Бухгалтерский аутсорсинг: кто и как несет ответственность. Бухучет аутсорсинг
Бухучет на аутсорсинге 🚩 аутсорсинг бухучета 🚩 Управление бизнесом
В западной практике схема, при которой бухгалтерские функции переданы сторонней компании, является достаточно популярной. В России же пока предпочитают пользоваться услугами штатных бухгалтеров. Между тем, заинтересованность в услугах аутсорсинга существенно возросла в кризисный период в экономике. Дело в том, что основной задачей в данный период являлась максимальная оптимизация издержек. А результатом вывода бухучета на аутсорсинг становится минимизация затрат на фонд оплаты труда и содержание штатных бухгалтеров. Это привело к росту привлекательности аутсорсинга как среди крупных холдингов, так и небольших компаний.
Имеет бухучет на аутсорсинге и иные преимущества. Это, в частности, повышение уровня качества и достоверности отчетности, минимизация затрат на организационные аспекты ведения бухгалтерии. Что позволяет менеджменту акцентировать свое внимание на ключевых аспектах развития бизнеса, т.к. ему необходимо осуществлять контроль за результатом, а не процессом.
Аутсорсинговая бухгалтерия позволяет упростить процедуру прохождения налоговых проверок, налоговые инспекторы будут взаимодействовать с компанией-подрядчиком. Также внешние бухгалтера не могут заболеть или уйти в декрет в самый неподходящий момент.
Впрочем пока отношение к аутсорсингу бухуслуг у российских компаний достаточно настороженное. Связано это с необходимостью передачи внешней компании конфиденциальных данных. Стоит отметить, что передача бухучета на аутсорсинг возможна только при условии подготовки «белой» отчетности.
Аутсорсинговая модель также может привести к снижению оперативности получения необходимых сведений, поэтому не очень популярна в крупных холдингах. При существенном количестве транзакций такая бухгалтерия может обойтись дороже штатной.
На аутсорсинг можно вывести как отдельные бухгалтерские функции, так и полный перечень услуг. К типовым задачам бухучета на аутсорсинге относятся:
- ведение бухгалтерского и налогового учета, в том числе учет расходов с поставщиками, дебиторами, учет заработной платы, операций с основными средствами и пр., расчет страховых взносов и пр.;
- подготовка платежных документов;
- подготовка необходимой отчетности, которая сдается в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат;
- планово-экономические функции;
- представление интересов компании при проверках и пр.
Многие считают, что передав бухгалтерию на аутсорсинг, можно забыть о ее существовании. На самом деле это не так, т.к. часть процессов все равно остается под контролем компании-заказчика.
Очень важно максимально прописать области ответственности компании-аутсорсера и заказчика услуг, а также способы их взаимодействия. Удобным способом работы с аутсорсинговыми компаниями является использование системы банк-клиент. В данном случае внешние бухгалтера готовят платежные поручения, а право подписи документов (одобрения) остается в ведении генерального директора. Аналогично взаимодействие строится и с системами отправки электронной отчетности.
www.kakprosto.ru
Бухгалтерский аутсорсинг: кто и несет ответственность. Узнайте!
Эта статья предназначена для руководителей, которые уже решили передать бухгалтерию своей компании на аутсорсинг, или только оценивают перспективы такого подхода. В ней мы подробно расскажем о том, кто в случае аутсорсинга бухучета будет нести ответственность за допущенные ошибки и некачественно выполненную работу.
Передача бухучета на аутсорсинг дает компании значительные преимущества. Такой шаг позволяет ощутимо сократить расходы на содержание бухгалтерии, обеспечить профессиональный подход к организации и ведению бухучета, снять с повестки дня проблему своевременной подготовки и сдачи отчетности.
Однако многих руководителей терзают сомнения по поводу ошибок, которые может допустить аутсорсер, и расходов, к которым эти ошибки могут привести. Попросту говоря, руководителей волнует, кто за эти ошибки будет платить. Давайте разберемся в этом вопросе.
За что несет ответственность заказчик
Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:
- Законность хозяйственной деятельностиЭто значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут
- Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учетаПо закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами
- Исполнение обязанностей налогоплательщикаАутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет
- Организация хранения документовВаша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.
Что говорит закон
Ответственность за законность хозяйственной деятельности, организацию учета и исполнение функций налогоплательщика возлагается на руководителя экономического субъекта на следующем основании:
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(вступил в силу с 1 января 2013 года)
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н
- Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 15. Общие положения обответственности за совершение налоговых правонарушений.
За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге
Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.
На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:
- ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
- недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
- нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
- нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
- сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.
Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.
Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.
Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.
За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге
Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.
В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.
Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.
Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.
Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.
Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.
Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность
Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.
Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.
Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.
В качестве заключения
При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.
Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.
rsf-corp.ru
Передача бухгалтерии на аутсорсинг: на что обратить внимание
Эта статья предназначена для тех руководителей, которые уже приняли решениепередать ведение бухучета на аутсорсинг, а также для тех, кто такого решения еще не принял, но хочет заранее изучить весь процесс. Итак, при передаче функций бухучета сторонней организации вам необходимо обратить внимание на следующие важные моменты
Что вы передаете на аутсорсинг
В первую очередь определитесь, что вы собираетесь передать на аутсорсинг – всю бухгалтерию или отдельные ее отрезки, например, только подготовку и сдачу отчетности.
