Как получить электронную подпись для физических лиц для налоговой: Ошибка

Содержание

Как получить электронную подпись для физического лица для налоговой

Чтобы взаимодействовать с налоговой службой дистанционно, физлицу нужна электронная подпись. Расскажем, какую подпись можно использовать в личном кабинете налогоплательщика и как ее получить.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать

Зачем нужна электронная подпись для налоговой

С налоговой инспекцией можно взаимодействовать в электронном виде — это быстрее и проще, чем отправлять документы по почте или посещать налоговую лично.

Для такого взаимодействия на официальном сайте ФНС создали сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физического лица». В личном кабинете (ЛК) можно контролировать расчеты по имущественному и транспортному налогам, следить за ходом проверки поданных деклараций 3-НДФЛ, просматривать сведения о доходах.

Чтобы отправить электронные документы в ФНС через личный кабинет, нужна электронная подпись (ЭП). Для этого подойдут два вида ЭП: усиленная неквалифицированная (НЭП) от налоговой и усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Рассмотрим ниже, чем они отличаются.

Какая ЭП подойдет для налоговой: НЭП и КЭП

Оба вида ЭП придают документам юридическую силу и приравнивают их к документам с собственноручной подписью. Но есть и отличия, главное из которых в том, что НЭП от налоговой можно использовать только в личном кабинете налогоплательщика, а КЭП — и в налоговой, и в других системах, и для любого электронного документооборота.

Где и как можно использовать НЭП налоговой

НЭП можно бесплатно выпустить в ЛК, но подписывать неквалифицированной подписью заявления и документы в ФНС можно только через личный кабинет на сайте налоговой.

Какие документы можно подписать НЭП

Любой документ, который отправляете в ФНС через личный кабинет, надо подписывать ЭП. Например, в налоговую можно отправить:

заявления о возврате и зачете излишне уплаченного налога;

заявления на получение льгот по налогу на землю, транспорт, имущество физлиц;

уведомления об объектах налогообложения, по которым применяется льгота;

сообщения о владении имуществом и транспортными средствами;

налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающих документов.

Где еще можно использовать НЭП

Ключ НЭП работает только при взаимодействии с налоговой службой через сервис личного кабинета налогоплательщика. В других информационных системах и сервисах его использовать нельзя.

Чем КЭП отличается от НЭП для налоговой

Оба вида подписи можно применять на сайте ФНС в личном кабинете: подавать заявления, налоговые декларации, получать льготы. Но КЭП можно использовать в других государственных сервисах и коммерческих организациях, а не только при взаимодействии с налоговой

Например, с помощью КЭП можно:

зарегистрировать юрлицо или ИП;

заключить трудовой договор удаленно;

подтвердить аккаунт на госуслугах, чтобы пользоваться всеми услугами, например, подать документы на поступление в вуз;

получить патент;

зарегистрировать или расторгнуть брак;

подать иск в суд;

оформить кредит и другое.

Как оформить электронную подпись через личный кабинет налогоплательщика

Чтобы получить НЭП, сначала нужно зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика.

Как получить доступ в личный кабинет

Подключиться к ЛК можно несколькими способами:

Лично посетить налоговую инспекцию, где вас идентифицируют и выдадут логин и пароль для входа. Первичный пароль, который вы получили в налоговой инспекции, нужно поменять в течение месяца после регистрации.

Данные для входа в ЛК может получить представитель налогоплательщика. Для этого нужна нотариальная доверенность и паспорт представителя.

С помощью подтвержденной учетной записи на портале госуслуг при условии, что пользователь получал код подтверждения для портала госуслуг при личном обращении — его личность была идентифицирована.

С помощью КЭП, полученной в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Личность человека подтверждает специалист УЦ при выдаче сертификата.

Как выпустить сертификат НЭП

Заявку на выпуск подписи оформляют в профиле личного кабинета в разделе «Получить ЭП». Чтобы перейти в профиль, кликните на свою фамилию в верхней части экрана. Сайт откроет страницу с разделами профиля, среди которых — раздел про электронную подпись.

Форма заявки предложит два варианта оформления:

Ключ ЭП хранится в защищенной системе ФНС. Можно подписывать и отправлять документы в налоговую с любого устройства. Нужно только авторизоваться в личном кабинете. ФНС рекомендует использовать этот вариант.

Ключ хранится на вашем компьютере или ноутбуке. После установки сертификата НЭП его можно перенести на другой компьютер. Такой сертификат не работает на мобильных устройствах, например, на телефоне или планшете. Для работы ЭП на компьютер нужно дополнительно установить средство криптографической защиты информации VipNET CSP.

Форма автоматически заполнит ваши реквизиты: ФИО, адрес регистрации, ИНН, СНИЛС. Останется только придумать пароль и отправить заявку.

Примерно за полчаса система сгенерирует сертификат электронной подписи. Им можно пользоваться сразу или скачать его на компьютер — в зависимости от того, какой вариант хранения ключа вы указали в заявке.

Такая подпись действует один год. После окончания срока действия можно выпустить новую НЭП по такой же схеме.

