Электронный ключ подписи для юридических лиц: Электронная подпись для юридических лиц — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Содержание

Электронная подпись для юридических лиц — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Изначально пользователями электронной подписи (ЭП; ранее ЭЦП) были лишь некоторые категории налогоплательщиков. Постепенно и государство, и сам бизнес расширили сферы применения технологии. Сегодня владельцам электронной подписи личное присутствие уже не требуется для сдачи отчетности, подписания контрактов, выполнения банковских операций и участия в закупках.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать


 


Кому не обойтись без электронной подписи:


  • предприятиям-налогоплательщикам, численностью более 100 человек,

  • всем плательщикам НДС,

  • участникам электронных торгов по 44-ФЗ (госзакупки).

Для всех остальных категорий юрлиц использование электронной подписи — это возможность сэкономить время и ресурсы компании, открыть новые рынки сбыта, расширить географию бизнеса.




Отчетность через интернет


Электронная отчетность остаётся основной сферой применения КЭП. Пока не все категории бизнеса обязаны отчитываться через интернет, однако большинство контролирующих органов (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР) движется к переводу всей отчетности в электронный вид.


Со своей стороны, многие предприниматели понимают, что рабочий день директора или главного бухгалтера не стоит того, чтобы провести его в пробках или в очередях налоговой инспекции, и тоже подключаются к системам электронной отчетности. Для сдачи отчетности необходима КЭП.


Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать


Участие в электронных торгах


Для многих компаний госзакупки становятся хорошей возможностью увеличить число заказчиков. Как правило, начинающие поставщики начинают с госзакупок по федеральному закону № 44-ФЗ. Больше половины всех закупок государственных и муниципальных бюджетных организаций проходят в виде электронных аукционов. Чтобы аккредитоваться на электронной торговой площадке и подписывать контракты, нужна КЭП(квалифицированная электронная подпись).


Закупки в электронном виде проводят и компании с госучастием (по Федеральному закону № 223-ФЗ), и коммерческие компании, на электронных площадках реализуется имущество банкротов. Доступ к новым заказчикам в этом случае обеспечит КЭП.


Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать




Дистанционное управление компанией


Если бизнес развивается, становится больше заказов, клиентов, встреч и командировок, вести привычный документооборот при тех же ресурсах уже неудобно. Оперативность в управлении предприятием поможет КЭП. С ней можно подписать любой документ, в том числе бухгалтерскую «первичку», получить банковскую гарантию в любой точке России. Потребуется только доступ в интернет с компьютера или ноутбука.


Быстрая сдача отчетности и работа с государственными информационными системами


Кроме того, квалифицированная электронная подпись необходима:


  • для сдачи отчетности в ЕИАС ФСТ,

  • для взаимодействия с порталом Росреестра, ФГИС Росаккредитации, ЦБ РФ,

  • для подачи сведений на портал ЕРФСБ, ЕФРСФДЮЛ,

  • для работы с системой межведомственного электронного взаимодействия и порталом госуслуг.

 

Получение электронной подписи в Контуре

С 1 января 2022 года меняются правила получения электронной подписи для юридических лиц. Первые лица коммерческих компаний могут обращаться за новой подписью в удостоверющий центр ФНС. Руководители банков и финорганизаций — в Центробанк. Руководители и должностные лица бюджетных учреждений — в Федеральное Казначейство.

Если руководитель юридического лица получил подпись в Контуре в 2021 году, то ее можно будет использовать до 31 декабря 2022 года.

Уполномоченные сотрудники юрлиц могут получать электронные подписи там же, где и прежде — в аккредитованных удостоверяющих центрах, например, в Контуре.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать

 


 

Электронная подпись (ЭЦП) для юридических лиц

Современные технологии положили начало электронному документообороту, а бизнесмены первыми оценили его преимущества. Вопрос конфиденциальности и подлинности документов в удаленном взаимодействии решается с помощью квалифицированной электронной подписи.

Для работы с квалифицированной электронной подписью потребуется криптопровайдер — программа для создания и шифрования электронной информации, а также корневой сертификат удостоверяющего центра.

Ключ электронной подписи

Ключ электронной подписи, или закрытый ключ, — это определённая последовательность знаков, с помощью которой генерируется электронная подпись. Как правило, закрытый ключ предоставляется держателю электронной подписи на защищённом USB-носителе.

