Что является первичной документацией в бухгалтерии: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Содержание

Внесение первичной документации в 1С:Бухгалтерию новость от 24.09.2021

Первичные документы в бухгалтерском учете представляют собой обширный список, порядок составления и содержание которых регулируется государственными органами РФ. У каждого подразделения, будь то кадровый, торговый отдел, администрация или производственный цех, существуют свои унифицированные формы ведения первичной документации.

Сегодня, подавляющее большинство первичных документов учитывается в специализированных бухгалтерских программах. Многие организации стараются отходить от бумажных вариантов документов и полностью переходят на электронный документооборот.

В статье мы разберем как и где вводить первичную документацию, а также как этот процесс упростить с помощью передачи на аутсорсинг.

Перед специалистами компании, работа которых связана с оформлением первички, встает серьезная задача регулярно совершенствовать свои знания в ведении учета в программе 1С. Так как от правильного заполнения информационной базы будет зависеть корректное отражение финансового результата в организации, а также не возникнут проблемы с бухгалтерской отчетностью и определением объема налогов.

Учет первичных торговых операций

Рассмотрим пошаговый пример ведения учета первичных документов в торговом отделе небольшой компании в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Роль первички – своевременно и точно отражать происходящие хозяйственные события в организации. Руководителям и собственникам бизнеса следует понимать, что не существует обязательного перечня первичных документов. Каждая организация сама определяет нужный список документов, в зависимости от деятельности, и фиксирует его в учетной политике. 

Приобретение товаров

Компания приобретает товары для дальнейшей перепродажи, а материалы – для обеспечения своих нужд. При покупке у поставщиков, как правило, возникают еще и дополнительные расходы. Это могут быть: транспортные расходы, тара и упаковка, затраты на командировку с целью заключения договора о покупке. Все денежные перемещения с целью приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должны быть учтены в базе.

Внесение первичных документов в базу 1С:Бухгалтерия происходит следующим образом. Для отражения поступления открываем на панели разделов вкладку «Покупки» и нажимаем «Поступление (акты, накладные, УПД)». Для создания нового поступления необходимо нажать «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия». Документ создается на основании предъявленного оригинала накладной и счета-фактуры от поставщика.

В накладной указывается номер и дата, выбирается нужный склад (оптовый или розничный), заполняются данные поставщика. В табличной части будут отражены поступившие товары. Если данные наименования уже имеются в справочнике номенклатуры, то внесение товаров можно выполнить через кнопку «Подбор». Если позиции новые и ранее их не вносили в базу, то в этом случае они создаются через кнопку «Добавить».

Во вкладках табличной части «Услуги», «Возвратная тара», «Агентские услуги» вносятся данные о дополнительных расходах, если они имеются.

После заполнения накладной в поле «Счет-фактура» нужно ввести номер, дату предъявленного документа и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Готовый документ необходимо сохранить и провести.

При создании новых документов в программе, специалисту важно усвоить привычку каждый раз сверять поступившее количество товара и итоговые суммы с оригиналами документов, чтобы не упустить расхождений, а потом и возникновения разногласий при оплате счетов. Оригиналы в упорядоченном виде подшиваются в папки и хранятся в архиве организации.

Оплата поставщику

Чтобы оплатить контрагенту за ранее приобретенные товары и услуги, необходимо выделить созданную накладную поступления, по которой мы хотим произвести оплату и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Документ заполняется и устанавливается назначение платежа «Оплата за товар по Счету фактуре № … от … ». Нажать «Провести и закрыть».

Данное платежное поручение направляется в банк, после чего банк предоставляет оригинал выписки о снятии денежных средств с вашего расчетного счета. На основании этой выписки нужно создать еще один документ в базе 1С отражающий факт списания денежных средств. Создается он на основании платежного поручения. Необходимо выделить этот документ и нажать «Создать на основании» — «Списание с расчетного счета». Документ заполняется автоматически. 

После заполнения документа, нажать «Провести и закрыть». Бумажные оригиналы подшиваются.

Оптовые продажи товаров

Отразим бухгалтерский учет первичных документов по оптовой торговле. Инструкция будет включать в себя оформление следующих операций:

  1. Сначала выписываем счет покупателю, который согласился приобрести нашу продукцию оптом;
  2. Отражаем факт реализации товара и перехода права собственности покупателю;
  3. Регистрируем оплату, то есть зачисление денежных средств на расчетный счет компании.

