Сколько можно отнести на расходы ип авансовых отчетов: нужно ли делать без работников

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом с 30.11.2020 изменились. До этой даты они были строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете и какие нововведения коснулись авансовых отчетов, вы узнаете из этой статьи.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Одно из нововведений в порядке ведения кассовых операций — с 30.11.2020 отменили 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом.

Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Подробнее о нововведениях узнайте из материалов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Н. Шаляев — советник государственной гражданской службы РФ 1 класса. Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

• Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
• В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
• В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
• В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Итоги

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, которые с 30. 11.2020 компании вправе определять самостоятельно, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

Источники:

• Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Налоговый кодекс РФ

какие нужны документы и как в них отражать операции для налоговой

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения — ст. 120 НК РФ

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет предоставляют в срок, который установила компания.

Форма авансового отчета № АО-1 и как его заполнять при тратах с бизнес-карты

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Определение экономически оправданных затрат — п. 1 ст. 252 НК РФ

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

Список расходов для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» — п. 1. ст. 346.16 НК РФ

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Полный список требований к кассовому чеку — ст. 4.7 закона 54-ФЗ

Loading…

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Loading…

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Loading…

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

Например, компания покупает 30 офисных кресел у своего контрагента на ОСН по договору. Поставщик привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ (УПД), в котором эти документы совмещены.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы.

Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Определение представительских расходов — п. 2 ст. 264 НК РФ

В учете представительских расходов есть нюансы.

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

• приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
• смету расходов на мероприятие;
• отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

Список командировочных расходов — пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

К командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
• расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

• положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
• приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид расходов	Что можно учесть	Что нельзя учесть	Документы для учета	НДС к вычету
Проживание в гостинице	Оплата гостиничного номера	Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала	Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура	Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой. По чеку НДС принять к вычету нельзя
Проживание в арендованной квартире	Арендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал. Эти даты есть в приказе о командировке	Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировки	Договор аренды, копии документов о праве собственности и расписка от арендодателя о получении денег. При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате	Нет
Расходы на поезд	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в поезде	Распечатка электронного билета	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолет	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в самолете	Распечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампа, но с багажной квитанцией	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном авто	Бензин, оплата платных дорог	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Чеки или квитанции с заправок. Служебная записка, копия техпаспорта и путевой лист	Нет
Расходы на аренду авто сотрудником	Аренда авто	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Договор аренды, акт возврата и квитанция об оплате	Нет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

1. ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
2. ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
3. Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
4. Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
5. Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
6. НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
7. Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
8. Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Предложение Тинькофф

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету.

• Все траты отражаются в личном кабинете
• Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
• Детализированные чеки

Оставить заявку

как обрабатывать авансовые платежи сотрудников

Выдача авансовых платежей является реальной проблемой для компаний. Вы должны иметь возможность дать сотрудникам возможность платить, но предлагать деньги вперед может быть рискованно.

Для небольших расходов предприятия обычно полагаются на кредитные карты компании или просят сотрудников платить из собственного кармана. Но оба этих варианта ограничивают: нельзя ожидать, что члены команды будут платить тысячи из собственных денег на нужды компании. Между тем, карты компаний часто ограничены менеджерами, и их может быть трудно отследить.

Иногда необходимы авансовые платежи. Они позволяют сотрудникам покрывать свои расходы в полевых условиях, не затрагивая при этом их личные финансы.

Но этот способ оплаты до сих пор малоизвестен.

Каковы наилучшие методы? Какие у вас есть варианты ? Какой подход подходит именно вам?

Позвольте нам пролить свет на эту тему.

Что такое предоплата?

Предоплаченные расходы, также известные как авансовые платежи, — это когда компания заранее дает сотруднику деньги для оплаты известных затрат. Вместо того, чтобы просить этого работника платить из своего кармана, вы даете им деньги до того, как они им понадобятся .

Это альтернатива двум другим распространенным практикам: корпоративным кредитным картам и заявлениям о расходах сотрудников. Эти две практики не всегда подходят для каждого бизнеса — например, у вас может не хватить кредитных карт для раздачи.

Вы также можете не просить сотрудников платить из своего кармана, даже если они будут возмещены позднее. По правде говоря, несправедливо ожидать, что члены команды будут использовать свои собственные деньги для покрытия расходов компании, особенно когда суммы становятся достаточно большими.