Как физическому лицу получить электронную подпись для налоговой в УЦ «СКБ Контур»

Подписывать налоговые документы в личном кабинете можно не только НЭП, но и усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Такую подпись выдают аккредитованные УЦ.

Заказать

Как получить КЭП в УЦ Контура

Оставьте заявку на сайте, по телефону 8 800 500-05-08 или в сервисном центре из перечня.

Оплатите счет после подтверждения заявки.

Соберите пакет документов. Принесите оригиналы в сервисный центр или отправьте сканы через личный кабинет.

Дождитесь ответа УЦ. В течение 1-2 дней данные в заявке проверят и сообщат вам о результате.

Получите КЭП в офисе лично или закажите выезд курьера. Это нужно, чтобы удостоверить личность владельца подписи.

Какие документы нужны для выпуска подписи

Чтобы выпустить сертификат КЭП физлицу нужно предоставить в УЦ документы:

Паспорт будущего владельца сертификата — оригинал или заверенная копия.

Заявление на выпуск КЭП с подписью будущего владельца. Заявление выдаст сотрудник сервисного центра после предоставления документов.

СНИЛС.

ИНН.

КЭП для физлица выпускают на один год. Стоимость сертификата зависит от набора дополнительных услуг. Узнайте, сколько стоит сертификат КЭП, на нашем сайте.

Заказать

В стоимость услуги включено:

автоматическая установка сертификата на ваш компьютер;

круглосуточная техподдержка;

сервис для подписания документов Контур.Крипто.

Для работы электронной подписи нужна программа криптографической защиты информации, например, КриптоПро CSP и лицензия на нее. В УЦ Контура можно приобрести встроенную лицензию, чтобы использовать КриптоПро CSP на любом компьютере в течение срока действия сертификата.

Как управлять налогами физическому лицу через личный кабинет налогоплательщика

Чтобы управлять налогами в ЛК, подойдет любая подпись — и КЭП, и НЭП. Оба вида ЭП работают одинаково во всех разделах сервиса.

Из каких разделов состоит главная страница ЛК

1. Профиль.

Раздел хранит персональные данные пользователя, его контакты, историю действий на сайте. Еще в профиле можно:

Выпустить НЭП от налоговой или привязать КЭП, полученную в УЦ.

Посмотреть сведения о банковских счетах, открытых на имя налогоплательщика с 1 июля 2014 года.

Узнать, в каких организациях вы являетесь руководителем или учредителем. ФНС рассказывает, что делать, если на ваше имя неправомерно зарегистрировали организацию.

2. Налоги.

Здесь отражаются начисления и задолженности по налогам на землю, недвижимость и транспорт. Там же хранится история по оплаченным суммам.

3. Доходы.

Страница отображает сведения о расчетах по страховым взносам и справки о доходах по форме 2-НДФЛ, которые направил в ФНС работодатель или другой налоговый агент.

Здесь же можно подать заявление о дополнительном доходе, который не был учтен. Например, доход от сдачи жилья в аренду и продажи имущества.

4. Имущество.

Раздел показывает информацию о всех видах вашей собственности:

земельный участок;

недвижимое имущество;

наземный, водный, воздушный транспорт.

В карточке каждого объекта можно посмотреть его характеристики и стоимость и выбрать объект как льготный.

Если вы нашли ошибку в характеристиках, отправьте в налоговую сообщение об ошибке из этого же раздела. Форма заполнит все поля автоматически. Нужно только исправить ошибочные данные на верные, прикрепить подтверждающие документы и отправить сообщение.

По такой же схеме можно отправить в ФНС сообщение, если личный кабинет показывает имущество, которое вам не принадлежит.

5. Жизненные ситуации.

Раздел включает в себя все варианты взаимодействия с налоговыми органами. Например, можно:

распорядиться переплатой: перезачесть деньги в уплату другого налога или вернуть их на свой счет;

подать декларацию по форме 3-НДФЛ;

подать заявление на льготу многодетной семье, по пенсии, по инвалидности и по другим причинам;

запросить справку о состоянии расчетов;

пожаловаться на работу налогового органа;

встать на учет;

написать в техподдержку и выполнить другие действия.

6. Сообщения.

Здесь хранится электронная переписка с ФНС: заявления, сообщения пользователя и ответы и уведомления налогового органа.

Как заплатить налог

Неоплаченные начисления и задолженности отражаются в разделе «Налоги» или на главной странице ЛК. Заплатить их можно двумя способами.

Каждый вид налога оплачивать отдельной суммой после получения уведомления от налоговой службы.

Заплатить единый налоговый платеж физлица (ЕНП).

ЕНП — это виртуальный кошелек налогоплательщика. Когда пользователь ЛК пополняет кошелек, деньги поступают на счет казначейства. Налоговая спишет деньги, когда наступит срок платежа, и сама распределит эту сумму по разным видам налога.

ФНС пришлет уведомление о сумме и времени оплаты налога. Сведения об оплате отразятся в личном кабинете.

Заплатить налоги через личный кабинет можно тремя способами:

банковской картой с использованием Интернет-сервиса банка, который заключил с ФНС соглашение;

сформировать квитанцию и оплатить ее в любом банке;

через сайт кредитной организации из предложенного списка.