Счет на оплату

Оформление счета в программе 1С выполняется через раздел «Продажи» в закладке «Счета покупателям». Нажмем на кнопку «Создать» и откроется форма документа.

Необходимо указать дату и заполнить верхнюю часть. В табличной части, с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем нужные товары из справочника, устанавливаем количество, проверяем оптовые цены. Не забываем проводить документацию в программе с помощью кнопки «Провести и закрыть». При необходимости распечатываем оригинал с помощью кнопки «Печать».

Реализация товара (отгрузка)

Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».

Документ необходимо заполнить: указать дату, поставщика, склад, с которого производится отгрузка. Нажать в том же документе «Выписать счет-фактуру». Затем, провести и сохранить.

Оплата от покупателя за товары

Следующий документ учета первички – оплата от покупателя. Оформление подобных документов производится либо на основании ранее созданных счетов на оплату, либо на основании документов реализации.

Вид операции указывается в зависимости от способа оплаты. Если покупатель оплачивает безналичным способом, то на основании документа реализации создаем «Поступление на расчетный счет».

 

Если оплата происходит наличными, то создаем «Поступление наличных».

Все поля документа заполняются. Указывается дата поступления денежных средств, входящий номер и дата платежного поручения. В назначении платежа указывается: «Оплата за товары от покупателя». Затем документ сохраняют и проводят.

Возвраты от покупателя

В бухгалтерском учете случаются ситуации, когда покупатель требует вернуть деньги за товар ненадлежащего качества или продукт не подошел по своим характеристикам.

В этом случае, бухгалтерия, в соответствии с законодательством, обязана принять свои товары обратно и вернуть оплаченные покупателем деньги. Все эти операции оформляются с помощью соответствующих документов.

Возврат товаров

Возврат выполняется на основании оригиналов документов, предъявленных покупателем.

Для ввода возврата в информационную базу, необходимо зайти в раздел «Продажи» и нажать на вкладку «Возвраты о покупателей». Для создания нового документа нажимаем «Возврат» и в выпадающем окне выбираем нужную ссылку. Если покупатель уже оплатил за товары, то необходимо выбрать операцию «Товары», если товары были отгружены заранее, до выписки счета покупателю, то выбираем «Товары отгруженные».

Заполняем документ, указав дату, наименование покупателя, оптовый склад и договор поставки. Также указывается документ реализации, по которому была произведена отгрузка. Нажав на кнопку «Заполнить», табличная часть заполняется автоматически. Необходимо вручную откорректировать только возвращаемый товар, указав нужное количество и сумму. Нажимаем «Провести», «Закрыть».

Оригиналы документов, предъявленные покупателем, сохраняем в подшивке.

Возврат денег покупателю

Данный учетный документ создается на основании созданного Возврата. Нужно найти и выделить этот документ и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение». 

Заполнив все необходимые реквизиты в поля формы, необходимо будет нажать на ссылку «Ввести документ списания с расчетного счета». Как правило, его основанием является оригинал выписки из банка, подтверждающий, что деньги были перечислены на счет покупателя. Отражаем эту операцию.

В конце все документы необходимо провести и закрыть.

Складские операции

Рассмотрим учет первички на складах компании. Работа со складами требует знания специфики данного направления, а также типичных хозяйственных операций происходящих здесь. Товары на складах могут перемещаться с одного склада на другой. Важным событием на складе является процедура инвентаризации, позволяющая определить фактическое количество товаров и обеспечить его контроль, сохранность. 

Перемещение товаров

Для выполнения перемещения товаров в программе 1С Бухгалтерия, необходимо перейти в раздел «Склад» и нажать на ссылку «Перемещение товаров».

Заполняем отправителя: например, указываем «Оптовый склад». Затем заполняем получателя: «Розничный склад». С помощью кнопки «Подбор» необходимо указать названия товаров и их количество. Затем нажать на кнопку «Провести и закрыть». 

Инвентаризация

Выполним инвентаризацию на складе. В панели разделов нажимаем «Склад» и переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать».  

 

Указываем дату проведения, склад, ответственные лица. Документ заполняется автоматически с помощью кнопки «Заполнить». В табличной части будет отражено количество остатков по всем складам. Готовый документ можно распечатать в виде Инвентаризационной описи.

После того как будет завершена работа по проведению инвентаризации, возможно выявление недостачи или излишек на складах. 

Списание недостачи

Для того, чтобы списать выявленную недостачу, необходимо зайти в доумент инвентаризации и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров, материалов».

