Доверенность на выполнение действий от лица сотрудника организации: Доверенность от имени юридического лица

Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц

Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц составляется в произвольном порядке. С 2021 года не всегда можно получить ЭЦП по доверенности. О том, что следует отобразить в доверенности и как выглядит ее образец, читайте далее в статье.

Использование ЭЦП в электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).

Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.

Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.

Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.

Подробнее об ЭЦП узнайте в статье «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.

Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.

ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС и нескольких доверенных центрах.  На новый порядок можно было перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действовал прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, были действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.

Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года и в течение 2022 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».

С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.

Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

То есть подпись сотрудника будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Это значит, что при каждом подписании документа работник должен прикладывать отдельный файл доверенности, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица — то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность. Аналогичным образом — с помощью машиночитаемой доверенности — смогут подписывать отчетность организаций бухгалтеры-аутсорсеры. Для этого у них также должны быть своя ЭЦП. 

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:

1. Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
2. Заявление на получение ЭЦП.
3. ИНН организации.
4. Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
5. Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).

Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.

Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)

Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.

Доверенность должна содержать информацию о:

1. Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
2. Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
3. Полномочиях доверенного лица.
4. Сроках действия доверенности.
5. Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.

Образец доверенности на получение ЭЦП можно скачать на нашем портале по ссылке ниже:

Скачать образец

Итоги

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись — образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.

Дать право подписи документов уполномоченному сотруднику

Дать право подписи документов уполномоченному сотруднику | СБИС Помощь
УчебникЖурналДоверить право подписи документов уполномоченному сотруднику

По умолчанию любые электронные документы могут подписывать руководитель и сотрудники, у которых есть электронная подпись компании. Чтобы передать часть полномочий по подписанию другому должностному лицу, оформите доверенность в СБИС.

Уполномоченным представителем может быть сотрудник как вашей организации, так и любой другой компании, зарегистрированной в кабинете.

• Как проверить, у кого есть право подписи документов в вашей компании?
• Как запретить сотрудникам с ЭП подписывать документы без доверенности?

1. В разделе «Настройки/Наши Компании» откройте карточку организации.
2. В разделе «Кто подписывает» нажмите и выберите «Оформить».
3. Укажите:
   • кто и кому передает право подписи документов или отчетов;
   • срок полномочий;
   • номер доверенности;
   • направления сдачи и документы, которые разрешено подписывать.

• Как доверить право только отклонять входящие документы?

Доверенность оформлена. Предоставьте бумажный экземпляр в налоговую инспекцию.

• Как распечатать доверенность?
• Как посмотреть, какие доверенности действуют в компании?
• Как ограничить список сотрудников, которые будут подтверждать получение документов?
• Что видят участники документооборота при доверии права подписи?

Создайте доверенность:

1. Откройте меню «Контрагенты/Налогоплательщики».
2. На вкладке «Ответственные лица» нажмите «Оформить доверенность на передачу отчетности в госорганы по каналам связи».

• Как еще можно создать доверенность в СБИС 2.4?

1. Перейдите на вкладку «Кто подписывает», в блоке «Доверенности на право подписи» нажмите «+».
2. Укажите:
   • срок действия и номер доверенности;
   • кто и кому передает право подписи документов или отчетов;
   • направления сдачи;
   • полномочия;
   • ФИО нотариуса, если доверенность заверена в нотариальной конторе.
3. Нажмите «Сохранить».

• Что делать, если НИ просит отчет, подписанный руководителем филиала, отправить без доверенности?

Права и роли

Доверенность

Передать право подписи

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Руководство для работодателя по доверенности

Если вы решите передать начисление заработной платы на аутсорсинг, чтобы повысить точность и эффективность своей работы, один из способов получить еще больше преимуществ от вашего партнерства — попросить поставщика подать за вас налоги с заработной платы. И если они это сделают, вам, вероятно, потребуется предоставить доверенность (POA) или аналогичные полномочия, чтобы они могли общаться от вашего имени по любым вопросам, которые могут возникнуть. Так что же входит в назначение доверенности?

Компания Complete Payroll Solutions уже более 18 лет предоставляет аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, поэтому мы понимаем правила и требования при использовании третьей стороны для управления вашими налоговыми обязательствами по заработной плате. Чтобы убедиться, что ваши отношения с вашим поставщиком платежных ведомостей соответствуют требованиям, здесь мы обсудим:

• Что такое доверенность
• Как оформить доверенность на продавца зарплаты
• Какие действия может совершать расчетчик по доверенности
• Сколько действует доверенность
• Освобождает ли меня доверенность от налоговых обязательств

Прочитав эту статью, вы узнаете, что означает выдача доверенности вашему поставщику заработной платы, чтобы вы могли убедиться, что вы выполняете свои налоговые обязательства в соответствии с требованиями.