Если речь идет о компании, относящейся к малому бизнесу, с небольшим количеством хозяйственных операций и штатом сотрудников от 15 до 100 человек, то имеет прямой смысл полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Нередко у владельцев небольших компаний возникает искушение самостоятельно заниматься бухучетом, но, как говорится, овчинка выделки не стоит – экономия получится незначительная, совершенно несообразная потраченному времени и силам.
Если речь идет о компании среднего бизнеса со штатом сотрудников до 250 человек, то в этом случае начать передачу бухгалтерии можно с отдельных отрезков. В некоторых случаях так проще, организационно и психологически. Круг обязанностей аутсорсера можно постепенно расширять, и затем поручить им ведение всего бухучета компании.
Какую модель предпочтительнее внедрить у вас, нужно обсуждать непосредственно с поставщиком услуг. На этом этапе вам требуется найти с аутсорсерам оптимальный баланс, при котором вы 1) сокращаете расходы на содержание бухгалтерии и/или отдела кадров, 2) но сохраняете нужную вам степень контроля над учетными и аналитическими процессами своего бизнеса.
Что отразить в договоре
После того как вы определились с тем, какой объем учетных функций вы предаете сторонней организации, четко пропишите в договоре весь перечень услуг, которые вам будет предоставлять аутсорсер.
Обязательно составьте график основных хозяйственных событий, которые позволят вашей компании нормально функционировать. Например, вы выплачиваете заработную плату два раза в месяц: 25 числа – аванс, 15 числа – окончательный расчет за предыдущий месяц. Значит, ведомости на выплату заработной платы аутсорсер должен предоставить вам на утверждение не позднее 21 и 11 числа.
Договоритесь, какие стоимостные, количественные и временные критерии будут применяться сторонами в оценке качества услуг.
Выясните, каким образом вы сможете отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Сейчас многие бухгалтерские фирмы используют для этого онлайн-системы (CRM). С их помощью в режиме реального времени вы сможете отслеживать ход работ. Впрочем, если вам больше по душе традиционный формат, то можно договориться о том, чтобы отчеты предоставлялись в бумажном виде или присылались по электронной почте.
Важнейший вопрос – конфиденциальность. Причислите в договоре те категории информации, которые считаете конфиденциальными, а также круг лиц, допущенных к такой информации и меры ответственности за ее разглашение.
Обязательно обсудите вопрос хранения документов: где они будут храниться – у вас или у аутсорсера. Если у исполнителя, то какие – все имеющиеся документы с начала деятельности вашей компании или только те, которые появятся после передачи бухучета на аутсорсинг.
Крайне важен вопрос разделения ответственности: за что именно вы несете ответственность, за что исполнитель; с какого момента она наступает. Добросовестные аутсорсеры обычно берут на себя ответственность за те ошибки, которые допущены по их вине. То есть, если, допустим, аутсорсер полностью ведет вашу отчетность, и она была сдана не в срок или с ошибками, то полагающийся за это штраф выплачивает аутсорсер. Вернее, он компенсирует вам размер штрафа, так как по закону платить его должны конкретно вы. Однако если вы вовремя не предоставили необходимые для отчетности данные, и в результате произошла задержка, то это уже ваша вина. Чтобы избежать спорных ситуаций, все эти моменты необходимо четко проговорить. Кроме того, они должны быть прописаны в договоре и понятны вам и исполнителю.
Обратите внимание!
В 2016 году не представляется квартальная бухгалтерская отчетность в контролирующие органы. Но вам квартальная отчетность необходима для оперативного управленческого учета и принятия стратегических решений. Поэтому закрепите в договоре с аутсорсинговой компанией объем внутренней квартальной бухгалтерской отчетности и форму ее представления вам. Это может быть аналитическая записка с указанием всех основных показателей в стоимостном и количественном выражении.
Если вы имеете обязательства перед банками по кредитам, то, скорее всего, банки тоже ждут от вас ежеквартальной отчетности. Об этом вы тоже должны информировать аутсорсера в начале вашего сотрудничества.
Как передать функции бухучета и бухгалтерские документы
Когда договор принят обеими сторонами и подписан, можно переходить непосредственно к передаче бухучета.
Первое, что вам нужно сделать на этом этапе, это оформить приказ о внесении изменений в учетную политику вашей компании. В нем зафиксируйте факт передачи функций бухучета сторонней организации с указанием даты.
Затем вам необходимо провести экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета (как правило, это делает непосредственно аутсорсер). Экспресс-аудит включает в себя ревизию всех первичных и учетных документов, сличение электронной версии бухгалтерии с фактическими первичными документами.
Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные временные и возможно финансовые затраты. Дело в том, что в процессе экспресс-аудита могут обнаружиться недочеты в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то, во-первых, возможны конфликтные ситуации. Например, ошибка была допущена еще на этапе до передачи, и она имела некие последствия. Вы вините в этом аутсорсера, тот пытается доказать вам, что не при чем. Возможно, в итоге вы придете к взаимопониманию, но потратите на это время, силы, да и, как говорится, осадок останется. Во-вторых, любые не выявленные вовремя ошибки приводят в итоге к тем или иным потерям.
