Как наладить оптимальный процесс закупок. Закупки цель

Цели осуществления закупок | zakupkihelp.ru

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В этой небольшой статье речь пойдет о целях осуществления закупок. Как вы уже знаете, закупки бывают, как государственные (муниципальные), так и коммерческие. Поэтому ниже мы рассмотрим цели и тех и других закупок.

Содержание:

1. Цели государственных (муниципальных) закупок2. Цели коммерческих закупок

1. Цели государственных (муниципальных) закупок

Давайте сначала рассмотрим цели осуществления государственных закупок, которые указаны в ст. 13 44-ФЗ.

В соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» заказчиками осуществляются закупки для обеспечения федеральных нужд, нужд субъектов РФ и муниципальных нужд, а именно для:

1) достижения целей и реализации мероприятий, предусмотренных государственными программами РФ (в том числе федеральными целевыми программами, иными документами стратегического и программно-целевого планирования РФ), государственными программами субъектов РФ (в том числе региональными целевыми программами, иными документами стратегического и программно-целевого планирования субъектов РФ), муниципальными программами;

2) исполнения международных обязательств РФ, реализации межгосударственных целевых программ, участником которых является РФ;

3) выполнения функций и полномочий государственных органов РФ, органов управления государственными внебюджетными фондами РФ, государственных органов субъектов РФ, органов управления территориальными внебюджетными фондами, муниципальных органов.

Т.е. статья 13 44-ФЗ перечисляет цели, для реализации которых заказчиками осуществляются закупки. Сюда входят государственные, региональные и муниципальные программы (в том числе, федеральные целевые программы и др.), исполнение международных обязательств РФ, реализация межгосударственных целевых программ, участником которых является Россия, выполнение функций и полномочий государственных органов РФ и субъектов, органов управления государственными и территориальными внебюджетными фондами, муниципальных органов.

2. Цели коммерческих закупок

Цель же осуществления коммерческих закупок состоит в эффективном удовлетворении объективных потребностей коммерческой организации в различных товарах, работах и услугах.

Как вы видите, главной целью осуществления государственных (муниципальных) и коммерческих закупок является удовлетворение потребности в товарах, работах и услугах. Однако удовлетворение этих потребностей для государственных заказчиков осуществляется за счет средств федерального бюджета или бюджетов субъектов РФ и внебюджетных источников финансирования. Коммерческие же организации удовлетворяют свои потребности за счет собственных средств.

И в завершении сегодняшней статьи, предлагаю вам посмотреть небольшой видеоурок, который поможет вам лучше усвоить вышеизложенную информацию:

Вот мы с вами и рассмотрели цели осуществления закупок. На этом сегодня все. До встречи в следующих статьях. Желаю вам удачи и новых побед!

zakupkihelp.ru

Цели, задачи и функции закупочной логистики — Мегаобучалка

ТЕМА 4. ЛОГИСТИКА ЗАКУПОК

План.

1. Цели, задачи и функции закупочной логистики

2. Организация закупочной деятельности

3. Этапы организации процесса закупок.

4. Определение потребности в материальных ресурсах

5. Выбор поставщика

Цели, задачи и функции закупочной логистики

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.

Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Появление термина «закупочная логистика» не случайно. За рубежом сфера деятельности по обеспечению предприятия (фирмы-производителя или торговой компании) необходимыми видами материальных ресурсов и готовой продукции традиционно называется purchasing/procurement - закупки/управление закупками (снабжением). Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется материально-техническим снабжением (обеспечением), на предприятиях оптовой торговли - товароснабжением. Однако в последние годы эту область стали определять как закупочную логистику.

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что организация должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. В соответствии с этим можно выделить:

1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, по-ставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых дЛя работы предприятия. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим наклад, ным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50% общей стоимости активов.

3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, предприятие получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение принципа «цена-качество» в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

7. Повышение конкурентоспособности. Организация будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени и т.д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибыоции, внедрение достижений технического прогресса и т.п.

8. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями предприятия. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками организации: отделен технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т.д.

9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации предприятия (промышленное, торговое, сервисное), степени развития и (или) сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует предприятие, конкурентоспособности.

Достижение этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения различных стандартных функций.

