Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению. Правила ведения трудовой книжки

Правила ведения и хранения трудовых книжек и заполнения

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Необходимость в трудовой книжке

Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.

Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.

Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
Специальность или профессия (не прописываются вместе).
Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

Проставляется порядковый номер записи.
Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.

Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

Общий трудовой стаж.
Информация о поощрении на последнем месте работы.
В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.

Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

В первой графе проставляется правильная запись.

Во второй – дата исправления.
В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

homeurist.com

Инструкция по ведению трудовых книжек в 2018 году

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути - это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2018 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требования	Содержание и правила
Номер по порядку	Должен быть у каждой записи
Даты	Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернил	Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки
Сокращения	Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми
Язык	Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказу	Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесения	Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии
Ознакомление работников и заверение	Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются
Исправление ошибок	Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
дата рождения;
данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
специальность указывается в именительном падеже;
дата заполнения;
подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ppt.ru

Правила ведения трудовой книжки в России

Трудовая книжка — один из важнейших документов, задействованных при оформлении отношений между работодателем и наемным сотрудником. Нормы обращения с ней определены на уровне федеральных правовых актов. Правила ведения трудовой книжки — образец достаточно строгого законодательства. Какова их специфика?

Общие факты о ведении трудовых книжек

Главный законодательный источник, регламентирующий правила ведения трудовых книжек — 225-е Постановление Правительства России, изданное 16 апреля 2003 года. В нем последовательно изложены все нюансы, касающиеся корректного обращения с данным документом. Рассмотрим общие факты о ведении трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении.

Данный правовой акт устанавливает, что трудкнижка — это главный документ, отражающий сведения о деятельности и стаже гражданина. В Постановлении сказано, что работодатели обязаны заводить трудовые книжки (а также продолжать ведение действующих) для каждого сотрудника, который проработал в организации более 5 дней (при условии, что эта работа — основная).

Можно отметить, что в тех достаточно редких случаях, когда работодатель - физлицо, трудкнижка не заводится - это запрещено законом.

Ключевые сведения, которые отражаются в трудкнижке: персональные данные о сотруднике, характере выполняемой им работы, информация о переходах между разными работодателями, факты о наградах за различные достижения. Какие-либо дисциплинарные взыскания в документ не вписываются, если только это не увольнение.

Заполняются трудовые книжки на русском, а в национальных российских республиках возможно использование местных языков, которые имеют статус государственного.

Оформление книжек

Правила ведения трудовой книжки мы можем начать исследовать с пунктов, отражающих особенности заполнения документа. Перечислим важнейшие факты, касающиеся этого процесса:

- если сотрудник принят на работу в первый раз, то компания-наниматель должна оформить трудкнижку для него в течение недели после того, как человек начнет свою трудовую деятельность;

- сведения о сотруднике вписываются в рассматриваемый документ на основе паспорта или иного признанного законом источника, удостоверяющего личность;

- данные об образовании, полученном работником, а также о его специальностях, профессии берутся из дипломов и иных документов, подтверждающих квалификацию;

Как только трудкнижка оформлена, работодатель обязуется корректным образом вести ее. Но по сути дела, все, что может делать компания с трудовой книжкой — это вносить в нее записи и производить корректировки. Поэтому исключительно важно знать, как правильно вносить в соответствующий документ записи.

Внесение записей

Правила ведения трудовой книжки предполагают, что все записи в нее (например, касающиеся переводов, фактов о квалификации, увольнениях, награждениях и т. д.) вносятся на основании приказа, которые должен подписать компетентный человек из руководящего состава компании-работодателя. Внесение в трудкнижку сведений должно осуществляться без использования сокращений. Записи должны сопровождаться порядковым номером. Всякий раз, когда кадровая служба фирмы корректирует трудовую книжку работника, она должна уведомить его об изменениях под роспись.

Если предстоит внесение в документ сведений об увольнении, то формулировки должны полностью соответствовать тем, которые предусмотрены в ТК РФ и иных федеральных законах. Если трудовой договор прекращается в соответствии с 77-й статьей ТК РФ, то в трудкнижке необходимо сослаться на необходимый пункт из 1-й ее части. Если человек увольняется на основании положений 81-й статьи ТК РФ, то в документе также необходимо отразить предусмотренные законом формулировки. Если трудовой договор прекращается в силу не зависящих от работодателя и сотрудника обстоятельств, то ссылка должна быть на положения 83-й статьи ТК РФ.

