Контур подписание документа электронной подписью: Установка «Продукты Контура»

Содержание

Как выглядит электронная подпись — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Электронная подпись — это набор данных, поэтому ее увидеть невозможно. Однако файлы, из которых создается ЭП, а также их носители, например флешку, мы можем представить и описать. В статье расскажем, как они выглядят, и объясним, как понять, что на электронном документе стоит подпись.

Содержание

  • Что такое электронная подпись
  • Как выглядит ЭП на электронных документах
  • Усиленная квалифицированная подпись
  • Какие виды физической оболочки есть у ЭП

Руководителям компаний, чтобы отправлять документы, сдавать отчетность, нужны подписи ФНС. Получите сертификат у доверенного лица налоговой, а безопасный носитель для его хранения — в Контуре

Заказать электронную подпись

Электронная подпись (ЭП, или ЭЦП — устаревшее название) — это реквизит электронного документа. Она подтверждает, кто автор подписанного файла, что там нет изменений, а также дает документам юридическую силу при определенных условиях.

В 63-ФЗ описаны три вида электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Отличаются ли они внешне, расскажем далее в статье.

Мы упрощаем термины в статье. Например, говорим «получить квалифицированную электронную подпись», хотя фактически получают не подпись, а сертификат, участвующий в подписании документов.

По сути электронную подпись на документах никак не увидеть, так как это набор данных: информация, которая присоединяется к другой информации. Можно только проверить сам факт того, что документ подписан. Для этого есть специальные программы, например на портале Госуслуг или же Контур.Крипто.

«Увидеть» электронную подпись можно в сервисе Контур.Крипто — сервис подскажет, что документ подписан, покажет подписанта и даст скачать файл подписи

Пример. Директор Аркадий получил электронный документ. Чтобы убедиться, что его подписал нужный сотрудник и файл не менялся, Аркадий решил проверить документ с ЭП в сервисе Контур.Крипто. 

Руководитель зашел на сайт Контур.Крипто, загрузил оригинал документа и файл с подписью. Сервис проверил документ, а Аркадий увидел отчет о проверке и красный знак — в документ внесли изменения, поэтому подпись в файле недействительна.

Из отчета Аркадий узнал, что сотрудник исправил дату в документе уже после того, как поставил подпись. Директор еще раз проверил содержимое файла и вернул документ сотруднику на подпись. 

Когда документ подписан, его, например, можно отличить по наличию в папке нового файла с тем же названием, но расширением «.sig». А иногда внутри самого документа стоит штамп либо специальный знак. 

Видна подпись или нет, зависит от вида ЭП, программы и сервиса, где подписывают документ. Далее расскажем, как выглядят разные подписи на электронных документах.

Чтобы сотрудники подписывали документы сами и не отвлекали руководителя от важных задач, им надо получить сертификаты электронной подписи. Поможем легко выпустить подпись и возьмем на себя все вопросы по ее работе

Оформить электронную подпись сотруднику

КЭП — самая универсальная подпись. Она равнозначна собственноручной подписи и по умолчанию придает подписанному документу юридическую значимость. По этой причине бизнес часто использует ее в работе: чтобы участвовать в торгах, сдавать отчетность и обмениваться документами с контрагентами. 

Представим, что вы подписали КЭП документ Microsoft Word. В зависимости от способа присоединения подписи к документу он станет выглядеть так:

Если подпись открепленная

Когда документ подписали электронной подписью, создается отдельный файл с ЭП. У него такое же название, но другое расширение — sig, sgn или p7s. 

Документ с открепленной электронной подписью выглядит как два файла — сам документ и файл подписи

Чтобы проверить автора и неизменность подписанного документа, в программу, например Контур. Крипто, надо передать сразу два файла: оригинал «Файл.docx» и файл с подписью «Файл.sig».

Если подпись прикрепленная 

Когда документ подписали электронной подписью, в тот же файл добавляется расширение «Файл.docx.sig». То есть ЭП находится внутри исходного документа. Чтобы проверить такой документ, например в сервисе от Госуслуг, в программу надо загрузить именно этот файл — «Файл.docx.sig».

Документ с прикрепленной электронной подписью — это один файл с форматом.sig

Если подпись встроенная

Когда файл подписали ЭП, его формат остался прежним, но в самом документе появляется штамп или специальный знак с информацией о подписи. Если изменить документ после подписания, электронная подпись станет недействительной.

