Сроки внесения изменений в план закупок: План-график закупок по 44-ФЗ в 2022 году: срок размещения, как вести

Нужно ли вносить изменения в план закупок и план-график при увеличении объема услуг и, соответственно, цены на 10%?

Требует ли этого пп. «б» п. 1 части 1 ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ по уже заключенному контракту в соответствии с п. 8 части 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В рассматриваемом случае не требуется вносить изменения в план-график и план закупок в целях отражения в нем изменения объема оказанных услуг и увеличения цены контракта.

Обоснование вывода:

Случаи внесения заказчиком изменений в план-график перечислены в ч. 13 ст. 21 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ). Кроме того, планы-графики подлежат изменению в случаях, предусмотренных Правилами формирования, утверждения и ведения плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд, утвержденными постановлением Правительства РФ от 05. 06.2015 N 553 (далее — Правила), а также в случаях, указанных в нормативных актах, принятых в соответствии с Требованиями к формированию, утверждению и ведению плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, утвержденными постановлением Правительства РФ от 05.06.2015 N 554 (далее — Требования) (п. 5 ч. 13 ст. 21 Закона N 44-ФЗ).

Как указано в ч. 14 ст. 21 Закона N 44-ФЗ, внесение изменений в план-график по каждому объекту закупки может осуществляться не позднее чем за 10 дней до дня размещения в ЕИС извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в определении контрагента закрытым способом.

Кроме того, п. 10 Правил и п. 12 Требований установлены исключения в отношении срока внесения изменений в планы-графики, в соответствии с которыми внесение таких изменений осуществляется:

— в день направления запроса о предоставлении котировок участникам закупок в случае осуществления закупок путем проведения запроса котировок в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера в соответствии со ст. 82 Закона N 44-ФЗ;

— не позднее чем за 1 день до даты заключения контракта в случае осуществления закупки у единственного контрагента в соответствии с п. 9 (также для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций) и 28 (закупка лекарственных средств для лечения в экстренных ситуациях) ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ. Иных сроков для внесения изменений в план-график законодательством не предусмотрено.

Из приведенных норм следует, что порядок внесения изменений в план-график предполагает возможность корректировки плана-графика только до начала закупки, то есть выбора контрагента, заключения и исполнения договора с ним (п. 2 ст. 3 Закона N 44-ФЗ)*(1).

Установленное п. 1 ч. 13 ст. 21 Закона N 44-ФЗ требование о внесении изменений в план-график при увеличении или уменьшении начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком, по нашему мнению, также распространяется только на случаи, когда такое изменение происходит до заключения контракта. Это, на наш взгляд, можно объяснить еще и тем, что прямо описанные в Законе N 44-ФЗ возможные случаи такого изменения происходят в момент до начала закупки (смотрите, например, ч. 3 ст. 55 Закона N 44-ФЗ).

Изменение количества товара, объема работы или услуги, предусмотренное пп. «б» п. 1 ч. 1 ст. 95 Закона N 44-ФЗ, возможно только в ходе исполнения контракта, то есть уже после его заключения (подписания сторонами), и только по соглашению сторон контракта. Соответственно, оформляется такое изменение путем подписания дополнительного соглашения к контракту (п. 1 ст. 452 ГК РФ).

В этом случае закон устанавливает для заказчика обязанность внести изменения в реестр контрактов в течение 3 рабочих дней с даты внесения таких изменений (п. 8 ч. 2, ч.ч. 3 и 7 ст. 103 Закона N 44-ФЗ). Кроме того, информация об изменении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, размещается заказчиком в ЕИС в течение 1 рабочего дня, следующего за датой изменения контракта (ч. 26 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).

Ни Закон N 44-ФЗ, ни иные нормативные акты не содержат положений, обязывающих заказчика вносить в план закупок изменения, касающиеся увеличения объема оказанных услуг и цены контракта в связи с внесением изменений в контракт в процессе его исполнения. Поэтому корректировать план закупок в приведенной в вопросе ситуации также не требуется.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Аносова Юлия

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон (347) 292-44-44

────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) Как следует из разъяснений, приведенных в письме Минэкономразвития России от 17.02.2012 N 2661-МО/Д28, план-график предназначен для информирования заинтересованных лиц о планируемых закупках с тем, чтобы представители бизнес-сообщества могли спланировать возможность участия в них, а фактическая цена контракта не имеет значения для целей размещения плана-графика (смотрите также ответ на вопрос 1. 6 в письме Минэкономразвития России от 11.06.2015 N Д28и-1757).