Ключ проверки электронной подписи, или открытый ключ, доступен адресатам документа для проверки его достоверности и авторства.

Сертификат ключа проверки электронной подписи

Это специальный документ, который выдаётся удостоверяющим центром в цифровом формате или на бумажном носителе и доказывает принадлежность ключей держателю. Сертификат ключа проверки для квалифицированной электронной подписи выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.

Области применения электронной подписи

Получение электронной подписи дает владельцу широкие возможности. Её можно использовать в следующих сферах:

  1. Электронный документооборот. Держателю электронной подписи не нужно хранить папки с бумажными документами, информация компактно хранится в цифровом виде на компьютере.

  2. Отчетность. Чтобы не ездить в ФНС, ПФР и другие контролирующие службы, достаточно заверить отчеты электронной подписью и отправить их в соответствующее ведомство. Юридическая значимость электронного документа, завизированного квалифицированной электронной подписью, признается всеми органами власти и контролирующими инстанциями.

  3. Участие в электронных торгах. Электронная подпись нужна, чтобы зарегистрироваться и совершать операции на площадках электронных торгов. В этом случае электронная подпись является подтверждением реальности участника аукциона и его предложения.

Кроме этого, квалифицированный сертификат электронной подписи может использоваться для подписания любых документов и для работы с государственными порталами и системами.

Как получить электронную подпись

С 1 января 2022 года руководители юридических лиц, ИП и частные нотариусы должны обращаться за получением сертификата электронной подписи в Удостоверяющий центр ФНС. Сотрудники компаний и ИП по-прежнему могут получить подпись в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах.

Внимание! Удостоверяющий центр ФНС не предоставляет USB-носители для записи ключей и сертификата. Клиентам необходимо приобрести носитель заранее и принести с собой.

Компания «Инфотекс Интернет Траст» предлагает все необходимые виды защищённых USB-носителей, которые соответствуют требованиям УЦ ФНС. У нас вы можете приобрести носитель для ЭЦП юридического лица от УЦ ФНС, а также услугу настройки компьютера для работы с электронной подписью и годовую техническую поддержку сертификата от УЦ ФНС. Мы предоставим вам нужный носитель, поможем подготовить рабочее место и будем оказывать техническую поддержку дистанционно в любое время дня и любой день недели на протяжении всего срока действия вашего сертификата от УЦ ФНС.

Получить электронную подпись для сотрудников юридического лица или ИП можно в аккредитованном удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст». Срок изготовления электронной подписи для юридических лиц — от 1 часа.

Для получения сертификата вам необходимо подать заявку или связаться с нашим оператором, оплатить услугу и в оговоренный срок подъехать с документами, необходимыми для получения электронной подписи, в один из офисов компании. Чтобы начать использовать электронную подпись, настройте рабочее место. Для этого вы можете оформить услугу удаленной настройки рабочего места или воспользоваться инструкциями на нашем сайте.

Также клиенты нашего удостоверяющего центра могут заказать курьерскую доставку или оформить и получить сертификат ЭЦП дистанционно. Чтобы оформить сертификат ЭЦП, не выходя из дома или офиса, воспользуйтесь услугой удалённой идентификации и получения сертификата. Для этого вам нужно загрузить и установить сертифицированное приложение IDPoint. Для самостоятельного проведения удалённой идентификации и последующего получения сертификата потребуется смартфон с функцией бесконтактной оплаты (NFC) и биометрический загранпаспорт нового образца.

Получите сертификат ЭЦП

Пройдите идентификацию и получите сертификат удалённо с помощью смартфона и биометрического загранпаспорта.

Получить консультацию

Перевыпуск электронной подписи

Срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи составляет 1 год. За месяц до его окончания мы отправляем на электронный адрес владельца сертификата соответствующее уведомление. Чтобы продлить электронную подпись, нужно оставить заявку на сайте, оплатить счет и представить в удостоверяющий центр документы, на основании которых будут созданы новые ключи электронной подписи и сертификат. Как правило, перевыпуск электронной подписи занимает не более двух дней.

Если срок действия вашего сертификата электронной подписи еще не подошёл к концу, вы сможете воспользоваться услугой дистанционного перевыпуска сертификата. Вам не нужно будет приходить в офис для проведения идентификации — достаточно будет подать заявку и выполнить все необходимые действия через личный кабинет клиента на сайте.

