Приказ об изменении плана закупок по 44 фз образец: Приказ о размещении плана закупок и плана-графика по 44-ФЗ. Бланк и образец 2021-2022 года

Образец приказа о размещении плана-графика закупок по 44-ФЗ. Бланк 2022 года для скачивания

Организация обязана размещать план-график закупок в единой информационной системе закупок. Приказ о размещении плана-графика закупок по ФЗ-44 издается с целью возложения ответственности на лицо, размещающее план-график на информационном ресурсе.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о размещении плана-графика закупок по 44-ФЗОбразец приказа о размещении плана-графика закупок по 44-ФЗ

Законодательная база

Федеральный закон от 05 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг» регулирует правила проведения закупок, определения стоимости и т.п., и также правила составления плана-графика закупок.

В соответствии с этим законом заказчики услуг/работ/товаров могут проводить только заранее запланированные закупки, отраженные в плане-графике. Именно в соответствии с этим документом заказчик размещает в единой информационной системе сведения о закупке. При необходимости в план-график могут вноситься изменения, об этом мы скажем ниже.

Единственным исключением из правил, при котором допускается проведение закупки без внесения ее в план-график, являются закупки, производимые для ликвидации ЧС или их последствий.

Порядок составления и размещения документа регламентируется ст. 16 ФЗ-44. Там же приведен список причин, при которых допускается внесение изменений в закупку.

Как формируется документ

План-график составляется на текущий финансовый год и плановый период. Все элементы, которые необходимо указать в документе, определены ст. 16 ФЗ-44. Кроме того, Постановлением Правительства РФ № 1279 от 30 сентября 2019 года утверждено специальное Положение, содержащее в себе пошаговый алгоритм составления плана-графика, а также его утверждения и размещения. Его текст также имеется в ЕИС.

В план должны быть включены следующие характеристики закупки:

• идентификационный код закупки;
• наименования объекта закупки;
• объем фин. обеспечения;
• сроки проведения закупки;
• информация об обязательном общественном обсуждении закупки;
• наименование организатора закупки.

План-график подписывается квалифицированной электронной подписью и размещается в ЕИС.

Если в плане-графике имеется информация, составляющая государственную тайну, он составляется только на бумаге и в ЕИС не размещается.

План-график составляется в течение 10 рабочих дней с момента, как утверждается бюджет организации на год. Пропуск срока влечет административную ответственность.

На что обращают внимание проверяющие органы

При составлении плана-графика закупок прежде всего следует придерживаться условия обоснованности закупки, то есть наличия потребности в ней и ее рациональности.

В настоящее время обоснованность закупки не подтверждается отдельным документом (обязанность отменена в 2019 году), однако если контролирующие органы при проверке усомнятся в том, что закупка была обоснована, они могут провести по ней экспертизу. В случае если закупка будет признана необоснованной, заказчика могут привлечь к административной ответственности.

Когда можно внести исправления

Существует ряд оговоренных законом причин, при которых допускается внесение изменения в плане-графике закупок. К ним относятся:

1. изменение требований к товарам/работам/услугам, по которым планировалась закупка;
2. был пересмотрен бюджет заказчика и теперь он не может позволить себе провести все запланированные закупки;
3. по результатам общественного обсуждения закупки было решено ее изменить;
4. необходимо использовать экономию, полученную при проведении закупки;
5. изменился закон, регулирующий порядок составления плана-графика (как это было, например, в 2019 году).

Измененный план-график также размещается на сайте, при этом указывается дата изменения документа, которая заменяет прежнюю дату утверждения.

Кто размещает документ в ЕИС

План-график составляется в электронном виде и утверждается руководителем организации. Размещение плана-графика в ЕИС осуществляется через личный кабинет заказчика в системе.

При этом руководитель отдельным приказом может закрепить за определенным работником (как правило, речь идет о специалистах отдела закупок или финансово-экономического отдела) ответственность за размещение информации в ЕИС. Об особенностях составления приказа о назначении ответственных лиц можно прочитать здесь.

После утверждения или внесений изменений в план-график отдельным приказом руководитель поручает ответственному лицу размещение графика.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о размещении плана-графика закупок не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которым можно пользоваться в работе. Структура приказа выглядит следующим образом:

1. Заголовок приказа (о чем).
2. Преамбула приказа. В ней указываются законы и постановления, которыми регламентируется составление и размещение в ЕИС плана-графика закупок (мы перечислили их выше).
3. Слово «приказываю».
4. Текст приказа, в котором дается поручение ответственному лицу разместить план-график в системе. Здесь же указывается срок размещения.
5. Подпись руководителя, должность и расшифровка подписи.

