Электронная подпись руководителя организации: Электронная подпись директора | ЭП руководителя организации — Удостоверяющий центр СКБ Контур

что изменится в 2022 году — СКБ Контур

В течение 2021 года даты изменений несколько раз уточняли и переносили. Мы обновили статью — сейчас в ней информация, актуальная на 30 декабря 2021 года.

• Что происходит
• Какие электронные подписи будут работать после 1 января 2022 года
• Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи
• Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности
• Частые вопросы про изменения

В статье мы используем распространенное выражение «получить электронную подпись». На деле в УЦ получают сертификат электронной подписи. А потом с помощью закрытого и открытого ключей владелец сертификата формирует электронную подпись для каждого файла — «ставит подпись» на документ. Сертификат подтверждает, что ключи принадлежат конкретно этому владельцу и именно он подписал документ.

Что происходит

В 2019 году приняли поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Часть из них вступила в силу сразу, другие части — в июле 2021, январе 2022 года и январе 2023 года. Июльские и январские изменения коснутся всех, кто использует электронную подпись: руководители будут получать подпись в налоговой и у ее доверенных лиц, сотрудники — в удостоверяющих центрах (далее — УЦ) с новой аккредитацией. 

Где получить и как применять электронную подпись и МЧД? Разберем на вебинаре 16 июня.

Зарегистрироваться

Какие электронные подписи будут работать после 1 января 2022 года

После 1 июля для владельцев электронных подписей ничего не поменяется. Осваивать новые правила придется к 1 января 2022 года или раньше — если срок действия подписи закончится раньше января.

Обычно срок действия электронной подписи заканчивается через 12 месяцев с момента получения. Проверить срок можно по инструкции. Также электронная подпись станет недействительна раньше 1 января 2022 года, если аккредитация у УЦ закончится до этой даты.

С 1 января 2022 года руководителям и ИП нужно будет получать новую подпись по новым правилам. А если на руках есть действующая подпись аккредитованного УЦ, то она продолжит работать — и для руководителя, и для сотрудника.

УЦ Контура аккредитован по новым требованиям 63-ФЗ, аккредитация действует до июня 2024 года. Наши подписи, выданные в 2021 году, продолжают работать и в 2022 году.

Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи

С июля 2021 года в большинстве УЦ нельзя будет получить электронную подпись — они не пройдут аккредитацию по новым правилам. Подписи, которые такой УЦ выдаст до 1 июля 2021 года, будут работать до 1 января 2022 года (ч. 4 ст. 3 476-ФЗ). Конечно, если сроки действия подписи или аккредитации УЦ не закончатся раньше.

В июле 2021 года стало известно, какие УЦ останутся на рынке, то есть получат аккредитацию по новым правилам. Именно они смогут выдавать электронные подписи. Контур продолжает работать — мы получили аккредитацию.

Определить УЦ, которые получат аккредитацию по новым правилам, можно будет по перечню аккредитованных УЦ — приказ об аккредитации у таких центров будет датирован позже 1 июля 2020 года.

Получить электронную подпись в аккредитованном УЦ Контура.

Отправить заявку

Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности

В декабре 2021 года приняли поправки, которые переносят сроки изменений для сотрудников и уполномоченных лиц — с 1 января 2022 года на 1 января 2023 года.

— С 1 января по 31 декабря эти категории лиц могут получать электронную подпись и работать с ней по-прежнему. Обращаться в аккредитованный УЦ, где выдадут подпись с данными сотрудника и его организации. С ней можно подписывать документы от лица организации. Такие типы подписей будут работать до 31 декабря 2022 года. 

— С 1 марта 2022 года можно по желанию переходить на новую схему работы. Обратиться опять же в аккредитованный УЦ и получить там новый тип электронной подписи. Она называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает (пп. 2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ, вводимые 476-ФЗ). Эту подпись сотрудники смогут использовать и для рабочих, и для личных документов.

Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — доверенность в машиночитаемом виде). На внедрение этой доверенности нужно время: разработать принципы её работы, утвердить необходимые нормативные акты, научить информационные системы и сервисы работать с ней.

Сейчас эти доверенности используют единицы информационных систем, например, ФНС. Поэтому, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедитесь, что нужная вам система или портал принимает электронные доверенности. И только после этого обращайтесь в УЦ.

— С 1 января 2023 года всем сотрудникам обязательно нужно работать по новым правилам: использовать подпись физлица от аккредитованного УЦ и прикладывать к ней электронную доверенность. В некоторых системах эти правила могут стать обязательными и раньше — если система установит такое требование.

