Сэд что такое: Что такое СЭД — Диадок

Что такое СЭД — Диадок

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

Содержание

  • Что такое система электронного документооборота (СЭД)
  • История развития
  • Требования к системам электронного документооборота (СЭД)
  • Правовое регулирование и стандарты
  • Виды СЭД
  • Преимущества и недостатки СЭД
  • Технические возможности современных СЭД
  • Готовые решения для всех направлений
  • Внедрение и работа в СЭД
  • Популярные вопросы

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.

Так, в сервисах электронного документооборота:

  • налаживается работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
  • поиск нужных файлов занимает минимум времени;
  • файлы надежно хранятся в едином архиве;
  • возможна настройка маршрутизации;
  • сокращается время на бумажную работу, корректировку, согласование, подписание документации;
  • взаимодействие между сотрудниками автоматизируется: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
  • действия с документами отмечаются и сохраняются в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

Примеры популярных СЭД:

  • МосЭДО. 
  • Интра.татар.ру. 
  • Практика. 
  • ТЕЗИС.
  • Корус.
  • Directum.
  • Docsvision.

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

  • регистрировать входящие и исходящие документы;
  • контролировать их исполнение;
  • подготавливать отчеты.

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

  • создание документов, их потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование, подписание;
  • возможность комментирования, редактирования документов, в том числе коллективного;
  • создание резолюций, контроль исполнения;
  • протоколирование действий, создание отчетности;
  • поиск файлов в едином электронном архиве, классификация;
  • разграничение доступа.

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

  • применение электронной подписи;
  • надежность разработчика;
  • возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов конкретного типа;
  • массовый ввод документов — востребован компаниями с большим документооборотом;
  • возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
  • соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
  • количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
  • необходимость установки дополнительных программ;
  • зрелость системы — чем дольше она на рынке, тем вероятнее, что она будет стабильно работать, соответствовать запросам пользователей, своевременно обновляться.

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

  • 63-ФЗ «Об электронной подписи», 149-ФЗ об «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 152-ФЗ «О персональных данных», 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
  • Постановления федерального, региональных правительств, например, Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
  • Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
  • ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 53898-2013 и другие.
  • Общероссийские классификаторы и ряд других документов. 

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

  • Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
  • Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
  • На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
  • На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
  • Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т.д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

  • сокращаются административные расходы на печать, бумагу;
  • меньше времени уходит на рутинные задачи — ввод документов, их обработка, согласование и другие действия происходят быстрее, чем при бумажном делопроизводстве, а персональные номера присваиваются автоматически;
  • обеспечивается прозрачность документооборота, поскольку действия по каждому документу можно отследить;
  • благодаря четкой постановке задач и контролю их исполнения повышается дисциплина труда;
  • надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве — утери больше не страшны, а поиск займет секунды;
  • конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
  • удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
  • инструменты для формирования отчетов;
  • сокращение числа ошибок за счет автоматического заполнения форм.

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

  • руководителю будет проще собирать и анализировать информацию, составлять отчеты, согласовывать документы, контролировать исполнение задач;
  • секретарь сэкономит время на рутинных делах — оформлении, регистрации документов;
  • бухгалтеры, экономисты получат в пользование единую структурированную базу данных.

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

  • связь с бумажным документооборотом и эффективное управление как документацией, так и стадиями ее движения в компании;
  • упорядоченный обмен информацией между всеми уровнями организации;
  • управление потоками — маршрутизацию документов, разграничение доступа, совместное пользование;
  • единое пространство для структурных подразделений и отделов;
  • надежную систему информационной безопасности.

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

  • получение, регистрация, обработка документов;
  • организация, структурированное хранение файлов в электронном архиве;
  • отслеживание действий с документами и сроков;
  • выставление задач сотрудникам и другое. 

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

  • проанализируйте текущие бизнес-процессы в компании, изучите маршруты документов, регламенты и порядок работы с ними, учтите слабые места, чтобы оптимизировать эти процессы при электронном делопроизводстве;
  • выберите IT-решение, установите необходимое ПО, адаптируйте его или интегрируйте с имеющимися системами — сами или при помощи специалистов;
  • протестируйте и оцените СЭД, введите ее в опытную эксплуатацию;
  • обучите сотрудников работе с электронными документами.

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным?

Да, можно. Более того, в первое время это будет необходимо, поскольку прежние документы хранятся в бумажном виде.

Как расшифровывается СЭД?

СЭД — система электронного документооборота. Она автоматизирует бизнес-процессы в компании и организует эффективную, безопасную работу с электронными документами. СЭД сейчас — передовой стандарт в делопроизводстве организации.

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса?

Сперва проанализируйте процессы в компании. В соответствии с задачами, ресурсами и потребностями бизнеса определите ключевые требования к СЭД. Затем сравните предлагаемые решения, изучите их технические, организационные возможности, оцените стоимость установки и обслуживания системы.