С приказом ответственное лицо должно быть ознакомлено под подпись. Хранится приказ в деле приказов по основной деятельности постоянно.

Образец плана-графика закупок на 2022 год

План-график — это документ, в котором указана полезная информация для поставщиков и исполнителей (способы осуществления процедур, дополнительные требования к участникам). В конце года заказчики обязаны распланировать свои приобретения на ближайший год, а если говорить о 44-ФЗ, то и на ближайшие три года. Рассмотрим подробнее, каким образом заполнить и опубликовать планы и планы-графики закупок.

Содержание

Согласно положениям Закона о контрактной системе заказчиками осуществляется планирование торгов путем составления и размещения плана и плана-графика закупок. Содержание указанных документов достаточно схоже, однако стоит выделить и отличительные черты:

• план закупок — это документ, содержащий общие сведения о процедурах, проводимых заказчиком, из расчета на три календарных года. Этот план предшествует составлению плана-графика торгов;
• план-график — содержит подробную информацию о торгах, которые будут проводиться заказчиком в течение одного календарного года.

Таким образом, указанные выше документы отличаются по срокам, на которые они составляются и утверждаются, а также по сведениям, которые в них указываются.

Что касается такого документа, как план закупок по 223 ФЗ, то следует отметить, что Законом № 223-ФЗ не установлен период, на который составляется указанный акт. Этот документ должен быть составлен и размещен заказчиком на срок не менее одного года.

Заполнение плана закупок по 44-ФЗ

Как уже было указано выше, план закупок на 2020 год должен содержать информацию о потребностях заказчика на три года.

Итак, рассмотрим подробнее заполнение рассматриваемого нами акта.

Шаг № 1. Столбцы с 1 по 4 должны содержать порядковый номер, идентификационный номер и цель проведения закупочной процедуры.

Шаг № 2. В столбцах 5 и 6 заказчику необходимо указать наименование объекта торгов и ориентировочное время опубликования извещения об осуществлении торгов.

Шаг № 3. В столбцах с 7 по 11 следует указать сведения о финансовых источниках, а именно общий объем, а также планируемые платежи на каждый период отдельно.

Шаг № 4. В колонке № 12 следует отразить предположительные даты проведения тендеров (данные сведения возможно впоследствии изменить, если возникнет такая необходимость).

Шаг № 5. Столбец № 13 должен содержать сведения о специализированных видах торгов (необходимо указать «да» либо «нет»).

Шаг № 6. В колонке № 14 следует отразить информацию о необходимости проведения общественных обсуждений.

Шаг № 7. В случае внесения каких-либо изменений в план сведения об этом отражаются в колонке № 15 с обоснованием.

Утверждение и размещение плана закупок

Итак, обратимся к вопросу о том, кто утверждает план закупок по 44 ФЗ. Следует отметить, что утверждение происходит путем издания руководителем организации приказа «Об утверждении плана закупок товаров, работ, услуг». Образец приказа вы можете увидеть ниже.

Как разместить план закупок в ЕИС? В первую очередь, необходимо войти в личный кабинет заказчика и далее перейти в раздел «Планирование закупок». После выбора вкладки «Планы закупок» необходимо нажать на кнопку «Создать». Далее следует внести всю информацию, о которой уже говорилось выше.

План закупок в структурированном виде (44 ФЗ) выглядит следующим образом.

План-график закупок по 44 ФЗ: как заполнить

Требования к оформлению такого акта, как план-график закупок на 2020 год, изложены в следующих нормативных правовых актах:

• для заказчиков федерального уровня — Постановление Правительства № 553 от 05.06.2015;
• для региональных и муниципальных заказчиков — Постановление Правительства № 554 от 05. 06.2015.

Форма плана-графика на 2020 год выглядит следующим образом.

Итак, для того, чтобы заполнить указанный документ, необходимо выполнить следующий алгоритм действий.