Встроенную подпись создают внутри документов Word, Excel или PDF с помощью дополнительного ПО: например, КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF. Часто такой способ визуализации подписи используют государственные структуры: ФНС, Росреестр и другие. Внизу их документов стоят подобные штампы:

Штамп электронной подписи на документе от налоговой похож на печать

Как выглядит штамп, зависит от настроек программы, где он создан, или сервиса. Например, в Контур.Экстерне появляется галочка «Документ подписан», а в подписанном документе Microsoft Word на панели внизу — красный ярлык:

Знак электронной подписи в документе Word находится внизу окна 

Также в Microsoft Word можно создать поле с графическим изображением подписи. Юридической силы оно не имеет, а служит просто для наглядности.

В документ Word можно поставить картинку с вашей рукописной подписью, но это не заменит подписание документа электронной подписью 

Посмотреть, есть ли в документе подпись, можно и на вкладке «Свойства». В пункте «Подпись» будут сведения о подписанте.

Если в документе стоит отметка «Подписано ЭП» и подобные, это не значит, что файл на самом деле подписан и не изменен. Чтобы проверить подлинность документа и верность ЭП, надо загрузить электронный оригинал документа в специальный сервис (например, Контур. Крипто). 

Если документ с ЭП распечатать, подпись не будет иметь юридическую силу. Ведь электронная подпись заверяет именно электронные файлы. 

Усиленная неквалифицированная подпись

Визуально НЭП не отличается от КЭП. Между собой эти два вида подписи отличаются требованиями к программному обеспечению, структурой сертификата, который подтверждает личность владельца подписи, а также процедурой получения.

Из-за того, что КЭП по умолчанию придают документам юридическую силу, к получению таких сертификатов больше требований. Так, сертификаты КЭП выдают только специально отобранные организации — аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ). Чтобы выпустить КЭП, нужно прийти туда и удостоверить личность. 

НЭП же дает файлам юридическую значимость не по умолчанию, а когда стороны, которые обмениваются документами, заключили допсоглашение об этом. 

Отличаются и сферы применения КЭП и НЭП.  КЭП универсальна — с ней можно работать одновременно в нескольких системах: зарегистрировать квартиру в Росреестре и при этом отчитаться в Честном ЗНАКе. А НЭП используется только на одной конкретной площадке. 

Например, неквалифицированную подпись можно выпустить онлайн на сайте ФНС, если есть аккаунт на Госуслугах. Сделать это может физлицо, но не ИП или представитель юрлица. Такая НЭП будет работать только на сайте налоговой — по внутреннему регламенту ФНС. Или другой пример — кадровый электронный документооборот (ЭДО) в компании. Сотрудник с НЭП подписывает приказы, трудовые договоры, должностные инструкции и другие кадровые документы только в системе ЭДО организации. Подпись обеспечивает их юридическую значимость, так как работник и компания заключили соглашение об этом.

Простая электронная подпись

Простая ЭП — это комбинация цифр и символов, с помощью которой можно узнать автора документа или подтвердить совершенное действие. Например, это логин и пароль при входе на Госуслуги или смс-код, который банк отправляет на телефон, когда вы оплачиваете товары в интернете. Таким образом вы подтверждаете, что именно вы входите на портал или совершаете покупку.

В зависимости от площадки и сервиса, где используют ПЭП, может стоять тот или иной знак, что документ подписан. Например, галочка или штамп «Платеж отправлен», «Подписано ПЭП».

ПЭП также не будет давать документам юридическую силу, если стороны документооборота не заключат между собой соглашение. Такие соглашения обычно включены в договор обслуживания (например, между банком и клиентом) или заключаются во время обслуживания (например, анкета-согласие на использование электронной подписи на Почте России).

На физических носителях хранят не саму электронную подпись, а ее компоненты — файлы, с помощью которых человек формирует подпись, когда подписывает документ. Это сертификат, подтверждающий личность владельца подписи, а также закрытый и открытый ключи — длинные наборы символов.

Сертификат и ключи можно записать на съемные носители или хранить только в памяти компьютера. Далее перечислим, на каких устройствах хранят элементы ЭП, и покажем, как выглядят такие носители.  

Ключи для создания ЭП руководитель формирует самостоятельно на компьютере, а вот за сертификатом подписи надо идти в ФНС. Получите сертификат у доверенного лица налоговой без визита в инспекцию

Оформить электронную подпись

Токен 

Токен — это устройство, которое внешне очень похоже на обычную флешку. Но в отличие от флешки токен предназначен для защиты информации, поэтому на его карте памяти есть восьмизначный пароль. 

На токене также может быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Оно не позволяет переносить файлы с токена на другие устройства.

Использовать обычную флешку для хранения подписи опасно. Ведь она не защитит данные. 