Досрочный отзыв сертификата ключей электронной подписи происходит в случае изменения реквизитов юридического лица или держателя подписи, поломки или утери носителя электронной подписи или в случаях ее компрометации. В такой ситуации необходимо как можно быстрее связаться с представителем удостоверяющего центра для аннулирования действующей электронной подписи и выпуска новых ключей и сертификата.

Чтобы получить электронную подпись, оставьте заявку. Наши специалисты помогут вам оформить электронную подпись для юридических лиц — удалённо, быстро и по выгодной цене.

Оставить заявку

Как соблюдать юридические требования к электронной подписи

Электронные подписи имеют такой же статус, как и «мокрые» подписи, поскольку они были юридически признаны в 2000 году как в Законе об ESIGN, так и в аналогичных международных законах.

Тем не менее, есть небольшая, но важная часть транзакций, для которых по-прежнему требуется собственноручная подпись.

Электронная подпись — это электронный символ, обычно имя человека, который прикрепляется к форме или контракту и демонстрирует согласие. Они имеют обязательную юридическую силу для всех транзакций, в которых они используются.

Многие электронные подписи позволяют компаниям получать юридически обязательное согласие через компьютер или смартфон, пока агент разговаривает с ними. У них есть преимущество перед подписями на бумаге благодаря их эффективности и преимуществам CX. Цифровые подписи — это подтип электронных подписей, которые особенно безопасны и основаны на технологии шифрования.

Кроме того, особенности юридических требований к электронной подписи зависят от страны и юрисдикции. Здесь мы рассмотрим законность электронных подписей по всему миру.

Юридические требования к электронной подписи

В Законе США об ассоциации электронных подписей и записей говорится, что электронная подпись является законной только в том случае, если все стороны согласны использовать ее вместо более традиционных методов предоставления согласия.

В Едином законе об электронных транзакциях также говорится, что в каждом штате должно быть описание того, как должны использоваться электронные подписи. также принял для своих государств-членов.

Как правило, юридически обязывающие электронные подписи должны:

  • Показать, что подписывающий действительно тот, за кого себя выдает
  • Покажите, что подписывающая сторона намеревалась поставить электронную подпись. Лучший способ доказать это — предоставить подписавшемуся возможность подписать на бумаге и позволить ему выбирать.
  • Демонстрируется готовность подписывающей стороны подписать (например, также присутствует возможность не соглашаться, например, кнопка «Отмена»).
  • Подлинность подписавшего можно проверить независимо. Это часто означает наличие электронной почты, метки времени, номера мобильного телефона и IP-адреса. Двухэтапная идентификация также может быть полезна здесь для целей атрибуции.

При соблюдении вышеуказанных критериев электронные подписи признаются юридически обязательными. Но бывают ситуации, когда электронные подписи не могут быть приняты на законных основаниях.

Во многих странах и юрисдикциях электронные подписи не используются в важных церемониях и документах, таких как свидетельства о рождении или смерти, свидетельства о разводе и документы об усыновлении. В этих случаях обычно требуются мокрые подписи и нотариус или свидетели. Электронные подписи также отклоняются, если оказывается, что подписывающее лицо не владеет компьютером.

Технология шифрования, лежащая в основе законных электронных подписей

Юридически обязательные электронные подписи основаны на технологии, называемой инфраструктурой открытых ключей (PKI). PKI — это система, которая обеспечивает безопасное управление электронными цифровыми подписями путем создания двух битов кода, известных как ключи: закрытый ключ и открытый ключ.

Закрытый ключ используется только лицом, подписавшим документ, и скрыт от всех остальных. Открытый ключ передается тем, кому необходимо проверить подлинность электронной подписи. Система PKI также гарантирует соблюдение требований центра сертификации (CA), которые являются организациями, уполномоченными обеспечивать целостность безопасности ключей.

После добавления подписывающей стороной электронной подписи создается криптографический хэш, связанный с документом и функционирующий как уникальный цифровой отпечаток пальца. Затем закрытый ключ шифрует криптографический хэш и сохраняет его в защищенном блоке HSM. Он добавляется в документ и отправляется получателю с открытым ключом подписавшего.

Используя сертификат открытого ключа, получатель может расшифровать зашифрованный хэш. На стороне получателя генерируется новый криптографический хеш, и два хэша сравниваются, чтобы проверить подлинность электронной подписи и доказать отсутствие фальсификации.