Указать дату. Затем нажать «Провести и закрыть». 

 

Оприходование излишков

Учетный документ по оприходованию излишков также создается на основании инвентаризации. Аналогично списанию, создается новый документ с видом операции «Оприходование товаров». Заполняются все поля, с указанием даты, заполняется табличная часть. Документ необходимо провести и закрыть.

Учет основных средств

Основные средства (ОС) являются материально-вещественным имуществом компании, которые выступают в качестве средств труда при выполнении различных работ, услуг, а также в производстве продукции (инструмент, оборудование, машины, электроника, здания и сооружения).

Как правило, к основным средствам относится имущество, срок использования которого превышает один год. Особенностью объектов ОС является то, что они со временем подвержены изнашиванию, что в результате приводит к уменьшению их стоимости. В бухгалтерском учете принято амортизировать ОС, то есть ежемесячно вычитать из их себестоимости определенную сумму. 

Приобретение объектов ОС

Чтобы отразить в программе покупку ОС, необходимо в разделе «Покупки» зайти в закладку «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Откроется форма, которую необходимо заполнить соответствующими учеными данными. Указать наименование поступившего объекта ОС, его количество и стоимость.

Данный учетный документ вводится на основе предъявленной накладной.  

Ввод в эксплуатацию ОС

После того, как основное средство было оприходовано, необходимо ввести его в эксплуатацию, иными словами, принять к учету. Для этого, в программе необходимо выбрать «ОС и НМА» и нажать на вкладку «Принятие к учету ОС».

В документе необходимо указать дату создания документа. Указываем местонахождение, где будет использоваться основное средство. Например, если приобрели компьютеры, то можно выбрать «Администрация», «Бухгалтерия». Если станки, то — «Производственные цех» и т.д. Во вкладке «Событие», необходимо указать «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».

Для того, чтобы для основного средства корректно начислялась амортизация ему необходимо определить амортизационную группу. Для этого в закладке «Основные средства» необходимо зайти в «Группа учета ОС» и в зависимости от наименования присвоить тот или иной номер амортизационной группы.

В закладке «Бухгалтерский учет» необходимо задать способ поступления ОС в компанию, например, был приобретен за плату или получен безвозмездно. Затем нажать на «Порядок учета» и выбрать «Начисление амортизации». Также указывается способ начисления амортизации. Чаще всего в организациях используется «Линейный способ».

После заполнения документа, его необходимо провести и закрыть.  

Продажа (передача) ОС

Если было принято решение продать основное средство, то в программе необходимо выполнить следующие учетные действия. Зайти в раздел «ОС и НМА» и нажать на кнопку «Передача ОС». В открывшемся документе заполнить дату и реквизиты. В табличной части указывается наименование ОС, его количество и стоимость.

Ниже в этом же документе по ссылке необходимо создать счет-фактуру. В конце документ необходимо провести и закрыть. 

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Учет первичной документации имеет свои особенности на каждом предприятии. Для малых организаций и индивидуальных предпринимателей список документов обычно небольшой и состоит только из основных форм. Для крупных компаний требуется более детализированный и обширный учет всех хозяйственных операций в каждом отделе, поэтому список первички у них достаточно внушительный. Для некоторых учет не вызывает вопросов, у других – это большая рутинная работа, отнимающая время, силы и нервы.

Переведите свой бухгалтерский и кадровый учет на аутсорсинг и мы решим вашу проблему. Помимо экономии на содержании целого отдела, вы откроете для себя много выгодных преимуществ. Мы окажем поддержку вашему бизнесу в следующих направлениях:

  1. Внесем всю первичную документацию в базу.
  2. Поможем вести бухучет в компании. Сформируем необходимую отчетность. У вас возникли затруднения в оформлении документации? — Наш профессиональный бухгалтер подробно расскажет, как это сделать.
  3. Ваши налоги больше не будут доставлять головную боль. Занимайтесь бизнесом, не отвлекаясь на посторонние дела. Рассчитаем НДС, налог на прибыль, сформируем и сдадим декларации.
  4. Проверим кадровый учет, поможем ежемесячно рассчитывать зарплату и другие платежи сотрудникам. Предоставим отчетность в контролирующие органы.

Кроме этого, выполним обслуживание в сфере автоматизации учета. Внедрим и настроим информационные программы, проведем курс обучения сотрудников. Проконсультируем по сложным вопросам ведения учета.

