Касса онлайн какие документы вести: Какие документы нужно вести по онлайн-кассе?

пошаговая инструкция по применению, как пробивать чеки, закрывать смену

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.

Что такое онлайн-касса

Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.

В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Настройка онлайн-кассы

Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:

1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.

Реестр ККТ на сайте ФНС

2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.

Реестр фискальных накопителей

3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.

Что такое ОФД

4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.

Форматы ФД — в приложении № 2 к приказу ФНС от 14.09.2020

К фискальным документам относят:

• отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
• отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
• отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
• кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
• кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
• отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
• отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
• отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.

Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».

Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.

Как оформлять кассовые чеки

Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.

Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.

Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:

1. Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
2. Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.

Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:

1. Формирует отчет о начале новой смены.
2. Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
3. К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
4. Формирует отчет о закрытии смены.

Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.

Как открыть рабочую смену

Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.

Что еще нужно купить, кроме кассы

Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:

• в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
• автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.

Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.

Loading…

Так выглядит чек об открытии смены. Его нужно выбивать в начале рабочей смены перед тем, как начать расчеты с покупателями

Как выдавать чек покупателю

О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.

Все про кассовый чек

Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:

• если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
• если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
• если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.

Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.

Как интернет-магазинам выбивать чеки

Loading…

Так выглядит чек, когда клиент оплачивает покупку

Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.

Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.

Как оформить чек коррекции

Как закрыть рабочую смену

После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.

Как применять ККТ — ст. 4.3 закона № 54-ФЗ

Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:

• о количестве пробитых чеков за смену;
• о количестве непереданных фискальных документов;
• суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.

Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.

Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.

Loading…

Так выглядит отчет о закрытии смены. Смену нужно закрыть не позднее, чем через сутки после открытия. Если этого не сделать, онлайн-касса перестанет формировать кассовые чеки

Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.

Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.

Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.

ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ

Кассовая дисциплина у ИП

У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.

ИП не нужно:

• оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
• вести кассовую книгу;
• устанавливать лимит остатка наличных.

Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.

Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.

Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.

Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.

Лимит расчетов наличными — в п. 4 указания № 5348-У

Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.

Штрафы за неправильную работу с онлайн-кассой

Что делать кассиру, если возникли проблемы

Разобрали, что делать в самых частых случаях:

• сломалась касса или отключили электричество;
• отключили интернет;
• сломался фискальный накопитель.

Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.

Штрафы за работу без ККТ

Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.

Что делать, если кассовый чек не был пробит

На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.

Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.

Перерегистрация ККТ

Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.

Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:

• из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.

Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.

Перерегистрация кассы из-за замены накопителя

Loading…

Учет операций по онлайн-кассе — Азбука бухгалтера

Кассовые операции в организации не сводятся только к операциям по онлайн кассе. Их круг шире, но сегодня главной нашей темой будет бухгалтерский учет операций онлайн кассы.

Содержание статьи:

1. Учет операций по онлайн кассе в 2022 году

2. Учет операций по онлайн кассе

3. Онлайн касса для разовой операции

4. Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций

5. Операция внесение денег в онлайн кассу

6. Онлайн касса расходные операции

7. Онлайн касса отмена операции

8. Бухгалтерский учет операций онлайн кассы

1. Учет операций по онлайн кассе в 2022 году

Изменения в работе с онлайн кассами в текущем году:

1. Официально закончен переход на формат фискальных данных ФФД 1. 2 (особенно для тех, кто торгует маркированным товаром).
2. Изменилась форма заявления для снятия с учета и регистрации онлайн кассы через личный кабинет ККТ на сайте ФНС РФ (сам кабинет тоже изменился).
3. Проверки по онлайн кассам с марта 2022 года теперь только внеплановые.
4. Добавились и еще добавятся новые маркированные товары, которые «пробивать» по онлайн кассе нужно с соблюдением соответствующих правил.
5. Закончилась отсрочка для дистанционной торговли (курьеры, почта и т.п.) в отношении не указания кода маркировки в чеке (20 апреля).
6. Продлен срок компенсации комиссии банков при использовании системы быстрых платежей (СБП) до 01.07.2022 (субъекты из реестра МСП).
7. Действует временное разрешение не печатать бумажные чеки в некоторых случаях.
8. Снижена комиссия за эквайринг для социально значимых товаров и услуг.
9. Рассматривается вопрос о снятии льготы (работа без онлайн касс) на рынках. Преференции останутся лишь для ИП на ЕСХН с торговой точкой менее 15 кв. м.

