Работа с электронными документами: Работа с электронными документами

Содержание

Работа с электронными документами — Диадок

Электронные документы постепенно заменяют бумажные. Все больше компаний используют электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами. В этой статье расскажем, что такое электронные документы, как обмениваться ими с контрагентами и каковы ключевые преимущества безбумажного делопроизводства.

Содержание

Что такое электронный документ
Как регламентируется работа с электронными документами
Регламент работы с электронными документами
Отражение даты подписания в электронном документе
Что нужно знать об обмене электронными документами
Преимущества работы с электронными документами

Подключитесь к ЭДО и обменивайтесь электронными документами в Диадоке

Оставить заявку

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.

Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.

В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.

Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:

простая;
неквалифицированная;
квалифицированная.

Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах.

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Поможем оформить КЭП и начать юридически значимый электронный документооборот

Подключиться

Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Подберем решение под ваши бизнес-процессы, поможем разобраться в вопросах ЭДО и начать работать с электронными документами

Оставить заявку

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
в штампе подписи указывается дата подписания;
параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.

Эксперты Диадока ответят на любые ваши вопросы об электронных документах

Оставить заявку

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Обеспечим надежный и безопасный обмен электронными документами, поможем получить электронную подпись

Оставить заявку

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
фиксация действий, отслеживание сроков;
автоматизация обработки документов;
минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.

Сделайте документооборот быстрым и эффективным с Диадоком

Подключиться

Работа с электронными документами — Диадок

Содержание

Что такое электронный документ
Как регламентируется работа с электронными документами
Регламент работы с электронными документами
Отражение даты подписания в электронном документе
Что нужно знать об обмене электронными документами
Преимущества работы с электронными документами

Подключитесь к ЭДО и обменивайтесь электронными документами в Диадоке

Оставить заявку

простая;
неквалифицированная;
квалифицированная.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах.

Поможем оформить КЭП и начать юридически значимый электронный документооборот

Подключиться

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Оставить заявку

Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
в штампе подписи указывается дата подписания;
параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Эксперты Диадока ответят на любые ваши вопросы об электронных документах

Оставить заявку

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Обеспечим надежный и безопасный обмен электронными документами, поможем получить электронную подпись

Оставить заявку

Среди преимуществ работы с электронными документами:

снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
фиксация действий, отслеживание сроков;
автоматизация обработки документов;
минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Сделайте документооборот быстрым и эффективным с Диадоком

Подключиться

Что такое система электронного документооборота и как она может помочь вашему бизнесу

Последнее обновление 31 августа 2022 г.

— by Content Snare Team

Посмотрим правде в глаза, работа с документами — это не весело. Никто не любит перелистывать страницу за страницей документов, и они могут легко потеряться. Когда вы начинаете новый бизнес, у вас есть около миллиона дел — убедиться, что ваши бумажные документы не потеряются, должно быть наименьшей из ваших забот. И здесь на помощь приходит система электронного документооборота. В идеале вы начали свой бизнес с использованием одной из этих систем, но если вы этого не сделали, переход на такую организацию возможен. Продолжайте читать, чтобы узнать, как система электронного документооборота может помочь вашему бизнесу.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Прежде чем объяснять, как этот обязательный инструмент повышает эффективность и может помочь вашему бизнесу и рабочему процессу, давайте начнем с того, что он собой представляет на самом деле. СЭД — это программное обеспечение, которое упорядочивает и хранит для вас различные типы документов в электронном виде. Думайте об этом как о продвинутой электронной версии картотеки. С помощью электронной системы управления документами можно легко управлять тысячами файлов и хранить их, что позволяет пользователям быстро и легко извлекать документы при необходимости.

Как они работают?

Электронная система управления документами работает в трехэтапном процессе, который включает:

1. Сбор документов и данных – Документы можно хранить, предварительно захватив их из любого источника. Чаще всего бумажные документы захватываются высокоскоростным сканером. Их также можно получить из электронных писем, сохранив вложения. К этим захваченным документам обычно добавляются метаданные, чтобы лучше индексировать их в СЭД. Это могут быть даты, темы, ключевые слова или любая другая система классификации, которая может оказаться полезной.

2. Центральное хранилище документов — После сканирования и индексации документов пришло время их электронного хранения. Как правило, важно, чтобы к этим электронным записям могли получить доступ многие сотрудники, чтобы обеспечить обмен файлами и совместную работу в режиме реального времени. Вот где центральный доступ вступает в игру. СЭД можно настроить для локального доступа или через облачное хранилище документов, чтобы документы были доступны из любого места.

3. Поиск/рассылка документов – Третий шаг — поиск документа, предпочтительно в любой момент. Это когда ранее классифицированные метаданные пригодятся — EDMS используют функцию поиска для поиска, чтобы легко вызвать документ, чтобы он был у вас под рукой как можно быстрее. EDMS также позволяет обмениваться файлами по электронной почте или загружать и делиться ими через приложение для удобного распространения.

Как СЭД может помочь моему бизнесу?

