Протокол пример собрания: Образцы протоколов и заявлений

Шаблон протокола, удобный для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Почему актуально

Руководство нашей компании, которая относится к предприятиям оборонно-промышленного комплекса, проводит большое количество совещаний, решения которых, как управленческие, так и производственные, должны быть документально оформлены. Для этих целей мы используем форму протокола.

Протоколов у нас действительно много: более 2 тыс. за последний год с ежегодным увеличением на 30%. У исполнителя всего 3 дня для оформления и согласования протокола (если нет указаний от руководства о более сжатом сроке). Протоколы могут содержать большое количество пунктов, поручения могут переходить из протокола в протокол с уточнением сроков и статуса исполнения. Как видите, система не простая. Перед нами была поставлена задача максимально облегчить для исполнителя процесс оформления протокола.

Мы используем только те формы документов, которые прошли унификацию и включены в Альбом унифицированных форм документов нашей организации. Поэтому исполнители уже знают, что для создания какого-либо документа им необходимо зайти на корпоративный портал и в папке «Альбом форм документов» найти нужную форму (а точнее, шаблон).

У нас накоплен большой опыт по унификации форм документов и созданию их шаблонов в MS Word – это пустая форма документа с полями разных типов (дата, текст и др.) и комментариями о том, как следует заполнять каждое поле.

На чем основываемся

Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Правила оформления самого протокола в этом стандарте не приводятся, но они есть в Методических рекомендациях по его применению.

Связанный материал

Протокол: все тонкости оформления реквизитов

№ 05 / 2019

См. статью «Протокол: все тонкости оформления реквизитов» в № 5′ 2019

Связанный материал

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

№ 06 / 2020

Кто подписывает протокол и акт первым – руководитель или члены комиссии? Ответ в № 6′ 2020

Более детально оформление протокола рассмотрено в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11. 04.2018 № 44 (Далее – Примерная инструкция). Несмотря на то, что она устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве только государственных организаций, мы вполне можем взять ее образец протокола, адаптировав под свои нужды (на что-то ведь опираться надо).

Связанный материал

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

№ 01 / 2022

Связанный материал

Современная автоматизация сопровождения совещаний

№ 03 / 2022

Каким мы сделали шаблон протокола

Предлагаем последовательно рассмотреть правила оформления обязательных реквизитов протокола.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для оформления протокола может использоваться бланк. Реквизиты на нем могут располагаться:

• флаговым способом (когда каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) или
• центрованным (когда начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

В нашей организации для оформления протокола мы используем продольный бланк с центрованным расположением реквизитов:

Пример 1. Продольный бланк протокола

Согласно Примерной инструкции «заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется». Протоколы каждого подразделения / органа имеют свой отдельный документопоток с индивидуальным индексом, что отражается в регистрационном номере документа. С целью большей информативности мы к реквизиту «заголовок» дополнительно ввели поле темы совещания (см. «1» в Примере 2), разместили иначе реквизиты «регистрационный номер» («2»), «место составления» («3»), к реквизиту «дата» добавили поле «время проведения» («4»). Сравните:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Пример 2. Заголовочная часть шаблона протокола нашей разработки

Как видите, мы достаточно вольно обращаемся с расположением реквизитов протокола – используем вариант не из Примерной инструкции, а тот, что у нас давно закрепился на практике. Заголовок к тексту помещаем сразу под словом «ПРОТОКОЛ», как это показано в приложении № 7 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее).

В нашем шаблоне есть преднастроенные поля, которые не требуется заполнять вручную, и есть поля редактируемые – в шаблоне они отображаются серым шрифтом (см. Примеры 2 и 5). При наведении курсора серое поле с подсказкой исчезает и исполнитель самостоятельно вводит нужный текст (см. «!» в Примере 3), можно еще выбирать вариант из списка либо дату на календаре («!» в Примере 4) и т.д.

