме и практически любой после прочтения сможет составить этот нужный документ. Здесь же сразу идет автобиография – пример написания для трудоустройства.

Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки. Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они [...]

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]

Страница 1 из 812345678»

delo-ved.ru

Делопроизводство и документооборот. Оформление документов

2.07.2016

Документы на паспорт

Список необходимых бумаг на оформление основного документа, который удостоверяет личность и подтверждает гражданство РФ, зависит от цели получения паспорта, возраста заявителя. Они подаются в...

27.12.2015

Должностная инструкция юриста

Должностная инструкция юриста устанавливает трудовые взаимоотношения. Документ описывает виды ответственности работника, функциональные обязанности, права, правила подчинения, порядок занятия и...

27.12.2015

Должностная инструкция юрисконсульта

Должностная инструкция юрисконсульта регламентирует трудовые взаимоотношения. Документ определяет функциональные обязанности, виды ответственности сотрудника, его права, правила подчинения,...

На сайте размещена информация о том, как правильно организовать работу с документами в компании, стандарты оформления документов, как составить эффективное резюме и успешно пройти собеседование с работодателем. Также на страницах этого сайта Вы сможете найти образцы и шаблоны многих документов, которые помогут Вам при составлении документов для разных целей.

Делопроизводство – это наука, которая учит работать с документами: правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение. Ни одна компания сейчас не обходится без ведения делопроизводства. Правильная организация делопроизводства способствует бесперебойной работе компании и является эффективным инструментом на пути достижения успеха. Важной составляющей делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления деловых бумаг.

Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.

Документирование - это запись необходимой информации в соответствии с определенными правилами.

Документ - это способ подтверждения разнообразными методами какого-то факта, действия, права или умственной деятельности человека. Проще говоря, документы - это деловые бумаги, которые свидетельствуют какой-либо факт или право владения чем-то.

working-papers.ru

Образцы и шаблоны других документов

Авансовый отчет

Авансовый отчет - это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег. Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета Юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций,...

Анкета при приеме на работу

Анкета при приеме на работу – это документ, который содержит сведения о соискателе и позволяет работодателю составить о нем общее впечатление как о работнике. На основании информации, указанной в анкете, формируется личное дело работника. Анкета при приеме на работу напоминает резюме , но зачастую информации, предоставленной в нем, недостаточно работодателю. Как правильно заполнить анкету на работу Единого бланка анкеты при приеме на работу не существует, каждая организация-работодатель имеет свою...

Бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс – документ, который характеризует финансовое положение организации в денежном выражении на определенную отчетную дату (последний календарный день отчетного периода).Он сдается по итогам календарного года. Бухгалтерский баланс организации служит инструментом для принятия управленческих решений, планирования деятельности компании в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Структура бухгалтерского баланса Составляющие баланса бухгалтерского учета – активы (ресурсы организации) и...

График отпусков

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации. Как составить график отпусков При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность...

Докладная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения. Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач. Данный документ может составляться как по собственной...

Докладная записка на сотрудника за оскорбление

Докладная записка на сотрудника за оскорбление – это информационно-справочный документ, который информирует руководство об оскорбительном поведении работника на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению подобного поведения в дальнейшем. Как написать докладную записку на сотрудника за оскорбление При написании докладной записки на работника за оскорбление следует учитывать такие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование документа – Докладная записка ;...

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – это информационно-справочный документ, который информирует вышестоящее руководство о факте нарушения сотрудником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении данного работника к дисциплинарной ответственности. Как написать докладную записку о нарушении трудовой дисциплины При написании докладной записки о нарушении трудовой дисциплины придерживайтесь следующей структуры: наименование структурного подразделения; наименование документа...

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это информационно-справочный документ, который информирует о факте невыполнения либо ненадлежащего выполнения сотрудником трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении данного работника к дисциплинарной ответственности. Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей При написании докладной записки о невыполнении либо ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей используйте следующие реквизиты: наименование...

Докладная записка о прогуле

Докладная записка о прогуле – это информационно-справочный документ, который информирует о факте отсутствия работника на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Как написать докладную записку о прогуле При написании докладной записки о прогуле учитывайте следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование документа – Докладная записка ; дата и...