Если сотрудник пожелает, то в трудкнижке могут быть зафиксированы сведения, касающиеся работы по совместительству (в том числе увольнение с нее). Но для этого работник должен предоставить в кадровую службу документ, которые подтверждает его трудовые отношения с другим работодателем.

В числе иных популярных записей, которые предусматривают правила ведения трудовой книжки — сведения о военной службе (а также о работе в органах внутренних дел и иных государственных и силовых структурах). Также в документ могут быть вписаны сведения, отражающие факт прохождения сотрудниками курсов повышения квалификации.

В трудкнижке, как мы отметили выше, фиксируются сведения о награждениях сотрудника в силу его трудовых достижений. Это может быть информация о государственных наградах, о почетных званиях, о вручении грамот, значков, дипломов и иных видах поощрений, которые предусмотрены законами РФ и локальными правовыми актами работодателей.

Изменения и исправления

Правила ведения трудовой книжки также допускают внесение в данный документ изменений и исправлений. Каким образом они должны производиться? Если речь идет об изменении ФИО, даты рождения, информации об образовании, то действия кадровой службы должны подтверждаться документами, имеющими отношения к обновляемым фактам.

Если так получится, что кадровик ошибся, внося запись в трудкнижку, то это можно исправить. При этом соответствующую корректировку может произвести кадровая служба также и на новой работе, если в ее распоряжении будет подтверждающий документ от предыдущего работодателя.

Если речь идет об исправлениях в разделах, отражающих факты о работе или о награждениях, то неверные данные нельзя зачеркивать: следует делать пометки о том, что они недействительны, а рядом вносится правильная информация.

Возможен сценарий, при котором организация, допустившая ошибку в оформлении трудовой книжки, изменила правовой статус. В этом случае корректировки в документе должна произвести фирма, ставшая правопреемником компании. При ликвидации организации изменения в трудкнижку вносит новый работодатель. Аналогичный сценарий - если нанимателем выступает ИП, ликвидировавший свой статус.

Выдача дубликата трудкнижки

Рассмотрим еще один важный аспект, который включают в себя правила ведения трудовых книжек. 225-е Постановление Правительства РФ допускает выдачу их дубликатов. При этом оснований для проведения данной процедуры может быть несколько. Изучим ключевые, что содержат правила ведения трудовой книжки. Что делать работнику, если он, например, случайно потерял соответствующий документ?

В первую очередь нужно сообщить об этом факте работодателю. По закону, компания должна выдать в этом случае дубликат трудкнижки в течение 15 дней. Оформляя данный документ, работодатель должен внести в него сведения, отражающие стаж работы (который подтверждается документально), а также информацию о наградах.

Возможен вариант с выдачей дубликата вместо действующей трудовой книжки, которая содержит недействительную запись об увольнении или факте перевода на другое место работы. В этом случае новая версия документа будет содержать все необходимые данные, за исключением некорректных.

Правила ведения, хранения трудовых книжек предполагают, что работодатель должен обеспечивать их целостность, не допускать повреждений, не должен терять соответствующие документы. Но бывает так, что в силу разных причин компания все-таки нарушает одно из этих правил. Например, по причине чрезвычайной ситуации. Если так получилось, что трудовые книжки в массовом порядке утеряны работодателем, то трудовой стаж сотрудников, зафиксированный в них, устанавливается специальной комиссией. В ее состав входят компетентные представители компаний-работодателей, различных профсоюзных организаций и иных уполномоченных структур.

Комиссия изучает документы, которые есть у сотрудника — справки или, например, те, что имеют отношение к деятельности профсоюза — билеты, учетные карточки, расчетные книжки. Если соответствующих источников у работника в наличии нет, то факты о том, что он работал в такой-то компании, могут быть подтверждены на основе свидетельских показаний двух и более человек, которые когда-то являлись коллегами для человека. После работы комиссии дубликаты документов, оформленные в установленном порядке, выдаются работникам. Возможно также подключение судов к процессу установления длительности трудового стажа.