Несмотря на наличие преднастроенных полей, в случае необходимости (а точнее, ввиду ненадобности) такие поля могут быть удалены, как, например, поле «Время проведения с 00:00 по 00:00». В шаблоне мы отображаем максимально возможное количество полей, разрешая исполнителю редактировать такие поля. В самом начале нашего пути разработки шаблонов мы запрещали редактировать преднастроенные поля, но жизнь показала, что создать шаблоны на все случаи жизни невозможно, поэтому мы сняли запреты и теперь все поля являются редактируемыми.

Пример 3. Заполнение текстового поля в шаблоне протокола

Пример 4. Выбор даты в календаре при заполнении шаблона протокола

Протоколы заседаний: составление и оформление

Новая страница 1

Протокол как отражение
коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется
для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов
(коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и
временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах
для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных
совместно условий.

Протокол заседания –
документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или
совещательных органов.

Протокол
заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию
управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее
важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие
коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия
решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от
ее организационно-правовой формы и характера деятельности,
например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе
коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров
(наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме
того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при
генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для
совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию
предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания,
информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц,
подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на
заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект
решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для
предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и
др.

Заседанию коллегиального органа
предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах:
от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если
число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка
присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с
указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до
регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний
общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании
акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.
Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при
предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация
присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения
коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а
также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными
полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на
основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых
рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов,
подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов
решений, повестки дня, списков участников и др. ).

Если заседание
стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью
и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими
протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо
по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом
случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания,
не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался
на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или)
протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в
течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись
заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных
вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального
органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного
хранения.

Оформление реквизитов
протокола

С точки зрения полноты
отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол
содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии
выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом
конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или
решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются
на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование
организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа,
регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление
реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные
системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».

Датой протокола
является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером
протокола является
порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока
действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные
регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому
протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола,
подшитого в дело последним.

Место составления
протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным
делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если
наименование территории входит в название организации: Московская городская
Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту
является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически
согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
дирекции

Текст протокола
состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично
в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и
секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и
приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц,
участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания
должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их
обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены
Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами
коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в
обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова
«Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы,
если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания
указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании,
должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются
арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке
обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Повестка дня:

1. О формировании сметы
расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового
директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной
кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы
Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны
формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не
рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола
состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из
которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или:
ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола
слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются
арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:»
в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если
имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст
доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:»
последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и
формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их
выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в
предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же
разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по
следующей форме:

Вопрос:
Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли
выпуск привилегированных акций?

Ответ:
Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос,
может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:»
(«ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично –
так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в
предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести
изменения…». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в
этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с
решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против»,
«воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных
бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или
заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое
излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого
мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается
какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения,
например:

Подписи председателя и
секретаря заседания
завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева
проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим
законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только
председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также
предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего
решения. Например,
Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено
(ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета)
общества подписывается председательствующим на заседании, который несет
ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления
протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает
порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения
указываются в протоколе:

—         
место и время
проведения общего собрания акционеров;

—         
общее
количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций
общества;

—         
количество
голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;

—         
председатель
(президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается,
что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные
положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования
по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления
протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола,
при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются.
После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание
вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса
подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в
обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии
выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при
необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение
(постановление).

Выписка из протокола

Для информирования
заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях
подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию
части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты
бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки
дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение
вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка
не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола
используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

Как правильно составить протокол собрания (с шаблонами и образцами)

Новичок в составлении протокола собрания?

Если вам поручили вести заметки для комитета или вы были назначены секретарем совета вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам приступить к написанию и подготовке эффективного протокола собрания, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как составлять протоколы собраний, было подготовлено WildApricot, чтобы помочь волонтерам и/или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в деле ведения и подготовки протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собраний различаются в зависимости от организации и типа комитета или Совета, в этой статье представлены только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Что такое протокол собрания?