Чем отличается СМЭВ от СЭД?

СЭД может быть внедрена на любом предприятии или в госучреждении. СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия — предназначена для обмена данными между государственными органами и ведомствами.

Чем отличается НСУД от СЭД?

НСУД — это национальная система управления данными. После полноценного запуска она аккумулирует весь массив информации государственных структур и позволит систематизировать госсистемы, реестры и базы данных. СЭД же относится к конкретной организации.

Что такое СЭД — Диадок

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

Содержание

  • Что такое система электронного документооборота (СЭД)
  • История развития
  • Требования к системам электронного документооборота (СЭД)
  • Правовое регулирование и стандарты
  • Виды СЭД
  • Преимущества и недостатки СЭД
  • Технические возможности современных СЭД
  • Готовые решения для всех направлений
  • Внедрение и работа в СЭД
  • Популярные вопросы

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.

Так, в сервисах электронного документооборота:

  • налаживается работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
  • поиск нужных файлов занимает минимум времени;
  • файлы надежно хранятся в едином архиве;
  • возможна настройка маршрутизации;
  • сокращается время на бумажную работу, корректировку, согласование, подписание документации;
  • взаимодействие между сотрудниками автоматизируется: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
  • действия с документами отмечаются и сохраняются в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

Примеры популярных СЭД:

  • МосЭДО. 
  • Интра.татар.ру. 
  • Практика. 
  • ТЕЗИС.
  • Корус.
  • Directum.
  • Docsvision.

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

  • регистрировать входящие и исходящие документы;
  • контролировать их исполнение;
  • подготавливать отчеты.

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

  • создание документов, их потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование, подписание;
  • возможность комментирования, редактирования документов, в том числе коллективного;
  • создание резолюций, контроль исполнения;
  • протоколирование действий, создание отчетности;
  • поиск файлов в едином электронном архиве, классификация;
  • разграничение доступа.

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

  • применение электронной подписи;
  • надежность разработчика;
  • возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов конкретного типа;
  • массовый ввод документов — востребован компаниями с большим документооборотом;
  • возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
  • соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
  • количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
  • необходимость установки дополнительных программ;
  • зрелость системы — чем дольше она на рынке, тем вероятнее, что она будет стабильно работать, соответствовать запросам пользователей, своевременно обновляться.

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

  • 63-ФЗ «Об электронной подписи», 149-ФЗ об «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 152-ФЗ «О персональных данных», 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
  • Постановления федерального, региональных правительств, например, Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
  • Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
  • ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 53898-2013 и другие.
  • Общероссийские классификаторы и ряд других документов. 

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

  • Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
  • Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
  • На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
  • На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
  • Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т.д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

  • сокращаются административные расходы на печать, бумагу;
  • меньше времени уходит на рутинные задачи — ввод документов, их обработка, согласование и другие действия происходят быстрее, чем при бумажном делопроизводстве, а персональные номера присваиваются автоматически;
  • обеспечивается прозрачность документооборота, поскольку действия по каждому документу можно отследить;
  • благодаря четкой постановке задач и контролю их исполнения повышается дисциплина труда;
  • надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве — утери больше не страшны, а поиск займет секунды;
  • конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
  • удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
  • инструменты для формирования отчетов;
  • сокращение числа ошибок за счет автоматического заполнения форм.

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

  • руководителю будет проще собирать и анализировать информацию, составлять отчеты, согласовывать документы, контролировать исполнение задач;
  • секретарь сэкономит время на рутинных делах — оформлении, регистрации документов;
  • бухгалтеры, экономисты получат в пользование единую структурированную базу данных.

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

  • связь с бумажным документооборотом и эффективное управление как документацией, так и стадиями ее движения в компании;
  • упорядоченный обмен информацией между всеми уровнями организации;
  • управление потоками — маршрутизацию документов, разграничение доступа, совместное пользование;
  • единое пространство для структурных подразделений и отделов;
  • надежную систему информационной безопасности.

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

  • получение, регистрация, обработка документов;
  • организация, структурированное хранение файлов в электронном архиве;
  • отслеживание действий с документами и сроков;
  • выставление задач сотрудникам и другое. 

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

  • проанализируйте текущие бизнес-процессы в компании, изучите маршруты документов, регламенты и порядок работы с ними, учтите слабые места, чтобы оптимизировать эти процессы при электронном делопроизводстве;
  • выберите IT-решение, установите необходимое ПО, адаптируйте его или интегрируйте с имеющимися системами — сами или при помощи специалистов;
  • протестируйте и оцените СЭД, введите ее в опытную эксплуатацию;
  • обучите сотрудников работе с электронными документами.

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным?

