Трудовые книжки где хранятся: Ведение и хранение трудовых книжек

VI. Учет и хранение трудовых книжек \ КонсультантПлюс

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

(см. текст в предыдущей редакции)

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

КонсультантПлюс: примечание.

Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Где можно хранить трудовые книжки работников головного офиса

Где можно хранить трудовые книжки работников головного офиса — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Новости для бухгалтера, бухучет, налогообложение, отчетность, ФСБУ, прослеживаемость и маркировка, 1С:Бухгалтерия

• Новости
• Статьи
• Вопросы и ответы
• Видео
• Форум

04. 08.2022

Эксперты Роструда разъяснили, допускается ли хранение всех трудовых книжек в обособленном подразделении, если часть сотрудников работают в головном офисе.

Ведомство напоминает, что правилам ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н), работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В связи с этим, по мнению Роструда работодатель может хранить в обособленном подразделении трудовые книжки сотрудников, которые работают в головном офисе.

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей. 

Следить за новостями удобно в нашем новостном telegram-канале. Присоединяйтесь!

Темы:
трудовая книжка, хранение документов, обязанности работодателя

Рубрика:
Кадровое оформление

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий

Как работодатель должен предоставить отпуск при разногласиях по его разделению на части
В какой срок работодатель должен утвердить график отпусков
Можно ли оформить перенос срока выплаты зарплаты только приказом
Как мы работаем и отдыхаем в январе 2023 года
Как оформить протокол опроса работника, пострадавшего на производстве

Опросы

Переход на новые правила уплаты налогов и сдачи отчетности

Испытываете ли вы сложности с переходом на новые правила уплаты налогов и сдачи отчетности?

Да, мы еще не совсем разобрались с переходом на ЕНП и новой отчетностью.

Нет, мне уже все ясно, и я знаю, как платить налоги и сдавать отчетность в 2023 году.

Мы пока вообще не изучали новые правила уплаты налогов. Разберемся в 2023 году.

Мероприятия

Все мероприятия

HR Руководство по хранению документации сотрудников в 2022 году

Опубликовано 17 марта 2022 г.

В соответствии,

В HRIS

7 минут чтения

Работодатели обязаны хранить учетные записи сотрудников и документацию в течение определенного периода времени. Как долго они должны храниться, зависит от конкретной документации. Здесь мы сформулировали исчерпывающее руководство, в котором объясняется, какую документацию необходимо поддерживать и как долго. Понимание этой важной информации поможет вашей организации полностью соответствовать требованиям.

→ Не пропустите крайний срок соблюдения. Загрузить сейчас: Календарь отдела кадров на 2022 год [Бесплатный календарь]

Как долго отдел кадров должен хранить форму I-9 и записи о занятости?

Форма I-9 подтверждает, что сотрудник может легально работать в США. На федеральном уровне работодатели обязаны хранить форму I-9 в файле для каждого сотрудника и сохранять форму через три года после даты приема на работу сотрудника или через год после увольнения — в зависимости от того, какая дата наступит позднее.

По данным Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), работодатели должны хранить всю кадровую и трудовую документацию, включая заявления о приеме на работу, просьбы о разумных приспособлениях и т. д., в течение одного года с даты увольнения .

Как долго отдел кадров должен хранить данные о заработной плате, налогах и пособиях?

По данным Министерства труда, в соответствии с Законом о справедливом труде и стандартах работодатели должны вести все записи о заработной плате, а также записи о продажах и покупках, не менее трех лет .

DOL также требует от работодателей вести записи о заработной плате, такие как табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, оценки работы, коллективные договоры, графики работы и записи об изменениях заработной платы в течение двух лет .

Кроме того, работодатели должны вести учет налогов на сотрудников за четыре года , следующие за 4-м кварталом того года подачи. Согласно IRS, налоговые отчеты должны включать:

• Ваш идентификационный номер работодателя

• Суммы и даты всех выплат заработной платы, аннуитетов и пенсий

• Сообщенное количество чаевых

• Справедливая рыночная стоимость выплаченной натуральной заработной платы

• Имена, адреса, номера социального страхования и занятия сотрудников и получателей

• Любые копии формы W-2 для сотрудников, возвращенные вам как недоставленные

• Даты трудоустройства

• Периоды, за которые работники и получатели получали оплату во время отсутствия по болезни или травме, а также сумма и еженедельная ставка выплат, произведенных вами или сторонними плательщиками

• Копии справок об удержании подоходного налога с сотрудников и получателей (формы W-4, W-4P, W-4S и W-4V)

• Даты и суммы внесенных вами налоговых депозитов

• Копии поданных деклараций

• Записи выделенных чаевых

• Записи о предоставленных дополнительных льготах, включая обоснование

Как работодатели должны хранить информацию о пособиях?