Заплатить налог через личный кабинет налогоплательщика может и другой человек своей банковской картой. Но он не сможет вернуть деньги из бюджета, если перечислил больше, чем требуется.

Как получить ключ электронной подписи для налоговой?

Электронная подпись для налоговой и не только — что это такое?

Определение электронной подписи дается в п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — закон № 63-ФЗ). Согласно этому определению основная функция электронной подписи — идентификация лица, подписавшего электронный документ. Документы в электронной форме сегодня приобретают все большее распространение.

Отчетность в электронной форме обязаны представлять:

все плательщики НДС;

организации с численностью более 100 человек — в ФНС;

работодатели с численностью работников от 25 (или от 10 для НДФЛ отчетности) человек — документы, содержащие сведения о доходах физлиц и НДФЛ, и отчеты в ПФР и ФСС.

При каких условиях квалифицированная электронная подпись признается действительной, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все нюансы существующих условий.

Электронный отчет без наличия электронной подписи сдать нельзя, так как системы приема отчетов и деклараций не смогут идентифицировать подателя этих электронных документов.

Закон № 63-ФЗ в ст. 5 выделяет такие виды электронных подписей:

Рисунок 1. Виды электронных подписей в соответствии со ст. 5 закона № 63-ФЗ

Простая подпись — это вид идентификации, формируемый с помощью пароля, кода или других средств.

Как сделать простую электронную подпись, можно узнать из статьи «Как сделать простую электронную подпись».

Усиленная электронная подпись (УЭП), как показано на рис. 1, делится на 2 вида:

квалифицированную;

неквалифицированную.

Общими чертами этих 2 видов УЭП является то, что они формируются с применением криптографии (шифрования) для преобразования информации, вносимой на ключ, более точно идентифицируют лицо, которое подписало документ с помощью такой подписи, контролируют возможные изменения, внесенные в документы уже после их подписания. Еще одна общая черта для УЭП — это то, что они создаются с использованием специальных приспособлений для электронной подписи.

Квалифицированная усиленная электронная подпись дополнительно подтверждается квалифицированным сертификатом. В процессе ее создания и проверки используются специальные средства подтверждения подписи в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ в редакции закона «О внесении изменений…» от 30.12.2015 № 445-ФЗ.

С 2022 года квалифицированную усиленную электронную подпись предоставляют только ФНС и доверенные лица ФНС. На данный момент к таковым отностся:

ПАО Сбербанк;

АО Аналитический центр;

ПАО Банк ВТБ.

Неквалифицированную усиленную электронную подпись можно получить без сертификационных центров, пройдя процедуру идентификации. Удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию по правилам, действующим с июля 2021 года, смогут выдавать КЭП только для работников организаций на коммерческой основе.

ВАЖНО! Подпись можно оформить не в каждой налоговой. В каких отделениях ФНС оформляют подпись, можно узнать на официальном сайте налоговой службы.

Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

В чем отличие двух видов УЭП, подробнее можно узнать из статьи «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

Что можно делать, имея электронную подпись:

Первое преимущество владельцев электронной подписи — возможность зарегистрироваться на сайтах ФНС, ПФР, ФСС и стать пользователем личного кабинета на этих электронных ресурсах.

Второе преимущество — можно оформить электронную подпись для участия в электронных торгах на площадках государственных торгов, а ключ от данной электронной подписи подойдет и для пользователей электронных ресурсов ФНС, ПФР, ФСС и сайта госуслуг.

Как управлять налогами через личный кабинет налогоплательщика — физического лица

Любой плательщик налогов может создать личный кабинет на сайте ФНС. Это можно сделать с помощью:

Регистрационной карты, которую налогоплательщик может получить в любом территориальном отделении ФНС, работающем с физическими лицами. Где именно налогоплательщик состоит на учете, не играет никакой роли.

Квалифицированной электронной подписи. Ключ и сертификат проверки КЭП выдают удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ.

Учетной записи в ЕСИА (единой системе идентификации и аутентификации). Учетную запись в ЕСИА можно получить в отделениях почты или МФЦ при получении государственных услуг.

Еще один способ получить полноценный доступ ко всем опциям сайта ФНС для налогоплательщиков — получить цифровую электронную подпись. Этот способ дает возможность взаимодействовать с ФНС и без открытия личного кабинета. Например, для подачи заявления в электронном виде на регистрацию предприятия или ИП или на внесение изменений в учредительные документы создание личного кабинета не является обязательным, а наличие цифровой электронной подписи необходимо.

Что можно делать в личном кабинете на сайте ФНС физическому лицу?

Что дает человеку личный кабинет на сайте ФНС:

Налогоплательщик — пользователь личного кабинета всегда в курсе того, какой налог начислен, когда его необходимо оплатить. Физическое лицо — налогоплательщик может в режиме онлайн провести сверку с ФНС.

Получает актуальные формы квитанций на оплату (с учетом территориальных особенностей).

Имеет своевременную и полную информацию о ставках налогов, возможности оформления льгот.

Имеет возможность подавать заявления в ФНС, получать ответы, письма, уточнения и разъяснения.

Оплачивать налоги через специальную форму оплаты.