2. Учет операций по онлайн кассе

Большинство расчетов наличными и электронными средствами платежа проводится сегодня через онлайн кассы, установленные в торговых залах и местах непосредственного оказания услуг, либо, наоборот, расположенных удаленно.

Следует различать «кассу организации» и «онлайн кассу».

Касса организации — это совокупность всех операций, связанных с движением наличных средств, иногда — денежных документов.

Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника или ККТ, контрольно-кассовая машина или ККМ) — это соответствующее оборудование для кассовых операций в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Операции по онлайн кассе — часть кассового учета.

Напомним, что в Законе № 54-ФЗ содержится и перечень тех, кто онлайн кассу может по-прежнему не применять (п. 2, 2.1, 3 статьи Закона № 54-ФЗ).

В организациях сегодня часть кассовых операций осуществляется с применением ККТ (расчеты за товары, работы, услуги, возврат денег при возврате товара и т. п.).

Некоторые кассовые операции под применение ККТ не попадает (выдача зарплаты, денег в подотчет, поступление займа, оплаты уставного капитала и т.п.).

Особые правила учета действуют по операциям, связанным с реализацией в розницу товаров, работ, услуг, оплаченных банковской картой.

Основной нормативный документ, регламентирующий порядок кассовых операций — Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

3. Онлайн касса для разовой операции

Существуют организации и ИП, которые не осуществляют розничных продаж, работают только с юридическими лицами и ИП. Если им вдруг понадобиться провести разовую операцию реализации физлицу, связанную с расчетом наличными или электронными средствами платежа, применять онлайн кассу они обязаны. Им нужна онлайн касса для разовой операции.

Онлайн касса для разовой операции может быть:

• куплена и оформлена на продавца. Минус — значительные затраты.
• взята в аренду «на 1 день». Такую услугу предлагают многие операторы, стоимость значительна, но все равно меньше, чем покупка онлайн-кассы на организацию или ИП. Большая стоимость обусловлена тем, что продавец даже при аренде онлайн-кассы «на 1 день» должен приобретать фискальный накопитель на себя, в собственность.
• Привлечения агента по продаже физлицу. Продавец в такой сделке является принципалом. В случае, когда агент действует от своего имени, хоть и за счет принципала, онлайн касса для разовой операции принципала используется та, которая оформлена на агента. Об этом говорилось в Письмах Минфина РФ от 12.03.2021 № 03-00-03/17554, от 04.07.2018 № 03-01-15/46377. Минус — сложности с поиском агента, который согласится на проведение такой операции.

4. Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций

С 2017 года, после внесения изменений в Закон № 54-ФЗ, стало необязательным применение около 10 документов, которыми раньше оформлялись операции по онлайн кассе. Например:

• акты КМ-1-КМ3, КМ-9, касающиеся снятия показаний денежных счетчиков, перемещения ККМ и т.п.
• журналы КМ4, 5, 8 (журнал кассира-операциониста и аналогичные),
• отчеты-справки КМ6, 7.

Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций сегодня требует обязательного оформления следующих документов по работе с ККМ:

• отчеты об открытии и закрытии кассовой смены,
• отчеты о закрытии фискального накопителя,
• кассовые чеки, в т.ч. чек коррекции,
• некоторые другие.

Онлайн кассы порядок ведения кассовых операций предполагает следующее «взаимодействие» онлайн кассы с кассой организации:

• кассир в начале дня (смены) получает по РКО разменные деньги из кассы организации, в строке «основание» указывается информация по разменному фонду.

При удаленности кассы организации и онлайн кассы допускает использование рекомендованного ранее методологами механизма передачи разменного фонда через выдачу денег в подотчет кассиру, например, на 1 месяц. Нормативными документами этот процесс не регламентируется, но и запрета на него нет.

• в течение дня осуществляются операции по онлайн кассе,
• в конце смены кассир создает отчет о ее закрытии, сдает по приходному ордеру наличные денежные средства в кассу организации.
• отдельным приходным ордером оформляется возврат остатка разменной монеты.

Отчет о закрытии смены — обязательный документ, оформляется не позднее 24 часов после открытия смены.

Все операции, оформленные РКО и ПКО, отражаются в кассовой книге. В нашем случае в кассовую книгу попадет один РКО и два ПКО.

Каждый чек отражать в кассовой книге не нужно. РКО оформляется только общая сумма за день (смену). Такой порядок предусмотрен статьей 1.1 Закона № 54-ФЗ п. 4.1 Указания № 3210-У.

