Электронная подпись как ее создать: Как сделать самому электронную цифровую подпись бесплатно? — «Мое Дело»

разбираемся в тонкостях электронных подписей

Если по-научному, то электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Проще говоря, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает. С помощью электронной подписи ещё можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Правда, всё зависит от нюансов самой подписи и сервиса, где она применяется. Это возможно, только если вы используете усиленную электронную подпись. Подробнее о видах и их особенностях поговорим позже.

Несмотря на то что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Впрочем, как и у любого другого цифрового инструмента. О тонкостях использования электронной подписи можно почитать в законе. Если разложить всё по полочкам, с её помощью дистанционно вы можете:

• получить государственные услуги, оформив обращение, скажем, через портал госуслуг;
• решить вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы, — от оформления налогового вычета до предоставления налоговых льгот;
• оформить заявление на поступление в детский сад, школу или любое другое учебное заведение;
• заключить договор, в том числе купли-продажи недвижимости;
• заверить доверенность;
• взаимодействовать с ГИБДД — переоформить транспортное средство, оплатить штраф;
• подать прошение, судебный иск или жалобу;
• подтвердить долговую расписку;
• участвовать в электронных торгах;
• подписывать любые документы, в том числе с работодателем.

Последний пункт особенно интересен, поскольку с переходом на удалённый и гибридный форматы работы многие компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. И здесь без цифровых подписей — никак.

Сказать, что компания переходит на кадровый документооборот, гораздо проще, чем сделать. Далеко не все работодатели готовы перестраивать привычные процессы и приобретать электронные подписи для сотрудников, а эта обязанность ложится на их плечи. Даже несмотря на то что подобная автоматизация экономит время и силы работников и деньги компании, до полноценного перехода дошли немногие. Но если уж дошли — это может быть отличным показателем зрелости процессов в организации. Так что к вопросам на собеседовании о круге потенциальных задач и почему открылась вакансия можно добавить ещё один: как обстоят дела с электронным документооборотом.

Недавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Большинство кадровых документов сегодня можно перевести в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточку сотрудника. Так что не удивляйтесь, если вместо привычных бумажных версий типовых документов при трудоустройстве вы получите электронные. Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Электронная подпись пригодится и в том случае, если в компании до сих пор используют служебные или объяснительные письма, просят подтвердить ознакомление с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами. Простой пример: вам приходит на почту письмо, где директор просит с 11 мая являться на работу не к 9:00, а к 8:30. В большинстве случаев для подтверждения не нужна какая-то особенная подпись, даже простого «Всё получил» в письме, отправленном корпоративной почтой, будет достаточно. Что интересно, такой ответ тоже будет являться электронной подписью, правда, самой простой. Но есть один важный нюанс: о способе обмена, а значит, и о том, что может считаться электронной подписью в компании, работодатель и сотрудник должны договориться заранее. Причём письменно. Как правило, эти моменты отражаются в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях.

Для подписания трудового договора или документа о материальной ответственности простой электронной подписью не обойтись. Даже если работодатель предлагает вам поставить автограф на pdf-файле, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Нужны инструменты серьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Это самый разнообразный и уязвимый вид электронной подписи. К ПЭП можно отнести и подписанный неровным почерком pdf-файл, и письмо в почте, отправленное на запрос, и логин с паролем — авторизацию пользователя в системе, и даже введённый код от банковского приложения, подтверждающий оплату. Есть сервисы, которые полностью заточены под использование простой электронной подписи, например: Федеральная налоговая служба, «Госуслуги» или интернет-банки. Без авторизации их полноценное использование невозможно. Плюс, как уже разбирали, простая электронная подпись пригодится для работы с внутренним документооборотом компании.

Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. ПЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

В определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. ПЭП — самый уязвимый вид подписи. Очень легко в суде представить всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Такая подпись действует внутри той системы, для которой её создавали. Главное отличие УНЭП от простой электронной подписи в том, что она зафиксирована внутри конкретного сервиса. Иначе говоря, система умеет распознавать пользователя по его цифровым следам. Для этого применяются средства шифрования, которые и преобразуют информацию, чтобы ограничить к ней доступ. Ключ к такой подписи почти невозможно подобрать вручную, поскольку он представляет собой сложный набор символов. Это уже не простой логин и пароль или код из СМС, а полноценный инструмент, который может гарантировать, что документ подписал конкретный человек в определённое время и не вносил в него никаких изменений. Последнее особенно важно как для работодателя, так и для сотрудника, чтобы избежать возможных недоразумений. Бывает так, что вместо отпуска с 15 мая в заявлении на этапе утверждения появляется дата 17 мая, а в приказе о раннем приходе на работу значится уже не 8:30, а 9:00. С УНЭП таких ситуаций не будет.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют. Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей с УНЭП тоже не попробовать. Поскольку создавать и использовать её может кто угодно, большого доверия у государства к такой подписи нет. Так что ту же сделку покупки или продажи квартиры с ней не оформить.

Это самая «взрослая» из всех вариантов электронных подписей, и выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

УКЭП приравнена к рукописной подписи. Я бы рекомендовал сразу оформлять её, поскольку только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.) или на внешнем диске, фактически это ваш идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Интересный факт! При желании работодатель может стать посредником между удостоверяющим центром и сотрудниками, тогда УКЭП будут оформлять и выдавать прямо в офисе компании.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком.

С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён. Такие вещи лучше объяснять на конкретных кейсах.

Дано: сотрудник использовал ПЭП, подписав документ о неразглашении коммерческой тайны. Компания подала на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентами, а он, в свою очередь, направил встречный иск, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании придётся предоставить множество доказательств, что никто не взламывал учётную запись сотрудника и не «расписывался» за него.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

В hh.ru мы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят серьёзную подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда за счёт работодателя сотрудник может получить удобный инструмент и обмениваться кадровыми документами, решать личные задачи.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh. ru

Всё зависит от того, о какой электронной подписи идёт речь. Скажем, Федеральная налоговая служба для работы пользователей на своём портале предоставляет её автоматически. Но, опять же, возможности такой подписи ограничены одной системой.

Для получения УНЭП следует обратиться в МФЦ, а за УКЭП — исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы. В МФЦ всё бесплатно — после оформления заявки можно получать УНЭП.

В среднем электронная подпись обходится в 2 000 ₽. Цена зависит от тарифа удостоверяющего центра и от параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных торгах стоит дороже — от 3 500 до 10 000 ₽.

В случае с УКЭП за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы по наследству осталась такая электронная подпись, работодатель может сэкономить. Но организация не обязана предоставлять исключительно УКЭП, по закону для подписания тех же кадровых документов годится и УНЭП, который оформляется бесплатно.

Интересный факт! На стоимость и вид электронной подписи никак не влияет статус сотрудника. Есть вероятность, что генеральному директору для выполнения задач вполне сгодится УНЭП, а рядовому менеджеру по закупкам необходима самая дорогая — УКЭП. Поэтому при выборе подписи важно отталкиваться от потребностей, а не от уровня позиции человека в компании.

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, фрилансерам — ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги. Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность. В общем, электронная подпись — это удобно и прогрессивно.

При этом у медали традиционно две стороны. Нет смысла делать электронную подпись, если вы собираетесь обмениваться документами раз в год с каким-нибудь работодателем, а всё остальное время держать токен в сейфе. Это всё равно что купить супермощный ноутбук только для просмотра роликов в интернете. Гораздо продуктивнее использовать электронную подпись по полной и подписывать ею любые возможные документы и заявления. Тогда деньги на ту же УКЭП приобретут статус непотраченных, но вложенных.