Скачивать, заполнять, направлять декларацию 3-НДФЛ.

Аналогичные возможности предоставляют пользователям и личные кабинеты на сайтах ПФР и ФСС. На сайте ПФР пользователи могут рассчитать свою пенсию, внести или уточнить данные о своем стаже, обратиться за начислением пенсии, подать документы и прийти в ПФР уже только на этапе назначения пенсии и получения пенсионного удостоверения.

Что получает юрлицо, оформив в ФНС электронную подпись

Юридическим лицам оформление личного кабинета на сайте ФНС тоже выгодно, так как позволяет:

Знать все о том, какие налоги начислены, сколько зачислено оплаты, делать сверки и получать сведения о существующих переплатах или недоимках.

Получать и отправлять запросы и письма в ФНС.

Получать консультации.

Экономить время: обращаться в ФНС не выходя из офиса.

Личным кабинетом юридическое лицо может пользоваться, имея неквалифицированную электронную подпись.

Если предприятие оформило сертификат на пользование ключом электронной подписи, обладающей всеми признаками квалифицированной, то оно может сдавать отчетность через специальные ресурсы сайтов ФНС, ФСС и ПФР. Кроме того, есть возможность сдачи электронной отчетности через операторов электронной отчетности. Потребитель вправе самостоятельно выбрать самый удобный для себя способ.

О том, как учесть расходы на приобретение электронной подписи в бухгалтерском и налоговом учетах, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как юрлицу или ИП получить эцп удаленно (онлайн)

Получить ЭЦП для отправки отчетности можно в режиме онлайн. Для этого переходим в личный кабинет налогоплатещика. Находим раздел «Жизненные ситуации» и далее нажимаем ссылку «Получить квалифицированную электронную подпись».

Система автоматически сформирует заявление, подтянув данные из личного кабинета налогоплательщика. Их нужно проверить и, если все верно, остается нажать кнопку «Отправить».

Как сделать электронную подпись для налоговой инспекции

Электронную подпись для налоговой отчетности можно сделать в отделении налоговой или у доверенных лиц.

Для оформления ЭЦП предварительно необходимо подготовить пакет документов. Максимальный пакет для юрлица включает:

копию учредительного договора;

копию устава;

копию приказа о назначении директора;

паспортные данные, СНИЛС и ИНН директора;

копию свидетельства о регистрации юридического лица;

копию свидетельства о постановке на налоговый учет;

выписку из ЕГРЮЛ, полученную не позднее чем за полгода до обращения (иногда «срок свежести» выписки из ЕГРЮЛ может быть иным — уточните этот момент в том сертификационном центре, куда обратитесь за получением ключей и сертификата электронной подписи).

У физических лиц есть возможность получения электронной подписи в любом территориальном отделении налоговой инспекции или через получение учетной записи ЕСИА в одном из почтовых отделений или в МФЦ.

Как получить сертификат удостоверяющего центра ФНС России

Удостоверяющие центры ФНС России созданы для того, чтобы проводить сертификацию и автоматизацию обмена данными между государственными предприятиями, входящими в систему обмена электронной информацией.

Для руководителей предприятий и ИП, наделяемых правом электронной подписи, сертификация проводится в установленном регламентом порядке. Порядок реализации ФНС России функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей утвержден Приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.

Электронная подпись для отчетности: как проверить актуальность на сайте налоговой

Обладатели сертификатов цифровой подписи могут проверить ее актуальность на сайте государственных услуг. Путь к проверке прост. Нужно войти на сайт по ссылке www.gosuslugi.ru/pgu/eds. Открывшийся сервис позволяет проверить подлинность (актуальность) сертификата и электронных документов цифровой подписи.

Каково назначение сертификата ключа ЭЦП читайте здесь.

Для проверки в открывшейся форме выбирают тот сертификат или электронный документ, который необходимо проверить, набирают код подтверждения (антибот). После короткого времени ожидания система выдаст результат, является ли выбранный документ электронной подписи актуальным.

Как правило, если сертификат оформлен предприятием, имеющим лицензию Минкомсвязи, проблема проверки актуальности не возникает. При подключении к сервисам с использованием ключа электронной подписи в наименовании сертификата пользователь всегда видит срок действия своего ключа. За несколько недель любая система (торговая площадка или сервис ФНС) уведомляет пользователя, что время действия его сертификата подходит к концу, при каждом пользовании ключом. Задача пользователя — вовремя обратиться в свой удостоверяющий центр за продлением действия сертификата.

Итоги

Для того чтобы стать обладателем ключа электронной подписи для налоговой, юрлицу нужно получить сертификат электронной подписи в отделении ФНС или у доверенных лиц.

Физические лица могут получить регистрационную карту ФНС или оформить учетную запись ЕСИА. Для этого им придется сходить в ФНС или, для ЕСИА, в ближайшее почтовое отделение или МФЦ. Физическим лицам можно получить ключ и в удостоверяющем центре.

Часто сертификаты электронной подписи, приобретаемые в удостоверяющих центрах, предоставляют пользователю комплекс возможностей: открывают доступ к электронным сервисам специальных программ (например, ведение бухгалтерии онлайн), дают доступ к госторгам и сервисам ФНС, ПФР, ФСС или сайта госуслуг, где необходима электронная идентификация. Выбор в любом случае остается за пользователем.

