Документирование основных видов деятельности организации. 2 Документирование управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия

2 Документирование управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия. Документирование основных видов деятельности организации


Документирование основных видов деятельности организации — курсовая работа

Министерство общего и профессионального  образования Свердловской области  государственное бюджетное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования Свердловской области

 «Камышловский педагогический  колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему: « Документирование основных видов деятельности       организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студентка Гудошникова  Е,Ю

 

2-ого курса заочного отделения 

спец. ДОУА  группа 21

 

 

 

 

 

 

 

г.Камышлов 2013г.

 

Общество с ограниченной ответственностью

«Торговый дом « Кожевенный завод»

 

624860, г.Камышлов, Свердловская обл., ул.Пролетарская,70,

ИНН 6613004020 КПп 661301001

 

 

р/сч 40702810100000007640 в ОАО «СКБ- банк»  г.Екатеринбург

 

к/сч 30101810800000000756 БИК 046577756

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Директор        Оганесян Г.К

 

Содержание

Введение...................................................................................................................4

Глава1.Теоритические аспекты документирования деятельности организации. ..............................................................................................5

1.1Документирование: Характерные особенности организации    ......................................................................................................................5

1.2Подготовка и оформление основных видов      документов……………………………………………………………………….7

1.3. ……………………………………………………………………………….10

Глава 2 Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»……………………………………………………………………………10

2.1Характеристика предприятия………………………………………………………………...10

2.2 Анализ эффективности управления документооборот ООО «Торговый дом«Кожевенный завод»……………………………………………………………………………..12

2.3Оптиматизация внутри организации ……………………………………...…………………………………………….21

заключение............................................................................................................22

Список используемой литературы................................................................

Приложение....................................................................................................

 

Ведение:

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота организации, хранение документов и их использование в текущей деятельности . Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие , внутренние документы; документы, направляемые в контролирующие органы и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам организации, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация документооборота основного вида деятельности организации

Целью курсовой работы является рассмотрение организации документации и документооборота.

Задачи:

- изучить организационные формы  делопроизводства;

- рассмотреть процесс документооборота  на предприятии;

- описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.

Теоретические аспекты документирования деятельности организации

 

 

1.1 Документирование: Характерные  особенности организации

В своей деятельности организации руководствуются набором целей, различающимся как по содержанию, так и с точки зрения временной перспективы. Можно выделить три основные вида организационных целей: базисные принципы (ценности), стратегические задачи и краткосрочные планы. Базисные ценности определяют основные цели функционирования организации и являются своеобразным raison d'etre, который существует у каждого объединения людей. Кредо является формальным выражением базисных ценностей организации, однако его отсутствие отнюдь не означает, что у организации не существует таких целей Базисные цели организации являются наиболее устойчивыми и остаются неизменными в течение длительного периода времени, обеспечивая преемственность и стабильность в ее развитии. Стратегические задачи вырабатываются организацией на основании анализа возможностей развития, предоставляемых внешней средой, и потенциала самой организации с учетом базисных целей ее существования. По существу, это – планы реализации базисных целей в конкретных условиях функционирования организации. Стратегические задачи включают в себя конечную цель, временной интервал и способ достижения цели. Они в гораздо большей степени, чем фундаментальные цели, зависят от внешней среды и требуют периодического обновления. В то же время противоречие стратегических задач фундаментальным целям организации может привести к глубокому организационному кризису.

 

       Еще  одной важной характеристикой  организационной  структуры является  иерархичность  или величина  расстояния между высшим и  низшим звеном организации. Чем  больше расстояние (число уровней) между  руководителем и рядовым исполнителем, тем выше степень иерархичности  в организации. Иерархические организации эффективны с точки зрения контроля за распределением и использованием ресурсов, обеспечивают высокую степень их концентрации на отдельных направлениях деятельности. В то же время в таких структурах малоэффективным является процесс коммуникации (особенно снизу вверх), ограничена самостоятельность сотрудников, высока инертность. Организации с меньшим числом иерархических уровней более динамичны, легче приспосабливаются к переменам, однако требуют более высокого уровня ответственности и подготовленности от своих сотрудников.

