В бухучете первичные документы: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Новые ФСБУ: изменения с 2022 года

В апреле 2021 г. Приказом Минфина N 62н был утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он заменяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное в далёком 1983 году. Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, кроме бюджетников. Стандарт вступает в силу с 01.01.2022 г. Мы рассмотрим основные положения нового стандарта.

Порядок оформления первичных документов

Первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни: хозяйственная операция, сделка и др. Можно составлять один документ по нескольким связанным фактам хозяйственной жизни. В качестве первичных учетных документов вы можете использовать документы, составленные в процессе деятельности организации. К ним относятся гражданско-правовые договоры с контрагентами, приказы о приеме на работу или об увольнении, кассовые чеки, авансовые отчеты и др. Важно, чтобы эти документы удовлетворяли всем требованиям к содержанию и оформлению первичных учетных документов. Формы первичных учетных документов, применяемые в организации, определяет руководитель. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов вы можете разработать самостоятельно или использовать унифицированные. Составьте первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни. Если это невозможно — сразу после его окончания. Закон N 402-ФЗ требует составлять первичный документ под каждый факт хозяйственной жизни. Но ФСБУ 27/2021 уточнил эти правила:

  • Одним первичным учетным документом теперь можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни.
  • Некоторые операции разрешено отражать в первичном документе не в момент их совершения, а с определенной периодичностью, например, за сутки, неделю, месяц, квартал.

Речь идет о двух видах таких операций:

  • длящиеся — начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т. п.;
  • повторяющиеся — поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т.п.

В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности и фиксируется в учетной политике. Первичный учетный документ для таких операций надо составлять на отчетную дату. Кстати, ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ. Обязательными являются формы первичных учетных документов, утвержденные уполномоченными органами в соответствии с законодательством. В их числе некоторые формы учета кассовых операций и транспортная накладная.

Требования к содержанию и оформлению первичных учетных документов

Пункт 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ предусматривает всего семь обязательных реквизитов первичного документа:

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • наименование составившей документ организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни: сделки, события или операции;
  • величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • должность лица (лиц), совершившего сделку (операцию) и ответственного за оформление сделки, либо ответственного за оформление свершившегося события;
  • Ф. И.О. и подпись ответственного лица (лиц).

Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные учетные документы, устанавливает руководитель организации. Составить первичный учетный документ вы можете как в бумажной, так и в электронной форме. Если вы создаете документы на бумажном носителе, записи в них производите средствами, которые обеспечивают сохранность записей в течение установленного срока хранения документов. Это могут быть чернила, шариковая ручка. При составлении документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность изготовления их копий на бумажном носителе. Электронные документы подписывайте электронной подписью с учетом требований Закона об электронной подписи. Виды электронных подписей согласуйте с другими участниками электронного взаимодействия. В общем случае первичные учетные документы составляются на русском языке. Документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение — ситуация, когда организация ведет деятельность в иностранном государстве и по его законодательству документы составляются на ее языке. В этом случае построчно переводится только регистр. Своевременно оформить первичные учетные документы, передать их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, обеспечить достоверность содержащихся в них данных должны те, кто составил и подписал данные документы. За несоблюдение названных требований организацию и ее руководителя могут привлечь к ответственности.

Оправдательный документ

С выходом нового стандарта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» у нас появился новый термин «оправдательные документы», который не встречается в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ни в одном стандарте раньше также не встречался. Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты. Стандартный подход следующий: мы оформляем первичный документ, в котором даем ссылку на оправдательный. И вот в оправдательном документе уже расшифровывается информация о факте хозяйственной жизни, которую просто не нужно переносить в первичный документ всю и досконально. Таким образом, работа бухгалтера стандартизируется, отлаживается, и как бы все встает на свои места, потому что этот термин «оправдательный документ» нам действительно облегчает существование и расставляет по своим местам наши представления о документации.

