Особенности работы с электронными документами. Работа с электронными документами
С чего начать переход на ЭДО — Диадок
Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков, при доставке контрагенту, у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.
От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.
Сравним бумажные и электронные документы
Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.
| Себестоимость | бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5 пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 . | электронного документа любого объема — 0 пакета электронных документов любого объема — 0 . |
| Отправка | почтой — от 40-60 курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. | входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности. |
| Архив | помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. | условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно. |
| Подготовка документов | Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. | Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик». |
| Отправка | В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. | Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки. |
| Возврат подписанных экземпляров | В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. | Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется. |
При документообороте 500 документов в год вы сэкономите 22 250
При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25750 , тогда как при документообороте через Диадок — 3 500 .
Выбираем способ работы с ЭДО
Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.
Веб-версия
Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.
Модуль для 1С
Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.
Купить модуль Диадока 1С
Интеграция с другими учетными системами
Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.
В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.
Задать вопрос во интеграции
Внедряем ЭДО пошагово
Внесите изменения в учетную политику
Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.
Составьте цепочку документооборота
Проанализируйте действующую схему документооборота. Определите, какие сотрудники задействованы в работе с документами, кто может их редактировать, кто согласовывать без права подписи, кто подписывать и т. д.
Выберите оператора и систему ЭДО
Посмотрите, сколько ваших контрагентов работает в системе ЭДО. Почитайте отзывы клиентов, протестируйте системы на удобство и техподдержку на качество. Убедитесь, что оператор развивает роуминг.
Подберите техническое решение
Выберите, каким способом хотите работать с ЭДО: через веб-интерфейс или модуль для 1С. Если требуется интеграция с вашей учетной системой — убедитесь в компетенции оператора, почитав отзывы клиентов.
Подключаем контрагентов
Документооборот — процесс как минимум двусторонний. Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов. В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.
По нашим данным, каждая третья компания при правильном информировании соглашается принимать электронные документы. Любой желающий может посмотреть, кто из его контрагентов уже входил в Диадок — просто воспользуйтесь поиском на главной странице веб-версии.
www.diadoc.ru
VI. Особенности работы с электронными документами
В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности
studfiles.net
Особенности работы с электронными документами — МегаЛекции
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти[13], в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
| Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
| 1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
| 2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
| 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом "Подпись" |
| 4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
| 5. Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
| 6. Номер документа | В соответствии с номером, присвоенном документу автором |
| 7. Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 8. Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями указанными в соответствующем реквизите |
| 10. Наименование текста | Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
| 11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
| 12. Сведения о переадресации документа | На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению") |
| 13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
| 14. Количество приложений | Количество приложений |
| 15. Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
| 16. Указания по исполнению документа | Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
| 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
| 18. Отметка о конфиденциальности | В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.) |
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
megalektsii.ru
| АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника | ⇐ ПредыдущаяСтр 16 из 17Следующая ⇒ В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. Приём электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти[13], в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учёт) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. В целях учёта и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. Единицей учёта электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учётом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приёма-передачи электронных документов на архивное хранение.
|
mykonspekts.ru
|
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнение электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти[13], в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание “Электронные документы”, например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
|
stydopedia.ru
Тема 6.12. Работа с электронными документами
Использование современных компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.
В современном мире компьютер незаменим при работе с деловыми документами.
Во-первых, при помощи компьютера во многом легче создать любой документ, отредактировать его, создать шаблон документа и т.д. Во-вторых, появляется много возможностей во внешнем оформлении документа, а это помогает наилучшему восприятию содержащейся в документе информации.
__________________________________________________________________________________________
ЗАДАНИЕ
Это задание выполните на компьютере, пользуясь Microsoft Word.
Попробуйте, используя знания и навыки, приобретенные во время изучения Рабочей Тетради №3, создать несколько документов.
1. Напишите деловое письмо, используя имеющийся в Word шаблон.
Для этого:
- выберите команду Создать в меню Файл;
- выберите закладку Письма и факсы;
- щелкните на значок Изысканное письмо;
- наберите текст документа;
- сохраните документ.
2. Попробуйте изменить шаблон письма или создайте само новый шаблон, пользуясь Справкой Microsoft Word.
3. Создайте рекламное письмо нового товара Вашей организации. Постарайтесь красиво его оформить, используя разные шрифты, выделения, имеющиеся в Microsoft Word.
__________________________________________________________________________________
Для того чтобы компьютер стал для Вас действительно эффектным помощником, необходимо выполнять несколько правил.
1. Название файла должно помогать определить его содержание (например, по типу документа - Letter; или по типу документа и номеру - Letter5).
2. В нижнем углу документа указывайте путь поиска данного документа в компьютере (дату создания документа, автора документа и другую информацию, которая Вам необходима).
В Microsoft Word это можно делать следующим образом:
- выберите команду «Колонтитулы» в меню Вид;
- щелкните на «Нижний колонтитул»;
- щелкните на «Вставить автотекст»;
- выберите, например, полное имя файла.