- определение потребности в материальных ресурсах;

- исследование рынка закупок;

- выбор поставщиков;

- осуществление закупок;

- контроль поставок;

- подготовка бюджета закупок;

- координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

megaobuchalka.ru

Цели и обязанности отдела закупок

Зачем нужен отдел закупок? В каждой организации этот отдел представлен в том или ином виде. И его работа напрямую влияет на эффективность всей организации в целом. Рассмотрим более подробно, как именно влияет работа отдела на результаты организации.

Цели отдела

Отдел закупок - это отдел, специализирующийся на приобретении товаров у поставщиком на максимально выгодных для компании условиях.

Работа отдела имеет прямое влияние на всю деятельность компании. На ассортимент, на продажи, наполненность складов, наличие необходимого товара, эффективное использование оборотных средств.

Цели отдела закупок могут ранжироваться в зависимости от глобальных целей компании, но общий список часто выглядит примерно так:

определять потребность компании в том или ином товаре;
приобретать товары по максимально выгодной цене;
способствовать высокой оборачиваемости товара;
создавать условия для получения товара в поставленные сроки;

оценивать качество товара и закупать наиболее высококачественный;
поддерживать отношения с поставщиком или поставщиками;
эффективно взаимодействовать с остальными отделами компании;
эффективно вести учет приобретаемых товаров;
следить за товарооборотом, извлекая максимальную выгоду для компании.

Основные функции

В разных организациях функции отдела закупок могут существенно отличаться друг от друга. Но все же есть функции и обязанности, которые будут характеризовать отдел почти каждой компании:

мониторинг рынка поставщиков;
контроль наличия товара на складе;
своевременное пополнение ассортимента;
поиск лучших поставщиков и цен;
переговоры с поставщиками;
контроль доставки и грузоперевозок товара;
прием товара;
контроль качества закупленного товара;
при необходимости составление рекламаций.

Дополнительные функции отдела закупок, которые могут иметь место в организации или нет - в зависимости от ее специфики и структуры:

управление ассортиментом;
сбор информации о конкурентах;

привлечение поставщиков к организации сбыта продукции.

Структура

Структура отдела закупок выстраивается в зависимости от:

размера организации;
отрасли;
количества ассортиментных единиц в товарообороте;
количества поставщиков;
их географического положения.

В зависимости от типа организации отдел закупок может управляться централизованно или регионально.

Как правило, это матричная структура, состоящая из начальника (руководителя, директора) отдела закупок и менеджеров (специалистов) по закупкам.

Среднее количество товарных единиц или категорий на одного менеджера около 7, но оно может варьироваться в зависимости от объема производства или товарооборота.

Обязанности отдела и его сотрудников

Для эффективной работы отдела закупок необходимо четкое распределение обязанностей отдела закупок между его сотрудниками.

Основной обязанностью руководителя отдела является обеспечение непрерывности и стабильности поставок необходимого товара путем оптимизации работы отдела и координации деятельности сотрудников. Также руководитель по закупкам должен иметь представление о всех заключенных договорах и категориях, чтобы организовать и продолжить эффективную работу отдела даже при отсутствии кого-либо из сотрудников.

В обязанности менеджеров по закупкам или рядовых специалистов отдела входит организация поставок товара, отслеживание грузоперевозок, контроль оплаты закупленных партий, планирование закупок.

Эффективной будет модель, где каждый закупщик имеет свою зону ответственности, состоящую из списка артикулов или товарных категорий.

Требования к сотрудникам

Учитывая обязанности сотрудников и функции отдела, можно составить список требований к идеальному кандидату на должность закупщика.

Сотрудники отдела закупок соответственно должны обладать следующими навыками, знаниями и личными качествами:

Способность к анализу информации. Выбор поставщика должен основываться на многих критериях. Это и лучшая цена, и географическое преимущество, и выстроенность логистики компании поставщика и вашей организации.
Знания принципов ценообразования.
Знания правовых основ закупок.

Умение составлять и заключать договоры.
Умение вести переговоры. Иногда очень важно составить индивидуальные условия с поставщиком для своей компании. Снижение цены у поставщика или использование ресурсов поставщика для проведения рекламных акций, обучения своего персонала специфике товара, рассрочка на товар и системы постоплаты — все это может послужить хорошим конкурентным преимуществом среди аналогичных компаний.
Умение поддерживать деловые отношения.
Умение планировать свою деятельность.