Форматы и реквизиты фискальных кассовых документов должны соответствовать требованиям, установленном в Приказе ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

5. Операция внесение денег в онлайн кассу

Операция внесение денег в онлайн кассу всегда осуществляется только после открытия смены.

Внесение разменной монеты в начале дня обсудили выше.

Операция внесение денег в онлайн кассу в современных аппаратах возможна и в течение смены.

Отметим, что это операция внесение денег в онлайн кассу не является фискальной (не требует пробития чека). Она так и называется «внесение денег». Существует и обратная операция «выемка (выдача) денег».

Не следует путать такие операции по внесению денег с классическим поступлением денег в онлайн кассу, связанных с получением оплаты за товары, работы, услуги, в том числе получения авансов и предоплат.

При проведении каждой операции поступления денежных средствах в виде расчетов создается кассовый чек (бумажный или электронный).

6. Онлайн касса расходные операции

Онлайн касса расходные операции не так часто используются.

Это такие операции, как:

• возврат денег за возвращенный товар,
• выдача денежных средств за товар, принятый на комиссию,
• выдача выигрышей,
• оплата вознаграждения по агентским договорам,
• оплаты закупок от населения,
• некоторые другие случаи.

Пожалуй, только первая из перечисленных достаточно распространена.

Возврат денег при возврате товара зависит от 2-х моментов: даты возврата товара (в тот же день, либо в течение 14 дней, установленных на возврат товара) и способа возврата денег (наличные или безналичные).

Бухгалтерские проводки (онлайн касса расходные операции):

• Дебет 76 (60) Кредит 50 — при возврате наличных денег,
• Дебет 76 (50) Кредит 57 — если суммы должны быть возращены на банковскую карту.

7. Онлайн касса отмена операции

Онлайн касса отмена операции может быть произведена до печати чека и отправки данных в ФНС, если кассир заметил ошибку в процессе формирования чека. Многие ККМ позволяют «сделать шаг назад» и вернуться, например, к формированию списка товаров.

Если чек пробит, то отменить операцию можно как сразу после первоначального формирования чека, так и по истечению какого-то времени. Но это уже делается путем создания документов коррекции.

При формате фискальных данных ФФД 1.05 оформляется возврат прихода и новый чек на приход, при форматах ФФД 1. 1 и 1.2 — пробивается чек коррекции.

При этом кассир должен выбрать один из 2-х возможных признаков расчета:

• коррекция прихода,
• коррекция расхода.

Онлайн касса отмена операции может проводиться как по инициативе работника, при самостоятельно обнаруженной ошибке (тип коррекции «самостоятельная операция), так и по требованию ФНС РФ (тип коррекции «по предписанию»). Нужно указать документ-основание и его номер (бухсправка, объяснительная кассира, предписание и т.п.).

Проводки же корректируются, как правило, в соответствии с бухгалтерской справкой, либо на основании фискальных документов. Допустимо как сторнирование неверной записи и создании новой, так и отражение разницы. Например, если изначально сумма была пробита меньше, чем требуется.

8. Бухгалтерский учет операций онлайн кассы

Бухгалтерский учет операций онлайн кассы подразумевает отражение по счетам учета различных расчетов с контрагентами.

Учет операций по онлайн кассе ведется по правилам кассового учета, который можно разделить на обычный (базовый) и упрощенный.

При базовом учете оформляются ПКО и РКО, ведется кассовая книга, устанавливается лимит кассы.

При упрощенном учете можно не устанавливать лимит кассы. ИП могут не вести кассовую книгу, не создавать ПКО и РКО.

Типовые операции по онлайн кассе приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Типовые проводки при расчетах электронными средствами платежа приведены в таблице 2.

Таблица 2.

Мы с вами рассмотрели учет операций по онлайн кассе, внесение денег в онлайн кассу, расходные операции, некоторые другие важные моменты. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Подробнее про онлайн-кассы и операции с денежными средствами смотрите в нашем мастер-классе

Наши курсы

Консультации

Приобрести программы 1С

Подписывайтесь на наш телеграм

Группа вконтакте

Наш канал на яндекс-дзен

Рутюб канал

Учет операций по онлайн-кассе

Что такое первичные документы… и зачем они нужны моему бизнесу?

Время считывания: 3 минуты

В финансовой операции все зависит от бумажного следа.