Теперь, когда мы знаем, что такое СЭД и как она работает, давайте подумаем, как она может помочь вашему бизнесу

1. Это поможет вашему бизнесу работать более эффективно.

Необходимость перезванивать клиенту или ставить его на ожидание на десять минут, чтобы найти файл, бесполезна, когда речь идет о тайм-менеджменте. В сутках не так много минут, чтобы сделать что-то, поэтому возможность быстро получить документ может иметь большое значение.

Как компания, которая только начинает свою деятельность, или даже хорошо зарекомендовавшая себя компания, существующая уже 20 лет, несомненно, были времена, когда вы не могли найти файл, который вам абсолютно необходим. Это могло плохо отразиться на вашем бизнесе с точки зрения путаницы между сотрудниками или потери денег и, возможно, даже поставить вас в неловкое положение перед клиентом. Когда вы автоматически добавляете файл в СЭД, вы можете получить его без необходимости сортировать стопки бумаги. Возможность потери бумажного файла исключена.

2. Это экономит деньги вашего бизнеса.

Как СЭД экономит ваши деньги? В конце концов, это всего лишь цифровая картотека, верно? Есть несколько причин, по которым хранение документов в электронном виде может сэкономить вам деньги.

Первая причина заключается в том, что физическое хранение и извлечение бумажных файлов занимает драгоценное время. Время, которое вы платите сотрудникам за подачу документов, можно использовать с большей пользой и перенаправить на продуктивные задачи, укрепляющие ваш бизнес.

Вторая причина заключается в том, что по мере роста вашей компании вам потребуются дополнительные шкафы для документов и больше места. СЭД избавляет от необходимости покупать дорогостоящие физические системы хранения.

3. Это защищает ваш бизнес.

СЭД — самый безопасный способ хранения файлов — безопаснее, чем хранить их в электронной почте или на жестком диске, и уж точно безопаснее, чем разбросанные файлы в офисе. Мы все знакомы с утечками данных, которые произошли в последние годы, и EDMS настроена для обеспечения безопасности. СЭД также имеет резервную копию на месте, если и физические, и цифровые копии ваших файлов будут уничтожены.

4. Это поможет вашему бизнесу соблюдать надлежащие правила.

Следовать рекомендациям по соблюдению нормативных требований легко, когда дело доходит до выбора места хранения файлов в СЭД. По юридическим причинам и в соответствии с нормативными требованиями часто существует определенное количество лет, в течение которых вы можете хранить файлы, прежде чем вам потребуется их уничтожить. Соблюдать этот период времени легко, если ваши файлы хранятся в СЭД, а не спрятаны в гараже или хранилище. EDMS также можно настроить для автоматического уничтожения файлов, датированных прошедшим определенным периодом времени, автоматически обеспечивая соответствие вашего бизнеса требованиям.

По мере того, как мы продвигаемся все дальше и дальше в цифровой мир, потребность в физических файлах постепенно исчезает. Все больше и больше компаний предпочитают работать без бумаги, и не зря: это не только лучше для окружающей среды, но и увеличивает количество хранимых документов в Интернете. производительность, безопасность и расширение возможностей для совместной работы. EDMS упрощает управление вашим бизнесом и делает сотрудников и клиентов более счастливыми.

Что такое цифровой документ? [Примеры и часто задаваемые вопросы]

Переход на безбумажную документацию позволит вашей организации улучшить свои рабочие процессы и оптимизировать управление записями, поскольку оцифровка — это путь к более быстрому поиску данных, уменьшению количества ошибок и снижению накладных расходов. Таким образом, цифровые документы действительно являются основой успешной организации, а также возможностью обеспечить конфиденциальность бесчисленных офисных записей. Используя цифровые документы в своем собственном агентстве, вы войдете в современный мир ведения бизнеса и одновременно повысите удовлетворенность клиентов.

Что такое цифровой документ?

Цифровой документ — это документ, который является безбумажным в своей исходной форме, например, счет-фактура, отправленный в виде файла PDF (по электронной почте). Решения для работы с цифровыми документами позволяют как отправителю, так и получателю легко получать доступ к любой информации, которой они обмениваются, что также упрощает ввод соответствующей информации в предпочтительную систему ERP вашего агентства или другое программное обеспечение для бизнеса.

Цифровой документ и электронный документ: в чем разница?

Хотя «цифровые документы» и «электронные документы» могут показаться одним и тем же, на самом деле это не синонимы. Проще говоря, электронный документ содержит статические данные, которые передаются с одного компьютера на другой (без каких-либо правок или изменений, внесенных в процессе). Примеры электронных документов включают электронные письма, цифровые квитанции о покупках и цифровые изображения.

Цифровые документы, с другой стороны, больше подходят для совместной работы. Думайте о цифровых документах как о «живых» файлах, поскольку их можно легко редактировать, обновлять и перемещать по рабочим процессам. Гибкость цифровых документов, таких как счета и кадровые записи, дает им преимущество по сравнению с электронными документами и делает работу с ними более удобной, чем с одномерными бумажными файлами.