что написать в обосновании, как правильно внести поправки и в какие сроки?

На чтение 8 мин. Просмотров 1.3k. Опубликовано 01.12.2019
Обновлено 02.02.2021

В статье 4 ФЗ-223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» предусмотрена обязанность заказчиков по планированию своих закупок и размещению планов в ЕИС. Также заказчикам предоставлена возможность корректировки указанных в плане закупок сведений.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Содержание

Правовое регулирование

План закупок по 223-ФЗ содержит сведения обо всех запланированных заказчиком закупках на предстоящий год, кроме тех, которые содержат государственную тайну. Заказчик может не включать закупки в план на сумму менее 100 тыс. р. или менее 500 тыс. р. (если выручка заказчика за прошлый год составила более 5 млрд р.).

При формировании плана закупок заказчик опирается на свои индивидуальные потребности в товарах, работах и услугах. При этом заказчик должен ориентироваться на утвержденные программы: ремонтную программу, производственную программу (где учитываются все закупки для целей производства и реализации товаров), инвестиционную программу (где учитываются траты на техническое перевооружение).

План закупок формируется на календарный год за исключением плана закупки инновационной, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств. Такие планы разрабатываются на сроки 5-7 лет.

При внесении изменений в план закупок необходимо учитывать положения:

1. 223-ФЗ.
2. Локального Положения о закупках.
3. Постановления Правительства №932 от 2012 года, которое регулирует порядок разработки плана и требования к его содержанию.
4. Постановления Правительства №908 от 2012 года, которое содержит правила размещения информации в ЕИС.

Порядок внесения изменений в план закупок должен регулироваться Положением о закупках, разработанным заказчиком. Поэтому перед утверждением Положения заказчику следует продумать регламент корректировки плана.

Случаи внесения изменений в план закупок

Количество корректировок плана закупки законодательно не регулируется, они вносятся по мере необходимости. В качестве причин для корректировок плана закупок могут выступать:

1. Изменение потребностей в товарах, работах и услугах.
2. Изменение стоимости закупаемых товаров, работ и услуг.
3. Возникновение необходимости закупить товары, работы и услуги, которые не предусмотрены планом.
4. Изменений сведений о закупках.

Какие изменения могут быть внесены

В самом 223-ФЗ перечень оснований для внесения изменений в план закупок не регламентирован.

В п. 8 Правил формирования плана закупок, утвержденного Постановлением Правительства №932 от 2012 года, говорится, что необходимость изменения плана закупок возникает:

1. При изменении потребностей заказчика в товарах, работах и услугах. При этом изменяться могут разные параметры закупок: способ выбора исполнителя, сроки приобретения товаров, работ и услуг, срок исполнения договора.
2. При изменении стоимости товаров, работ и услуг на 10% и более от планируемой.
3. В прочих случаях, которые заказчик определил и зафиксировал в локальном положении о закупках.

Внесение изменений в план закупок может понадобиться из-за корректировок инвестиционной и производственной программ предприятия, при изменении бюджета закупки, объема финансирования и при проведении повторной процедуры закупки и пр.

Необходимость внесения изменений плана закупок по 223-ФЗ может возникнуть в случаях, предусмотренных в Постановлении Правительства №932 от 2012 года по общим основаниям или по частным причинам, установленных в Положении о закупках. Поэтому перед изменением плана заказчику следует утвердить перечень оснований для корректировок.

Отсутствие каких-либо оснований для корректировки плана заказчиком может вызвать определенные сложности при необходимости внесения изменений в утвержденный план: например, при изменении кода ОКВЭД или переводе закупки в электронный формат.

При внесении изменений в план закупок заказчику следует учитывать сроки размещения сведений о закупках в форме торгов в ЕИС (если закупка проводится в форме аукциона или конкурса).