Как владелец малого бизнеса, всякий раз, когда вы совершаете транзакцию — даже такую ​​незначительную, как покупка коробки ручек для своего бизнеса — квитанция об этой транзакции и любая подтверждающая документация становятся так называемыми первичными документами. Эти оригинальные документы, в свою очередь, становятся важной частью бумажного следа, которому следует ваш бухгалтер для создания точных налоговых деклараций и других видов финансовой отчетности для вашего бизнеса.

Если вы хотите понять важность бумажного следа для владельца бизнеса, этот краткий учебник для вас. И если улыбка вашего бухгалтера или бухгалтера становится немного натянутой, когда вы говорите им, что у вас нет документации по всем вашим сделкам, вам следует начать читать. Прямо сейчас.

Почему первичные документы так важны?

Первичные документы детализируют основные факты транзакции — сумму, дату, получателя платежа и цель. Без этой информации, подтверждающей ваши бизнес-транзакции, ваш бухгалтер не будет иметь полной финансовой картины, необходимой для доказательства того, что вы заработали каждую часть возмещения налога или имеете право на получение кредита для малого бизнеса. Работа вашей финансовой команды заключается в том, чтобы все, что вы сообщаете правительству и другим учреждениям, было тщательно подтверждено доказательствами, особенно в случае налоговой проверки, когда следы ваших транзакций должны быть безупречно задокументированы.

Какие первичные документы я должен хранить?

 Common source documents include:

• Proof of both purchases and expenses, such as:

  • Cash register receipts

  • Credit card receipts

  • Electronic receipts for online purchases

  • Receipts расходы на поездки, транспорт, развлечения и подарки (включая квитанции, предоставленные вашими сотрудниками для возмещения расходов)

• Покупка и продажи счетов

• Кредитная документация для возврата клиентов

• Книги для получения и кассовые рецензии (для доказательства продаж денежных средств)

• Банк и кредитные карты

• Банк и кредитные карты

• 700027

  Банк и кредитные карты

• 7. чеки и чековые журналы

• Депозитная информация для продажи за наличный и безналичный расчет

• Карты рабочего времени сотрудников

• Отчеты по заработной плате

• Налоговые записи налоговых работ

• Арендные и контракты

• Доказательства продажи или утилизации активов (ы)

• Налоговые декларации. Я делаю цифровые копии?

  Это зависит. После того, как информация занесена в соответствующий бухгалтерский журнал (что должно быть сделано как можно скорее после совершения операции), первичные документы должны быть подшиты, чтобы их можно было легко найти в случае необходимости. Некоторые бухгалтеры предпочитают управлять документами для своих клиентов, что можно легко (и в цифровом виде) сделать через онлайн-портал, который вы используете для связи с фирмой. Таким образом, ваша финансовая команда будет иметь всю необходимую информацию, надежно хранящуюся в облаке, доступную в один клик. Это также гарантирует, что они готовы предоставить вам более содержательную информацию о вашем бизнесе в любое время.

  Если вы предпочитаете управлять, хранить, фотокопировать или оцифровывать оригиналы самостоятельно, вам все равно следует проконсультироваться со своим бухгалтером или бухгалтером, чтобы убедиться, что любые копии соответствуют стандартам информации и разборчивости любых агентств, которым может потребоваться их просмотр.

  Как долго мне нужно хранить все эти документы?

  Правила хранения документов различаются. Как правило, IRS рекомендует сохранять финансовые отчеты, необходимые для подачи налоговых деклараций и возможных проверок, на срок до семи лет. Некоторые документы следует хранить дольше, чем другие, как показано в этом графике IRS:

  • Финансовые записи должны храниться от трех до шести лет.

  • Учетные записи по налогу на прибыль должны храниться не менее четырех лет после того, как налог причитается или уплачивается.

  • Если вы забыли или пренебрегли подачей налоговой декларации (надеемся, что этого никогда не произойдет, поскольку не подавать и не платить налоги незаконно), храните свою финансовую отчетность на неопределенный срок.

  • Разрешения на ведение бизнеса, действующие договоры аренды и сертификаты акций должны храниться бессрочно.

   Мы знаем, что уже говорили об этом, но ваша финансовая команда может стать вашим лучшим другом в этом очень важном аспекте владения бизнесом. Если вы хотите быть уверены, что ваши исходные документы находятся там, где они должны быть, просто заполните контактную онлайн-форму или позвоните нам. Мы здесь, чтобы помочь!

