Как отследить выполнение работ: опыт Basecamp

Содержание

опыт Basecamp — Карьера на vc.ru

Вольный пересказ статьи Райана Сингера, Head of Product Strategy в Basecamp, об инструменте Hill Chart. Он помогает четко видеть состояние всего проекта в каждый момент времени, не зарываясь в мелочи и не отвлекаясь на лишние коммуникации.

3445
просмотров

Долгие годы команда Basecamp в своих проектах по дизайну и разработке пользовалась инструментом Basecamp To-Dos — списками задач. Он помогал удостовериться, что команда ничего не упустила.

Но в 2018 году команде Basecamp стало понятно — в некоторых проектах недостаточно следить только за To-Do-списками. Когда в проекте десятки и сотни задач, необходимо видеть общую картину: укладываетесь ли вы в сроки, выполняются ли действительно важные задачи, какую работу надо выполнить срочно, а что можно отложить на потом.

Количественные показатели нерепрезентативны

Процентовка и счетчик выполненных задач не помогали оценить готовность проекта — они эффективны только там, где все можно спланировать заранее.

В творческих проектах со многими неизвестными и высокой степенью неопределенности процент выполненных задач практически ни о чем не говорит, потому что задачи внутри проекта неравнозначны. А когда команда застревает на каком-то этапе или выбивается из графика, важно понимать, что именно входит, например, в 42% выполненных задач.

На старте проекта невозможно предусмотреть все задачи — только погрузившись в работу, мы начинаем понимать, что задач для отслеживания гораздо больше, чем казалось вначале. И если в этот момент мы будем смотреть на количественные показатели, то увидим движение назад — график покажет, что эти 42% выполненных задач превратились в 25%. Но ведь это не так: появление новых задач — нормальная ситуация для сложного проекта и показатель прогресса.

По факту нам важно знать не то, сколько задач мы выполнили, а на какой стадии находится весь проект прямо сейчас. Эту стадию можно определить, ответив на несколько вопросов:

Команда уже разработала способ решения задач?
Есть ли еще непонятные блоки задач, которые могут притормозить весь проект?
Что удалось решить? Какие области неопределенности остались в проекте?

Чтобы решить эти проблемы, в Basecamp разработали Hill Chart (график-холм). Он позволяет посмотреть на проекты и понять, в какой точке команда находится прямо сейчас.

Что такое Hill Chart и как холмы связаны с проектами

Любую большую работу условно можно поделить на два этапа: два склона холма. Первый — это подъем. На этом этапе есть задача, но еще нет понимания, как ее решить и насколько она сложная. Разобравшись в задаче и поняв, как ее выполнять, мы подходим к вершине холма — точке, в которой уже нет никаких неизвестных. Отсюда хорошо виден второй склон — спуск, на котором надо просто реализовать уже запланированные и проработанные задачи.

Работу «на подъеме» трудно оценить. На какие-то задачи придется потратить много времени, чтобы найти верное решение, — пока остаются точки неизвестности, остаются и риски.

Например, программист думал, что быстро добавит код на сайт, но API оказался не таким легким, как он ожидал. Или же арт-директор предполагал, что дизайн интерфейса сделают быстро, но в мобильной версии приложения не нашлось места для кнопки. Пришлось перерабатывать значительную часть фронтенда или отказываться от других элементов.

На этапе «спуска» все прозрачно. Команда уже справилась с проблемами или нашла решение, которое позволит избежать рисков. Все, что остается сделать — это выполнить необходимые действия и закончить проект.

Как работает Hill Chart

Механика Hill Chart простая: вы рисуете холм, а участники команды расставляют статус своих списков задач по его склонам. Причем статус списка определяет человек, а не компьютер — это субъективная оценка, основанная на опыте и понимании задачи.

Никакие предварительные расчеты не помогут выяснить, сколько неизвестных окажется в списке задач или с какими трудностями столкнется команда.

