Виды первичной документации: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Проверка первичных бухгалтерских документов: подробная памятка для бухгалтера

Для вас мы подготовили емкую и практичную памятку по проверке документов от контрагентов. Следуя инструкции, вы не пропустите ни одного важного момента.

Проверка первичных документов: 5 главных шагов

1. Проверка обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:

• наименование;
• дату составления;
• наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Документ, предоставляемые контрагентом, не принимается к учету, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов отсутствует. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.

2. Проверка соответствия наименования:

• продавца и покупателя – учредительным документам
• товара – договору поставки
• работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг.

При обнаружении ошибки в наименованиях документ к учету не принимать. Необходимо еще раз запросить бумаги у контрагента в исправленном виде.

3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС

При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать исправленную версию.

4. Проверка заполнения документации при выставлении УПД

Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.

5. Проверка формы накладной

Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.

Хотите контролировать документы по новому стандарту в «1С»?

Смотрите запись вебинара «Новый стандарт контроля финансовых документов в «1С».

Будет полезно всем, кто:

• работает в организации с большим документооборотом;
• отвечает за контроль входящих и исходящих документов;
• тратит на подготовку к встречной проверке больше 30 минут;
• задерживает сроки сдачи отчетности и отправки пояснений из-за долгого сбора нужных документов.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

Существуют различные способы проверки в первичных бухгалтерских документах, несмотря на это, способы исправления зависят именно от вида нарушения, которое было найдено.

В ходе проверки может выяснится, что совершаемая операция экономически не обоснована, либо нарушает законодательство. В таком случае операцию могут отменить, а первичные документы по ней изъять.

Если в ходе проверки первичной бухгалтерской отчетности будет найдена ошибка в расчетах, либо неточность в расчетах, ее можно откорректировать. При этом, важно помнить, чтобы исправить первичную бухгалтерскую документацию, необходимо его повторно заверить подписями тех, кто его изначально составил.

Обратите внимание: есть такие документы первичного учета, где просто так ошибку исправить не выйдет. Например, нельзя исправлять кассовую и банковскую документацию. Если в ходе проверки такой первички были выявлены неточности, их следует заменить на новые. Такой способ, к слову, допустим в отношении любых первичных бухгалтерских документов.

Какой бы способ корректировки первичных бухгалтерских документов вы не использовали, нельзя применять способы, «маскирующие» ранее допущенную ошибку. Такие, как корректор, подчистка или ластик.

Когда ошибка найдена и исправлена в первичном документе, имеющем несколько экземпляров, обязательно необходимо внести корректировки во все его версии одинаково. Если копии бухгалтерских документов будут отличны друг от друга, они потеряют юридическую силу.

Когда исправленная бумага уже принят к бухгалтерскому учету, необходимо сделать корректировки в проводках. Существует два способа внесения таких изменений:

• Можно использовать дополнительную проводку. Такое допустимо в случае, если в целом документ составлен верно, но в нем указана меньшая сумма.
• В случае, когда бумага в принципе не верно заполнен, он отменяется. Чтобы получить правильный вариант, производят новую операцию.

Не всегда ошибки в бухгалтерских документах получается выявить сразу. Это может случиться с существенной задержкой, когда придется вносить корректировки не только в первичный документ, но и в отчетность. Сложность данного предприятия полностью зависит от того, насколько допущенная ошибка была существенной, а также, было утверждение данного отчета собственниками.

Кто несет ответственность за ошибки в первичных бухгалтерских документах

Как мы уже знаем, первичные документы чаще всего подписывают сотрудники, работающие непосредственно на местах. Ответственность за ошибки при этом ложиться, как правило,
на руководителя. Считается, что руководитель организации, в той или иной степени, обязан владеть азами бухгалтерского учета, а также знать стандарты и требования, установленные законодательством на этот счет.

Конечно, в организации есть бухгалтер, иные сотрудники, призванные осуществлять контроль документов, однако ответственность за организацию учета в целом все равно несет руководитель.