Источники:

Федеральный закон от 06. 04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

электронных подписей: что принесет 2021 год?

Налоговое управление США исторически требовало собственноручных подписей («мокрые подписи») для налоговых деклараций, заявлений о выборах и других документов Налогового управления США, если не были опубликованы альтернативные методы. С развитием технологий и необходимостью модернизировать взаимодействие с IRS специалисты по налогам давно призывают к руководящим принципам и процедурам IRS, позволяющим использовать электронные подписи для всех документов IRS.

Большинство всех налоговых деклараций подаются в электронном виде, но правила для многих из этих деклараций требуют мокрой подписи. Бремя налогоплательщика по распечатке, подписанию и последующему возврату формы составителю налоговой декларации является значительным по сравнению с минимальными усилиями, необходимыми для электронной подписи формы. Требование собственноручных подписей неприемлемо в эпоху, когда технологии продолжают быстро изменять процесс подготовки налоговых деклараций, а физическое подписание деклараций ограничивает возможность точно и своевременно подавать декларации.

COVID-19 поставил перед налоговыми специалистами, Налоговым управлением США и налогоплательщиками множество проблем. Одна из них заключается в том, как собственноручно подписать налоговую декларацию, когда многие офисы налоговых специалистов закрыты. Из-за COVID-19 Налоговое управление выпустило временные исключения из правил, запрещающих электронные подписи, но специалисты по налогам должны знать, что это временные исключения, и если не будут предприняты дальнейшие действия, срок действия исключений истечет.

В оставшейся части этого столбца обсуждается история требований и рекомендаций IRS к электронной подписи, а также формы и документы, которые в настоящее время разрешены для электронной подписи, включая те, которые разрешены в виде временных исключений.

История принятия IRS электронных подписей

Сек. 6061 изначально предусматривал, что любая налоговая декларация, отчет или другой документ «должны быть подписаны в соответствии с формами или правилами, установленными секретарем». сек. 6061 был изменен в 1998 году в рамках Закона о реструктуризации и реформе налоговой службы 1998 года (RRA), P.L. 105-206, поручить секретарю казначейства «разработать процедуры для принятия подписей в цифровой или другой электронной форме» (RRA, §2003(b)(1)). сек. 6061 также поясняет, что министр финансов может отменить требование о подписи или может предоставить альтернативный способ подписания налоговых деклараций или других документов.

В 2004 году IRS разрешила составителям налоговых деклараций использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания оригинальных деклараций, измененных деклараций или запросов на подачу расширений. Это не касалось подписанных выборов, заявлений об изменении методов учета, доверенностей или форм согласия. Однако сами налогоплательщики по-прежнему не имели права использовать электронные подписи для подписания таких типов деклараций и запросов (Уведомление 2004-54).

В Уведомлении 2007-79 Налоговое управление США выпустило аналогичные инструкции, позволяющие отправителям электронных деклараций (ERO) использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания следующих отдельных форм:

Форма 8453 , Передача индивидуального подоходного налога США для электронного файла IRS Возврат ;
Форма 8878, IRS Электронный файл Подпись Разрешение на форму 4868 или форму 2350 ; и
Форма 8879, IRS Электронный файл Подпись Авторизация .

ERO инициируют электронную подачу декларации в IRS и обычно являются составителями подоходного налога налогоплательщика, которым Служба разрешила подавать налоговую декларацию в электронном виде. Однако налогоплательщики по-прежнему не имели права подписывать документы IRS в электронном виде.

В 2008 году IRS впервые разрешила налогоплательщикам подписывать документы IRS с помощью электронных подписей: в частности, гл. 7216 форм согласия. Эти формы используются для получения согласия на раскрытие информации о налогоплательщике кому-либо, кроме самого налогоплательщика. В Откр. Proc. В 2008–2012 годах Служба разрешила составителям налоговых деклараций получать электронную подпись подателей формы 1040 (физических лиц) на этих формах согласия, используя любой из трех вариантов:

Назначьте персональный идентификационный номер (PIN) длиной не менее пяти символов, который не предоставляется автоматически программным обеспечением;
Попросите налогоплательщика ввести свое имя и нажать «ввод», чтобы дать согласие — в этом сценарии программное обеспечение не должно автоматически предоставлять имя налогоплательщика; или
Любой другой способ, которым налогоплательщик вводит пять или более символов, которые являются уникальными для этого налогоплательщика и используются составителем налоговой декларации для проверки личности налогоплательщика.

В марте 2014 года IRS впервые разрешила налогоплательщикам использовать электронные подписи в налоговых декларациях. Налоговое управление предоставило рекомендации для отдельных налогоплательщиков по электронной подписи налоговой декларации, если декларация должна быть подана в Налоговом управлении в электронной форме в Публикации Налогового управления США 1345, . на irs.gov/pub/irs-pdf/p1345.pdf). Ранее форма 8879 должна была быть подписана налогоплательщиком от руки до подачи декларации в электронном виде.

