Закупки в коммерческих организациях: что это, виды, особенности и практика участия

где проще участвовать и побеждать?

С каких закупок стоит начать предпринимателям? Чем отличается госзаказ от коммерческих тендеров? И где больше шансов столкнуться с мошенниками? 

Объясняет руководитель департамента нормативно-правового регулирования B2B-Center и преподаватель курсов по закупкам Дмитрий Казанцев. 

Главное отличие

Правила проведения госзакупок описаны в законодательстве детальнее.  

В законе 44-ФЗ, в рамках которого работают госзаказчики, подробно описаны: 

• требования к структуре заявки поставщика; 
• перечень документов, которые должен предоставить поставщик для подтверждения квалификации; 
• дополнительные требования к поставщику, когда он участвует в специализированных закупках. Например, если заказчик закупает товары или услуги для организации детского отдыха; 
• срок и порядок подписания договора. 

В коммерческих закупках такой детализации нет, но это не значит, что в этой сфере нет законодательного контроля. Её регулируют статья 28 Гражданского кодекса и “Закон о защите конкуренции”. В этих документах закреплены общие правила проведения любой закупки. Плюс для любых торгов существует одинаковая процедура судебного обжалования.  

В каких закупках проще участвовать и побеждать?

Участвовать проще в госзакупках. В законе 44-ФЗ подробно прописаны единые требования к поставщикам и перечень необходимых документов. На 90% эти документы состоят из деклараций. Поставщик должен показать, что он не банкрот, руководители не судимы, деятельность компании не приостановлена и т.д. Бывают специфические требования, но они встречаются не в каждой закупке и документы по ним предоставляются дополнительно. Поэтому подать документы для участия в госзакупке легче. 

В закупках госкомпаний и естественных монополий (проходят по закону № 223-ФЗ) или коммерческих торгах ситуация другая. Заказчик имеет право установить дополнительные требования к поставщикам, которые могут принимать участие в закупке. Поэтому для каждой процедуры может потребоваться разные перечень документов. 

Однако в госзакупках есть другой нюанс. Собрать документы действительно просто, но подтвердить соответствие товара довольно сложно. Госзаказчик может описать нужную продукцию в любых терминах.  

Классический пример из сферы госзаказа: заказчик закупает офисную мебель. Она может быть сделана из разных материалов: дерева, стали или пластмассы. Заказчик же описывает требования в физических терминах: стул должен выдерживать давление 100 Па. Если поставщик не может подтвердить документами соответствие такому требованию, то его заявку отклонят по первой части. Заказчик же спокойно выбирает «своего» поставщика, который был готов к такой ситуации.  

В коммерческих закупках поставщик тоже подтверждает, что продукция соответствует требованиям заказчика. Но непонятные моменты он может уточнить до подачи заявки через запросы разъяснений. В госзакупках этот инструмент практически не работает. Кроме того, в коммерческом сегменте у поставщика больше шансов решить вопрос с некорректными формулировками закупочной документации в досудебном или судебном порядке.   

Есть и политический нюанс. Закон 44-ФЗ, который регулирует госзакупки, подразумевает добросовестность заказчика и возможность обмана со стороны поставщика. Поэтому участник госзакупки заранее находится в более слабой позиции, чем её организатор. Коммерческая же закупка — это процесс, в котором участвуют два равноправных с точки зрения закона субъекта предпринимательства. 

В каких закупках участвовать дешевле?  

Как правило, дешевле участвовать в коммерческих закупках. Основные расходы поставщиков связаны с необходимостью внести обеспечение заявки на время торгов, а затем в случае победы — обеспечения исполнения контракта.   

Коммерческие заказчики не всегда просят обеспечение заявки, а если и просят, то меньше, чем в госзакупках. По закону 44-ФЗ госзаказчик обязан требовать такое обеспечение. 

То же самое с обеспечением контракта. В коммерческих закупках оно меньше, а в некоторых случаях может быть использовано авансирование. Если заказчик закупает специфическое оборудование, то может заранее перечислить часть денег поставщику за него.  

В госзаказе авансирование возможно, но за счет поставщика. В любом случае поставщик сначала вносит обеспечение контракта в виде денег на счет заказчика. 

В каких закупках участвовать безопаснее?

Универсальной статистики нет. На стадии проведения торгов столкнуться с мошенничеством больше шансов в коммерческих закупках. Потому что заказчик может не подводить итоги и не объявлять победителя. На этой стадии у поставщика могут просить деньги за победу или что-то подобное.  Это происходит редко, но случается.  