1. Первая колонка не заполняется.
2. Во втором столбце необходимо отразить идентификационный код.
3. Объект тендера: следует отразить наименование и описание (краткое содержание закупаемой продукции).
4. Обязательна к указанию НМЦК тендера.
5. Если предусмотрен авансовый платеж, то заполняется столбец № 5, размер указывается в процентах.
6. Планируемые платежи: следует отразить оплату на очередной и планируемые периоды (столбцы с 7 по 11).
7. Единица измерения (пункты № 12–13): указывается единица измерения закупаемой продукции и ее код по классификатору ОКЕИ.
8. Объем: следует отразить общий объем приобретаемой продукции, а также объемы на плановые периоды — 2020–2021 гг. (столбцы 13–17).
9. Колонка № 19: необходимо отразить сроки поставки продукции, выполнения работ либо оказания услуг (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, по мере необходимости и т. д.).
10. Размер обеспечения: при осуществлении конкурсов или аукционов (от 0,5% до 5% от НМЦК). Данный раздел не заполняется, если торги проводятся в иной форме (запрос котировок либо предложений).
11. Столбец № 21: обеспечение исполнения контракта может составлять от 5% до 30%. В случае проведения закупок услуг по предоставлению кредита и банковской гарантии данная графа не заполняется.
12. Колонки 23–24: обязательно указание даты проведения торгов (к примеру, 04.2019), а также способа определения поставщиков.
13. Колонка № 25: ссылка на предоставление преимуществ для учреждений уголовно-исправительных систем.
14. Столбец № 26: указываются сведения о проведении закупку у СМП, СОНКО.
15. Графа № 27: необходимо отразить информацию о запретах, ограничениях на приобретение товаров иностранного производства (ст. 14 ФЗ № 44).
16. Графа № 28: отражаются сведения о дополнительных требованиях, которые предъявляются в случае проведения аукциона или конкурса с ограниченным участием. Требования указаны в ПП РФ № 99 от 04.02.2015.
17. Колонка № 29: сообщается о необходимости проведения обязательных общественных обсуждений.
18. Банковское сопровождение (№ 30): в случае необходимости банковского сопровождения контракта этот фаакт должен быть указан.
19. Пункт № 31: в случае внесения изменений в план-график информация об этом подлежит внесению в данную графу.
20. Уполномоченный орган (№ 32): если возложены полномочия в соответствии со ст. 25 44-ФЗ.
21. Столбец № 33 заполняется при проведении совместных закупок.

План-график на 2020 год (образец) можно увидеть ниже.

Срок размещения плана-графика на 2020 год — в течение трех рабочих дней со дня утверждения.

Также, следует иметь в виду, что срок размещения извещения после опубликования плана-графика первоначально не установлен. Однако в случае внесения изменений в данный акт извещение подлежит публикации только через 10 дней.

План закупок по 223-ФЗ

Размещение плана в ЕИС осуществляется в десятидневный срок, но не позже 31 декабря текущего календарного года.

В обязательном порядке осуществляется подписание данного документа усиленной квалифицированной подписью.

Итак, рекомендации по заполнению плана процедур в рамках 223-ФЗ таковы:

1. Вносятся сведения о заказчике — наименование, ИНН, КПП, место нахождения, а также ОКАТО — по месту регистрации заказчика.
2. Если срок договора больше, чем срок, на который разрабатывается рассматриваемый нами документ, то данный факт подлежит обязательному отражению.
3. Все коды отражаются на основании действующей ОКВЭД.
4. Колонки № 11–17 заполняются данными, которые определяются заказчиком самостоятельно.

План-график закупок

Скачать

Приказ об утверждении

Скачать

13. Управление закупками – Управление проектами – 2-е издание

Основная часть

Нажмите кнопку воспроизведения в следующем аудиоплеере, чтобы слушать, пока вы читаете этот раздел.

Управление закупками следует логическому порядку. Во-первых, вы планируете, что вам нужно заключить контракт; затем вы планируете, как вы это сделаете. Затем вы отправляете требования к контракту продавцам. Они предлагают шанс работать с вами. Вы выбираете лучших, а затем подписываете с ними контракт. Как только работа начинается, вы контролируете ее, чтобы убедиться, что контракт соблюдается. Когда работа выполнена, вы заключаете договор и заполняете все документы.

Вам нужно начать с плана всего проекта. Прежде чем делать что-либо еще, вам нужно подумать обо всей работе, которую вы будете выполнять по контракту для своего проекта. Вам захочется планировать любые покупки и приобретения. Здесь вы внимательно изучите свои потребности, чтобы убедиться, что заключение контракта необходимо. Вы выясняете, какие виды контрактов имеют смысл для вашего проекта, и пытаетесь определить все части проекта, для которых будут заключены контракты.

Планирование контрактов — это планирование каждого отдельного контракта для работы над проектом. Вы решаете, как вы будете управлять контрактом, каким показателям он должен соответствовать, чтобы считаться успешным, как вы выберете продавца и как вы будете управлять контрактом после того, как работа будет выполнена.