По результатам экспресс-аудита и документальной ревизии составляется акт, в котором фиксируются фактическое состояние бухгалтерского, налогового и кадрового учета в компании на момент передачи. Также в нем перечисляются искажения фактов хозяйственной жизни (если таковые имеются), несоответствия фактов системе учета, отсутствующие документы, иные выявленные факты. В рекомендательной части акта аутсорсеры фиксируют, что нужно восстановить в учете, какие исправления нужно внести в бухгалтерский, налоговый или кадровый учет организации, чтобы он стал достоверным. Также в ней даются рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), которые восстанавливают логику хозяйственной жизни компании.
После этого вы можете вздохнуть спокойно во всех смыслах: и потому что процесс передачи бухучета закончен, и потому что, наконец, вы полностью или частично свободны от бухгалтерии – этого трудоемкого, хлопотного и непрофильного вида деятельности.
rsf-corp.ru
Аутсорсинг бухгалтерии -плюсы и минусы
Один бухгалтер может вести три-четыре организации без ущерба для них. Каковы же плюсы и минусы ведения бухгалтерского учета специализированной организацией?
Периодически приходится видеть рекламные проспекты, декларирующие значительное снижение расходов предприятия при заключении договора на ведение бухучета с соответствующей организацией.
И действительно, на первый взгляд расходы на содержание собственной бухгалтерии должны быть выше, чем стоимость бухгалтерского обслуживания в специализированной организации. Ведь при создании бухгалтерской службы компания несет расходы по аренде дополнительного помещения, организации рабочих мест, приобретению и поддержке программных продуктов, закупке канцелярских товаров и т.д. К тому же бухгалтеров необходимо периодически направлять на тематические семинары, курсы повышения квалификации, выписывать им специальную литературу.
Подразумевается, что в специализированной организации, где дело поставлено на поток , один бухгалтер одновременно ведет учет в нескольких организациях, между которыми распределяются накладные расходы, минимизируя тем самым среднюю стоимость бухгалтерских услуг.
Однако при более внимательном рассмотрении мы увидим, что во многих случаях обслуживание по аутсорсингу обходится дороже, чем собственная бухгалтерия. Безусловно, клиент специализированной компании освобожден от бремени вышеперечисленных расходов. Но необходимо понимать, что в этом случае все расходы несет организация, занимающаяся ведением учета. Рассмотрим, из чего складывается себестоимость таких услуг.
Во-первых, расположение офиса в месте с одинаково удобной для большинства клиентов транспортной доступностью. Как правило, это центр города с соответствующими арендными ставками.
Во-вторых, найм квалифицированного персонала, способного самостоятельно решать большинство текущих вопросов без вмешательства руководителя. Чтобы удержать хорошего специалиста, необходимо платить адекватную его способностям и отдаче заработную плату. Заметим, что большинство серьезных компаний имеют в штате одного или нескольких юристов, обеспечивающих правовую поддержку бизнеса клиента в рамках договора на обслуживание. Поскольку даже самый грамотный работник не застрахован от ошибок, периодически требуется проведение внутреннего аудита, а иногда и привлечение внешних аудиторов, что также требует соответствующих финансовых затрат.
В-третьих, техническое оснащение, обеспечивающее высокую надежность работы вычислительной и офисной техники, современный уровень связи с клиентами.
В-четвертых, расходы на лицензионное программное обеспечение, необходимость использования которого является дополнительной гарантией надежности в работе компании. Этот перечень можно продолжить, но и в этом виде он дает представление о структуре и объеме расходов бухгалтерской компании. Здесь необходимо отметить, что стоимость бухгалтерского обслуживания при аутсорсинге существенно зависит от объема документооборота, его состава и количества видов деятельности организации клиента. Передача в руки специализированной организации ведения бухгалтерского учета небольшой стабильно работающей компании порой может обойтись дешевле содержания собственного бухгалтера. Но это действительно только для части клиентов.
Пожалуй, одним из самых наглядных показателей качества бухгалтерского обслуживания является количество организаций, находящихся в ведении одного бухгалтера-исполнителя. Практика показывает, что в зависимости от объема документооборота, наличия вспомогательного персонала, обрабатывающего первичную документацию, и целого ряда других технических параметров один бухгалтер в состоянии вести максимум три-четыре организации. Речь идет о реально работающих компаниях, ежедневно осуществляющих хозяйственную деятельность, которым необходимо налоговое и финансовое планирование.
Однако не редки случаи, когда бухгалтеры-многостаночники ведут учет одновременно в 10-ти и более организациях. Повторимся, что мы не имеем в виду в данном случае организации с пустыми балансами, речь идет о полноценно работающих компаниях. При такой загрузке качественно выполнять свои обязанности не в состоянии даже самые опытные специалисты. Существуют определенные пределы пропускной способности , за которыми квалифицированное ведение бухгалтерского учета заканчивается и начинается творчество, ничего общего с бухгалтерией не имеющее. При этом, как правило, отчеты сдаются своевременно, бухгалтер не задает лишних вопросов по поводу недостающих первичных документов, стоимость обслуживания более чем приемлемая. В глазах заказчика все выглядит замечательно . до первой серьезной аудиторской или налоговой проверки.
Ответственность исполнителя
Как сказано выше, по закону ответственность за нарушение законодательства о бухгалтерском учете лежит на руководителе организации. Он в свою очередь при выявлении нарушений и наложении на организацию штрафных санкций может привлечь к ответственности бухгалтера . в рамках законодательства о труде. Но чаще всего сумма штрафных санкций превышает эти рамки. К тому же бухгалтер может внезапно уволиться по собственному желанию. Руководитель организации в этом случае несет серьезные финансовые и моральные потери.