Токен очень похож на флешку, но более надежен. Изображение с сайта rutoken.ru

Smart-карта

Smart-карта — это пластиковая карта с микросхемой, похожая на банковскую карту. Она выполняет ту же функцию, что и токен, то есть защищает информацию: на ней есть пароль и СКЗИ. Однако возможности карты в отличие от токена шире. Например, иногда компании делают из smart-карт электронные удостоверения сотрудников.

Для считывания информации с карты обычно нужно специальное устройство. Некоторые карты работают бесконтактно.

Smart-карта для хранения электронной подписи выглядит, как банковская карточка. Изображение с сайта rutoken.ru

SIM-карта 

SIM-карта — устройство от мобильного оператора с чипом, где установлено специальное приложение для работы электронной подписи. Внешне это обыкновенная «симка». 

Такой носитель необходим, чтобы работать с мобильной электронной подписью: подписывать документы через приложение в телефоне. В мобильном формате используют только НЭП. Возможность применения КЭП пока рассматривается контролирующими органами.

Для создания мобильной электронной подписи используется SIM-карта сотового оператора

Flash 

Flash, или флешка, — это небольшое устройство для хранения информации, где есть карта памяти и разъем USB. Она не предназначена для защиты и шифрования данных в отличие от токена, поэтому на ней нет пароля и СКЗИ. Из этого следует, что хранить ЭП на флешке не стоит, так как информация легко может попасть не в те руки. 

Подробнее про электронную подпись на флешке мы рассказывали в статье.

Флешка — еще один usb-носитель для записи файлов электронной подписи. Она менее безопасна, чем токен

Итак, на носителях хранят не электронные подписи, а файлы, из которых формируются ЭП. Самые безопасные устройства для этого — токен и smart-карта: они защищены паролями, а некоторые — СКЗИ. 

Чтобы сохранить подпись в безопасности, не стоит передавать носитель с ЭП другим людям. Так, сотрудники не должны иметь доступ к подписям руководителя и друг друга. Иначе они могут подписать документ самовольно, а доказать, что подпись поставил не ее владелец, трудно.

Советуем оформить сотрудникам собственные сертификаты ЭП. С их помощью можно управлять электронными полномочиями работников

Заказать подпись для сотрудника

как подписать, у ково есть право подписи, доверенность — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Справочная

Электронная подпись в ЭДО

Электронный документооборот экономит время и ресурсы, помогая оптимизировать бизнес-процессы. Чтобы перейти на ЭДО, сотрудникам нужны электронные подписи. В этом тексте разберем, какую ЭП подобрать к каждому конкретному виду ЭДО.

Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить

Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.

Нотариальное заверение электронных документов

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Как заключить договор в электронной форме

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Электронные больничные листы

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как медучреждению подключиться к электронному обмену больничными с ФСС и оформлять больничные по новым правилам и какая электронная подпись для этого нужна?

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

Как подать документы в суд через интернет?

С января 2017 года подать документы в Арбитражный и Верховный суд можно через интернет. Для подачи документов потребуется электронная подпись.

Электронная подпись для отчетности

Сдавать отчетность обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, которые ведут хозяйственную деятельность. Также перед государством отчитываются физические лица, получающие дополнительный доход. Подавать отчеты можно на бумаге или в электронном виде. Что нужно, чтобы отчитываться через интернет?

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Как получить электронную подпись по доверенности?

Если вы не можете лично получить электронную подпись в удостоверяющем центре, ваши интересы может представлять другой человек. Для этого на него нужно оформить доверенность. В каком случае какая доверенность на электронную подпись нужна и как ее оформить?

Чем отличается электронная подпись от электронной подписи

Изучите наш блог

Мокрая подпись — это термин, описывающий процесс подписания бумажного документа, формы или контракта ручкой и чернилами. Он часто используется для того, чтобы отличать подписи, сделанные ручкой и бумагой, от электронных подписей или электронных подписей.

На протяжении всей истории мокрая подпись представляла собой обязательный контракт и использовалась для предотвращения мошенничества. Сегодня электронная подпись в большинстве случаев может иметь такой же вес и юридическую силу, как и традиционные собственноручные подписи на бумажных документах. Электронные подписи экономят время и деньги, снижают риски и обеспечивают лучший опыт для клиентов, партнеров и сотрудников. Электронные подписи также широко признаны и приняты во всем промышленно развитом мире.

Итак, когда вы можете использовать электронную подпись вместо мокрой подписи?

Когда следует использовать мокрую подпись?