[ Подробнее о том, почему сотрудники ненавидят отчеты о расходах .]

Авансовые платежи лучше использовать время от времени. Если вы обнаружите, что полагаетесь на них, чтобы помочь сотрудникам покрыть расходы, пришло время искать более эффективное управление расходами.

Заработная плата против авансовых платежей

Мы также должны быстро признать еще одну относительно распространенную форму аванса: наличные деньги или авансы по заработной плате. Это совсем не то же самое, что авансовые платежи.

Аванс по заработной плате — это когда компания предлагает сотруднику часть его зарплаты вперед — по сути, краткосрочный кредит. Это может помочь сотруднику пережить трудную финансовую ситуацию или оплатить значительные авансовые платежи (например, залог за квартиру).

Расходные авансы принципиально отличаются. В то время как авансы по заработной плате дают сотрудникам их собственный заработок досрочно, аванс на покрытие расходов дает им доступ к средствам компании для оплаты расходов компании.

Следует ли использовать авансы сотрудников?

Как работодатель вы по закону обязаны возмещать расходы на сотрудников, понесенные вашими сотрудниками на местах. Это включает в себя проезд, проживание, питание и другие расходы, связанные с бизнесом.

Сотрудники часто оплачивают эти расходы из собственных средств. Но когда речь идет о больших суммах и они повторяются, авансы могут быть решением, которое вам нужно .

Например, длительные командировки за границу могут привести к таким расходам, которые ваши сотрудники не всегда могут покрыть из собственного кармана. Полная неделя (или больше) еды и поездок может быть слишком много для некоторых членов команды.

Вам также может понадобиться выдать аванс, если расходы непропорциональны зарплате работника. Рассмотрим этот сценарий:

Такой уровень оплаты явно несправедлив по отношению к работнику, и лучше всего аванс.

Периодические авансы по сравнению с разовыми авансовыми платежами

Периодический аванс означает, что заранее устанавливается определенный бюджет, который ежемесячно выделяется сотрудникам для покрытия их расходов. Как в интересах денежного потока, так и для бюджета сотрудника. Вам нужно прийти к точной оценке суммы, необходимой каждый месяц с работником.

Решение об этом авансе часто принимается, когда сотрудник впервые приходит на работу, особенно для должностей, связанных с частыми и/или длительными командировками. Сотрудник заполняет ежемесячный отчет о расходах, чтобы требовать полного возмещения. Кроме того, сотрудник обязан возместить сумму, если он увольняется из компании.

Другим доступным решением является единовременный аванс. В этом случае аванс перечисляется непосредственно на личный банковский счет работника в зависимости от того, сколько, по оценкам, им понадобится.

Сотрудник представляет свои отчеты о расходах и доказательства оплаты, чтобы потребовать возмещения. Если расходы превышают расчетную цифру, разница возмещается.

Как можно ограничить потребность в авансовых платежах?

Поскольку расходы на сотрудников могут быть высокими, важно контролировать расходы, чтобы контролировать поток наличности. Даже если вы не всегда сможете избежать авансов, есть несколько простых способов свести эти экземпляры к минимуму.0003

Решение №1: одолжить корпоративную кредитную карту

Мы не самые большие поклонники классических корпоративных кредитных карт. С практической точки зрения ими не особенно легко управлять. Кто получит? Ты вообще знаешь, где сейчас карточка компании?

Они также представляют значительный риск мошенничества. А при высоком кредитном лимите выдавать их сотрудникам может быть рискованно.

Кроме того, вам нужно быть настойчивым в сборе всех доказательств покупки.

Несмотря на все это, карточка предприятия остается «классическим» способом оплаты расходов предприятиями. Большинство предприятий используют их, и по большей части они действительно служат своей цели.

Решение № 2. Создайте учетные записи у определенных поставщиков

Если вы постоянно покупаете у одних и тех же поставщиков (включая гостиницы и авиаперевозчики), может быть проще создать учетную запись компании. Как объясняет Леа Дэвис для Abdo, Eick & Meyers: 

Решение №3: Предоставить кредитные карты с отсрочкой платежа

Эти карты дебетуют счет сотрудника в течение 30-90 дней после оплаты. Основным преимуществом для сотрудника является то, что он может получить компенсацию (при условии, что он вовремя представит отчет о расходах) до того, как сумма будет снята с его счета.