Например. Заполняет сотрудник авансовый отчет (авансовый отчет у нас будет документом первичным, в нем есть все необходимые реквизиты), и к авансовому отчету он прилагает оправдательные документы, подтверждающие расходы, которые он понес в интересах организации. Таким образом, даже если оправдательный документ не содержит подписи, расшифровывается факт хозяйственной жизни как-то недостаточно полноценно, тем не менее, нам это вполне подходит, потому что все эти пробелы восполняются авансовым отчетом за счет того, что в нем уже все необходимое есть.

Если оправдательный документ совершенен с точки зрения состава реквизитов, он может заменять собой первичный документ. Оправдательный документ не оформлялся изначально для исполнения роли первичного документа. У него могло быть какое-то совершенно другое назначение. Тем не менее, в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ у нас названы семь обязательных реквизитов любого первичного документа. Если оправдательный всеми этими реквизитами обладает, то нет никакой бюрократической необходимости добавлять к нему первичный просто для порядка. Сам оправдательный документ может выполнить роль первичного, если с этой ролью справляется. Это весьма удобно, опять же, для облегчения документооборота, облегчения работы бухгалтера, для того чтобы лишние какие-то шаги не делать и, тем не менее, считать, что наши расходы или наши другие какие-то факты хозяйственной жизни вполне себе документированы.

Регистры бухгалтерского учета

Регистр бухгалтерского учета — это документ, предназначенный для регистрации и накопления данных об объектах бухучета, содержащихся в первичных учетных документах. Регистрацию надо вести на систематической основе в хронологическом порядке. К регистрам бухучета относятся оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и др. Формы регистров бухгалтерского учета определяет руководитель организации. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете:

  • наименование регистра;
  • наименование организации, составившей регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета.

Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации. Составлять регистры бухгалтерского учета вы можете на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Записи в регистрах производите в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности. Если стоимость объекта бухучета выражена в иностранной валюте, записи в регистрах делайте одновременно в такой валюте и в рублях.

Система регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать:

  • полноту информации — получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;
  • системность информации — взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
  • обоснованность учетных записей — соответствие данным первичных учетных документов;
  • достоверность информации — полноту и точность представления объектов бухучета.

Исправление первичных учетных документов и регистров бухучета

Допустимо исправлять все первичные документы. Исключением являются случаи, когда по законодательству РФ или установленным в соответствии с ним правилам вносить исправления запрещено. Это касается, например, кассовых документов. Если вы допустили ошибку при составлении кассового документа, его надо оформить заново. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы установлен п. п. 19 — 21 ФСБУ 27/2021. Он зависит от формы составления документа:

  • В электронный документ вы можете внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального.
  • В документ на бумажном носителе исправление вносите так: зачеркните ошибочный текст или сумму, сделайте корректную запись над зачеркнутым, добавьте надпись «Исправлено». Зачеркивайте чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму.

Важно! Запрещены исправления в виде подчисток: замазывания, стирания и т.п.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

  • дату исправления;
  • должности лиц, составивших первичный учетный документ;
  • подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Порядок внесения исправлений в регистры бухгалтерского учета такой же, как для первичных учетных документов. Кроме того, для исправления можете производить сторнировочные или дополнительные записи по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота

Руководитель должен организовать документооборот так, чтобы он обеспечивал:

  • своевременное отражение в бухгалтерском учете объектов учета, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации данных в регистрах бухучета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • предотвращение несанкционированного доступа к документам бухучета.

ФСБУ 27/2021 не устанавливает, в частности, процедуру проверки первичных учетных документов в бухгалтерии, требования к разработке и оформлению графика документооборота. Вместе с тем руководитель может принять решение о составлении такого графика, предусмотрев в нем ответственного за проверку и ее срок.

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила


Содержание
Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета
Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи
Первичные документы можно оформлять в электронном виде
Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов
Не используйте факсимиле
Не повторяйте чужих ошибок


Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.


Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.


Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.


Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.


С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.


При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).

  2. Дата документа.

  3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).

  4. Содержание операции.

  5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).

  6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.


Важно!


Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.


Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

  • Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).

  • Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).

  • Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.


В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.


Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.


Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.


Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.


Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.


Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Подробнее


Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.


Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.


Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).


Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте.


Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.


Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.


В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.


Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

  1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.

  2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.


Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

  1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.

  2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).

  3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.


Главные бухгалтеры в свою очередь:

  1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».

  2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).

  3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.


Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.


Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.


О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

  1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.

  2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.

  3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т. д.

  4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.

  5. Потеряли документы.


1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Услуга «Процессинг» входит в комплексное бухгалтерское обслуживание клиентов


Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

  1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.

  2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.

  3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.

  4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.

  5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.

  6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Поделиться статьей

Первичные исходные документы для предприятий

Документ, содержащий все детали бизнес-трансдукции, известен как первичные документы. Это свидетельства того, что работает в бизнесе в течение всего периода. Это начальный этап бухгалтерского учета.

Бухгалтерский исходный документ — это физический документ, в котором перечислены детали транзакции и который хранится в бизнесе в качестве доказательства этих транзакций.

  Все исходные документы должны включать такие элементы, как:

  • Дата операции
  • Сумма
  • Название предприятия и лица
  • Описание транзакции
  • Справочный номер

 

  Важность первичных документов

  • Предоставить доказательства того, какая транзакция имела место.
  • Подробно о характере операции, сумме и лицах, участвовавших в ней, времени, дате и т. д.
  • Первичные документы сделали процесс аудита простым и эффективным.

 

Типы исходных документов

Ниже приведены первичные исходные документы, используемые современными бизнес-организациями.

Счета-фактуры

Они относятся к кредитным операциям . Это своего рода документ, в котором указывается цена, количество проданного товара, имя покупателя и продавца и т. д. Счета-фактуры имеют две копии оригинала для покупателя или покупателя и дубликат в качестве доказательства деловой активности. Когда продавец покупает что-то в кредит, он получает кредитный счет от поставщика, поэтому покупатель может ввести этот документ как счет-фактуру покупки, а продавец может ввести его как счет-фактуру продажи.

Квитанция

Квитанция хранится как подтверждение о получении товаров или денежных средств . Тот, кто производит оплату, получает оригинал квитанции, а дубликат сохраняется для учета. Он содержит всю информацию о транзакции.

Дебетовая записка

Когда товары по какой-либо причине возвращаются поставщику, дебетовая записка выдается поставщику его покупателем. Это делается для того, чтобы уведомить продавца о списании средств после возврата товара. Он также может быть использован для переплат в бизнесе. Он действует как исходный документ для возврата внешнего журнала. Он содержит дату, сумму и причину списания конкретной суммы, также известную как дебетовый меморандум.

Характеристика дебетового ордера

  • Выдается покупателем для возврата товара в кредит.
  • На его основе обновляется журнал покупок.
  • Всегда указывается причина списания средств со счета

 

Кредит-нота

Кредит-нота направляется продавцом покупателю в целях уменьшения ответственности покупателей, ее также можно использовать для демонстрации возможности возмещения. Это говорит нам о снижении продаж. Его еще называют кредитовый меморандум или кредитовое авизо .

 

Характеристика кредит-ноты

  • Книга возврата продаж ведется на основании данного документа
  • Сообщение о том, что кредит поступил на счет покупателя.

 

Pay-In-Slip

Pay-in-slip — это квитанция, выдаваемая банком после внесения денег в банк. Он содержит сумму, номер счета, дату и имя владельца счета. Он выступает в качестве доказательства для банковской операции бизнеса. Это говорит о том, на какую дату, сколько суммы депонировано в банке.