Для Hill Chart критично, чтобы статус закреплялся именно за списками задач, а не за отдельными тасками — только так команда получит высокоуровневый инструмент для отслеживания проекта в целом. Взглянув на график, любой участник должен легко понять общий статус проекта и быстро оценить, в какой точке дорожной карты находится вся команда.

Кроме того, Hill Chart помогает лучше структурировать работу. Например, когда в Basecamp создавали функцию уведомления о переносе события, список задач «Notify of rescheduling» завис в одной точке графика на несколько дней.

Команда обсудила проблему и выяснила, что все видят прогресс по-разному: часть работы, связанная с бэкендом, уже сделана, а дизайн еще не продумали до конца. Стало ясно, что единый список задач нужно разбивать на три и разносить их по разным склонам холма. В итоге сделали один список по бэку и два по дизайну. Это помогло лучше понять, что происходит в проекте и что делать дальше.

Результат

После внедрения технологии Hill Chart команды разработки Basecamp стали сообщать о своем прогрессе на том уровне, который не могли обеспечить стандартные списки задач.

Интуитивные представления о ходе проекта не изменились, но появился способ мгновенно и наглядно рассказать, на каком этапе находится работа, отпала необходимость в собраниях, где обсуждался текущий статус проектов. Hill Chart, созданный как внутренний инструмент, показался команде настолько эффективным, что его даже включили в Basecamp To-Dos.

Райан Сингер (Ryan Singer) стоял у истоков Basecamp. Написал книгу «Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters» о методах и инструментах продуктовой работы в команде Basecamp. Рассказывает о лучших практиках и подходах, которые помогают выявлять ценность и создавать полезные продукты.

На серии практических онлайн-конференций по продуктовому менеджменту ProsuctSense Stories Райан Сингер на примере международной компании подробно расскажет, почему компании тратят слишком много времени на реализацию проектов и как эффективно выстраивать продуктовые процессы.

Когда: 9 июля в 10.10 по московскому времени. Бесплатно, но нужно зарегистрироваться.

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.

Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.

Определять время окончания работы.

Выявлять прогульщиков.

Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.

форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т. д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;

скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;

содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;

присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;

промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;

периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;

избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.

работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.

сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.

сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

5 способов отслеживать свой прогресс (и почему это так важно) – RescueTime отслеживать свой прогресс каждый день (и почему это так важно)

Мы, люди, запрограммированы хотеть добраться до финиша. Мы жаждем завершения. Вычеркиваем пункты из списка дел и говорим, что закончили и можем переходить к следующему делу.

Однако вся эта навязчивая идея о том, что мы «сделали», может привести к тому, что называется предвзятостью завершения — когда ваш мозг специально ищет дозу дофамина, которую вы получаете, вычеркивая мелкие задачи, и игнорирует работу над более крупными и сложными .

Но не все так просто измерить. Крупные (и часто более значимые) проекты не вычеркиваются за один день.

Чтобы оставаться приверженными работе, которая важнее всего, нам нужно найти способы измерять, отслеживать и радоваться тому прогрессу, которого мы добиваемся каждый божий день.

Маленькие победы — отличная мотивация. Но мы редко их узнаём.

Когда Тереза Амабиле из Гарварда изучила повседневные привычки сотен работников умственного труда в разных отраслях, она обнаружила, что из всех вещей, которые могут повысить наше настроение и мотивацию в течение рабочего дня, «наиболее важным является прогресс в осмысленной работе. ”

Точно так же, как мы любим вычеркивать небольшие задачи из нашего списка дел, способность видеть, что мы хотя бы на один шаг ближе к большой цели, является огромным мотиватором.

Проблема в том, что эти «маленькие выигрыши», как известно, трудно измерить. И что еще хуже, мы склонны игнорировать их. Как отмечает автор Джоселин К. Глей:

«Большинство из нас каждый божий день совершают маленькие и большие успехи, но не замечают их, потому что у нас нет способа признать наш прогресс. Это огромная потеря».