 

       Структура  создается для достижения организационных   целей, поэтому по мере изменения  этих целей или условий их реализация (состояния внешней среды) может  и должна претерпевать изменения, в  противном случае эффективность организации может существенно снизиться. Организационная структура является формальным средством организации сотрудников любого учреждения. Помимо этого в каждой организации существует особая организационная культура, т.е. ценности и поведенческие нормы разделяемые ее сотрудниками. Существует несколько уровней организационной культуры.

 

       Однако  влияние организационной культуры на результаты очень велико – в случае несоответствия организационных целей или ее структуры ценностям и поведенческим нормам сотрудников возникает внутренний конфликт, который может перерасти в глубокий кризис.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Подготовка и оформление  основных видов документов

 

       Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции  работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

 

       Организационными  документами называется комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих  структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

 

       Организационными  документами являются:

 

       - устав,  структура и штатная численность  аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

 

       Распорядительные  документы регламентируют деятельность  предприятия, и документируется  в основном, посредством издания  приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу[23, С. 77].

 

       Распорядительными  документами являются:

 

       - приказ, распоряжение, указание, инструкция.

 

       Приказ  по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

 

       Информационно  - справочные документы отражают  процессы принятия управленческих  решений и сами решения. Документирование  хода производственных совещаний  и оформление документов возлагается  на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

 

       Информационно  - справочными документами являются:

 

       - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная  записки, справка, телеграмма, телефонограмма  и др.

 

       В  соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Здесь указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

 

       Изменения  в структуру и штатную численность  вносятся приказом директора учреждения.

 

       Должностной  и численный состав учреждения  с  указанием фонда заработной  платы  закрепляется в штатном  расписании. Штатное расписание  составляется на бланке учреждения  и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных  единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения[6, С. 20].

 

       Организация  работы учреждения, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения

 

         Распорядительная деятельность  организации документируется в   основном посредством издания   приказов руководителем организации.  По содержанию приказы делятся  на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

 

       Процессы  коллегиального принятия управленческих  решений и сами решения документируются   с помощью протоколов производственных  совещаний у руководства организации.  Документирование хода производственных  совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами[22, С. 23].

 

 

 

Глава2. Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»

 

2.1  Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом  «Кожевенный завод»  создано на основании единоличного решения  физического лица  в соответствии  с требованиями Гражданского кодекса  РФ (часть первая) от 30.11.1994 г.  № 51-ФЗ , Федерального Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»  .

Зарегистрировано Постановлением Администрации «город Камышлов»  № 1207 от 30.11.1998 года (Свидетельство о  государственной регистрации : серия II-КИ № 05200 от 30.11.1998 года )

Юридический адрес:  624860 Свердловская область г.  Камышлов  ул.  Пролетарская  70;

Почтовый адрес : 624860 Свердловская область г.  Камышлов  ул.  Пролетарская  70;

Свидетельство о постановке на налоговый учет: серия 66 № 0031151 от 25 марта 1999 года

ИНН 6613004020 КПП 661301001

Свидетельство о внесении записи в Единый государственный  реестр юридических лиц:

Серия 66 № 000484190 от 12 ноября 2002 года

ОГРН -  1026601074356

Имеет один открытый  расчетный счет  в  ОАО «СКБ-банк»  г. Екатеринбург

Предприятие  расположено на земельных участках общей площадью 68198 кв.м.  (вид права – частная собственность) .

Филиалов  предприятие  не имеет.

Предприятие  имеет  в собственности недвижимое и  движимое имущество:

referat911.ru

2 Документирование управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распоряди-тельной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

  • организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

  • распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;

  • информационно-справочные документы– протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т. д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих для организационно-распорядительных документов (ОРД) и бланках для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. При угловом центрированном расположении все реквизиты, размещенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр-образецявляется основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документаци

studfiles.net

Документирование основных видов деятельности организации — курсовая работа

 

На всех входящих документах проставляется регистрационный  номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа  на ООО «ТД «Кожевенный завод» . Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003

 

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

 

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ООО «ТД «Кожевенный завод» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная.

 

 

Организация контроля исполнения

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и  внутренних документов карточная более  удобная форма регистрации. Форма  карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству. Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

 

Карточки в картотеке  располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует  определенная ее ячейка.

