Критерии оценки заявок на участие в запросе предложений: 39. Критерии оценки заявок на участие в запросе предложений

Неправомерные критерии заказчика и жалобы в ФАС

Содержание

• Понятие критериев оценки заявок
• Значимость критерия оценки
• Как определить рейтинг заявки
• Как установить критерии
• Рассмотрение жалоб: на что обращает внимание ФАС
  • Примеры необоснованных жалоб
  • Примеры обоснованных жалоб

По 223-ФЗ заказчики обязаны указывать в запросах предложений и конкурсах критерии оценки заявок. При этом у каждого заказчика своё представление о критериях выбора победителя.

В этой статье мы разберёмся, правомерно ли устанавливаются эти критерии и как защитить права участников.

Понятие критериев оценки заявок

Критерии оценки заявки — это показатели, категории, условия или признаки, прописанные в документации по закупке, на основании которых заказчик будет сравнивать заявки и выбирать из них наилучшее предложение.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki. gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

Критериев может быть много. Главное – чтобы заказчик устанавливал их обоснованно и оценивал заявки по чётко прописанным правилам.

Критериями могут выступать:

• цена договора
• срок исполнения договора (доставка товара, выполнение работ или оказание услуг)
• срок и объём предоставленных гарантий качества
• свойства товара, его качественные характеристики
• квалификация исполнителя, качество выполняемых работ, услуг
• расходы по эксплуатации товара

Значимость критерия оценки

Наряду с критериями оценки заявок заказчик должен установить их значимость, чтобы определить для себя важность каждого из критериев.

Показатель значимости критериев выражается в процентном или в балльном соотношении. Общая значимость всех критериев равна 100% (100 баллам).

Если значимость устанавливается в процентах, заказчику для корректного расчёта рейтинга заявки нужно указать коэффициент значимости.

Как определить рейтинг заявки

Рейтинг заявки участника рассчитывают по методике и формулам, указанных заказчиком в документации и положении о закупках. Изначально считают рейтинг по каждому из установленных критериев, а потом – общий.

Пример: заказчик установил 2 критерия оценки в закупке по услугам страхования автотранспорта: цена договора, квалификация участника. Значимость каждого критерия составляет 50%, а коэффициент значимости — 0,5.

Расчёт рейтинга по 1 критерию — цена договора:

В закупке принимало участие 2 поставщика. Максимальный балл получил участник, предложивший самую низкую цену. Рассчитаем рейтинг 2-го участника по формуле:

РЗЦД = (Цmin:Цi) × 100, где:

РЗЦД — рейтинг заявки до его корректировки;

Цmin — минимальное предложение о цене договора;

Цi — предложение участника закупки.

Рейтинг заявки составил 81,036. Откорректируем полученное значение с учётом коэффициента значимости критерия по формуле:

РЗКЦД = РЗЦД × КЗКЦД, где:

РЗКЦД — рейтинг заявки по критерию «Цена договора или цена за единицу продукции»;

РЗЦД — рейтинг заявки до корректировки;

КЗКЦД — коэффициент значимости критерия.

Оценка 2-го участника в баллах составила 40,51.

По иной формуле подсчитали баллы по 2-му критерию и сложили с баллами по 1-му критерию. В итоге получили рейтинг заявок:

Формулы должны содержать расшифровки по всем показателям, иначе участники не поймут, как заказчик начисляет баллы и выявляет победителя.

Как установить критерии

Рассмотрим несколько примеров из практики, как правильно устанавливать критерии оценки заявок.

Пример №1: критерий, оценивающий наличие кадровых ресурсов в штате для выполнения требуемого объёма работ. В таблице ниже приведём варианты формулировок критерия:

Пояснение: заказчик должен указывать конкретные параметры критерия в измеряемых величинах, в заданных количественных рамках. Формулировка «наличие в штате сотрудников для выполнения необходимого объёма работ» не допускается, так как не содержит объективную оценку. Необходимое количество: сколько имеется в виду?

Пример №2: критерий, определяющий наличие опыта в определённой сфере.

Варианты объективной и расплывчатой формулировки:

Рассмотрим подробнее один из наиболее важных критериев оценки заявки – цена договора.

По этому критерию у заказчиков есть 2 варианта оценки участников закупки:

1. С учётом НДС. На одном уровне будут участники на УСН и на ОСНО.
2. Без учёта НДС. Заказчик высчитает НДС у участника на ОСНО и приведёт предложенную им цену к единому базису для оценки стоимости договора. Такой вариант доступен только заказчикам, использующим налоговый вычет. В положении о закупках нужно предусмотреть этот момент.