Есть причина, по которой мы заняты больше, чем когда-либо, но чувствуем, что ничего не делается. Когда все, что вы видите, это огромная цель, вырисовывающаяся перед вами, легко впасть в депрессию и почувствовать себя побежденным. Хуже того, современная рабочая среда усиливает эти чувства по ряду причин:

Наши дни заполнены бессмысленной, занятой работой: Многие из нас проводят дни в реактивном режиме — отвечая на электронные письма, болтая в Slack, отвечая на вопросы. И в данный момент может показаться, что вы делаете важную работу. Но только реагирование затрудняет измерение реального прогресса.
Мы утратили способность ставить значимые и эффективные цели: Признание прогресса означает, что конец виден. Тем не менее, немногие из нас ставят эффективные цели или имеют четкое представление о том, как мы их достигнем.
Мы не устанавливаем методы для отслеживания прогресса: Без простой, воспроизводимой системы для четкого наблюдения и отслеживания прогресса, независимо от того, сколько работы вы проделали, вы не будете чувствовать себя ближе к финишу линия.
Мы потеряли способность справляться с неопределенностью: Если вы не можете измерить прогресс, большие проекты могут быстро стать непосильными. Это означает, что мы с большей вероятностью по умолчанию выполним более мелкие и краткосрочные задачи, которые мы понимаем.

Все это составляет день, который жаждет структуры. И самый простой способ найти это — просто придерживаться того, что перед вами.

Но чтобы выполнять значимую работу, нам нужно бороться с чувством перегруженности, которое возникает из-за больших проектов. А это значит знать, как отслеживать свой прогресс.

5 способов четко (и легко) отслеживать свой прогресс каждый день

Отслеживание прогресса — мощный инструмент. И не только для того, чтобы поддерживать нашу мотивацию и продуктивность.

Когда вы отслеживаете свой прогресс, вы естественным образом становитесь более целеустремленным в своей работе. Что может создать тот смысл, который многие из нас ищут в своей повседневной работе. Вы также лучше понимаете ценность, которую создаете, и можете показать своему начальнику или руководителю команды результаты своих ежедневных задач.

Вот 5 способов разорвать круг краткосрочной занятости и начать правильно отслеживать свой прогресс:

1. Разбивайте большие задачи на более мелкие части и визуализируйте их

Когда Джоселин К. Глей запускала свой первый подкаст, Herry Slowly , она поняла, что слишком много движущихся частей, чтобы обрабатывать их одновременно. Ей нужно было записывать и редактировать интервью. Найдите спонсоров и создайте сайт. Темы исследования. Найти музыку…

Итак, чтобы отслеживать свой прогресс на пути к конечной цели — запуску подкаста, она обратилась к одному из лучших навыков управления проектами: управлению задачами.

На практике это означало, что она разбивала каждую отдельную задачу на мельчайшие кусочки, а затем отображала их визуально:

«Я купил рулон крафт-бумаги шириной 4 фута и составил план всего, что мне нужно сделать в течение следующих двух месяцев, чтобы выйти на рынок. И я встроил «трекеры прогресса» для всех ключевых элементов».

Документ Джоселин стал картой к конечной цели проекта. И в качестве приятного побочного эффекта это дало ей множество маленьких задач, которые она вычеркивала каждый день. Это означает, что она получила заряд мотивации, «завершив» небольшую часть проекта.

«Список» прогресса подкаста Джоселин К. Глей

Когда вы сталкиваетесь с большим проектом, ваш первый шаг должен состоять в том, чтобы разбить его на более мелкие цели. Затем разбейте эти цели на более мелкие задачи. Чем больше у вас шансов почувствовать, что вы «закончили» часть дела, тем больше мотивации вы получите от своего прогресса.

Установите ежедневные квоты и начинайте каждый день с нуля

Есть причина, по которой вы можете помнить первый шаг большого путешествия, а не 37 568-й. Чем ближе вы подходите к середине проекта, тем труднее его измерить. В этой туманной средней зоне финишная черта все еще слишком далека, чтобы ее увидеть. В то время как то, что казалось таким ясным в начале, вдруг становится нечетким и неопределенным.