Бухгалтера или обычного сотрудника конечно также могут наказать. Это случается реже, и вот почему. Чтобы привлечь к ответственности за ошибку в первичных документах бухгалтера или сотрудника, необходимо доказать, что данная ошибка была допущена умышленно. С целью хищения или получения иной корыстной выгоды.

Как существенно снизить количество ошибок в первичных документах

Сперва давайте разберемся в природе возникновения расхождений и неточностей в первичных бухгалтерских документах. Чаще всего причинами становится большое количество однотипных бумаг, проходящих через ответственное лицо. Иногда, чтобы заполнить документ правильно, необходимо свериться с другим документом, которого под рукой может не быть. В условиях производства, найти нужную бумагу не всегда получается. Как следствие, возникают неблагоприятные условия.

Что делать в подобной ситуации?

Современные компании выбирают, в качестве решения данной проблемы, переход на электронный архив документов «Скан-Архив». В чем его преимущества:

• Скорость обработки данных. Бумаги можно сканировать пачкой, а система сама распознает их.
• Точность. «Скан-Архив» – умная система. Она точно определит документ туда, где вы сможете его найти в считанные секунды.
• Надежность. Используя «Скан-Архив» вы можете быть уверенны, не один документ не будет утерян.

Эти и многие другие преимущества позволяют оптимизировать работу организации, как следствие, свести количество допускаемых ошибок в документах к минимуму. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению системы «Скан-Архив», запишитесь на нее сейчас и получите всю информацию из первоисточника.

Заинтересованы в создании электронного архива?

Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

Вывод

Первичный документ является основой ведения всего бухгалтерского учета в организации. От того, насколько верно ведутся эти документы, зависит в конечном итоге то, какие финансовые результаты компания получит. Мы наглядно продемонстрировали, почему этот тезис является верным. Работе с первичной документацией следует уделять особое внимание.

что это такое, виды, требования к заполнению

Бухгалтерский учет — научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Что нужно знать о бухгалтерском учете?

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета.  Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

• название документа
• дата заполнения документа
• наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
• № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
• наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
• указание ф. и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
• личная подпись каждого ответственного лица
• оттиск печати или штампа

Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.

Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.

Виды первичных документов

• Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
• Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
• Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
• Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
• Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

При заполнении отчета к нему прикладываются другие первичные документы: квитанции на оплату проживания в гостинице (для командировочных), проездные билеты, товарные чеки на приобретение малоценных быстро изнашиваемых предметов, канцтоваров

• Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
• Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
• Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
• Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Является разовым документом, соответствующим одной определенной хозяйственной операции. К счету прикладывают первичные документы: смету на выполнение работ, договор подряда, калькуляцию затрат, накладную на товар.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.

• Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
• Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
• Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
• Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Типовые бухгалтерские первичные документы не могут изменяться по желанию руководителей предприятий.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях. Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования и мбп, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать здесь.

Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

• Все документы хранятся не менее 5 лет.
• Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
• Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте тут.

Правильное и достоверное ведение первичной документации в бухгалтерии, соответствие документооборота, позволит обеспечить четкий бухгалтерский учет на предприятии.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru

Типы первоисточников — Первоисточники

Аудио и музыка

Музыка (как ноты, так и записи), устные рассказы и звукозаписи дают исследователям уникальный взгляд на прошлое. Вы можете узнать о культурных тенденциях, словоупотреблении, повседневных звуках города, устной поэзии или услышать, как кто-то рассказывает свою собственную версию событий, свидетелями которых они были лично.

Общие дисциплины: История, музыка, лингвистика, антропология, искусство, английский язык

Книги и брошюры

В большинстве случаев книги можно считать вторичным источником, поскольку автор использует доказательства из других источников для подтверждения своих аргументов. Однако в некоторых дисциплинах книги можно считать первоисточником; опубликованные мемуары, автобиографические работы, собрание документов в переплете или творческое письмо могут подпадать под категорию первоисточников. Точно так же брошюры или небольшие переплетенные буклеты или листовки по одному конкретному предмету обычно являются основным источником.