   

  КОНФИГУРАЦИЯ КАССЫ / КАССОВОГО ЖУРНАЛА: Подробное обсуждение:

  Здравствуйте, ребята,

  Что касается SAP Utilities, настройка кассы является одной из основных задач. Итак, давайте подробно обсудим конфигурацию кассы и посмотрим, что можно сделать с помощью простой настройки, не обращаясь к техническому консультанту… Без долгих вступлений давайте перейдем непосредственно к узлам SPRO.

  Желаю вам приятного чтения !!

  Для работы кассовой книги необходимо активировать кассовую книгу. Если кассовая книга не активирована, то доступ к кассе возможен с tcode: FPCD.

  Если активирована Кассовая книга, то tcode — FPCJ.

  Первым шагом в настройке Кассы/Кассовой книги является переход к узлу IMG, как показано ниже:

  Войдите в область приложения (Область приложения: R, обозначает Utility)

  Нажмите Enter.

  После нажатия Enter появится следующий экран:

  Я собираюсь обсудить каждую часть экрана отдельно, чтобы лучше понять функциональность каждой из областей экрана.

  Часть экрана 1:

  Здесь мы видим область приложения как «Коммунальное предприятие», как указано на начальном экране.

  Ниже расположен флажок для активации кассовой книги. Если кассовая книга активирована, то мы можем получить доступ к кассе по tcode FPCJ, а если нет, то мы можем получить доступ к ней по tcode FPCD.

  Если кассовая книга активирована, то FPCD не будет работать и отобразит следующее сообщение:

  С другой стороны, если кассовая книга не активна, то tcode FPCJ покажет сообщение

  Разница между FPCD и FPCJ можно продемонстрировать на экране, который открывается при вводе tcodes:

  Экран FPCD:

  Экран FPCJ:

  На этом экране помимо Кассы доступны некоторые более сложные опции, которые являются кнопками при условии:

  Эта функция становится доступной, если установить флажок Активировать кассовую книгу. Более подробное объяснение всех параметров заставит блог отклониться от основного содержания. Итак, переходим к этапам настройки кассы. Я попытаюсь объяснить функциональность всех кнопок в каком-нибудь другом блоге.

  Часть 2 экрана:

  В этой части экрана представлены общие атрибуты, общие как для Кассовой книги, так и для кассы. Список доступных опций и их функций:

  1. Флажок: Возможна переплата Онлайн: Если этот флажок установлен, это означает, что платеж на сумму, превышающую сумму к получению, с контокоррентного счета или делового партнера может быть взят из кассы. Если вы хотите запретить снятие переплаты с кассы, снимите этот флажок.
  2. Флажок: Показать поле ввода для штрих-кода: Если счет-фактура, отправленная деловому партнеру, содержит штрих-код, напечатанный поверх него, и содержит информацию об открытых позициях, подлежащих очистке, то сканер штрих-кода может использоваться для приема платежей в кассе.

  Этот параметр ввода штрих-кода становится видимым при установке флажка:

  1. Флажок: Отобразить акт клиринга кассы: При приеме платежа в кассе запись журнала проводится по созданному платежному документу:

  Если этот флажок установлен, расчетный счет кассы отображается на экране кассы.

  На следующем экране показан платежный документ, проведенный платежом, полученным через кассу

  1. Поле ввода: Количество дней для платежа по карте: Количество дней, добавляемое к дате платежа для определения даты валютирования для Платежей по карте. Это значение не будет учитываться, если дата валютирования не будет введена в систему вручную.
  2. Поле ввода: Количество дней для оплаты чеком: То же, что указано выше для оплаты чеком.

  Часть экрана 3:

  Если выбрана «Автоматическая печать», квитанция будет автоматически распечатана, как только платеж будет отправлен.

  Если выбрано «Подтвердить печать», появится следующее всплывающее окно для печати платежной квитанции.

  Печать чеков недоступна, если выбран переключатель «Не печатать».

  Часть экрана 4:

  Эта часть экрана обеспечивает настройку только для Кассовой книги, когда кассовая книга активирована.