Работодатели должны вести записи о льготах, такие как документы плана, форма 5500, финансовые отчеты, формы выборов, записи о прекращении действия плана, трастовые отчеты, формы 401(k), документация COBRA и другая документация по льготам за через шесть лет после увольнения сотрудника от организации.

→ Загрузить сейчас: Управление уведомлениями о льготах сотрудников [бесплатная электронная книга]

Как работодатели должны управлять записями?

Организации всегда должны проводить кадровые аудиты для определения сильных и слабых сторон существующей системы учета. Аудиты помогут вам следить за всей необходимой документацией, обеспечивать наличие надлежащих систем регистрации и поддерживать соответствие требованиям.

В то время как работодателям разрешено хранить записи в бумажной или электронной форме, большинство лидеров отрасли согласны с тем, что инвестирование в безопасную систему HRIS является самым безопасным и наиболее эффективным способом управления документацией сотрудников. Организации должны напрямую интегрировать свою систему HRIS в свои политики соблюдения требований и ведения документации. При правильном использовании HRIS может помочь работодателям упростить процесс ведения документации, значительно повысив уровень соблюдения требований.

Отделы кадров обычно отвечают за распространение множества уведомлений, которые часто требуют подтверждения со стороны сотрудников. Эти уведомления могут также часто требовать подписи сотрудников. Полностью интегрированная система HRIS должна управлять записями, требующими участия сотрудников, предлагая сотрудникам доступ к документам в электронном виде. Также следует включить функцию, позволяющую администраторам экспортировать все подписанные уведомления и документацию. Эти процедуры помогут вам соблюдать требования, когда придет время для аудита.

Дополнительные ресурсы

Вы также можете быть в курсе требований к хранению документации и других важных тем, получая информацию, используя обширные ресурсы BerniePortal:

• Блог BerniePortal — универсальный магазин для новостей HR-индустрии
• Глоссарий отдела кадров — содержит наиболее распространенные термины, сокращения и соответствие требованиям HR
• Руководства по управлению персоналом — основные элементы, охватывающие обширный список всеобъемлющих тем по управлению персоналом
• BernieU — бесплатные онлайн-курсы по управлению персоналом, утвержденные для повторной сертификации SHRM и HRCI
• HR Party of One — наша популярная серия и подкаст на YouTube, посвященные новым тенденциям в области управления персоналом и актуальным темам в области управления персоналом 

→ Сохраняйте записи на неопределенный срок с помощью BerniePortal [Зарплата + HRIS] Ознакомьтесь с демонстрацией!

Что хранить и как долго

Источник изображения: Getty Images

Файлы сотрудников содержат конфиденциальную информацию, защищенную сетью законов штата и федеральных законов. Узнайте, как — и как долго — регистрировать и хранить личные дела для вашего бизнеса.

Сотрудники пишут много документов при приеме на работу, и поток документов продолжается на протяжении всего срока их пребывания в вашей компании. В этом потоке есть личные документы, юридические документы, подписанные и неподписанные документы, а также некоторые документы, которые вам могут даже не понадобиться.

Личное дело сотрудника является официальным документом компании. В некоторых штатах нынешние и бывшие сотрудники имеют право просматривать свои личные дела.

Федеральные агентства, такие как Налоговая служба или Служба гражданства и иммиграции США (USCIS), также могут запросить документы из ваших личных дел. Ваши записи также могут потребоваться для ответа на судебный иск.

Когда это происходит, вы не хотите искать и думать, что оставить, а что убрать.

Поскольку многие формы сотрудников переходят на системы электронного документооборота, как никогда важно иметь план подачи, сохранения и хранения документов сотрудников.

Политика хранения документов отдела кадров (HR) может гарантировать, что у вас всегда будут актуальные, точные и актуальные документы там, где вы можете их найти. Это также позволяет вам воспользоваться интеллектом, скрытым во всех этих документах.

Обзор: Какие файлы у вас должны быть на каждого сотрудника?

Важно задокументировать послужной список сотрудника, начиная с самого процесса набора и приема на работу. Многие работодатели с удивлением узнают, что они должны вести учет кандидатов на работу, а также принятых на работу в случае жалобы на дискриминацию.