Мотивация закупщиков и руководителя по закупкам

Система мотивации отдела закупок должна строиться таким образом, чтобы сотрудник работал с максимальной отдачей. Но при этом не должно выдвигаться противоречивых требований и требований, превышающих возможности сотрудника.

Для внедрения системы ежемесячной мотивации необходимо:

Создать модель ключевых показателей эффективности отдела. Это такие показатели, как выполнение плана закупок, коэффициент оборачиваемости, прибыльность продаж товара, наличие и отсутствие лежалого товара.
Создать модель ключевых показателей эффективности каждого сотрудника на основании таких критериев, как дельта цен организации, в сравнении с конкурентами, наличие необходимого товара, качество приобретенного товара, запуск новых брендов, индивидуальные условия поставщиков и другое.

На основании модели КПИ рассчитывается премия. Причем эффективно будет выплачивать премию, состоящую из двух частей: премия по показателям отдела и премия по личному выполнению планов.

При этом каждый критерий KPI должен обладать такими свойствами, как:

измеримость;
прозрачность;
плановый критерий должен быть создан с учетом тенденций рынка.

То есть закупщик может при желании самостоятельно рассчитать размер своей премии.

Премия руководителя отдела может строиться из показателей всего отдела, а также включать в себя показатели эффективности каждого сотрудника по отдельности.

При этом премиальная часть рядового сотрудника отдела закупок должна составлять около 50% от всей зарплаты, а премия руководителя отдела - около 30-40%. Остальное - оклад, потому что не все показатели эффективности отдела можно привязать к деятельности определенного сотрудника.

Входят ли продажи в зону ответственности закупщика

В расчетах КПИ отдела закупок можно использовать такой критерий, как оборачиваемость приобретенных товаров - соотношения продаж к ее активам.

Вроде как закупщик должен заниматься только покупкой товара, но все же качество приобретенного товара, его ценовая привлекательность для конечного потребителя или клиента компании существенно влияет и на выполнение плана продаж.

Поэтому количество и качество продаж наполовину зависит от грамотно проведенных закупок.

Место отдела закупок в структуре организации

Задачи, которые решаются отделом закупок, в соответствии с современными тенденциями маркетинга, должны решаться в таком порядке:

Сначала строится стратегия сбыта (готового продукта либо приобретенного товара).
Затем, если отдел закупок на предприятии, решается вопрос стратегии производства.
И только потом разрабатывается стратегия закупок необходимого товара, сырья или комплектующих.

Руководитель отдела закупок часто находится в прямом подчинении у генерального руководителя компании.

Также должна быть налажена эффективная коммуникация отдела снабжения с отделом маркетинга и продаж. Без этого много усилий по созданию отдела закупок, улучшению его структуры и мотивации останутся без должного результата.

Если в холдинг или организацию внедрена система категорийного менеджмента, то закупщик должен работать в связке с категорийным менеджером. При этом необходимо разграничить зону ответственности каждого специалиста, чтобы система мотивации оставалась прозрачной и понятной каждому.

fb.ru

Суть оптовых закупок, их виды Планирование закупочной работы, Суть оптовых закупок, Организация оптовых закупок

Суть оптовых закупок

Оптовые закупки товаров является основой коммерческой деятельности оптовых торговых предприятий их цель заключается в обеспечении планомерного и бесперебойного обеспечения товарами розничной торговой мере. Ежи. Операции оптовых закупок товаров свойственны не только оптовым предприятиям. Закупочную деятельность осуществляют также и розничные торговые предприятиятва.

Оптовые закупки - это приобретение товаров крупными партиями с целью их дальнейшего перепродажи. Принятие коммерческого решения по оптовым закупкам товаров констатирует наличие рыночной потребности в определенных т товарам, предусматривает отбор конкретных товаров и их поставщиков из числа имеющихся на рынке и обеспечивает реальное продвижение товаров из сферы производства в сферу обращениеу.