В госзаказе все действия четко прописаны и заказчик не может сделать шаг в сторону. Конечно, возможны манипуляции с обеспечением заявки или схемы при аукционах, когда участников вынуждают снижать цену. Но все это не самое страшное. 

Больше возможностей для мошенничества у госзаказчика появляется на стадии исполнения контракта. Если не платит коммерческий заказчик, то поставщик просто идет в суд и добивается денег.   

Госзаказчики же могут использовать законные инструменты, чтобы не платить. Поставщик может поставить товары, которые не пройдут экспертизу заказчика. В такой ситуации у исполнителя мало шансов что-то доказать даже в суде. 

Государство далеко не всегда гарантирует оплату выполненного контракта. Это происходит только в том случае, если выполнить два условия: 

• Есть бесспорные доказательства, что поставщик точно исполнил контракт. Для этого в закрывающие документы надо слово в слово копировать описание продукции из контракта. Это проще сделать с товарами, но сложно с работами. Заказчик вполне может заявить, что образовательные курсы не дали слушателям достаточных знаний.  

• Все документы заполнены и подписаны по правилам. Например, заказчик проводил конкурс, а по закону должен был аукцион. Ответственность несет поставщик. Если он поставил товар. а закупку признали недействительной, то ему не возместят убытки. 

Поэтому бдительность надо сохранять при участии в любых видах закупок. Рекомендуем заранее проверять организатора торгов: как давно работает заказчик на рынке, не является ли он «заказчиком-однодневкой», как часто другие поставщики подают на него в суд и т.д.  

Кроме того, во всех случаях лучше избегать устных договоренностей. Они возможно только с проверенными заказчиками, с которыми вы давно работаете. 

Приведу два классических примера мошенничества в закупках:  

• Коммерческий заказчик просит сделать поставку, а подписать контракт обещает чуть позже. В результате поставщик остается и без товара, и без денег. 

• Госзаказчик уверяет, что можно поставить мебель из любого материала. Хотя в контракте речь идет о мебели из ДСП. После первой поставки заказчик начинает требовать исполнить контракт дословно. В итоге поставщик делает две поставки, а деньги получает только за одну. 

С каких закупок лучше начать?

Лучше всего начинать с закупок государственных компаний и естественных монополий, которые проходят по закону 223-ФЗ. Такие торги сочетают плюсы регулируемого и коммерческого сегмента для поставщика.  

Закупки по 223-ФЗ проходят по публичным и заранее известным правилам, поэтому в них довольно просто подать заявку. При этом заказчик по своему правовому статусу является обычной коммерческой компанией. Поэтому у поставщика больше шансов доказать свою правоту в суде, если что-то пойдет не так.   

Когда же поставщик наберется опыта в закупках по 223-ФЗ, то сможет выбрать направление, которое ему больше подходит. Гибкость коммерческих закупок или жесткую систему госзаказа. 

Если хотите разобраться в тонкостях закупочных правил, то рекомендуем пройти дистанционный курс “Академия эффективного поставщика”.

Теги: 223-ФЗ, 44-ФЗ, B2B, государственные закупки, заказчики, Закупки, поставщики, продажи

Участие в коммерческих тендерах

Коммерческие тендеры — разновидность торгов, которые не регулируются федеральными законами о закупках, а в роли заказчиков в них выступают коммерческие, а не государственные организации. Это означает, что закупочные процедуры компании организуют с привлечением собственных финансовых резервов. Частные заказчики могут выбирать поставщиков по собственным предпочтениям. Начальная цена лота в коммерческом тендере может быть любой — от нуля до бесконечности. Основными законными регуляторами коммерческих торгов выступают ФЗ «О защите конкуренции» и ГК РФ. Также при организации тендера компании вправе опираться на свои внутренние положения.

Виды коммерческих закупок

Тендеры коммерческих организаций условно можно классифицировать по нескольким видам. Расскажем коротко о каждой существующей разновидности процедур.

Закупки открытого типа

Извещение о дате торгов публикуют на коммерческой площадке, которую выберет заказчик, например, на официальной страничке компании в сети интернет. Просмотр извещения с описанием условий сотрудничества с поставщиками доступен для всех желающих.

Другой вариант — организация тендера в рамках информационно-закупочной ERP-системы.