Документы на паспорт

Список необходимых бумаг на оформление основного документа, который удостоверяет личность и подтверждает гражданство РФ, зависит от цели получения паспорта, возраста заявителя. Они подаются в отделения управления Федеральной миграционной службы РФ. Случаи получения паспорта гражданина РФ: первичное получение в 14 лет; замена в 20 или 45 лет; замена при изменении ФИО, даты, места рождения; получение при утрате/хищении; замена (восстановление) при непригодности для дальнейшего использования; получение...

Долговая расписка

Долговая расписка – это документ, удостоверяющий факт получения денег в долг. Выдается она лицом, берущим денежные средства в долг (заемщиком), заимодавцу или кредитору. Как составить долговую расписку Пишется долговая расписка собственноручно. Бланк долговой расписки содержит такие реквизиты: наименование документа - Расписка; текст расписки – сначала указывают следующие сведения о заемщике и заимодавце: фамилия, имя, отчество, дата рождения (по желанию), паспортные данные: серия, номер,...

Записка-расчет при увольнении

Записка-расчет при увольнении – это документ, который применяется для расчета выплат сотруднику (заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск) при расторжении трудового договора с ним. Как составить записку-расчет Записка-расчет имеет унифицированную форму № Т-61. Рассмотрим порядок заполнения данного бланка. Лицевая сторона пишется сотрудником отдела кадров. Здесь указывается: наименование организации, в которой происходит увольнение работника; номер и дата трудового договора; номер и...

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение – это документ, который составляется с целью удостоверения времени пребывания сотрудника в служебной командировке и подтверждения расходов организации на командировку. C начала 2015 года командировочные удостоверения оформлять необязательно (Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Фактический срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают билеты, чеки,...

Личная карточка работника

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Она необходима для ведения учета труда персонала в организации. Личная карточка включается в состав личного дела и заполняется сотрудником отдела кадров на основании приказа о приеме на работу , паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страховании, документов воинского учета и других документов, предусмотренных...

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – это документ, который содержит личные и биографические сведения о работнике и включается в личное дело сотрудника. По структуре он очень похож на анкету при приеме на работу. Отличие между ними в том, что анкета составляется до приема на работу и в случае трудоустройства включается в личное дело, а личный листок по учету кадров заполняется уже после приема на работу и, как правило, обязательно должен содержать фото сотрудника 4х6 см. Как заполнить личный листок по учету...

working-papers.ru

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Что такое бланк?

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 бланк документа — это лист бумаги стандартного формата, на котором нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Информацией могут быть: название вида документа, справочные данные об организации.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа («Фрегат»), ее ведомственная принадлежность (Министерство культуры) и организационно-правовая форма (ООО), юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

Для оформления документов в электронном виде используют электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде, что и бумажные бланки. Используются многократно.

Образец бланка документа

Какие бывает бланки?

Общий бланк. Продольное расположение реквизитов

Общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк письма.

Бланк приказа, распоряжения (конкретного вида документа).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке указывают название организации, вид документа и другие необходимые реквизиты, которые размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов (приказ, распоряжение).

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций.

Образец углового бланка

Угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

Какие основные правила использования бланков?

  1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:

    левое — 20 мм;

    правое — 10 мм;

    верхнее — 20 мм;

    нижнее — 20 мм.

    Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

  2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.
  3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланки не допускается.
  4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.
  5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.
  6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма

Образец бланка документа «Для служебного пользования»

Образец приказа

Образец распоряжения

www.docdelo.ru

Образец описи документов и правила составления

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2018

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

 

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

2ann.ru

Примеры описания документов

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПИСКА ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

Общие положения

Библиографическое описание литературы

Схема библиографического описания документа для списка литературы

Примеры библиографического оформления всех видов документов

Список использованных источников

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ССЫЛОК

Общие положения

Виды ссылок (внутритекстовые, подстрочные, затекстовые)

Особенности составления библиографических ссылок на электронные ресурсы

Общие положения

Оформление результатов учебной и научной работы (реферат, курсовая работа, дипломная работа, научная статья, доклад, диссертация) является одним из важнейших этапов научно-исследовательской работы. Данный этап работы (оформление библиографической части) включает:

· Библиографическое описание литературы

· Оформление списка используемой литературы

· Использование цитат и ссылок

Список используемой литературы должен быть выполнен в соответствии :с ГОСТ 7.32.2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»

ГОСТ 7.1-2003.«Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»

ГОСТ 7.12-77 «Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании»

Обратите внимание!С 01.01.2009. введен новый государственный стандарт «БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ССЫЛКА» ГОСТ Р 7.05.- 2008.