 

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

 

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

 

Организация контроля за исполнением документов в ООО «ТД «Кожевенный завод» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением  документов и содержащихся в них  поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных  подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ООО «ТД «Кожевенный завод».

В структурных подразделениях ООО «ТД «Кожевенный завод» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ООО «ТД «Кожевенный завод»".

 

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

 

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

 

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

 

Контроль за исполнением  документа начинается с момента  постановки его на контроль. На документе  поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

 

Данные о ходе и  результатах контроля за исполнением  документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

Вывод: Организация работы с документами – это обеспечение  оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ООО «ТД «Кожевенный завод»- это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ООО «ТД «Кожевенный завод»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Оптимизация внутри организации

 

Оптимизация производственной структуры организации предусматривает: Дубление и отделку кожи

          Эта группировка включает:

          - производство кожи с естественной  лицевой поверхностью

          - производство замши,  пергаментной  кожи,  лакированной

          кожи и металлизированной кожи

          - производство композиционной кожи

 

Этот вид деятельности отражен как основной вид экономической  деятельности в выписке из Единого  государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ)

 

Дополнительным видом  экономической деятельности является предоставление  имущества во временное  владение и использование  (аренда)  и  оптовой торговля покупными  товарами .

Структура предприятия  в настоящее время характеризуется  минимальным количеством должностных лиц на которых возложено максимальное количество  должностных обязанностей   с соответствующей высокой оплатой труда.  Со всеми работниками предприятия заключены трудовые договоры . Должностными инструкциями определяются права и обязанности работников. Положительным моментом в подборе кадров на предприятии является  не единственное высшее образование должностных лиц , позволяющее оптимально совмещать профессии (внутреннее совместительство) , что способствует более эффективной работе .

Управленческие  решения принимаются руководителем  (директором) единолично на основании  компетентных источников информации от  других должностных лиц.

 

Заключение

 

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ООО "ТД « Кожевенный завод»" я пришла к выводу , что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

 

В настоящее время  наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

 

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «ТД «Кожевенный завод»" и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

referat911.ru

Документирование основных видов деятельности организации — курсовая работа

Краткое описание

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота организации, хранение документов и их использование в текущей деятельности . Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие , внутренние документы; документы, направляемые в контролирующие органы и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Содержание

Введение...................................................................................................................4Глава1.Теоритические аспекты документирования деятельности организации. ..............................................................................................51.1Документирование: Характерные особенности организации ......................................................................................................................51.2Подготовка и оформление основных видов документов……………………………………………………………………….71.3. ……………………………………………………………………………….10Глава 2 Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»……………………………………………………………………………102.1Характеристика предприятия………………………………………………………………...102.2 Анализ эффективности управления документооборот ООО «Торговый дом«Кожевенный завод»……………………………………………………………………………..122.3Оптиматизация внутри организации ……………………………………...…………………………………………….21заключение............................................................................................................22Список используемой литературы................................................................

referat911.ru

2 Документирование управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распоряди-тельной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

  • организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

  • распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;

  • информационно-справочные документы– протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т. д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих для организационно-распорядительных документов (ОРД) и бланках для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. При угловом центрированном расположении все реквизиты, размещенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр-образецявляется основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие:

  1. Государственный герб.

  1. Эмблема организации, учреждения, предприятия.

  1. Изображение наград.

  2. Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

  3. Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

  4. Наименование министерства или ведомства.

  5. Наименование учреждения, организации, предприятия.

  6. Наименование структурного подразделения.

  7. Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

  8. Название вида документа.

  9. Дата.

  10. Индекс.

  11. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

  12. Место составления или издания.

  13. Гриф ограничения доступа к документу.

  14. Адресат.

  15. Гриф утверждения.

  16. Резолюция.

  17. Заголовок к тексту.

  18. Отметка о контроле.

  19. Текст.

  20. Отметка о наличии приложения.

  21. Подпись.

  22. Гриф согласования.

  23. Визы.

  24. Печать.

  25. Отметка о заверении копий.

  26. Фамилия исполнителя и номер телефона.