Чтобы снизить вероятность кражи личных данных и мошенничества, Публикация 1345 требует, чтобы при удаленной транзакции поставщик программного обеспечения и ERO проверяли личность налогоплательщика с помощью сторонней аутентификации на основе знаний (KBA). Процесс KBA идентифицирует каждого налогоплательщика, который подписывает документ электронной подписью, задавая личные вопросы с несколькими вариантами ответов о налогоплательщике. Информация, используемая для формулирования вопросов, поступает из различных источников, таких как общедоступные записи, списки телефонов, названия домов и автомобилей, а также агентства кредитной информации. Многие поставщики электронных подписей, предлагающие услуги налоговым специалистам, обеспечивают процесс KBA, утвержденный IRS.

Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик дистанционно подписывает форму 8878 или форму 8879. Текущие часто задаваемые вопросы по форме 8878 и форме 8879, Часто задаваемые вопросы для авторизации подписи электронного файла IRS, подтверждают это. При подаче индивидуальной налоговой декларации в электронном виде налоговые специалисты должны отправить отдельному налогоплательщику копию налоговой декларации для ознакомления до подписания налогоплательщиком формы 8879. Кроме того, если суммы в форме 8879 изменяются более чем на суммы, указанные в IRS Публикация 1345, новая форма 8879.должны быть подписаны. Обратите внимание, что электронная подпись в удаленной транзакции не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленных в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Не считая временных процедур, принятых в связи с COVID-19, текущие отдельные формы, которые могут быть подписаны электронной подписью, включают только формы 8453, 8878 и 8879.

Первый закон о налогоплательщиках от 2019 г. 2019 года, П.Л. 116-25, Налоговое управление США должно установить стандарты для принятия электронной подписи налогоплательщика при запросах на разрешение Налоговому управлению США раскрывать декларацию налогоплательщика или другую информацию практикующему специалисту или по доверенностям, выданным налогоплательщиком практикующему специалисту. В ответ Налоговое управление США опубликовало руководство в Разделе 10.10.1 Налогового управления США (IRM), вступившее в силу 3 декабря 2019 года, в котором изложены базовые требования к программам электронной подписи. IRM говорит, что инструкции для форм IRS должны конкретно указывать, разрешены ли электронные подписи. Однако многие формы не были обновлены, чтобы отразить принятие электронных подписей, и поэтому отдельные налогоплательщики и специалисты по налогообложению часто должны сами оценивать руководящие принципы, что неэффективно. Как обсуждалось позже, в ноябре 2020 года IRS объявила о принятии электронных подписей в форме 2848, Доверенность и декларация представителя и форма 8821, Налоговая служба , начиная с января 2021 года. как безопасно возобновить работу. В знак признания трудностей, с которыми сталкиваются многие налоговые специалисты и налогоплательщики во время пандемии, он временно разрешил электронные подписи во многих случаях, которые исторически требовали физических подписей.

В марте 2020 года Налоговое управление США выпустило внутренний меморандум (доступный на сайте www.millerchevalier.com), временно разрешающий цифровые подписи и изображения подписей (отсканированные или сфотографированные), связанные с определением или взысканием налоговых обязательств. Служба также заявила, что, чтобы помочь налогоплательщикам и агентству выполнять задачи удаленно во время пандемии, она будет принимать документацию по электронной почте. Цифровая подпись должна использовать методы шифрования, чтобы обеспечить доказательство оригинальной и неизмененной документации в одном из следующих типов файлов: TIFF, JPG, JPEG, PDF, пакет Microsoft Office или ZIP. Срок действия этих временных процедур был установлен на 15 июля 2020 г., но был продлен до конца 2020 г., а затем продлен до 30 июня 2021 г. (см. IRS, «Меморандум для всех сотрудников служб и правоохранительных органов» (1 декабря 2020 г.). ), доступно на сайте www.irs.gov). В частности, руководство применимо только к следующим ситуациям:

Продление срока исковой давности по оценке или взысканию;
Отказ от установленных законом уведомлений о недостатках и согласия на оценку;
Соглашения по конкретным налоговым вопросам или налоговым обязательствам, например, соглашения о закрытии; и
Любые другие заявления или формы, требующие подписи налогоплательщика или представителя, традиционно собираемые сотрудниками IRS вне стандартных процедур подачи — например, доверенность для конкретного случая.

Меморандум от марта 2020 года также предоставил налогоплательщикам новый способ передачи данных, запрошенных IRS. Если налогоплательщик не мог использовать eFax или установленную систему безопасного обмена сообщениями, налогоплательщик мог выбрать передачу документов в IRS по электронной почте в виде вложения. Для передачи документов по электронной почте необходимо было выполнить определенные шаги, как подробно описано в служебной записке.

Временный прием электронных подписей: большинство налоговых деклараций компаний, подаваемых в электронном виде от 28 августа 2020 г., доступно на сайте www.irs.gov). В декабре разрешение на использование электронных подписей в этих формах было продлено до 30 июня 2021 г. (см. IRS, «Меморандум для всех служб и сотрудников правоохранительных органов» (28 декабря 2020 г.), доступный на сайте www.irs.gov). Самым большим изменением в этих меморандумах было то, что все формы в Форме 8879серия теперь может быть подписана электронной подписью, а не только формой 8879 для физических лиц. Таким образом, формы авторизации электронной подписи для бизнес-возвратов могут быть подписаны электронной подписью до июня 2021 года.