Протокол встречи или мама (для протокола встречи) можно определить как письменный отчет обо всем, что произошло во время встречи. Они используются для информирования людей, не присутствовавших на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для информирования будущих решений.

Что следует включить в протокол собрания?

Вы должны включить следующие пять шагов: 

1. Предварительное планирование
2. Запись — на собрании
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или совместное использование протоколов собраний
5. Оформление или хранение протоколов для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов собраний, ознакомьтесь с этим постом.

Какова цель протокола собрания?

Вас не должен пугать термин «минуты», так как он на самом деле немного вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутных протоколах заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как: 

• принятые решения (предложения, голоса и т. д.) 
• запланированы следующие шаги
• идентификация и отслеживание действий

Протокол – это осязаемая запись собрания для его участников и источник информации для участников, которые не смогли присутствовать. В некоторых случаях протокол встречи может выступать в качестве отправной точки, например:

• , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
• минут могут служить для уведомления (или напоминания) отдельных лиц о порученных им задачах и/или сроках

Загрузите наш контрольный список протоколов собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше вести протокол.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» в «протоколах собраний» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время собраний.

Что связано с протоколом собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти этапов:

1. Предварительное планирование
2. Запись — на собрании
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или совместное использование протоколов собраний
5. Оформление или хранение протоколов для дальнейшего использования

1. Предварительное планирование протокола собрания:

Хорошо спланированное собрание помогает вести эффективный протокол собрания. Если Председатель и Секретарь или ведущий протокол работают вместе, чтобы гарантировать, что повестка дня и собрание хорошо продуманы, это значительно упрощает протоколирование. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, ведущий протокол может работать с председателем над созданием формата документа, который также работает как повестка дня и схема протокола.

Какова повестка собрания?

Повестка собрания = план:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протокола – с порядок и нумерация вопросов в протоколе собрания соответствуют повестке дня.

Кроме того, повестка дня и/или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

• имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков
• документы, рассылаемые вместе с повесткой дня или раздаваемые на собрании – копии (цифровые или печатные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). по решению председателя собрания).

Уточнение ожиданий:

Когда вы берете на себя новую роль ведущего протоколов или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, что они ожидают от вашей роли во время собрания, а также тип деталей он/она ожидает в протоколах. Например, если ваше Правление или комитет будут рассматривать предложения или голосовать по пунктам/вопросам, четко определите, нужно ли вам предлагать имена тех, кто вносит предложения, поддерживает и т. д. Если вы будете иметь дело с такого рода процедурами, вы (и ваш председатель) можете обратиться к Правилам порядка Роберта.

2. Что должно быть включено в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понять, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, в вашей организации может быть требуемый контент и особый формат для мам, которым вы должны следовать, но в целом протокол собрания обычно включает следующее:

• Дата и время собрания
• Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (например, «сожалеет»)
• Принятие или исправления/поправки к протоколу предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или согласованные действия
  • Следующие шаги
  • Итоги голосования – например, (при необходимости подробности о том, кто вносил предложения, кто поддержал и утвердил или поднятием рук и т. д.)
  • Предложения приняты или отклонены
  • Предметы, подлежащие хранению свыше
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и сведения о форматировании протоколов собраний можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам в ведении заметок:

• Создайте план – как обсуждалось ранее, наличие плана (или шаблона), основанного на повестке дня, позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. д. , под каждым пунктом по ходу дела. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым пунктом плана для рукописных заметок, а затем распечатайте их и используйте для записи минут.
• Отмечать участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их, когда они приходят, если нет, пусть люди представляются в начале собрания или распространяют список участников, они могут проверить- от себя.
• Записывайте решения или примечания по пунктам действий в свой план, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
• При необходимости запросите разъяснения – например, если группа продолжает работу, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснить решение и/или последующие шаги.
• Не пытайтесь зафиксировать все – вы не сможете успеть, если попытаетесь записать разговор дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия и т. д.
• Запишите это — буквально, если вы беспокоитесь о том, чтобы не отставать от ведения заметок, рассмотрите возможность записи встречи (например, на свой смартфон, iPad, записывающее устройство и т. д.), но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для создания дословной стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны разъяснения.