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

Электронная подпись сокращает время трудоустройства — вы не тратите полдня на подписание кадровых бумаг в офисе, и помогает в разных областях жизни. Сейчас появляется большое количество площадок, где может использоваться электронная подпись, соответственно, становится больше сфер для её применения. Прежде всего, это удобно.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

А ещё электронная подпись помогает более осознанно подходить к процессу подписания документов. Сегодня многие стали задумываться о таких важных вещах, как информационная безопасность, цифровая гигиена, и прочих понятиях из диджитал-среды. Это всё про цифровые следы, которые мы оставляем, поэтому крайне важно, чтобы каждый наш сделанный шаг вёл к намеченной цели.

Ещё о трудовых отношениях

🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

↩ К другим статьям

Как сделать электронную подпись ЭЦП (КЭП) в Украине 2022

Перейти к содержанию

Терминология

7 ноября, 202225 мин

Какая технология лежит в основе электронной цифровой подписи, как ее получить и подписать с ее помощью документы, какие выгоды для бизнеса она предоставляет – читайте в материале ниже.

Что такое электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП, также используется термин электронная или цифровая подпись) – это современная и удобная альтернатива традиционной подписи от руки при подтверждении подлинности и целостности электронного документа. Такая подпись не похожа на обычную подпись на бумаге, но не менее надежно подтверждает авторство, и подписавшему документ не удастся уклониться от обязательств, возникших после визирования документа.

ЭЦП представляет собой файл, содержащий закодированный уникальный идентификатор физического или юридического лица. Практически всегда технология ЭЦП строится на базе криптографической системы с открытым (публичным) и закрытым ключами, то есть метода асимметричного алгоритма шифрования. Подписант кодирует документ посредством закрытого ключа, любой другой человек декодирует документ при помощи публичного ключа. Если кодированный документ удалось расшифровать, то открытый ключ состоит в паре с закрытым, что подтверждает: авторство действительно принадлежит владельцу последнего.

Способ шифрования при помощи открытого и закрытого ключей легко пояснить на схеме сейфа с кодовым замком. Допустим, владелец сейфа хочет получить некие важные бумаги у своего юриста. Он отправляет ему сейф с незапертым замком и публично доступную инструкцию, как пользоваться сейфом (по сути, это и есть открытый ключ). Юрист вкладывает туда бумаги, согласно инструкции поворачивает ручку на замке и нажимает на кнопку Lock – блокировка срабатывает и теперь сейф нельзя разблокировать, не зная секретный код (то есть, закрытый ключ). Сейф доставляют обратно владельцу, который вводит свой код и открывает дверцу сейфа. Таким образом, он подтверждает, что сейф и его содержимое принадлежит ему, поскольку только он знает пароль доступа. Данный пример наглядно показывает, как работает ассиметричное шифрование с публичным и закрытым ключами.

В Украине закон про электронную подпись впервые был принят еще в 2003 году, а для шифрования применялся криптографический алгоритм, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой.

Что представляет собой ЭЦП

Как мы сказали выше, при создании электронной подписи формируется пара из открытого и закрытого ключей, связанных друг с другом. При этом открытый ключ публикуется на официальном информационном ресурсе, поскольку он необходим при проверке подлинности ЭЦП.

Закрытый ключ загружается на личный диск пользователя или на защищенный цифровой носитель. В случае записи на токен он скрыт, его можно увидеть в списке только если в настройках активирован режим отображения скрытых файлов.

Название и расширение ключа зависит от того, с помощью какого сервиса вы его генерировали. Например, Приват24 создает файл формата pb_1234567890.jks, где вместо 10 цифр подставляется уникальный 10-значный номер. Сервис Альфа-Банка выпускает ключ с названием по умолчанию Key-6.dat. После выпуска его можно переименовать так, как вам удобно.

ЦСК Государственной налоговой службы Украины и МВД Украины генерируют ключи со стандартным названием по умолчанию Key-6. dat, а Минюст – с расширением .p7s.

Вместе с файлом личного ключа генерируется индивидуальный пароль доступа к нему, который необходимо вводить каждый раз при подписи документа. При утере пароля его нельзя восстановить или назначить новый – следует заново сделать ЭЦП.

Пользователь должен заботиться о конфиденциальности своей электронной подписи: строго запрещено передавать свой ключ другим людям, чтобы они могли наложить визу на документ якобы от его имени.

В чем разница между ЭЦП и собственноручной подписью

Электронная цифровая подпись

Собственноручная подпись

Зависит от текста, меняется.

Не зависит от текста, всегда одинакова.

Подписант может иметь несколько секретных ключей. Запрещено передавать другим лицам. Сложно (УЭП) или очень сложно (КЭП) подделать. Можно потерять.

Связана с подписывающим лицом, обычно используется только один вид подписи. Невозможно передать другим людям. Можно подделать. Нельзя потерять.

Верна для всех копий документа.

Неотделима от документа, отдельно подписывается каждый его экземпляр.

Необходимы дополнительные механизмы реализации алгоритмов подписи и проверки.

Не требует дополнительных механизмов реализации.

Требуется подготовка сложной инфраструктуры сертификатов ключей.

Не нужна поддерживающая инфраструктура.

Если не вдаваться в математические особенности, то в нашей стране сегодня применяется ЭЦП только двух видов: усовершенствованная электронная подпись (УЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).

УЭП – электронная подпись, сформированная вследствие криптографического преобразования цифровых данных с использованием средства УЭП, позволяющего осуществить электронную идентификацию подписчика и выявлять нарушение целостности данных, которые были привязаны к этой подписи.

Согласно законодательству, КЭП – это усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа. Другими словами, КЭП представляет собой разновидность УЭП, однако гарантирует гораздо более высокий уровень защиты.

Схема их использования идентична, но поскольку КЭП более надежна, то, согласно статьи 18 четвертого раздела Закона «Об электронных доверительных услугах» (№2155 от 7 ноября 2018 года), именно она приравнивается к личной подписи.

Стоит отметить, что 7 ноября 2020 года завершился переходный период для старых ЭЦП, которые обеспечивали низкий уровень доверия, теперь их использовать нельзя.

Если дать более простое определение, то УЭП – это файл на USB-накопителе или жестком диске компьютера, который при необходимости можно скопировать на другой диск, отправить по электронной почте и т. д. КЭП хранится только на защищенных носителях – токенах, ее нельзя скопировать, а в случае утери токена вам придется получать новую подпись. При использовании КЭП государственный регулятор гарантирует, что электронная подпись поставлена ​​с применением надежных средств защиты информации. В случае визирования документа посредством УЭП сторона, которая стала жертвой мошенничества, должна привести доказательства, что все ее ІТ-системы качественно защищены с точки зрения кибербезопасности, а ключ никто не мог скопировать. Обычно такая экспертиза дорогостоящая, длится долго и не гарантирует позитивного результата.

Кстати, после 7 ноября 2020 г. государственные организации должны подтверждать свои документы, договора и решения только с помощью КЭП. Первоначально регулятор планировал, что и коммерческие компании смогут применять УЭП лишь до конца 2021 года. Однако затем время действия УЭП продлили до окончания военного положения и плюс еще 6 месяцев. Сегодня коммерческие организации могут участвовать в тендерах, заключать контракты и визировать необходимые для этого бумаги, смело используя как УЭП, так и КЭП.

Зачем нужна электронная цифровая подпись

Электронную подпись используют как физические, так и юридические лица, собственно все, кто применяет в той или иной степени системы электронного документооборота. Основная задача ЭЦП – идентификация подписанта и подтверждение целостности данных в цифровой форме. Таким образом, электронная подпись может применяться для подписания договоров, контрактов, актов выполненных работ, налоговых деклараций и другой отчетности в государственных контролирующих органах, петиций на сайтах госорганов, получения различных госуслуг и прочего.