3. Создавайте каталоги, или так называемые папки для систематизации документов. Это очень удобно делать в Проводнике, с которым Вы уже познакомились в Рабочей тетради 3. Например, если Вы часто проводите собрания и ведете протоколы, разумно сделать папку «Протоколы» и протоколы всех собраний хранить в этой папке. Систематизируйте документы таким образом, чтобы легко было найти необходимый документ.
4. Проводите ревизию электронных документов не реже одного раза в неделю - удаляйте устаревшие версии документов; если это необходимо, создавайте новые папки; обязательно оставляйте копии важных документов на дискетах.
5. Документы, которые не используются в текущей работе, сбрасывайте в архив. Для архива обычно используются жесткие диски, стримеры, дискеты, Zip drive, CD. Сроки хранения информации для электронных архивов такие же, как и для бумажных архивов. Стоит отметить, что такие документы, как, например, приказы по личному составу, должны храниться как в электронном архиве, так и на бумажном носителе.
Далее в таблице мы опишем некоторые преимущества электронного делопроизводства.
| № | Виды деятельности | Преимущества | |
| Создание документов | Преимущества очевидны: можно создать новый документ, отредактировать уже существующий, придать документу соответствующий дизайн. Очень удобна существующая в Microsoft Word автоматическая проверка орфографии и пунктуации. Используя определенные шрифты и параметры полей документа, без труда можно создать документ, соответствующий требованиям ГОСТа. Кроме того, для ввода текста в компьютер можно использовать сканер. | ||
| Создание бланков документов | В компьютере можно создать бланки наиболее часто используемых документов (например, бланк Приказа), и во время изготовления очередного документа Вам необходимо будет только изменить текст и регистрационный номер — экономия времени очевидна. | ||
| Перевод текста | С помощью специальных программ (например, STYLUS) можно в автоматическом режиме переводить текст на основные европейские языки. После автоматического перевода требуется лишь небольшое редактирование текста документа. Это очень удобно, если Ваша организация работает с большим объемом документов на иностранных языках. | ||
| Регистрация документов | Очень удобно в Microsoft Excel создать электронную картотеку или базу данных. Это экономит время, облегчает поиск документа по любому поисковому признаку. | ||
| Контроль за исполнением документов | Если при регистрации документа в базе данных Вы заполните графу «Контрольная дата», можно сказать, что это автоматически поставит документ на контроль. Кроме того, используя базу данных зарегистрированных документов, можно создать типовые справки-отчеты (например, справка об отправленных документах, справка о поступивших документах, справка о неисполненных документах, справка о документах, находящихся на исполнении). Эти справки помогут директору контролировать исполнение документов. | ||
| Формирование личных дел | Используя базу данных для формирования личных дел сотрудников организации, Вы получаете следующие преимущества: удобно вносить любые изменения (телефон, семейное положение и т.п.), возможность сортировать данные по столбцам (например, по алфавиту), с помощью команды-запроса можно в считанные секунды получить необходимую информацию, находящуюся в базе данных. | ||
| Формирование номенклатуры дел | Можно вести номенклатуру дел организации, используя Microsoft Excel. Можно вносить нужные исправления и добавления, не переписывая при этом всю страницу журнала (что неизбежно при бумажном делопроизводстве). | |
| Информационно-справочная работа | Используя для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации базу данных, можно без труда получить любую информацию об этих документах. Электронная справка может дать ответ на любой вопрос: о конкретном документе, о группе документов, об исполнителе, об адресате. | |
| Поиск документов | В компьютере довольно просто найти документ, если на нем стоит реквизит 29 «Отметка для автоматического поиска документа». Но даже если такого реквизита на документе нет, можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы знаете дату создания документа или название документа. Если Вы не знаете и этого, можно найти документ следующим образом: включить компьютер, нажать кнопку Пуск, нажать Найти, нажать Файлы и папки, далее заполнить параметры поиска и нажать Найти. | |
| Защита документов | Защитить документы от несанкционированного доступа можно при помощи пароля. Если в Вашем компьютере хранится важная информация и Вы не хотите, чтобы к ней имели доступ другие сотрудники организации, можно задать пароль на программном уровне, в этом случае без пароля компьютер не запустится. Если за компьютером работает несколько сотрудников, можно защитить от доступа конкретный документ. В Microsoft Word для этого надо: открыть документ, для которого надо установить пароль, в панели Меню выбрать Сервис, выбрать Установить защиту, ввести пароль, нажать ОК. |
Подведем итоги
Существует большое множество средств современной оргтехники.
Практически во всех офисах используются:
- компьютеры;
- диктофоны;
- принтеры;
- ксероксы;
- телефоны;
- факсы;
- компьютерные аксессуары.
Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.
РАЗДЕЛ VII. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ
Изучив этот радел, Вы узнаете: о некоторых приемах делового общения, о деловой переписке; об организации своего рабочего времени.
Этикет - манера поведения
Деловой этикет – это свод писанных и неписаных правил поведения, нарушение которых мешает нормальному ведению дел.
Здесь мы коротко опишем правила ведения переговоров и некоторые правила разговора по телефону.
Читайте также:
lektsia.com