 

  Кассовый авизо

Бланк, на котором указывается информация о транзакции, дата продажи за наличный расчет и покупка за наличный расчет суммы компании, является кассовым авизо. Он используется только для кассовой системы.

 

Платежные ведомости

Подробная информация о заработной плате и окладе сотрудников сохранена в этом документе, чтобы упростить аудит и сравнить расходы и доходы.

 

Проверка

Чек – это документ, который показывает приток и отток денег во время операций. Чек, предоставленный клиентом, хранится в качестве доказательства того, что бизнес-транзакция имела место.

 

Ваучеры

Письменный документ, подтверждающий деловые операции, называется ваучером. Процесс списания или зачисления на счет зависит от ваучеров. Он составляется бухгалтером и подписывается уполномоченным лицом организации. Они содержат серийный номер, так что поручиться может быть легко для аудита. Ваучеры могут быть квитанционными, платежными и генеральными.

Первичные учетные документы

Содержание статьи

  1. Примеры первичных учетных документов
  2. Какие документы являются обязательными
  3. Внутренние и внешние бухгалтерские документы
  4. Как работать с регистрами бухгалтерского учета
  5. Как корректировать первичную документацию

3.8/5 — (5 голосов)

Первичные учетные документы составляются по каждой хозяйственной операции. Без них невозможно отражение деятельности организации на счетах, так как эти документы служат основанием для последующих учетных процедур, выступают подтверждением операции.

Первичным учетным документом в бухгалтерском учете является официальный документ, который оформляется при совершении сделок и иной хозяйственной деятельности. Однако набор и правила подготовки первичной документации различаются в зависимости от специфики процедуры. В большинстве случаев за подготовку первичной документации перед сделкой отвечает продавец. Однако часто возникают трудности с оформлением документов, поскольку единого перечня бланков «первички» не существует. Соответственно каждая компания самостоятельно определяет формы этих документов с учетом цели их применения.

Хотя стандартного перечня форм для данной категории документов нет, законодательством установлен перечень обязательных реквизитов. Кроме того, предприятию необходимо закрепить в учетной политике те формы, которые оно будет использовать в дальнейшем.

Примеры первичных учетных документов:

  • Товарные накладные, отражающие, какие товары, материальные ценности одна организация передает другой. Они должны быть составлены в двух экземплярах, и эти документы подписываются обеими сторонами сделки. Если компания использует печати, они должны быть проставлены на этих документах.
  • Акты приема-передачи. Эти документы составляются после выполнения работ или услуг, они призваны подтвердить, что сторона сделки получила услуги и их результат соответствует договору. До момента подписания акта работа не считается официально выполненной.
  • Платежные ведомости и другие виды бумаг, подтверждающие факт выплаты заработной платы, премий, больничных листов работникам.
  • Кассовые документы. Это отдельная категория первичной документации, которая охватывает приходные и расходные ордера, платежные поручения, авансовые отчеты и так далее.

Мы привели неполный перечень того, что является первичным документом в бухгалтерии. В зависимости от специфики деятельности и ведения учета этот перечень может варьироваться, дополняясь различными документами, подтверждающими хозяйственную деятельность предприятия.

Какие документы имеют обязательную юридическую силу

Для того, чтобы документы считались первичными, чтобы они имели юридическую силу, необходимо использовать реквизиты, предусмотренные законодательством. Во-первых, это название самого документа, например, «Бухгалтерская справка». Без этого документы не могут быть приняты во внимание. Кроме наименования, правила оформления первичной документации требуют следующие данные:

  • Имя составителя документа;
  • краткое содержание и название операции, о которой идет речь в документе;
  • денежные или физические показатели;
  • должности лиц;
  • подписи и дата.

Правильно оформленные документы имеют юридическую силу, соответственно могут служить доказательством в ходе судебного разбирательства. Для разрешения конфликтов с клиентами, подрядчиками, партнерами необходимы полноценные доказательства. Например, покупатель может отказаться платить за товар или попытаться признать сделку недействительной. И потом, если вы не серьезно подошли к заполнению документов, а подписи в них поддельные или «первичка» оформлена с ошибками, вы не сможете использовать ее в качестве доказательства.