5 примеров цифровых документов

Цифровые документы служат для различных целей, хотя некоторые из наиболее распространенных примеров включают кадровые записи, юридические документы, внутренние сообщения, приложения и счета. Каждый из этих файлов имеет свои особенности и функции, которые становятся более доступными (и менее сложными) при преобразовании в цифровой формат.

1. Кадровые записи

Кадровые записи — это файлы, которые относятся к сотрудникам вашей организации и обычно находятся в ведении отдела кадров. Как правило, кадровые записи включают сведения о заявлении сотрудника, описании работы и его уникальных данных о заработной плате. Конкретные примеры включают документы о приеме на работу, обзоры производительности и записи о вознаграждениях (например, формы W-4, формы бенефициара и т. д.). Лучший способ вести кадровый учет вашего агентства — использовать цифровую документацию, поскольку этот метод обеспечивает надежную защиту всей личной информации о сотрудниках.

2. Юридические документы

Правда в том, что кадровые документы и юридические документы могут в какой-то момент пересекаться. Это связано с тем, что такие пункты, как соглашения о неразглашении, проверка биографических данных и медицинские записи, связаны с работниками, но при этом носят законный характер. Преимущества оцифровки этих записей обширны, но они включают в себя: повышение эффективности (поскольку цифровые записи хранятся в доступной для поиска базе данных), снижение затрат (благодаря значительно меньшему объему памяти) и более удобный опыт для клиента (который они ожидают от юридической индустрии).

3. Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — это своего рода универсальная фраза, которая используется для описания ряда командных связей и совместной работы в вашем офисе. Примеры внутреннего обмена информацией могут варьироваться от справочников сотрудников до служебных записок сверху вниз, кризисных коммуникаций и многого другого. Управление цифровыми документами помогает развивать и продвигать более масштабную внутреннюю коммуникационную стратегию вашего агентства, оптимизируя внутриофисные коммуникации и позволяя обмениваться информацией с коллегами за считанные секунды.

4. Заявления

Как потенциальный работодатель, вы должны стремиться максимально упростить процесс подачи заявления о приеме на работу. Это означает, что потенциальные сотрудники точно знают, как и куда подать заявку, и в то же время ваш отдел кадров с легкостью фильтрует входящие заявки (и находит лучшего человека для работы). Цифровые формы заявок действительно улучшают весь этот процесс, упрощая для HR-команды поиск квалифицированных специалистов, а соискателям — быстрее находить роли, соответствующие их набору навыков.

5. Счета-фактуры

Благодаря цифровому выставлению счетов-фактур нет необходимости сканировать отдельные документы в вашу систему, что значительно экономит время, которое можно использовать для других проектов с добавленной стоимостью. Кроме того, цифровые счета гарантируют, что все данные, такие как номер счета, срок оплаты и сумма, всегда будут правильными. А что касается экономии средств, с цифровым выставлением счетов-фактур вам больше не нужно тратить деньги на печать, упаковку и почтовые расходы, что также означает, что вы, скорее всего, будете получать платежи быстрее (поскольку счета-фактуры отправляются непосредственно в онлайн-банк получателя или аналогичный финансовый счет). ).

Управление цифровыми документами с помощью облака

Облачное управление документами помогает агентствам более эффективно организовывать свой цифровой контент. Благодаря облачным решениям все ваши цифровые файлы хранятся в одном централизованном месте, и к ним можно получить доступ в облаке в любое время, где бы вы ни находились. Кроме того, использование облачных технологий помогает вашему агентству легко соблюдать все текущие графики удержания.

Управление облачным контентом Image API, сервисы цифровых изображений и автоматизация цифровых процессов предназначены для обеспечения измеримой ценности и устойчивых результатов со скоростью цифровых технологий. А когда ваши самые важные документы будут удобно загружены в облако, вы окажетесь в отличной компании, поскольку многие согласны с тем, что облачные сервисы — это самый безопасный и эффективный способ управления всеми вашими прошлыми, настоящими и будущими документами.

Объединившись с Image API, ваше агентство сможет избавиться от стопок документов и громоздких картотечных шкафов и вместо этого пользоваться всеми преимуществами современного цифрового ландшафта.

Часто задаваемые вопросы о цифровых документах

Зачем использовать цифровые документы?

Переход на цифровые документы позволяет мгновенно выполнять поиск по всем вашим записям, что в конечном счете экономит драгоценное время и деньги вашего бизнеса. Оцифровывая ваши файлы, ваше агентство открывает возможности для лучшего общения между вашей командой и помогает гарантировать, что ваши самые конфиденциальные данные останутся в безопасности. Более того, с цифровыми документами вы всегда знаете, где находится ваша информация, и можете получить доступ к своим файлам или отслеживать их практически из любого места.

Следует ли вам использовать цифровую систему управления документами?

Системы управления документами делают ведение и организацию документации намного быстрее, проще и эффективнее. Эти программы не только устраняют необходимость в физической подшивке бумажных документов, но также уменьшают количество ошибок и уменьшают опасения по поводу утерянных документов.