В плане управления закупками подробно описывается, как будет управляться процесс закупок. Он включает в себя следующую информацию:

• Типы контрактов, которые вы планируете использовать, и любые показатели, которые будут использоваться для измерения эффективности подрядчиков
• Запланированные даты поставки работ или продуктов, на которые вы заключаете контракт
• Стандартные документы компании, которые вы будете использовать
• Количество вовлеченных поставщиков или подрядчиков и способ управления ими
• Как покупка может повлиять на ограничения и допущения плана проекта
• Согласование сроков закупок с разработкой графика проекта
• Идентификация продавцов, прошедших предварительную квалификацию (если они известны)

План управления закупками, как и все другие планы управления, становится дочерней частью плана управления проектом. Некоторые инструменты и методы, которые вы можете использовать на этапе планирования закупок, включают анализ «производить или покупать» и определение типа контракта.

Это означает выяснение того, следует ли вам заказывать работу или выполнять ее самостоятельно. Это также может означать принятие решения о создании решения вашей проблемы или покупке того, что уже доступно. Большинство тех же факторов, которые помогают вам принимать любые другие важные проектные решения, помогут вам и в этом. Сколько стоит его построить, а не купить? Как это решение повлияет на масштаб вашего проекта? Как это повлияет на график проекта? Есть ли у вас время, чтобы сделать работу и при этом выполнить свои обязательства? Когда вы планируете, что вы будете и не будете заключать контракт, вам нужно очень тщательно продумать свои рассуждения.

Есть некоторые ресурсы (например, тяжелое оборудование), которые ваша компания может купить, арендовать или арендовать в зависимости от ситуации. Вам нужно будет изучить затраты на аренду по сравнению с покупкой и определить лучший способ двигаться вперед.

Вы должны немного знать об основных видах контрактов, доступных вам (клиенту), чтобы выбрать тот, который создаст наиболее справедливую и выгодную сделку для вас и подрядчика. Некоторые контракты имеют фиксированную цену: сколько бы времени и усилий они ни вложили, клиент всегда платит одинаково. На рис. 13.1 затраты для клиента остаются прежними, но по мере того, как прилагаются дополнительные усилия, прибыль подрядчика снижается. Некоторые расходы подлежат возмещению, также называемому «затраты плюс». Здесь продавец взимает с вас стоимость выполнения работы плюс некоторую плату или ставку. Таблица 13.1 иллюстрирует это, показывая, что по мере увеличения усилий затраты клиента растут, но прибыль подрядчика остается неизменной. Третий основной вид контракта — время и материалы. Здесь клиент оплачивает время, затраченное на работу над проектом, а также оплачивает все материалы, использованные для выполнения работы. На рис. 13.2 показано, что по мере роста затрат клиента растет и прибыль подрядчика.

Контракты с фиксированной ценой

Контракт с фиксированной ценой представляет собой юридическое соглашение между проектной организацией и юридическим лицом (лицом или компанией) о предоставлении товаров или услуг для проекта по согласованной цене. В договоре обычно подробно оговаривается качество товаров или услуг, сроки, необходимые для поддержки проекта, и цена доставки товаров или услуг. Существует несколько вариантов контракта с фиксированной ценой. Для товаров, товаров и услуг, где объем работ очень ясен и маловероятен, контракт с фиксированной ценой предлагает предсказуемую стоимость. Ответственность за управление работой для удовлетворения потребностей проекта сосредоточена на подрядчике. Команда проекта отслеживает качество и график выполнения, чтобы гарантировать, что подрядчики удовлетворят потребности проекта. Риски, связанные с контрактами с фиксированной ценой, представляют собой затраты, связанные с изменением проекта. Если в проекте происходит изменение, требующее приказа об изменении от подрядчика, цена такого изменения обычно очень высока. Даже когда цена за изменения включена в первоначальный контракт, изменения в контракте с фиксированной ценой создадут более высокие общие затраты по проекту, чем другие формы контрактов, потому что большая часть рисков, связанных с затратами, переносится на подрядчика, и большинство подрядчиков добавляют непредвиденные обстоятельства в контракте для покрытия их дополнительного риска.

Рисунок 13.1: В контракте с фиксированной ценой стоимость для клиента постоянна независимо от приложенных усилий или даты поставки.

Контракты с фиксированной ценой требуют наличия как минимум двух или более поставщиков, обладающих квалификацией и опытом работы, обеспечивающими удовлетворение потребностей проекта. Другим требованием является объем работ, который, скорее всего, не изменится. Разработка четкого объема работ на основе надежной информации, составление списка высококвалифицированных участников торгов и разработка четкого контракта, отражающего этот объем работ, являются важнейшими аспектами хорошего контракта с фиксированной ценой.

Если поставщик услуг несет ответственность за включение всех затрат, включая прибыль, в согласованную цену, это договор с фиксированной общей стоимостью . Подрядчик принимает на себя риски неожиданного увеличения трудозатрат и материалов, необходимых для предоставления услуги или материалов, а также материалов и своевременности.