Закрытые тендеры

Некоторые закупки невозможно публиковать в открытом доступе в связи с коммерческой тайной. Если тендер содержит информацию, которая относится к такой категории, извещение только определенный круг потенциальных участников. Как это работает:

заказчик находит номенклатуру интересующей его продукции от поставщика и предоставляет ему доступ к системе, где может отправлять заказы на нужный товар в личной переписке через электронную почту или кабинет торговой площадки. .

Многоуровневые закупки

Организатор изучает предложения от участников и репутацию контрагентов на каждой стадии закупочной процедуры. Сперва коммерческий заказчик проводит предквалификацию, оценивая наличие необходимых документов и финансовую устойчивость подрядчика или поставщика, наличие или отсутствие рисков сотрудничества. И только затем переходит к изучению конкретных предложений среди тех, кто прошел первый отборочный этап.

На каких площадках искать тендеры

Коммерческие закупки, как мы уже упоминали, не регулируются 223 ФЗ и 44 ФЗ. Это означает, что у коммерческого заказчика нет ограничений по площадкам, где можно разместить тендер. У крупных частных заказчиков часто есть свои интернет-ресурсы, где компании публикуют открытую информацию об актуальных закупочных процедурах.

Если заказчик из негосударственной сферы ставит своей целью охватить широкий круг поставщиков, скорее всего он опубликует извещение о тендере на одной из коммерческих электронных площадках вроде Тендер Про или ОТС. ru. Федеральные торговые онлайн-площадки (например, РТС-тендер) также имеют функционал, который позволяет размещать коммерческие заказы.

Еще участники торгов могут обратиться к услугам платных агрегаторов — Закупки 360, Контур.Закупки, Tenderplan.ru. Это онлайн-площадки, где выложены данные об открытых в коммерческих организациях тендерах. Для новичков в сфере закупок такой инструмент может быть очень удобен: через сайт можно подать заявку на рассмотрение нескольким заказчикам одновременно, исходя из номенклатуры вашего товара. Функционал агрегатора предлагает множество точных настроек по типу продукции, срокам поставок или диапазону стоимости контракта.

Можно за фиксированную плату нанять специалиста по тендерам на аутсорсе через удостоверяющий центр или консалтинговую компанию. Такой внештатный сотрудник может не только заниматься поиском релевантных закупок, но и принимать в них участие от лица компании-поставщика. При таком сотрудничестве важно заранее обозначить объем закупок, который реально может исполнить поставщик.

Особенности проведения коммерческих тендеров

Коммерческие тендеры отличаются от государственных закупок некоторыми особенностями организации процесса. Распишем по шагам, как проходит коммерческая закупка:

1. Участник выбирает коммерческий тендер, знакомится с закупочной документацией. Все данные о торгах есть в опубликованном организатором закупки извещении. Вот на что нужно смотреть в первую очередь: информация об организаторе — сфера деятельности компании, доля на рынке, численность сотрудников и т.п.; цель закупки. Обычно в документах по тендеру информация разделена на два блока. В первом есть техзадание для подрядчика или поставщика, во втором — руководство для участников по заполнению заявки, контакты заказчика, условия тендера и т.п.; список требований к поставщикам — опыт работы в нужной отрасли, результаты предыдущих конкурсных отборов, отзывы клиентов о компании.
2. Далее нужно изучить список требований к формату, содержанию заявок и критериям определения исполнителя контракта: срокам, стоимости и другим параметрам на усмотрение заказчика.
3. Сроки коммерческой закупки. Фиксируют обычно даты открытия торгов, начала и финиша приема заявок участников и сроки рассмотрения анкет.
4. Затем необходимо подготовить и отправить заявку на участие в коммерческих торгах. Этот важный этап требует особого внимания. После отправки документации лучше убедиться, что она дошла до адресата.
5. Одно из основных отличий коммерческой от госзакупки — это этап самопрезентации. Заказчик может организовать для конкурсантов особую встречу, где потенциальные участники будут убеждать организатора в том, что нужно выбрать именно их компанию в качестве поставщика или исполнителя по контракту. Можно приводить цифры, строить графики и схемы, использовать красочные презентации, чтобы увеличить шанс на победу.
6. Выбор победителя и подведение итогов тендера. В конкурсе победителем станет тот, кто отвечает всем условиям организатора и предложил лучшую стоимость.
7. Итоги открытой закупки объявляют на общем мероприятии или публикуют на сайте коммерческого организатора. Если проводили аукцион, каждого участника извещают о принятом решении отдельно.

Как и в ситуации с госзакупками, в коммерческих тендерах закупка считается несостоявшейся, если заявку на участие подал всего один контрагент.