Эти возможности обусловлены свойствами ЭЦП, идентичными характеристикам собственноручной подписи:

• подтверждает визирование документа именно владельцем данной подписи
• дает гарантии по целостности и защите от внесения изменений в уже подписанный документ
• не позволяет подписавшему документ в будущем отказаться от обязательств, которые возложены на него этим подписанием

Электронную подпись, а в особенности КЭП, чрезвычайно сложно подделать. Применяемые для работы с ней средства подвергаются суровой экспертизе в ГСССЗИ. ЭЦП/КЭП в Украине выдают аккредитованные центры сертификации ключей (АЦСК).

Кратко описать плюсы применения ЭЦП можно следующими пунктами:

• возможность получать в онлайн-режиме различные государственные услуги: подпись петиций, оформление справок и т. д.
• пересылка различных подписанных с помощью ЭЦП документов через системы автоматизации процессов электронного документооборота между пользователями и контрагентами
• сдача финансовой, налоговой, бухгалтерской и других видов отчетности
• многое другое, причем список постоянно растет

Как получить ЭЦП

Алгоритм зависит от того, что именно вам нужно – УЭП или КЭП. Первую можно сделать бесплатно буквально за несколько минут через веб-сайт или мобильное приложение некоторых крупных украинских банков (более детально об этом ниже по тексту). Также электронную подпись можно оформить через приложение «Дія», однако «Дія.Підпис» используется только для подписания документов, доступных для оформления в этом мобильном приложении, например, налоговых деклараций, петиций и прочих документов. УЭП можно хранить на сменном носителе (USB-флешка), на жестком диске компьютера или на смартфоне.

Для получения КЭП необходимо обратиться к квалифицированным поставщикам электронных доверительных услуг, актуальный список АЦСК опубликован на сайте. Процедура ее получения более сложная и занимает до 48 часов. Правда, в некоторых АЦСК можно заказать услугу срочного оформления КЭП – всего за 3-4 часа. Квалифицированная электронная подпись записывается на защищенный цифровой носитель (токен), внешне он выглядит как обычная USB-флешка, однако имеет защиту от несанкционированного доступа и копирования данных. Токен оплачивается отдельно, его стоимость стартует от 800 грн.

Важной характеристикой КЭП является наличие квалифицированного сертификата, который может быть сформирован только квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг, осуществляющим свою деятельность с соблюдением требований закона. Согласно закону, КЭП можно считать подтвержденной, если к моменту ее создания действовал квалифицированный сертификат. Кроме того, проверка с помощью сертификата должна засвидетельствовать, что личный ключ, принадлежащий подписчику, сохраняется на защищенном носителе КЭП.

Срок действия любой ЭЦП – 1 год, после чего нужно заново генерировать ключ (просто продлить существующий невозможно). В случае, если кто-либо посторонний получил доступ к вашему файлу с индивидуальным паролем, тоже придется заказать новую электронную подпись.

Отметим, что один пользователь может владеть любым количеством ЭЦП, полученных в разных АЦСК. Кроме того, одна электронная подпись может его идентифицировать как физическое лицо, другая – как ФЛП (ФОП), третья – как представителя юридического лица и т. д.

В ноябре 2018 года мобильные операторы заявили о запуске услуги идентификации личности с помощью мобильного телефона – Mobile ID. Такая технология делает возможным подписание документов онлайн, авторизацию в различных веб-сервисах и т. д. Процедура подключения Mobile ID предусматривала посещение центра обслуживания оператора, верификацию личности и получение особой SIM-карты с функциями электронной подписи. По сути, Mobile ID представляет собой аналог КЭП и обладает такой же надежной защитой от взлома. Однако в Украине сервис Mobile ID просуществовал недолго. Уже в марте 2020 года компании начали прекращать подключение новых абонентов, а с ноября 2021 года услуга Mobile ID стала недоступной для пользования. Представители мобильных операторов заявили, что предоставление услуги Mobile ID оказалось нецелесообразным с коммерческой точки зрения.

Как получить электронную подпись в сервисе «Дія»

Сервис «Дія.Підпис» – квалифицированная электронная подпись, которую вы можете использовать для подписания документов и оформления услуг онлайн в приложении и на портале «Дія». Для создания «Дія.Підпис» вам потребуется ID-карта или биометрический загранпаспорт, также подойдет загранпаспорт, выданный после 2015 года.

Срок действия «Дія.Підпис» составляет один год или до момента его удаления. «Дія.Підпис» можно получить бесплатно в мобильном приложении. Для этого:

1. Авторизуйтесь в приложении «Дія» и перейдите в меню «Дія. Підпис».
2. Нажмите «Создать».
3. Подтвердите личность с помощью проверки фото.
4. Придумайте 5-значный код для «Дія.Підпис».

Вот и все, теперь вы можете подписывать налоговые декларации, петиции к госорганам и другие документы в мобильном приложении «Дія» и онлайн на сайте.

Как оформить ЭЦП в ПриватБанке

Через ПриватБанк можно оформить два вида электронной подписи: файловый ключ (УЭП) и так называемый облачный ключ SmartID. Первый записывается на флешку или жесткий диск компьютера, а SmartID доступен только со смартфона, на который установлено мобильное приложение «Приват24 для бизнеса».

Во всех случаях для получения ЭЦП нужно иметь статус клиента ПриватБанка и быть зарегистрированным в мобильном приложении Приват24.

Чтобы получить УЭП при помощи Приват24, выполните такие шаги:

1. В системе Приват24 выберите пункт меню Все услуги > Бизнес > Скачать сертификат.
2. Проверьте правильность персональных данных в таблице и подтвердите, если все верно.
3. Укажите адрес для хранения файла с ЭЦП.
4. Придумайте и введите пароль для электронной подписи. Он должен состоять из 8 или более символов латинского алфавита и цифр.
5. Подтвердите операцию введением одноразового секретного кода из СМС-сообщения.
6. Дайте свое согласие на условия использования системы нажатием кнопки «Далее».
7. В итоге на экране будет выведен серийный номер сертификата ЭЦП, а на почту придет подтверждение выпуска электронной подписи.

Для применения SmartID необходимо:

1. Выбрать способ подписания с использованием SmartID.
2. Зайти в мобильное приложение Приват24 и нажать «Сканер».
3. Отсканировать QR-код.
4. Указать пароль от SmartID.
5. Если подпись SmartID используется в первый раз, система автоматически предложит создать пароль для SmartID.

Для предпринимателей алгоритм использования подписи SmartID будет другим:

1. В системе «Приват24 для бизнеса» нажмите кнопку «Настройки».
2. Выберите из списка SmartID и компанию, для которой необходимо сделать SmartID.
3. Укажите пароль. На этом процедура создания SmartID завершена, ваша подпись готова.

Для подписи платежей SmartID в мобильном приложении «Приват24 для бизнеса»:

1. Сформируйте платеж или зайдите в уже созданный.
2. Нажмите «Подписать».
3. Выберите из списка SmartID.

Также подпись SmartID можно использовать в веб-версии «Приват24 для бизнеса». А в разделе «Бизнес» приложения Приват24 для физлиц предприниматели могут подписывать платежи с помощью SmartID физического лица.

Как сделать электронную подпись в Монобанке

Монобанк генерирует бесплатную электронную подпись каждому клиенту при оформлении карты, однако она применяется только для внутренних коммуникаций с банком, использовать ее для других задач не получиться. Зато клиент может дистанционно получать услуги monobank: оформлять документы, передавать и получать данные. Таким образом, нет необходимости в печати бумаг и личных встречах с представителями банка.