В свою очередь, договор со специализированной организацией позволяет установить ответственность исполнителя за качество предоставляемых услуг. Как правило, это ответственность за своевременность предоставления отчетов в контролирующие органы, за правильность начисления налогов, за соответствие ведения бухгалтерского и налогового учетов действующему законодательству. В этом случае руководитель организации при нарушении условий договора может потребовать возмещения убытков, вызванных действиями бухгалтерской компании.
Оперативность
Преимуществом собственной бухгалтерской службы является близость ее местонахождения, что позволяет оперативно получать информацию, составлять документы, решать неотложные проблемы.
При передаче ведения бухгалтерского учета в стороннюю организацию обработка первичных документов и ведение учета будут осуществляться в офисе этой организации. Это может затруднить решение оперативных задач.
В этом случае возможны различные варианты минимизации потерь времени. Во-первых, использовать современные каналы связи, во-вторых, в тех случаях, когда это оправданно, возможна установка распределенной компьютерной базы данных, которая дает возможность обеим сторонам в режиме реального времени отслеживать текущие операции.
Почти каждый сотрудник в той или иной степени является носителем коммерческих секретов компании. С развитием бизнеса вопросы безопасности становятся все более актуальными. Бытует мнение, что в этом отношении собственный бухгалтер надежнее, чем работник чужой компании. Однако жизненные ситуации подчас непредсказуемы. И практика показывает, что именно бухгалтер (тем более . бывший бухгалтер), обиженный за что-то на своего работодателя, может являться информационным источником для внешних заинтересованных лиц.
Преимущества аутсорсинга В чем состоят основные преимущества аутсорсинга? Передача на аутсорсинг определенных функций предприятий в области информационных технологий, обслуживания, финансов, обеспечения персоналом и даже производства позволяет повысить эффективность выполнения главной задачи - концентрации на процессах приносящих непосредственно доход.
Договор бухгалтерского аутсорсинга Договор бухгалтерского аутсорсинга необходим для создания правовой основы взаимодействия потребителя и поставщика бухгалтерских услуг, в котором должны быть конкретно определены функции бухучета, передаваемые во внешнюю организацию, сроки и порядок расчетов за предоставленные бухгалтерские услуги, права , обязаности и ответственность сторон. В случаях неправильной организации и (или) ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии необходимо провести восстановление бухгалтерского учета. В основе восстановления может лежать как договор бухгалтерского аутсорсинга, так и отдельный типовой договор на восстановление бухучета.
Бухгалтерский аутсорсинг Бухгалтерский аутсорсинг представляет интерес для бизнеса с двух точек зрения. Во-первых, как возможность передать часть непрофильных функций организации в специализированную компанию,для которой исполнение этой функции есть профессиональная сфера деятельности. Во-вторых, как бизнес - идея по организации собственного бизнеса.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг Аутсорсинг бухгалтерских услуг уже давно не является чем-то неопознанным и новым. В жестких условиях конкурентной борьбы одним предприятиям он дает возможность снижать издержки на штатных бухгалтеров, другим - эффективно оптимизировать и улучшать сам процесс бухучета. Бухгалтерский аутсорсинг есть передача некоторой части функций, связанной с управлением организацией иным компаниям, т.е. это передача ведения бухгалтерии специализированным компаниям, для которых ведение бухгалтерии является основным видом деятельности. Вместо компании это может быть индивидуальный предприниматель.
Аутсорсинг бухгалтерского учета Аутсорсинг бухгалтерского учета весьма востребован не только в небольших фирмах и среднем бизнесе, но и среди индивидуальных предпринимателей. Передача бухгалтерского учета не только сбережет время и деньги, но и во многом обезопасит вас и ваш бизнес от ряда возможных неприятностей и проблем, связанных с бухгалтерским учетом, поскольку учет будет проводиться профессионалами на основании заключенного договора
Свои или чужие?
Иметь собственную бухгалтерию или самому вести бухучет совсем необязательно. Вполне возможно воспользоваться услугами сторонней компании. Такой вариант вполне приемлем для тех, кто хочет уменьшить затраты и сделать свой бизнес более успешным. Впрочем, это подходит и тем, у кого нет времени или недостаточно знаний, чтобы организовать бухгалтерский учет самому. Российские компании все чаще привлекают профессиональные услуги сторонних организаций. Диковинное некогда словосочетание- бухгалтерский аутсорсинг - уже не вызывает удивление у предпринимателей, в том числе и руководителей компаний. При этом следует помнить, что стремление избавить себя от бухгалтерии таит в себе некоторые сложности и имеет ряд подводных камней. Ведь бухгалтерия - деньги, и в ответственность перед налоговым кодексом.
Новая форма 6-НДФЛ 2016 год скачать
Новая форма 6-НДФЛ (форма по КНД 1151099) утверждена Приказом ФНС РФ от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450@ " Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) и порядка по ее заполнению, а также формата и порядка представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных ...
Комментирование закрыто.
rusouts.ru
Какому бизнесу аутсорсинг бухгалтерии выгоднее всего
Любой бизнес – малый, средний, крупный и очень крупный, получает свои выгоды, передавая свою бухгалтерию в управление сторонней организации.
Каким бы видом деятельности не занималась организация и насколько небольшой или, наоборот, крупной она бы не была, в любом случае ей надо организовать бухгалтерский и налоговый учет, составлять отчетность, начислять зарплаты и взаимодействовать с контролирующими органами.