Обратите внимание: как показывает опыт, некоторые региональные ФАС считают, что при оценке заявок без учёта НДС ограничивается конкуренция. Поэтому, если планируете участвовать в закупках по 223-ФЗ (в запросах предложений либо конкурсах), рекомендуем ознакомиться с практикой ФАС в вашем регионе, одобряет ли служба оценку без учёта НДС.

Чтобы требования к участникам закупки были правомерными, заказчик должен:

1. Установить обоснованные и соответствующие предмету закупки критерии оценки заявок.
2. Указать объективные и измеряемые характеристики критериев. Нет расплывчатых формулировок.
3. Ко всем условиям договора указать требования отдельно: к цене договора, к срокам поставки, к качеству, опыту выполнения работ и т.д.
4. Определить значимость каждого критерия и предоставить чёткую формулу расчёта рейтинга заявки.

Заказчик должен установить в документации о закупке, а также прописать в положении о закупках все критерии оценки заявок, методику оценки и формулы для расчёта рейтингов. Если какой-либо критерий не обозначен или нет расшифровки показателей одной из формул, запросите разъяснение у заказчика. Если он отказывается, жалуйтесь в ФАС.

Рассмотрение жалоб: на что обращает внимание ФАС

ФАС может согласиться с аргументами поставщика или признать жалобу необоснованной. Чтобы разобраться, что считается нарушением, рассмотрим примеры из практики.

Примеры необоснованных жалоб

Участники закупок часто жалуются на низкие баллы по заявкам, потому что заказчик не оценил их должным образом из-за ошибок в документации:

1. Решение по делу № 223ФЗ-1001/20 (УФАС России г. Санкт-Петербург). Заказчик не учёл критерий «Опыт выполнения аналогичных работ». Но в ходе проверки выяснилось, что заявка не получила баллы, так как участник не приложил к договору документы, подтверждающие наличие опыта в данной сфере.
2. Решение по делу № 077/07/00-1074/2021(УФАС России г. Москва). Заказчик поставил ноль баллов по критерию «Квалификация персонала». Регулятор поддержал его, так как баллы начислялись, если у персонала есть сертификаты, а у сотрудников заявителя они были устаревшими.

Обратите внимание: заказчик не вправе отклонить заявку, если она получила ноль баллов по какому-либо критерию. Участник просто наберёт меньшее количество баллов, что снизит его шансы на победу.

1. Решение по делу №29/07/3-1616/2020 (УФАС России, г. Архангельск). Заявитель хотел доказать, что показатель убыточности за 2020 год не является объективным и необходимым для оценки профессиональных возможностей участников. ФАС же решила, что данный показатель позволяет оценить финансовую устойчивость и способности участника выполнить условия договора. Требование заказчика признали обоснованным и направленным на снижение рисков, так как в данном случае принцип равноправия не был нарушен. Заказчик получил дополнительные гарантии по выполнению обязательств участником закупки.

Примеры обоснованных жалоб

Ниже приведены примеры случаев, когда ФАС подтвердила правоту участников и встала на их сторону.

1. Решение по делу № 50/07/2664эп/21 (Московское областное УФАС России). Участник подал жалобу, так как критерий «Наличие опыта выполнения работ по 44-ФЗ, 223-ФЗ и иным договорам» противоречит предмету закупки «Оказание услуг по поставке маловязкого судового топлива для нужд МУП».

Решение ФАС: отсутствие у поставщика опыта поставок по предмету закупки не говорит о том, что он не сможет выполнить обязательства по данному договору. Так как обязанность поставщика заключается в своевременной поставке соответствующего товара, неважно, как он доставлял товар в предыдущих закупках.

1. Решение по делу №007/07/4-1069/2020 (УФАС России, Кабардино-Балкария).

Заказчик не расшифровал показатели формулы подсчета рейтинга заявки.

Формула имела вид: Ri =БЦi * VЦ+БСi i * VС+ БУi * Vу*

Заказчик не расшифровал:

• показатель «БУi»
• применение знака умножения в конце формулы
• двойное указание «i» в показателе «БСi i».

1. Решение по делу № 50/07/52950ип/20 (Московское областное УФАС России).

По критерию «квалификация участника закупки» заявке участника комиссия присвоила ноль баллов.

Критерий оценивал «наличие кадровых ресурсов, необходимых для исполнения обязательств по договору». Но, так как не была установлена пропорциональная зависимость между присваиваемыми баллами и сведениями, которые предоставляют участники, порядок оценки не позволял определить лучшее предложение. Также заказчик требовал наличие опыта работы кадровых ресурсов не менее 5 лет, что, по мнению ФАС, ограничивает конкуренцию.