Общие дисциплины:  Английский язык, история, материальная культура

Данные

Информация, которая систематически собирается и систематизируется. Данные часто создаются организациями или группами людей, которые пытаются собрать информацию по определенной теме. Примеры типов собираемых данных: данные опроса или опроса, эксперименты, моделирование или наблюдение.

Общие дисциплины: Общественные науки (политология, психология и др.), науки (биология, химия и др.), история, государственная политика, правоведение

Цифровой контент

Хотя большинство исследователей в первую очередь думают о первичных источниках как об объектах, созданных только до 20 века или ранее; есть первоисточники, которые называются рожденно-цифровым материалом. Рождённо-цифровой означает, что источник был создан в цифровом виде, а не конвертирован из другого формата. Примеры: твиты, электронные письма, сообщения в социальных сетях или гифки.

Общие дисциплины: Социология, антропология, история, английский язык

Эфемера

Эфемеры — это первичные источники, которые существуют или были созданы только для того, чтобы существовать в течение короткого периода времени. Примерами эфемеров могут быть корешки билетов, открытки, наклейки или игральные карты.

Общие дисциплины: История, материальная культура, английский язык, антропология, искусство, история искусств действия всех ветвей власти — местной, государственной, федеральной и международной.

Общие дисциплины:  История, политология/государственная политика, социология, уголовное правосудие, образование

Право

В праве основным источником является сам закон. Первичный закон исходит от одной из 3 ветвей власти. Законодательная ветвь принимает законы или законы, которые можно найти в Уставных кодексах. Административная ветвь составляет административное или нормативное право, которое содержится в нормативных кодексах. Судебная власть составляет прецедентное право посредством судебных заключений, которые могут быть либо опубликованы в репортерах по делам, либо могут быть «несообщены», но все же могут быть найдены в Интернете.

Общие дисциплины: Право, государственная политика

Рукописи

Термин «манускрипты» имеет несколько значений. Первоначально он относился к рукописным письмам, но его также можно использовать для обозначения собрания документов, обычно находящихся в архиве, или для обозначения отдельного произведения автора, например книги. Рукописи могут включать в себя: деловую или личную переписку, дневники, юридические и финансовые документы и многое другое.

Общие дисциплины: История, английский язык, журналистика

Карты

Созданы, чтобы показать определенный географический регион, который представляет мысли, идеи, культурные представления, а также визуальные и текстовые представления того периода времени. Карты являются продуктом чьих-то личных мыслей, поэтому они могут дать представление о культурных нравах и мыслях того времени.

Общие дисциплины: История, политология, наука, социология, антропология, правоведение

Газеты

Предоставить информацию о реакции на местные и международные новости, реакцию населения на события, рекламу, некрологи и мнения.

Общие дисциплины: История, английский язык, политология

Предметы и артефакты

Артефакты — это, как правило, трехмерные объекты, которые когда-то выполняли определенную функцию или цель. Артефакты могут пролить свет на то, как группа людей выполняла определенную задачу, или дать представление об их обычаях и культуре. Многие вещи можно считать артефактом; некоторые обычно рассматриваемые артефакты, которые можно использовать для исследований: чайники, униформа, украшения или компьютер.

Общие дисциплины:   История, антропология

Отчеты и исследования

Составленное описание определенной темы или события. Типичными примерами отчета могут быть: тематические исследования, отчеты совета директоров, бизнес-отчеты, полевые заметки или наблюдения, эмпирические исследования и интервью.

Общие дисциплины:  История, английский язык, общественные науки, естественные науки, образование, юриспруденция

Видео и изображения

Видео и изображения могут охватывать широкий спектр первоисточников, которые дают представление о видах, звуках и изображениях прошлого. Примеры, которые можно использовать в качестве первоисточника: фильм, видео (самодельные кадры или пропагандистская реклама), рекламные ролики и фотографии.

Общие дисциплины: История, английский язык, киноведение, антропология, социология

Визуальный материал

Визуальный материал используется для описания большого количества первоисточников в разных формах; включая фотографию, живопись, рисунок, скульптуру, архитектурные планы, гравюры (гравюры на дереве, гравюры, литографии), графику (мультфильмы, плакаты, торговые карточки, компьютерные изображения) и фильмы.