  27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

  28. Отметка о переносе данных на ма

studfiles.net

Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

ВВЕДЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ…………………..5

1.1. Реквизиты  управленческих документов и  правила их оформления………5

1.2. Требования  к бланкам документов………………………………………….9

1.3. Правила  машинописного оформления документов……………………....12

1.4. Подготовка  и оформление основных видов  документов………………...14

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО ТД «ВЛАД»………………………………………………………………..18

2.1. Краткая  характеристика компании и основные виды ее деятельности ООО ТД «Влад»………………………………………………………………….20

2.2. Схема  движения и технология обработки  документов в ООО ТД «Влад».....................................................................................................................26

2.3. Регистрация  документов ООО ТД «Влад»………………………………...30

2.4. Контроль  исполнения документов ООО ТД «Влад»……………………..35

3. МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО  ТД «ВЛАД»…………………………………………………………………………..37

3.1. Методы  совершенствования работы с документами ООО ТД «Влад».....37

3.2. Переход  к безбумажной технологии управления ООО ТД «Влад»..……42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….47

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………49

ПРИЛОЖЕНИЕ 1………………………………………………………………..51

ПРИЛОЖЕНИЕ 2………………………………………………………………..52

ПРИЛОЖЕНИЕ 3………………………………………………………………..53

ПРИЛОЖЕНИЕ 4………………………………………………………………..54

ПРИЛОЖЕНИЕ 5………………………………………………………………..55 

ВВЕДЕНИЕ 

       Актуальность  исследования данной темы курсовой работы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

       В ходе курсовой работы изучаются и анализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».

       Предметом курсового исследования является кадровое делопроизводство организации на примере общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».

       Объектом  исследования является документирование деятельности организации.

       Целью написания курсовой работы является анализ кадрового делопроизводства деятельности ООО ТД «Влад», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

       Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

       - ознакомление с организационной  структурой общества;

       - изучение функций, задач, основных  видов деятельности общества;

       - рассмотрение места и значения кадровой службы в деятельности ООО ТД «Влад»;

       - изучение организации кадровой  службы общества, ее структуры  и объемов работы, а также анализ документооборота;

       В качестве гипотезы исследования выдвинуто  утверждение о том, что совершенствование  документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

       Теоретической основой для исследования послужили  труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области  теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

       Методологическая  основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

       В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического и конкретно-исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

       Источниковой  базой курсовой работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет.

       Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудицыной Л.Ю., Кузнецовой Т.В., Кирсановой М.В. и других.

       Наряду  с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные в отделе кадров ООО ТД «Влад».

       Структура курсовой работы является традиционной и обусловлена логикой исследования. Данная работа состоит из введения, трех глав, разбитых на восемь параграфов, заключения, списка использованных источников и пяти приложений.    

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОРГАНИЗАЦИИ 

1.1. Реквизиты управленческих  документов и правила  их оформления 

       В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

       1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

       2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

       3. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

       Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

       1. более активное использование юридическую силу документов;

       2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;

       3. организацию быстрого поиска документов;

       4. ПЭВМ при составлении документов.

       Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи  и т. д.), которые называются реквизитами[29, С. 8].

       Правила их составления и оформления, а  также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления-29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

       В перечень реквизитов ОРД входят:

       1. Государственный герб.

       2. Эмблема предприятия.

       3. Код организации по общегосударственному  классификатору организаций.

       4. Код формы документа по общегосударственному  классификатору управленческой  документации.

       5. Наименование министерства.

       6. Наименование организации.

       7. Наименование структурного подразделения.

       8. Индекс предприятия связи, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, номер телефона, номер  счета в банке.

       9. Название вида документа.

       10. Дата.

       11. Индекс.

       12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

       13. Место составления или издания.

       14. Гриф ограничения доступа к  документу.

       15. Адресат.

       16. Гриф утверждения.

       17. Резолюция.

       18. Заголовок к тексту.

       19. Отметка о контроле.

       20. Текст.

       21. Отметка о наличии приложения.

       22. Подпись.

       23. Гриф согласования.

       24. Визы.

       25. Печать.

       26. Отметка о заверении копии[1, С. 76].

       27. Фамилия исполнителя и номер  его телефона.

       28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

       29. Отметка о поступлении.

       Реквизиты:

       - «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

       - «Наименование министерства» и  «Наименование предприятия» указывается в полном соответствии с правовыми актами.