Чтобы справиться с этим, генеральный директор LauchDarkly Эдит Харбо использует технику, которую она освоила во время велопробега протяженностью 3360 миль в Национальный парк Глейшер:

«Как для езды на велосипеде, так и для разработки программного обеспечения измерение жизненно важно — наблюдение за видимым прогрессом мотивирует. Ощущение, что у вас впереди 80% работы, делает ежедневный вклад в достижение цели незначительным».
«Как только вы определите направление, начинайте каждый день с чистого листа. Начинать каждый день с нуля повышает концентрацию команды, создает конкретное чувство выполненного долга и движения вперед, а также помогает предотвратить самоуспокоенность. ”

В вашей собственной работе, вместо того, чтобы просто следить за общим прогрессом в проекте, устанавливайте меньшие дневные квоты.

Если ваша цель особенно сложна, квота может быть легче достигнута, чем цель. Например, если вы пишете книгу, вы можете изменить свой прогресс с «написать главу» на «написать 1000 слов».

Используйте RescueTime для отслеживания прогресса в достижении конкретных целей и проектов

Одна из самых сложных частей отслеживания прогресса — активное его отслеживание. Большинство методов требуют от вас осознания того, над чем вы работаете, когда и как долго. Тем не менее, вы слишком легко забываете отслеживать и в любом случае теряете преимущества отслеживания своего прогресса.

RescueTime работает в фоновом режиме, то есть автоматически отслеживает ваш ежедневный прогресс. Вы даже можете устанавливать ежедневные цели и получать оповещения, когда вы их достигнете. Например, у меня есть цель RescueTime: тратить 3 часа каждый день на написание.

Каждый день я вижу, достиг ли я этой цели, или получаю заряд мотивации, когда получаю всплывающее уведомление о том, что я достиг цели. Я также могу оглянуться назад на более длительный период времени, чтобы увидеть, как часто я достигал этой цели и добился прогресса.

Мои ежемесячные успехи в письме отслеживаются в RescueTime

Полосы — невероятно мощные психологические инструменты. Чем дольше мы поддерживаем один, тем больше мы чувствуем давление, чтобы не отставать от него. Увидев полосу своей продуктивности в RescueTime, я больше мотивирован продолжать работу и достигать своей цели на день.

Хотите начать отслеживать свои успехи с помощью RescueTime? Создайте свой бесплатный аккаунт прямо сейчас.

Отслеживайте свои показатели в календаре

Если вы предпочитаете отслеживать свой прогресс вручную, вы можете отслеживать его в своем календаре.

Идея проста. Выберите метрику (или две), которая имеет смысл для вас, а затем отследите, сколько дней вы достигли ее.

Например, это может быть написание определенного количества слов, выполнение ряда коммерческих звонков или исправление ряда ошибок. Ваш календарь становится большим визуальным напоминанием о вашем прогрессе (а также привносит силу полос).

Делайте записи в дневнике по 5 минут в день

Вы также можете совмещать преимущества отслеживания своего прогресса с ежедневными рефлексивными записями. Собственно, именно так и поступили участники исследования Терезы Амабиле.

В конце каждого дня выделяйте несколько минут, чтобы написать о том, над чем вы работали. Обязательно отмечайте как свои «маленькие победы», так и любые неудачи.

В конце месяца пролистайте свои заметки и посмотрите, как далеко вы продвинулись. Удивительно, какую ясность вы получаете, видя прогресс, которого вы достигли за более длительный период.

Чтобы получить максимальную отдачу от этого подхода, попробуйте перейти на аналог и использовать бумажный блокнот, а не текстовый документ или телефон.

Если вы используете RescueTime, вы также можете использовать нашу ежедневную функцию Highlights, чтобы записывать свои достижения каждый день. Или используйте этот отличный хак, который автоматически отслеживает любую карточку Trello в списке «сделано» в ваших ежедневных основных моментах.