Традиционно всем этим занимался штатный бухгалтер. Сегодня появились другие возможности. Ведение бухучета можно поручить другим, то есть передать на аутсорсинг. Самое главное преимущество, которое получают в этом случае компании – это экономия. Правда, в зависимости от масштаба компаний, экономия эта достигается по-разному.
Аутсорсинг бухгалтерии для вновь созданных компаний
Молодым компаниям очень часто приходится затягивать ремень потуже, сокращать расходы буквально на все. Первым кандидатом «на сокращение» в таком случае обычно оказывается бухгалтерия. Логика проста: бурная деятельность пока еще только в перспективе, а для того, чтобы вести пока еще очень скромное бухгалтерское хозяйство, не обязательно брать специалиста. А вот дальнейшая логика, насколько проста, настолько и ошибочна. Заключается она в том, что раз штатный бухгалтер не нужен, то можно использовать внештатника или вообще заняться бухучетом самостоятельно. Все это приводит к совсем неэкономичным последствиям, о которых мы подробно рассказали в этой статье.
Реально сэкономить на бухгалтерии вновь созданной компании поможет именно аутсорсинг. Во-первых, можно будет сэкономить на зарплате штатного сотрудника со всеми сопутствующими отчислениями, во-вторых, на аренде помещения (так как не нужно выделять дополнительную площадь для размещения штатного бухгалтера), в-третьих, программном обеспечении (не придется покупать специальные бухгалтерские программы), в-четвертых, на канцелярии и т.п. Срок окупаемости передачи бухгалтерии на аутсорсинг для небольшой компании составляет не более 2 лет.
Другой плюс – отсутствие сбоев и простоев. Если штатный бухгалтер заболел или ушел в отпуск, то все встало. Если то же самое случилось с бухгалтером-аутсорсером, то его заменит другой специалист.
Молодым компаниям аутсорсинг дает больше свободы для развития бизнеса. Все сопутствующие «рутинные» вопросы решаются сторонней организацией.
Аутсорсинг для среднего бизнеса
Стабильные компании, уже занявшие определенное место на рынке, заработавшие определенную репутацию, вполне могут позволить себе держать не одного, а целый штат бухгалтеров. Тем не менее, если есть возможность значительно сэкономить, то почему бы ею не воспользоваться?
Благодаря аутсорсингу бухгалтерии, у компаний среднего бизнеса появляется возможность сократить расходы на содержание не только своей бухгалтерии, но и своей кадровой службы (многие аутсорсеры оказывают услуги по ведению кадрового учета), а также собственного юриста (как правило, у аутсорсеров есть собственный юрист, услугами которого всегда можно воспользоваться). Кроме того, в список услуг бухгалтерских фирм обычно входит законная налоговая оптимизация. Благодаря ей, появляется возможность сократить и иногда очень существенно сократить налоговые обязательства.
Аутсорсинг бухгалтерии для средних компаний – это как надежный тыл. Бизнес идет своим чередом: фирма может сосредоточиться на улучшении качества своей продукции, рекламе, повышении своей конкурентоспособности. А всей рутинной деятельность ю занимаются другие.
Преимущества аутсорсинга бухгалтерии для крупного бизнеса
Для крупных компаний тоже важна экономия. Но, в отличие от малого и среднего бизнеса, с помощью аутсорсинга они экономят не напрямую.
Крупным компаниям (назовем их, корпорациями) приходится решать те же бухгалтерские задачи, что и малому или среднему бизнесу: обрабатывать первичную документацию, организовывать и вести учет, готовить и сдавать отчетность. Только все это гораздо в больших масштабах. В результате корпоративная бухгалтерия начинает провисать под собственным весом. Рабочие процессы в ней замедляются, что сказывается на смежных рабочих процессах. В некоторых случаях бухгалтерия даже может парализовать работу всей корпорации.
Есть у гигантов рынка и другие задачи, о которых малые и средние компании даже не задумываются. К ним относится, например, подготовка отчетности по Международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) или сопровождение сделок слияния или поглощения. Это не просто дополнительная, а колоссальная дополнительная нагрузка на сотрудников. Ставки здесь высоки: ошибка, которая в небольшой компании, приведет к потере прибыли, в корпорации приведет к потере огромной прибыли.
Решить эти проблемы корпорация может двумя способами. Первый – создать собственный центр обслуживания. Но это очень масштабный проект. Он требует больших вложений, а срок его окупаемости достаточно велик. Другой способ – передача бухгалтерских функций аутсорсерам. В этом случае ничего создавать не потребуется. Все необходимое – сотрудники, оборудование, программное обеспечение и так далее – уже имеется. Можно незамедлительно приступать к работе.
Воспользовавшись услугами бухгалтерской фирмы, корпорация получает возможность как бы перераспределить нагрузку. В результате повышается ее общая оперативность. Помимо стандартизации и оптимизации рабочих процессов, дополнительными выгодами в таком случае является минимизация фискальных рисков; снижение затрат на оплату труда разнопрофильных специалистов; введение автоматизированных систем ведения бухгалтерского и кадрового учета. Об экономии за счет сокращения численности работников тоже не стоит забывать.
Многие корпорации умело совмещают аутсорсинг и штатные службы, то есть используют «гибридную модель». В этом случае они держат в штате нескольких специалистов, которые осуществляют координацию, контроль и администрирование бухгалтерских процессов. Аутсорсеры выполняют всю остальную работу.