       - «Наименование структурного подразделения» - применяется только внутри предприятия.

       - «Адресные данные предприятия» - используются только при переписке.

       - «Название вида документа» - приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

       - «Дата» - оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей  последовательности: день месяца, месяц,  год.

       - «Индекс» - регистрационный номер,  присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

       - «Ссылка на индекс и дату  входящего документа» - проставляется  только на ответных исходящих  письмах, ниже даты и индекса  письма.

       - «Место составления или издания» - указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

       - «Гриф ограничения доступа к  документу» - указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения.

Используются  грифы: - «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п.

       - «Адресат» - располагается в правом  верхнем углу документа.

       - «Гриф утверждения» - должен состоять  из слова «Утверждаю», наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты[28, С. 32].

       - «Резолюция» - включает фамилию  и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».

       - «Заголовок к тексту» - содержит  краткое содержание документа.

       - «Отметка о контроле» - только  тех документов, которые взяты на контроль.

       - «Текст» - содержательная часть  документа, представленная связным  текстом. Требования к текстам  служебных документов:

       - краткость и точность изложения  информации, исключение двоякого  толкования;

       - объективность и достоверность  информации;

freepapers.ru

Документирование управленческой деятельности в организации, КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам на бумаге или других носителях управленческих действий в процессе их осуществления или по их итогам, т.е. в создании управ влинських документе.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать государственным стандартам и другим нормативным документам на организационно-распорядительную документацию

Для обеспечения надлежащей организации документирования руководством определяется конкретный комплекс документов, необходимых и достаточных для документирования деятельности организации

Отбор форм и видов документов, необходимых для выполнения управленческих и других функций осуществляется согласно перечням форм и видов документов, которые разрабатываются для всех направлений деятельности орг ганизации и утверждается ее руководителем.

Управленческая деятельность организации осуществляется путем издания распорядительных документов. Издание их осуществляется в соответствии с полномочиями, определенными уставом, а также нормативными актами, принятыми. К. Комитетом в пределах своей компетенцииї.

Согласно уставу организация выдает такие распорядительные документы: приказы, постановления и распоряжения

. Основанием для принятия распорядительных документов в организации:

1. Конституция Украины, законы Украины, постановления. Верховной. Рады Украины, указы и распоряжения. Президента Украины, постановления и распоряжения. Кабинета. Министров Украины;

2. Осуществление исполнительной и распорядительной деятельности с целью выполнения возложенных задач в соответствии с компетенцией;

3. Потребность в правовом регулировании деятельности аппарата управления

. Распорядительные документы выдаются. Обязательно:

- по организационным вопросам: при образовании, реорганизации, ликвидации структурных подразделений, определении их функций и задач, утверждении структуры организации, определении прав и обязанностей должностные их лиц, отмены, изменения и приостановлении действия ранее изданных приказовказів;

- по вопросам планирования, при определении порядка и сроков составления планов, в случае изменения плановых показателей и установки дополнительных плановых заданий, при итогах выполнения планов;

- по вопросам финансирования, при утверждении отчетов, изменении целевого расходования ассигнований, распределении и перераспределении денежных средств;

- по вопросам кадровой работы, труда и заработной платы назначении, переводе, увольнении работников, при решении вопросов о праздновании, дисциплинарные взыскания, о командировке работников; в ра аге премирования, выплаты единовременных денежных вознаграждений, предоставления отпуска, проведения аттестации и присвоения рангов, подготовки и переподготовки кадров руководящих работников и специалистов организацииізації.

В остальных случаях вопрос о необходимости издания распорядительных документов решается руководством организации

Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, касающихся всех или нескольких структурных подразделений, излагается, как правило, в приказах. Конкретные вопросы исполнения и уточнение принятых. Рише ень излагаются в распоряжениях руководства организацииї.

Распорядительные документы, принятые на основе единоначалия, не могут отменять или изменять распорядительные документы коллегиального органа

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов, принимаются совместные распорядительные документы. Эти документы принимаются в форме, определяется органом, который готовит проект соответствующего документа.