Налоговое управление заявило, что эти изменения были внесены, чтобы уменьшить опасения по поводу сбора рукописных подписей во время пандемии COVID-19, а также способствовать своевременной подаче документов. Дополнительные формы, которые могут быть подписаны электронной подписью, были добавлены 10 сентября 2020 г. Таким образом, до 30 июня 2021 г. следующие формы могут быть подписаны электронной подписью:

9Серия форм 0021 8453, серия форм 8878 и серия форм 8879 в отношении форм авторизации подписи электронного файла IRS;
Форма 706, Налоговая декларация по имуществу США (и передаче без учета поколения) ;
Форма 706-NA, Налоговая декларация США об имуществе (и передаче без учета поколения) ;
Форма 709, Налоговая декларация США о подарках (и передаче без учета поколения) ;
Форма 3115, Заявление об изменении метода учета ;
Форма 1066, д. Декларация о подоходном налоге США для ипотечного инвестиционного канала ;
Форма 1120-C, Декларация о подоходном налоге США для кооперативных ассоциаций ;
Форма 1120-L, Налоговая декларация компании по страхованию жизни США ;
Форма 1120-НД, Возврат средств для вывода из эксплуатации ядерных установок и определенных связанных лиц ;
Форма 1120-PC, Декларация о подоходном налоге компании по страхованию имущества и несчастных случаев США;
Форма 1120-REIT, Декларация о подоходном налоге США для инвестиционных фондов недвижимости ;
Форма 1120-RIC, Декларация о подоходном налоге США для регулируемых инвестиционных компаний ;
Форма 1128, Заявление о принятии, изменении или сохранении налогового года ;
Форма 3520, Ежегодный отчет об операциях с иностранными трастами и получении определенных иностранных подарков ;
Форма 3520-A, Ежегодный информационный отчет об иностранном трастовом фонде с владельцем из США ;
Форма 8802, Заявление на получение сертификата резидента США ;
Форма 8832, Выборы классификации юридических лиц ; и
Формы 8038, 8038-G и 8038-GC, касающиеся не облагаемых налогом облигаций.

Интересно, что временные процедуры не включали никаких мер защиты личности, таких как подтверждение авторизованного подписывающего лица или требования KBA. В письме IRS от июня 2020 г. AICPA рекомендовала элементы защиты личности, в том числе предложение о том, чтобы ERO полагалось на предыдущие бизнес-операции как способ подтверждения личности налогоплательщика (см. письмо AICPA от 4 июня 2020 г., «Руководство IRS). для программы электронной подписи», доступной на сайте www.aicpa.org).

В первоначальном сообщении IRS говорится, что Служба оценит практическое влияние этого временного изменения в правилах подписи, поскольку она формулирует стандарты, разрешающие использование электронных подписей в будущем. Многие налоговые специалисты и налогоплательщики требуют, чтобы эти изменения стали постоянными.

Прием электронных подписей: формы авторизации третьих сторон формы авторизации через новую безопасную онлайн-платформу irs. gov. Налогоплательщики и налоговые специалисты могут подписывать формы в электронном виде или чернилами, а затем загружать их. Налоговый специалист по-прежнему обязан проверить личность налогоплательщика. Следующим летом IRS планирует запустить платформу под названием Tax Pro Account для электронной подписи этих сторонних форм авторизации, и с помощью этой системы подписанные формы будут немедленно размещаться в файле централизованной авторизации (CAF), избегая задержек и незавершенных работ (см. веб-сайт IRS, «Варианты электронной подписи упростят авторизацию третьих лиц», доступен на www.irs.gov).

Электронные подписи штатов

Дополнительным уровнем сложности для специалистов в области налогообложения и налогоплательщиков, ориентирующихся в правилах использования электронных подписей, является понимание того, в каких штатах разрешены электронные или цифровые подписи, в каких формах штатов они разрешены и как электронные или цифровые подписи должны быть выполнены. Во многих штатах, включая Калифорнию, электронные подписи для налоговых деклараций запрещены. Другие штаты, в том числе Нью-Йорк, недавно приняли законы, разрешающие электронные подписи для документов, поданных в электронном виде, в результате пандемии и имеют свои собственные требования к проверке личности (см. Закон о налогах штата Нью-Йорк §171-aa и .и фин., Технический меморандум TSB-M-20(1)C, (2)I (6.10.20)).

Наличие нескольких наборов требований для одного и того же налогоплательщика в конечном итоге подрывает простоту, обещанную растущим признанием IRS электронных подписей. Есть надежда, что со временем государства также повсеместно разрешат использование электронных подписей.

Основные выводы

Несмотря на принятое более 20 лет назад решение Конгресса поручить Налоговому управлению США разработать процедуры принятия электронных подписей и несмотря на призывы налоговых специалистов распространить прием электронных подписей на более широкий круг форм, прогресс был медленным. Обеспокоенность по поводу проверки налогоплательщика и защиты личности препятствовала широкому разрешению деклараций и других документов с электронной подписью до недавних разрешений, связанных с пандемией.