Бухгалтерский аутсорсинг помогает оптимизировать затраты организации. А ведение учета профессионалами исключает грубейших ошибок, связанных с ними штрафов и разбирательств.

Заказать бухгалтерский аутсорсинг можно здесь или по телефону +7 (499) 956-21-70

перечень на 2022 год — Бухонлайн

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

1 августа 2022

Автор

Алексей Крайнев

При участии

Наталья Бокова

Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем. Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов. Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.

Для чего нужны первичные документы

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Важно

Первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. В пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Закон о бухучете является частью такого законодательства. А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Входящие бесплатно

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части нужно отразить данные ответственного лица. А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события. Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы. Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

Внимание!

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации. И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина от 04.02.15 № 03-03-10/4547; см. «Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).


В некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится. Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина от 04.12.12 № ПЗ-10/2012). В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами

Попробовать бесплатно

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации. В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги). Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.). Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Если в такой «первичке» была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов). Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»). Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные. Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п. 16 Положения по ведению бухучета).

Внимание!

Если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).


Второй способ предложен в письмах ФНС от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина  от 22.01.16 № 07-01-09/2235. Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ. При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.» (Это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).

Бесплатно получить образец учетной политики и вести бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО

В закладки

 Поделиться

28 294

 

Определение, что они включают и типы

Что такое бухгалтерские записи?

Бухгалтерские записи — это вся документация и книги, связанные с подготовкой финансовых отчетов или записей, имеющих отношение к аудиту и финансовым обзорам. Бухгалтерские записи включают записи об активах и обязательствах, денежных операциях, бухгалтерских книгах, журналах и любых подтверждающих документах, таких как чеки и счета-фактуры.

Ключевые выводы

  • Бухгалтерские записи — это все документы, используемые при подготовке финансовой отчетности компании.
  • Некоторые регулирующие органы требуют, чтобы компании хранили свои бухгалтерские записи в течение нескольких лет на случай, если потребуется их проверка.
  • Бухгалтерские записи часто проверяются для аудита, проверки соответствия или других потребностей, связанных с бизнесом.
  • Типы бухгалтерских записей включают операции, главные бухгалтерские книги, пробные балансы, журналы и финансовые отчеты.

Понимание бухгалтерских записей

Как правило, существуют правила и законы, обязывающие бухгалтерские организации и бухгалтерские фирмы хранить бухгалтерские записи в течение определенного периода времени. В США Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) требует, чтобы бухгалтерские фирмы хранили записи аудитов и обзоров в течение как минимум семи лет и чтобы они сохраняли любые записи, которые подтверждают или ставят под сомнение выводы аудита.

Не существует единого мнения относительно того, какой набор деловых документов включает полный набор бухгалтерских записей. Бухгалтерские записи можно рассматривать как всеобъемлющий термин. Различные стороны, такие как кредиторы, инвесторы в акционерный капитал или группы, заинтересованные в корпоративном управлении, будут иметь разные и часто конкурирующие приоритеты; их требования или предпочтения в отношении документации будут постоянно меняться.

В разные моменты экономического или делового цикла стороны, требующие учетных записей, будут изменять свой запрос на информацию в зависимости от положения в цикле. Например, в начале подъема в деловом цикле запросы на финансовую отчетность могут быть сильными, поскольку инвесторы в акции настроены по-бычьи. Напротив, во время спада в деловом цикле кредиторы могут потребовать больше подробностей, касающихся статей баланса, поскольку они становятся более нерешительными в отношении предоставления кредита.

Короче говоря, бухгалтерские записи и даже методы учета постоянно развиваются, чтобы идти в ногу с изменяющимся характером бизнеса и информационными потребностями заинтересованных участников рынка.

Виды бухгалтерской отчетности

Бухгалтерские записи обычно бывают двух видов: одинарная запись и двойная запись. Судя по названию, одиночная запись — это гораздо более простой метод, который лучше подходит для небольших операций. Метод двойной записи более сложен и требует двух записей, одной кредитовой и одной дебетовой, для каждой транзакции, которую совершает бизнес. Цель состоит в том, чтобы сбалансировать бухгалтерские книги и учесть движение денежных средств через организацию. В основном это делается в крупных корпорациях, что помогает выявлять ошибки и потенциальное мошенничество.

Конкретные типы просматриваемых учетных записей включают транзакции, журналы, главные бухгалтерские книги, пробные балансы и финансовые отчеты компании.