Отслеживание прогресса — самый простой способ избавиться от чувства перегруженности большими проектами.

Имея систему измерения прогресса, вы всегда будете знать, что движетесь в правильном направлении. Независимо от того, насколько большой или сложный проект.

Вместо того, чтобы чувствовать себя подавленным, вы почувствуете уверенность, что, по крайней мере, движетесь в правильном направлении. Как пишет автор Тереза Амабиле в своем эссе HBR Сила маленьких побед , прогресс создает положительную петлю обратной связи:

«Чем чаще люди испытывают это чувство прогресса, тем больше вероятность того, что они будут продуктивно работать в долгосрочной перспективе. Пытаются ли они разгадать главную научную загадку или просто производят высококачественный продукт или услугу».

Чем больше вы чувствуете прогресс. Тем более вы мотивированы и продуктивны. И тем больше вы видите прогресс. И так далее.

Это также невероятный способ заставить замолчать внутреннего критика, избавиться от прокрастинации и просто начать работать. Как объясняет автор Джеймс Клир:

«Если вы хотите обобщить привычки успешных людей одной фразой, то вот она: успешные люди начинают до того, как почувствуют себя готовыми».

Когда вы разрешаете себе сосредоточиться на прогрессе, а не на совершенстве, вы становитесь более продуктивным, чем когда-либо.

Имеется ли у вас система отслеживания прогресса? Что работает для вас? Дайте нам знать в комментариях или в Twitter.

Джори Маккей

Джори Маккей — писатель, контент-маркетолог и редактор блога RescueTime.

Подписаться на новые сообщения

Поиск в этом блоге

Поиск в блоге

Полное руководство по отслеживанию и документированию прогресса

В нашей повседневной жизни легко зайти в тупик и почувствовать, что мы не движемся вперед. Вы увязаете в мелочах каждого проекта, не осознавая, как многого вы достигли с тех пор, как начали. Со временем это может невероятно обескураживать и деморализовать вас и других членов вашей команды, которые чувствуют то же самое.

Для большинства менеджеров проблема не в том, добиваетесь вы прогресса или нет. Проблема в том, отслеживаете ли вы прогресс и можете ли сказать, когда вы чего-то достигли. Узнав, как отслеживать каждую веху и прогресс достижения, вы сможете определить, когда вы достигли чего-то стоящего.

Иногда все, что вам нужно, — это наглядный и четкий способ увидеть, чего вы достигли на работе, чтобы избавиться от чувства неполноценности или отсутствия собственной ценности. С помощью правильных инструментов отслеживания прогресса вы можете мгновенно получать актуальную информацию о том, что делают все в вашей команде, и о том, как далеко вы продвинулись в отношении статуса вашего проекта.

Проблема достижения прогресса

Существует распространенная проблема, которую многие социологи называют склонностью к завершению. Когда вы достигаете цели или задачи, ваш мозг загорается от счастья, когда дофамин проникает во все цепи. Из-за этой предвзятости ваш мозг естественным образом настроен на то, чтобы любить ставить цели и завершать список дел.

В одном примечательном исследовании ученые из Гарварда наблюдали за эмоциями участников более четырех месяцев. Исследователи обнаружили, что для того, чтобы почувствовать прогресс, нужно как можно чаще заниматься осмысленной работой. Когда люди чувствуют, что работают над чем-то важным и целеустремленным, это оказывает большое влияние на их производительность.

Из-за склонности к завершению люди, естественно, хотят выполнить цель и получить еще одну дозу дофамина. Когда вы научитесь эффективно отслеживать прогресс, вы сможете использовать эту силу для совместной работы. Вместо того, чтобы получать выброс дофамина только в конце долгого и напряженного проекта, члены вашей команды получают мини-дофамины по мере достижения каждой вехи.

Если вы хотите чувствовать, что достигли чего-то, вы должны документировать прогресс и отслеживать продвижение к своей конечной цели. В противном случае небольшие постепенные изменения, которые вы вносите каждый день, будет почти невозможно увидеть. Когда вы чувствуете, что не прогрессируете, вы легко можете впасть в уныние и уныние.