Программное обеспечение отдела кадров может собирать эту информацию и даже обрабатывать цифры и создавать отчеты для вас. Затем вы можете активно работать в качестве собственного сторожевого пса, проверяя наличие непреднамеренной предвзятости и корректируя свои методы найма и найма.

Важность ведения кадровой документации сохраняется, поскольку ваш сотрудник остается на работе из года в год. Например, предположим, что у вас есть сотрудник с серьезными проблемами производительности. Вы создаете план повышения производительности, но проблемы продолжаются. В конце концов, вы увольняете сотрудника.

Эта цепочка служебных аттестаций и прогрессивной дисциплины готовит сотрудника и поддерживает ваше решение в случае, если уволенный сотрудник пожалуется. Опять же, тщательная работа с документами может укрепить лучшие практики HR.

Надлежащее управление кадровой документацией также важно для защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников. Личная идентифицирующая информация, финансовые документы и медицинские записи должны храниться в надежном месте. Неправильное обращение с этой информацией может нанести вред вашим сотрудникам и вызвать юридические проблемы для вашей компании.

Как долго вы должны хранить файлы и записи сотрудников?

Как только сотрудник увольняется из вашей компании, начинается отсчет времени хранения записей. Знание того, как долго хранить записи и какие записи вы можете архивировать или уничтожить, важно для поддержания управляемого, эффективного и соответствующего требованиям хранилища документов сотрудников.

В этой диаграмме показаны документы сотрудников, которые вы должны вести для кандидатов на работу и сотрудников, а также минимальные требования к сохранению после увольнения или отказа от работы. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы в течение более длительного периода времени.

Можно устанавливать более длительные горизонты для удаления документов. Важно последовательно справляться с ними во всех HR-процессах.

Список дел и записей сотрудников:

Тип записи	Минимальный срок хранения
Объявления о вакансиях, описания вакансий, резюме, формы заявлений и немедицинские скрининговые тесты для всех соискателей.	3 года по программе ADEA
Проверки биографических данных, кредитные отчеты и финансовые отчеты	1 год при условии безопасного хранения и утилизации
I-9 и копии форм, удостоверяющих личность (IDs)	3 года после приема на работу или 1 год после увольнения в защищенном отдельном файле со всеми I-9 сотрудников.
Предложения о трудоустройстве и контракты, справочники сотрудников и другие подписанные документы	1 год
Медицинские записи, регистрационные формы медицинского страхования, записи об инвалидности, запросы на размещение, медицинские осмотры, справки врачей и результаты анализов на наркотики.	1 год при отдельном безопасном хранении и утилизации
Оценки эффективности, дисциплинарные записи, награды и записи о посещаемости	2 года
Записи о заработной плате, W-4 и табели учета рабочего времени	от 4 до 7 лет
Записи о увольнении, включая собеседования при увольнении, причины увольнения, письма об увольнении или увольнении, соглашения об увольнении и другие соглашения о увольнении.	1 год
Планы немедицинских льгот, предложения и записи	1 год
Заявления на отпуск по FMLA и документация	3 года
Записи о несчастных случаях и травмах	5 лет
Записи об опасных воздействиях	30 лет
Жалоба и следственные документы	Пока претензия не будет решена

1.

Рекрутинговые материалы

Вам необходимо сохранять документы о кандидатах и ​​нанятых, чтобы убедиться, что вы не дискриминируете квалифицированных кандидатов. Раздел VII Закона о гражданских правах (Раздел VII) требует, чтобы вы вели записи в течение одного года, но Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) требует трех лет, поэтому вам необходимо соблюдать более высокий стандарт.

Дискриминация может быть преднамеренной или вызвана политиками, оказывающими «различное влияние» на защищенных сотрудников. Например, вы можете потребовать пройти тест на знание английского языка для сотрудников, которым не нужны продвинутые знания английского языка, — практика, которая непропорционально отсеивает кандидатов по национальному происхождению.

2. Проверка биографических данных

Если вы проводите проверки судимости или проверки кредитоспособности, действуйте осторожно. Раздел VII, Закон о достоверной кредитной отчетности (FCRA) и другие федеральные законы ограничивают ваше право на использование этой информации и требуют, чтобы вы надежно хранили и уничтожали ее.

3. Формы I-9

Храните формы I-9 для всех сотрудников в защищенном отдельном файле на случай проверки USCIS. Вам нужно сохранить только страницы с подписями.

Вы несете ответственность за идентификаторы, но вам не нужно их копировать. Если вы копируете идентификаторы, вы должны делать это последовательно для всех сотрудников, надежно хранить их и уничтожать по истечении срока хранения.