Есть несколько случаев, когда вы должны собрать мокрую подпись, чтобы документ имел юридическую силу. Мокрые подписи по-прежнему требуются для некоторых документов, касающихся завещаний, трастов, усыновлений, бракоразводных процессов, судебных постановлений, выселений и страховых выплат.

Электронные подписи требуют согласия подписывающей стороны на использование технологии электронной подписи. Таким образом, вы должны разрешить мокрую подпись, когда получатель документа настаивает на бумажном процессе для выполнения соглашения или контракта.

Можно ли использовать DocuSign для мокрой подписи?

DocuSign eSignature в основном используется для управления электронными и цифровыми подписями в облаке. Однако вы также можете использовать его для ускорения сбора и управления необработанными подписями.

Допустим, вы работаете с кем-то, кто предпочитает подписывать соглашение на бумаге. Вы по-прежнему можете использовать DocuSign для отправки соглашения. Цифровая доставка (даже по SMS) ваших документов снижает вероятность потери документов в пути. Это позволяет безопасно и быстро доставить документ получателю.

Оттуда ваш получатель может заполнить любую дополнительную информацию, прежде чем распечатать соглашение для подписи. После того, как они подтвердят его своей мокрой подписью, они могут отсканировать документ и загрузить его на платформу DocuSign.

В тех случаях, когда может потребоваться виртуальная подпись, вы по-прежнему можете использовать DocuSign для обработки ваших документов, чтобы ускорить первоначальную доставку и управлять своими документами для дальнейшего использования.

Разве мокрые подписи не более безопасны, чем электронные?

Как правило, для мокрых подписей действительность и атрибуция устанавливаются путем сравнения копий подписей и представления показаний экспертов по почерку или свидетелей, присутствовавших при подписании. Это не только дорого и долго, но и менее надежно из-за человеческого фактора.

Электронные подписи более безопасны, чем традиционные влажные подписи, и поэтому менее подвержены подделке. Контракты, подписанные с помощью DocuSign eSignature, сопровождаются защищенной электронной записью. Бэкэнд-технология DocuSign записывает IP-адрес подписавшего, а также дату и время подписания документа, предоставляя важные данные, если действительность подписи ставится под сомнение.

Исключая возможность человеческой ошибки и автоматизируя весь процесс сбора данных, контрольные журналы упрощают установление подлинности и разрешение споров по поводу подписей как в государственных, так и в федеральных судах.

Каковы недостатки сбора мокрой подписи?

Компании сталкиваются с рядом проблем при сборе мокрых подписей:

  • Время обработки: При сборе мокрых подписей компании зависят от служб доставки, курьеров, рабочих и праздничных дней. При использовании DocuSign eSignature 80 % документов заполняются менее чем за 24 часа.
  • Стоимость : Вы должны учитывать не только стоимость бумаги и службы доставки в ночное время. Вы также должны учитывать стоимость упущенной выгоды, когда получение подписанного контракта занимает более недели. Задержка с получением вашего договора купли-продажи может дать потенциальному клиенту время изучить другие варианты от конкурентов.
  • Обслуживание клиентов : Захотят ли клиенты и партнеры подписать ваш документ после его получения, даже если произойдет задержка? Потребуется ли кому-то путешествовать, чтобы доставить документ любой из сторон? Будут ли они сталкиваться с какими-либо препятствиями, такими как невозможность распечатать документ или невозможность добраться до курьера до выходных? Они, вероятно, оценят скорость и простоту просмотра и подписания документа в Интернете по сравнению с печатью, подписанием и отправкой по почте в автономном режиме.
  • Безопасность и конфиденциальность: Бумажные документы могут быть утеряны или украдены, и может быть трудно контролировать, кто имеет доступ к конфиденциальной информации, содержащейся в них. eSignature предлагает несколько способов проверки личности подписывающих лиц и тех, кто имеет доступ к документам.
  • Ведение учета и поиск : Документы, подписанные мокрой подписью и возвращенные в вашу компанию, должны быть отсканированы и сохранены либо на локальном диске, либо в облаке. Если вам или подписывающей стороне потребуется сослаться на физический документ в будущем, его извлечение из картотеки или ящиков в хранилище займет больше времени, чем извлечение его на вашем компьютере.
  • Социальная ответственность: Компании, использующие платформу DocuSign, также могут рассчитывать на помощь в сохранении лесов. С 2003 года клиенты DocuSign сэкономили 55 миллиардов листов бумаги и 5,9 миллиардов галлонов воды, необходимых для изготовления такого количества бумаги. Это значительное сокращение использования физической бумаги спасло 6 миллионов деревьев и избавило землю от образования 326 миллионов фунтов отходов и 4,7 миллиарда фунтов дополнительного CO₂.