Где получать подписи руководителям и ИП

С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП смогут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Но делать это именно к 1 января не обязательно — если на руках есть действующая подпись аккредитованного УЦ, то можно использовать ее до окончания срока, но не более чем до 31 декабря 2022 года. И только потом обращаться за подписью ФНС.

Чтобы получить, нужно будет обратиться напрямую в налоговую или к её доверенным лицам: УЦ, аккредитованным по новым правилам, и прошедшим дополнительный отбор. Возможно, это будет тот же самый УЦ, в котором свои подписи будут получать сотрудники, — доверенные лица ФНС смогут выдавать подписи и руководителям, и сотрудникам. 

Как получать электронную подпись налоговой

За первой подписью руководитель должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью не получится. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей электронной подписью или биометрическими данными (п.25 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).

С собой руководителю нужно взять паспорт, СНИЛС, защищенный носитель (похож на флешку) и документацию на него. Носитель можно купить в УЦ или у производителя, а можно использовать уже имеющийся. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям ФНС (пп.в п.22 Приказа ФНС).

Нюансы работы с подписью ФНС

Чтобы электронная подпись работала, на компьютере должно быть действующее средство криптозащиты (например, программа КриптоПро CSP и лицензия на нее). Эту программу можно приобрести в УЦ, у доверенных лиц или у производителя.

В ФНС руководители смогут получить только одну подпись на юрлицо. Ее ключ будет некопируемый, а значит нельзя будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. Всем сотрудникам и уполномоченным лицам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица и электронная доверенность.

Получить электронную подпись для отчётности и ведения бизнеса

Для руководителей финансовых организаций и должностных лиц госструктур с 2022 года будут действовать иные правила. Им нужно будет применять подписи, полученные в Центробанке и Казначействе соответственно.

Кому и как получать ЭП с 2022 года: сводная таблица

Частые вопросы про изменения

Что мне делать с электронной подписью? 

До 1 июля 2021 года
Ничего необычного. Обновите в любом УЦ, если срок действия закончился.

С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года
Если нужна новая подпись, то теперь можете получить ее только в УЦ, аккредитованном по новым правилам. Обратиться в УЦ может и руководитель, и уполномоченное лицо. Также руководители компаний и ИП могут обратиться в ФНС.

С 1 января 2022 года
У вас есть действующая электронная подпись аккредитованного УЦ? Она будет работать после 1 января и максимум до 31 декабря 2022 года. А как закончится, замените ее: 

• на подпись ФНС, если вы руководитель.
• на подпись аккредитованного УЦ, если вы сотрудник или уполномоченное лицо. В аккредитованном УЦ можете попросить прежнюю подпись (с вашими данными и данными организации), она будет работать без электронной доверенности и только до 31 декабря 2022 года. Либо можете заказать подпись физлица, но помните, что ее нужно использовать только с электронной доверенностью.

Если подписи аккредитованного УЦ нет, то руководителю нужно получить подпись ФНС, а уполномоченному сотруднику — обратиться в аккредитованный УЦ.

А что Контур?

Удостоверяющий центр Контура получил аккредитацию по новым требования 63-ФЗ. Соответствующее решение 21 июня 2021 года приняла Правительственная комиссия, уполномоченная на аккредитацию УЦ. 

Новая аккредитация позволяет Контуру продолжить выдавать сертификаты электронной подписи физлицам и организациям:

• до 31 декабря 2021 года— руководителям;
• без ограничения срока — сотрудникам и уполномоченным лицам.

А еще наши подписи будут действовать после 1 января 2022 года.

Также аккредитация — это один из критериев, чтобы стать доверенным лицом УЦ ФНС. Такое лицо сможет с 2022 года выдавать подписи руководителям организаций и ИП. Мы планируем сотрудничать с УЦ ФНС, чтобы участвовать в процессе выдачи таких подписей. А в начале 2022 года предложим варианты для комфмортного получения подписи ФНС. 

Также Контур участвует в разработке нормативно-правовых актов, которые регулируют применение электронных доверенностей. И уже разрабатывает систему по созданию, хранению и передаче доверенностей. А наши сервисы будут поддерживать работу таких доверенностей со всеми информационными системами, с которыми взаимодействуют.

Получить электронную подпись с автоматической настройкой

Срок действия моей подписи заканчивается после 1 января 2022 года. Она будет работать в 2022 году?