Общие сведения о юридических требованиях к электронной подписи

Поскольку юридические требования к электронной подписи в разных штатах и ​​странах различаются, компаниям следует стремиться понимать законы в своей области. Предприятия могут даже обратиться за юридической консультацией по поводу региональных изменений в законах об электронной подписи.

В 2000 году в Соединенных Штатах Америки федеральный закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и Единый закон штата об электронных транзакциях (UETA) подтвердили законность электронной подписи и определили критерии для обеспечения соблюдения законодательства в отношении электронной подписи.

В Великобритании электронные подписи получили юридический статус в Регламенте об электронных подписях (2002 г.). Согласно этому закону, контракт не обязательно должен состоять из мокрой подписи. Чтобы контракт был действительным, все стороны должны просто продемонстрировать понимание контракта, а электронная подпись служит доказательством того, что все вовлеченные стороны согласились с условиями контракта.

В ЕС электронные подписи стали юридически обязательными благодаря рамочной директиве сообщества. Согласно этой директиве, электронная подпись не может быть отклонена только потому, что она была создана в электронном виде.

Ниже перечислены основные характеристики юридически обязательной электронной подписи. Хотя этот обзор основан на принципах законодательства США, большинство из них можно применять к электронным подписям в других частях мира, которые мы подробно рассмотрим в следующем разделе.

  • Срок действия: Электронные записи и подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и обычные подписи на бумажных документах. Документам, контрактам и подписям нельзя отказать в юридической силе только потому, что они электронные.
  • Намерение: Электронные подписи действительны только в том случае, если подписывающее лицо выразило намерение подписать. Это ничем не отличается от мокрых подписей.
  • Запись: Электронные подписи должны сопровождаться графическими или текстовыми элементами, показывающими электронный процесс создания подписи.
  • Согласие: Согласие на подписание должно быть продемонстрировано явно или неявно (в результате предпринятых действий). Если сторона является потребителем, он или она должны получать раскрытие информации UETA, активно давать согласие на электронные взаимодействия и не отзывать свое согласие.
  • Хранение: Чтобы электронные документы и подписи были действительными и имели юридическую силу, они должны быть сохранены и воспроизведены всеми сторонами, имеющими право на документ.

Юридические требования к электронной подписи – нюансы во всем мире

Юридические требования к электронной подписи, как правило, одинаковы во всем мире. Например, в подавляющем большинстве юрисдикций указано, что документ или контракт не может быть отклонен только потому, что он был подписан электронной подписью. Тем не менее, существуют некоторые важные различия между юрисдикциями, особенно когда речь идет о типах электронных подписей и нескольких ситуациях, когда электронные подписи не принимаются.

Требования к электронной подписи в США

В США правовые требования к электронной подписи основаны на двух основных законах: на уровне штатов действует Единый закон об электронных транзакциях (UETA), а на федеральном уровне действует Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN). ).

И ESIGN, и UETA были приняты в 2000 году и описывают пять основных элементов, которые делают электронную подпись юридически обязательной:

  • Срок действия: Подписи и записи, созданные в электронном виде, имеют такую ​​же юридическую силу, как и традиционные бумажные и рукописные версии. Тот факт, что подпись была записана в электронном виде, не может служить основанием для признания ее недействительной.
  • Согласие: Подписывающее лицо должно дать согласие на использование электронной подписи. Это означает, что бизнес должен предоставить им определенную информацию, прежде чем они подпишут.
  • Intent: Электронная подпись требует, чтобы подписывающее лицо имело намерение подписать документ. Они должны соглашаться с тем, что написано в документе, который они подписывают, и полностью понимать последствия своей подписи.
  • Запись: Электронная подпись должна сопровождаться доказательством того, что это электронная подпись, а не мокрая подпись.
  • Целостность данных: Документы, подписанные электронной подписью, должны быть защищены от подделки или непреднамеренной потери данных.

В США в большинстве случаев принимаются документы с электронной подписью. Сюда входят транзакции B2B, B2C и C2C, а также транзакции между правительством и предприятиями или отдельными лицами. Многочисленные судебные дела подтвердили надежность электронных подписей, закрепив их в прецедентном праве.

В некоторых случаях электронные подписи не принимаются в США. В этих случаях подписи должны состоять из «влажных чернил» или официально заверенных подписей.