4. Контракты с сотрудниками

Все подписанные контракты должны храниться в личном деле ваших сотрудников для документирования ваших политик и соглашений. Это важно для защиты вашей компании от жалоб и судебных исков. Если новые контракты заменяют старые, сохраните текущую копию в файле и уничтожьте старую версию.

5. Медицинская информация

Медицинская и генетическая информация о ваших сотрудниках и членах их семей должна храниться в надежном месте в соответствии с Законом об американцах-инвалидах (ADA), Законом о недискриминации генетической информации (GINA) и санитарными стандартами, контролируемыми Управлением по охране труда. и Управление здравоохранения (OSHA).

Сюда входят справки врачей, просьбы о размещении в связи с состоянием здоровья и другая медицинская информация, предоставленная сотрудниками.

6. Оценка деятельности

Хранить все служебные аттестации и дисциплинарные записи не менее двух лет. Эта документация может защитить вас в случае жалоб относительно продвижения по службе и компенсации. Он также поддерживает лучшие практики последовательного, справедливого и законного управления сотрудниками.

7. Записи о заработной плате

Табели учета рабочего времени и другие записи о заработной плате должны храниться в течение двух-трех лет в соответствии с антидискриминационными законами и законами о заработной плате и рабочем времени, такими как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) .

Однако IRS требует, чтобы налоговая отчетность по заработной плате хранилась в течение четырех лет, а законы штата о налогах могут предписывать еще более длительный период хранения. На всякий случай лучше хранить все эти записи в течение семи лет.

Личные дела сотрудников защищены рядом законов штата и федеральных законов, таких как FLSA. Источник изображения: Author

8. Записи об увольнении

В соответствии с антидискриминационным законодательством и законодательством о заработной плате и рабочем времени все документы, касающиеся увольнения или увольнения работника, должны храниться в течение одного года после увольнения.

9. Записи о льготах

Записи о немедицинских льготах, включая регистрационные формы и планы, могут быть удалены через год. Вы должны принять меры для защиты финансовых или личных данных сотрудников, поэтому некоторые из этих записей могут потребовать безопасного хранения.

10. Отпуск FMLA

FMLA требует, чтобы работодатели сохраняли заявления на отпуск в течение не менее трех лет, включая документацию причин отпуска. Любые записи с медицинской информацией должны храниться в надежном месте.

11. Записи о несчастных случаях и облучении

OSHA требует, чтобы работодатели надежно хранили записи о несчастных случаях в течение пяти лет. Воздействие опасных веществ на рабочем месте должно сохраняться в течение 30 лет из-за потенциальных долгосрочных последствий для здоровья.

12. Жалобы

Каждый раз, когда сотрудник подает жалобу или подает иск, вы должны сохранять соответствующие записи до тех пор, пока претензия не будет разрешена. Ваша система управления документами должна автоматически блокировать личное дело сотрудника после подачи жалобы, чтобы избежать случайного уничтожения соответствующих документов.

Юридические последствия ведения документации в малом бизнесе

Отсутствие возможности хранить и защищать записи о сотрудниках может дорого обойтись. Потенциальные последствия включают:

Предупреждения и штрафы: OSHA, Министерство труда США, IRS и другие федеральные агентства, а также органы штатов обеспечивают соблюдение требований к ведению учета с предупреждениями и штрафами. Например, ошибки в ведении документации являются вторым наиболее распространенным нарушением, на которое ссылается OSHA. Максимальный штраф за нарушение повышен до $13,49.4 на 2020 год. Несоблюдение таких документов, как платежные ведомости, может даже привести к уголовному преследованию.

Юридическая ответственность: Если сотрудник предъявляет иск, а вы не можете предоставить документы, требуемые судом, вы можете проиграть судебный процесс и столкнуться с дополнительными обвинениями в краже доказательств. Примером может служить дело в Иллинойсе, Mohr v. Weather Tech , в котором компания отказалась от календаря сотрудницы после ее увольнения за чрезмерное отсутствие. Сотрудник подал в суд за дискриминацию, и календарь был запрошен во время обнаружения. Когда компания не смогла его произвести, сотрудник подал иск о небрежном хищении. В данном случае работодатель выиграл, но это куча времени, денег и горя, потраченных из-за пропавшего календаря.

Управляйте документацией о сотрудниках

Комплексный план управления кадровой документацией позволяет направлять поток информации о сотрудниках в вашей компании в ваших интересах.