Простую электронную подпись может использовать: Подробнее о простой электронной подписи

Простая электронная подпись | СБИС Помощь

Простая электронная подпись | СБИС Помощь
УчебникЖурналПростая электронная подпись

Простая ЭП — это пара «логин/пароль», комбинация символов или код доступа, присылаемый в email либо смс. Такая подпись подтверждает авторство, но не гарантирует, что файл после этого не меняли. Неизменность документа, подписанного ПЭП, контролирует СБИС.

ПЭП используется для подписания документов внутри информационной системы (например приказов, постановлений, корреспонденции). Простая подпись есть у всех пользователей СБИС, но чтобы она приобрела юридическую силу стороны должны заключить дополнительное соглашение.

Когда нельзя использовать ПЭП

Простой ЭП запрещено подписывать документы:

• которые содержат государственную тайну;
• в которых должна стоять печать организации/ИП. Например трудовые договоры, счета-фактуры, УПД, отчеты в госорганы и прочее.

Какие документы можно подписывать ПЭП

Список документов определяется в дополнительном соглашении о применении простой подписи.

В СБИС простой ЭП можно подписать инструкцию, внутренний этап бизнес-процесса, файл, приложенный к задаче, проекту и прочим операциям, а также загруженный на СБИС Диск. Документ с ПЭП нельзя выгрузить из СБИС, но можно распечатать со штампом об ЭП.

Как начать использовать ПЭП

1. Подпишите с сотрудниками соглашение о порядке применения ПЭП. В нем должны быть зафиксированы:
   • типы документов, которые можно подписывать простой подписью;
   • обязанность сторон соблюдать конфиденциальность ключа (логина/пароля и смс-кода, поступившего на телефон).
2. Чтобы повысить безопасность аккаунта, установите смс-подтверждение входа в СБИС.
3. Всех пользователей, которые должны участвовать в документообороте, добавьте в СБИС: укажите ФИО и должность. Разрешите сотрудникам доступ.

Если сотрудник уволился, запретите ему доступ СБИС — подпись будет заблокирована.

ЭП

Коммерческие ЭП

ЭП для СБИС

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Простая электронная подпись может быть использована для внутреннего ЭДО

Главная → Статьи → Простая электронная подпись может быть использована для внутреннего ЭДО

Организация применяет общую систему налогообложения, занимается оптовой торговлей геодезическим оборудованием. У организации есть два обособленных подразделения в других городах России. Для оперативного решения проблем в учете организация использует ксерокопии первичных документов, полученные от сотрудников подразделений (авансовые отчеты, заявления на перевод подотчетных сумм, списание материальных ценностей для собственных нужд и др.). Документы подписываются простой электронной подписью. Такую возможность дает бухгалтерская программа. Затем отслеживается приход оригинальных документов. Возможно ли в целях налогового учета использовать электронный документооборот и электронную подпись в программном обеспечении организации (без обращения в специализированные удостоверяющие организации)?

Документальное подтверждение расходов является одним из обязательных условий для их признания в целях налогообложения прибыли.

Под документально подтвержденными расходами в соответствии с абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ.

НК РФ не предъявляет каких-либо конкретных требований к оформлению документов, а также не устанавливает особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе (письмо Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920).

Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 19.01.2015 № 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).

К числу таких обязательных реквизитов Закон № 402-ФЗ относит подпись (подписи) лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием его (их) фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (этих лиц).

Часть 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусматривает, что первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 части 3 ст. 21 Закона 402-ФЗ).

По мнению финансового ведомства (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06. 04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) вид электронной подписи.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (часть 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Принимая во внимание приведенные нормы Закона № 63-ФЗ, специалисты налогового ведомства приходят к выводу, что электронный документооборот с применением, в том числе, простой электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

При этом в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей. Данное мнение нашло отражение в письме ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904 (смотрите также письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

В свою очередь, в письмах Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 04.08.2015 № 03-03-06/44905 говорится, что электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Обобщая сказанное, можно сделать вывод, что согласно позиции официальных органов в настоящее время электронные документы, подписанные простой электронной подписью, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением участников электронного взаимодействия.

Как мы поняли, в анализируемом случае речь идет о внутренних документах организации (авансовых отчетах, актах на списание материальных ценностей и пр.).

По нашему мнению, сказанное выше справедливо и в отношении внутренних документов организации. Таким образом, полагаем, что Ваша организация вправе использовать в целях налогообложения прибыли внутренние документы, составленные в электронном виде и подписанные простой электронной подписью.