 

Список литературы является обязательной составной частью курсовой, дипломной или другой научной работы. Приводится в конце начисто оформленной научной работы.

Список обязательно должен пронумерован.Рекомендуется представлять единый список литературы к работе в целом.

Каждый источник упоминается в списке только один раз, вне зависимости от того, как часто на него делается ссылка в тексте работы.

В конце библиографического описания ставится точка.

Возможны следующие варианты заглавия списка:

А) Список используемых источников

Б) Библиографический список литературы

Внутри разделов сведения об источниках располагаются в алфавитном порядке

1.по алфавиту фамилий авторов или заглавий, если фамилия не указана.

при совпадении первых слов заглавий – по алфавиту вторых и т.д.

Абалкин Л.И.

Абелин А.П

2.в алфавите заглавий - при наличии работ одного автора –

Атаманчук Г.В. Сущность государственной службы

Атаманчук Г.В. Теория государственного управления

3.по инициалам - при наличии авторов однофамильцев

Толстой А.К.

Толстой Л.Н.

4.при нескольких работах авторов, написанных ими в соавторстве с другими – по алфавиту соавторов.

Абалкин Л.И.

Абелин А.П.

Алексеев Д.И.

Алексеев М.П.

Алексеева Т.А.

Алексеева-Бескина Т.И.

Использованные документы должны быть перечислены по типам изданий

( официальные издания, монографии, учебники и учебные пособия и т.д. См. ниже структуру списка), а внутри раздела - по алфавиту (автор или заглавие)

Записи располагаются:

1. Нормативно-правовые акты (официальные документы) стоят напервом месте в списке. Они всегда ставятся вначале списка в определенном порядке.

  • Конституции РФ
  • Федеральные конституционные законы
  • Кодексы
  • Указы и распоряжения Президента
  • Постановления и распоряжения Правительства
  • Другие нормативные акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, федеральных служб, государственных комитетов, инспекций и т.д.), региональные нормативно-правовые акты.

Внутри каждой группы документы располагаются в хронологическом порядке.

2. Научная и учебная литература по теме (учебные пособия, монографии, статьи из журналов, статьи из сборников, авторефераты диссертаций, статистические сборники и т.д.). Расположение документов в алфавитном порядке.

 

! Статьи и книги располагаются в едином алфавитном ряду

 

3. Справочные издания (энциклопедии, словари, справочники)

 

4. Литература на иностранных языках.

Литературана иностранных языках ставиться в конце списка после литературы на русскомязыкевпорядке алфавита на языке оригинала.

 

5. Электронные ресурсы(кроме электронных нормативно-правовых актов, которые находятся в разделе №1)

 

Для каждого документа предусмотрены следующие обязательные элементы библиографического описания:

1. Заголовок (фамилия, имя, отчество автора или первого из авторов, если их два, три и более)

2. Заглавие (название книги)

3. Сведения, относящиеся к заглавию (вид – учебник, учебное пособие, словарь, энциклопедия и т.д., жанр – сказка, поэма и т.д.)

4. Сведения об ответственности (содержат информацию об авторах, составителях, редакторах, переводчиках и т. п.; об организациях, от имени которых опубликован документ)

5. Сведения об издании (повторность, переработка, дополнения, 2-е изд. перераб. и доп.)

6. Место издания (название города, где издан документ)

7. Издательство или издающая организация

8. Год издания

9. Объем (сведения о количестве страниц, листов)

 

Каждая область описания отделяется друг от друга условным разделительным знаком. В качестве предписанной пунктуации выступают знаки препинания и математические знаки:

. — точка и тире

.точка

, запятая

'. двоеточие

; точка с запятой

/ косая черта

// две косые черты

( ) круглые скобки

[ ] квадратные скобки

 

ПРИМЕР: Мильнер, Б. З. (1)Теория организации (2) : учебник (3) / Б.М. Мильнер (4). - 6-е изд., перераб. и доп (5). – М (6). : ИНФРА-М (7), 2008 (8). – 797 (9) с.

 

При составлении библиографического описания в целях обеспечения его компактности применяются сокращения слов и словосочетаний.Не следует сокращать слова в тех случаях, когда это может исказитьили сделать неясным смысл текста.