Да, можно. Более того, в первое время это будет необходимо, поскольку прежние документы хранятся в бумажном виде.

Как расшифровывается СЭД?

СЭД — система электронного документооборота. Она автоматизирует бизнес-процессы в компании и организует эффективную, безопасную работу с электронными документами. СЭД сейчас — передовой стандарт в делопроизводстве организации.

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса?

Сперва проанализируйте процессы в компании. В соответствии с задачами, ресурсами и потребностями бизнеса определите ключевые требования к СЭД. Затем сравните предлагаемые решения, изучите их технические, организационные возможности, оцените стоимость установки и обслуживания системы.

Чем отличается СМЭВ от СЭД?

СЭД может быть внедрена на любом предприятии или в госучреждении. СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия — предназначена для обмена данными между государственными органами и ведомствами.

Чем отличается НСУД от СЭД?

НСУД — это национальная система управления данными. После полноценного запуска она аккумулирует весь массив информации государственных структур и позволит систематизировать госсистемы, реестры и базы данных. СЭД же относится к конкретной организации.

Что такое SED в Linux и как его использовать?

sed означает s tream ed itor и является широко используемой командой в Linux/Unix. Название происходит от сочетания этих двух слов. Это не текстовый редактор, хотя он изменяет текст. Вместо этого sed получает текстовый ввод как «поток» и редактирует поток в соответствии с вашими инструкциями.

По большому счету, люди используют sed как версию командной строки для поиска и замены. Основная команда в программе используется для замены одной строки символов на другую. Это делает его полезным для запуска функций поиска и замены в пакете файлов, но его не так просто использовать, как что-то из Блокнота или Word. Вы обнаружите, что к синтаксису нужно немного привыкнуть, но как только вы его освоите, вы увидите, насколько невероятно мощным может быть этот компактный редактор.

Использование sed для замены

Чтобы использовать sed, вам нужно открыть окно терминала. Команда вызывается с помощью sed , но ввод ее сам по себе ничего не даст. Вам нужно указать одну из команд, а также некоторые параметры.

Наиболее распространенным параметром является замена, или s . Простая команда подстановки sed выглядит примерно так:

 sed 's/cat/dog/' 

Эта команда приказывает sed сканировать входящий текст и заменять каждое вхождение строки «кошка» на «собака». Чтобы продемонстрировать, мы будем использовать 9Команда 0009 echo , чтобы дать sed что-то для работы.

 Катапульта эхо-кошки | sed 's/cat/dog/' 

Команда sed состоит из трех основных частей. Во-первых, sed запускает программу. Затем есть s  , который запускает команду замены. Косая черта / является разделителем. Строка после этого будет строкой, которую ищет sed. Строка после второй косой черты будет символами замены, которые sed записывает в поток. Последняя косая черта закрывает команду. Все вместе это 's/текст для поиска/текст для замены/' .

Обратите внимание на одинарные кавычки в этом примере. Одинарные кавычки позволяют использовать метасимволы в вашей команде. Хотя кавычки не обязательны для большинства наших примеров, вы должны выработать привычку использовать кавычки для всех команд.

Как насчет неполных строк? Приведенная выше команда будет работать с любым появлением строки «кошка», даже если она является частью другого слова. Например, «катапульта» станет «догапультой», а «катамаран» станет «догамараном».

 эхо-катапульта | sed 's/cat/dog/' 

Глобальная замена

В нашем первом примере вы могли заметить, что был заменен только первый экземпляр соответствующей строки. Как и многие утилиты GNU, sed работает построчно. В результате он работает только с первым совпадением в строке. Если у вас есть несколько совпадений для вашей строки-кандидата в строке, будет изменено только первое. Чтобы заставить sed работать с каждым вхождением целевой строки, используйте флаг g в конце команды:

 sed 's/cat/dog/g' 

Это будет работать, как в следующем примере:

 катамаран катапульты echo cat | sed 's/cat/dog/g' 

Без глобального флага будет заменен только первый экземпляр «cat» в каждой строке.

Настройка входных и выходных файлов

По умолчанию sed работает со стандартным вводом. Однако это не слишком полезно. Чтобы запустить sed для файла, укажите имя файла в конце команды, например:

 sed 's/cat/dog/g' oldfile. txt > newfile.txt 

Это запустит sed для «oldfile.txt» и сохранит вывод команды в «newfile.txt». Если «newfile.txt» не существует, он будет создан командой. Если вы не укажете выходной файл, sed выведет новый текст файла на стандартный ввод.

Если вы хотите перезаписать содержимое файла, вам нужно использовать флаг -i . Этот флаг делает правки «на месте».

 sed -i '' 's/cat/dog' oldfile.txt 

Эта команда немедленно перезаписывает содержимое целевого файла, что немного опасно. Чтобы оставаться в безопасности, вы можете создать резервную копию на месте.