В качестве заключения
Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета выгоден для компаний любого масштаба. Однако руководителей компаний малого и среднего бизнеса часто смущает то, что бухгалтерия «выйдет» за пределы компании. Возникают тревожные мысли на тему «А вдруг». На самом деле это не что иное, как обычный психологический барьер. Сторонние компании обязательно прописывают в договоре об оказании слуг по аутсорсингу пункт о конфиденциальности и ответственность за разглашение сведений о своих клиентах. Кроме того, бухгалтер-аутсорсер – это тот же сотрудник, что и штатный: он всегда на связи и его работу тоже можно контролировать.
Практика аутсорсинга бухучета в России еще только набирает обороты. Что касается западных компаний, то они давно и успешно пользуются услугами специализированных бухгалтерских фирм. Это выгодно как экономически, так и психологически. Во-первых, это позволяет организовать достоверный учет, свести к минимуму вероятность ошибок в отчетности и избежать доначислений налогов и штрафов. Во-вторых, это позволяет быть уверенным в том, что налоги платятся абсолютно правильно, что компания ничего не переплачивает в государственную казну. А такое случается нередко.
rsf-corp.ru
Аутсорсинг бухгалтерии - это... Что такое Аутсорсинг бухгалтерии?
Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами[1].
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало[2], что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании[3]. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании[4]. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами[5].
Функции бухгалтерии передаваемые на аутсорсинг
- операционная
- регистрирующая
- аналитическая
- контрольная
- информационная
- управленческая
- обеспечения сохранности имущества
- обеспечения информационной безопасности
Особенности аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера)[3].
психологические барьеры
Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик.
управление отношениями
Эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешевых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы.
требования к компетентности
Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры.
Эффективность аутсорсинга бухгалтерии
Риски и профессиональная ответственность
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
Наряду с рисками бухгалтерский аутсорсинг также предлагает и ряд преимуществ для компаний-клиентов:
Надежность:
- Штат квалифицированных сотрудников. Высокая специализация и приориет бухгалтерии в аутсорсинговой компании позволяют поддерживать высокий уровень квалификации сотрудников
- Застрахованные налоговые риски. Специализированная компания, в отличие от главного бухгалтера или отдела бухгалтерии, имеет возможность заключить договор профессиональной ответственности и предоставить гражданско-правовые гарантии возмещения ущерба в денежной форме в отличие от сотрудника - физического лица или внутреннего подразделения компании.
- Рекомендации аудиторских компаний.
- Ежегодные сверки с налоговой инспекцией. Бухгалтерская компания паралелльно ведущая десятки организаций как правило находится в процессе налоговых проверок своих клиентов в постоянном режиме, накапливая тем самым существенный опыт в эффективном разрешении налоговых споров.
Экономия с помощью услуг бухгалтерского учета:
- Цена ниже на 40-60% чем сотрудник в штате - экономия зарплатных налогов 50% от ФОТ. За счет ведения нескольких компаний и более полной загрузки, затраты на ведение одной компании как минимум, в два раза меньше затрат на создание собственной бухгалтерской службы. Помимо этого, к экономии можно добавить НДФЛ 13% и взносы в социальные и пенсионный фонды 34.5%, что в итоге дает еще около 50% экономии на затратах.
- Экономия на бухгалтерских, правовых программах, административных расходах
- Экономия собственного времени.
Сервис в сфере услуг бухгалтерского учета:
- Доступность бухгалтерии все рабочие дни.
- Возможность удаленного доступа к бухгалтерским приложениям (таким как 1С) на базе своей компании. Удаленность бухгалтерии не означает отсутствие доступа к бухгалтерским базам компании. Как правило доступ предоставляется через терминалы удаленного доступа. Бухгалтерская компания обслуживает и обновляет базы клиентов на своих серверах, избавляя от необходимости постоянной поддержки и привнося дополнительную экономию.
- Возможности удаленного управления банковскими счетами, программами сдачи отчетности. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют сервис "удаленный банк" или "сдача отчетности". Как правило, все действия выполняются на основании электронно-цифровой подписи.
- Отсутствие болезней, декретов, отпусков. Специализированная аутсорсинговая компания с штатом взаимозаменяемых сотрудников как правило гарантирует сдачу отчетности и отсутствие штрафных санкций вне зависимости от личных ситуаций сотрудников.
Ценообразование
Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остается малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент - аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке.
проблемы ценообразования
Неадекватное сравнение. Клиенты часто сравнивают цены, выставленные консалтинговой компанией за услуги аутсорсинга, с окладом главного бухгалтера в месяц и на основании этого принимают решение стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг или нет, полагая, что аутсорсинг бухгалтерии всегда должен быть дешевле. Но сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с окладом главного бухгалтера слишком поверхностно и не правильно. В стоимость аутсорсинга точно так же входит не только заработная плата специалиста, но и затраты на налоги, оборудование рабочего места, подбор персонала и обучение, управление проектной группой, и т.д. – все эти затраты перекладываются на поставщика услуг в случае заключения договора на аутсорсинг функций бухгалтерии.
Непрозрачный расчет трудозатрат и их нормирование. Аутсорсинг бухгалтерского учета является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причем не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а также работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учета, поэтому каждая компания - поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удается верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объемов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг.