В условиях глубокого общественного разделения труда оптовые закупки товаров обеспечивают размещение заказов торговли производству на изготовление и поставку товаров, необходимых для удовлетворения спроса н населения на товары народного потребления. Поэтому их результатом определяется объем и структура потребления товаров и качество основных процессов общественного воспроизводства. Ведь оптовые закупки опосредствуют, с одной стороны, влияние торговли на производство по определению его объемов, совершенствование ассортимента и повышение качества товаров, а с другой - влияние на розничную торговлю по формированию ней торгов ого ассортимента, расширение реализации, улучшения организации торгового обслуживания и, наконец, повышение уровня удовлетворения материальных и культурных потребностей населенияня.

Для производителей товаров и услуг оптовые закупки является гарантией их сбыта и, соответственно, гарантией обеспечения непрерывности производства, обеспечения эффективного функционирования предприятий. Для предприни приятий торговли они являются гарантией своевременного поступления товаров для достижения собственных целей, а для всех участников товародвижения - гарантией выживания в условиях рыночной конкуренцийї.

Организация оптовых закупок

Организация оптовых закупок - это комплекс взаимосвязанных управленческих и коммерческих решений и торговых операций, выполнением которых обеспечивается выявление и изучение спроса потребителей в соответствии д с потребностями общества, предоставления и согласования с поставщиками заказов на производство и поставку товаров, заключение договоров поставки с целью определения порядка и механизма выполнения заказов т а контроль за поступлением товаров и соблюдением сторонами условий договор.

В организации оптовых закупок выделяют шесть этапов (рис 61)

Исходным этапом оптовых закупок является изучение спроса потребителей. Приобретение товаров без учета спроса потребителей приводит к замедлению товарооборота, увеличение издержек обращения на их доведение до ки инцевих потребителей, а в результате - к ухудшению финансового состояния предприятий. Поэтому на данном этапе предприятия осуществляют диагностику рынка с целью уточнения своей маркетинговой стратегии и ин формационные обеспечения закупочной деятельности. Изучение рынка товаров предусматривает систематический сбор, обработку, анализ и оценку информации о развитии потребностей, спроса и предложения, возможности конкурентов тощощо.

На втором этапе разрабатывается оперативный план оптовых закупок с учетом выявленной потребности в ассортименте, количества и качества товаров. При этом исходят из того, что объем и ассортимент щ подлежащих закупке, должны соответствовать объему, ассортименту и динамике потребления с учетом необходимости нормализации товарных запасов и быть ориентированными на постоянное обновление ассортимента с учетом новейших достижений науки и производства и развития человеческих потребностиб.

В условиях наличия на рынке большого количества продавцов важное значение имеет третий этап - обоснование выбора конкретного, наиболее подходящего поставщика. Рационально закупить товары - значит во купить их в необходимом количестве, нужного качества, в нужное время, у надежного поставщика и по приемлемой ценею.

При обосновании выбора конкретных поставщиков большое значение имеет информация о состоянии портфеля заказов поставщика. Портфель заказов, имеющийся в отдельной фирмы, определяется стоимостью всех замо овлень на определенное время. Информация о снижении портфеля заказов у ??поставщика может быть использована покупателем для получения льготных условий поставки, расчетов и получения дополнительных скидокок.

Принятие решения о закупке и поставке товаров принимается на четвертом этапе. Данный этап включает разработку проектов текстов договоров с поставщиками, заключение договоров и контрактов с ними, разработку спецификаций к договорам, подготовку и представление поставщикам разнарядок на отгрузку товаров. При разработке проектов текстов договоров и их заключении исходят из того, что оптовые покупок ли товаров должны обеспечивать нормальные условия для регулирования товароснабжения розничной торговой сети в оптимальном для него режиммі.

. Рис 61. Модель организации оптовых закупок товаров

Важное значение в организации оптовых закупок играет пятый этап - налаживание оперативного контроля за выполнением заключенных договоров, предусматривающий получение товаров, их прием и оплату в, организацию складской переработки товаров. Особое внимание при этом обращают на выполнение поставщиками своих обязательств по договорам в полном объеме, применение мер воздействия к нерадивым поставщикамив.

Экономическая эффективность оптовых закупок устанавливается на шестом этапе и служит основанием для совершенствования организации закупок товаров в будущем. Она определяется сопоставлением доходов от д реализации товаров и издержек обращения. Детальный анализ издержек обращения, связанных с закупками товаров, позволяет повысить уровень доходности торговой деятельноститі.

uchebnikirus.com

Разработка стратегии снабжения - Наталья Уразова. Тренер по закупкам и производству.