Как показывает практика, жаловаться можно и даже нужно. Если заказчик ограничивает конкуренцию, выставляет необъективные требования, не даёт разъяснений применяемым формулам, не бойтесь подавать жалобу в ФАС.

Страница не найдена — ГУП РК «КРЫМТЕПЛОКОММУНЭНЕРГО»

Главная

Приносим извинения, но страница, которую вы пытаетесь просмотреть, не существует.

Похоже, что это явилось результатом одного из:

• опечатка в адресе
• просроченная ссылка

Искать:

Даю свое согласие на обработку персональных данных, а также любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, извлечение, использование, передачу персональных данных ответственным работникам для исполнения обращения и доступ к ним, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных согласно политике ГУП РК «Крымтеплокоммунэнерго» в отношении обработки персональных данных.

ПОНЕДЕЛЬНИК — ЧЕТВЕРГ (Пятница — неприемный день)

ВРЕМЯ ПРИЁМА

с 8:00 час. до 17.00 час.

Перерыв с 12:00 час. до 13:00 час.

Адрес: г. Керчь, ул. Кирова, 79-а.

Тел.: 5-46-97

ПОНЕДЕЛЬНИК — СРЕДА, ПЯТНИЦА (Четверг — неприемный день)

ВРЕМЯ ПРИЁМА

с 8:00 час. до 17.00 час.

Перерыв с 12:00 час. до 12:48 час.

Адрес: г. Евпатория, ул.Линейная,10

Тел.: 2-56-82, 3-25-63

Наименование структурного подразделения	Место проведения приема	Дни приема
г. Джанкой	ул. Совхозная, 18а, ул. Свердлова, 30	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00
пгт. Красногвардейское (кв. Днепровский)	ул. 50 лет Октября, 15	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00
пгт. Красногвардейское	ул. Тельмана, 12	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00
Красногвардейский район, с. Петровка	ул. Дальняя, 1а	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00
пгт. Октябрьское	ул. Кондрашина, 68а	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00
пгт. Нижнегорский	ул. Молодежная, 28а	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00
пгт. Черноморское	ул. Димитрова, 6а	Пн.-Ср. с 8:00 — 17:00 Пт. с 8:00 — 16:00

ПОНЕДЕЛЬНИК, СРЕДА, ЧЕТВЕРГ

ВРЕМЯ ПРИЁМА

с 8:00 час. до 17.00 час.

Перерыв с 12:00 час. до 12:48 час.

Адрес: г. Алушта, ул.Лесная,1

Тел.: 5-70-88, 3-52-59

+7(978) 919-10-69

Оценка ответов на RFP для проектных предложений

Проектные «RFP» (запрос предложений) наиболее эффективно готовятся с использованием
предварительно определенные стандарты, которые обеспечивают руководство по содержанию, а также
установил критерий жизнеспособности для облегчения оценки и продвижения
информированное принятие решений. Это самый простой способ получить
сделано и для достижения всех поставленных целей. Ключ
согласованность и встроенная гибкость. Читайте дальше.

Для достижения всех предполагаемых преимуществ стандарты RFP должны расширяться
помимо этапов планирования и производства к типам руководств
и критерии, которые будут использоваться для оценки полученных ответов. запрос предложений
подготовка это только половина дела
определить требования и
запрашивать сопутствующие предложения. Для достижения требуемых целей вы также должны быть
готовы должным образом и справедливо оценить полученные ответы. А также
вы не можете позволить себе это, как только начнут поступать заявки.

Научитесь ускоренному прохождению

Когда дело доходит до управления, вам нужен более чем один подход
быть последовательно успешным. То, как вы справляетесь, когда окружающие условия хороши, не
как вы справляетесь, когда времени в обрез, ресурсы на исходе, а люди не
работать вместе. Для этого и предназначено быстрое отслеживание — и мы можем научить вас, как это делается.
Узнать больше

Запросы высокого качества = Ответы высокого качества

Чтобы получить ответы самого высокого качества, каждый запрос предложений должен
быть стандартизированным для включения следующих пяти (5) компонентов контента:

1. Запрос предложений должен содержать введение. Запрос предложений должен
   предоставить участнику торгов основные сведения о компании (кто
   запрашивает ставку) и объем предложения.
2. Запрос предложений должен представлять потребность . Запрос предложений должен
   предоставить краткий обзор проекта, указав экономическое обоснование для
   проект и потребность в заполнении.
3. В RFP должны быть указаны требования . Запрос предложений должен
   излагать сервисно-технические требования и спецификации при
   на котором должно основываться предлагаемое решение. Каждое заявление о требованиях
   должен включать раздел «определения», чтобы гарантировать, что все стороны разделяют
   общее понимание всех деловых и технических потребностей.
4. В RFP должны быть установлены положения и условия.
   В RFP должны быть указаны ожидаемые сроки и условия принятия решений,
   включая требования к доставке, условия оплаты и нормативные требования.
5. Запрос предложений должен определять ожидания. Запрос предложений должен
   описать общий процесс подачи заявки на предложение, включая отправку ответов
   требования, «выигрышные» критерии оценки и отбора, сроки выполнения,
   и соответствующие технические процедуры (формат ответа, механизмы представления
   и как отправлять вопросы и отзывы).

Руководство по содержанию RFP и критерии оценки

После получения ответов на RFP каждый ответ должен быть рассмотрен и
оценивается для определения выбранного предложения. Используя предустановленную «оценку
системы», каждый элемент RFP может быть ранжирован в соответствии с
«степень», в которой требования и приоритеты удовлетворены. Чтобы встретить эти
цели, стандарты оценки RFP организованы в три (3) практических
компоненты: критерии, степень и приоритет.

Начните с предварительно определенных критериев оценки RFP

• Физические требования: в какой степени это предложение соответствует
  заявленные требования к физическому решению (для аппаратного и/или программного обеспечения)?

Требования к обслуживанию

• : в какой степени это предложение соответствует
  заявленные требования к обслуживанию?
• Ценообразование: как предлагаемая цена соотносится с (а) запланированной
  бюджет и (b) другие предложения?
• Доставка и установка: в какой степени это предложение
  соответствуют заявленным требованиям к доставке и/или установке?
• Гарантии: В какой степени предложение соответствует заявленной гарантии?
  требования?
• Сроки и условия: в какой степени предложение соответствует
  указанные в договоре условия?
• Навыки и способности: обладает ли участник торгов необходимыми навыками
  и способности доставить это предложение?
• Ссылки: Имеет ли участник торгов подтвержденный опыт в этом
  тип проекта?
• Нематериальные активы: какие другие факторы можно использовать для оценки ответов на RFP
  и выбрать подходящего победителя?

Перейти к оценке ответов

Как будет оцениваться RFP? Используя стандартизированную систему оценки,
«баллы» могут быть присвоены каждому компоненту критерия в соответствии с
степень (степень) соответствия предлагаемого решения заявленным требованиям.
Это показано ниже:

• 5 баллов: полностью соответствует
• 4 балла: Соответствует требованиям, с небольшими зазорами (компромисс не требуется)
• 3 балла: соответствует, с умеренными зазорами (требуется некоторый компромисс)
• 2 балла: частично соответствует (значительные пробелы, требуется компромисс)
• 1 балл: не соответствует

Сделайте свою оценку приоритетной в рейтинге

Третьим элементом системы подсчета очков является «приоритет рейтинга».
В ходе процесса RFP участникам торгов будет предложено ответить на
множественные требования. Степень, в которой каждое требование может быть удовлетворено
будут различаться даже в пределах одного предложения. С другой стороны, поскольку некоторые
требования будут иметь больший вес, чем другие, может существовать пространство для маневра.
Ранжирование по приоритетам поможет вам оценить требования в перспективе,
помогая вам определить точки, в которых возможен компромисс.
Например… Вы получили несколько ответов на запросы предложений, и у вас есть
определили решение, которое наилучшим образом соответствует вашим техническим требованиям.
Однако этот поставщик не может обеспечить доставку и установку.
временное ограничение. Можете ли вы пойти на компромисс? Приоритетное ранжирование может помочь вам понять
его, как показано ниже:

• Высокий приоритет: компрометация запрещена
• Умеренный приоритет: Умеренный взлом разрешен
• Низкий приоритет: разрешена минимальная компрометация

См. также:

Планирование подготовки запроса предложений по проекту (RFP)

Запрос предложений (RFP) является важным
«результат закупки проекта», используемый для запроса конкурентных предложений.
до приобретения товаров и услуг, связанных с проектом.
Вам не всегда нужен RFP для совершения этих покупок, но когда вы
да, нужен хороший. перейдите на RFP или просмотрите все ссылки на соответствующие статьи ниже.

ПОПРОБУЙТЕ ИНСТРУМЕНТАРИЙ ДЛЯ ПРОЕКТА FAST TRACK.