Порядок оформления

Порядок внесения изменений в план закупок по 223-ФЗ необходимо прописать в Положении о закупках. Такой порядок может варьироваться у разных заказчиков. Типовая схема внесения изменений в план закупок предполагает прохождение следующих этапов:

1. Отдел заказчика, у которого возникла потребность во внесении изменений плана, формирует обоснование принятого решения. В качестве основания может выступать, например, изменение потребностей в определенных товарах, работах и услугах.
2. Письменное обоснование для внесения изменений в плен передается в закупочную комиссию, работающую на базе заказчика. Данная комиссия рассматривает обоснованность внесения изменений и решает, есть ли необходимость менять план.
3. При положительном решении комиссии издается приказ руководителя о корректировках плана закупок по 223-ФЗ.

Формирование приказа

Хотя законодательно не прописана обязанность заказчика по формированию приказа об изменении плана закупок, подготовка такого документа желательна. Дело в том, что в Постановлении Правительства №908 от 2012 года значится обязанность заказчика в размещении в ЕИС документа с изменениями в план закупок. Именно приказ может выступать таким документом.

В приказе о внесении изменений в план закупок нужно прописать:

1. Дату подготовки.
2. Основания для внесения изменений в план закупок со ссылкой на Положение.
3. Сущность изменений с указанием на информацию, которой нужно дополнить план, а также на ту информацию, которая исключается из плана.

Приказ не имеет унифицированного формата, и заказчик может включать в него иные сведения по своему усмотрению, в частности, назначить ответственное лицо за реализацию приказа.

Размещение измененного плана закупок в ЕИС

После утверждения корректировок в план закупок (например, через издание приказа) заказчику необходимо их разместить в ЕИС. Скорректированная информация в ЕИС размещается с учетом требований Постановления Правительства №908.

На размещение плана закупки у заказчика есть 10 календарных дней. Этот срок начинает отсчитываться с даты утверждения приказа руководителем заказчика и внесения изменений в план закупки.

После внесения изменений заказчик может размещать извещение о новой запланированной закупке в ЕИС, не дожидаясь истечения 10-дневных сроков.

Порядок внесения

При внесении изменений в структурированный вид плана в ЕИС заказчику нужно прописать обоснование внесения изменений в документацию. Это, например, увеличение стоимости товаров, работ и услуг на 10% и более от запланированного ранее уровня.

Размещение в ЕИС происходит по следующему алгоритму:

1. Заказчик выбирает нужный документ в реестре планов в личном кабинете.
2. В контекстном меню заказчик выбирает опцию «Создать проект изменений».
3. В ЕИС открывается вкладка «Общая информация». В ней уже заполнены все ячейки сведениями из плана. В соответствующие корректируемые поля плана вносятся изменения.
4. Заказчиком заполняется поле «Основание внесения изменений», нажимается кнопка «Далее».
5. Заказчик загружает актуальную редакцию плана закупок и документ с основаниями внесения корректив.
6. Остается нажать кнопку «Завершить».

На основании п. 4 Постановления Правительства №908 изменения в план закупок считаются внесенными после их подписания ЭЦП.

После того как внесены изменения, предыдущие версии плана будут находиться в общем доступе (на основании п. 6 Постановления Правительства №908). Удалять сведения из ЕИС заказчик не вправе.

Удаление информации допускается только после получения предписания органа исполнительной власти, контролирующего закупки, или по судебному решению.

Какие документы нужно опубликовать

Для размещения сведений о внесенных изменениях в план закупок заказчику необходимо (на основании пп. 18-19 Постановления Правительства №908):

1. Разместить в закрытой части ЕИС структурированный план закупки (обновленную версию плана закупки) или электронный вид плана закупки.
2. Вместе со структурированным видом плана закупки размещается его графический образ (при необходимости).

В также ЕИС должен быть размещен документ в электронном виде с указанием всех изменений плана закупки (на основании п. 5 Постановления Правительства №908). Это обычно приказ о внесении изменений.

В результате сведения в плане, которые составлены с помощью сайта, должны совпадать с данными, которые представлены в электронном документе с изменениями. Если они отличаются, то приоритет имеет информация в ЕИС.