Выдача книжки при увольнении

Существует несколько нормативных актов, так или иначе коррелирующих с Постановлением, которое устанавливает правила ведения трудовой книжки. Согласно ТК РФ, в частности, работодатель обязан выдать сотруднику соответствующий документ на руки после увольнения. Как это осуществляется на практике?

В процессе увольнения записи, которые кадровая служба работодателя вносила в трудкнижку сотрудника, должны быть в установленном порядке заверены. Также свою подпись должен поставить сам работник. Если информация в трудкнижку вносилась не только на русском, то заверяются формулировки также и на другом языке.

Оформление вкладышей

К трудовой книжке также может прилагаться оформленный в установленном порядке вкладыш. Обладает он уникальными идентификаторами — серией и номером. Он применяется, если в трудкнижке заполнены все или относящиеся к какому-либо из разделов страницы, в результате чего вписывать новые сведения некуда.

Вкладыш ведется согласно тем же правилам, что и трудовая книжка, и без этого документа он недействителен. Всякий раз, когда кадровая служба оформляет вкладыш, необходимо ставить штамп, отражающий этот факт, в трудкнижке.

Хранение книжек

В 225-м Постановлении отражаются не только базовые правила ведения трудовой книжки. Как хранить данные документы, а также вести их учет, там также рассказано. Можно отметить, что соответствующие процедуры работодатель должен вести не только в отношении действующих трудовых книжек и вкладышей, но также и бланков.

Для обеспечения корректного учета документов компания должна завести несколько документов:

- приходно-расходную книгу, в которой фиксируются сведения по бланкам трудкнижек и вкладышей;

- книгу учета движения документов.

Формы соответствующих документов определяются в нормативных актах, издаваемых органами исполнительной власти РФ. Касательно приходно-расходной книги — в нее должны заноситься сведения обо всех процедурах, отражающих получение или же, расходование бланков, о которых идет речь. Необходимо, осуществляя учет, указывать серию и номер каждого документа. В книге учета движения книжек и прилагаемых к ним вкладышей необходимо регистрировать документы, которые принимаются от сотрудников, поступающих на работу, а также трудкнижки и дополняющие их вкладыши. При увольнении сотрудник фирмы расписывается в обеих книгах.

Бланки трудкнижек и вкладышей подлежат хранению в качестве документов строгой отчетности. Выдаются они только компетентным сотрудникам компании по заявке. Специалист соответствующего профиля должен предоставлять в свою бухгалтерию отчет о том, как обстоят дела с количеством бланков, о денежных суммах, что получены за трудкнижки и вкладыши.

Аспекты изготовления и приобретения трудовых книжек

Трудкнижка — важнейший документ, и потому изготавливается он в порядке, который утверждается на уровне официальных органов власти. Бланки трудовых книжек, а также вкладышей обладают соответствующими элементами защиты. Компания-работодатель должна сама приобретать рассматриваемые типы документов, но, вместе с тем, вправе брать на себя компенсацию соответствующих издержек со стороны работников.

Трудкнижки в России: эволюция законодательства

Интереснейшие факты отражает эволюция законодательства, устанавливающего правила ведения трудовых книжек. Россия — государство с часто меняющимися законами во многих сферах. По мнению многих юристов, сфера трудового права и смежного с ним отраслей — яркий тому пример.

Прежде всего, отметим, что правила ведения трудовой книжки до 2003 года и те, что установлены сейчас, регулировались принципиально разными нормативными актами. Несмотря на то что к 2003-му современная российская государственность вполне состоялась, в сфере регулирования оборота трудкнижек действовали советские законы. Так, порядок заполнения соответствующих документов регулировался постановлением №656 от 06.09.1973 г., изданного Совмином СССР, а также Всесоюзным центральным советом Профсоюзов совместно - «О трудовых книжках рабочих и служащих». В соответствии с данным источником права была также издана Инструкция, согласно которой должен был осуществляться учет трудкнижек на советских предприятиях. Утвержден данный документ был, в свою очередь, Постановлением Госкомтруда СССР. Один из самых доступных ресурсов, с помощью которых можно для справки найти советские правила ведения трудовой книжки - «Консультант». Но встречается данный документ и в других справочно-правовых системах.