Если вы ищете быстрый и простой способ добиться успеха в планировании проекта, вы найдете его внутри
Инструментарий проекта Fast Track . Этот уникальный информативный онлайн-курс дает вам все необходимое, чтобы стать
руководитель проекта и эксперт по быстрому отслеживанию. Вот что вы узнаете:

• Как планировать проекты и управлять ими с помощью быстрого отслеживания стратегических проектов.

• Как использовать ускоренное отслеживание стратегических проектов, чтобы сэкономить время и максимально эффективно использовать доступные ресурсы.

• Как использовать стратегическое быстрое отслеживание для преодоления ограничений проекта.

• Как использовать стратегическое быстрое отслеживание для переговоров с заинтересованными сторонами и формирования общих ожиданий.

• Как использовать стратегическое ускорение, чтобы стать более продуктивным руководителем проекта и членом команды.

Источник: Если не указано иное, весь контент создан ITtoolkit.com и/или для него.

Полное руководство по RFP: шаги, рекомендации и шаблон для запросов предложений — BMC Software

Независимо от вашей отрасли, придет время, когда вы должны будете подать запрос на предложение, известный как RFP.

Выдача RFP — это процесс, через который проходит организация, чтобы сообщить о потребности в услугах. RFP предлагает соответствующим поставщикам представить предложение для удовлетворения желаемой потребности. В частности, RFP — это документ, в котором объясняются потребности проекта и запрашиваются предлагаемые решения от потенциальных поставщиков.

Хотя RFP являются распространенным стандартом в деловом мире, они по-прежнему вызывают у многих путаницу. Вот почему мы составили это руководство по RFP, включающее:

• Определения
• Способы принятия решения о необходимости RFP
• Преимущества RFPsv
• 4-этапный процесс RFP
• Что включить в RFP
• Шаблон
• Рекомендации по отправке сведений о поставщиках
• Дополнительные ресурсы

Что такое RFP?

В какой-то момент вашей компании потребуется приобрести продукт или услугу у стороннего поставщика. RFP — это просьба: вы спрашиваете поставщиков, могут ли они решить вашу проблему и поддержать ваш проект, и если да, то как.

Запрос предложений — это документ, который ваша компания составит и в котором будут изложены требования для вашего конкретного проекта или нужды. Хороший запрос предложений позволяет:

• Собирать предложения от разных поставщиков , чтобы вы могли сравнить их навыки и ставки и выбрать поставщика, который лучше всего соответствует вашим критериям.
• Обозначьте желаемый объем работ и цену , чтобы потенциальные поставщики знали, как и за что платить, чтобы выиграть работу.
• Быстро оцените сильные и слабые стороны поставщиков, участвующих в торгах , не тратя много времени на самостоятельное изучение каждой компании.

Выдача RFP — это многоэтапный процесс, который может занимать много времени и быть сложным. Однако, поскольку RFP определяет, как ваша организация представляет себя многим компаниям и специалистам, важно, чтобы он был хорошо составлен и чтобы процесс осуществлялся профессионально, точно и справедливо — ваша репутация находится на кону.

Когда выдавать RFP

Когда выдавать RFP, зависит от вас. Чаще всего вы выпускаете RFP, когда у вас есть новая потребность, но у вас нет внутренних ресурсов для удовлетворения этой потребности. RFP может быть эффективным способом связаться с поставщиками, партнерами, консультантами или организациями, которые обладают ресурсами, навыками и опытом для удовлетворения этой потребности.

Однако выдача RFP требует времени и ресурсов. Крайне важно сначала определить, когда необходимо выпустить RFP. Другой метод — например, запрос котировок — может быть лучшим курсом.

Вот эмпирическое правило для RFP:

• Для простых, прямолинейных проектов RFP может не понадобиться (при условии, что организационные политики или правила не требуют его).
• RFP часто полезны и необходимы для сложных специализированных проектов.

Преимущества выдачи запросов предложений

Вот некоторые преимущества, которые могут иметь запросы предложений, которые полезно учитывать при принятии решения о том, стоит ли их выдавать.

Если в вашей организации нет политик или нормативных актов, требующих RFP, и вы пытаетесь определить, нужен ли он, учитывайте эти факторы в своем анализе. Кроме того, сравните эти преимущества со временем и ресурсами, необходимыми для процесса. Проведение этого анализа должно помочь вам определить, является ли необходимым или разумным выпустить RFP. Вы можете решить, что RFP не является ценным использованием ресурсов.

RFP помогает удовлетворить организационные потребности

Одной из самых основных и распространенных причин, по которым компании решают опубликовать RFP, является просто необходимость найти поставщика для удовлетворения организационных потребностей. Иногда это делается потому, что этого требует организационная политика или правительственные постановления; в других случаях это просто потому, что руководители решают, что RFP — лучший способ найти ресурсы или опыт для удовлетворения насущной потребности.