Требования к участникам

У разных частных заказчиков требования к участникам могут разниться еще и в зависимости от правил торговой площадки, где публикуют тендер:

• для торгов может понадобиться квалифицированная электронная подпись;
• на онлайн-площадке может быть бесплатная или платная авторизация и другие нюансы работы на сайте.

Формат закупки тоже может быть подобран на усмотрение заказчика — конкурсный отбор или аукционная процедура.

Часто для возможности принять участие в коммерческих торгах участник должен внести залог. Электронная площадка, на базе которых проводят конкурс, не требует наличия платежного поручения. Необходимая сумма будет заморожена на ЭТП до момента, пока торги не завершатся, а затем автоматически вернется на счет контрагента.

Процедура подачи заявки

Состав документов и правила участия в коммерческих торгах оставляет сам заказчик. Он же готовит инструкции по заполнению заявок. Состав данных об участнике в заявке чаще всего стандартный: информация об организации участнике (регистрационные и контактные данные, данные учредителей и руководства, документы ИП).

Перечень дополнительных требований может включать копии учредительной документации, лицензии на определенные виды работ и т.п.

Обеспечение коммерческого тендера обычно составляет небольшую долю суммы по договору — от 0,5% до 5%. Чтобы исполнителя выбрали, ему нужно не только своевременно подать все документы, но и оформить их без недочетов. Время на подачу заявки может быть ограничено 7-20 днями с даты публикации извещения о торгах. По каждому предмету торгов один участник может отправить одну заявку.

Риски участия

В бизнесе всегда есть некоторая доля риска. Это утверждение справедливо и для работы с коммерческими заказчиками:

1. У коммерсанта может не оказаться достаточно средств для оплаты поставок товара или за работу подрядчика.
2. Частные тендеры не регулируются федеральными законами, потому условия раз от раза могут сильно меняться.
3. От поставщика часто требуют документально подтвердить квалификацию и опыт.
4. Часть процедур на торговых площадках бесплатны, но есть и платные процедуры. Это накладно, особенно если поставщик участвует в нескольких коммерческих тендерах сразу.
5. Нередки случаи мошенничества, когда якобы крупный заказчик собирает обеспечение с участников и исчезает.

Чтобы свести риски участия в коммерческих тендерах к минимуму, потенциальному подрядчику или поставщику нужно детально изучить все открытые данные об организаторе: сроки ведения деятельности, отзывы клиентов и контрагентов, наличие открытых или завершенных судебных дел.

8 шагов процесса закупок коммерческой организации | Малый бизнес

Автор: Дэвид Видмарк Обновлено 9 марта 2019 г.

В отличие от покупательских привычек, предприятия обычно придерживаются более формального подхода к покупкам. Вместо того, чтобы совершать импульсивные покупки, предприятия будут сравнивать цены, сравнивать поставщиков и сравнивать качество товаров и услуг перед завершением продажи. Хотя некоторые компании могут тратить больше времени на определенные этапы процесса или могут вообще исключать определенные этапы, большинство корпоративных закупок можно разделить на восемь отдельных этапов.

1. Выявлена ​​проблема

Процесс закупки не начинается до тех пор, пока кто-то не определит проблему внутри организации, которую можно решить, купив товар или услугу. Инициировать это может любой сотрудник организации — от представителя службы поддержки без бумаги для принтера до генерального директора, решившего, что пришло время расширяться до более крупного предприятия. В некоторых случаях продавец может помочь кому-то в организации определить потребность, которую никто ранее не осознавал.

2. Общее описание потребности

После выявления проблемы организация определяет, какой продукт или услуга ей требуется. Когда в офисе заканчивается бумага для принтера, офис-менеджер может решить, что нужно больше бумаги. Однако разработчик программного обеспечения в той же компании может предложить, чтобы организация стала безбумажной, предоставив всем сотрудникам в офисе планшетные компьютеры.

3. Спецификация продукта или услуги

После того, как те, кто имеет полномочия по закупкам в этой организации, согласуют общую потребность, они сузят варианты, указав, что должен предлагать продукт или услуга. Если бы они выбрали планшеты, они бы указали желаемый размер, объем памяти, предлагаемый планшетами, и так далее. Если они выберут бумагу, то они определят количество и качество требуемой бумаги.

4. Поиск потенциальных поставщиков

Третий этап процесса закупки включает поиск потенциальных поставщиков. Если у компании еще нет установленных отношений с поставщиком, который предлагает продукт, то часто компания должна искать в Интернете, посещать торговые выставки или связываться с поставщиками по телефону. Покупатели определяют, являются ли поставщики уважаемыми, финансово стабильными и будут ли они рядом для будущих требований.