Считаем, что с этой целью организации следует издать соответствующий приказ о введении электронного документооборота, а также утвердить положение или правила об электронном документообороте. В них возможно указать, например, перечень документов, оформляемых в электронном виде, порядок их обработки, рассмотрения, перечень должностей сотрудников, участвующих в электронном документообороте.

Соответствующие положения об использовании документов в электронном виде, подписанных простой электронной подписью, по определенным хозяйственным операциям должны содержаться и в учетной политике организации.

Разъяснениями уполномоченных органов, а также судебными решениями применительно к рассматриваемой ситуации мы не располагаем.

Косвенно о возможности использования внутреннего электронного документооборота свидетельствует письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором работники финансового ведомства, не ответив прямо на вопрос о возможности составления авансового отчета в электронной форме с подписанием его электронной подписью, указали, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Ответ подготовил: Завьялов Кирилл, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

Простая электронная подпись (SES) / цифровая подпись

Электронные и цифровые подписи — что это такое?

В последние годы электронные подписи стали обычным явлением во многих компаниях. Проще говоря, простая электронная подпись (SES) — это способ подписи любого документа.

Цифровые подписи развивают концепцию электронных подписей. Цифровая подпись требует технической реализации и предназначена для надежной связи подписывающего лица с документом. Любая попытка изменить это должна быть обнаружена.

Цифровые подписи строго регулируются. В Европе это регулируется правилами eIDAS 2014 года (которые вступили в силу в июле 2016 года). В Великобритании правила электронной идентификации и доверительных услуг для электронных транзакций 2016 года устанавливают стандарты.

Простая электронная подпись

Европейские правила eIDAS и соответствующие правила Великобритании определяют три уровня электронной подписи. Простая электронная подпись (SES) является самой низкой из них. Его можно рассматривать как минимальное требование для гарантии идентичности. Это может быть любая электронная форма подписи, которую подписывающая сторона может применить к документу для подтверждения принятия.

eIDAS дает следующее определение простой электронной подписи (SES):

«Данные в электронной форме, которые присоединены к другим данным в электронной форме или логически связаны с ними и которые используются подписывающей стороной для подписи».

При использовании SES не требуется сложной технической реализации. Он должен проверять личность подписавшего, но нет необходимости в цифровой проверке или защите от подделки. Эти требования вводятся для электронных подписей.

Как внедрить простую электронную подпись

Простая электронная подпись не требует специальной технической реализации. Однако он должен быть связан с лицом, подписавшим документ, и обеспечивать возможность проверки личности. С юридической точки зрения, это в конечном итоге сводится к согласию обеих сторон принять подпись.

SES может быть таким же простым, как изображение собственноручной подписи. Стандартные подписи электронной почты также принимаются как простые электронные подписи, как и использование кнопки «Я согласен» в веб-форме. Такие подписи часто используются в простых бизнес-транзакциях, контрактах или заказах на покупку.

В чем разница между электронными подписями и цифровыми подписями?

Простая электронная подпись сталкивается с трудностями, когда требуется проверка того, что подписывающая сторона действительно подписала документ. Документы, которые являются более важными или имеют ценность, скорее всего, потребуют этой проверки.

Цифровая электронная подпись предоставляет возможность проверки подписавшего. Этот тип подписи должен быть создан с использованием данных, которыми может управлять только подписывающий. Он также должен защищать от подделки. Любые внесенные изменения должны быть прослеживаемыми, и подпись не принимается, если она изменена или подделана.

Существует два типа цифровой подписи — расширенная электронная подпись (AES) и квалифицированная электронная подпись (QES). Оба они должны гарантировать, что подписывающая сторона создала подпись и с тех пор ее никто не подделывал. QES идет дальше с дополнительными мерами безопасности и возлагает бремя на подписывающую сторону в случае спора. Согласно законодательству ЕС, она имеет тот же вес, что и традиционная собственноручная подпись. СЭС нет.

Узнайте больше в нашем кратком руководстве по электронным подписям.

Простая электронная подпись

Резюме

• Просто и умно
• Простая электронная подпись в случае спора
• Какие преимущества дает простая электронная подпись?

Электронная подпись — это компромисс между простотой использования и безопасностью. Простая электронная подпись — это первый уровень безопасности и юридического признания документа.