Загрузите наш контрольный список протоколов собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с образцами протоколов собраний и узнайте, как вести протокол лучше.

Шаблон протокола собрания: 

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится вести протокол собрания.

Здесь вы также можете найти больше шаблонов протоколов собраний для Microsoft Word.

Образец протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы ведете записи? Вот пример того, как может выглядеть протокол заседания правления.

3. Процесс написания протокола

После завершения собрания пришло время собрать воедино свои записи и составить протокол. Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Должен ли быть утвержден протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что Председатель рассмотрел и либо откорректировал, либо утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если только она не состоялась. В зависимости от вашего Правления протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или совместное использование протоколов собрания

В качестве официального «ведущего протокол» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Совместное использование в Интернете

Метод совместного использования или распространения зависит от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут создать кучу бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете инструмент для обработки текстов (например, Microsoft Word), который не предлагает общий доступ в Интернете, вы можете создать документ в формате PDF и отправить это и другие вложения или документацию по собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на встречи, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен. Члены комитета или правления могут просто прочитать документы онлайн и спасти несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, WildApricot), вы можете опубликовать протокол в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Правления, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную интрасеть в Интернете для своего Совета и комитетов.

Инструменты специально для протоколов совещаний:

Если вас интересуют типы инструментов, которые вы можете использовать специально для протоколов совещаний, вот некоторые инструменты, которые организации, с которыми мы работали, оказались полезными: 

• Документы Google:  Также поддерживает совместное ведение заметок. [Вот несколько примеров шаблонов протоколов собраний в документах Google. Если вы отправляете приглашение на собрание с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить схему повестки дня в формате документа Google. После того, как протокол составлен (используя план), вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
• OneNote:  (если вы являетесь пользователем Microsoft) — очень быстро и позволяет организовывать заметки. Также поддерживайте аудиозапись с соответствующей отметкой времени заметки.
• Lucid Meetings: Фантастический инструмент для проведения совещаний для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
• Evernote:  Отличный инструмент для создания заметок.
• Agreedo : поддерживает создание протоколов собраний и отслеживание результатов.
• minute.io:  позволяет быстро вести протоколы совещаний с помощью горячих клавиш и возможности работать как в сети, так и в автономном режиме.

6. Оформление/хранение протоколов заседаний

Большинство комитетов и советов просматривают и либо утверждают, либо вносят поправки в протокол в начале следующего заседания. После того, как вы внесли необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать их резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может понадобиться распечатать и хранить печатные копии или предоставить их сотруднику или председателю для регистрации.

И… Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членами

Если вы являетесь некоммерческой организацией с регулярными собраниями совета директоров и членами и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию WildApricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет:

• Легко планируйте онлайн-мероприятия с мгновенной обработкой онлайн-платежей и автоматическими счетами.
• Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-приложениями для участников.
• Доступ к удобной для поиска и фильтрации базе данных контактов.
• Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
• и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения WildApricot для управления членством здесь.

WildApricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которым ежедневно пользуются более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В завершение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протоколы совещаний очень важны — в конце концов, они фиксируют важную информацию о совещании. Но ведение и подготовка протоколов не должны быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в протоколах совещаний приступить к созданию эффективных протоколов совещаний для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство о том, как вести протокол встречи!

Бесплатные шаблоны протоколов собраний (20) — Word

Главная » Протокол собрания

Обновлено 13 сентября 2022 г.

Протокол собрания обобщает состоявшееся собрание, включая его участников, деловые вопросы и любые результаты голосования. Это не расшифровка стенограммы, но должна содержать все детали встречи для всех отсутствующих участников.

Корпоративное собрание обычно следует за заранее утвержденным 9Повестка дня собрания 0084 раздается всем участникам до начала собрания. После этого председатель просматривает, утверждает и подписывает протокол, который затем раздается участникам.