Что такое доверенность?

Доверенность — это способ назначения третьего лица в качестве вашего уполномоченного представителя. В контексте начисления заработной платы доверенность или эквивалентные полномочия предоставляют вашему поставщику услуг право связываться с соответствующим агентством от вашего имени по вопросам налогообложения заработной платы, если возникнет такая необходимость.

Большинство поставщиков платежных ведомостей будут регистрировать налоги с заработной платы от вашего имени. Налоги на заработную плату, удерживаемые с сотрудников, включают социальное обеспечение, Medicare, подоходный налог штата и федеральный налог, а также любые дополнительные налоги, такие как страхование по временной нетрудоспособности (TDI). Как работодатель, у вас также есть некоторые обязательства по налогу на заработную плату. В частности, вы должны уплачивать налоги на социальное обеспечение и Medicare, платить в соответствующие федеральные фонды и фонды штата по безработице и, где это применимо, оплачивать дополнительные местные обязательства.

Предоставив поставщику услуг по выплате заработной платы возможность связываться с налоговыми органами по любым вопросам или проблемам, вы избавитесь от некоторых административных обязанностей, связанных с выплатой заработной платы, и обеспечите правильное управление налогами.

Как выдать доверенность поставщику заработной платы?

Когда вы решите работать с поставщиком заработной платы, вам необходимо подписать соответствующие документы, чтобы предоставить ему доверенность или эквивалентные полномочия как на федеральном уровне, так и на уровне штата.

Federal  

Чтобы предоставить поставщику заработной платы право подавать декларации, вносить депозиты и платежи для вашей компании, а также работать с IRS от вашего имени, вам необходимо подписать форму 8655 Reporting Agent Authorization.

Штат

Некоторые штаты предпочитают или требуют, чтобы вы заполняли форму государственной доверенности или заполняли онлайн-разрешение. Например, в штате Массачусетс вам необходимо заполнить форму M-2848, чтобы предоставить компании, занимающейся расчетом заработной платы, право представлять ваши интересы в Департаменте доходов по вопросам налогообложения заработной платы. А что касается налогов на безработицу, вам нужно будет разрешить им как стороннему администратору вести дела с Департаментом помощи по безработице через Интернет. Без этих государственных разрешений компания по начислению заработной платы не может общаться с соответствующим агентством от вашего имени для решения любых возникающих вопросов. Здесь вы можете найти форму доверенности для вашего штата.

Какие действия может совершать поставщик заработной платы по доверенности?

Доверенность или другие документы, которые назначают платежную компанию в качестве вашего агента, не предоставляют общих полномочий. Вместо этого, когда вы назначаете доверенность или права поставщика заработной платы другим назначением, вы можете ограничить полномочия, чтобы они могли выполнять только определенные действия.

Например, вы, вероятно, захотите, чтобы ваш поставщик платежных ведомостей мог:

• Отчитываться, регистрировать и платить налоги с заработной платы
• Запрос налоговой информации от вашего имени, такой как надлежащие налоговые ставки
• Получение дубликатов для налоговой информации
• Ответ на уведомление налогового органа

Хотя каждая форма может различаться, вы часто можете определить объем полномочий, которые вы предоставляете в формах или онлайн-авторизациях.

Как долго действует доверенность?

Доверенность или другое указание агентства может быть выписано так, чтобы оно вступало в силу немедленно или через какое-то время в будущем, и остается в силе до тех пор, пока вы не прекратите ее действие. Есть 3 способа ограничить продолжительность:

1. Вы можете указать годы, на которые распространяются полномочия. Например, в штате Мэн форма авторизации позволяет вам указать налоговый год или период, в течение которого ваш назначенный агент уполномочен действовать от вашего имени.
2. Вы можете заполнить и подать новую форму, в которой указано, что кто-то другой имеет полномочия.
3. Вы можете написать REVOKE на первой странице формы, подписать и поставить дату, а затем отправить по почте в IRS или налоговую службу штата, или составить документ об отзыве, в котором указывается, что полномочия более недействительны.

Освобождает ли меня доверенность от моих налоговых обязательств?

Когда вы предоставляете своей платежной компании доверенность или эквивалентные права, вы не освобождаетесь от своих обязательств. Единственным исключением в большинстве случаев является то, что вы используете профессиональную организацию работодателей (PEO) для аутсорсинга заработной платы, поскольку в этих случаях PEO является зарегистрированным работодателем.

Однако, несмотря на то, что вы по-прежнему несете полную ответственность за уплату налога на заработную плату, ваш поставщик возьмет на себя ответственность за любые штрафы, которые вы можете понести из-за его ошибок. Только не забудьте указать это в договоре.