Цифровизация в настоящее время преобладает в компаниях на ежедневной основе. В этом отношении 2020 год, безусловно, стал переломным: многие сотрудники перешли на удаленную работу из-за Covid-19.пандемия. Ежедневные рабочие процессы людей должны были быть переведены в цифровой формат, чтобы не нарушать бесперебойную работу компаний. Одним из основных нововведений, которые появились на рабочем месте, является электронная подпись. Это позволяет компаниям выполнять важные административные процессы без необходимости физического присутствия заинтересованных лиц. Кроме того, это позволяет значительно сэкономить время и ресурсы, чтобы их можно было использовать для более полезных вещей. Существует три типа электронной подписи. Они различаются по своим характеристикам и бизнес-процессам, для которых они подходят. Здесь мы собираемся обсудить простая электронная подпись и ее особенности.

Просто и умно

Как следует из названия, одной из отличительных особенностей простой электронной подписи является ее простота: прежде всего, ее легко и просто использовать. Далеко не все сотрудники данной компании разбираются в новых цифровых инструментах. Поэтому тем более важно иметь электронные формы подписи , которые были бы просты в использовании для всех, даже для тех сотрудников, которые имеют наименьший опыт в новых технологиях или которые поднимают шум из-за необходимости их использования. Использование этой простой подписи может даже стать первым шагом к более широкому использованию цифровых приложений. Излишне говорить, что именно эта простота ограничивает доказательную юридическую ценность простой электронной подписи, поэтому она не подходит для определенных типов документов.

Не существует точного определения юридических требований в отношении простых электронных подписей. Это означает, что документ можно подписать всего за несколько кликов, без какого-либо четко определенного процесса для этой цели. Таким образом, поскольку личность подписавшего невозможно проверить, они теоретически могут отрицать, что когда-либо подписывали документ. Таким образом, доказательная юридическая ценность простой электронной подписи более или менее сопоставима с таковой отсканированной подписи. Однако есть способы повысить юридическую ценность простой электронной подписи и добавить дополнительные уровни безопасности: например, Yousign использует 9Система аутентификации 0051, которая включает отправку кода по SMS . Это сопоставимо с системами, используемыми банками для онлайн-транзакций.

Простая электронная подпись в случае возникновения спора

Что происходит, когда оспаривается договор, подписанный с использованием простой электронной подписи? В таких случаях полезно иметь возможность обратиться к досье доказательств – журналу аудита, – в котором, например, хранятся адрес электронной почты и номер телефона подписавшего. Хотя составление контрольного журнала не является обязательным для простых электронных подписей, это оказывается чрезвычайно полезным в случае спора: это упрощает доказательство подлинности подписи, а также может быть использовано для однозначной идентификации подписавшего.

Yousign работает с Arkhinéo над предоставлением дополнительных гарантий, чтобы сделать доказательства более безопасными. Arkhinéo специализируется на архивировании секретных досье, что является хорошей основой для дополнительного уровня защиты досье. Такие документы, как соглашения о конфиденциальности, коммерческие предложения, договоры страхования имущества, договоры на оказание услуг, постоянные трудовые договоры и многие другие, могут быть подписаны простой электронной подписью в условиях полной конфиденциальности. Более полный список таких документов вы найдете в статье Yousign о трех уровнях электронной подписи.

Какие преимущества дает простая электронная подпись?

Как мы уже говорили ранее, простые электронные подписи аналогичны скан-подписям. Однако есть несколько отличий, которые делают простые электронные подписи предпочтительнее отсканированных подписей. Их основным преимуществом, безусловно, является экономия времени: сотрудникам больше не нужно выполнять трудоемкие задачи, такие как создание документов, их распечатка, подписание и сканирование перед отправкой по электронной почте другим контрагентам. Таким образом, все эти ресурсы можно направить на решение других задач, имеющих большую ценность для компании. Благодаря современному, цифровому и безопасному решению Yousign документы можно быстро и легко отправлять от человека А к человеку Б, а затем они надежно архивируются на европейских серверов , и они имеют значительно большую доказательную силу в суде, чем отсканированная подпись. Системы проверки, которые Yousign внедрила для этой цели, содержат фамилию и имя подписавшего, его адрес электронной почты, используемый IP-адрес и точную временную метку — настолько, что даже простейшую форму электронной подписи можно легко воспроизвести технически. перед судом.

Устранена угроза безопасности воспроизводимой подписи, что невозможно в отсканированной версии. Действительно, вырезать подпись из оцифрованного документа и вставить ее в другой документ не так уж и сложно. Но электронная подпись, созданная Yousign любого уровня, уникальна и не может быть скопирована.