Запрос предложений может быть невероятно эффективным в поиске подходящего поставщика, так как этот процесс обычно включает предложения как от компаний, знакомых организации, так и от тех, которые ей неизвестны. Такая широкая экспозиция часто помогает вам найти правильное соответствие, помогая обеспечить успех проекта.

RFP обеспечивают прозрачность и подотчетность

Еще одна причина, по которой организации решают опубликовать RFP, заключается в подотчетности и прозрачности, которые предлагает процесс.

При правильном составлении RFP поощряет справедливость в процессе выбора поставщиков, обеспечивая при этом важную прозрачность в отношении того, какой поставщик был выбран и почему. Это может быть эффективным способом уменьшить проблемы, связанные с фаворитизмом и коррупцией. Наконец, он по своей сути предлагает необходимую подотчетность тем лицам, которым поручено выбирать поставщиков, и в то же время внедрять методы надлежащего управления.

Запрос предложений помогает обеспечить успех проекта

Менее распространенная, но не менее важная причина для выпуска запроса предложения: процесс составления и отправки запроса может помочь вам лучше понять свой собственный проект, включая компоненты для его успешного завершения.

Простое составление RFP приводит к лучшему пониманию ваших конкретных потребностей. Это помогает обеспечить удовлетворение этих потребностей и успех проекта.

Этапы процесса запроса предложений

После того, как ваша организация решила опубликовать запрос предложений, пришло время начать многоэтапный процесс запроса предложений. Составляя свой собственный RFP или участвуя в торгах по RFP другой организации, вы много услышите о «процессе RFP».

Несмотря на то, что у каждой организации есть свой собственный метод ведения дел, обычно можно ожидать, что процесс запроса предложений будет состоять из следующих четырех этапов:

Давайте рассмотрим каждый этап.

1. Обнаружение

Перед составлением запроса важно провести тщательное внутреннее планирование, чтобы сделать процесс эффективным и действенным. Первым шагом процесса RFP является прохождение этапа обнаружения с ключевыми заинтересованными сторонами. Вы пытаетесь обнаружить три ключевые вещи:

• Что потребуется для создания RFP. Установите границы проекта, разработайте реалистичный график и включите предполагаемый бюджет.
• Кто будет управлять и выполнять процесс RFP. Эти лица должны обладать как организационными знаниями, так и знаниями по конкретным проектам, необходимыми для составления подробного RFP и адекватной оценки представленных предложений.
• На что может повлиять решение о покупке. Этот вариант более открытый, но подумайте, как это решение может повлиять на текущие проекты, бюджет вашей организации и даже на ваши отношения с внутренними командами и другими сторонними поставщиками.

На этой встрече обсудите общие бизнес-цели, которые могут быть достигнуты с помощью этого проекта, и каков будет ваш предполагаемый бюджет. Вам также необходимо решить, как вы будете оценивать различных участников тендера и какие категории являются главным приоритетом для ваших нужд, например, безопасность, скорость реализации, функциональность проекта и т. д.

2. Составление и выпуск запроса предложений собственно составление запроса предложений. Составление RFP является наиболее важной частью процесса, поскольку хорошо составленный RFP необходим для точного описания проблем, которые необходимо решить. Чем более подробным будет документ, тем лучше, так как это позволит потенциальным поставщикам более полно понять проблему и более эффективно предлагать решения.

Просмотрите различные образцы RFP, чтобы убедиться, что все понимают, как будет выглядеть готовый продукт. Затем найдите идеи для шаблонов, которые помогут вам приступить к работе. Самый простой способ начать сильный сквозняк? Выберите основу шаблона, которая включает большинство или все категории, которые вы хотите охватить в своем документе.

Эксперты утверждают, что хорошо составленный RFP должен включать:

• Цель RFP
• Четкое описание целей и результатов проекта
• Рубрика или критерии, которые будут использоваться для оценки представленных предложений
• «Список пожеланий». Некоторые эксперты утверждают, что в дополнение к включению не подлежащих обсуждению аспектов проекта полезно включить список вещей, которые ваша организация хотела бы видеть включенными в предложение или на протяжении всего проекта.
• График проекта, включая крайний срок предложения, окно оценки, дату выбора, дату уведомления невыбранных поставщиков и дату завершения всего проекта.

Чтобы помочь вашей организации пройти весь процесс и обеспечить включение всех основных компонентов, полезно начать с шаблона запроса предложений. Кроме того, существует ряд доступных ресурсов, которые помогут максимально упростить этот процесс, в том числе советы и рекомендации о том, как составить эффективный запрос предложений и способы более эффективной подготовки запроса предложений.