  1. Флажок: Роли пользователей: Эта функциональность обеспечивается реализацией кассовой книги. Иллюстрация: Предприятие может быть разделено на подразделения. В каждом офисе может быть несколько инкассаторов, несколько финансовых менеджеров и один менеджер отдела. Таким образом, если этот флажок установлен, в системе могут быть установлены три разные роли, и инкассатору, финансовым менеджерам и руководителям подразделений могут быть назначены роли, чтобы пользователи имели разный уровень полномочий. Об этом будет подробно рассказано в другом узле настройки кассы.
  2. Флажок: активировать закрытие кассы: если этот флажок установлен, функция закрытия кассы становится активной в кассовой книге. Записи размещаются в таблице DFKKCJC, если этот флажок установлен.
  3. Флажок: Частичное снятие невозможно Возможно: После сбора платежей в кассе необходимо снять сумму из хранилища кассы и перевести в банк. Эта деятельность по изъятию денег из хранилища кассы называется «снятие». Если этот флажок установлен, пользователь обязан снять всю сумму, находящуюся в хранилище кассы.
  4. Флажок: Снятие отрицательной суммы: Если этот флажок установлен, отрицательная сумма может быть снята из хранилища кассы.

  Экран, часть 5:

  1. Флажок: Отображать кумулятивно: Установка флажка приводит к тому, что система отображает денежный кассовый баланс в кассовой книге кумулятивно. Денежные суммы в отображении суммируются для конкретной валюты, а не для категории процесса. Таким образом, если этот флажок не установлен, можно найти следующий дисплей с категоризацией процесса.
  • 02 Входящий/исходящий платеж
  • 11 Денежные разницы
  • 12 Снятие с кассы
  • 13 Депозиты в кассе
  • 14 Аннулирование вывода
  1. Флажок: Исходящие платежи не проверяются: Система не проверяет наличие или отсутствие суммы, выплаченной в качестве исходящего платежа, в кассе.

  Экранная часть 6:

  Эта часть имеет те же функции, что и экранная часть 3, но предназначена для специальных проводок в кассе. Специальные проводки в кассе включают в себя проводку списания, проводку разницы и т. д. Для таких специальных проводок печатается документ, а подтверждение печати требуется или нет извлекается из этого узла конфигурации.

  Экран, часть 7:

  1. Флажок: Включить учет разницы для всех категорий платежей: Если этот индикатор отмечен, разница может быть учтена для всех категорий платежей, таких как оплата наличными, оплата чеком, оплата картой и т. д. Но если если этот индикатор не установлен, то разница может быть проведена только для наличных расчетов.
  2. Флажок: Активировать вывод платежей по кредитным картам: Если этот флажок установлен, платежи по кредитным картам, принимаемые в кассе, могут быть сняты.

  На этом конфигурация первого узла завершена.

   
  

  Второй узел для настройки кассы:

  При нажатии на узел открывается следующий экран: нет записей, как на скриншотах выше.

  При выборе новых записей появляется следующий экран.

  Введите балансовую единицу (доступна справка по F4), затем категорию платежа, можно указать отдельные кассовые расчетные счета для разных категорий платежей. Введите расчетный счет кассы для другой категории платежей.

  После ввода 3-х вышеуказанных записей нажмите Enter, и краткий текст будет заполнен автоматически. Убедитесь, что учетная запись, упомянутая здесь, создана в FS00 в плане счетов компании. Затем сохраните запись. Аналогичным образом можно вести перерасчетные счета кассы для различных комбинаций.

  Примечание. Выбор расчетного счета кассы зависит только от балансовой единицы и категории платежа. Для проводки принятых платежей по счету договора указанный здесь расчетный счет кассы также необходимо вести в следующем узле: «Определить банковский расчетный счет для пакетов платежей»

  Здесь ведутся банковские расчетные счета для пакетов платежей, и поскольку платежи, поступающие в кассу, также проводятся как стандартный пакет, его необходимо вести в этом узле: Флажки, присутствующие в каждой строке, имеют вид следующим образом:

  Действительно для партии оплаты наличными

  Действительно для возврата

  Действительно для партии оплаты чеком

  Действительно для партии оплаты картой

  Действительно для партии платежного поручения

  Действительно для онлайн-чека

  Если вы ведете отдельные клиринговые счета кассы для отдельных категорий платежей, установите соответствующие флажки.

  Если вы ведете разные основные счета для разных типов платежей, таких как наличные, чеки, кредитные карты и т. д., то общее правило для ведения банковского клирингового счета для платежного пакета выглядит следующим образом:

  Тип платежа	Пакет платежей	чек лот	лот карт	Онлайн-проверка
  КС	х
  КП			х
  Ч		х
  ПО		х
  СО				х

  Третий узел для настройки кассы:

  Нажмите на узел

  Появится следующая страница и не будет записей, если вы настраиваете новую систему.