Невозможность точной оценки объемов работ в момент заключения аутсорсингового договора. Во-первых, как ни странно, по опыту многих компаний - аутсорсеров, очень мало кто из клиентов в состоянии достоверное представить сведения о показателях деятельности своего предприятия на момент заключения договора. Во-вторых, клиент чаще всего не может предсказать, как будет развиваться его бизнес с течением времени и каков объем нагрузки на бухгалтерию из этого последует. Поскольку трудозатраты на аутсорсинг бухгалтерии зависят, в том числе, от количества и типа документов, возможны возникновение некоторых сложностей во взаимоотношениях клиент-аутсорсер в процессе обслуживания в случае резкого изменения, например, объемов первичной документации. Кроме того, на стоимость услуг аутсорсинга бухгалтерии также влияет и "дисциплинированность" клиента. Несвоевременно предоставленные сведения или документы, их некорректное оформление, могут существенно увеличивать трудозатраты поставщика услуг и, соответственно, себестоимость его услуг. Например, существенный документ, предоставленный уже после завершения отчетного периода, может повлечь за собой необходимость выполнения корректировки отчетности. Такие случаи выявляются, как правило, только в процессе обслуживания, поэтому порядок урегулирования подобных ситуаций желательно оговорить перед заключением договора на обслуживание.
типовые схемы взаимодействия
--->
Основные виды поставщиков услуг
Рынок бухгалтерских услуг в России ещё только начинает формироваться. И пока ещё отсутствует четкое представление о профессиональной специализации поставщиков услуг. На сегодняшний день в России бухгалтерские услуги и услуги аутсорсинга функций бухгалтерии оказывают юридические, аудиторские, консалтинговые и реже специализированные бухгалтерские компании[6].
См. также
Примечания
- ↑ Stephanie Overby, ABC: An Introduction to Outsourcing, CIO.com, 2007 г
- ↑ Сергей Пушкин, Максим Савостьянов, Аутсорсинг финансовых функций. Особенности и преимущества., Журнал «Управление компанией», № 9 (28), сентябрь 2003 г
- ↑ 1 2 Наталия Швабауэр, Отдам дело в хорошие руки, «Российская газета», №4851, 18 февраля 2009 г
- ↑ Светлана Лазо, Лишнее — в аут: аутсорсинг как способ реинвестиций, thechief.ru, 2008 г
- ↑ Переложить груз ответственности, «Деловой Петербург», № 71 (2883), 22 апреля 2009 г
- ↑ Антон Дорогов, Бухгалтер на стороне предпринимателя, thechief.ru, 2009 г
Литература
- Бравар Жан-Луи, Морган Роберт. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений = Smarter Outsourcing: An Executive Guide to Understanding, Planning and Exploiting Successful Outsourcing Relationships. — Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2007. — С. 288. — ISBN 0-273-70560-1 (англ.)
- Хейвуд Дж. Брайан. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ = Outsourcing Dilemma, The: The Search for Competitiveness. — М.: Вильямс, 2004. — С. 176. — ISBN 0-2736-5617-1 (англ.)
- Аксенов Евгений, Альтшулер Игорь. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. — М.: Питер, 2009. — С. 464. — ISBN 978-5-388-00539-7
- Сафарова Е. Ю. Аутсорсинг учетных процессов. — М.: Книжный мир, 2009. — С. 192. — ISBN 978-5-8041-0381-2
Ссылки
dal.academic.ru
Аутсорсинг бухгалтерии - это... Что такое Аутсорсинг бухгалтерии?
Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами[1].
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало[2], что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании[3]. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании[4]. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами[5].
Функции бухгалтерии передаваемые на аутсорсинг
- операционная
- регистрирующая
- аналитическая
- контрольная
- информационная
- управленческая
- обеспечения сохранности имущества
- обеспечения информационной безопасности
Особенности аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера)[3].
психологические барьеры
Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик.
управление отношениями
Эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешевых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы.
требования к компетентности
Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры.
Эффективность аутсорсинга бухгалтерии
Риски и профессиональная ответственность
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
Наряду с рисками бухгалтерский аутсорсинг также предлагает и ряд преимуществ для компаний-клиентов:
Надежность:
- Штат квалифицированных сотрудников. Высокая специализация и приориет бухгалтерии в аутсорсинговой компании позволяют поддерживать высокий уровень квалификации сотрудников
- Застрахованные налоговые риски. Специализированная компания, в отличие от главного бухгалтера или отдела бухгалтерии, имеет возможность заключить договор профессиональной ответственности и предоставить гражданско-правовые гарантии возмещения ущерба в денежной форме в отличие от сотрудника - физического лица или внутреннего подразделения компании.
- Рекомендации аудиторских компаний.
- Ежегодные сверки с налоговой инспекцией. Бухгалтерская компания паралелльно ведущая десятки организаций как правило находится в процессе налоговых проверок своих клиентов в постоянном режиме, накапливая тем самым существенный опыт в эффективном разрешении налоговых споров.
Экономия с помощью услуг бухгалтерского учета:
- Цена ниже на 40-60% чем сотрудник в штате - экономия зарплатных налогов 50% от ФОТ. За счет ведения нескольких компаний и более полной загрузки, затраты на ведение одной компании как минимум, в два раза меньше затрат на создание собственной бухгалтерской службы. Помимо этого, к экономии можно добавить НДФЛ 13% и взносы в социальные и пенсионный фонды 34.5%, что в итоге дает еще около 50% экономии на затратах.