Какие интересные факты содержат советские правила ведения трудовых книжек? Россия сильно их изменила? В принципе, многие из положений изданного в СССР правового акта были схожи с теми, что мы наблюдаем в современном законодательстве. Так, например, в одном из положений советского документа сказано, что сотрудники должны знакомиться с фактами внесения любых изменений в трудкнижки или вкладыша в нее. Примерно те же формулировки, как мы отметили выше, содержат правила ведения трудовых книжек 2014 года.

Также в числе норм, имеющих характер схожести с современными — положение о том, что с каждой записью в трудкнижке, отражающей факт приема человека на работу, увольнение или перевод на другое место выполнения трудовых обязанностей, кадровая служба должна ознакомить сотрудника под роспись.

Вместе с тем, на уровне указанных нами положений прослеживаются также значительные различия между советским и российским подходом к ведению трудкнижек. Так, например, в правовых актах, изданных в СССР, было сказано, что сотрудник должен ставить подписи, заверяющие те иные корректировки в документе, в специальных формах. В то время как правила ведения трудовых книжек 2014 года допускают, что человек может подписываться также и в самой трудовой книжке.

Различия в версиях

Другой важнейший исторический аспект, отражающий специфику российских трудкнижек — то, что выпускаются они в разных сериях. Сейчас их насчитывается 5. Самая первая серия вышла на следующий год после того как были введены новые правила ведения трудовых книжек российского образца, заменившие советские нормы. Серия получила индекс ТК. В сравнении с предыдущими версиями трудкнижек, бланк немного уменьшился, изменил цвет.

Серия ТК характеризуется несколькими степенями защиты. Так, например, на всех страницах трудкнижек присутствует видимое в ультрафиолетовых лучах словосочетание «Трудовая книжка», а также водяные знаки в виде аббревиатуры ТК. Листы документов новых серий сшиты с помощью нити «Биколор», которая состоит из двух цветов.

Как мы отметили выше, с 2004 года вышло 5 серий трудовых книжек. В 2004-2005 годах — ТК, в 2006 - 2007-х использовалась другая серя — ТК — I, с 2008 года по июнь 2010-го — следующая, ТК — II, затем — ТК — III, действовавшая до 2012 года. В 2013 году вышла новейшая серия трудкнижек — ТК — IV.

Какое это имеет практическое значение? Дело в том, что принадлежность трудкнижки той или иной серии может повлиять, к примеру, на определение ее подлинности. Если документ серии 2012 года содержит данные, даже если соблюдены все правила ведения трудовой книжки, 2010 года, то он будет недействителен. Быть может, работодатель попросту не смог проследить за соответствием года выпуска книжки тому моменту, когда она заполнялась, но законодатель может трактовать это как подделку документа. Можно также отметить тот факт, что работодатели обязаны удостоверяться в том, что трудкнижки, приносимые работниками с предыдущих предприятий, подлинные — и не только посредством проверки соответствия информации, отраженной в документе, году выпуска его серии.

fb.ru

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

Содержание записей трудовой

Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

ktovdele.ru

Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017, ведения и хранения

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством. Летопись российского персонального трудового документа в видео:

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления. 2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов. 3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов. 4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок. Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: http://svoedelo-kak.ru/kadry/deloproizvodstvo/harakteristika.html.

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в статье.

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано здесь.