Изменение плана-графика

В рамках 44-ФЗ заказчики формируют не только план закупок, но и более детальный план-график. Но в 223-ФЗ предусмотрены более лояльные требования к заказчикам. Этот закон не предусматривает разработку плана-графика и его публикацию в ЕИС. По этой  причине в план-график по 223-ФЗ не вносятся изменения, так как этот документ не формируется и не размещается в ЕИС.

Административная ответственность за нарушение порядка изменений плана

За нарушение сроков размещения измененного плана закупок по 223-ФЗ в отношении заказчика может быть установлена административная ответственность в виде штрафа. Ответственность наступает по нормам КоАП РФ.

За нарушение сроков размещения плана по ч. 4 ст. 7.32.3 КоАП должностному лицу заказчика грозит штраф 2000-5000 р., юридическому лицу – 10000-30000 р. Сроки давности для привлечения к ответственности по данной статье установлены в течение 1 года со дня совершения проступка.

По ч. 5 ст. 7.32.3 КоАП предусмотрено более строгое наказание. Ответственность по указанной статье наступает при неразмещении информации в ЕИС о плане закупок (в том числе его корректировок). Для должностного лица заказчика наказание составляет 30000-50000 р., для юрлица – 100000-300000 р.

В данной статье КоАП говорится о неразмещении информации о закупках в ЕИС. План закупок относится к такой информации о закупках, поэтому на процедуру его размещения и распространяются положения Административного кодекса.

Таким образом, внесение изменений в план закупок по 223-ФЗ предполагает прохождение следующих этапов: определение оснований для внесения изменений, оформление изменений в виде приказа, размещение измененного плана в ЕИС. План закупок рекомендовано поддерживать в актуальном состоянии и при необходимости корректировать его. Количество корректировок законодательно не ограничивается. Изменения могут касаться структурированного документа и публикации электронного вида плана закупки (его электронного образа). Это прописано в п. 18,19 Постановления Правительства №908 от 2012 года. План-график по 223-ФЗ не формируется.

Вверх

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

10 Принципы управления изменениями в закупках

Изменения вызывают конфликты, они всегда были и всегда будут.

Однако то, как вы отреагируете на этот конфликт, определит остальную часть истории.

Каждая компания, команда и корпоративная культура уникальны, поэтому все организации подходят к изменениям по-разному.

Пожалуй, нет более значительных изменений, с которыми сталкивается организация, чем цифровая трансформация, но с таким количеством неудачных инициатив каждый год ваш подход к управлению изменениями в сфере закупок имеет решающее значение.

Что такое управление изменениями в закупках?

Управление изменениями в сфере закупок — это структурированный и целостный подход к тому, как организация готовит своих сотрудников к реагированию на организационные изменения.

Это и стратегия, и философия, которые должны быть приняты руководством и приняты во всей организации для достижения желаемого результата.

Структура Золотого треугольника (люди, процессы, технологии) необходима для эффективного управления изменениями в ходе цифровой трансформации.

Люди всегда должны быть в приоритете, что ускоряет внедрение цифровых технологий и, в конечном счете, обеспечивает более плавные организационные изменения.

Принципы успешного управления изменениями в сфере закупок

Ваша стратегия будет определяться вашей внутренней культурой, но моя философия сводится к 10 основным принципам, которые могут помочь вам начать разговор.

1. Будьте реалистом

Не каждая корпоративная культура рассчитана на перемены, некоторые даже могут сопротивляться им. Вам нужно взглянуть на историю компании, культуру и руководство, чтобы установить реалистичные ожидания.

Некоторые компании более гибкие, чем другие, некоторые процветают в условиях хаоса, а другим нужен жесткий график. Поймите это и установите свои ожидания соответственно.

Рим не строился за один день, и ваша компания не изменится за одну ночь.

2. Начни с вершины

Это сказка стара как мир. Во время общекорпоративного собрания генеральный директор делает объявление или речь об изменениях в компании или изменении культуры.

Перемотка вперед на шесть месяцев и ничего не изменилось. Почему? Потому что надо начинать сверху.

Лидеры и менеджеры должны первыми подать пример и показать людям, как выглядят перемены. Ожидание того, что люди будут следовать слепым приказам, ни к чему хорошему не приведет.

3.

Будьте тщательны

Изменения не могут быть разрозненными. Особенно цифровая трансформация затронет все слои компании, от высшего руководства до стажеров.