1. Если ваш УЦ не получит аккредитацию по новым правилам, то нет — подпись с 2022 года работать не будет. 
2. Если ваш УЦ получит аккредитацию до 1 июля 2021 года, то подпись будет работать весь свой срок, но не более чем до 31 декабря 2022 года. Когда срок действия подписи закончится, обновите ее по новым требованиям закона: 
   • если вы руководитель или предприниматель — в ФНС, Казначействе или Центробанке (зависит от типа вашей организации),
   • если сотрудник или уполномоченное лицо — в аккредитованном Удостоверяющем центре.

Электронные подписи Контура продолжают работать в 2022 году.

Можно получить электронную подпись ФНС до того, как истечет подпись аккредитованного УЦ. Обе подписи будут действительны пока их срок действия не закончится.

Что делать с ЭП для ЕГАИС?

В своем письме ФНС разъяснила, что система ЕГАИС также будет использовать ЭП по новым правилам. В теории есть три варианта:

• ЭП руководителя юрлица или ИП;
• ЭП сотрудника-физлица с электронной доверенностью, ФСРАР еще только  разрабатывает формат работы с электронной доверенностью; 
• ЭП сотрудника с данными организации и самого сотрудника (возможно благодаря поправкам, принятым в декабре 2021 года).

То есть вариант использования «обезличенных» электронных подписей для работы с ЕГАИС пока невозможен.

Подготовила Ольга Кураева, редактор

что изменится в 2022 году — СКБ Контур

В течение 2021 года даты изменений несколько раз уточняли и переносили. Мы обновили статью — сейчас в ней информация, актуальная на 30 декабря 2021 года.

• Что происходит
• Какие электронные подписи будут работать после 1 января 2022 года
• Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи
• Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности
• Частые вопросы про изменения

В статье мы используем распространенное выражение «получить электронную подпись». На деле в УЦ получают сертификат электронной подписи. А потом с помощью закрытого и открытого ключей владелец сертификата формирует электронную подпись для каждого файла — «ставит подпись» на документ. Сертификат подтверждает, что ключи принадлежат конкретно этому владельцу и именно он подписал документ.

Что происходит

В 2019 году приняли поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Часть из них вступила в силу сразу, другие части — в июле 2021, январе 2022 года и январе 2023 года.  Июльские и январские изменения коснутся всех, кто использует электронную подпись: руководители будут получать подпись в налоговой и у ее доверенных лиц, сотрудники — в удостоверяющих центрах (далее — УЦ) с новой аккредитацией. 

Где получить и как применять электронную подпись и МЧД? Разберем на вебинаре 16 июня.

Зарегистрироваться

Какие электронные подписи будут работать после 1 января 2022 года

После 1 июля для владельцев электронных подписей ничего не поменяется. Осваивать новые правила придется к 1 января 2022 года или раньше — если срок действия подписи закончится раньше января.

Обычно срок действия электронной подписи заканчивается через 12 месяцев с момента получения. Проверить срок можно по инструкции. Также электронная подпись станет недействительна раньше 1 января 2022 года, если аккредитация у УЦ закончится до этой даты.

С 1 января 2022 года руководителям и ИП нужно будет получать новую подпись по новым правилам. А если на руках есть действующая подпись аккредитованного УЦ, то она продолжит работать — и для руководителя, и для сотрудника.

УЦ Контура аккредитован по новым требованиям 63-ФЗ, аккредитация действует до июня 2024 года. Наши подписи, выданные в 2021 году, продолжают работать и в 2022 году.

Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи

С июля 2021 года в большинстве УЦ нельзя будет получить электронную подпись — они не пройдут аккредитацию по новым правилам. Подписи, которые такой УЦ выдаст до 1 июля 2021 года, будут работать до 1 января 2022 года (ч. 4 ст. 3 476-ФЗ). Конечно, если сроки действия подписи или аккредитации УЦ не закончатся раньше.

В июле 2021 года стало известно, какие УЦ останутся на рынке, то есть получат аккредитацию по новым правилам. Именно они смогут выдавать электронные подписи. Контур продолжает работать — мы получили аккредитацию.

Определить УЦ, которые получат аккредитацию по новым правилам, можно будет по перечню аккредитованных УЦ — приказ об аккредитации у таких центров будет датирован позже 1 июля 2020 года.

Получить электронную подпись в аккредитованном УЦ Контура.

Отправить заявку

Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности

В декабре 2021 года приняли поправки, которые переносят сроки изменений для сотрудников и уполномоченных лиц — с 1 января 2022 года на 1 января 2023 года.