Следующие ситуации исключают использование электронной подписи:

  • Судебные приказы и уведомления
  • Соглашение об усыновлении и разводе
  • Пособия по прекращению страхования жизни или здоровья
  • Завещания, завещательные трасты и кодицилы

Юридические требования к электронной подписи в Великобритании

Аналогично ESIGN и UETA, Закон Великобритании об электронных коммуникациях 2000 г. подтвердил, что соглашение не может быть признано недействительным только потому, что подпись была доставлена ​​в электронном виде. Электронные подписи были полностью кодифицированы в Великобритании в соответствии с Законом о регулировании электронных подписей в 2002 г.

Согласно законодательству Великобритании, действующий договор не требует письменной подписи, если обе стороны понимают договор и достигают взаимного согласия. В этом случае электронная запись служит приемлемым доказательством того, что обе стороны согласны с документом.

Существуют разные степени легальности электронных подписей. Самый простой тип, стандартные электронные подписи (SES), не имеет такого же веса, как собственноручная подпись. Но британское законодательство приравнивает один тип электронной подписи к рукописной. Эти электронные подписи известны как квалифицированные электронные подписи (QES) или расширенные электронные подписи (AES).

AES:
  • Уникально связано с лицом, подписавшим его
  • Идентифицирует человека, подписавшего его
  • Создано с использованием процесса, доступ к которому может получить только подписывающая сторона
  • Связан с другими данными, поэтому любые изменения или фальсификация будут обнаружены
QES:
  • Тип цифровой подписи, одобренный государственными органами
  • Генерируется с помощью высокозащищенного устройства для создания подписи
  • Эквивалент собственноручной подписи при соблюдении всех правовых условий

В Великобритании стандартные электронные подписи принимаются для большинства документов, включая трудовые договоры, кадровые документы, коммерческие соглашения, договоры купли-продажи, краткосрочную аренду, гарантии и кредитные соглашения. Другие документы требуют AES или QES.

Некоторые соглашения необходимо подписывать вручную, например:

  • Документы по семейному праву, включая брачные контракты и соглашения о раздельном проживании
  • Сделки с недвижимостью, такие как передача права собственности, ипотека и освобождение от ипотеки
  • Большая часть договоров аренды
  • Таможенные и налоговые документы

Юридические требования к электронной подписи в ЕС

В 2000 году ЕС признал электронные подписи юридически обязывающими посредством Директивы о структуре Сообщества. Это подтвердило, что электронная подпись не может быть отклонена только потому, что она была создана в электронном виде.

Многие европейские страны разделяют британский подход к признанию контрактов юридически обязывающими без собственноручной подписи. В 2015 году законодательство ЕС заменило Директиву об электронной подписи 2000 года Регламентом (ЕС) № 9.10/2014, обычно именуемый eIDAS. eIDAS заявила, что существует три типа электронных подписей: SES, AES и QES, как и в Великобритании.

Стандартные электронные подписи

Согласно eIDAS, простая электронная подпись охватывает все типы подписей, в которых электронные данные присоединяются к подписи и используются для аутентификации. Он не зависит от технологии, поэтому любой электронный документ, такой как Adobe PDF или Microsoft Word, может включать такую ​​подпись.

Независимо от типа технологии, лежащей в ее основе, простая электронная подпись должна отражать намерения подписывающего лица, быть создана лицом, дающим согласие, и быть неотъемлемой частью документа, к которому она подключена.

Стандартная электронная подпись принимается для большинства контрактов и документов, включая трудовые договоры, заказы на покупку, счета-фактуры, договоры купли-продажи, лицензии на программное обеспечение и документы о недвижимости. SES принимается в ситуациях B2B, B2C и C2C. AES или QES принимаются для большинства судебных сводок, договоров потребительского кредита, а также аренды жилых и коммерческих помещений.

Расширенные электронные подписи

Усовершенствованная электронная подпись должна включать дополнительные элементы, гарантирующие личность подписывающего лица и безопасность документа. Он должен быть однозначно связан с подписывающей стороной и связан с данными таким образом, чтобы можно было обнаружить любые последующие изменения в документе, например фальсификацию.

Квалифицированные электронные подписи

Наконец, последний тип подписи, определенный eIDAS, — это квалифицированная электронная подпись. Несмотря на то, что как расширенные, так и квалифицированные подписи однозначно связаны с личностью подписывающего, квалифицированные электронные подписи основаны на квалифицированных сертификатах. Таким образом, они могут быть выданы только центром сертификации (CA), который является одобренной отраслевой организацией, регулирующей целостность таких электронных подписей.