  В этом узле вид документа присваивается документам, которые проводятся в систему после кассового платежа.

  Щелкните Новые записи.

  Появится следующий экран

  Справка F4 по категории платежа выглядит следующим образом:

  Типы документов зависят от балансовой единицы и категории платежа.

  В этом узле можно назначить разные виды документов для кассы и кассовой книги, для одной и той же комбинации платежной категории и балансовой единицы. Если тип документа кассы используется и для кассы, и для журнала.

  Сохраните запись.

  Четвертый узел для кассы Конфигурация:

  Щелкните узел.

  Здесь не будет записи, если вы настраиваете новую систему.

  Нажмите на новые записи: Введите следующее:

  1. Введите краткую контировку: Это своего рода индикатор, который идентифицирует документ, который должен быть проведен, на какой счет главной книги. Этот короткий AA будет виден при отправке сообщений о переносе.
  2. Краткое описание: нравится Компания Ущерб имуществу Штраф
  3. Код компании
  4. Счет GL, на который необходимо провести платеж
  5. Необязательные записи: бизнес-сфера, сегмент, присвоение контрольного счета

  Если установить флажок «Элемент», то в документе переноса главной книги для этого элемента строки будет создана отдельная позиция. системы, чтобы начать дальнейший рабочий процесс обработки.

• Период: Это количество дней, по истечении которых вы можете автоматически переносить невыясненные позиции.
• Налоговый код: по бизнесу
• Группа авторизации: если вы хотите ограничить функциональность проводки переноса каким-либо объектом авторизации, то это можно сделать здесь.

Сохраните запись.

На следующих снимках экрана показано влияние вышеуказанной конфигурации на кассовую книгу:

Если записи о проводке перевода необходимо отправить по почте определенному получателю, вы можете ввести адрес в этом узле и указать, какой адрес указано.

Выберите позицию, а затем дважды щелкните Почтовый адрес для проводки перевода.

Щелкните Новые записи:

Введите краткое назначение счета, адрес и тип получателя. Список типа recepent типа следующим образом:

Сохраните записи.

Пятый узел для конфигурации кассы:

Нажмите на узел.

В этом узле в SAP настраиваются данные наименования отделения кассы и номер кассы.

Иллюстрация: Предположим, что у вашего управления по электроэнергии есть четыре пункта сбора в вашем городе, и в каждом пункте сбора есть три кассы для депонирования счета. Затем вы определите 4 «Филиала» и для каждого филиала вы определите 3 «Кассы».

При нажатии на узел появляется следующий экран.

Не будет записей, если вы настраиваете новую систему.

Нажмите «Новые записи».

Введите данные и сохраните.

Если вы хотите логически удалить любую кассу любого филиала, вы можете проверить «Индикатор удаления» в последнем столбце этого узла.

 


Шестой узел конфигурации кассы:

Щелкните узел, введите План счетов и нажмите клавишу ввода:

определенный день. Таким образом, в хранилище кассы должно быть 1521 доллар США наличными. Но из-за какой-то человеческой ошибки при указании денег разница в 5 центов (на 5 центов меньше 1521USD). Так что в этом случае разница должна быть введена в систему. Возможны случаи, когда наличных денежных средств, найденных в хранилище, больше, чем наличных, собранных в кассе. Счета расходов и доходов ведутся в этом узле, чтобы сделать возможными такие записи.

Появится следующая страница:

Нажмите «Новые записи».

Введите «Код компании», «Филиал» и «Акт кассового клиринга».

Счета расходов и доходов могут быть одинаковыми в случае необходимости.

Сохраните запись.

 


Седьмой узел для конфигурации кассы:

Нажмите на узел:

Иллюстрация:

После сбора платежей в кассе деньги накапливаются в физическом хранилище кассы. В сапе движение денег и материалов отслеживается по документам проводки. Теперь, после инкассации целого дня, наличные из хранилища снимаются и переводятся в банк. Эта операция по снятию денег из хранилища кассы вводится в систему SAP с помощью «Пост-снятия». Аналогичным образом наличные деньги могут быть внесены в хранилище наличных денег кассы.

Но для движения наличных необходимо открыть две главные бухгалтерские книги. В этом конфигурационном узле хранятся основные счета для снятия и внесения средств.

Откроется следующий экран, и в нем не будет записей, если вы настраиваете новую систему.

Нажмите на новые записи:

Здесь также счета снятия и депозита могут быть одинаковыми в зависимости от бизнес-сценария.