Определившись с шаблоном и черновиком, разработайте критерии оценки, которые могут представлять собой рубрику или матрицу оценок. Простой способ сделать это — использовать диапазон взвешенных чисел от 1 до 10, который поможет вам количественно оценить категории в зависимости от их важности. Например, эта матрица может состоять из трех столбцов:

1. Список требований
2. Баллы
3. Вес требования

Используя выбранный вами шаблон, сначала заполните фактическую информацию, например, историю бизнеса или проекта, бюджет и т. д. Затем добавьте другие более сложные разделы по своему усмотрению. их. Пусть несколько членов команды вместе работают над черновиком и редактируют его, следя за тем, чтобы формулировка имела смысл и была изложена максимально ясно.

Установите четкие сроки и инструкции по подаче предложений, а затем опубликуйте RFP. Будьте вдумчивы и стратегически подходите к тому, где поделиться RFP, в зависимости от поставщиков, с которыми вы хотите установить связь. После определения того, к какому типу поставщиков вы хотите обратиться — в зависимости от отрасли, местоположения, типа организации и других соответствующих факторов — есть ряд ресурсов, которые могут помочь вам поделиться своим RFP таким образом, чтобы вы могли связаться с правильные продавцы. (В большинстве отраслей есть одно или несколько стандартных мест для размещения RFP.)

3. Оценка и окончательный список предложений

По мере получения ответов используйте свою оценочную матрицу, чтобы начать оценку поставщиков, исключая тех, которые не соответствуют вашим требованиям, не подлежащим обсуждению. Начните выявлять сильные стороны среди поставщиков и отмечайте тех, у кого самые высокие оценки.

Обязательно уточняйте любые вопросы, которые могут возникнуть у поставщиков во время окна отправки. Однако после закрытия окна отправки вам не нужно отвечать поставщикам, пока вы не примете решение.

4. Выберите победителя и отправьте контракт

Когда окно ответа закроется, сравните поставщиков из списка, чтобы принять решение. Проверьте все их контактные данные и отзывы, чтобы убедиться, что вы видите соответствие между тем, чем они поделились, и тем, что говорят их другие клиенты. Обратитесь к поставщикам, если считаете, что дополнительные встречи или материалы помогут в выборе.

Как только вы сузите круг до двух или более ведущих участников торгов, договоритесь между ними, зафиксируйте цену и договоритесь с вашим окончательным выбором.

В конце концов, найдите время, чтобы уведомить тех, кто не выиграл, и сообщите им, почему вы решили не использовать их продукт или услугу.

Что следует включить в RFP?

Большинство шаблонов RFP содержат аналогичные категории информации, но некоторые из них могут меняться в зависимости от целей проекта или потребностей вашей компании. Некоторые типичные категории для включения в RFP:

1. Исходная информация
2. Подробное описание проекта
3. Конкретные требования к предпочтительным системам, инструментам, материалам или продуктам
4. Крайний срок проекта вместе с конкретными датами и основными этапами
5. Любые вопросы, на которые вы хотели бы получить ответы от потенциальных поставщиков или материалы для представления
6. Критерии оценки
7. Возможные препятствия
8. Рекомендации для подачи предложения

1. Предыстория

Во введении укажите любую справочную информацию о вашей компании и ее истории, которая, по вашему мнению, может быть важна для понимания потенциальными подрядчиками, в том числе:

• Когда и кем была основана организация
• Местонахождение
• Какие виды услуг или продуктов вы предлагаете
• Чем вы отличаетесь от своих конкурентов общее представление о том, кто ваша компания и кому вы служите.

  2. Обзор проекта и цели

  Одной из наиболее важных частей составления запроса предложений является фактическое описание самого проекта. Сделайте этот раздел очень подробным, чтобы поставщики точно знали, что вы ищете, и могут ли они удовлетворить эти потребности. Помните: чем конкретнее вы можете быть, тем выше качество полученных вами предложений.

  Вы должны указать:

  • Все бизнес-цели, которые вы ожидаете достичь в рамках проекта
  • Описание любых отдельных критериев или задач, которые могут потребоваться вы ищете, и укажите, какие услуги вы считаете выгодными.

    3. Объем работ

    Если вы ищете очень специфические системы, инструменты, материалы или продукты, вы должны включить какой-либо контрольный список, чтобы поставщики знали, что вы надеетесь и ожидаете получить.

    RFP — это ваш документ , поэтому вы можете указать в нем именно то, что вам нужно.