Постарайтесь составить свой план с учетом каждого элемента, а не только одного отдела или команды.

4. Создать дорожную карту/Четкое видение

Меняться тяжело. Люди, естественно, будут сопротивляться этому, потому что такова человеческая природа.

Разработайте четкое заявление о видении, объясняющее, в чем заключаются преимущества и почему именно необходимы изменения.

Когда люди понимают ценность перемен и видят план действий, тогда и происходят настоящие перемены.

5. Создание собственности

Участие компании — это здорово, но единственный способ изменить ситуацию — это когда лидеры берут на себя ответственность. Должны быть владельцы проекта для всех движущихся частей.

Если что-то идет не так, кто-то должен исправить курс. Точно так же, если что-то идет гладко, то распознавание в порядке.

6. Вы не можете чрезмерно общаться

Как ни странно, я думаю, что это говорит само за себя.

Коммуникация является ключом к созданию заинтересованности сотрудников, внедрению цифровых технологий и, в конечном итоге, цифровой трансформации.

7. Оценка текущего ландшафта

Это означает культуру, это означает процессы, это означает рассмотрение ваших существующих решений и определение всех возможностей.

Вам необходимо полное понимание того, что означает ваша трансформация, а также то, на кого она влияет и что нужно изменить.

8. Обратитесь к текущему ландшафту

После того, как вы получили обзор, пора приступать к работе.

Работайте со своими руководителями над созданием новых процессов или руководств по обучению, устраняйте дублирующиеся возможности и заполняйте пробелы.

9. Готовьтесь к неудаче

Каким бы хорошим и хорошо продуманным ни был план, наступает момент, когда все рушится.

Люди реагируют по-разному, рыночные условия меняются, возможно, ваши процессы работают не так, как вы думали.

Это нормально. Начинайте решать одну проблему за другой, пока не останется проблем, которые нужно решить.

10. Помните о людях

Люди — это ключ, помните об этом. Делайте все с мыслью о людях.

Обучайте их, развивайте навыки, организуйте процессы в соответствии с потребностями ваших людей, а затем четко общайтесь на всех этапах.

Ничто из того, о чем мы говорили до сих пор, не может работать без людей.

Сочетание управления изменениями в системе закупок и цифровой трансформации

Цифровая трансформация включает организационные изменения на нескольких уровнях. Это затрагивает заинтересованные стороны во всех отделах и требует межфункционального сотрудничества от высшего руководства до нижнего звена.

Цифровая трансформация — это не только внедрение нового решения, но и сочетание цифровых решений, которые позволяют вашей организации функционировать по-новому.

В результате цифровой трансформации рабочие функции и процессы могут измениться. Такие изменения вызывают трения, и именно здесь вступает в действие управление изменениями.

Правильное управление персоналом во время цифровой трансформации является ключом к этому успеху, но также может привести к снижению текучести кадров, выгоранию и, с другой стороны, снижению лучшее приобретение талантов.

Вы можете использовать эти десять принципов для формирования своей стратегии управления изменениями, но помните, что когда дело доходит до цифровой трансформации, ключевым моментом является расширение возможностей ваших сотрудников.

Вы проводите цифровую трансформацию, но не знаете, с чего начать и что делать дальше? Начните с изучения того, что такое автономные закупки на самом деле.

План управления закупками: что это такое и 10 шагов по его созданию

Догадки — трудный путь к успеху, вы согласны? Ведение бизнеса — это планирование ваших действий, выявление рисков, прогнозирование тенденций и составление бюджета. Один из основных инструментов и подходов к планированию, план управления закупками является обязательным для любого бизнеса, стремящегося получить прибыль, а не просто выжить. Давайте посмотрим, что такое план управления закупками и что следует учитывать при его создании.

Содержание

Что такое план управления закупками?

Начнем с основ? определение управления закупками. Управление закупками означает использование всех ресурсов, необходимых для работы вашей компании. Это касается покупки или аренды любых материалов или инструментов и найма поставщиков на основе контракта.

Так что же такое план закупок? Этот план поможет вам определить все необходимые закупки, от производственных материалов до услуг по требованию, их стоимость, сроки, связанные риски и ответственных сотрудников. В нем также перечислены критерии выбора поставщиков.