Контракт с фиксированной ценой с корректировкой цены t используется для необычно длительных проектов, рассчитанных на годы. Наиболее распространенным использованием этого типа контракта является цена с поправкой на инфляцию. В некоторых странах стоимость местной валюты может сильно измениться за несколько месяцев, что влияет на стоимость местных материалов и рабочей силы. В периоды высокой инфляции клиент берет на себя риск более высоких затрат в связи с инфляцией, и цена контракта корректируется на основе индекса инфляции. Волатильность некоторых товаров также может быть учтена в договоре о корректировке цен. Например, если цена на нефть существенно влияет на стоимость проекта, клиент может принять на себя риск волатильности цены на нефть и включить в контракт положение, позволяющее корректировать цену контракта в зависимости от изменения цены на нефть.

Контракт с фиксированной ценой и поощрительным вознаграждением  предоставляет стимул для выполнения проекта сверх установленного базового уровня в контракте. Контракт может включать поощрение за завершение работы над важной вехой проекта. Часто в контрактах есть пункт о штрафных санкциях, если работа не выполняется в соответствии с контрактом. Например, если новое программное обеспечение не будет завершено вовремя для поддержки реализации обучения, контракт может налагать на компанию-разработчика программного обеспечения ежедневную сумму денег за каждый день задержки программного обеспечения. Этот тип штрафа часто используется, когда программное обеспечение имеет решающее значение для проекта, и задержка будет стоить проекту значительных денег.

Если услуга или материалы могут быть измерены в стандартных единицах, но необходимое количество точно неизвестно, цена за единицу может быть фиксированной — договор с фиксированной ценой за единицу . Команда проекта берет на себя ответственность за оценку количества используемых единиц. Если смета неточна, договор менять не нужно, но проект превысит сметную стоимость.

Контракты с возмещением затрат

В договоре с возмещением затрат организация соглашается оплатить подрядчику стоимость выполнения услуги или предоставления товара. Контракты с возмещением затрат также известны как договоры «затраты плюс» . Возмездные контракты чаще всего используются, когда объем работ или затраты на выполнение работ точно не известны. В проекте используется возмездный контракт для оплаты подрядчику допустимых расходов, связанных с выполнением работ. Поскольку стоимость проекта является возмещаемой, у подрядчика гораздо меньше рисков, связанных с увеличением стоимости. Когда стоимость работ неизвестна, контракт с возмещением затрат уменьшает сумму денег, которую участники торгов размещают в заявке, чтобы учесть риск, связанный с потенциальным увеличением затрат. Подрядчик также менее заинтересован в поиске способов снижения стоимости проекта, если нет стимулов для поддержки достижения целей проекта.

Рисунок 13.2. В контракте с возмещением затрат или контрактом «затраты плюс» подрядчику гарантируется вознаграждение, но затраты клиента могут увеличиваться в зависимости от усилий.

Контракты с возмещением затрат требуют надежного документирования затрат, понесенных по проекту, чтобы гарантировать, что подрядчик получит оплату за всю выполненную работу, и чтобы организация не платила за то, что не было выполнено. Подрядчику также выплачивается дополнительная сумма сверх затрат. Есть несколько способов вознаградить подрядчика.

• Контракт с возмещением затрат с фиксированной оплатой предоставляет подрядчику вознаграждение или сумму прибыли, которая определяется в начале действия договора и не меняется.
• Контракт с возмещением затрат с процентной комиссией оплачивает подрядчику затраты плюс процент от затрат, например 5% от общих допустимых затрат. Подрядчику возмещаются допустимые затраты и выплачивается вознаграждение.
• Возмездный договор с поощрительным вознаграждением используется для поощрения работы в областях, критически важных для проекта. Часто в контракте делается попытка мотивировать подрядчиков сэкономить или снизить стоимость проекта. Использование контракта с возмещением затрат с поощрительным вознаграждением является одним из способов мотивации поведения, направленного на снижение затрат.
• Контракт с возмещением затрат с премиальным вознаграждением возмещает подрядчику все допустимые затраты плюс вознаграждение, основанное на критериях эффективности. Плата обычно основана на целях или задачах, которые являются более субъективными. Сумма денег выделяется для того, чтобы подрядчик заработал за счет отличной работы, а решение о том, сколько платить подрядчику, остается на усмотрение проектной группы. Этой суммы достаточно, чтобы мотивировать отличную работу.