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Требования Правила заполнения Примечания

Порядковый номер	Собственный порядковый номер присваивается каждой записи
Даты	Записи всех дат делают только арабскими цифрами по следующему формату: ХХ — число, ХХ — месяц, ХХХХ — год	Например, при указании в документе даты 9 апреля 2017 года, запись должна выглядеть так: 09.04.2017
Цвет чернил	Записи вносятся при помощи перьевой, шариковой, гелевой авторучки с использованием световодостойких чернил, пасты, геля	Чернила должны быть фиолетового, черного либо синего цвета
Сокращения	Сокращения в персональных трудовых документах использовать нельзя.Записи следует вносить аккуратно, корректно и полностью
Язык	Записи в персональных трудовых документах следует вести на русском языке	В республиках РФ в 2016-2017 по правилам заполнения трудовых книжек для внесения записей может быть использован язык республики, если он установлен официально
Соответствие записи приказу	Нижеперечисленные сведения вносятся в персональные трудовые документы в строгом соответствии с приказами руководителя: о приеме на работу, об увольнении, о переводе при смене должности либо места работы, об изменении квалификации специалиста, о поощрении, награждении	Указываются номера и даты соответствующих приказов
Сроки внесения	В трудовую книжку сотрудника, работающего более, чем пять дней в организации, уполномоченным лицом должны быть своевременно внесены все необходимы записи. Если человек только начинает свою трудовую деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента начала трудовых отношений. Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения	При условии, что это для него основное место работы, и отношения оформлены по трудовому договору
Состав сведений	личные сведения, вид выполняемой сотрудником работы, перевод, увольнение, причина увольнения, информация о поощрениях, вознаграждениях
Ознакомление работников организации с записями	1. Сотрудники должны обязательно быть ознакомлены с внесенными в персональные трудовые книжки записями. После ознакомления с записями, сотрудник ставит подпись в личной карточке, где дублируются записи трудовой книжки 2. После того как отношения в рамках трудового договора завершены, записи, внесенные в ТК, заверяются. Далее ставится подпись руководителя, подпись сотрудника и печать организации 3. После заполнения титула сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений. Роспись ставится также на титуле вкладыша и дубликата

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Наименование документа Сроки хранения

Невостребованные трудовые книжки	Не выданные работникам персональные трудовые документы хранятся в организации на протяжении семидесяти пяти лет
Книга учёта	Данный документ хранят семьдесят пять лет

Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017

Оформление титульного листа

Фамилия, имя, отчество работника вносится полностью согласно паспортным данным.Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт смены фамилии.

Следует перечеркнуть прежние данные одной чертой и вписать новые. На внутренней стороне обложки делается запись, указывающая на документ, который служит основанием для корректировки личных данных, ставится подпись, печать.
Дата рождения – значение записывается так: число.месяц.год.
Образование. Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в персональный трудовой документ. При получении работником какого-либо дополнительного образования сведения дополняются без зачеркиваний.
Специальность работника записывается в именительном падеже. Если работник занимает должность, требующую особых знаний, навыков и подготовки, то специалисту следует сделать отметку о наличии дополнительных документов, подтверждающих необходимую квалификацию.
Дата заполнения. После принятия сотрудника в штат документ заполняется в пятидневный срок.
Печать организации, подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой, подпись владельца ТК.

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
В первой графе ставится порядковый номер записи.
Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации, то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

поставьте номер записи в первой графе;
во второй графе укажите дату перевода;
в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

в 1-й графе укажите номер записи;
во 2-й графе — дату увольнения сотрудника;
внесите запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ в 3-ю графу;
сделайте отметку о приказе об увольнении сотрудника в 4-й графе и укажите его дату и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью.

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, как ВРИО писать правильно.

Индивидуальный предприниматель (ИП) — это юридическое лицо или физическое? Разъясняем здесь.

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: http://svoedelo-kak.ru/kadry/personal/autsorsing.html.

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
В первой графе поставьте номер записи.
Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

1. Как внести исправления в сведениях о работе
2. Как внести исправления на титульном листеТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

Запишите номер записи в 1-й графе.
Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
Внесите новую запись в 3-ю графу.
Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Уполномоченное лицо снимет копии со всех страниц документа, имеющих записи.

На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.

На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент.

Дубликат

Дубликат — это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

Как получить дубликат

Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
Сведения о деятельности работника в этой организации.
Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам — это основа процветания и успеха бизнеса.

svoedelo-kak.ru

Правила ведения трудовых книжек в РФ (2016)

Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Условия и требования закона

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

К ним относятся:

Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата.