Кроме того, в начале 2022 года monobank произвел интеграцию с «Дія.Підпис». Чтобы наложить печать на документ при помощи такого инструмента:

1. Выберите нужный PDF-файл.
2. Нажмите кнопку «Поделиться».
3. Укажите mono.
4. Нажмите «Подписать в Дія» – приложение «Дія» откроется автоматически.
5. Подпишите документ и отправьте его по нужному адресу.

Как создать электронную подпись в банке ПУМБ

Первый Украинский Международный Банк (ПУМБ) предлагает облачную КЭП для визирования документов на внешних веб-сайтах посредством смартфона. Для получения КЭП ПУМБ вы должны быть клиентом банка.

1. Загрузите на смартфон мобильное приложение ПУМБ Digital Business (доступно для Android и iOS).
2. Зайдите на нужную платформу и выберите ПУМБ > Облачная подпись.
3. Сгенерированный QR-код отсканируйте с помощью камеры мобильного телефона, а после проверки актуальности данных введите пароль ключа и подтвердите подписание.

Как сгенерировать электронную подпись в других банках

В Альфа-Банке, Укрсиббанке, Ощадбанке и других украинских банках также можно заказать ЭЦП. Однако сделать это в онлайн-режиме не выйдет – вам придется посетить физическое отделение банка и оплатить сбор за оформление. Также необходимо иметь паспорт и USB-накопитель для записи ключа. Кроме того, не все банки позволяют сделать электронною подпись физическим лицам, некоторые предоставляют такую услугу только индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам.

Как применять электронную подпись

Для визирования документа нужно открыть соответствующий сервис электронного оборота, где на указанной сервисом странице загрузить файл с ключом и ввести пароль. Вот и все, процедура достаточно простая и быстрая.

Электронная подпись открывает доступ к широкому ряду государственных услуг и порталов. Например, можно в онлайн-режиме оформить социальную помощь, выписку из реестра прав на недвижимое имущество, также выписку из земельного кадастра о нормативной денежной оценке земли, принять участие в публичных закупках (тендере) в системе «Prozorro», сделать справку о несудимости через сервисы МВД. Собственно, весь список услуг, который становится доступным с помощью ЭЦП, даже нет смысла перечислять, поскольку он постоянно расширяется и будет расти далее. В частности, регулярно добавляются новые сервисы в приложении «Дія», заявлено расширение набора услуг и в других приложениях.

Как проверить подлинность, а также тип электронной подписи

Для этого нужно воспользоваться ресурсом www.czo.gov.ua.

Нажмите на ссылку по центру окна и загрузите туда подписанный файл с диска либо перетащите его из другого окна. Нажмите на кнопку «Проверить» и подождите пару секунд.

Результат может быть следующим:

• Тип носителя персонального ключа – незащищенный (в случае УЭП) либо защищенный (в случае КЭП).
• Тип подписи – усовершенствованная (в случае УЭП) или квалифицированная.
• Сертификат всегда указывается как квалифицированный, иначе подпись будет недействительной.

Использование электронной подписи при подключении Fondy

C 15 июля 2022 в Fondy реализована возможность для украинских ФЛП (ФОП) подписывать договор и сопутствующие документы при подключении интернет-эквайринга с помощью ЭЦП. Таким образом, всю процедуру можно выполнить дистанционно, без личного присутствия. На сегодня 80% всех регистраций мерчантов осуществляются именно онлайн, поскольку так намного удобнее и быстрее.

Fondy принимает документы, которые завизированы при помощи файловых ключей, токенов и облачных ЭЦП. Фактически мы обрабатываем все виды электронных подписей. Актуальную информацию о поддерживаемых электронных ключах можно получить на сайте www.id.gov.ua.

Начните принимать платежи со всего мира уже сегодня

Создать Fondy-aккаунт

Хотите узнать больше?

Читайте другие полезные fintech-материалы от первоисточника

Как создать электронную подпись

В связи с постоянным ростом удаленной работы и все более глобальным подключением нашей рабочей силы стало намного сложнее собрать клиентов, поставщиков и других заинтересованных лиц в одном месте для чего-то вроде подписания документа.

К счастью, существует множество виртуальных инструментов, помогающих создавать электронные подписи. Благодаря этой технологии люди со всего мира могут легко просматривать и подписывать документы.

Хотя электронные подписи имеют законную силу уже более 20 лет, многие предприятия до сих пор не уверены в том, как лучше всего внедрить их в свой рабочий процесс.

Это руководство покажет вам, как создать электронную подпись с помощью нескольких различных методов и инструментов. Кроме того, мы рассмотрим некоторые плюсы и минусы электронных подписей и ответим на ваши самые важные вопросы об электронной подписи.

Это полное руководство. Чтобы перейти к интересующему вас разделу, нажмите на ссылки ниже: 

• Что такое электронная подпись?
• Электронная подпись и цифровая подпись
• Как создать электронную подпись
  1. Как создать электронную подпись в Microsoft Word
  2. Как создать электронную подпись в Google Docs
  3. Как создать электронную подпись в PDF
  4. Как создать электронную подпись в frevvo
• Часто задаваемые вопросы по электронной подписи

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись является виртуальной заменой собственноручной подписи.

Электронные подписи могут принимать различные формы. Вы можете ввести свое имя, загрузить изображение или создать цифровую копию своей подписи.

С ростом числа удаленных рабочих мест и компаний, разбросанных по всему миру, все больше компаний ищут более быстрые и простые способы подписания контрактов, заказов на покупку и других важных документов.

Электронные подписи помогают этим бизнес-процессам продвигаться вперед, обеспечивая безопасную и юридически соответствующую подпись на цифровом носителе.

Электронная подпись и цифровая подпись

Важно знать разницу между электронной подписью и цифровой подписью.

Несмотря на то, что это одно и то же, есть несколько ключевых отличий.

Электронная подпись представляет собой репликацию цифровой подписи или любой другой способ электронного согласия с документом или записью. Вы можете поставить подпись пальцем или мышью, ввести уникальный код или просто ввести свое имя. Это точно так же, как подписывать ручкой на бумаге, за исключением того, что вы будете использовать цифровые чернила.

Цифровая подпись — это разновидность электронной подписи, которая требует определенной проверки. В самой безопасной версии цифровой подписи вы получите проверенный цифровой идентификатор от надежного и соответствующего требованиям поставщика. В других случаях вам может потребоваться войти в учетную запись или указать свой адрес электронной почты для дальнейшей проверки.

По сути, цифровые подписи являются цифровым эквивалентом нотариуса. В мире бумажных документов нотариусы удостоверяют личность и удостоверяют, что человек, подписавший документ, является тем, за кого он себя выдает.

В современном мире цифровых документов цифровые подписи играют точно такую ​​же роль — подтверждают личность подписавшего и безопасность документа.

Все цифровые подписи также являются электронными, но не все электронные подписи являются цифровыми.

Посмотрите это видео, чтобы получить более подробную информацию об электронных и цифровых подписях.

Вот простой способ понять разницу между электронной подписью и цифровой подписью. Электронная подпись, по сути, аналогична собственноручной подписи — вы можете не проверять личность подписавшего, но это более доступный способ взаимодействия для поставщиков и клиентов.

Цифровые подписи всегда требуют дополнительной проверки. Это отличный выбор для подписания важных документов, таких как контракты.

Создание электронных и цифровых подписей

Вы можете создавать электронные подписи с помощью повседневных инструментов, таких как Microsoft Word, Google Docs или Adobe PDF. Такие продукты, как Wufoo и frevvo, ориентированы на формы и управление рабочими процессами, но также включают в себя эти простые электронные подписи.