При выполнении небольших работ с высокой степенью неопределенности подрядчик может взимать почасовую оплату труда, плюс стоимость материалов, плюс процент от общих затрат. Этот тип контракта называется время и материалы (T&M) . Время обычно оговаривается на основе почасовой ставки, и подрядчик обычно представляет табели учета рабочего времени и квитанции за предметы, приобретенные в рамках проекта. Проект возмещает подрядчику затраченное время исходя из оговоренной ставки и фактической стоимости материалов. Плата обычно составляет процент от общей стоимости.

Рисунок 13.3. В контракте на основе времени и материалов прибыль подрядчика увеличивается с увеличением усилий, как и затраты клиента. Контракты

T&M используются в проектах для работ меньшего объема, связанных с неопределенностью или риском. Риск берет на себя проект, а не подрядчик. Поскольку подрядчик, скорее всего, включит непредвиденные расходы в цену других типов контрактов, чтобы покрыть высокий риск, контракты T&M обеспечивают более низкую общую стоимость проекта.

Чтобы свести к минимуму риск для проекта, подрядчик обычно включает непревышаемую сумму, что означает, что контракт может взимать плату только до согласованной суммы. Контракт T&M позволяет проекту вносить коррективы по мере поступления дополнительной информации. Окончательная стоимость работ не известна до тех пор, пока не будет получено достаточно информации для составления более точной сметы.

Продавцы и поставщики обычно требуют оплаты в течение срока действия контракта. По контрактам, рассчитанным на несколько месяцев, подрядчик понесет значительные расходы и захочет, чтобы проект оплатил эти расходы как можно раньше. Вместо того, чтобы ждать окончания контракта, график платежей обычно разрабатывается как часть контракта и связан с выполнением определенного объема работ или этапов проекта. Эти платежи, производимые до окончания проекта и исходя из хода работ, называются прогресс платежей . Например, в контракте может быть разработан график платежей, по которому оплачивается разработка учебной программы, затем разработка учебной программы, а затем производится окончательный платеж после завершения и принятия учебной программы. В этом случае будет произведено три платежа. Существует определенный объем работы, которую необходимо выполнить, временные рамки для выполнения этой работы и стандарт качества, которого должна достичь работа, прежде чем подрядчик получит оплату за работу.

Точно так же, как у проекта есть объем работ, который определяет, что включено в проект, а какая работа находится вне проекта, продавцы и поставщики имеют объем работ, который определяет, что они будут производить или поставлять компании. (Партнеры обычно разделяют объем работ по проекту и могут не иметь отдельного объема работ.) Часто в проекте происходят изменения, которые требуют изменений в объеме работ подрядчика. Как эти изменения будут управляться в течение жизненного цикла проекта, обычно документируется в контракте. Запись этих изменений на раннем этапе, документирование того, что изменилось и как изменение повлияло на контракт, а также разработка заказа на изменение (изменение контракта) важны для поддержания хода проекта. Конфликт между членами команды может возникнуть, если изменения не задокументированы или когда команда не может прийти к соглашению об изменении. Разработка и внедрение эффективного процесса управления изменениями для подрядчиков и ключевых поставщиков сведет к минимуму этот конфликт и потенциальное негативное влияние на проект.

Цикл закупок по проекту отражает закупочную деятельность от принятия решения о закупке материала или услуги до оплаты счетов и закрытия контрактов на закупку.

План закупок

После принятия решения о закупке товаров или аутсорсинговых услуг группа по закупкам разрабатывает план, который включает следующее:

• Выбор соответствующих отношений и подходов к заключению контрактов для каждого типа закупаемых товаров или аутсорсинговых услуг
• Подготовка запросов котировок (RFQ) и запросов предложений (RFP) и оценка возможностей партнерства
• Оценка RFQ, RFP и партнерства
• Присуждение и подписание контрактов
• Управление качеством и своевременным исполнением
• Управление изменениями контракта
• Закрытие контрактов

В зависимости от уровня сложности проекта выполнение каждого из этих шагов может занять часы, а иногда и недели работы. Каждый из этих шагов также включен в основной график проекта. Время, затрачиваемое на цикл закупок, может повлиять на планирование критических действий, включая решение о самостоятельном выполнении работы или передаче работы другим. Сроки поставки оборудования и материалов, а также сроки завершения подрядных работ проставляются в графике проекта. Любая закупочная деятельность, которая приводит к задержке проекта или попадает на критический путь проекта, может потребовать особого внимания.