Операции

Транзакция является отправной точкой для любой бухгалтерской записи. Это катализатор всего процесса, который показывает, что любой предмет, купленный или проданный, амортизированный и т. Д., С которым совершается бизнес.

Журналы

Журналы записывают все транзакции, которые совершает компания. Журналы могут охватывать все операции компании целиком или могут быть разные журналы для разных областей фирмы. Единственная необходимость заключается в том, чтобы журналы постоянно обновлялись и чтобы все операции каким-либо образом записывались.

Главная бухгалтерская книга

Главная книга — это перемещение транзакций в журнале в определенные места в главной книге, которые обозначены типом транзакции. Это упрощает просмотр транзакций и их правильную классификацию при подготовке пробного баланса и, в конечном итоге, финансовой отчетности.

Пробные весы

Пробный баланс представляет собой сумму всех кредитов и дебетов в течение бизнес-цикла. После того, как этот шаг будет завершен, все записи должны быть сбалансированы. Если они этого не сделают, это может выявить ошибку, которую необходимо исправить, или возможное мошенничество. Крайне важно определить разъединение.

Финансовая отчетность

Финансовый отчет является заключительным документом, который включает в себя компоненты всех других бухгалтерских документов. Финансовая отчетность — это то, что будет предоставлено общественности и регулирующим органам для ознакомления. Инвестиционные аналитики могут просмотреть финансовые отчеты, чтобы составить свое мнение о компании. Регулирующие органы могут запросить бухгалтерские документы, на основе которых была составлена ​​финансовая отчетность, чтобы получить более глубокое представление о компании.

входы и выходы того, чем они являются

  1. Кассовая записка

Кассовый авизо включает купли-продажи , которые дороги любому бизнесу, и служит для них первичными документами . Это документ записи для каждой продажи и покупки.

Кроме того, это процесс записи , когда компания покупает какие-либо товары за наличные и автоматически получает кассовый авизо от продавца.

Тогда как бизнес, который продает товары, выдает кассовый авизо , в котором указаны детали покупки, такие как количество, которое было куплено или продано, цена, скидка и налог с продаж, который был собран или депонирован.

Затем они регистрируются в бухгалтерских книгах.

  1. Счет-фактура и счет

В этом записываются кредиты, сделанные при покупках и продажах . Когда товары продаются в кредит, составляются счета-фактуры с подробной информацией о том, что было куплено, ставке, сумме и т. д. Как только покупка производится в кредит, поставщик оформляет счет-фактуру .

В целях безопасности они сделаны в двух экземплярах чтобы каждой стороне напоминали об их обязанностях и о том, что осталось заплатить и получить. Оригинальная копия, самая важная, отправляется покупателю, а последняя хранится у принимающей компании в качестве документального подтверждения. Он официально становится счетом только тогда, когда получатель получает основной экземпляр.

  1. Квитанция

Квитанция доказательство того, что была совершена какая-либо транзакция и доказательство того, что принимающая сторона полностью получила свои деньги . Покупатель сохраняет его, чтобы показать в случае возникновения каких-либо проблем, а также отслеживать свои платежи.

Как и в случае со счетом, оригинал вручается тому, кто производит платеж, а другой остается у того, кто получает, или у компании, которая получает наличные.

  1. Расчетный лист

Это подтверждение суммы и даты фактического внесения денег в банк . Когда вкладчик собирается внести деньги, банк просит его указать в форме имя, дату и сумму, которую он собирается внести.

После того, как информация заполнена, банковский служащий проверяет ее правильность, подписывает и ставит печать для вкладчика, что становится доказательством для клиента.

  1. Чек

Чек — это банковский документ для выплаты определенной суммы денег со счета лица лицу, чье имя указано в чеке .

Есть также чеков на предъявителя , которые представляют собой платежи для всех, кто несет и предъявляет чек , и это называется чеком на предъявителя. Затем он подписывается лицом, которое его выдает, что свидетельствует о его или ее согласии заплатить такую ​​сумму или, откровенно говоря, не нуждается в подписи .

Чек или чек, если вы имеете дело с британскими клиентами, представляет собой определенный приказ, предписывающий банкиру выплатить определенную сумму денег. Получателем платежа является лицо, чьи реквизиты указаны в документе.

  1. Дебетовая записка

Дебетовая записка показывает, что компания увеличила дебет в отношении компании-получателя , что означает увеличение их активов или расходов при одновременном уменьшении их обязательств, доходов или собственного капитала.