- Экономия на бухгалтерских, правовых программах, административных расходах
- Экономия собственного времени.
Сервис в сфере услуг бухгалтерского учета:
- Доступность бухгалтерии все рабочие дни.
- Возможность удаленного доступа к бухгалтерским приложениям (таким как 1С) на базе своей компании. Удаленность бухгалтерии не означает отсутствие доступа к бухгалтерским базам компании. Как правило доступ предоставляется через терминалы удаленного доступа. Бухгалтерская компания обслуживает и обновляет базы клиентов на своих серверах, избавляя от необходимости постоянной поддержки и привнося дополнительную экономию.
- Возможности удаленного управления банковскими счетами, программами сдачи отчетности. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют сервис "удаленный банк" или "сдача отчетности". Как правило, все действия выполняются на основании электронно-цифровой подписи.
- Отсутствие болезней, декретов, отпусков. Специализированная аутсорсинговая компания с штатом взаимозаменяемых сотрудников как правило гарантирует сдачу отчетности и отсутствие штрафных санкций вне зависимости от личных ситуаций сотрудников.
Ценообразование
Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остается малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент - аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке.
проблемы ценообразования
Неадекватное сравнение. Клиенты часто сравнивают цены, выставленные консалтинговой компанией за услуги аутсорсинга, с окладом главного бухгалтера в месяц и на основании этого принимают решение стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг или нет, полагая, что аутсорсинг бухгалтерии всегда должен быть дешевле. Но сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с окладом главного бухгалтера слишком поверхностно и не правильно. В стоимость аутсорсинга точно так же входит не только заработная плата специалиста, но и затраты на налоги, оборудование рабочего места, подбор персонала и обучение, управление проектной группой, и т.д. – все эти затраты перекладываются на поставщика услуг в случае заключения договора на аутсорсинг функций бухгалтерии.
Непрозрачный расчет трудозатрат и их нормирование. Аутсорсинг бухгалтерского учета является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причем не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а также работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учета, поэтому каждая компания - поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удается верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объемов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг.
Невозможность точной оценки объемов работ в момент заключения аутсорсингового договора. Во-первых, как ни странно, по опыту многих компаний - аутсорсеров, очень мало кто из клиентов в состоянии достоверное представить сведения о показателях деятельности своего предприятия на момент заключения договора. Во-вторых, клиент чаще всего не может предсказать, как будет развиваться его бизнес с течением времени и каков объем нагрузки на бухгалтерию из этого последует. Поскольку трудозатраты на аутсорсинг бухгалтерии зависят, в том числе, от количества и типа документов, возможны возникновение некоторых сложностей во взаимоотношениях клиент-аутсорсер в процессе обслуживания в случае резкого изменения, например, объемов первичной документации. Кроме того, на стоимость услуг аутсорсинга бухгалтерии также влияет и "дисциплинированность" клиента. Несвоевременно предоставленные сведения или документы, их некорректное оформление, могут существенно увеличивать трудозатраты поставщика услуг и, соответственно, себестоимость его услуг. Например, существенный документ, предоставленный уже после завершения отчетного периода, может повлечь за собой необходимость выполнения корректировки отчетности. Такие случаи выявляются, как правило, только в процессе обслуживания, поэтому порядок урегулирования подобных ситуаций желательно оговорить перед заключением договора на обслуживание.
типовые схемы взаимодействия
--->
Основные виды поставщиков услуг
Рынок бухгалтерских услуг в России ещё только начинает формироваться. И пока ещё отсутствует четкое представление о профессиональной специализации поставщиков услуг. На сегодняшний день в России бухгалтерские услуги и услуги аутсорсинга функций бухгалтерии оказывают юридические, аудиторские, консалтинговые и реже специализированные бухгалтерские компании[6].
См. также
Примечания
- ↑ Stephanie Overby, ABC: An Introduction to Outsourcing, CIO.com, 2007 г
- ↑ Сергей Пушкин, Максим Савостьянов, Аутсорсинг финансовых функций. Особенности и преимущества., Журнал «Управление компанией», № 9 (28), сентябрь 2003 г
- ↑ 1 2 Наталия Швабауэр, Отдам дело в хорошие руки, «Российская газета», №4851, 18 февраля 2009 г
- ↑ Светлана Лазо, Лишнее — в аут: аутсорсинг как способ реинвестиций, thechief.ru, 2008 г
- ↑ Переложить груз ответственности, «Деловой Петербург», № 71 (2883), 22 апреля 2009 г
- ↑ Антон Дорогов, Бухгалтер на стороне предпринимателя, thechief.ru, 2009 г
Литература
- Бравар Жан-Луи, Морган Роберт. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений = Smarter Outsourcing: An Executive Guide to Understanding, Planning and Exploiting Successful Outsourcing Relationships. — Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2007. — С. 288. — ISBN 0-273-70560-1 (англ.)
- Хейвуд Дж. Брайан. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ = Outsourcing Dilemma, The: The Search for Competitiveness. — М.: Вильямс, 2004. — С. 176. — ISBN 0-2736-5617-1 (англ.)
- Аксенов Евгений, Альтшулер Игорь. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. — М.: Питер, 2009. — С. 464. — ISBN 978-5-388-00539-7
- Сафарова Е. Ю. Аутсорсинг учетных процессов. — М.: Книжный мир, 2009. — С. 192. — ISBN 978-5-8041-0381-2
Ссылки
dvc.academic.ru