Центр сертификации должен быть аккредитован и контролироваться органами, назначенными государствами-членами ЕС, и соответствовать строгим требованиям eIDAS. Квалифицированные сертификаты должны храниться на квалифицированном устройстве для создания подписи, таком как USB-токен, смарт-карта или облачная служба доверия. Как и в США и Великобритании, в ЕС существует всего несколько ситуаций, в которых подойдет только собственноручная подпись.

К ним относятся:

  • Договоры о передаче или покупке недвижимости
  • Брачные контракты
  • Уведомления об увольнении отдела кадров
  • Учреждение общества с ограниченной ответственностью

Важно помнить, что у каждого члена ЕС есть свой набор требований к электронным подписям.

Рекомендации по обеспечению юридической защиты электронной подписи

Вы не хотите, чтобы электронные подписи ваших клиентов не были приняты. Чтобы избежать этого, следуйте этим рекомендациям:

  • Убедитесь, что существует четкий контрольный журнал, подтверждающий действительность электронной подписи. Сюда входят действия, предпринятые подписывающей стороной перед подписанием документа, например, установка флажка, подтверждающего согласие с условиями, или нажатие кнопки «Следующая страница» для подписания.
  • Настройте безопасный сайт для подписи, который использует аутентификацию пользователя, чтобы гарантировать, что только клиент может подписать.
  • Используйте стороннее программное обеспечение, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правила раскрытия информации.
  • Использовать третье лицо для поддержки безопасного хранилища, которое гарантирует, что документ не может быть подделан после подписания.
  • Включите простой способ для подписывающей стороны загрузить и сохранить копию документа для своих собственных записей.

Электронные подписи нового поколения, являющиеся частью более широкой клиентоориентированной системы, позволяют предприятиям мгновенно собирать документы, электронные подписи и платежи, пока клиенты разговаривают по телефону. Такое использование электронных подписей следующего поколения оптимизирует рабочие процессы, повышает удовлетворенность клиентов и увеличивает скорость выполнения, и все это полностью соответствует требованиям и юридически обязывающим образом.

Найдите подходящее программное обеспечение для электронной подписи, соответствующее потребностям вашего бизнеса, только на платформе G2.

Леор Меламедов

Леор Меламедов — контент-менеджер Lightico. Она увлечена распространением информации о технологиях, ориентированных на клиентов, которые делают жизнь компаний и людей проще и лучше. Леор — коренная жительница Нью-Йорка, сейчас живет в Израиле со своим мужем.

Инструмент для использования в вашей юридической практике

Пандемия COVID-19 может означать конец эпохи колебаний или сопротивления со стороны юристов в отношении использования облачных сервисов и продуктов. Теперь мы все вынуждены полагаться на программы удаленного доступа и другие технологии, которые помогают нам выполнять работу из дома. Прошли те времена, когда к юристам приходили клиенты, чтобы подписать соглашение о сотрудничестве и другие формы. Конечно, юристы могут по-прежнему отправлять документы клиентам по электронной почте, а затем ждать, пока они будут распечатаны, подписывать ручкой, сканировать и отправлять обратно по электронной почте юристам. Все это предполагает, что у клиентов есть дома оборудование для печати и сканирования. Даже если они это сделают, этот процесс излишне задерживает то, что можно сделать за считанные минуты при наличии правильной технологии.

Эта технология, которую уже используют многие предприятия, — это электронная подпись.

 

Электронная подпись и цифровая подпись

Прежде чем обсуждать различные варианты электронной подписи (eSignature), давайте разберемся между электронной подписью и цифровой подписью. Эти два типа подписей могут показаться одним и тем же, хотя на самом деле они разные и не должны использоваться взаимозаменяемо.

 

Электронная подпись

Электронная подпись определяется Законом США о ESIGN как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к контракту или другой записи или логически связанный с ним и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись». Это широкий термин, который относится к любому электронному процессу, указывающему на намерение принять содержимое документа. Думайте об этом как о цифровой версии вашей рукописной подписи. Пользователи могут подписывать документы в Интернете, рисуя свою подпись с помощью мыши, стилуса или пальца, вводя подпись или загружая подпись. В Соединенных Штатах электронные подписи имеют юридическую силу и имеют тот же правовой статус, что и собственноручные подписи, в соответствии с Законом об ESIGN и Единым законом об электронных транзакциях (UETA). (Орегон принял UETA в 2001 году.) Любая компания, предлагающая услуги электронной подписи в США, должна соблюдать Закон ESIGN и UETA. Если электронная подпись предлагается в других странах, компания должна соблюдать законы об электронной подписи этой страны.

