Тендерный отдел структура: Отдел закупок — функции и структура тендерного отдела

Тендерный отдел от «А» до «Я». Руководство по применению

Автор azbukatenderov На чтение 12 мин Просмотров 20.1к. Опубликовано 20.08.2020 Обновлено 30.09.2021

Хотите больше клиентов на тендерное сопровождение? Тогда вам сюда>>>

Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела,  от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.

Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.

Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.

Содержание

1. Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика
2. Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика
3. Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?
4. Как создать тендерное подразделение?
5. Принятие решения
6. Создание отдела на основеKPI
7. Распределите обязанности
8. Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:

1. Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
2. Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
3. Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
4. Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
5. Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
6. Следить за итогами торгов.
7. Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
8. Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
9. Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.

Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.

Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.

Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.

Специалисты «Азбуки тендеров» всегда готовы помочь в любом вопросе, касающемся закупок. Вы можете заказать как комплексную услугу, так и получить поддержку на 1-2 этапах, например, по подготовке заявки, чтобы ее не отклонил заказчик. Для этого переходите на официальный сайт по ссылке.

О тендерном сопровождении более подробно читайте в этой статье.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.

Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.

Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:

• Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
• Готовить план-график закупок на будущий период.
• Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
• Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
• Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
• Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
• Вести отчетную документацию по закупкам.
• Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
• Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками

Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:

1. От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
2. От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
3. От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
4. Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
5. При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.

Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?

У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.

Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.

Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.

Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.

Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.

Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.

Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.

Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.

Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.

Как создать тендерное подразделение?

Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.

Принятие решения

Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.

Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.

Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не  быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.

Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.

Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.

Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.

Создание отдела на основе KPI

Успешность компании видна по ключевым показателям эффективности. При создании внутренней службы придерживайтесь следующих правил управления, которые уже 15 лет действуют на Западе. Это ключевые показатели эффективности (KPI) — от английского Key Performance Indicators. Каждый сотрудник должен обладать соответствующим уровнем квалификации. Основные показатели эффективности распространяются и на самого директора компании.

При формировании KPI тендерного отдела:

Планируйте  — стратегия в закупочной деятельности очень важна. Ставьте цели, пользуйтесь аналитикой, только так можно контролировать результат. Планы – это непостоянная величина, они могут меняться в зависимости от погодных условий, экономической обстановки в стране, социальных перестроений и т.д.

Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.

Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).

Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.

Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).

Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.

Распределите обязанности

Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:

1. Оформлять/продлевать КЭП.
2. Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
3. Подготавливать и настраивать ПО для работы.
4. Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
5. Оформлять весь пакет документов.
6. Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
7. Оценивать конкурентоспособность на рынке.
8. Анализировать проведенные торги.
9. Готовить и подавать заявки.
10. Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
11. Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
12. Получать тендерные займы и банковские гарантии.
13. Сотрудничать с субподрядчиками.
14. Принимать участие в электронных торгах.
15. Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
16. Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
17. Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
18. Заключать договора.

Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.

Если же вам нужен быстрый старт, то воспользуйтесь услугами специалистов «Азбуки тендеров». Здесь специально создана служба поддержки на любом этапе вашего участия в торгах. Доверьтесь профессионалам, которые не первый год работают в области закупок. Подробнее читайте в статье «Тендерный аутсорсинг: какие задачи и кому можно делегировать».

Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:

1. Настроенное программное обеспечение.
2. Наличие электронной подписи.
3. Наличие необходимых для работы программ.
4. Высокоскоростной интернет.
5. Телефон с установленными мессенджерами.

Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для  этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.

Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.

Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.

Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:

1. Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
2. Видеозвонки.
3. Общий чат с коллективом.
4. Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.

Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.

Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.

У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.

Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.

В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.

Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.

Андрей Плешков

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Не достаточно быть просто классным экспертом в тендерных продажах, нужно еще уметь продавать свою экспертность. А вот с этим у многих специалистов большая проблема. Мы решили устранить этот пробел и подготовили мини-тренинг «Тендерное сопровождение: как продать услугу дорого?». Данный тренинг абсолютно бесплатный. Если у вас есть сложности с продажей ваших услуг, то переходите по ссылке ниже и регистрируйтесь на тренинг.

>>>Мини-тренинг «Тендерное сопровождение: как продать услугу дорого?»<<<

Функционал руководителя тендерного отдела — Тендерная компания Олимп

Закупочный тендер — Полное руководство 2023 года

6 наиболее распространенных типов тендеров

1. Открытая процедура

Открытая процедура или открытый тендер — это наиболее распространенный тендерный процесс, используемый государственными и частными организациями.

Позволяет каждому подать заявку на участие, что дает равные возможности любой организации независимо от ее размера. Открытая процедура – ​​незамысловатый процесс, что и обусловило ее популярность.