Наиболее часто встречаются в библиографических записях следующие сокращения слов:

и другие - и др.; выпуск - вып.; избранные сочинения - избр. соч.; книга-кн.;

межвузовский сборник научных трудов -межвуз. сб. науч. тр.; под редакцией - под ред.; полное собрание сочинений – полн. собр. соч.; сборник научных трудов - сб. науч. тр.; сборник трудов - сб. тр.; собрание сочинений - собр. соч.; составитель - сост.; страница - с; том - т.; перевод с ... - пер. с ...

 

Сокращенно обозначаются города:Москва -М., Нижний Новгород - Н. Новгород, Петроград - Пг., Ростов-на-Дону - Ростов н /Д., Санкт-Петербург - СПб., Ленинград - Л.

Названия остальных городов указываются полностью (Новосибирск, Каев и т.д.) Переименование города не влияет на указание места издания.

Если на титульном листе указано два места издания, то они приводятся через точку с запятой -

М. ; СПб.

Примеры описания документов

Книги с одним автором

Книги с двумя авторами

Книги трех авторов

Книги четырех авторов

Книги без автора, под заглавием

Словари и энциклопедии.

Статьи из сборников

Статьи из газет и журналов

Официальные документы

Электронные ресурсы

 

Книга одного автора описывается следующим образом:

 

Игнатов, В. Г. Государственная служба субъектов РФ : Опыт сравнительно-правового анализа : науч.- практ. пособие / В. Г. Игнатов. - Ростов-на-Дону : СКАГС, 2000. – 319 с.

 

Базаров, Т. Ю. Управление персоналом : учеб. пособие / Т. Ю. Базаров. - М. : Академия, 2003.-218 с.

Балабанов, И. Т. Валютные операции / И.Т. Балабанов. - М. : Финансы и статистика, 1993.-144 с.

Книги двух и трех авторов. (В заголовке указывается только фамилия одного автора, фамилии остальных авторов приводят после косой черты / в сведениях об ответственности, последующие группы сведений отделяются друг от друга точкой с запятой).

Агафонова, Н. Н. Гражданское право : учеб. пособие/ Н. Н. Агафонова, Т. В. Богачева ;под общ. ред. А. Г. Калпина. - М. : Юрист, 2002. - 542 с.

 

Ершов, А. Д. Информационное управление в таможенной системе / А. Д. Ершов, П. С. Конопаева. - СПб. : Знание, 2002. - 232 с.

 

Корнелиус, X. Выиграть может каждый : Как разрешать конфликты / X. Корнелиус, 3. Фэйр ; пер. П. Е. Патрушева. - М. : Стрингер, 1992. - 116 с.

 

Смирнов, К. Высшая математика : учебник / К. Смирнов, В. Петров. - М. : Университет, 2003. - 220 с.

Аяцков, Д. Ф. Кадровый потенциал органов местного самоуправления : проблемы и опыт оценки / Д. Ф. Аяцков, С. Ю. Наумов, Е. Н. Суетенков. - Саратов : ПАГС, 2001. - 135 с.

 

Громов, С. Экономика : сб. ст. / С. Громов, Н. Тихонов, Т. Глушкова. - М. : ЭКСМО, 2001.-230 с.

 

Журавлев, П. В. Мировой опыт в управлении персоналом : обзор зарубежных источников / П. В. Журавлев, М. Н. Кулапов, С. А. Сухарев. - М. : Рос. Экон. Акад. ; Екатеринбург : Деловая книга, 1998. - 232 с.

Киселев, В.В. Анализ научного потенциала / В. В. Киселев, Т. Е. Кузнецова, 3. 3. Кузнецов. - М. : Наука, 1991.-126 с.

 

Книги четырех и более авторов имеют следующее описание

Управленческая деятельность : структура, функции, навыки персонала / К. Д. Скрипник [и др.]. - М. : Приор, 1999. - 189 с.

 

Философия : университетский курс : учебник / С. А. Лебедев [и др.] ; под общ. ред. С. А. Лебедева. - М. : Гранд, 2003. - 525 с.

 

Управление персоналом : от фактов к возможностям будущего : учеб. пособие / А. А. Брасс [и др.] - Минск : УП «Технопринт», 2002. - 387 с.

 

История государства и права зарубежных стран : учебно-метод. пособие : учеб. пособие / М. А. Гринько [и др.] ; отв. ред. Н. А. Крашенинникова. - М. : НОРМА [и др.], 2010. - 311 c

 

stydopedia.ru

Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области

Правительство Новгородской области © 2018 Все права защиищены. Карта сайта