— С 1 января по 31 декабря эти категории лиц могут получать электронную подпись и работать с ней по-прежнему. Обращаться в аккредитованный УЦ, где выдадут подпись с данными сотрудника и его организации. С ней можно подписывать документы от лица организации. Такие типы подписей будут работать до 31 декабря 2022 года. 

— С 1 марта 2022 года можно по желанию переходить на новую схему работы. Обратиться опять же в аккредитованный УЦ и получить там новый тип электронной подписи. Она называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает (пп.  2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ, вводимые 476-ФЗ). Эту подпись сотрудники смогут использовать и для рабочих, и для личных документов.

Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — доверенность в машиночитаемом виде). На внедрение этой доверенности нужно время: разработать принципы её работы, утвердить необходимые нормативные акты, научить информационные системы и сервисы работать с ней.

Сейчас эти доверенности используют единицы информационных систем, например, ФНС. Поэтому, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедитесь, что нужная вам система или портал принимает электронные доверенности. И только после этого обращайтесь в УЦ.

— С 1 января 2023 года всем сотрудникам обязательно нужно работать по новым правилам: использовать подпись физлица от аккредитованного УЦ и прикладывать к ней электронную доверенность. В некоторых системах эти правила могут стать обязательными и раньше — если система установит такое требование.

Где получать подписи руководителям и ИП

С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП смогут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Но делать это именно к 1 января не обязательно — если на руках есть действующая подпись аккредитованного УЦ, то можно использовать ее до окончания срока, но не более чем до 31 декабря 2022 года. И только потом обращаться за подписью ФНС.

Чтобы получить, нужно будет обратиться напрямую в налоговую или к её доверенным лицам: УЦ, аккредитованным по новым правилам, и прошедшим дополнительный отбор. Возможно, это будет тот же самый УЦ, в котором свои подписи будут получать сотрудники, — доверенные лица ФНС смогут выдавать подписи и руководителям, и сотрудникам. 

Как получать электронную подпись налоговой

За первой подписью руководитель должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью не получится. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей электронной подписью или биометрическими данными (п. 25 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).

С собой руководителю нужно взять паспорт, СНИЛС, защищенный носитель (похож на флешку) и документацию на него. Носитель можно купить в УЦ или у производителя, а можно использовать уже имеющийся. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям ФНС (пп.в п.22 Приказа ФНС).

Нюансы работы с подписью ФНС

Чтобы электронная подпись работала, на компьютере должно быть действующее средство криптозащиты (например, программа КриптоПро CSP и лицензия на нее). Эту программу можно приобрести в УЦ, у доверенных лиц или у производителя.

В ФНС руководители смогут получить только одну подпись на юрлицо. Ее ключ будет некопируемый, а значит нельзя будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. Всем сотрудникам и уполномоченным лицам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица и электронная доверенность.

Получить электронную подпись для отчётности и ведения бизнеса

Для руководителей финансовых организаций и должностных лиц госструктур с 2022 года будут действовать иные правила. Им нужно будет применять подписи, полученные в Центробанке и Казначействе соответственно.

Кому и как получать ЭП с 2022 года: сводная таблица

Частые вопросы про изменения

Что мне делать с электронной подписью? 

До 1 июля 2021 года
Ничего необычного. Обновите в любом УЦ, если срок действия закончился.

С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года
Если нужна новая подпись, то теперь можете получить ее только в УЦ, аккредитованном по новым правилам. Обратиться в УЦ может и руководитель, и уполномоченное лицо. Также руководители компаний и ИП могут обратиться в ФНС.

С 1 января 2022 года
У вас есть действующая электронная подпись аккредитованного УЦ? Она будет работать после 1 января и максимум до 31 декабря 2022 года. А как закончится, замените ее: 

• на подпись ФНС, если вы руководитель.
• на подпись аккредитованного УЦ, если вы сотрудник или уполномоченное лицо. В аккредитованном УЦ можете попросить прежнюю подпись (с вашими данными и данными организации), она будет работать без электронной доверенности и только до 31 декабря 2022 года. Либо можете заказать подпись физлица, но помните, что ее нужно использовать только с электронной доверенностью.

Если подписи аккредитованного УЦ нет, то руководителю нужно получить подпись ФНС, а уполномоченному сотруднику — обратиться в аккредитованный УЦ.

А что Контур?