Выбор контрактного подхода

Технические группы обычно составляют описание работы, которая будет передана на аутсорсинг. Исходя из этой информации, команда управления проектом отвечает на следующие вопросы:

• Является ли требуемая работа или материалы товаром, индивидуальным продуктом или услугой, уникальными навыками или отношениями?
• Какой тип отношений необходим: поставщик, поставщик или партнерство?
• Как следует обращаться к поставщику, продавцу или потенциальному партнеру: RFQ, RFP или личное общение?
• Насколько хорошо известен объем работ?
• Каковы риски и какая сторона должна принять на себя какие виды риска?
• Влияет ли закупка услуг или товаров на действия, находящиеся на критическом пути графика проекта, и каков запас резерва для этих действий?
• Насколько важно заранее знать стоимость?

Группа по закупкам использует ответы на первые три вопроса, перечисленные выше, чтобы определить подход к получению товаров или услуг, а остальные вопросы — для определения наиболее подходящего типа контракта.

Ключевым фактором при выборе контрактного подхода является определение того, какая сторона примет на себя наибольший риск. Команда определяет уровень риска, которым будет управлять проект, и какие риски будут переданы подрядчику. Как правило, команда управления проектом хочет управлять рисками проекта, но в некоторых случаях подрядчики обладают большим опытом или контролем, что позволяет им лучше управлять рисками, связанными с работами по контракту.

Запрос предложений

А запрос — это процесс запроса цены и дополнительной информации от участников торгов. Запрос обычно принимает форму RFQ или RFP. Партнерские отношения преследуются и устанавливаются высшим руководством по-разному в каждом конкретном случае.

Квалифицированные участники торгов

Потенциальные участники торгов — это люди или организации, способные предоставить материалы или выполнить работы, необходимые для проекта. В небольших и менее сложных проектах у материнской компании обычно есть список поставщиков и продавцов, которые успешно поставляли товары и услуги в прошлом, и проект имеет доступ к отчету о производительности компаний из этого списка. Для уникальных проектов, где не существует списков поставщиков, проектная группа составляет список потенциальных поставщиков, а затем квалифицирует их, чтобы они могли участвовать в торгах по проекту. Приемлемые участники торгов помещаются в список участников торгов и получают график, когда работа над проектом будет выставлена ​​на торги.

Приемлемость поставщика определяется его способностью выполнять работу способом, отвечающим требованиям проекта и демонстрирующим финансовую устойчивость. Способность выполнять работу включает в себя способность соблюдать спецификации качества и график проекта. В периоды высокой экономической активности в регионе многие поставщики становятся занятыми и истощают свои ресурсы. Команда проекта исследует потенциальных поставщиков, прежде чем они будут включены в список претендентов, чтобы убедиться, что у них есть возможности и послужной список для соблюдения сроков.

Потенциальный поставщик также должен быть финансово стабильным, чтобы быть включенным в список участников торгов. Проверка кредитоспособности или финансовый отчет от Dun and Bradstreet (D&B) — известного поставщика финансовой информации об отдельных компаниях — предоставит проекту информацию о финансовом состоянии потенциального участника торгов. Услуги D&B включают следующее:

• Собственные рейтинги D&B и прогнозные оценки кредитоспособности
• Открытые документы, включая иски, залоговые права, судебные решения и документы UCC (унифицированный коммерческий кодекс) — стандартизированные документы для раскрытия финансовой информации, соответствующие единому коммерческому кодексу
• Финансовая отчетность и история компании

Запрос цен

В запросе цен основное внимание уделяется цене. Тип материалов или услуг четко определен и может быть получен из нескольких источников. Участник торгов, который может удовлетворить требования к качеству проекта и графику, обычно выигрывает контракт, предложив самую низкую цену.

Запрос предложений

Запрос предложений учитывает цену, но фокусируется на соблюдении требований к качеству или графику проекта. Процесс разработки предложения в ответ на RFP может быть очень дорогим для участника торгов, и команда проекта не должна направлять RFP компании, которая не имеет права на победу в тендере.

Оценка предложений

Оценка предложений в ответ на запросы предложений по товарным позициям и услугам строго дифференцирована по цене. В большинстве случаев контракт выигрывает самая низкая общая цена. Общая цена будет включать в себя стоимость товаров или услуг, любые расходы на доставку или доставку, стоимость любых гарантий и любые дополнительные услуги, которые повышают ценность проекта.

Оценка заявок на основе RFP более сложна. Оценка предложений включает цену, а также оценку технического подхода, выбранного участником торгов. В проектную группу, оценивающую предложение, должны входить люди, обладающие опытом для понимания технических аспектов различных вариантов предложения и ценности каждого предложения для проекта. В более сложных проектах административная часть предложения оценивается и оценивается одной командой, а техническая сторона предложения оценивается другой командой. Команда проекта объединяет две оценки, чтобы определить наилучшее предложение для проекта.