Общие дисциплины: История, искусство, история искусства, материальная культура, английский язык, кино, антропология, коммуникации

Типы источников — использование Библиотеки Конгресса в Интернете: руководство для учащихся средних и старших классов

• Источники информации
• Типы информации

Первоисточники

Первоисточники — исходные материалы истории — оригинальные документы и предметы, созданные в изучаемое время. Они отличаются от вторичных источников, рассказов, которые пересказывают, анализируют или интерпретируют события, обычно на расстоянии во времени или месте. С Словарь по библиотечно-информационным наукам , «В науке документ или запись, содержащая информацию из первых рук или исходные данные по теме, используемые при подготовке производной работы».

ПРИМЕРЫ: Первичные источники включают оригинальные рукописи, периодические статьи, сообщающие об оригинальных исследованиях или размышлениях, дневники, мемуары, письма, журналы, фотографии, рисунки, плакаты, кадры фильмов, ноты, речи, песни, интервью, правительственные документы, общественные записи, свидетельства очевидцев, вырезки из газет, мемуары, аудиозаписи, карты, устные рассказы, данные переписи населения и т. д.

Вторичные источники

Вторичные источники — это отчеты, в которых пересказываются, анализируются или интерпретируются события, обычно происходящие в отдаленном месте или во времени. Из Dictionary for Library and Information Science, «Любая опубликованная или неопубликованная работа, удаленная на один шаг от исходного источника, обычно описывающая, обобщающая, анализирующая, оценивающая, полученная из первоисточников или основанная на них… также относится к к материалам, отличным от первоисточников, использованных при подготовке письменной работы».

ПРИМЕРЫ: Обзор, критический анализ, рассказ от второго лица, историческое исследование, энциклопедия, биографии и т. д.

Представляют собой некоторые ключевые типы источников информации. Определения изменены из Словаря терминологии архивов External от Общества американских архивистов и онлайн-словаря Merriam Webster.

Правительственные документы	Ресурсы, созданные национальными, государственными и местными органами власти для документирования деятельности правительства или предоставления информации о местности и ее людях.
Журналы	Сборники статей, содержащие самые последние исследования научных и промышленных кругов. Контент может включать обзоры литературы, тематические или исследовательские исследования или информацию о конкретных процессах.
Рукописи	Неопубликованные документы, в том числе рукописные документы и авторский черновик книги, статьи или иного произведения, представляемые для публикации.
Карты	Графические изображения особенностей Земли или другого небесного тела. Карты обычно рисуются в масштабе с использованием метода проекции и могут включать политические границы и геологические особенности, среди других элементов.
Движущиеся изображения	Визуальные произведения, которые выглядят как движение, в том числе кинофильмы, видео и флипбуки.
Газеты	Газеты могут освещать текущие темы, исторические события и/или местную информацию. Коллекции газет могут быть хорошим местом для изучения проблем и событий на местном, региональном, национальном или глобальном уровне. Они издаются и распространяются ежедневно, еженедельно или через какой-либо другой регулярный и обычно короткий интервал.
Устные рассказы	Интервью, в ходе которых записываются личные воспоминания человека о прошлом и исторических событиях. Аудио- или видеозаписи, стенограммы и другие материалы, которые фиксируют и связаны с таким интервью.
Фотографии и печатные издания	Фотография – это неподвижное изображение, сформированное на светочувствительной поверхности с помощью оптической системы, такой как фотоаппарат, и зафиксированное с помощью фотохимического процесса. Отпечаток — это копия оригинального произведения искусства, сделанная путем создания шаблона из дерева, металла, камня или цинка, сетчатой ​​ткани или другого материала и нанесения чернил, краски или другой жидкости на шаблон и переноса изображения на другую поверхность. таких как бумага, ткань или пластик. Отпечатки также могут быть сделаны с использованием цифровых носителей, включая лазер или другие виды цифровых технологий.