Удостоверяющий центр Контура получил аккредитацию по новым требования 63-ФЗ. Соответствующее решение 21 июня 2021 года приняла Правительственная комиссия, уполномоченная на аккредитацию УЦ. 

Новая аккредитация позволяет Контуру продолжить выдавать сертификаты электронной подписи физлицам и организациям:

• до 31 декабря 2021 года— руководителям;
• без ограничения срока — сотрудникам и уполномоченным лицам.

А еще наши подписи будут действовать после 1 января 2022 года.

Также аккредитация — это один из критериев, чтобы стать доверенным лицом УЦ ФНС. Такое лицо сможет с 2022 года выдавать подписи руководителям организаций и ИП. Мы планируем сотрудничать с УЦ ФНС, чтобы участвовать в процессе выдачи таких подписей. А в начале 2022 года предложим варианты для комфмортного получения подписи ФНС. 

Также Контур участвует в разработке нормативно-правовых актов, которые регулируют применение электронных доверенностей. И уже разрабатывает систему по созданию, хранению и передаче доверенностей. А наши сервисы будут поддерживать работу таких доверенностей со всеми информационными системами, с которыми взаимодействуют.

Получить электронную подпись с автоматической настройкой

Срок действия моей подписи заканчивается после 1 января 2022 года. Она будет работать в 2022 году?

1. Если ваш УЦ не получит аккредитацию по новым правилам, то нет — подпись с 2022 года работать не будет. 
2. Если ваш УЦ получит аккредитацию до 1 июля 2021 года, то подпись будет работать весь свой срок, но не более чем до 31 декабря 2022 года. Когда срок действия подписи закончится, обновите ее по новым требованиям закона: 
   • если вы руководитель или предприниматель — в ФНС, Казначействе или Центробанке (зависит от типа вашей организации),
   • если сотрудник или уполномоченное лицо — в аккредитованном Удостоверяющем центре.

Электронные подписи Контура продолжают работать в 2022 году.

Можно получить электронную подпись ФНС до того, как истечет подпись аккредитованного УЦ. Обе подписи будут действительны пока их срок действия не закончится.

Что делать с ЭП для ЕГАИС?

В своем письме ФНС разъяснила, что система ЕГАИС также будет использовать ЭП по новым правилам. В теории есть три варианта:

• ЭП руководителя юрлица или ИП;
• ЭП сотрудника-физлица с электронной доверенностью, ФСРАР еще только  разрабатывает формат работы с электронной доверенностью; 
• ЭП сотрудника с данными организации и самого сотрудника (возможно благодаря поправкам, принятым в декабре 2021 года).

То есть вариант использования «обезличенных» электронных подписей для работы с ЕГАИС пока невозможен.

Подготовила Ольга Кураева, редактор

Что это такое и как их использовать?

Согласно исследованию рынка DocuWare, в ходе которого было опрошено более 1200 сотрудников в США (США) и 1400 сотрудников в Соединенном Королевстве (Великобритания), более 70% предприятий США и 83% предприятий Великобритании говорят, что они используют электронные подписи для некоторые, многие или большинство бизнес-процессов. Как глобальная компания, мы видим спрос на электронные подписи и хотели узнать больше о том, что мешает более широкому внедрению; потому что даже среди этих последователей внедрение электронных подписей часто далеко не всесторонне, и некоторые люди не знакомы с технологией, которая делает это возможным.

Все наши респонденты уполномочены подписывать документы от имени своих компаний, поэтому они знают болевые точки, связанные с отсутствием решения для электронной подписи. Для простоты остальная часть этого блога будет посвящена тому, что сказали наши респонденты из США, потому что отношение к внедрению электронной подписи и препятствия, замедляющие движение, одинаковы на обоих рынках. Тем не менее, вы можете найти более подробную информацию о нашем опросе в Великобритании, просмотрев эту инфографику для иллюстрированного обзора результатов опроса как в Великобритании, так и в США. Мы хотели бы поделиться с вами нашими находками!

Что такое электронные подписи?

Существует множество вариантов, подпадающих под действие электронной подписи, в том числе:

• Подписание документа путем ввода вашего имени и некоторых других идентифицирующих данных, таких как ваш идентификационный номер
• Подписание цифрового документа вашей фактической подписью с помощью стилуса или с помощью пальца на сенсорном экране
• Подписание с использованием учетных данных, для чего могут потребоваться биометрические данные, ввод пароля или шифрование, а также координация с проверенным поставщиком услуг доверия (TSP).