Присуждение контракта

После того, как команда проекта выбрала участника торгов, который обеспечивает наилучшую стоимость проекта, представитель проекта подтверждает все условия предложения и контракта с потенциальным подрядчиком. Менее сложные контракты, такие как контракты на печатные материалы, требуют прочтения и подписания контракта, чтобы убедиться, что поставщик понимает условия контракта и требования графика проекта. Более сложные проекты требуют подробного обсуждения целей, потенциальных препятствий на пути к достижению этих целей, графика проекта и критических дат, а также процессов разрешения конфликтов и улучшения рабочих процессов.

Управление контрактами

Тип контракта определяет уровень усилий и навыков, необходимых для управления контрактом. Менеджер по контрактам с поставщиками разрабатывает подробные спецификации и обеспечивает соблюдение этих спецификаций. Менеджер по контрактам с поставщиками гарантирует, что подрядчики, участвующие в торгах, обладают навыками и возможностями для выполнения работы в соответствии с графиком проекта, и отслеживает производительность поставщика в соответствии с потребностями проекта, предоставляя поддержку и указания, когда это необходимо. Менеджер по партнерским отношениям развивает согласованность вокруг общих целей и рабочих процессов. Каждый из этих подходов требует различных навыков и разной степени усилий.

Предметы, на приобретение которых уходит много времени — предмета с длительным сроком изготовления — получают раннее внимание руководства проекта. Примерами изделий с длительным сроком изготовления являются оборудование, спроектированное и изготовленное специально для проекта, учебная программа, созданная для обучения новой рабочей силы, и индивидуальный биореактор для биотехнологического проекта. На разработку и завершение этих элементов могут потребоваться недели, месяцы или годы. Команда проекта заблаговременно выявляет товары с длительным сроком изготовления, чтобы как можно скорее начать закупочную деятельность, поскольку те, которые закупаются в рамках обычного цикла закупок, могут вызвать задержки в реализации проекта.

После присуждения контракта проектная группа отслеживает эффективность подрядчика в соответствии с критериями эффективности в контракте и его или ее вклад в выполнение проекта. Обычно подрядчики предоставляют продукт или услугу, которая соответствует ожиданиям по качеству и соответствует графику проекта. Как правило, есть также один или два подрядчика, которые не соответствуют ожиданиям проекта. Некоторые менеджеры проектов будут ссылаться на контракт и использовать его, чтобы попытаться убедить подрядчика улучшить производительность или понести наказание. Другие менеджеры проектов вместе с подрядчиком изучат творческие способы повышения производительности и выполнения требований проекта. Управление контрактами допускает оба подхода к работе с неработающими подрядчиками, и проектная группа должна оценить, какой метод, скорее всего, сработает в каждой ситуации.

Управление работой подрядчика по проекту так же важно для общих результатов проекта, как и работа, выполняемая командой проекта.

Логистика и экспедиция

Оборудование и материалы, приобретаемые для использования в проекте, необходимо транспортировать, инвентаризировать, хранить на складах и часто охранять. Эта область знаний называется логистика . Логистика проекта может управляться командой проекта или может быть включена в RFP или RFQ. В международных проектах материалы могут быть импортированы, а группа по закупкам управляет таможенным процессом. В небольших проектах логистические функции часто выполняет материнская компания. В более крупных проектах эта деятельность обычно поручается компаниям, специализирующимся на логистических услугах. В более крупных и сложных проектах команда по закупкам будет включать специалистов по логистике.

Работа над проектом часто зависит от закупаемых для проекта материалов. Поставка этих материалов влияет на планирование проекта, и часто некоторые материалы требуются раньше, чем это предусмотрено обычной практикой закупок. По объектам с длительным сроком изготовления график проекта включается в планы заключения контрактов, и подрядчики должны объяснить, как они будут поддерживать график проекта.

В больших и сложных проектах критически важные элементы могут быть запланированы для доставки после того, как они потребуются для проекта. Затем группа по закупкам вместе с подрядчиком изучает идеи по ускорению производства или транспортировки оборудования или материалов. Контракт часто может отдавать приоритет изготовлению оборудования и доставке оборудования в соответствии с графиком проекта. Команда проектной логистики также может изучить способы сокращения времени транспортировки. Например, в рамках проекта в Аргентине некоторое критически важное оборудование было доставлено из Швеции, а не транспортировано на корабле, чтобы сэкономить несколько недель в пути. Затраты на логистику были выше, но общая ценность проекта была выше.

Атрибуты текста

Эта глава Управление проектами является производным от следующего текста:

• Управление проектами для разработчиков учебных пособий Wiley et.