2. Ограниченная процедура

Ограниченная процедура обычно используется для сокращения большого числа поставщиков, которые могут подать заявку. Обычно это двусторонний процесс.

Потенциальные поставщики организации должны с самого начала предоставить анкету отбора. Поставщики включаются в короткий список после их оценки организацией.

Поставщики, включенные в окончательный список, получат приглашение подать заявку. Организация присудит контракт победившему участнику торгов после оценки всех представленных предложений.

3. Процедура конкурентного диалога

Процедура конкурентного диалога представляет собой процесс торгов, который обычно используется для более сложных контрактов, включающих несколько этапов.

После заполнения опросного листа включенные в окончательный список поставщики вступают в дискуссию с организацией. Обсуждение охватывает более подробную информацию о требованиях и решениях.

Обсуждение поможет участникам торгов, включенным в короткий список, поскольку они проинформированы о важном содержании тендера. Конечно, после оценки организация заключает контракт с победителем торгов.

4. Инновационное партнерство

Инновационное партнерство — это процесс торгов, при котором нет существующих продуктов или услуг, которые могут удовлетворить потребности организации.

Анкета для отбора поможет организации определить поставщиков, которые потенциально могут разработать требуемое решение их проблемы. Поставщики, включенные в окончательный список, должны ответить на пригласительный тендер.

После оценки победитель торгов разработает решение. Организация будет покупать у поставщика только в том случае, если он соответствует минимальным требованиям тендера.

5. Рамочное соглашение

Обычно рамочные соглашения заключаются, когда организация нуждается в определенном продукте или услуге. Однако подробностей доставки организация не устанавливает.

В общих чертах соглашения излагаются условия по цене, количеству и качеству. Это позволяет организации расторгать контракты на протяжении всего срока действия этого тендерного процесса.

После оценки анкеты опроса рамки могут быть предоставлены одному или нескольким поставщикам. Однако участие в рамочном соглашении не гарантирует поставщикам работу.

6. Динамические системы закупок

Этот процесс торгов обычно используется для продуктов или услуг, доступных на рынке.

Дополнительно аналогичен рамочному соглашению. Тем не менее, новых поставщиков можно добавлять в любое время и без ограничения количества присоединяющихся.

Организации могут использовать ограниченную процедуру для настройки систем динамических закупок для электронного управления всем процессом.

Процесс закупок

Многие специалисты уже знакомы с процессом закупок. Однако, когда вы гуглите, есть много версий процесса закупки. Таким образом, причина, по которой многие люди запутались в процессе закупок.

Но не волнуйтесь, мы здесь для вас. Мы упростили для вас процесс закупки. Ниже приведены общие этапы процесса закупок:

1. Исследование рынка

Этот этап процесса закупок помогает узнать количество материалов, необходимых организации. Это также может помочь организации найти новых потенциальных поставщиков, которые им подходят.

2. Запрос информации

Запрос информации является следующим шагом после того, как вы узнаете количество необходимых материалов.

Этот процесс запрашивает дополнительную информацию о материалах, которые будут приобретены. Это гарантирует, что все покупки необходимы и рентабельны.

3. Запрос цен

Эта часть процесса закупок направлена ​​на то, чтобы запросить у поставщиков их первоначальные цены на необходимые материалы.

Как только организация получает предложение, отдел закупок рассматривает детальный анализ ценообразования.

4. Этап переговоров

Эта часть является самой захватывающей частью процесса закупок. Именно здесь отдел закупок обсуждает со своими поставщиками цены на материалы.

Это позволяет организации закупать поставщиков по разумной цене. Кроме того, оба получат взаимную выгоду из-за отношений, созданных путем переговоров.

5. Этап заключения контракта

На этом этапе менеджеры по закупкам хранят все контракты, счета-фактуры, квитанции и документы. Это должно гарантировать, что и поставщик, и организация выполняют свои обязательства соответствующим образом.

Преимущества и недостатки тендера

Понимание главных ролей и обязанностей

Рим не был построен за один день, как и отличные команды предложений. Чтобы определить наилучшую структуру команды по ставкам, требуются исследования и баллы, а также получение дополнительных ресурсов.

При эффективной структуре группы предложений создают огромную ценность для бизнеса. Помимо сортировки запросов на предложения (RFP) для крупных контрактов, сильные команды разработчиков предложений создают убедительные повествования, смягчают проблемы сотрудничества и даже активно ищут новый бизнес посредством планирования захвата.

Ознакомьтесь с новым исследованием общих структур предложений и сроков найма. Плюс откровенные советы от пяти руководителей предложений о том, как настроить свой отдел на успех.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Почему вам нужна специальная группа предложений
2. Переломные моменты предложения: когда вам следует создать команду по ставкам
3. Пять общих ролей и обязанностей команды предложения
4. Как стабильно строить структуру вашей команды по ставкам
5. Создание бизнес-обоснования для будущего успешного запроса предложений

Зачем вам нужна группа предложений?