Управление закупками означает использование всех ресурсов, необходимых для работы вашей компании. Это касается покупки или аренды любых материалов или инструментов и найма поставщиков на основе контракта.

Даже если ваш бизнес работает в Интернете, вам все равно нужно покупать программное обеспечение и устройства, сотрудничать с различными специалистами и заботиться о своей инфраструктуре. Все эти расходы должны быть перечислены в вашем плане управления закупками.

Звучит как хороший план (каламбур), но сработает ли он у вас, и нужен ли вам вообще PMP? Давай выясним.

Зачем нужен план управления закупками?

Хаос может быть вещью для художника, но он не приносит пользы бизнесу. Основное преимущество плана управления закупками заключается в том, что вы, как владелец бизнеса или менеджер, имеете полный контроль над закупками и остаетесь в курсе событий. Неплохо для начала, не так ли?

Конечно, это еще не все. Правильный PMP поможет вам:

• Оптимизировать ресурсы и сэкономить бюджет. План закупок проливает свет на то, сколько ваша компания тратит на определенные товары и услуги. Возможно, какие-то из них лишние, или их можно достать по более выгодной цене? Для некоторых процессов могут потребоваться дополнительные материалы, и вы можете заранее заложить их в бюджет.

• Сделайте процесс закупок прозрачным и предсказуемым . Наличие PMP означает отсутствие тревог и сюрпризов, как поется в песне Radiohead. Каждый член команды может проверить, какие материалы получает компания, сколько они стоят и так далее. Если у вас закончились какие-то предметы, нет необходимости отчаянно искать давно потерянный документ, чтобы проверить остаток и дату доставки следующей партии. Это все в плане.

• График дат и сроков закупок . Имея план всегда под рукой, вы не рискуете остаться без запасов, если до ближайшей доставки осталось две недели.

• Защитите свои права . Подписав договор с каждым продавцом и описав свои условия, вы хорошо выспитесь. Вам также не нужно беспокоиться о том, что поставщики нарушат соглашения или сорвут сроки.

• Проверить эффективность планов закупок . Вы можете сравнить свои планы, чтобы увидеть, сколько ресурсов вы заложили в бюджет и сколько фактически использовали. Затем вы можете соответствующим образом скорректировать свои закупки.

План управления закупками упростит ваши бизнес-процессы и сделает взаимодействие с поставщиками прозрачным. Вопрос номер два: когда вам нужно составить этот план?

Когда вам нужен план управления закупками?

Многие предприниматели считают PMP пустой тратой времени, думая, что у них все под контролем. Но отсутствие широкой сети закупок не является оправданием для отказа от плана управления.

Вам нужен план управления закупками:

• Когда вы составляете бюджет закупок и вам необходимо понять, на каком финансовом уровне вы находитесь
• Когда есть множество отдельных документов, которые необходимо отслеживать 
• Когда вы хотите разделить внутренние и внешние ресурсы 
• Когда вы выбираете поставщиков, сравнивая их ценовой диапазон , качество, доступность и т. д.
• Когда нужно отслеживать поток поставок и сроки
• При выявлении слабых мест и управлении рисками
• Когда нужно организовать документооборот и автоматизировать подписание договоров

Как видите, PMP необходим для любого бизнеса, большого или малого, на любом этапе закупок. Это надежный способ убедиться, что проект идет так, как вы ожидаете, и вас не ждут неприятные сюрпризы.

Пришло время перейти к десяти шагам, которые необходимо предпринять для создания превосходного процесса управления закупками.

10 шагов процесса управления закупками

Теперь, когда вы знаете, что план управления закупками является обязательным, с чего начать? Давайте подробно обсудим каждый этап процесса управления закупками.

1. Разъясните новую систему для команды

Первый шаг любого процесса управления закупками — поделиться своими планами с командой и провести их через новый поток. Будьте готовы выделить недостатки текущего процесса закупок и объяснить, какую пользу новый план принесет компании.

Вы можете либо организовать встречу, либо отправить письменные инструкции. Четко определите этапы закупки, ожидаемые результаты и то, как в дальнейшем следует управлять процессом. Этот этап имеет решающее значение, потому что вы должны убедиться, что все участники находятся на одной волне и четко понимают, чего вы от них ожидаете.