Важным компонентом электронной подписи является аутентификация подписывающих лиц. Подписавшиеся лица должны быть теми, за кого себя выдают, и подпись должна действительно принадлежать им. Обычно это делается путем отправки запроса электронной подписи на адрес электронной почты подписывающей стороны. Этот запрос вместе с другой информацией отслеживается и записывается. Некоторые компании eSignature предлагают расширенную аутентификацию, которая требует от подписывающих лиц использования пароля, какого-либо идентификатора, PIN-кода телефона или других методов для дополнительной проверки своей личности, прежде чем документ можно будет открыть и подписать. Имейте это в виду, когда мы перейдем к цифровым подписям.

 

Цифровая подпись

Цифровая подпись — это тип электронной подписи с одним важным отличием в методе аутентификации подписывающей стороны. Цифровая подпись опирается на так называемую «инфраструктуру открытых ключей» (PKI) для создания открытого и закрытого ключа для идентификации подписавшего. Этот человек подписывает документ своим закрытым ключом, который есть только у нее. Она использует этот закрытый ключ для шифрования своей подписи. Затем она предоставляет свой открытый ключ человеку, запрашивающему ее подпись. Этот открытый ключ используется для расшифровки ее подписи. Если открытый ключ не может расшифровать подпись, эта подпись недействительна. Чтобы использовать цифровую подпись, как подписывающая сторона, так и лицо, запрашивающее подпись, должны иметь собственный зарегистрированный цифровой сертификат, выданный центром сертификации для проверки их личности. Использование PKI и цифровых сертификатов делает цифровую подпись наиболее безопасным типом электронной подписи, поскольку они связывают подпись с документом с помощью шифрования и гарантируют подлинность подписи на документе.

Хотя и электронные, и цифровые подписи являются действительными и обязательными, многие люди предпочитают первую из-за хлопот и стоимости цифровых сертификатов. Ниже приведена сравнительная таблица некоторых распространенных служб электронной подписи. Некоторые из функций, на которые вы, возможно, захотите обратить внимание, включают:

  • Цена — это стоимость базового плана, который обычно имеет ограниченные возможности. Дополнительные функции поставляются с обновленными, более дорогими планами. Важно просмотреть функции на их веб-сайте, чтобы определить, нужны ли они вам.

  • Пользователей — количество людей, которые могут использовать лицензию на основе плана.

  • Опция цифровой подписи — пользователи могут выбрать использование цифровых подписей, но им потребуется оплатить цифровые сертификаты и другие связанные с этим расходы.

  • Отправлять документы и запрашивать подписи — позволяет пользователям отправлять документы по электронной почте подписавшим и запрашивать их подписи.

  • Базовая проверка подлинности — предлагает однофакторную проверку подлинности подписывающих лиц, как правило, по их адресу электронной почты.

  • Расширенная проверка подлинности — предлагает параметры для улучшения проверки подлинности подписывающей стороны, например методы многофакторной проверки подлинности.

  • Контрольный журнал — ведет подробный журнал каждого шага транзакции, который включает имена сторон, адреса электронной почты, IP-адреса, отметки времени подписи и т. д.

  • Безопасность и соответствие – информация о том, как компании защищают и хранят документы с электронной подписью, а также их соответствие различным законам об электронной подписи, представлена ​​в гиперссылках.

Юристы должны принимать решения относительно того, когда следует использовать электронную подпись, а когда требуется рукописная подпись. Типичные документы юридического бюро, такие как письма-обязательства, соглашения о вознаграждении, формы авторизации, разрешения и формы согласия, безусловно, могут быть подписаны электронными подписями. К таким документам, как завещания, трасты или другие виды транзакций, могут предъявляться особые требования, которые вам необходимо изучить в рамках материального права, чтобы выяснить это.

 

Электронные подписи для eCourt штата Орегон

Судебный департамент штата Орегон (OJD) недавно внес некоторые изменения в UTCR 21.