Распорядительные документы, поступающие в организацию от вышестоящих органов, если способ доказывания не определен в самом документе, доводятся до аппарата управления в порядке, определенном руководством

. Это может осуществляться путем:

- издание самостоятельных распорядительных документов (приказов, распоряжений, планов, мероприятий, графиков), в которых излагается содержание получаемого документа и средства его исполнение указания на действия, й их должен осуществить исполнительавець;

- рассылка копий документа, если он не требует конкретизации задач по его выполнению или оставленный к сведению;

- ознакомление исполнителей или лиц, которых касается данный документ, под роспись

При необходимости документы вышестоящих органов рассылаются структурным подразделениям в виде ксерокопий вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя структурного подразделения в пределах его полномочий

Документы, которые выдаются на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны иметь ссылки на них с указанием наименования этих документов, даты, номеров и названий (заголовков)

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегий, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей, сделанных в ходе заседаний

В случае если заседание стенографируется, расшифрована и оформлена должным образом стенограмма прилагается к протоколу

Если ход заседания фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, то после заседания записаны тексты выступлений печатаются, прилагаются к материалам заседания, а также использ товуються при составлении протоколов и решений. Магнитные пленки с записями заседаний передаются в архив и хранятся на общих основаниех.

Решение доводится до сведения исполнителей путем направления им выписок из решений или их копий

При осуществлении оперативных связей с вышестоящими органами, министерствами, ведомствами, предприятиями, организациями и отдельными гражданами в пределах их компетенции можно направлять письма, имеющие п право подписывать руководство соответствии с распределением обязанностей"вязкие.

Если документ требует немедленного исполнения, передача текста служебного документа может осуществляться по телефону (телефонограмма), телеграфу или факсу, которое оформляется по установленным правилам

Работа с документами

Письменные документы - это не только важный источник информации для менеджера, но и средства информирования других работников и способ доведения до исполнителей принятых решений. Прочтение и анализ документов, накла адення резолюций, виз, оценка соответствия по правилам документирования административных, плановых, финансовых и других решений, подписания документов, переписки требуют от менеджера навыков работы с ними: скорочтения, соблюдения правил составления резолюций, знание делопроизводства и применения современных средств организационной техники.

При подготовке документации менеджеру следует четко излагать свои мысли в документах, чтобы их невозможно было двояко толковать. Следует помнить и о том, что многословие мешает восприятию документа

На каждой стадии составления документа - от начального начертание проекта до подписания окончательного варианта текста - следует проявлять максимум внимания, учитывая, что любая сразу не исправлена ??неточность ть может сохраниться, так как глаз к ней"привыкает"Резолюция менеджера - это своеобразный вывод на документе. Она должна быть четкой и краткой. Общие резолюции"К сведению и исполнению","Прошу разобраться"- часто являются недостаточными. Если документ передается исполнителю и по содержанию поняла суть дела, то лучше ограничиться указанием фамилии исполнителя"С. П. Иванову. Подпись. Дата"Если, согласно документу, т. Реба провести дополнительную работу, которая отличается от обычной выполняемой работниками деятельности, тогда резолюция может быть более многословності, тоді резолюція може бути більш багатослівною.

Копии документов, размноженные для рассылки, подписывает лично менеджер. Это повышает значимость документа. Подпись менеджера должен быть разборчивым. Одним из самых действенных способов экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции. Это дает возможность сэкономить время на составление и прочтение писем вв у 3-5 раз

Интерес представляет также составления корреспонденции по системе"ответ-молния"В этом случае письмо пишется непосредственно на бланке полученного письма и направляется отправителю. На предприятии зал остается копия этого письма с ответомз відповіддю.

Заполнение трафаретной текста, написанного на бланке типового листа типографским способом, сокращает в восемь раз затраты времени по сравнению с обычной подготовкой письма. Прочтение трафаретных писем и акож ускоряется настолько, что обеспечивает большую эффективность их применения у адресата, в частности в менеджера.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Раскройте роль и место документальной информации в управлении предприятием

2. Дайте определение документа

3. Какие. Вы знаете виды документов

4. Приведите классификацию документов

5. Что означает процесс документирования

6. Опишите составляющие документального обеспечения деятельности предприятия

7. Раскройте понятие системы документации

8. Приведите классификацию системы документации

9. Что означает понятие унификации управленческих документов?

10. Раскройте понятие стандартизации управленческих документов

uchebnikirus.com


Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области