Кроме того, вы можете найти специализированные продукты, такие как DocuSign, Adobe Sign и другие, которые предлагают варианты цифровой подписи документов с различными уровнями сложности и безопасности. Программное обеспечение для управления процессами, такое как frevvo, предназначено для автоматизации форм и рабочих процессов, но включает в себя сложные цифровые подписи без дополнительных затрат.

Если вы хотите узнать больше о безопасных цифровых подписях, прочитайте эту статью о том, как создать рабочий процесс цифровой подписи.

Как создать электронную подпись

66% компаний согласны с тем, что сотрудники хотят больше цифровых альтернатив в своих рабочих процессах, а 63% компаний согласны с тем, что клиенты также хотят использовать улучшенные цифровые альтернативы.

Данные ясны: пора разобраться, как внедрить электронные подписи в ваши бизнес-процессы.

В этом разделе мы покажем вам несколько вариантов создания электронной подписи — простой репродукции цифровой подписи — чтобы сотрудники и клиенты с любым уровнем технологического комфорта могли воспользоваться этой альтернативой.

Мы опишем, как использовать повседневные инструменты, такие как MS Word, а также сложную платформу BPM, такую ​​как frevvo, для электронной подписи документов.

Независимо от того, используете ли вы PDF, документ Word или инструмент для работы с цифровыми документами, вам может потребоваться сначала создать изображение, имитирующее вашу мокрую или рукописную подпись.

Есть три простых способа сделать это с любого устройства:

1. Загрузите отсканированную подпись: Четко подпишите свое имя на белом листе бумаги черными чернилами. Затем сфотографируйте свою подпись на телефон или отсканируйте ее на компьютер. Сохраните в безопасном месте.
2. Введите свою подпись : Если вы работаете в текстовом процессоре, вы можете ввести свою подпись и настроить шрифт так, чтобы он больше походил на подпись, чем на Times New Roman.
3. Нарисуйте свою подпись на своем устройстве: Откройте программу или приложение для рисования на своем компьютере, планшете или телефоне. Затем нарисуйте свою подпись стилусом, мышью или пальцем. Сохраните в безопасном месте.

Хотя многие люди считают, что нанесение подписи с помощью пальца или мыши является самым простым способом создания подписи, любой из этих вариантов может работать хорошо. Лучший выбор зависит от вашего программного обеспечения для работы с документами, устройства и настроек офиса.

Как создать электронную подпись в Microsoft Word

Если вам нужна подпись в документе Microsoft Word, есть три способа добавить ее: 

1. Вставить отсканированное изображение рукописной подписи: Если вы создали изображение своей рукописной подписи в соответствии с инструкциями выше, вы можете просто добавить свой файл подписи в соответствующий момент.

Чтобы избежать проблем с форматированием, щелкните правой кнопкой мыши изображение подписи, наведите указатель мыши на «обтекание текстом» и выберите «в соответствии с текстом».

2. Вставка строки подписи: В зависимости от ваших потребностей вы можете добавить предварительно отформатированную строку подписи из меню «Вставить». Это может служить заполнителем для вашей подписи, пока вы не сможете подписать ее физически или ввести свою подпись позже.

(Источник изображения)

3. Создайте свою подпись в AutoText: Вы можете использовать существующие инструменты Word для создания многоразовой подписи на своем персональном компьютере. Сначала введите свое имя и отформатируйте его в соответствии с размером и шрифтом подписи. Затем выделите свою подпись. Затем нажмите «Вставка» > «QuickParts» > «Автотекст» > «Сохранить в галерее автотекста».

Когда вы успешно сохранили свою подпись в AutoText, она появится в меню QuickParts следующим образом:

Как создать электронную подпись в Google Docs

Как и в Microsoft Word, вы можете добавить электронную подпись в Google Docs введя свое имя, добавив строку подписи или загрузив изображение в документ.

Вы также можете использовать мышь или палец, чтобы нарисовать свою подпись, создав «каракули». Вот как это сделать: 

1. Поместите курсор туда, где хотите поставить подпись.
2. Щелкните Вставка > Чертеж > Создать.
3. Выберите «Наброски» в параметрах линии.

4. Нарисуйте свою подпись с помощью мыши, пальца или стилуса.
5. Нажмите «Сохранить и закрыть».

Ваша подпись будет сохранена там, где вы оставили курсор.

Существует также множество надстроек электронной подписи, которые можно использовать для подписи документов в Документах Google.

Как создать электронную подпись в PDF-файле

Подписать PDF-файл можно несколькими способами. Как правило, вам потребуется программа для чтения PDF-файлов или программа для подписи документов, чтобы просматривать, подписывать и сохранять документ.

Вот несколько легкодоступных вариантов, которые можно использовать для подписи PDF: 

1. Adobe Reader: откройте PDF-файл в Adobe Reader. Нажмите «Войти» на панели инструментов и следуйте инструкциям. Adobe Reader сохраняет вашу подпись, чтобы вы могли использовать ее несколько раз.

2. Предварительный просмотр (только для Mac): откройте PDF-файл в режиме предварительного просмотра. Щелкните Показать разметку > Войти на панели инструментов. Создайте свою подпись, используя инструкции на экране для мокрой подписи или изображения подписи. Нажмите «Подписать» еще раз и выберите свою подпись, чтобы добавить ее в документ.

3. Microsoft Edge: откройте PDF-файл в MS Edge. Нажмите «Рисовать» и выберите предпочтительный цвет и толщину. Подпишите свое имя с помощью мыши или трекпада в соответствующем месте.

Хотя вы можете подписать PDF-файл с помощью программного обеспечения для подписи документов, такого как DocuSign или Adobe Sign, это может быть дорого.

Если вы уже используете frevvo для управления бизнес-процессами, легко и экономично использовать его и для электронных подписей.

С помощью frevvo вы фактически не подписываете PDF-файл. Вместо этого вы используете один из вариантов электронной/цифровой подписи (подробнее об этом ниже) и сопоставляете подпись с одним или несколькими PDF-файлами.

frevvo не требует аппаратных плат или другой сложной инфраструктуры, а также не требует дополнительных затрат на подписание документов.

Как создать электронную подпись в frevvo

frevvo поддерживает различные электронные подписи (включая безопасные цифровые подписи) для удовлетворения любых потребностей бизнеса. Всего несколько простых шагов для создания рабочего процесса электронной подписи в frevvo.

1. Используйте мастер рабочего процесса frevvo , чтобы ответить на несколько простых вопросов и создать полнофункциональный рабочий процесс. Если вы создаете форму, frevvo автоматически создает разделы с правильным типом электронной подписи.

2. Настройте форму с помощью полей ввода, элементов управления подписью и любых других аспектов, которые вы хотите изменить. Когда дело доходит до элементов управления подписью, вы можете выбрать один из трех различных типов электронных подписей:
   1. Контроль подписи (для базовой электронной подписи)
   2. Защищенная цифровая подпись с подтверждением электронной почты (вход в систему не требуется)
   3. Защищенная цифровая подпись с проверкой личности (требуется вход в систему)

3. Сопоставление подписей с PDF-файлами , если требуется. Например, новый рабочий процесс приема на работу может генерировать форму W-4 федерального уровня и штата. Вы создадите поле подписи в своих формах и рабочих процессах, которое будет сопоставлено со строками подписи в сгенерированных PDF-файлах.

4. Разверните рабочий процесс . Прежде чем сделать это, обязательно протестируйте его. Убедитесь, что правильный параметр подписи отображается в нужном месте рабочего процесса. При необходимости настройте элементы управления, чтобы пользователи не могли продолжить работу, не подписав документ.