Однако этот вариант представляет собой значительные расходы для стартапа или малого и среднего бизнеса , поскольку минимальная годовая плата за карту составляет 100 евро. Обработка заявлений о возмещении расходов также обходится дорого с точки зрения времени, затрачиваемого сотрудником и командой бухгалтеров.

Обработка среднего отчета о расходах занимает 50 минут. Это не кажется ошеломляющим, пока ваша финансовая команда из одного человека не проработает кучу из 30 задач.

Решение №4: Используйте предоплаченные карты расходов

Предоплаченные карты расходов работают на тех же основаниях, что и топливные карты. Карта «загружается» определенной суммой и используется как обычная дебетовая карта. Преимущество для сотрудников состоит в том, что им больше не нужно покрывать расходы за счет собственных средств или заполнять заявления о расходах .

Все, что им нужно сделать, это заплатить своей картой предоплаты, сфотографировать квитанцию ​​​​на свой мобильный телефон, и все готово и вычищено.

Поскольку это предоставляет работодателям отчеты о расходах в режиме реального времени, преимущество для них состоит в том, что они могут принять необходимые меры предосторожности всего за несколько кликов, если возникнет какая-либо подозрительная активность. Работодатель устанавливает лимит на карту и может отслеживать платежи в режиме реального времени, что означает отсутствие неприятных сюрпризов.

Подробный журнал расходов со всеми соответствующими квитанциями также означает значительную экономию времени при ведении счетов.

«С предоплаченными расходными картами сотрудникам больше не нужно платить из собственного кармана».

Выход за рамки авансов работникам

Несмотря на широкое использование, авансовые платежи непрактичны и требуют от работодателей контроля бухгалтерской деятельности и создания эффективной системы обработки заявлений о возмещении расходов.

Если вам нужно сэкономить время и лучше контролировать расходы сотрудников, , выбрав предоплаченные кредитные карты, предлагает отслеживаемый способ оплаты , на который вы можете установить лимит, одновременно упростив свой учетный процесс.

Применить авансы наличными к отчету о расходах вручную

Авансы наличными можно применять к отчетам о расходах автоматически или
вручную.

Вы можете вручную применять денежные авансы к отчетам о расходах, если ручное применение
опция выдачи наличных включена для вашего бизнес-подразделения. Например, вам выделили
500 долларов в качестве денежного аванса для проекта. Когда вы отправляете отчет о расходах по проекту,
Вы можете выбрать соответствующий денежный аванс, чтобы применить к отчету.

Примечание. Для отчетов о расходах, которые отправляются с использованием REST API, применяются денежные авансы.
автоматически, даже если приложение ручной выдачи наличных включено для бизнеса
Ед. изм.

Когда вы создаете и отправляете отчет о расходах на утверждение, список доступных денежных средств
отображаются авансы, и вы можете выбрать подходящие. Денежные авансы, которые
из других бизнес-подразделений или в валюте, отличной от валюты возмещения,
не отображается в списке доступных денежных авансов.

Вы можете отказаться от использования каких-либо доступных денежных авансов, когда вы отправляете свои расходы
если вы не брали никаких авансов для этого отчета о расходах.

Чтобы выдать наличные авансы вручную, выполните следующие действия:

1. На странице «Отчет о расходах» нажмите «Отправить».
2. На странице «Применить денежные авансы» отображается список доступных
   денежные авансы. Денежные авансы отображаются в хронологическом порядке даты платежа.

   Примечание. Страница не отображается, если сумма возмещения равна нулю или у вас нет
   любые денежные авансы применять.

3. Выберите один или несколько авансов наличными.
4. Если вы не хотите применять авансы наличными, выберите Не применять авансы наличными.
   продвигать. Вы должны указать причину в
   Поле обоснования отказа от выбора денежных средств
   продвигать.
5. Нажмите «Отправить», чтобы отправить расходы.

   После отправки
   в отчете о расходах обновляется статус примененного аванса наличными, и
   примененная сумма будет вычтена из доступной суммы.