2. Определите обязанности

Чтобы установить четкие ожидания, сначала нужно решить, кто за что отвечает. Оцените, сколько специалистов вам нужно для управления планом, и укажите их роли.

Например, вам нужен руководитель проекта, который будет контролировать выполнение плана, следить за его выполнением и управлять бюджетом и сроками. Подумайте о человеке, который будет подписывать контракты, а также свяжитесь с поставщиками.

3. Общие требования

Следующим шагом является уточнение объема работ. Чтобы выложить требования, следует решить:

• Какие закупки вам нужны
• Их объем
• Сроки и частота поставок
• Ваше качество и предпочтения поставщиков
• Все остальное, что вы считаете важным для процесса

хорошо видно объем работы. Это помогает выделить достаточно ресурсов, таких как деньги, сотрудников и время, чтобы привести ваш план в действие.

4. Построить временную шкалу

Говоря о времени, следующим шагом будет создание временной шкалы. Лучше всего иметь по одному для каждой закупки, чтобы вы знали, когда сделать заказ, подписать договор и ожидать доставки. Этот шаг поможет вам избежать непредвиденных задержек или нехватки расходных материалов.

5. Управление изменениями

Даже в самый лучший план управления закупками со временем потребуются некоторые изменения. Вы можете заметить, что система доставки не так эффективна, или может появиться лучший способ обмена документами.

В случае каких-либо изменений ваша команда должна знать о них из первых рук, чтобы адаптировать процессы и избежать недоразумений. Вам решать, как организовать этот процесс? посредством встреч, электронной почты или документации. Помните, что ваша цель — убедиться, что все члены команды хорошо осведомлены о предстоящих изменениях и о вступлении в силу новых правил.

Хотите начать экономить как минимум 2493 часа и 224 тысячи долларов в год на контрактах?

Давай поговорим!

6. Описание процедур связи с поставщиками и управления

Любой процесс закупок включает общение с поставщиками. Будь то всего два провайдера или десятки, необходим постоянный стиль общения и управления.

Решив, кто отвечает за управление поставщиками, обсудите, как именно следует управлять этим процессом. Лучше всего проработать следующие аспекты:

• Способ и платформа связи: по телефону, электронной почте или через мессенджеры
• Шаблоны договоров и счетов для использования с каждым поставщиком 
• Платформа для обмена и подписания документов. Благодаря многочисленным службам онлайн-документации, таким как AXDRAFT, вам больше не нужно отправлять каждый счет по почте
• KPI (ключевые показатели эффективности) для анализа качества продуктов и услуг, предоставляемых поставщиками
• возможные улучшения
• Критерии выбора поставщиков, помогающие менеджеру проекта принимать обоснованные решения и понимать ожидания компании

Этот шаг, вероятно, самый важный во всем процессе управления закупками. Он составляет основу вашей деятельности, поэтому заранее подготовьте план.

7. Установление юридических процедур

Подписание контрактов, счетов-фактур и других типов документов является частью управления закупками. Может быть сложно разобраться, какие документы нужно подготовить, как правильно создать ту или иную форму, подпадает ли ваша компания и процесс закупок под какие-то особые правила и так далее.

Поэтому мы настоятельно рекомендуем либо обратиться к юристу, который поможет вам с документацией по закупкам, либо воспользоваться готовыми шаблонами, специально разработанными для управления закупками.

8. Определите способы оплаты

После подписания контракта ваши поставщики будут ожидать оплаты своих продуктов или услуг. На этом этапе необходимо обсудить три основных фактора:

• Система совместной работы . Является ли ваш контракт фиксированной ценой, основанной на времени и материалах или на почасовой основе?
• Способ оплаты . Обсудите предпочтительные способы оплаты с каждым поставщиком и запросите его банковские реквизиты. Не забудьте спросить о любых дополнительных сборах или скидках. Не забудьте указать валюту платежа, если вы сотрудничаете с зарубежными вендорами.
• Частота платежей. Ожидает ли продавец оплату после каждой покупки или раз в месяц? Важно прояснить ситуацию в самом начале сотрудничества, чтобы избежать долгов, непредвиденных сборов или расторжения контракта. Если вы планируете совершать регулярные платежи, есть смысл автоматизировать этот процесс с помощью банковских сервисов.