   Независимо от того, какой вариант подписи вы выберете, печать, сканирование или какая-либо инфраструктура не требуются. Пользователи могут подписывать, используя палец на устройстве с сенсорным экраном или мышь/трекпад на своем настольном компьютере.

Каждый раз, когда рабочий процесс цифровой подписи завершается, frevvo надежно сохраняет все документы, включая электронные и цифровые подписи, для предотвращения любых несанкционированных изменений.

frevvo также может отправлять подписанные документы по электронной почте соответствующим сторонам или автоматически загружать их в систему управления документами, SharePoint или другую систему.

Часто задаваемые вопросы об электронных подписях 

В этом разделе мы ответим на некоторые распространенные вопросы об электронных подписях.

Безопасны ли электронные подписи?

В целом да. Большинство методов электронной подписи не менее безопасны, чем собственноручные подписи.

На самом деле, 36% предприятий заявили, что безопасность данных и соответствие требованиям являются огромными преимуществами процессов обработки цифровых документов.

Чтобы ваши документы и подпись были в безопасности, обратите внимание на такие функции, как шифрование, безопасность SSL и технология PKI.

Электронные подписи имеют обязательную юридическую силу?

Электронные подписи имеют обязательную юридическую силу в США с 2000 года. 

В том же году были приняты Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (E-SIGN) и Единый закон об электронных транзакциях (UETA), определяющие, что является юридически обязывающей электронной подписью.

Ознакомьтесь с этой таблицей юридически обязательных критериев и узнайте, как им соответствуют различные типы электронных подписей.

(Источник изображения)

Не все программы для подписи документов соответствуют всем этим критериям, поэтому обязательно найдите ту, которая им соответствует, например frevvo.

Где бесплатно создать электронную подпись?

В Интернете есть много мест, где можно бесплатно создать электронную подпись, например, с помощью Google Docs или Microsoft Word.

Просто подпишите свое имя на листе бумаги, сделайте снимок или отсканируйте изображение и вставьте его в документ Google или Word.

Вам нужно будет купить подписку, чтобы использовать программное обеспечение frevvo BPM (хотя вы можете попробовать frevvo бесплатно в течение 30 дней). Если вы используете его для автоматизации своих форм и рабочих процессов, дополнительные расходы на электронные подписи не взимаются.

Лучше всего то, что Frevvo поддерживает все, от мокрых подписей до полностью защищенных цифровых подписей с проверкой личности без дополнительных сложностей и затрат.

Как создать изображение подписи?

Если у вас есть телефон, планшет или компьютер и сканер, вы можете легко создать электронную подпись бесплатно.

Вы можете вставить изображение подписи в документ Google или Word, чтобы оно служило вашей электронной подписью.

Вот как: 

1. Подпишите свое имя на чистом белом листе бумаги черными чернилами, желательно маркером.
2. Отсканируйте изображение или сделайте его качественный снимок.
3. По электронной почте или другим способом отправьте изображение себе.
4. Надежно сохраните изображение на своем компьютере и при необходимости добавьте его в документы.

Что такое цифровой идентификатор?

Цифровой идентификатор — это способ подтверждения и защиты вашей личности при подписании контрактов или других важных документов в цифровой форме.

Чтобы получить его, вам необходимо подтвердить свою личность проверенному поставщику, предоставив некоторые личные данные.

Цифровой идентификатор может обеспечить дополнительную безопасность, но этот уровень проверки, как правило, не требуется для большинства предприятий. Такие инструменты, как frevvo, которые используют электронную почту или подтверждение входа, а также другие безопасные технологии, обеспечат безопасность ваших данных и подписи.

Создайте свою собственную электронную подпись прямо сейчас

Электронные подписи — это простой и безопасный способ подписывать документы и обмениваться ими, если ваша рабочая сила рассредоточена по всему миру и использует преимущественно цифровые технологии.

Они также экономят много времени и избавляют от проблем со сканерами и многочисленными компьютерными программами.

Выберите один из указанных выше методов электронной подписи и встройте его в свой рабочий процесс. Или поговорите со специалистом по автоматизации бизнес-процессов в компании frevvo, чтобы узнать, как можно улучшить рабочие процессы в вашей организации.

Как создать электронную подпись

В наши дни довольно часто можно заключить весь контракт или совершить продажу, даже не видя своего клиента лично. Одна из единственных загвоздок в этом процессе возникает, когда необходимы юридические подписи.

Электронные подписи решают эту проблему, но только треть компаний в настоящее время используют возможности электронных подписей. Вместо этого они ожидают, что клиенты и коллеги возьмут на себя трудоемкий процесс печати и сканирования документов, чтобы подписать их.

Может быть, они заинтересованы в изучении новой технологии. Возможно, они просто еще не освоились. В любом случае они упускают ценную возможность сделать процесс подписания документов эффективным, цифровым и безопасным.

На самом деле подписывать электронные документы проще и быстрее, чем печатать, подписывать, сканировать, копировать и отправлять бумажные документы. Это также более безопасно. Электронные подписи — отличный способ сделать бизнес-процессы более эффективными и выделиться среди конкурентов. Они могут повысить безопасность, удобство и другие преимущества для рабочего дня и вашей организации в целом, особенно когда они являются частью системы управления облачным контентом (CCM).

В этой статье вы узнаете, как создать электронную подпись, как обеспечить ее безопасность и как интегрировать электронную подпись в жизненный цикл вашего контента.

Надежны ли электронные подписи?

Во многих случаях электронные подписи даже более безопасны, чем бумажные подписи. Цифровые подписи имеют сквозное шифрование и могут быть привязаны к средствам защиты от несанкционированного доступа. Они подходят даже для самых строгих требований аутентификации и по закону разрешены для замены рукописных подписей практически в любом деловом или личном приложении. Кроме того, проверенный и безопасный поставщик электронных подписей должен обеспечивать безопасность на уровне банка для защиты данных на протяжении всего их жизненного цикла.

Безопасность на уровне банка означает, что вы можете добиться соответствия различным стандартам и руководствам, в том числе:

• Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)
• Системный и организационный контроль (SOC)
• Международная организация по стандартизации (ISO) )
• Федеральная программа управления рисками и авторизацией (FedRAMP)
• Уровни воздействия Министерства обороны (DoDIL)
• Международные правила торговли оружием (ITAR)

Эти стандарты являются одними из самых строгих в отрасли и позволяют использовать электронные подписи в строго регулируемых секторах, таких как финансы и здравоохранение. Надежная служба электронной подписи должна использовать центры обработки данных корпоративного уровня с круглосуточным мониторингом и регулярными обновлениями. Эти объекты будут постоянно контролировать серверы с помощью групп экспертов по безопасности данных. Весь их бизнес — безопасность, поэтому эти компании обычно предлагают защиту, превосходящую внутреннюю команду. Кроме того, без физических документов меньше возможностей для кражи, порчи или несанкционированного доступа.

Точно так же важны передовые технические стандарты и элементы управления, такие как 256-битное шифрование AES и сертификация SAS 70 Type II. Вы можете повысить безопасность документа с помощью двухфакторной аутентификации (2FA). Этот процесс требует, чтобы подписывающая сторона подтвердила свою личность перед подписанием документа. Box, например, подтверждает личность с помощью текстовых сообщений или паролей, предоставленных отправителем. Подписавшая сторона не может получить доступ к документу, пока не завершит этот процесс.