    4. Крайние сроки и контрольные точки

    Указав подробные сроки в своем запросе предложений, вы можете автоматически исключить любого поставщика, который не может уложиться в эти сроки, избавив вас (и их) от некоторых головных болей на этом пути. Если у вас есть некоторая гибкость в вашем проекте, вы можете упомянуть об этом в предложении, заявив, что вы открыты для переговоров с подходящим кандидатом.

    Наличие расписанного графика крайнего срока проекта и всех необходимых вех гарантирует, что проект будет продвигаться в намеченном темпе. Это также снижает вероятность того, что работа не будет завершена. Поставщикам необходимо быстро узнать ваши требования, чтобы они могли определить, есть ли у них пропускная способность и ресурсы для своевременного завершения проекта.

    5. Вопросы или материалы

    Это отличный раздел для включения. Составьте список материалов, которые вы хотели бы предоставить потенциальному поставщику, включая такие вещи, как:

    • Их предполагаемая стоимость услуг
    • Образцы прошлой работы
    • Подтверждение технических навыков для завершения вашего проекта
    • Доказанный успех с другими подобными компаний или проектов.

    Вы также можете использовать этот раздел, чтобы задать конкретные вопросы, на которые вы ожидаете, что поставщики ответят в своих документах RFP.

    6. Критерии оценки

    На собрании группы на этапе исследования вы решили, какие критерии наиболее важны для ваших целей и проекта. Поделившись этим с вашими участниками торгов, они смогут точно понять, как они оцениваются, и заранее узнать, как они могут пожить.

    Если вы решили использовать взвешенную оценку, это также будет важно включить. Например, ваша взвешенная оценка может быть:

    • 30% вашего решения основано на оценке затрат
    • 35 % на технические требования
    • 10 % на подход
    • 15 % на руководство
    • 10 % на инновации

    вы также должны предупредить их, если возникнут какие-либо препятствия, которые потенциально могут задержать работу или даже помешать определенным поставщикам завершить проект. Это позволяет вам исключить участников торгов, которые не могут работать, и помогает определить, какие поставщики обладают необходимым опытом для решения потенциальных проблем.

    Хотя эти препятствия сильно различаются в зависимости от отрасли и компании, такие вещи, как устаревшие формы планов, индивидуальное кодирование и ограниченные ресурсы, — это лишь несколько примеров того, с чем вам — и вашему поставщику — придется иметь дело.

    8. Инструкции по подаче предложения

    В этом заключительном разделе кандидатам будет сообщено много важных деталей, таких как:

    • Где они могут получить доступ к RFP
    • Когда запрос предложений будет доступен или загружен, к нему можно будет получить доступ
    • Сколько копий они должны включать в себя
    • Кому они должны подавать его
    • Как он должен быть помечен
    • Окончательный срок для получения RFP

    Шаблон для RFP

    Получение шаблона для вашего RFP не обязательно быть сложным, как и ваш фактический RFP. Это, безусловно, будет зависеть от того, какой тип продукта или услуги вам нужны.

    Это хорошая основа для общего шаблона RFP:

    Поставщики, подающие RFP

    Передовой опыт для поставщиков, отправляющих RFP, включает:

    • Определите руководителя группы, который будет владеть процессом подачи RFP
    • Как можно точнее следуйте инструкциям те, кто не выиграл
    • Включите примеры вашей предыдущей работы, например, резюме или CV для вашей компании
    • Примените свои знания о конкурентах, предсказав, что другие поставщики могут предложить с точки зрения стоимости, сроков, потенциальных проблем и т. д.
    • Подчеркните свои прошлые успехи с помощью историй и отзывов клиентов
    • Разработайте внутренний стандарт запроса предложений, особенно если вы часто отвечаете на запросы предложений работать над ними

    Запросы предложений для предприятий

    Несмотря на то, что подготовка запроса предложений может показаться сложным процессом, хорошая новость заключается в том, что существует множество ресурсов, которые помогут вам в этом. Используйте эти ресурсы, чтобы максимально упростить процесс и обеспечить успех проекта.

    Дополнительные ресурсы

    Чтобы узнать больше о передовых методах ведения бизнеса, изучите блог BMC Business of IT и ознакомьтесь со следующими статьями:

    • Что такое отдел управления поставщиками ИТ (VMO)?
    • Как разработать бизнес-обоснование ITSM (бесплатный шаблон включен)
    • Состояние ITSM в 2020 году
    • Руководство по управлению затратами

    Эти публикации являются моими собственными и не обязательно отражают позицию, стратегии или мнение BMC.