 


Конфигурация восьмого узла для кассы:

Нажмите на узел:

Введите Область применения R ‘для утилиты:

Восьмой узел для конфигурации денежных столов:

Нажмите по узлу:

. область приложения для утилиты:

Нажмите ввод

Нажмите «Новые записи», и следующий экран будет объяснен по частям ниже: выпадающий список. Пользователям могут быть назначены три уровня ролей.

Следующие снимки экрана иллюстрируют роль кассира, но они определенно будут проектироваться в соответствии с потребностями бизнеса.

Экран, часть 2

Каждый из обсуждаемых здесь пунктов будет сопровождаться скриншотом функциональной кнопки кассы (Tcode: FPCJ) для лучшего понимания. Если вы отметите соответствующую роль, то для пользователей, которым назначена роль, будут активны определенные параметры. Он будет неактивен, если его не отметить.

1. Флажок: Сменить кассу: Кассир не сможет сменить свою кассу, поэтому для роли кассира этот флажок не установлен.
2. Флажок: определить содержимое кассы: владелец роли может определить содержимое кассы, используя шаблон счетчика для согласования кассы.
3. Флажок: Открыть кассу: кассир должен иметь возможность открывать кассу
4. Флажок: Закрыть кассу: кассир должен иметь возможность открыть кассу закрытия
5. Флажок: Вносить депозит: Как правило, кассир не несет ответственности за внесение депозита в кассу. Это должен делать кассир со специальными заданиями или менеджер отделения.
6. Флажок: Проводка снятия: кассир должен иметь возможность проводить снятие средств из кассы, чтобы наличные могли быть внесены в банк
7. Флажок: Закрыть лот: Обычно кассир не может закрывать лоты платежей.

Функции доступны пользователю из «Кассы» в строке меню:

Экран, часть 3

1. Флажок: Провести разницу: Поскольку разница регистрируется, если обнаруживается несоответствие фактического кассового сбора, присутствующего в хранилище, и суммы сбора в SAP, поэтому кассиру, как правило, не дают разрешение на использование этой функции.

2. Флажок: Перенос проводок: Как правило, кассиры могут выполнять перенос проводок в GL.

3. Флажок: сторнирование специальных документов: с помощью этой функции можно сторнировать специальные документы, такие как разность почтовых отправлений и снятие почтовых отправлений.

4. Флажок: Вызвать кассу: Открыть кассу из кассовой книги для приема платежей.

5. Флажок: Сторнировать платежный документ: Сторнировать платежный документ в случае ошибочно принятых платежей.

Экранная часть 4

1. Флажок: Показать остаток наличности: Можно проверить текущий остаток наличности в кассе.

2. Флажок: Показать исторические данные: исторические данные кассы. Платежи, принятые в кассе, сторнированные платежи и т.д.3. Флажок: Показать лот: Идентификаторы лотов, созданные пользователем при оплате, можно увидеть, указав критерии фильтра даты.

Часть экрана 5

1. Флажок: Открыть все кассы: Менеджер филиала имеет право открывать все кассы своего филиала.
2. Флажок: Закрыть все кассы. Менеджер филиала имеет право закрыть все кассы своего филиала.
3. Флажок: выполнить закрытие кассы: выполнить закрытие кассы, и кассиры, как правило, имеют право закрывать кассу.

4. Флажок: Показать закрытие кассы: Показать предыдущее закрытие кассы в критериях фильтрации от даты до даты.

Девятый узел конфигурации кассы:

Щелкните узел.

Если вы настраиваете новую систему, записей не будет.

Нажмите «Новые записи».

Введите значения, указанные на предыдущем снимке экрана.

Использование: Если вы хотите использовать лист денежных единиц для ввода фактических остатков для закрытия кассы в кассовой книге, вы должны определить денежные единицы для листа денежных единиц. Для этого в этом упражнении сохраните стоимость монет и банкнот, находящихся в настоящее время в обращении, для каждой валюты.

Использование листа денежных единиц облегчает ввод фактических остатков; вам нужно только ввести количество монет, банкнот и других денежных единиц в кассе. Затем система автоматически подсчитывает итоги.

Функционал можно увидеть на следующих снимках экрана:

Нажмите на закрытие кассы:

Выберите строку «Оплата наличными», а затем нажмите «Ввести фактический баланс»

Следующие значения будут извлечены из обсуждаемой конфигурации.