Целостность документов — еще одна ключевая составляющая безопасности и соответствия требованиям. Решение электронной подписи всегда должно создавать надежный журнал аудита с такой информацией, как:

• Идентификатор документа
• Утверждения
• IP-адреса
• Проверки
• Временные метки

а также демонстрация доказательств соответствия для регулирующих органов. Если кто-то расследует вашу компанию, журналы аудита предоставят исчерпывающие доказательства всех действий, связанных с этим документом.

Цифровые сертификаты — еще один способ обеспечения целостности документов. Они добавляют к файлу защитные печати. Они отображаются в виде зеленой галочки в поддерживаемых программах чтения PDF и выдаются поставщиками услуг доверия (TSP). Они удостоверяют личность обеих сторон и привязывают доказательство к документу.

Эти сертификаты, также известные как сертификаты открытого ключа, используют криптографию для обеспечения более надежного метода шифрования. По сути, цифровые сертификаты представляют собой тщательно охраняемую гарантию того, что отправитель является тем, за кого себя выдает. Личность отправителя подтверждается доверенным центром сертификации и связывается с ключом, который отправляется в метаданных документа. Эту цепочку доверия очень трудно разорвать.

Благодаря таким мерам защиты вы можете быть спокойны, зная, что конфиденциальные данные вашей компании и ваших клиентов надежно защищены. Электронные подписи обеспечивают высокий уровень безопасности, не жертвуя при этом удобством, — от форм пациентов и отчетов о продажах до сверхсекретных военных процессов.

Законны ли электронные подписи?

Электронные или цифровые подписи обычно так же обязательны, как и письменные. В США это определили еще в 1999 и 2000, когда были подписаны Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и Единый закон об электронных транзакциях (UETA). Эти акты предусматривали общее правило действительности электронной подписи, если потребитель дал согласие и не отозвал его.

В Европейском союзе действует регламент электронной идентификации и услуг доверия (eIDAS). Аналогичное законодательство действует в большинстве развитых стран. Могут быть некоторые требования, такие как проверка личности подписывающего лица и создание журнала аудита. Тем не менее, электронные подписи, как правило, можно без особых проблем использовать за границей, особенно если ваша платформа для подписи имеет встроенные необходимые инструменты и средства защиты9.0003

Другие важные компоненты цифровой подписи включают намерение и окончательное доказательство.

• Intent включает методы, которые доказывают, что подписывающая сторона полностью намеревалась подписать документ электронной подписью. Доказательство намерения может быть таким же простым, как завершение процесса подписания вручную или установка флажка, подтверждающего согласие с соглашением.
• Окончательное доказательство добавляет доказательства и улучшает ведение учета, отправляя копии тем, кто в них нуждается, и собирая детали аудита.

Электронные подписи могут даже помочь вам улучшить соответствие за счет более тщательного ведения записей. Бумажные документы подвержены порче, краже и потере. Электронные документы могут надежно храниться на ваших бизнес-серверах, что сводит к минимуму вероятность потери или уничтожения. Организованное хранилище документов также позволяет легко находить то, что вы ищете, и удовлетворять требованиям к хранению.

Короче говоря, электронные подписи являются законными, но особенности могут различаться в зависимости от местоположения. Надежные опции и функции Box Sign позволяют удовлетворить практически любые требования к электронной подписи.

Как создать электронную подпись на документе?

Можно создавать электронные подписи несколькими различными способами, и если вы уже используете Box, вы можете как подписывать, так и запрашивать электронные подписи, не выходя из контекста вашего контента. С помощью Box Sign создание электронной подписи запроса так же просто, как добавить поля для подписи, указать, кто подписывает, а также поделиться или сохранить документ. Затем вы можете запросить электронную подпись практически у любого, у кого есть адрес электронной почты, независимо от того, является ли он пользователем Box или нет.

Поле позволяет включать поля для самой подписи, дату подписания, флажок и текстовое поле. Вы можете разместить эти поля в любом месте документа.

Другие варианты подписи ящика включают:

• Обозначение обязательных полей: Отметьте все поля, которые являются обязательными и получение данных из других приложений: С помощью внешних идентификаторов вы можете извлекать данные из других приложений, таких как Excel, и отправлять их в другие приложения, например, чтобы включить дату рождения, введенную в текстовое поле.
• Уведомления: Включите специальное сообщение, которое получатели увидят, когда документ будет отправлен им по электронной почте
• Автоматические напоминания: Отправляйте напоминания подписавшим, если они не выполнят запрос по истечении определенного периода 
• Параметры безопасности: Добавьте пароль или средство проверки подлинности для подтверждения личности подписавшего
• Порядок подписи: Если несколько человек подписывают, у вас есть возможность указать порядок, в котором они подписывают
• Несколько полей: Если вам нужны подписи по всему документу, вы можете добавить несколько полей для одного и того же подписывающего лица

Подсказки в Box Sign помогут вам выполнить этот процесс, но ниже приведены некоторые из основных методов создания электронной подписи с помощью Box Sign.

1. Загрузите документ, чтобы подписать его самостоятельно

Если у вас уже есть бумажный или электронный документ, который необходимо подписать, вы можете отсканировать или загрузить его — это легко сделать с помощью Box. Просто перетащите файл в Box (или отсканируйте его через наше мобильное приложение), откройте файл, выберите себя в качестве подписывающего лица, подпишите его и выберите, где вы хотите сохранить запрос. Вы также можете добавить любые поля, отсутствующие в исходном документе, такие как флажки и пояснительный текст.

Это быстрый и простой способ подписания документов, которые требуют только вашей подписи и не должны быть отправлены кому-либо еще для утверждения или проверки. Вы можете сразу сохранить документ, где вам нужно.

2. Отправка документа для вас и/или кого-либо еще на подпись

Практически любой человек может подписать документ электронной подписью, независимо от того, находится ли он в вашей организации или за ее пределами, и независимо от того, есть ли у него учетная запись Box. Генерация этих запросов аналогична самостоятельному подписанию документа, за исключением того, что вы выбираете «Я и другие» или «Только другие». Затем вы можете добавить получателей, включая людей, которым необходимо утвердить документ или просто получить его подписанную копию. Завершите этот шаг, назначив роли своим получателям при их добавлении.

3. Подпишите отправленный вам документ

Если вам был отправлен документ для подписи через Box, откройте ссылку в письме, примите условия и подпишите его электронной подписью. Нажмите «Подписать и завершить», и все готово. Мы рассмотрим способы подписи в следующем разделе, но знайте, что вы можете применить подпись с любого устройства — это отлично подходит для быстрой отправки подписи во время кофеварки. Вы также можете добавить подпись в несколько мест в документе или переназначить роль подписывающего лица другому лицу.

Как бы вы ни решили, добавление электронных подписей — это быстрый процесс, особенно когда вы можете делать все из одного безопасного места. Доступны многие функции, чтобы сделать процесс более плавным и эффективным для бизнеса, например, массовая отправка, шаблоны и аутентификация подписывающей стороны.

Как подписывать документы электронной подписью

Что касается самой подписи, то есть несколько способов подписать документ.

• Подписание вручную: На любом устройстве с помощью пальца, мыши или стилуса нарисуйте свою подпись Загрузка изображения: сохраните изображение своей подписи для простой загрузки одним нажатием
• Ввод: Просто введите свое имя и примените шрифт похожее на почерк

Все варианты равнозначны, так что выбор зависит от личных предпочтений. Подписание стилусом является наиболее аутентичным вариантом, но вы должны делать это каждый раз. Быстрая загрузка изображения позволяет усовершенствовать вашу подпись и использовать ее повторно. Набор текста аккуратный и простой, но не такой персонализированный, как два других метода. Рассмотрим ваш типичный рабочий процесс и устройства, которые вы используете. Вы всегда можете изменить свой стиль подписи для конкретного документа в зависимости от того, что вы хотите делать в этот день, и характера документа.