Последний вариант является наиболее безопасным и рекомендуется для предприятий, особенно при работе с контрактами или другими вопросами, связанными с соблюдением требований.

Как работают электронные подписи?

Зависит от используемого варианта. Если вы просто подписываете цифровой документ с помощью стилуса, как это делается сегодня на кассе в большинстве магазинов, изображение подписи фиксируется и добавляется к документу. подписи являются подлинными и безопасными. Эти подписи обеспечивают контрольные журналы, шифрование и другие внутренние инструменты для обеспечения подлинности.

Вот краткий обзор работы этих процессов:

• Документ отправлен заинтересованному лицу и требует подписи
• Пользователь подтверждает свою личность. Это можно сделать с помощью TSP, такого как Validated ID или DocuSign, или с помощью биометрических данных, использующих сканирование пальцев или лица, или технологии, которая измеряет, как человек подписывает свое имя, включая форму и длину штрихов пера и используемое давление.
• К цифровому документу добавляются данные об электронной подписи.
• Документ и поддающаяся проверке отслеживаемая подпись проходят через автоматизированный рабочий процесс до следующего шага, необходимого компании для обработки.

Зачем использовать электронную подпись?

Более 50 % опрошенных компаний, которые использовали электронную подпись, заявили, что это положительно повлияло на время, необходимое для выполнения процессов, а 39 % заявили, что это экономит время сотрудников.

Другие преимущества, о которых сообщают предприятия, включают:

• Лучшее соблюдение требований безопасности и соответствия
• Возможность исключить бумагу и все связанные с ней расходы из бизнес-процессов
• Снижение зависимости от печати, сканирования и почтовых расходов
• Улучшенная поддержка удаленных рабочих процессов
• Лучшее ведение документации
• Варианты мгновенного поиска документов для поддержки обслуживания клиентов, продаж, отдела кадров и других отделов
• Уменьшение количества ошибок, связанных с вводом, хранением и поиском данных

Сравните эти преимущества с общими проблемами, с которыми сталкиваются предприятия при работе с процессами подписи на бумаге. Респонденты нашего опроса назвали препятствия, в том числе:

• Отслеживание статуса документов или взаимодействие с людьми, не понимающими, где находятся документы в любом заданном рабочем процессе
• Увеличение времени, затрачиваемого на сбор нужных подписей для полного выполнения контракта
• Денежные и временные затраты на хранение бумажных документов и управление ими
• Ошибки при хранении и вводе данных, которые приводят к необходимости переработки контрактов или других документов или даже к более серьезным последствиям для бизнеса, таким как потеря продаж.

Как предприятия используют электронную подпись

Электронные подписи используются в различных бизнес-процессах. В большинстве случаев бумажные подписи можно заменить более эффективными и менее дорогими электронными подписями.

Вот лишь несколько примеров:

• Контракт должен быть подписан несколькими людьми. Бумажный документ необходимо передать всем в надлежащем порядке, что увеличивает время, необходимое для выполнения контракта. При использовании электронной подписи несколько человек могут работать с документом и подписывать его одновременно, что устраняет узкие места.
• Для ускорения обслуживания требуется авторизация. Вместо ожидания почты, факса или сканирования вы можете быстро подписать документ в электронном виде.
• Вы работаете с зарубежными партнерами. Бумажные документы путешествуют за тысячи миль; даже если вы платите высокие сборы за ускорение рассылки, это приводит к замедлению процесса. Электронные документы можно отправлять и подписывать почти мгновенно, даже из любой точки мира.

Почему некоторые предприятия не внедрили электронную подпись

Почему, принимая во внимание все эти преимущества, только около трети предприятий США полностью внедряют электронные подписи в своих организациях? Полное внедрение означает использование его для большинства процессов. Некоторые общие факторы, которые мешают компаниям внедрить технологию цифровой подписи или полностью внедрить ее, включают:

• Политика компании, которая не разрешает это, или общее предпочтение подписи ручкой и бумагой
• Опасения по поводу соответствия или правовых норм, а также разрешена ли электронная подпись
• Восприятие того, что будет крутая кривая обучения, которая вызовет сбои в бизнесе
• Беспокойство по поводу того, что использование электронной подписи может открыть двери для новых уязвимостей кибербезопасности или мошенничества
• Необходимость интеграции технологии с существующими системами или привлечения клиентов, поставщиков или деловых партнеров

Узнайте, как электронная подпись может принести пользу вашему бизнесу

Хотя опасения, высказанные некоторыми компаниями в нашем опросе, безусловно, обоснованы, многие причины, по которым компании не внедряют электронные подписи, основаны на страхе, непонимании технологии или придании слишком большого значения к воображаемым препятствиям.