Хотя IRS продолжает модернизировать свою систему электронной подачи налоговых деклараций, возможность электронной подписи становится основным ожиданием в сегодняшней виртуальной экономике. Пандемия усилила давление на IRS, чтобы временно разрешить электронные подписи на многих электронных декларациях. Необходимо сделать эти корректировки постоянными. В настоящее время налоговые специалисты и налогоплательщики несут досадное бремя необходимости отслеживать, какие формы IRS разрешают электронные подписи, не говоря уже о конкретных требованиях штатов, которые разрешают электронные подписи. Специалисты надеются, что в течение следующего года будут приняты долгосрочные решения, благодаря которым налоговые специалисты смогут более эффективно работать с налогоплательщиками и IRS.

Авторы

Ронда С. Пауэлл , дипломированный бухгалтер, директор налоговой службы компании Moss Adams в Сиэтле. Линдси А. Феррейра , дипломированный бухгалтер, работает налоговым менеджером в Moss Adams в Гонолулу. Роби Б. Сойерс , дипломированный бухгалтер, доктор философии, профессор налогообложения и бухгалтерского учета на факультете бухгалтерского учета Пульского колледжа управления Университета штата Северная Каролина. Г-жа Пауэлл и профессор Сойерс являются членами Комитета по ответственности налоговой практики AICPA. Для получения дополнительной информации об этой колонке обращайтесь по адресу [email protected].

Электронная подпись для налогов и бухгалтерского учета

Хватит гнаться за бумагой

DocuSign позволяет бухгалтерам и налоговым специалистам получать необходимые подписи быстрее, чем когда-либо, при этом соблюдая строгие требования законодательства. Теперь вы можете обрабатывать документы за часы, а не дни.

Быстрее, чем факс

Получите критическую скорость, когда сроки приближаются. DocuSign позволяет отправлять документы на электронную подпись, экономя время и нервы. Больше не нужно ждать, пока клиенты распечатают PDF-файлы, подпишут их, а затем вернут по факсу или почте. С DocuSign вы можете обрабатывать документы за часы, а не за дни, чтобы вы могли сосредоточиться на работе с клиентом, а не на отслеживании документов.

Безопасность и конфиденциальность

Используйте безопасную аутентификацию для защиты себя и своих клиентов. В связи с безудержной кражей личных данных сегодня мы все обеспокоены конфиденциальностью и безопасностью. Ваши клиенты хотят быть уверенными в том, что их документы не будут раскрыты или украдены, а их подписи нельзя будет подделать. Управление цифровыми транзакциями DocuSign позволяет отправлять документы в электронном виде, а не оставлять их в почте или на факсимильном аппарате. А наша безопасная аутентификация помогает защититься от мошенничества.

Удобно для клиентов

Предоставьте своим клиентам современный опыт, которого они ожидают. DocuSign позволяет вашим клиентам получать и подписывать документы на своих компьютерах или мобильных устройствах. Процесс прост и оптимизирован, поэтому вы можете предоставить своим клиентам наилучший сервис.

Соответствует требованиям

Убедитесь, что вы и ваши клиенты соблюдаете требования. Ваш бизнес заключается в том, чтобы экономить деньги ваших клиентов, обеспечивая при этом соблюдение ими федеральных и государственных норм. Мы соблюдаем последние правила IRS, стандарты ISO 27001 и SSAE 16 и многое другое. Кроме того, когда вы используете DocuSign, ваши документы сохраняются в электронном виде и сохраняют контрольный журнал для большей прозрачности.

Варианты использования

DocuSign можно использовать для отправки и подписания многих документов, обычно требуемых для целей налогообложения и бухгалтерского учета, в том числе:

Налоговые формы, утвержденные IRS
Создание ООО
Соглашения о покупке активов

Соглашения о конфиденциальности
Письма-помолвки
Соглашения о продолжении практики

Трудовые договоры
Договоры доверенности
Соглашения с независимыми подрядчиками

Партнер

Использование DocuSign с Intuit для отправки и подписания налоговых документов

Экономьте время в разгар налогового сезона благодаря безопасной электронной подписи. Intuit заключила партнерское соглашение с DocuSign, чтобы предложить Intuit eSignature. Теперь вы можете отправлять и подписывать формы IRS 8878 и 8879 в электронном виде — прямо из вашего продукта Intuit. DocuSign обеспечивает соответствие последним правилам IRS в отношении электронной подписи. И это помогает предотвратить кражу личных данных, безопасно отправляя зашифрованные документы и используя аутентификацию для проверки подписавшего.

При использовании электронной подписи Intuit вам и вашим клиентам будет быстрее и проще подписывать налоговые документы. Кроме того, DocuSign обеспечивает контрольный журнал и сохраняет копию каждого подписанного документа, что упрощает отслеживание или обращение к документам позже.

Intuit eSignature

«Благодаря DocuSign весь процесс можно беспрепятственно выполнять в облаке, избавляя от бумаги, хлопот и траты времени. DocuSign — это последняя миля в завершении кредитного процесса».