Разработка стратегии снабжения

8 шагов

Шаг 1. Определите финансовые и рыночные цели компании на долгосрочную (видение), среднесрочную и краткосрочную (1 год) перспективу

Куда идет компания?

Каждая компания имеет свое видение, даже если оно не записано и не сформулировано. Если спросить владельцев и топ-менеджеров о том, какой они видят в далеком будущем свою компанию, то вы узнаете то самое видение – образ будущего своей компании:

какой будет деятельность организации,
какое место она будет занимать на рынке,
какой продукт производить,
с какими клиентами будет работать,
какой будет культура производства,
какого размера будет компания,
какие будут в ней работать сотрудники,
с кем она будет конкурировать и т.п.

Это будущее создается уже сейчас и немаловажную роль в этом созидании играет отдел закупок. Для тщательного анализа и проверки целей примените Модель 5 сил конкуренции Портера - этот инструмент позволяет определить структуру отрасли, понять природу отраслевой конкуренции и выявить возможности получения прибыли с учетом существующей конфигурации 5 сил, выбрав уникальную модель бизнеса.

Всегда лучше определять настоящее с позиции будущего, чтобы вы из текущего состояния (точки А) прошли в ожидаемое будущее состояние (точку Б), а не в состояние «ЁПэРэСэТэ». Как вы будете идти к этому будущему: интенсивно(а), поэтапно(b) или постепенно(c)?

Стратегические цели снабжения.

Рисунок. Стратегия

Каким должно быть снабжение на этом пути? Какова его роль? Какую роль сыграют поставщики?

Чего добивается компания в этом году?

Разработайте финансовые и рыночные цели компании. Определите потенциал для достижения успеха и выберите ключевое направление развития в этом году. Запишите все это в стратегическую карту целей, отрывок из которой представлен ниже на рисунке.

Стратегическая карта целей. Фрагмент,

Очень полезно будет провести SWOT - анализ снабжения, оценить сильные и слабые стороны снабжения, проверить и скорректировать (при необходимости) цели и составить план стратегических мероприятий.

Шаг 2. Определите цели процесса закупок.

Проверьте, нет ли противоречия в целях. Например, при рыночной цели, подразумевающей региональную экспансию, невозможно поставить закупочную цель – снижение издержек. Безусловно, закупки всегда должны снижать издержки, но в качестве цели снижение издержек в данном случае не подойдет – невозможно будет добиться основной рыночной цели и цели закупок, они противоречат друг другу.

Цели обязательно должны быть конкретны, измеримы, обеспечены внутренними ресурсами и внешними возможностями, ограничены во времени, принимаемы исполнителями. Сверьте темпы движения к цели – интенсивно, поэтапно или постепенно – они тоже должны обеспечивать выбранный общеорганизационный темп.

Шаг 3. Определите структуру – централизованные или децентрализованные закупки

Идеальной организационной формы закупок не существует. В каждом отдельном случае и на каждом этапе развития рынка и компании необходимо принимать взвешенное решение.

Следует распределить снабженческие задачи по организационным подразделениям так, чтобы:

эффективнее проходили заказы от внешнего и внутреннего потребителя к поставщику,
минимизировалось разнообразие закупаемой продукции,
минимизировалось количество поставщиков одной продукции,
сокращались расходы на процессы закупки и поставки,
был выигрыш по снижению цены на объемы,
обеспечивалась оборачиваемость товарного запаса и не повышались расходы на хранение,
обеспечивалась скорость и гибкость реакции на изменение спроса и появление новых высокотехнологичных материалов,
была возможность обеспечить интеграцию ноу-хау поставщиков.

Три правила:

1. для централизованного снабжения оставить то, что другие не могут выполнить;

2. обычные задачи регламентировать, автоматизировать и передать на выполнение неспециалистам;

3. инновационные и стратегические задачи оставить в руках специалистов

Шаг 4. Определите собственную долю участия в создании стоимости – «делай или покупай»

Компания должна принципиально разделить задачи с поставщиками. Выбор между полным производством своими силами и получением материалов со стороны является стратегическим решением, которое принимается с учетом четырех параметров: цели предпринимательской деятельности, возможностей рынка снабжения, технологической сложностью продукции и основной компетентностью предприятия.