По типу (20)

Образец

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ДЛЯ
[НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

8 DING 5MEET 1 .

Ведущий собрания: [ИМЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ]
Секретарь: [ИМЯ СЕКРЕТАРЯ]
Дата: [ДАТА] Время: [ВРЕМЯ]
Место: [НАЗВАНИЕ/НАЗВАНИЕ МЕСТА]
Адрес улицы: [АДРЕС УЛИЦЫ]
Город: [ГОРОД] Штат: [ШТАТ]
Почтовый индекс: [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

2. УЧАСТНИКИ .

[ВВЕДИТЕ КТО ПРИСУТСТВУЕТ]

3. ОТСУТСТВИЕ .

[ВВЕСТИ ОТСУТСТВУЮЩИХ]

4. ОТЧЕТЫ .

[СПИСОК ВСЕХ ОТЧЕТОВ]

5. НЕЗАВЕРШЕННОЕ ДЕЛО .

[СПИСОК ВСЕ НЕЗАВЕРШЕННЫХ ДЕЛ]

6. НОВОЕ ДЕЛО .

[СПИСОК ВСЕХ НОВЫХ ДЕЛ]

7. ДРУГОЕ .

[ПРОЧИЕ ВОПРОСЫ]

Протокол представил: ___________________________________ Имя печатными буквами: ______________________

Утверждено: ______________________ Имя печатными буквами: ______________________

Как вести протокол встречи (5 шагов)

Составление протокола заключается в подробном изложении и четком изложении обсуждаемых вопросов. Помните, что это , а НЕ стенограмма, и она не должна включать дословно то, что сказано. В нем изложено краткое изложение встречи с подробным описанием затронутых тем и любых принятых решений.

1. Подготовка повестки дня встречи
2. Кто присутствовал/отсутствовал
3. Запись обсуждений
4. Запись движений
5. Получение утверждения

1. Подготовка повестки дня собрания

Перед собранием часто создается повестка дня собрания в виде плана, которому участники должны следовать и не сбиться с пути. В повестке дня обычно есть темы для обсуждения с установленными периодами времени для каждой темы.

2. Кто присутствовал/отсутствовал

Протокол собрания также служит регистрационным листом для перечисления тех, кто появился и кто отсутствовал. Должна быть проведена перекличка или другой способ выяснить, кто присутствует.

3. Запись обсуждений

Основные пункты должны быть резюмированы по каждой обсуждаемой теме. Например, если есть разногласия по поводу решения, позиции каждого человека должны быть записаны.

4. Запись предложений

Для принятия важных решений может быть созвано предложение для голосования присутствующих. Каждое лицо должно четко заявить о своих «за» и «против», которые записываются и заносятся в протокол.

5. Получение утверждения

После закрытия собрания протокол должен быть утвержден председателем перед распространением. Председатель просматривает и следит за тем, чтобы нежелательные детали не покидали комнату. После подписания протокол может быть разослан соответствующим сторонам.

Глоссарий

• Действия  – задачи, созданные для выполнения в более позднее время.
• Утверждение протокола – Для удостоверения могут быть выданы протоколы.
• Присутствующие – Чтобы отметить присутствующих и отсутствующих во время переклички.
• Собрание совета директоров  — Запланированное собрание организации и ее должностных лиц, директоров и акционеров.
• Совет директоров – Группа лиц, назначенных организацией для принятия важных решений.
• Звонок для заказа  – включает цель, место и дату.
• Председатель – Спикер собрания (обычно генеральный директор или президент).
• Директор – Директор – это лицо, входящее в совет директоров.
• Повестка дня собрания – Темы для обсуждения, одобренные участниками до или во время собрания.
• Предложение – Предложение состоит в том, чтобы предложить голосование правомочным участникам собрания.
• Автостоянка – Предметы, о которых не говорят, но упоминают.
• Кворум — минимальное количество лиц, необходимое для проведения признанного собрания.