Готовы перейти от мокрых подписей к электронным подписям? Попробуйте электронную подпись DocuSign бесплатно.

Опубликовано

Похожие сообщения в блоге

Как добавить HTML-подпись в Gmail? – Расслабьтесь, введите

Как добавить HTML-подпись в Gmail? Чтобы установить html-подпись в своем сервисе Gmail, зайдите в настройки (иконка в правом верхнем углу) и во вкладке «Общие» найдите пункт «Подпись». Выберите адрес электронной почты, для которого вы хотите использовать подпись, и скопируйте содержимое блока визуальной разметки в поле ввода подписи.

Содержание

  • 1 Как вставить подпись в электронное письмо?
  • 2 Как добавить подпись в Gmail на моем телефоне?
  • 3 Как поставить электронную подпись в электронном письме?
  • 4 Как вставить изображение в подпись?
  • 5 Как добавить значки социальных сетей в свою подпись Gmail?
  • 6 Как поставить подпись?
  • 7 Как изменить подпись электронной почты?
  • 8 Как подписать письмо электронной подписью?
  • 9 Как поставить подпись на телефоне?
  • 10 Как добавить подпись на iPhone?
  • 11 Как создать шаблон Gmail?
  • 12 Как документы подписываются электронной подписью?
  • 13 Как подписать онлайн?
  • 14 Как добавить логотип в Gmail?

Как вставить подпись в электронное письмо?

Откройте новое электронное письмо. На вкладке Электронная почта. подпись, нажмите кнопку «Создать». Введите имя для своей подписи и нажмите кнопку ОК. В поле Редактировать. подпись, введите текст, который вы хотите включить в подпись. .

Как добавить подпись в Gmail на телефоне?

Открыть. Gmail… В левом верхнем углу щелкните значок меню. Прокрутите список и выберите Настройки. Выберите учетную запись Google, которую хотите настроить. подпись. Смеситель. Подпись. при подаче мобильного приложения. Введите текст подписи. Выберите ОК.

Как поставить электронную подпись в электронном письме?

Выберите Создать сообщение. Нажать на кнопку. Подпись. и выберите. Фирмы. . Выберите «Создать», введите имя для своей подписи и нажмите «ОК». В поле «Редактировать подпись» введите свою подпись и отформатируйте ее. Нажмите кнопку OK и закройте сообщение.

Как я могу вставить изображение в свою подпись?

Щелкните значок настроек в правом верхнем углу почтового ящика и прокрутите вниз до раздела «Подпись». Затем нажмите кнопку «Вставить изображение» и вставьте URL-адрес изображения в соответствующее поле.

Как добавить значки социальных сетей в свою подпись Gmail?

перейти в настройки;. загрузить картинку; напишите свое имя, должность и номер мобильного телефона;. загрузите иконки выбранных вами социальных сетей в наш редактор. Теперь добавьте пробелы между значками. ;. выделить первое. значок. ;. нажать на кнопку «Ссылка»; затем на «Редактировать ссылку»;.

Как поставить подпись?

Щелкните в том месте, где вы хотите разместить строку субтитров. . На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Строка подписи». Щелкните Цепочка подписей. Microsoft Office. В окне настроек подписи. Можно. введите имя в поле «Предлагается для подписи». Нажмите кнопку ОК.

Как изменить подпись электронной почты?

Щелкните Файл > Настройки > Почта >. Фирмы. . Нажмите. Подпись. Нажмите на подпись, которую хотите изменить, и внесите изменения в поле «Изменить подпись». Когда вы закончите, нажмите «Сохранить», а затем «ОК».

Как подписать письмо электронной подписью?

Вы можете загрузить документ на сервис для подписи. . Подпись. Вы можете подписать любой файл размером до 100 Мб. Выберите сертификат, установленный на вашем компьютере, которым будет подписан документ. Подпишите документ в Контуре. Создайте файл подписи. Отправьте документ получателю.

Как поставить подпись на телефоне?

На Android вы можете использовать приложение Adobe Fill & Sign из Play Store. Помимо добавления подписей, эта утилита также позволяет вводить личную информацию и текст в пустые поля ввода форм PDF и делать пометки в соответствующих местах этих форм.

Как добавить подпись на iPhone?

В поддерживаемом приложении на панели инструментов разметки коснитесь , затем коснитесь «. Подпись. «. Примечание. Выполните одно из следующих действий: Добавить новый. подпись. . Нажмите «Добавить или удалить». подпись. «, нажать на кнопку.