Для определения основной компетенции предприятия необходимо проанализировать затраты, способность удовлетворять клиентов, конкурентоспособность (сложность при копировании) и инновационность (интеллектуальный капитал и коллективные умения). Основная компетентность предприятия является чаще набором умений, а не технологий. Сможет ли компания быстро выпустить на рынок новый качественный продукт, оптимально организовать логистическую цепочку от поставок сырья до конечного продукта, предложить минимальную цену и донести свою продукцию до потребителя?

Принимать решение «делай или покупай» необходимо как можно раньше, определив ответственных за это решение, обдумывать и принимать решение командой, подключать поставщиков на раннем этапе, создавать мощную логистику и постоянно проверять правильность принятого решения, уметь вовремя изменить решение.

Шаг 5. Определите роли и поведение: отдел снабжения будет основным игроком или специалистом

Все процессы реализуются людьми и от их способностей, мотивации и этики зависит успех снабжения. Снабженцы должны стать основными игроками, высококлассными специалистами, обладающими широкими знаниями и большим количеством умений. Задача снабженца состоит в том, чтобы собрать специалистов внутри предприятия и специалистов поставщиков, объединить их знания и обеспечить интеграцию ноу-хау. Квалификация снабженцев начинается со знания материала и распространяется на все предпринимательские процессы внутри компании и между организациями – на логистику, расчет затрат, снижение издержек, инжиниринг, обслуживание, консультирование, разработку новой продукции, интеграцию.

Из простого оператора по размещению заказа снабженец превращается в управляющего процессами и поставщиками, т.е. сфера его ответственности переросла простую функциональную задачу, где показателем качества работы и квалификации было отсутствие претензий по наличию продукции.

@Ваш отдел снабжения основной игрок или рядовой специалист?

Шаг 6. Определите рынок снабжения – глобальные, локальные или местные закупки

Этот вопрос, пожалуй, наиболее спорный. Где и у кого покупать материалы, продукцию и услуги? По всему миру существует тенденция к глобальным закупкам, даже если внутренний рынок позволяет обеспечивать потребности компании. В России более или менее крупные компании стремятся также к поставкам всех материалов от прямого, желательно крупного, производителя, даже если объемы закупок являются слишком маленькими для данного поставщика.

Глобальные закупки являются стратегическим мероприятием с долгосрочным эффектом воздействия, что требует на начальном этапе довольно серьезных инвестиций: создание альянсов с поставщиком, интеграция процессов, совместные разработки, согласование структур прибыли и затрат, перемещение мест расположения производства и т.д.

То есть такие закупки выгодно применять только по отношению к стратегическим или дефицитным материалам с высоким уровнем технологичности. И важно учитывать все риски при глобальных закупках, особенно, логистические затраты, таможенные вопросы и, как правило, увеличивающиеся сроки и объемы поставок, что ведет к большим запасам. А с другой стороны в нашей стране мало производителей, способных предоставлять круглогодично необходимые объемы, стабильное должное качество и оптимальную цену. Решением будет «выращивание» собственного поставщика – партнера, но к этому вопросу надо подходить очень внимательно.

Шаг 7. Определите политику управления поставщиками

Этому вопросу необходимо уделить особое внимание – от того, какие отношения вы будете строить с поставщиками, как будете к ним относиться, зависит будущих успех закупок. Сейчас почти все увлеклись конкурсными закупками и политикой давления на поставщика, если размер закупок позволяет, хотя бы отчасти, оказывать давление на поставщика. На многих рынках это привело к снижению цены, но обратной стороной медали оказалось резкое снижение качества и без того не самого лучшего качества российской продукции.

Шаг 8. Разработайте стандарты и процедуры

Сделав все предыдущие шаги, вам необходимо будет разработать «Политику снабжения», регламенты и стандартные процедуры по всему процессу закупок, а также показатели, позволяющие оценить качество процесса. Пренебрежение регламентами и стандартами приведет к постоянным сбоям в процессе и бесконечному «тушению пожаров». Вариативность решений, возникающих в нестандартизированном процессе, не позволит добиться намеченных целей. Стандартизация и совершенствование процесса закупок – важный принцип снабжения и основа для его эффективности.

Наталья Уразова

Март 2012 г.