Поэтому не стоит расписываться за поставщика, если он не успел это сделать сам. Никогда не фальсифицируйте первичную документацию, даже если это кажется вам простой формальностью. Тщательно сохраните и систематизируйте все «первичное», тщательно проверьте наличие всех реквизитов.

Юристам часто задают вопросы, обязательно ли наличие печати на первичных документах. Однако с 2015 года большинство компаний не обязаны получать и ставить печать. Предприятия имеют право завести его, если сочтут это необходимым, но с точки зрения юридической силы это вовсе не является обязательным атрибутом. Но если организация все же использует печать, это должно быть указано в ее уставе.

Иногда другая сторона настаивает на постановке печати. Вы должны отказаться, если компания не имеет печати. Можно даже письменно уведомить об этом контрагента и предоставить выписку из устава, если он настаивает.

Внутренние и внешние бухгалтерские документы

«Первичные», которые выдает сама компания, относятся к одной из двух групп: внутренние или внешние. Внутренней документацией называют ту, которая относится только к организации, выдавшей ее. Кроме того, внешние документы могут быть получены предприятием извне: от поставщиков, партнеров, покупателей.

В свою очередь внутренние документы делятся на 3 категории:

  • Административный. Как понятно из названия категории, речь идет о документации, фиксирующей заказы. Руководитель может дать их конкретному сотруднику или всей структуре.
  • Исполнительный. В эту категорию попадают все бумаги, подтверждающие факт совершения той или иной хозяйственной операции.
  • Учетная регистрация. К этой категории относится документация, в которой компания собирает и систематизирует информацию из других документов.

Как работать с регистрами бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета являются носителями упорядоченной информации, осуществляющими сбор и систематизацию документации, к ним относятся книги, карточки, листы. После оформления хозяйственных операций в первичной документации эти же сведения необходимо отразить в реестрах.

Регистры можно вести разными способами. Например, хронологический метод, при котором события фиксируются последовательно, в зависимости от того, как во времени выполнялись хозяйственные операции. Другой подход — систематический; используется, например, при оформлении кассовых книг. В этом случае операции учитываются на основе экономических показателей. Но многие компании используют комбинированный подход, сочетающий хронологический и систематический подходы. Регистры также различаются по содержанию: синтетические, аналитические или комбинированные.

Как исправить первичную документацию

Первое, что нужно помнить, это то, что есть группа документов, которые вообще нельзя исправить. Это банковские и кассовые документы, в том числе платежные поручения, а также бланки строгой отчетности, которые выдаются вместо чеков ККТ. Что делать, если в таких документах допущены ошибки? Документы с ошибками к исполнению принимать нельзя, вместо них нужно оформлять новые, уже правильно заполненные бланки.

Обратите внимание, что неправильно оформленный документ нельзя просто выбросить или разорвать, это является нарушением. Бухгалтер должен вычеркнуть неправильно составленный документ и подать его в книгу учета вместе с «правильным» документом. Однако кассовая книга и авансовый отчет не относятся к категории кассовых документов. Соответственно, их можно исправить. Но вам нужно сделать это правильно.

Ошибки в этих документах должны быть исправлены, чтобы сохранить детали и основной текст. Полностью заменить некорректную форму, если речь идет о первичной документации, невозможно. Вместо этого следует прибегнуть к одной из двух корректировок.

Первый способ внести коррективы в «первичку», установленную законодательством: в тексте самого документа неверные сведения зачеркиваются одной чертой, вносятся правильные данные, затем ставится дата и пишется «Исправлено» . Завершающий этап – подписи составивших документ с указанием фамилий и инициалов.

Часто первичные документы оформляются в двух экземплярах, поэтому дублируются ошибки.