Например, если продавец не внесет ваши налоговые платежи вовремя или внесет неправильную сумму, он будет нести ответственность за штраф и любые проценты.

Даже если ваша компания, занимающаяся расчетом заработной платы, подает налоги с заработной платы от вашего имени, вам все равно следует создать учетную запись во всех налоговых органах, чтобы отслеживать историю платежей. Для федеральных платежей вы можете сделать это через Электронную систему уплаты федеральных налогов (EFTPS) . Для вашего штата вы, скорее всего, создадите учетную запись при подаче заявки на соответствующую идентификацию.

Как обеспечить соответствие налога на заработную плату

Предоставив доверенность или назначение отчетного агента вашей компании, занимающейся расчетом заработной платы, вы можете освободить себя от необходимости правильно рассчитывать и представлять налоги на заработную плату, чтобы избежать юридических последствий, а также решать любые сложные налоговые вопросы. что может возникнуть.

Если вы решите передать начисление заработной платы на аутсорсинг, важно найти подходящего поставщика, которому можно делегировать эти обязанности. Когда вы ищете лучшего партнера для своего бизнеса, Complete Payroll Solutions может подойти, если вам нужен поставщик, который может:

• Расчет, удержание, отчетность и подача налогов на заработную плату штата и федерального уровня
• Выполнение других действий, связанных с налогообложением, от вашего имени, таких как регистрация федерального или государственного идентификационного номера работодателя (EIN), подача отчетов о новых сотрудниках в ваш штат и выдача W-2 в конце года вашим сотрудникам
• Предоставление экспертных знаний по вопросам налогообложения заработной платы от специального специалиста

Если вам кажется, что мы могли бы стать идеальным поставщиком для вашей компании, прочитайте нашу следующую статью о наших пакетах заработной платы, чтобы узнать, что помимо налоговых деклараций включено в каждое из наших самых популярных предложений.

Можно ли выдать доверенность на компанию?

• Поделиться на Facebook

Доверенность дает явное право кому-либо принимать решения, собирать документы или подавать документы в ваше отсутствие. Хотя обычно такой документ выдается физическому лицу, например адвокату или супругу, вашей компании также может потребоваться уполномочить кого-то действовать вместо него, и эта практика является законной.

Компания Доверенность

Вы можете выдать доверенность любому юридическому лицу по вашему выбору, включая другое предприятие. Вы можете сделать это, например, когда ваша компания нанимает юридическую фирму или бухгалтерскую компанию, и вам необходимо разрешить организации подавать документы или собирать документы от вашего имени. Прежде чем подписать доверенность, вы должны быть уверены, что можете доверять бизнесу, и вам следует тщательно обдумать, какие полномочия должна и не должна предоставлять доверенность в зависимости от ваших потребностей.

Составление доверенности

Когда вы составляете такую ​​доверенность, в ней будет указано, что ваша компания уполномочивает другую компанию действовать вместо нее. Подпишите документ как уполномоченный представитель вашего бизнеса и убедитесь, что документ выдан компании, а не торговой марке компании или конкретному представителю компании. Если вы хотите, чтобы к вашей информации имели доступ только определенные лица в компании, четко укажите, какие лица или должности имеют такое разрешение.

Типы доверенностей

Вам необходимо выбрать тип доверенности, соответствующий вашим потребностям. Генеральная доверенность дает компании широкие полномочия действовать от вашего имени практически при любых обстоятельствах, и обычно она должна иметь срок действия. Вы можете использовать такой документ, если вы уезжаете из города и позволяете компании вести дела для вас до вашего возвращения. Ограниченная доверенность дает конкретные, детализированные обязанности и не разрешает дополнительные действия.

Отзыв

Большинство доверенностей имеют установленный срок действия, но если вам необходимо отозвать документ, вы должны уведомить об этом компанию в письменной форме. Также рекомендуется уведомить любые другие организации, с которыми компания имеет дело от вашего имени. Например, если ваш бизнес уполномочил компанию связаться с налоговой службой от вашего имени, уведомите IRS, что такое разрешение явно отозвано. Затем составить отзыв доверенности, поставить подпись и дату. Отзыв должен содержать информацию о компании и должен быть направлен самой компании.

Справочные материалы

• Damco: Инструкции по заполнению таможенной доверенности
• Судебная власть штата Миннесота: Доверенность

Автор биографии

Ван Томпсон — адвокат и писатель. Бывший инструктор по боевым искусствам, он имеет степень бакалавра музыки и информатики Вестчестерского университета и доктора юридических наук Университета штата Джорджия. Он является лауреатом многочисленных писательских наград, в том числе премии CALI Legal Writing Award 2009.