Ознакомиться с основными документами можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Статья 5.27 КоАП РФ

Правила ведения трудовых книжек

Ответственные лица

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры, оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.

Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.

На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.

Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.

При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

фамилия, имя, отчество сотрудника;
должность;
текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
дата составления;
подпись сотрудника и руководителя организации.

Пример документа:

Пример приказа о назначении ответственного лица

Какие сведения вносятся и как оформляются?

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении, награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

Дополнительные сведения:

сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета;
сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

Основания для записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.

Вы указываете только причину записи (прием на работу, перевод, увольнение), дату приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносятся:

прием на работу;
перевод на другую должность;
присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
награждение, поощрение;
увольнение.

Даты

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2018 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Цвета чернил

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Язык

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Недопустимость сокращений

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Порядковые номера

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Сроки внесения

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Внесение изменений

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

Изменения на титульном листе при получении новой профессии

Исправления в трудовой деятельности:

после неверной записи, ставится следующий номер;
дата исправления;
«запись за № недействительна»;
заносится верная информация;
приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

Пример:

Пример внесения изменений в документ

Оформление вкладышей

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Отметка о вкладыше:

Пример отметки о выдаче вкладыша

Ознакомление сотрудников

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

Особенности для ИП

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.

Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.

kadriruem.ru

Новый порядок ведения трудовых книжек

Минтруд упростит правила ведения и хранения трудовых книжек

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью. Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы

В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.

В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Ведение записей в трудовой книжке

Все записи:

выполнение работы,
перевод на другую постоянную работу,
изменение квалификации,
увольнение,
награждение,

вносятся в трудовую книжку согласно приказу (распоряжению) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Ведение записей об увольнении

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Запись об увольнении с лишением права занимать должности

При прекращении трудового договора с работником, осуждённым в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён права занимать (какой деятельностью лишён права заниматься).

Записи в трудовой книжке связанные с привлечением к уголовной ответственности

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Сведения о службе в армии и прохождении курсов переподготовки и повышения квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения:

о времени воинской службы в рядах ВС, органах МВД, налоговой службы и т.д.
о времени обучения на курсах и в образовательных учреждениях дополнительного профессионального образования по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи об исправительных работах без лишения свободы

Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, то этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж. Об этом делается запись в трудовую книжку на основании справки органов внутренних дел. Эту запись нужно производить на момент окончания работ сотрудником.

Если сотрудник был уволен и был принят на работу в другом месте то эту запись внесёт уже новый работодатель.

Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся.

Ошибки и неточности в записях

Работодатель, допустивший неточность или ошибку в записях должен исправить ее. При этом исправление неточности является обязательным, и работодатель оказать помощь работнику при его обращении.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то новый работодатель должен ее исправить на основании официального документа предыдущего работодателя. То есть работник должен написать заявление

Восстановление трудовой книжки

Если гражданин потерял трудовую книжку, то он должен написать заявление по последнему месту работы. Бывший работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Выдача трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно настоящему Порядку.

Скачать проект Приказа об изменения Порядка ведения и хранения трудовых книжек

Как пройти курсы повышения квалификации по специальности «Кадровое дело»

Специалисты кадровых служб могут получить удостоверения о повышении квалификации, прослушав дистанционные курсы по темам:

Как получить новую профессию «Специалист по управлению персоналом» - Специалист по кадрам?

Лица, имеющие любое среднее профессиональное или высшее образование, могут пройти переподготовку и получить новую профессию специалиста по управлению персоналом.

Для этого достаточно освоить дистанционный курс профессиональной переподготовки (500 академ. часов - от 3 месяцев). При освоении свыше 1000 часов – также присваивается квалификация «Специалист по управлению персоналом».

Ознакомьтесь с перечнем учебных программ:

Как подать заявку на обучение?

1 способ: оставьте заявку по форме обратного звонка. Для этого нажмите на иконку (на экране значок ). В течении нескольких минут наш специалист свяжется с вами и проконсультирует по всем интересующим вопросам.

2 способ: позвонить на круглосуточный телефон 8 (800) 707-48-27

3 способ: написать в чате сайта или отправить письмо на адрес электронной почты [email protected]