Чтобы создать резервную копию файла, укажите расширение после -i . Это не обязательно должно быть функциональное расширение: «.bu» или «.bak» подойдут. Это создаст файл резервной копии с расширением.

 sed -i.bak 's/cat/dog' oldfile.txt 

При этом создается «oldfile.txt.bak», который содержит неотредактированные текстовые данные из исходной версии «oldfile. txt».

Соответствие регулярным выражениям

Настоящая сила sed заключается в сопоставлении регулярных выражений. Это позволяет вам устанавливать шаблоны для сопоставления, а не буквальные строки. Например, мы могли бы использовать что-то вроде строки ниже, чтобы повторить любой набор из одного или нескольких чисел:

 эхо "123 абв" | sed 's/[0-9][0-9]*/& &/' 

Дальнейшее обучение

sed — чрезвычайно мощная утилита с глубиной возможностей, подобной языку сценариев. Чтобы узнать больше о всех возможностях sed, ознакомьтесь с подробным руководством Брюса Барнетта по sed.

Александр Фокс

Александр Фокс — технический и научный писатель из Филадельфии, штат Пенсильвания, с одним котом, тремя компьютерами Mac и большим количеством USB-кабелей, чем он когда-либо мог использовать.

Подпишитесь на нашу рассылку!

Наши последние учебные пособия доставляются прямо на ваш почтовый ящик

Подпишитесь на все информационные бюллетени.

Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности, а европейские пользователи соглашаются с политикой передачи данных. Мы не будем передавать ваши данные, и вы можете отказаться от подписки в любое время.

обработка текста — Что означает :a;$!N; в команде sed?

спросил

Изменено
4 года, 4 месяца назад

Просмотрено
14 тысяч раз

 $ (эхо привет; эхо там) | sed ':a;$!N;s/\n/string/;ta'
здравствуйте
 

Команда выше sed заменяет символ новой строки строкой «string». Но я не знаю значения :a;$!N;s/\n/string/;ta в одинарных кавычках. Я знаю среднюю часть s/\n/string/ . Но я не знаю функции первой ( :a;$!N; ) и последней ( ta ) частей.

  • sed
  • обработка текста

3

Это, по общему признанию, загадочные команды sed . В частности (из человек sed ):

: label
         Метка для команд b и t.

t label
         Если s/// выполнил успешную замену с момента последней
строка ввода была прочитана и с момента последней команды t или T, то
ответвление для этикетки; если метка не указана, перейти в конец скрипта.

n N         Чтение/добавление следующей строки ввода в пространство шаблонов.

Итак, выложенный вами скрипт можно разбить на (пробелы добавлены для удобства чтения):

 sed ':a; $!Н; с/\п/строка/; та'
     --- ---- ------------- --
      | | | |--> вернуться (`t`) к `a`
      | | |-------------> заменить новую строку на `string`
      | |----------------------> Если это не последняя строка (`$!`), добавьте
      | следующая строка в пространство шаблона. 
      |---------------------------> Создайте метку `a`.
 

По сути, то, что это делает, можно записать в псевдокоде как

 while (не конец строки){
    добавить текущую строку к этой и заменить \n на «строку»
}
 

Вы можете лучше понять это на более сложном примере ввода:

 $ printf "line1\nline2\nline3\nline4\nline5\n" | sed ':a;$!N;s/\n/string/;ta'
строка1строкаline2строкаline3stringline4stringline5
 

Я не очень понимаю, зачем нужны !$ . Насколько я могу судить, вы можете получить тот же результат с

 printf "строка1\nстрока2\nстрока3\nстрока4\nстрока5\n" | sed ':a;N;s/\n/string/;ta'
 

9

Я публикую этот ответ, так как вижу много путаницы в отношении , почему последняя строка исключается при выполнении N (через строку адресации строки $! ) и потому что OP был сбит с толку значением : а;$!N; в команда sed , а не только в конкретный он отправил.

Что ж, преимущество использования $!N вместо N в примерах, предложенных (ОП и @terdon), не очевидно, поскольку никакая «важная» команда (продолжайте чтение) не выполняется на последнем строка после команды N . (Действительно, результат тот же, если убрать адрес этой строки.)

В более сложном примере (например, замените это предложение на в файле с двумя словами, появляющимися иногда в одной строке, а иногда и на две строки), исключая последнюю строку для 9Команда 0009 N может иметь решающее значение! Если последняя строка не исключена, после выполнения на ней N sed попадает в EOF и немедленно завершает работу, предотвращая выполнение всех последующих команд (также команд ветвления, а именно t и b ). .

В приведенных слишком упрощенных примерах мы можем безопасно удалить $! и позволить sed выполнить N и вернуться, поскольку прерванная команда s ничего не сделает, если будет выполнена, так как нет \n для соответствия.