На тренинге "Управление закупками: процесс, поставщик, ассортимент, запасы" разбираем примеры стратегий

Почитайте также "Как сделать SWOT - анализ снабжения" и как применяется Модель 5 сил Портера для разработки стратегии компании

www.urazova.com

Положение об отделе закупок

Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя]

[число, месяц, год]

М. П.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Основные задачи отдела закупок

2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела закупок

3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

4. Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

5. Ответственность отдела закупок

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

- соблюдение действующего законодательства РФ;

- организацию деятельности отдела закупок;

- соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

- своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

- соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

- несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

- другие нарушения в деятельности отдела закупок.

5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.

prom-nadzor.ru

Процесс закупок на предприятии

Процесс закупок – последовательность хозяйственных операций, цель которых – снабжение предприятия необходимыми ресурсами (товарно-материальными ценностями, энергоносителями, услугами и работами). Как любой сложный процесс, закупочная деятельность зависит от того, насколько качественно будет выполнена вся последовательность операций. Поэтому для повышения эффективности закупок оптимальным решением будет рассмотреть каждую операцию в отдельности.

Стадии закупочной деятельности

Вся закупка как направление хозяйственной деятельности состоит из нескольких основных этапов:

планирование нужд хозяйствующего субъекта;
поиск наилучшего предложения по снабжению с учетом оптимального качества и выгодной стоимости;
оформление договорных отношений;
исполнение договора;
анализ эффективности снабженческих сделок за определенный период.

Таким образом, процесс закупок на предприятии, в учреждении или в организации представляет собой многоуровневый процесс, в котором может быть задействовано большое количество как сотрудников субъекта хозяйствования, так и его ресурсов.

По некоторым оценкам, каждый субъект тратит на снабжение до 70% своих оборотных средств. Такие значительные траты нуждаются в эффективном управлении. Наладить же эффективное управление невозможно в условиях разрозненности всех этапов закупки.

Как наладить процесс

Для того чтобы на всех этапах соблюдались основные требования эффективности, предприниматель имеет возможность использовать два мощных регуляторных рычага:

создать и утвердить Положение о закупочной деятельности предприятия;
приобрести и внедрить программный продукт, позволяющий вести оперативный и финансовый учет всех закупочных мероприятий и их результатов.

Такой комплексный подход позволяет сэкономить от 10 до 20% оборотных средств и пустить их на модернизацию производства или на реализацию дополнительных программ.

Роль положения о закупках

Идея урегулировать закупочный процесс на частном предприятии взята из государственного сектора экономики, в котором практически каждое направление отношений между субъектами жестко регламентировано либо законодательными, либо локальными нормативными актами.

Основные требования к такому Положению для казенных структур закреплены в Федеральном законе о контрактной системе (ФЗ-44). Предпринимателю есть смысл на них ориентироваться при составлении собственного Положения, поскольку государственные структуры, имеющие большой опыт в закупочной деятельности и в составлении актов, регулирующих те или иные общественные отношения, максимально полно и основательно раскрывают весь процесс закупки и определяют механизмы регулирования отдельных закупочных процедур.

В этих условиях предпринимателю не составит труда:

наладить управление качеством в процессе закупки;
своевременно выявлять наиболее выгодные предложения на рынке;
оптимизировать процесс заключения и исполнения хозяйственных договоров;
вовремя выявлять и устранять ошибки в снабженческих процессах.

В некоторых случаях предприниматели объясняют отсутствие работы над повышением эффективности закупок тем обстоятельством, что хозяйствующий субъект достаточно мал, не имеет своей службы снабжения, и поэтому нет необходимости вводить дополнительные регуляторы.

Это ошибочное мнение, поскольку как раз те предприятия, в которых отсутствуют службы, отвечающие за снабжение, более других страдают от отсутствия системного подхода к закупкам. Организовать этот процесс не составляет особого административного труда и не требует затрат. Достаточно распределить и зафиксировать полномочия и обязанности между определенными работниками и обеспечить систему контроля надлежащего исполнения этих функций.

Что такое тендеры и как их находить: Видео

Процесс закупок

Процесса Закупок в 1C ERP

Школа тендерных закупок для государственных предприятий

Вебинар «Планирование потребности в материалах и их закупок на основании план. ремонтов в SAP ERP»

Поделитесь материалом в соц сетях:

otendere.com