Загрузите наше бесплатное руководство, чтобы узнать больше о том, как работают электронные подписи, как предприятия используют их в настоящее время и как лучше всего использовать их в своей организации, чтобы сэкономить время и деньги, а также получить множество других преимуществ.

Часто задаваемые вопросы по электронной подписи

Как создать электронную подпись?

Для этой цели вы можете приобрести программное обеспечение для управления документами (DMS), такое как DocuWare, со встроенными возможностями электронной подписи. Вы также можете инвестировать в автономные приложения. Однако в системе DMS процесс подписания можно использовать в сочетании с электронными формами и интегрировать в рабочий процесс, который проходит этап контракта или документа, предназначенного для сотрудников, от создания до подписания и исполнения. Затем документы надежно архивируются для быстрого поиска.

Для большинства цифровых подписей требуется некоторая настройка. Этот процесс может включать в себя работу с TSP, который генерирует зашифрованные ключи и обеспечивает двухфакторную аутентификацию, с дополнительным сертификатом проверки и биометрическими данными или без них.

Сколько существует типов цифровых подписей?

Электронные подписи подразделяются на три категории:

Простые: Простая подпись не зашифрована и является наименее безопасным типом подписи. Типичными примерами являются подпись, которую вы ставите на мобильном устройстве курьера, когда получаете посылку, или что-то столь же простое, как установка флажка в Интернете, подтверждающая, что вы прочитали политику безопасности компании.

При использовании простой подписи у вас нет доказательств того, кто подписал документ. Он неформален и используется для подписания документов, когда существует небольшой риск оспаривания их юридической силы.

Расширенный: этот тип подписи зашифрован ключом, созданным TSP, который доступен только подписывающему. Данные закодированы, поэтому они не могут быть прочитаны или использованы кем-либо, если они не предоставят ключ. Для расширенной подписи достаточно двухфакторной аутентификации личности подписывающего лица (например, кода, отправленного в электронном письме или тексте). Биометрические подписи также относятся к этой категории. Если возникает спор, в котором вам необходимо подтвердить личность подписавшего, вам нужна расширенная электронная подпись.

Квалифицированная: Квалифицированная подпись является наиболее безопасным вариантом и в большинстве случаев имеет юридическую силу. Этот тип электронной подписи гарантирует, что документ не был изменен, потому что TSP выдал цифровой сертификат и удостоверил личность подписавшего. Поскольку эти типы цифровых подписей проверены и безопасны, они часто имеют такой же вес, как и подписи пером и чернилами.

Безопасно ли использовать цифровые подписи?

Фактический процесс подписи происходит в аппаратных модулях безопасности (HSM), которые работают в защищенной инфраструктуре облачных серверов. Аппаратные модули безопасности — это специальные криптопроцессоры, обеспечивающие защиту подписей и программных ключей.

Сделайте следующий шаг

Доверие формирует основу для любого обмена товарами, услугами или конфиденциальной информацией. Подпись является символом этого доверия при выполнении контрактов или других соглашений. Электронные подписи идут еще дальше, чем традиционные подписи на бумаге, проверяя подлинность подписи, экономя время вашей компании и сокращая расходы за счет ускорения бизнес-процессов. Благодаря цифровым подписям ваша компания также может лучше соответствовать государственным, федеральным, отраслевым и международным требованиям соответствия как с точки зрения информационной безопасности, так и с точки зрения защиты данных.

Чтобы узнать больше, получите бесплатное руководство Just sign here: Основное руководство по электронной подписи.

Джоан Хониг — менеджер по контент-маркетингу в DocuWare.

Темы:

Автоматизированный рабочий процесс,

Электронная подпись

Комментарии

Как можно безопасно использовать электронные подписи в вашей организации?

Время считывания: 7 минут

Электронная подпись, часто известная как электронная подпись, является юридически признанным методом получения согласия или одобрения электронных документов или форм. Это набор многих способов для подтверждения личности документов. Они создаются с использованием электронной техники и могут быть такими же простыми, как фотография собственноручной подписи, или такими сложными, как сертификат цифровой подписи, созданный PKI. Электронная подпись выросла в геометрической прогрессии из-за возросшей потребности в безбумажной работе; документы должны быть подписаны, и электронное подписание является удобной, эффективной и современной альтернативой.