5. Запрос предложений

Для крупных закупок организации обычно выписывают формальный запрос предложений, запрос предложений, а затем отправляют его предпочитаемым поставщикам. В качестве альтернативы они могут сделать процесс общедоступным, чтобы любой мог отправить предложение. Для небольших покупок это может быть так же просто, как посмотреть цену на веб-сайте.

6. Оценка и выбор поставщиков

В этой части процесса предложения и цены поставщиков оцениваются, чтобы определить, кто предлагает лучшую цену и лучшее качество. Часто одной цены достаточно, чтобы выиграть бизнес организации, поскольку многие предприятия сопоставляют цену с вариантами финансирования, репутацией поставщика и тем, сможет ли поставщик предоставить организации товары и услуги в будущем.

7. Установление кредита и спецификации заказа

После выбора поставщика-победителя организация размещает заказ. Это может включать установление кредита с поставщиком, согласование условий, а также пересмотр сроков поставки и любых других результатов, которые могут быть получены при продаже, таких как установка или обучение работе с продуктом.

8. Анализ эффективности работы поставщика

После того, как продукт будет доставлен или услуга будет оказана, организация проверит закупку, чтобы убедиться, что она соответствует приемлемым стандартам. Для более крупных закупок это может быть официальная проверка с участием ключевых лиц, принимающих решения в организации, и торгового персонала поставщика. Для небольших покупок это часто неформально. Например, если компания заказала коробку бумаги, которая прибыла с опозданием или была повреждена, компания может принять решение больше не покупать у этого поставщика, даже не информируя поставщика о проблеме.

Каковы функции отдела закупок в организации? | Малый бизнес

Алексис Письмо Обновлено 25 января 2019 г.

Большинство крупных компаний и даже некоторые государственные организации имеют отдел закупок или закупок в рамках повседневной деятельности. Эти отделы предоставляют услуги, которые являются основой многих производственных, розничных, военных и других промышленных организаций. Многие люди, даже те, кто работает в этих компаниях, не знают, чем занимается отдел закупок, почему он существует и каким целям он служит. Чтобы лучше понять, какова роль отдела закупок, рассмотрим некоторые функции, которые он выполняет.

Совет

Отдел закупок отвечает за закупку сырья и других ресурсов по наилучшей возможной цене.

Закупка сырья и других ресурсов

Одной из функций отдела закупок является закупка всех необходимых материалов, необходимых для производства или повседневной деятельности компании или государственной организации. Для производственной компании это может включать в себя сырье, такое как железо, сталь, алюминий или пластик, но также может включать инструменты, оборудование, грузовики для доставки или даже канцелярские товары, необходимые для секретарей и отдела продаж.

В сфере розничной торговли отдел закупок следит за тем, чтобы на полках или на складах всегда было достаточно товаров, чтобы клиенты были довольны, а в магазине был хороший ассортимент.

В малом бизнесе особенно важно поддерживать порядок инвентаризации на разумном уровне; вложение больших сумм капитала в избыточные запасы может привести к проблемам с хранением и нехватке капитала для других расходов, таких как реклама или исследования и разработки. Закупки также контролируют всех поставщиков, которые снабжают компанию товарами, необходимыми для правильной работы.

Достижение наилучшей возможной цены

Отделу закупок также поручено постоянно оценивать, получают ли они эти материалы по наилучшей возможной цене, чтобы максимизировать рентабельность. Это может быть сложной задачей для малого бизнеса, который может закупать в меньших количествах, чем более крупный поставщик, и поэтому может не получать оптовые скидки того же типа. Отдел закупок в малом бизнесе должен искать лучших поставщиков по наиболее разумным ценам для заказов компании определенного размера.

Сотрудники отдела закупок могут общаться с альтернативными поставщиками, договариваться о более выгодных ценах для оптовых заказов или исследовать возможность приобретения более дешевых материалов из альтернативных источников в рамках своей повседневной деятельности.

Оформление документов и бухгалтерский учет

Отделы снабжения занимаются оформлением всех документов, связанных с закупкой и доставкой расходных материалов и материалов. Отдел закупок обеспечивает своевременную доставку материалов от поставщиков, формирует и отслеживает заказы на покупку и работает вместе с отделом получения и отделом кредиторской задолженности, чтобы гарантировать, что обещанные поставки были получены в полном объеме и своевременно оплачены.