Ответы на запросы предложений — это огромная работа, на каждый ответ уходит в среднем 23 часа.

Вот почему многие команды нанимают преданных членов группы предложений, которые действительно владеют и владеют процессом ответа на запрос предложений в своей компании. Как поясняет Джули Маккой, директор по глобальному управлению предложениями DocuSign, «команды предложений — это эксперты. Мы знаем отрасль, конкурентов, закупочные порталы и многое другое. Мы работаем с RFP изо дня в день».

Когда в компании есть специальная группа по разработке предложений, результаты, как правило, включают:

• Повышение удовлетворенности процессом подачи предложений в целом (в среднем 60 %)
• Средний процент побед 51% или выше
• Меньше стресса для участников RFP

Исследования, проведенные в более чем 650 организациях, показывают, что в 37 % случаев команды по разработке предложений возглавляют процесс ответа на запрос предложений организации. И, возможно, неудивительно, что это на самом деле приносит пользу компании, поскольку наиболее эффективные команды (которые выигрывают 51% или более заявок) с большей вероятностью имеют специальный отдел, отвечающий за процесс их предложения.

Оливия Хартман, руководитель отдела предложений и развития Lyra Health, объясняет, что есть ключевой способ, которым группы предложений поддерживают функцию доходов компании.

«Ценность заключается в том, что группы предложений действительно владеют процессом и проявляют себя в этих RFP как стратегический партнер».

Переломный момент в предложении: когда вашей организации следует создать группу по заявкам

Для сотрудников, которые не занимаются ими регулярно, научиться отвечать на запросы предложений может быть сложной задачей.

Вот почему специальный специалист по предложениям обычно выходит на сцену, когда происходит одно из двух:

1. Ваша организация растет и обрабатывает примерно 75 проектов, связанных с запросами предложений, в год
2. Или ваша организация достигает 150-200 сотрудников

Неофициальный опрос среди 60 клиентов Loopio показывает, что это средние точки перегиба среди опрошенных участников. Однако переломные моменты варьируются от бизнеса к бизнесу в зависимости от сложности RFP, запросов на информацию (RFI) или других коммерческих предложений, с которыми работает команда.

Энтони Росси, менеджер предложений MX.com, объясняет, что любой запрос предложений дает возможность подумать о создании группы предложений в вашей компании.

«Как только вы увидите запрос предложений или анкету по безопасности, самое время подумать о создании группы предложений».

Другими словами, если ваша компания занимается какой-либо работой над предложениями, вам следует подумать о том, чтобы специальный человек или команда занималась процессом ответа на RFP, чтобы стимулировать рост вашего дохода.

Согласно опросу, проведенному Loopio Labs, наиболее распространенной причиной определения того, когда должна быть сформирована группа предложений, является увеличение объема запросов предложений, за которым следует расширение деловых возможностей.

Что заставляет команду предложения формироваться?

Конечно, данные могут быть субъективными, поэтому обязательно рассматривайте их в контексте бизнеса вашей команды. Например, более сложные правительственные запросы предложений, вероятно, потребуют большей поддержки.

Грант Уолдрон, менеджер по глобальным операциям с предложениями в Fastly, объясняет: «Иногда количество проектов зависит от того, насколько велики запросы предложений. Так что я фактически использую объем из вопросов , которые мы обрабатываем. Глядя на тенденции в моей компании, оказалось, что проектов RFP стало примерно на 10 % больше, но в целом вопросов было на 40 % больше. Таким образом, это защитило большое число того, сколько еще работы берется».

Теперь, когда мы установили, почему и когда вам нужна специальная поддержка предложений, кого следует нанять в первую очередь? Читайте дальше, чтобы узнать об общих ролях и обязанностях группы по подаче заявок.

Пять общих ролей и обязанностей в команде предложения

Теперь, когда вы готовы приступить к созданию своей команды, с чего вам следует начать?

Существует множество обязанностей, которые необходимо учитывать при расширении группы предложения. Тем не менее, есть пять часто встречающихся ролей в командах по ставкам, в том числе:

• Менеджер предложений
  

  Этот человек возглавляет команду и отвечает за подготовку качественных ответов на предложения. Они являются мастерами управления временем, координации и сортировки среди внутренних экспертов, чтобы обеспечить надлежащее распределение ресурсов для наилучших возможных предложений.

• Автор предложений
  

  Писатель — мастер словесности, который создает профессиональные рассказы о предложениях, которые формулируют ценность их организации для привлечения новых клиентов. У них есть талант к лаконичному повествованию и доскональное знание позиционирования компании.