В других определениях электронная подпись может быть определена как «Электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с записью, принятый лицом с намерением подписать запись».

Преимущества электронных подписей

• Подписант четко идентифицирован.
• Обеспечивает целостность документа, гарантируя, что он не был обновлен или изменен после подписания.
• Обеспечивает неотказуемость, поскольку является надежным доказательством согласия подписавшего, поскольку он не может отрицать подписание документа.

Типы электронных подписей

Электронные подписи в основном делятся на три категории. Различие основано на регулировании электронной идентификации, аутентификации и доверительных услуг (eIDAS). На всей территории ЕС этот закон создает правовую основу для электронной идентификации, подписей, печатей и документов.

1. Простая или базовая электронная подпись (SES)

   Самая простая и популярная форма электронной подписи, которая широко используется. Эта подпись не шифруется криптографически. Намерение подписывающего лица подписать документ используется как подтверждение его действительности. Эта форма подписи проста, но ее также легко подделать, поскольку существуют минимальные механизмы безопасности для проверки законности подписавшего.

   Варианты использования включают биометрическую подпись, ручную подпись, одноразовые пароли (OTP) и т. д.

2. Усовершенствованная электронная подпись (AES)

   проверяется до того, как может произойти подпись. Для обеспечения подлинности цифровые сертификаты и открытые ключи создаются, управляются, распространяются, используются, хранятся и отзываются с использованием инфраструктуры открытых ключей (PKI). Центр сертификации (ЦС) обычно удостоверяет эти подписи.

   Варианты использования включают биометрические/ручные подписи, банковские карты, одноразовые пароли электронной почты и т. д.

3. Квалифицированная
   Электронная подпись (QES)

   Это самый высокий уровень электронной подписи, доступный для использования. К квалифицированным электронным подписям относятся расширенные электронные подписи и цифровые подписи, а также дополнительные требования к оборудованию, используемому для создания подписи. Перед использованием в процессе подписания устройство должно быть получено уполномоченным органом по сертификации ЕС. В QES включены как протокол цифровой безопасности, так и устройства, позволяющие создавать подписи. Это повышает легитимность и целостность подписанных документов.

   Сценарий использования включает в себя интеллектуальные карты, электронные идентификационные карты, платежные карты и т. Д.

Параметр для выбора правильного вида электронную подпись

• Целостность
• Идентичность
• Проантика
• Authenticity

12. уровень гарантии:

	SES	AES	9 QES 0
Целостность	После подписания содержимое не может быть изменено.	После подписания содержимое изменить нельзя.	После подписания содержимое нельзя изменить.
Идентификация	Нет проверки личности.	Высокая вероятность проверки личности подписавшего.	100% успешное определение подписавшего; это можно сделать лично или другими способами.
Аутентификация	Не уверен, можно ли отследить подпись до подписавшего.	Уверен, что подпись можно отследить до подписавшего.	Уверен, что подпись можно отследить до подписавшего.
Подлинность	Неясно, была ли подпись сгенерирована исключительно подписавшейся стороной.	Гарантировано, что подпись была сформирована исключительно с разрешения подписавшего. МИД есть.	Подтверждено, что подпись была создана исключительно под контролем подписавшего. МИД имеется.
Действительность	Юридически бесспорно.	Юридически бесспорно.	Юридически бесспорно.
Оборудование	Нет требований.	Требуется безопасное устройство для создания подписи (SSCD).	Требуется безопасное устройство для создания подписи (SSCD).

Разница между цифровой подписью и электронной подписью

Хотя термины «электронная подпись» и «цифровая подпись» часто используются взаимозаменяемо, их значения и концепции различны. Ключевое отличие состоит в том, что центры сертификации разрешают цифровые подписи, которые в основном используются для защиты документов. Напротив, электронная подпись часто связана с договором, в котором подписывающая сторона намеревается это сделать.

Цифровая подпись:

• Используется для защиты документа.
• Обычно разрешен CA и имеет дополнительные функции безопасности.
• Adobe и Microsoft — два распространенных типа цифровых подписей.

Электронная подпись:

• В основном используется для проверки документа
• Обычно не авторизуется и имеет меньшую безопасность, чем DS.
• Устные, электронные галочки и отсканированные подписи являются наиболее распространенными типами электронных подписей.

Заключение

Электронные подписи, также известные как электронные подписи, представляют собой набор различных методов для подтверждения личности документов. Электронные подписи на электронных записях были введены и приняты многими предприятиями, клиентами и даже некоторыми государственными процессами.