Создание визуальных планов

Если вам нужно научиться чувствовать прогресс, лучшее, что вы можете сделать, это начать визуализировать свои цели. Запишите свои самые большие стремления, карьерные цели, социальные желания и другие цели, которых вы хотите достичь. Затем разбейте их на более мелкие, более управляемые части.

Каждая цель должна быть разделена на измеримые вехи. Помимо того, что этот метод делает ваш список дел менее громоздким, вы можете получить дозу дофамина, достигая каждой отдельной маленькой цели. Он также дает вам пошаговое руководство по достижению основных целей, чтобы вы непреднамеренно не отстали и не потеряли контроль над тем, где вы находитесь в процессе.

Такой метод отслеживания прогресса можно использовать с помощью простого листа бумаги или с помощью современного инновационного приложения. Некоторым людям даже нравится использовать стикеры Post-It для документирования прогресса. Они могут просто удалить каждую заметку Post-It, когда завершат этап процесса.

Еще один способ визуально отслеживать свой прогресс — создать визуальную дорожную карту на неделю или временную шкалу, пока ваш проект не будет завершен. Организуйте его, назначив каждой остановке на «дороге» индивидуальный крайний срок, чтобы вы могли легко видеть, всегда ли вы на правильном пути.

Этот тип диаграммы идеально подходит для того, чтобы дать вам выброс дофамина после завершения каждого пункта в вашем списке дел. Помимо поощрения к выполнению большего количества задач, это также дает некоторое поощрение, показывая вам, какого прогресса вы добились с первого дня работы.

Независимо от того, как вы решите отслеживать свои успехи, постарайтесь сосредоточиться на повседневных целях, а не на общей картине. Если вы начинаете 1000-дневный проект, общий прогресс будет слишком пугающим и ошеломляющим. Сосредоточившись на одном дне, вы можете почувствовать, что ваш вклад и достижения стоят того.

Как отслеживать ход выполнения ваших планов

Существует множество способов документирования хода выполнения. Правильный вариант зависит от того, что лучше всего подходит для вас. Если вы управляете командой, вам также следует подумать о том, что лучше всего работает для всех членов вашей команды в целом.

Если вы имеете дело только со своими собственными целями, вы можете попробовать что-то простое, например вести дневник каждый день. Потратьте пять минут на размышления о том, что вы сделали и что вам нужно сделать дальше. Потратьте несколько дополнительных минут, чтобы также отметить неудачи или мини-победы, которые вы испытали.

Когда вы чувствуете себя подавленным или в конце каждого месяца, вернитесь к своим заметкам. Это шанс увидеть прогресс, которого вы достигли, и неудачи, которые вы преодолели на этом пути.

Если вы хотите быть более организованным и минималистичным, подумайте о покупке календаря, чтобы держать его на рабочем столе. Разделите свои основные цели на более мелкие, более выполнимые этапы, которые вы отметите в календаре. Чтобы эта система работала хорошо, она должна быть ограничена двумя показателями, чтобы не стать властной и напряженной. Держите календарь в удобном месте возле рабочего стола, чтобы в течение дня у вас было визуальное напоминание о том, что вам нужно сделать.

Еще один простой вариант — сетка Post-It. Если вы имеете дело со смехотворным объемом работы, вы всегда можете использовать эту систему, чтобы разбить ее на рабочие части.

Все, что вам нужно сделать, это разделить свой проект на небольшие задачи. Напишите эти задачи на стикерах Post-It и разместите их на стене в виде сетки. По мере выполнения каждой задачи вы можете снимать заметку Post-It со стены до тех пор, пока ваша стена снова не станет полностью пустой.

Средства отслеживания прогресса

Традиционно люди использовали базовые тактики, подобные упомянутым выше, для отслеживания прогресса в выполнении различных заданий или работ. Хотя для некоторых эти традиционные варианты по-прежнему являются отличной идеей, существуют недавно созданные платформы, помогающие отслеживать прогресс и ставить цели. Следующие инструменты отслеживания прогресса — полезный способ организовать ваши собственные проекты, а также то, над чем работают члены вашей команды.