• Контент менеджер
  

  Контент-менеджер поддерживает и расширяет базу данных о продажах и предложениях для повышения качества ответов и эффективности команды. В крупных компаниях вы можете увидеть несколько контент-менеджеров, отвечающих за обслуживание конкретных бизнес-единиц предложений продуктов.

• Менеджер захвата
  

  Менеджер по захвату владеет непрерывным процессом торгов и управляет возможностью продажи. Их процесс фактически начинается до поступления RFP. ( Узнайте, как планирование захвата помогает построить поток предложений. )

• Графический дизайнер
  

  Наконец, графические дизайнеры, занимающиеся RFP, несут ответственность за то, чтобы окончательное предложение выглядело профессионально и безупречно. Они будут создавать и управлять медиа-материалами, изображениями и вспомогательными визуальными эффектами.

В каком бы отделе ни работала ваша группа предложений, ваша цель должна состоять в том, чтобы обеспечить прямую поддержку роста доходов, поскольку RFP являются важным этапом в цикле продаж B2B.

Вместо специального отдела предложений многие группы предложений подчиняются отделу продаж или маркетинга компании, но могут работать и другие варианты. Грант рассказывает, что его команда отчитывается перед отделом Fastly Finance, который, по его мнению, помогает сосредоточиться на сделках с максимальным влиянием на доход.

«Для меня большое преимущество – быть рядом с людьми, которые на самом деле подсчитывают цифры. Я вижу, к чему действительно стоит стремиться».

Как стабильно формировать группу по разработке предложений

В зависимости от размера вашей организации вам могут не понадобиться все эти роли одновременно. Опрос среди клиентов Loopio показывает, что первой выделенной ролью, как правило, является менеджер предложений (66% времени). Следующим сотрудником обычно становится составитель предложений, и эта команда из двух человек выполняет весь набор обязанностей на протяжении всего процесса запроса предложений.

Распределение ролей для небольших групп (1-2 человека)

В конце концов, менеджер контента нанимается следующим, обычно с отметкой 1000 сотрудников. (Или когда объем RFP достигает диапазона от 101 до 150 ответов в год.)

Соотношение ролей для групп предложения

Согласно исследованию Loopio Labs, предполагаемое и обобщенное соотношение ролей для команды предложения:

• 2 Менеджера предложения
• 4 автора предложений
• 1 Диспетчер контента
• 1 Менеджер захвата
• 1 Графический дизайнер

По мере роста команды может появиться еще больше ролей и обязанностей. Команды предложений, насчитывающие более 10 человек, сообщают о найме стратегов ценообразования, технических писателей и менеджеров по запросам предложений.

Как предсказать размер команды предложения

Исследования показывают, что группы предложений имеют тенденцию расширяться пропорционально размеру их компании.

Например: в малых и средних компаниях (от 100 до 250) средний размер команды составляет 4 человека, а в крупных организациях (5001+) средний размер команды составляет 12 человек.

Источник: 2021 RFP Response Benchmarks & Trends Report

Преимущества программного обеспечения RFP для растущих команд

Исследования также показывают, что команды, как правило, добиваются эффективности с помощью программного обеспечения для управления ставками, такого как Loopio, по мере своего роста.

Основные заявленные преимущества включают:

✓ Улучшенное хранение контента (обычно с помощью библиотеки ответов RFP)

✓ Автоматизация ручных задач (таких как копирование и вставка ответов или форматирование документов)

✓ Предложения более высокого качества в целом

Помимо программного обеспечения для торгов, ваша команда может обнаружить, что по мере вашего роста потребуются другие особые таланты. Марисса Спроул, эксперт по предложениям в строительной отрасли, объясняет, что если предложение требует дополнительных ресурсов, полезно привлечь кого-то со специальным опытом.

«Будь то технический писатель или продавец для определенного рынка… в любое время, когда вы можете использовать соответствующий опыт для предложения, это принесет вам только пользу».

Обоснование будущего успеха RFP

Когда вы доводите идею группы предложений до сведения лиц, принимающих решения в вашей организации, вы должны быть готовы обосновать ее. Вообще говоря, вы должны собрать количественные данные для построения бизнес-кейса.

Вот несколько статистических данных о запросах предложений, которые необходимо собрать перед началом работы:

• На сколько запросов ваша компания обычно отвечает в каждом квартале?
• Сколько часов в неделю отдел продаж или маркетинга в настоящее время тратит на предложения? (это может быть приблизительная оценка)
• Какой вид другой торговой деятельности можно было бы осуществить, если бы это время было высвобождено? (Это может включать в себя дополнительные звонки или демонстрации)
• Наконец, изучите средние показатели выигрышей в вашей компании и определите, как полученные выше данные можно преобразовать в доход.