Возможно, вам также потребуется заполнить дополнительные поля, например установить флажок для подтверждения условий и даты. Вы можете подписывать документы практически на любом устройстве, имеющем доступ к Интернету. Интеграция Box и интерфейсы прикладного программирования (API) даже позволяют вам подписывать и отправлять запросы с вашего веб-сайта, пользовательских приложений и популярных платформ, таких как Salesforce и Microsoft 365.

Документы каких форматов можно подписывать электронной подписью?

При наличии правильной платформы электронных подписей эту возможность можно добавить к большинству файлов документов, презентаций и текстовых файлов, а также к некоторым файлам изображений. Типы документов, которые вы можете подписывать электронной подписью с помощью Box, включают:

• DOC и DOCX
• PDF
• XLS, XLSM, и XLSX
• PPT и PPTX
• PNG
• JPEG
• TXT

FOLFEG для HOSTERED OF PAGINES OF ORSTER.

Когда у вас есть поддержка широкого спектра документов, вы обеспечиваете большую гибкость для вашего бизнеса и клиентов. Вы можете использовать правильный тип файла для своих проектов, гарантируя, что он удовлетворит все потребности и сделает все возможное для ваших клиентов. Если вы уже используете Box, вы увидите параметры электронной подписи прямо из приложения для поддерживаемых документов.

Завершите подписанный документ

Работа редко завершается после подписания документа. После этого у вас может быть еще ряд задач, таких как сохранение в облаке, сбор дополнительных подписей, утверждение финального файла кем-то или обмен им с другими. Это могут быть сложные задачи, требующие нескольких разрозненных версий и переписки по электронной почте туда и обратно, или они могут быть такими же простыми, как нажатие кнопки. Это зависит от того, какую платформу электронной подписи вы используете.

Ниже приведены некоторые задачи, которые вам, возможно, придется решить после отправки документа. Все они должны происходить плавно. Интегрированная платформа поможет вам избежать разрозненности данных, дублирующих загрузок, медленных ответов и других проблем, связанных с отключенными процессами. Этот подход максимально использует ваше решение для электронной подписи и может расширить его преимущества на большее количество областей бизнеса.

1. Сохранение документов

Вы можете беспокоиться о наличии нескольких документов на устройстве каждого подписавшего или таскать их с собой на жестком диске — или вы можете сохранить их в одном месте в облаке. Хранение ваших документов непосредственно в Content Cloud экономит время, повышает безопасность и обеспечивает централизованную видимость для всех, кому нужен доступ. Обновления происходят в режиме реального времени, и все остаются на одной странице.

2. Отслеживание статуса документа

Если вы отправили документ по электронной почте и ожидаете получения отсканированного изображения, вы мало что можете сделать для отслеживания документа. Content Cloud позволяет вам регистрироваться в любое время. Вы даже можете отслеживать статус запроса, чтобы узнать, кто просмотрел, подписал, отменил или отклонил документ. Включение уведомлений отправляет эти обновления прямо на вашу электронную почту.

Content Cloud также позволяет проверить ваш контракт из любого места. Независимо от того, посещаете ли вы клиента на месте или наслаждаетесь обеденным перерывом, вы можете «выскакивать» и посмотреть, как продвигаются дела.

3. Отправка напоминаний

Нужно ли подтолкнуть ваших подписавшихся? Внедрите автоматические напоминания по электронной почте с заданным интервалом или отправьте их вручную.

4. Следующий шаг в рабочем процессе

Электронные подписи связаны с инструментами рабочего процесса Box с последовательной и параллельной маршрутизацией документов. Вы можете легко автоматизировать такие процессы, как отправка контракта на утверждение.

Работа с подписанными документами становится быстрой и простой, если вы интегрируете свою платформу электронной подписи с Content Cloud. Box имеет более 1500 подключенных приложений и инструментов разработчика для широкой настройки. От авторизации пользователей через Okta до завершения контрактов в Salesforce — вы можете безопасно и гибко использовать встроенные электронные подписи. Ваши бизнес-клиенты также оценят возможность подписывания документов с помощью знакомых инструментов. Создайте более эффективный рабочий процесс и увеличьте ценность электронных подписей для вашего бизнеса.

Как поделиться своим документом с электронной подписью

Подписанный документ обычно нужно куда-то отправить — это может выглядеть как сохранение простой записи в папке CMS или в облаке или отправка ее нескольким получателям для просмотра, утверждения, и еще подписи. Так же, как вы можете подписать документ разными способами, у вас есть несколько вариантов его совместного использования.

Для документов, совместно используемых с коллегами, проще всего сохранить файл непосредственно в облаке и убедиться, что ваши коллеги добавлены в качестве соавторов. В Box вы просто нажимаете кнопку «Поделиться» и добавляете их имена или адреса электронной почты. Или вы можете добавить их в качестве получателей перед отправкой запроса на подпись. Они будут получать уведомления о добавлении подписей, и вы можете добавить до 35 получателей.

Чтобы поделиться документом с клиентом или кем-то за пределами вашей платформы электронной подписи, вам нужно создать новый запрос и следовать инструкциям по добавлению файла и идентификации получателей. Box использует ролевую систему для получателей, где вы можете указать, подписывают ли они, получают копию или утверждают документ. Вы также можете пометить документ для личных подписей, указать порядок подписания и добавить требования безопасности, такие как 2FA или пароли.

Если вы работаете на сторонней платформе через интеграцию с Box, эти шаги могут выглядеть иначе.

Многие предприятия используют одни и те же контракты с несколькими клиентами и партнерами. Шаблоны — отличный способ ускорить процесс. Сохранив шаблон в своей учетной записи Box, вы можете пропустить большинство шагов по созданию документа и сразу перейти к совместному использованию. Точно так же параметры массового обмена позволяют отправлять отдельные запросы нескольким получателям. Хотя эти функции обмена отлично подходят для повышения эффективности, они также могут помочь стандартизировать документы и свести к минимуму количество ошибок.

Как Box упрощает электронные подписи

Сбор электронных подписей — отличный способ получить конкурентное преимущество. Но если вы действительно хотите максимально использовать эти возможности, вам нужно сделать их бесшовными. Box помогает управлять файлами от создания до удаления, а электронные подписи — лишь часть этого процесса. Благодаря мощной платформе «все в одном», которую предоставляет Box, вы получаете преимущества сквозного управления контентом, обеспечивая эффективность, простоту совместной работы и прозрачность для вашей организации. От малого бизнеса до крупных предприятий, Box создан для общей картины.

Что отличает Box Sign? Во-первых, мы используем ведущие в отрасли технологии безопасности и инструменты детального разрешения для решения электронной подписи, подходящего даже для самых строго регулируемых отраслей. Наши бизнес-клиенты и корпоративные клиенты также пользуются неограниченным доступом к электронной подписи, поэтому нет необходимости экономно использовать подписи или ограничивать количество пользователей.

Широкий спектр подключений и инструментов разработчика позволяет использовать электронные подписи и в существующей инфраструктуре. Набор инструментов, длительное время безотказной работы, расширенная безопасность и простое подключение ко всему вашему контенту делают Box Sign идеальным решением для электронной подписи для организаций.

Чтобы узнать больше о Box Sign и Content Cloud, посетите этот веб-семинар или свяжитесь с членом команды.

**Хотя мы неизменно стремимся предлагать продукты и услуги с лучшими в своем классе конфиденциальностью, безопасностью и соответствием требованиям, информация, представленная в этом блоге, не предназначена для предоставления юридической консультации.