Teamweek

С помощью Teamweek вы можете организовать свой список дел и составить контрольные списки продуктивности с помощью простой функции перетаскивания. Teamweek упрощает планирование членов вашей команды и делегирование различных задач. Благодаря инновационной платформе вы можете сотрудничать в режиме реального времени и получать немедленные обновления о прогрессе членов вашей команды.

Когда дело доходит до инструментов отслеживания прогресса, Teamweek является отличным визуальным помощником. Начните с определения ваших основных целей, а затем разбейте эти основные задачи на более выполнимые.

Выполняя каждую задачу, вы можете вычеркнуть ее из своего виртуального контрольного списка. Поскольку члены вашей команды делают то же самое для своих назначенных задач, вы можете увидеть изменения, как только они произойдут. Когда вы все сделали, вы можете сделать шаг назад и полюбоваться своим прогрессом.

Toggl

Toggl — это полезный инструмент, который вы можете интегрировать для отслеживания времени. Что еще более важно, он запоминает отслеженное время, так что вам никогда не придется. Обнаружение бездействия, уведомления и напоминания об отслеживании помогут вам не отвлекаться от задачи, независимо от того, что вы делаете.

С помощью Toggl вы также можете делать полезные вещи, например отслеживать, сколько вы зарабатываете в час. Вы можете разбить свой рабочий день в соответствии с вашими клиентами, проектами и задачами. Затем вы можете проверить, какие проекты и задачи приносят вам деньги.

Инструмент отслеживания прогресса можно синхронизировать между несколькими платформами. Вы можете использовать его на планшете, смартфоне или в браузере компьютера. Независимо от того, какое устройство вы используете, Toggl немедленно синхронизирует его с другими вашими устройствами, поэтому вы можете мгновенно проверить свой прогресс, где бы вы ни находились.

Trello

Trello — это гибкий и бесплатный способ организации списка дел. Его можно интегрировать в более чем 100 других приложений и предлагать различные способы организации ваших задач. Вы можете использовать карточки, доски и списки дел, чтобы отслеживать текущие проекты простым и понятным способом.

Эта платформа поможет вам работать в команде и организовывать свои побочные проекты. Просматривая свои задачи, вы можете просматривать детали, оставлять комментарии или добавлять вложения. Если вам нужен способ сотрудничать с вашей командой, Trello — еще один хороший вариант для тестирования.

WorkOtter

WorkOtter также помогает отслеживать прогресс в Интернете с помощью облачной платформы, которая предлагает настраиваемые обзоры проектов и возможность объединять несколько разных проектов на одной панели.

Если вам нужна помощь в управлении своим временем или составлении расписания членов команды, WorkOtter может вам помочь. Эта платформа SaaS предлагает инструменты управления портфелем, планирования, управления ресурсами и временем для отдельных лиц, команд и предприятий.

ClickUp

Для небольших групп ClickUp — это облачное решение, которое идеально подходит для управления задачами и повышения производительности. Вы можете использовать панель инструментов для отслеживания своего прогресса, просмотра задач и создания диаграмм Ганта. В каждой задаче вы можете создавать подзадачи, сотрудничая с членами вашей команды в режиме реального времени.

Хотя для использования некоторых функций требуется обновление, в бесплатном плане все еще есть ряд опций. Эта программа предлагает отслеживание времени, переупорядочивание задач с помощью перетаскивания и другие параметры управления задачами в базовой версии.

Отслеживание прогресса и успеха вашей команды

Человеческий мозг естественным образом запрограммирован на отслеживание прогресса и достижение каждой цели. Ваш разум наслаждается внезапным выбросом дофамина всякий раз, когда вы достигаете очередной цели. Делая свои цели наглядными и легко отслеживаемыми, вы можете использовать эту врожденную естественную склонность достигать еще большего на работе.