   Заявка
   Список денежных авансов отображается на соответствующей странице отчета о расходах. Этот список
   отображается как для ручных, так и для автоматически применяемых денежных авансов. За
   выданные вручную авансы наличными, список отображается после того, как отчет
   Отправлено. Для автоматически примененных денежных авансов список отображается после
   отчет обрабатывается для возмещения.

Для этих действий, предпринятых с отчетом о расходах, денежные авансы, применяемые к
отчет удаляется или корректируется, а применяемые или корректируемые суммы добавляются
возвращаются по мере поступления сумм к авансам наличными и статусы авансов наличными
обновляется соответственно.

Что происходит с авансом наличными, когда отчеты возвращаются в
сотрудник

Действия по отчету	Что происходит с денежными авансами, которые были применены к отчет	Пример
Сотрудник отзывает отчет о расходах	Денежные авансы будут удалены из отчета, суммы добавляются обратно к имеющимся денежным авансам, а наличные предварительный статус обновляется соответствующим образом.	Сотрудник применил денежный аванс в размере 200 долларов США к отчет из общей доступной суммы 500 долларов США. Сейчас доступная сумма составляет 300 долларов США. Когда сотрудник уходит отчет, денежный аванс в размере 200 долларов США удален из отчет и добавляется обратно к доступной сумме. Сейчас доступная сумма аванса наличными составляет 500 долларов США.
Утверждающий отклоняет отчет о расходах Аудитор отклоняет отчет о расходах Аудитор возвращает отчет о расходах пользователю Счет аннулирован	Денежные авансы будут удалены из отчета и суммы добавляются обратно к имеющимся денежным авансам. Отображается примечание о том, что денежные авансы были удалены в уведомлении о расходах, которое направляется работник.	Сотрудник выдал денежный аванс в размере 1000 долларов США отчет от общей доступной суммы 1000 долларов США. Сейчас доступная сумма 0 долларов США. Когда аудитор отклоняет отчет, денежный аванс в размере 1000 долларов США удален из отчет и добавляется обратно к доступной сумме. Сейчас доступная сумма аванса наличными составляет 1000 долларов США. Сотрудник будет см. примечание в отчете о расходах, отклоненном аудитором Уведомление о том, что денежные авансы были удалены.
Аудитор не оплачивает отчет о расходах	Когда аудитор коротко оплачивает отчет, короткая выплата расходы вынесены в отдельный отчет. Наличные авансы, которые были применены, сохраняются в аудированном отчет. Денежные авансы, применимые к краткий платный отчет удаляются и добавляются обратно в доступные денежные авансы. Отображается примечание о том, что денежные авансы были удалены в авансовом отчете уведомление о недоплате, которое отправил работнику.	Сотрудник создал отчет о расходах с расходами на питание 200 долларов США и прочие расходы в размере 350 долларов США. Работник применил денежный аванс в размере 300 долларов США к отчету от общая доступная сумма 1000 долларов США. Теперь в наличии сумма 700 долларов США. Аудитор недоплачивает прочие расходы в отчете. Итак, расходы на питание в настоящее время проверено, и прочие расходы недоплачены и выделен в отдельный отчет. От 300 долларов США наличными сумма аванса, которую работник применил к отчету, 200 Доллары США по-прежнему будут применяться к расходам на питание в размере 200 долларов США. Оставшиеся 100 долларов США, которые были применены, будут удалены из недоплаченные прочие расходы и добавляются обратно к доступная сумма. Теперь доступная сумма аванса наличными составляет 800 долларов США. Сотрудник увидит примечание в Короткооплачиваемой Отчет Уведомление о том, что денежные авансы были удалены.
Аудитор корректирует отчет о расходах Регулировка пробега	Аванс наличными будет скорректирован, а любая избыточная сумма добавлены обратно к доступным авансам наличными. Отображается примечание о том, что денежные авансы были скорректированы в отчете о расходах скорректированное уведомление, которое отправил работнику.	Сотрудник создал отчет о расходах на общую сумму возмещаемая сумма 500 долларов США. Сотрудник применил наличные аванс в размере 500 долларов США к отчету от общей суммы доступная сумма 800 долларов США. Сейчас доступная сумма 300 долларов США. Аудитор корректирует сумму отчета до 450 долларов США для соблюдения политики. Превышение суммы аванса наличными в размере 50 долларов США составляет удалены из отчета и добавлены обратно в доступные количество.