Сроки оплаты должны быть важной частью вашего плана управления закупками, поскольку вся цель PMP состоит в том, чтобы сделать ваш бизнес предсказуемым.

9. Планирование процесса управления рисками

Ключом к преодолению чрезвычайных ситуаций с наименьшими последствиями является выявление рисков и планирование управления ими.

Добавляя риски в свой PMP, не забудьте указать:

• Вероятность риска
• Серьезность риска
• Пошаговые инструкции по снижению риска: кого предупредить, какие действия предпринять, какие- варианты вверх и т. д.
• Полезная документация по рискам 

Одними из наиболее распространенных рисков управления закупками являются конфликты с поставщиками, задержки доставки, низкое качество продуктов или услуг, изменение сроков, расторжение контракта, отсутствие продуктов в вашем заказе и новые тарифы поставщиков.

Как научить CRM решать юридические проблемы?

Есть одна существенная вещь, которой не хватает каждой CRM, — управление контрактами. С нашей электронной книгой вы сможете преодолеть разрыв между продажами и юридическими рабочими процессами, чтобы сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего: приносить доход компании.

Получить мое руководство

10. Определите препятствия и ограничения процесса закупок

Наконец, ваш план управления закупками должен содержать список всех ограничений, с которыми может столкнуться менеджер проекта и его команда. У процесса больше шансов на успех, если все участники знают, что может ограничить проект.

Ограничения и ограничения процесса могут включать:

• Бюджет 
• Временные ограничения
• Правовая база
• Аспекты инфраструктуры и местоположения
• Положения поставщика и спецификации контрактов (например, конкретные сроки производства определенного товара)
• Человеческие ресурсы
• Технические детали

Эта часть вашего плана управления закупками поможет вам избежать разочарований и неудачные идеи. Например, ваш руководитель проекта с самого начала будет знать, что вы не можете заказывать товары у поставщика из другого штата США, поскольку стоимость доставки будет выше, чем позволяет ваш бюджет на закупочную логистику.

Не так уж и сложно, не так ли? Теперь, когда вы знаете, что такое план управления закупками и как его создать, у вас есть все необходимое, чтобы разобраться с ним и внедрить PMP в свой бизнес.

Наличие надежной стратегии закупок — это только половина дела, ее эффективное внедрение — не менее важная часть. Автоматизация документооборота и цифровое планирование помогают вам оставаться в курсе дел, что крайне важно для закупок, когда один пропущенный срок может стоить вам целое состояние. Четкий документооборот предотвращает ошибки и несоответствие ожиданий и реальности.

Не позволяйте ошибкам мешать вам в управлении закупками, подписании контрактов или любых других документах. AXDRAFT предлагает готовые шаблоны документов и платформу для управления ими, чтобы обеспечить безошибочную работу.

• План управления закупками: что это такое и 10 шагов по его созданию
• 10 основных навыков в области закупок
• Управление жизненным циклом контракта в сфере закупок: преимущества, особенности и примеры из практики

Часто задаваемые вопросы

Какой тип информации должен содержать план управления закупками?

План управления закупками должен включать информацию обо всех товарах и услугах, которые необходимо приобрести; контакты продавцов; процесс утверждения контракта; сроки доставки; Варианты оплаты; потенциальные риски и ограничения проекта.

Какие инструменты и методы используются при планировании управления закупками?

Для автоматизации закупок лучше всего использовать специальные платформы управления закупками, в том числе P2P и программное обеспечение для закупок. Чтобы подписывать контракты и счета, выберите программное обеспечение для управления документами, такое как AXDRAFT, где вы можете составлять, редактировать, подписывать и отправлять документы онлайн, а также анализировать данные. Программное обеспечение для составления бюджета и управления поставщиками также доступно в Интернете.

Какова цель плана управления закупками проекта?

План управления поставками позволяет удобно организовать всю информацию, связанную с поставками. Вы получаете цифровой документ, к которому ваша команда может получить доступ и редактировать в любое время. Цель PMP — стандартизировать и автоматизировать ваш процесс, чтобы сэкономить время и уменьшить количество ошибок.